Onsdag kl

Transkript

1 1 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker kan vera U. off. Det er avmerka øverst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen, 08. desember 2011 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Onsdag kl i møterom Samfunnstoppen (3.etasje i Kommunehuset) Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er til Kari Nygard, tlf / , kari.nygard@post.hfk.no eller til Hogne Haktorson, tlf / , hogne.haktorson@post.hfk.no. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet på dette møtet. Til varamedlemmer er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemmer må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Sølvi Ulvenes (s) -kontrollutvalsleiar- Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Kvinnherad kommune Deloitte AS Rådmannen i Kvinnherad kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 2 Sakliste: Saknr. Sak 24/11 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 25/11 Godkjenning av protokoll frå møte Vedlegg 26/11 Presentasjonsrunde - evaluering og erfaringsoverføring for arbeid i kontrollutvalet 27/11 Orienteringssaker Vedlegg 28/11 Meldingar Vedlegg 29/11 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Kvinnherad kommune 30/11 Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS (SIM- vurdera prosjekt for å sjå på eigarstyringa i konsernet 31/11 Oppstart av arbeid med plan for forvaltingsrevisjon og plan for selskapskontroll for planperioden /11 Gjennomgang av informasjonsperm for kontrollutvalet. Kontrollutvalsboka 33/11 Gjennomgang av møteprotokollar fordeling av arbeid i kontrollutvalet Ymse Vedlegg Vedlegg Møteprotokollar kan lastas ned frå Kvinnherad kommune si heimeside 2

3 3 Kvinnheerrad kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Samfunnskroken i rådhuset Saknr.: 17/11 23/11 MØTELEIAR Leiv Guddal (SP) DESSE MØTTE Hans Jakob Berge (KrF) Jostein Grov (SV) møtte i staden for Frode Røyrvik FORFALL Frode Røyrvik (Ap) Resy Aak Toresen (V) vararepresentant var innkalla, men kunne ikkje møta Sølvi Ulvenes (TS) vararepresentant var innkalla, men kunne ikkje møta Det kunne heller ikkje møta nokon frå Deloitte til dette møtet, på grunn av at møtedato vart endra. DESSUTAN MØTTE Frå administrasjonen: rådmann Trond Sætereng, kommunalsjef Kjell Nygård, økonomisjef Geir Mogren og kommunalsjef Asbjørn Skår i sak 19/11 Orienteringssaker Ordførar Synnøve Solbakken møtte i sakene 21/11 og 22/11. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 17/11 Godkjenning av innkalling og sakliste 18/11 Godkjenning av protokoll frå møte /11 Orienteringssaker 20/11 Meldingar 21/11 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for /11 Arbeidet i kontrollutvalet evaluering og erfaringsoverføring 23/11 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1

4 4 17/11 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 18/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 19/11 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann / Tertialrapport nr kommunestyret Saksframlegg til kommunestyret er lagt ved 2 Rådmann / Tilsyn i kommunale og private barnehagar formannskapet Sak 20/11 Finansiering av ikkje-kommunale barnehagar i Kvinnherad 2011 ligg vedlagt 3 Rådmann / Samling av testamentariske gåver til eit fond kommunestyret Saksframlegg til kommunestyret er lagt ved 4 Økonomikontoret / administrasjonen Overføring av midlar til testamentarisk gåve frå søstrene Jensen og orientering om rettssak vedr. festeavtale på eigedom 5 Sekretariatet Om å få lagt innkalling, saker og protokollar frå kontrollutvalet sine møter på heimesida til kommunen 6 Deloitte Revisjonsplan regnskapsrevisjon 7 Sekretariatet Om innkjøp av revisjonstenester til kyrkjeleg fellesråd Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. HANDSAMING I MØTET Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann / kommunestyret Kommunalsjef Kjell Nygård orienterte om tertialrapporten, og kontrollutvalet stilte spørsmål til innhaldet, og spørsmåla vart svara på. Utviklinga i kraftfondet vart særleg kommentert, situasjonen er framleis negativ utvikling. Utvikling når det gjeld inntekter, og Fylksmannen sine kommentarar til dette vart nemnt. Det vart og orientert om stoda når det gjeld drift i dei ulike sektorane i høve til budsjett. Renteutvikling og gjeldssituasjonen vart og drøfta. 2 Rådmann / formannskapet Informasjon og orientering vart teke til orientering. Asbjørn Skår orienterte om drifta av dei kommunale og private barnehagane i kommunen. Kontrollutvalet har bedt om opplysningar om korleis kommunen fører tilsyn med alle barnehagane. Det vart opplyst at det er utarbeida eigen plan for tilsyn, som inneheld rutinar for korleis dette skal utførast. Kommunane i Sunnhordland, i regi av Forum for Oppvekst i Sunnhordland, samarbeider om tilsyn. 2

5 5 3 Rådmann / kommunestyret 4 Økonomikontoret / administrasjonen Denne ordninga har fått positiv omtale, og andre regionar har brukt Sunnhordland sin modell som døme for tilsynsarbeid i barnehagar. Finansieringsordning for barnehagane vart og drøfta. Informasjonen vart teke til orientering. Økonomisjef Geir Mogren orienterte om sak vedr. å samla alle testamentariske gåver til eit fond. Det er ulike retningslinjer / ønsker som er sett av gjevarane av testamentariske gåver, og dette er ikkje så lett å samordna dersom ein skal samla alle gåver i eit fond. Føremålet med å slå alle testamentariske gåver saman i eit fond vil vera å kunna nytta og disponera midlane på ein betre måte. Frå kontrollutvalet si side vart det peika på at ein må syta for å ivareta gjevarane sine interesser når kommunen avgjer på kva måte ein skal disponera testamentariske gåver. Orienteringa vart teke til orientering Rådmann Trond Sætereng orienterte om - Overføring av midlar til testamentarisk gåve frå søstrene Jensen og om rettssak vedr. festeavtale på pensjonateigedommmen. Rettssaka er avslutta, men ein ventar ennå på kva utfall dommen vil få. Det er brukt store ressursar på saka, og ein avventar nå resultatet på rettsavgjerda. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. 5 Sekretariatet Det vart orientert om at det vert arbeidd vidare med å finna løysing på å få innkalling, saker og protokollar frå kontrollutvalet sine møter på heimesida til kommunen. Det vart påpeika at møter i utvalet bør kunngjerast betre, bl.a. med å sende melding til pressa. Når nytt kontrollutval er på plass må dette takast opp til drøfting. 6 Deloitte Revisjonsplan regnskapsrevisjon blei gjennomgått og kommentert. Planen vil og bli drøfta med rådmann og økonomisjef, og lagt fram for det nye kontrollutvalet i første møte. Kontrollutvalet tek revisjonsplanen til orientering. 7 Sekretariatet Sekretariatet orienterte om inngått avtale om revisjonstenester for Kyrkjeleg Fellesråd: Kyrkjeleg fellesråd i Kvinnherad kommune har inngått avtale om revisjon av rekneskapen sin med eit revisjonsfirma. Dette vart gjort samstundes med at det vart gjennomført ein open anbodskonkurranse, som la opp til at det skulle vera opsjon på slik revisjon med det firmaet som vart valgt etter konkurransen Kontrollutvalet drøfta dette, og konklusjonen vart at utvalet gjev kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å sende brev til kyrkjeleg fellesråd i Kvinnherad kommune for å få klarlagt kva som har skjedd i høve avtale om revisjonsteneste for fellesrådet. Ymse ingen orienteringssaker under ymse. VEDTAK: Orienteringssak nr. 7 Om innkjøp av revisjonstenester til kyrkjeleg fellesråd. Kontrollutvalet gjev kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å sende brev til kyrkjeleg fellesråd i Kvinnherad kommune for å få klarlagt kva som har skjedd i høve avtale om revisjonsteneste for fellesrådet. Kontrollutvalet tek dei øvrige orienteringssakene til orientering. 3

6 20/11 MELDINGAR 6 Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Fylkesmannen i Budsjettbrev frå Fylkesmannen Hordaland 2 Kommunestyret Meldingar om vedtak frå kommunestyret 3 Kommunestyret Sak 60/11 Oppfølging av vedtak knytt til kunstgrasbana i Rosendal Sak 61/11 Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS (SIM) ny selskapsavtale 4 Rosendal Turnlag Brev datert vedr. sak knytt til kunstgrasbana i Rosendal 5 Kommunal og regionaldep. (KRD) 6 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Høyring om endringar i kommunelova Eigenkontroll i kommunane m.m. Ymse Medlemsbrev nr Medlemsbrev nr FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. HANDSAMING I MØTET Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Fylkesmannen i Hordaland Budsjettbrev frå Fylkesmannen vart gjennomgått og kommentert. I brevet ber Fylkesmannen om nokre avklaringar frå kommunen. Svaret som er gjeve på dette frå kommunen skal leggast fram som melding på neste møte i 2 og 3 kontrollutvalet. Innhaldet i budsjettbrevet vart elles teke til orientering. Kommunestyret Meldingar om vedtak frå kommunestyret vart gjennomgått: Vedtak om rapport etter forvaltningsrevisjon av kraftfondet: Kontrollutvalet merkar seg her at det var investeringsutvalet som kom med framlegg til vedtak, som det vart fleirtal for i kommunestyret. Ein merkar seg vidare at m.a. pkt.3, 4 og 7 i innstillinga frå kontrollutvalet var teke vekk i vedtaket som det vart fleirtal for. Ein har med det vedteke at det ikkje er naudsynt å: Definera nærare kva som representerer vesentleg finansiell risiko for kommunen At det vert sikra at uavhengig instans gjer ein vurdering av rutinar for forvaltning av kraftfondet Sikrar at val av fondsforvaltar og kjøp av forvaltartenester blir gjennomført i samsvar med retningslinjer og sentralt regelverk, og at kjøp av forvaltartenester vert tilstrekkeleg skildra i innkjøpsreglementet Når det gjeld vedtak om rapport vedr. kunstgrasbane i Rosendal, forsterka kommunestyret kontrollutvalet si innstilling når det vart gjort vedtak etter rapporten. Det er nå fremja ny sak til kommunestyret, der det vert gjort greie for korleis kommunen bør følgja opp vedtak knytt til kunstgrasbana. Frå administrasjonen er det laga ei fyldig tilråding som viser rutinar for handsaming av liknande saker i framtida. Det er og sett ned ei politisk gruppe på tre personar som får som oppgåve å gå gjennom saka / prosessen for å utarbeida framtidige retningsliner ved kommunal deltaking i idrettsanlegg i Kvinnherad kommune. Dette inneber og å koma fram til ei løysing med Rosendal Turnlag. 4

7 7 Ein må avventa utfall av desse forhandlingane, og kontrollutvalet må be om ei orientering om saka når resultat ligg føre. Kontrollutvalet meiner det er positivt at det er kome på plass rutinar for denne type sakshandsaming. 3 Kommunestyret Sak 61/11 Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS (SIM) ny selskapsavtale. Melding om SIM-konsernet sine oppgåver og organisering er sendt på høyring til kommunane. Det vart orientert om at i andre medlemskommunar for SIM har kontrolltvalet drøfta om det kan vera aktuelt å gjennomføra selskapskontroll i dette selskapet. Dette vil såleis vera eit prosjekt der fleire kommunar må samarbeida. Det nye kontrollutvalet må få kjennskap til dette når arbeid med plan for selskapskontroll skal gjennomførast, for å få det med i sine vurderingar. Dette vert å legga fram for det nye kontrollutvalet. 4 Rosendal Turnlag 5 Kommunal og regionaldep. (KRD) 6 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Sekretariatet får i oppgåve å syta for slik informasjon til det nye kontrollutvalet. Brev frå Rosendal Turnlag datert vedr. sak knytt til kunstgrasbana i Rosendal vart teke til orientering. Kort gjennomgang av hovudpunkta i høyring om endringar i kommunelova Eigenkontroll i kommunane m.m. Meldinga vart teke til orientering. Dei to medlemsbreva frå FKT blei gjennomgått og teke til orientering. Ymse ingen meldingar under ymse VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 21/11 FRAMLEGG TIL BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET FOR 2012 FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret godkjenner budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2012, slik det ligg føre. HANDSAMING I MØTET Framlegg til budsjett for kontrollutvalsarbeidet for 2012 vart gjennomgått. Kontrollutvalet drøfta dei ulike postane og gjekk inn for å styrka posten for kurs / folkevaldopplæring, samt reiseutgifter i samband med kurs / folkevaldopplæring. Ein meiner det er viktig med tilstrekkeleg opplæring når nytt kontrollutval skal starta arbeidet sitt. Framlegg om endring vart samrøystes vedteke. VEDTAK Med dei endringar som kom fram i møtet godkjenner kontrollutvalet budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet for Budsjettforslaget vert å senda Kvinnherad kommune for vidare handsaming. 22/11 ARBEID I KONTROLLUTVALET EVALUERING OG ERFARINGSOVERFØRING FORSLAG TIL VEDTAK: Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. HANDSAMING I MØTET Ordførar var med under handsaminga av denne saka. Kontrollutvalet drøfta korleis ein kan gjera ei evaluering av kontrollutvalet sitt arbeid på ein god måte. Til dette møtet er det stort forfall, og ein ser at det vil vera ein fordel at fleire aktørar er tilstades når ein skal ta ein slik gjennomgang. Det kom forslag om at det bør vera eit fellesmøte mellom sitjande og nytt kontrollutval, og at ordførar og rådmann vert invitert til å delta i drøftinga / erfaringsoverføringa der. 5

8 8 Når det gjeld opplæring av nytt kontrollutval vart det peika på at det vil vera ein fordel om det nye kontrollutvalet får delta på folkevaldopplæringa saman med kommunestyret. Ordførar noterte seg dette. Det vart også drøfta at ein bør velja kontrollutval som første utval etter formannskapet på konstituerande møte. Kontrollutvalet gjorde samrøystes vedtak i saka. VEDTAK Det vert skipa til eit fellesmøte mellom sitjande og nytt kontrollutval der sak om Arbeid i kontrollutvalet evaluering og erfaringsoverføring, vert sett på saklista. 23/11 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Ein god del av saker frå møteprotokollar var alt teke opp under orienteringssaker og meldingar. Det var ingen andre saker ein ville be om nærmare opplysningar om. VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE Det var ingen saker å ta opp under ymse. Leiv Guddal Leiar Kari Nygard Sekretær 6

9 9 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 14. desember 2011 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 26/11 26/11 PRESENTASJONSRUNDE - EVALUERING OG ERFARINGSOVERFØRING FOR ARBEID I KONTROLLUTVALET I dette første møte i valperioden vert det lagt opp til ein runde der kontrollutvalsmedlemmane, sekretariatet og revisor presenterer seg for kvarandre. Ordførar og rådmann er og invitert til å vera med i denne presentasjonsrunden. På siste møte i kontrollutvalet var det sett opp på saklista å gjennomføra ei drøfting der evaluering og erfaringsoverføring til nytt kontrollutval skulle gjerast. Det var stort forfall til dette møtet og kun tre medlemmer møtte, den eine var også vararepresentant. Det vart då gjort følgjande vedtak: Det vert skipa til eit fellesmøte mellom sitjande og nytt kontrollutval der sak om Arbeid i kontrollutvalet evaluering og erfaringsoverføring, vert sett på saklista. Det vil nok by på utfordringar å samla alle i det gamle kontrollutvalet, saman med nytt utval. I samråd med både noverande og førre utvalsleiar har sekretariatet difor lagt opp til å bruka litt tid i samband med presentasjonsrunden til å utveksla litt tankar om korleis det nye kontrollutvalet kan legga opp sitt arbeid i valperioden på ein god måte. Førre utvalsleiar Leif Guddal er invitert, og har sagt seg villig til å delta i diskusjonen. Tema for evaluering er teke frå Kontrollutvalsboka: Korleis kan kontrollutvalsmøta gjennomførast på ein effektiv og engasjerande måte? Kva er passande antal møter i løpet av eit år i utvalet? Klarar kontrollutvalet å fylla funksjonen sin på ein god måte? Korleis blir utvalet oppfatta av andre aktørar slik som kommunestyret og administrasjonen? Er det klåre roller og klår ansvarsdeling mellom kontrollutvalet, kommunestyret og administrasjonen? Bør kontrollutvalet gjers meir og / eller mindre av noko? Korleis fungerer samhandlinga med revisor? Korleis fungerer samhandlinga med sekretariatet? Kva forbetringstiltak kan gjennomførast? FORSLAG TIL VEDTAK Det vert ikkje lagt fram forslag til vedtak i saka. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

10 10 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 14. desember 2011 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 27/11 27/11 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Mandat for revisjonen sitt arbeid Revisjonsplan for 2011 / Sekretariat / økonomikontoret Rekneskapsstoda pr. november 2011 for kontroll- og tilsynsområdet Framlegg til budsjett for Sekretariatet Teieplikt for kontrollutvalet 4 Sekretariatet Kontrollutvalet kontakt med media 5 Sekretariatet Drøfta abonnement på Kommunerevisoren og Kommunal Rapport til kontrollutvalsmedlemmane 6 Sekretariatet Rutinar for innkalling til møte i kontrollutvalet 7 Sekretariatet Første møte 2012 / møteplan for 1. halvår 2012 Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Mandat for revisjonen sitt arbeid Revisjonsplan for 2011 / 2012 Rekneskapsstoda pr. november 2011 for kontroll- og tilsynsområdet Framlegg til budsjett for 2012 Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

11 11 Revisjonsmandatet for regnskapsrevisjon Kvinnherad Kommune 2011

12 Revisjonsmandatet for regnskapsrevisjon 12 1) Revisjonens innhold Revisor skal vurdere om kommunens årsregnskap er avlagt ihht lov og forskrift Revisjonen inneholder revisjon av årsregnskap og attestasjon, som omtalt i konkurransegrunnlaget Revisor skal se etter at beløp i årsregnskapet er i overensstemmelse med regulert budsjett og at endringer i budsjettet fremstår som følge av gyldige vedtak. Vesentlige avvik skal kommenteres i årsmeldingen Revisor skal vurdere om opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet Gjennom revisjonen skal revisor bidra til å forebygge og avdekke evt misligheter og feil. Dersom det avdekkes misligheter skal disse rapporteres til kontrollutvalget Revisor skal se etter at kommunen har tilfredsstillende økonomisk internkontroll Deloitte AS

13 Revisjonsmandatet for regnskapsrevisjon 2) Revisors plikter Revisor skal påpeke følgende forhold til kontrollutvalget: Manglende registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger Feil eller mangler ved organisering av økonomisk internkontroll Misligheter Feil som kan medføre vesentlig feilinformasjon i årsregnskapet 13 Dersom vesentlige avvik i budsjett ikke er kommentert i årsmeldingen Begrunnelse for manglende underskrifter ved bekreftelse overfor offentlige myndigheter Begrunnelse dersom revisor sier opp kommunen som revisjonsklient Deloitte AS

14 Revisjonsmandatet for regnskapsrevisjon 14 3) Revisjonsprosessen Revisjonen av regnskapet er risikofokusert. Medfører at vi fokuserer på områder der det vurderes å være størst risiko Erfaringer fra fjorårets revisjon tas med i vurderingen av risiko Hver høst skal revisor ha oppstartsmøte med økonomiavdelingen. I et slikt møte vektlegges følgende områder: Tidsfrister for avleggelse av regnskap og årsmelding Risikoområder Evt endringer i kommunen i perioden fra årsoppgjøret til møtetidspunkt Avtale konkret tidspunkt for interim Presentasjon av revisjonsteam Vi sender ut en PBC (Prepared By Client)-liste til økonomiavdelingen i forkant av vår revisjon. Listen viser de avstemminger og dokumenter vi skal ha tilgang til ved vårt besøk. Revisjonsprosessen er i løpende endring. I 2010 har vi en noe endret revisjonsmetodikk. Dette kan påvirke de handlingene vi gjør og omfanget av handlingene. Risikofokus vil være sentralt i hele revisjonsprosessen. Ved vesentlige endringer vil vi komme tilbake til dette Deloitte AS

15 Revisjonsmandatet for regnskapsrevisjon 15 3) Revisjonsprosessen forts. Revisjonsplanen viser alle områder vi skal revidere samt tidspunktet for når dette skal gjøres. Interimsrevisjonen utføres i november. Tidspunktet kan endres dersom kommunen ønsker dette, men skal utføres i perioden oktober desember. Tidspunkt for årsoppgjør er februar april Tidsfrist for avgivelse av regnskap til oss er 15. februar. Kommunikasjon Revisjonsteamet er løpende tilgjengelig på mail og telefon dersom kontrollutvalg eller økonomiavdelingen har spørsmål Revisor skal delta på møte med kontrollutvalget i de tilfeller det er behov for dette samt i kommunestyre ved behandling av regnskap Rapportering Funn i revisjonen vil bli kommunisert løpende, muntlig til økonomiavdelingen Vesentlige funn vil i tillegg bli kommunisert skriftlig til kontrollutvalget og til økonomiavdelingen Vi kommer også med forslag til forbedringer Evaluering av prosessen sammen med økonomiavdelingen for å imøtekomme ønsker om endring/forbedring Deloitte AS

16 Revisjonsmandatet for regnskapsrevisjon 4) Revisjonsberetning Revisjonsberetning blir avgitt uten unødig opphold etter at årsregnskapet (inkl årsmeldingen) er avlagt Avgis senest 15. april 16 I beretningen bekreftes det at revisjonen er utført i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk Dersom årsregnskapet ikke inneholder de nødvendige opplysninger, skal revisor presisere dette i beretningen eller det skal tas forbehold Deloitte AS

17 Hva vi ikke legger i revisjonsmandatet for regnskapsrevisjon 17 Forvaltningsrevisjon Oppfølging av vedtak, lover og regler knyttet til kommunens tjenesteområder Rutiner og prosedyrer som ikke har en direkte økonomisk effekt for regnskapet Bistandsoppdrag listen nedenfor er ikke uttømmende: Hjelp til utarbeidelse av avstemminger Kurs innenfor ønskede områder Gjennomgang av finansreglement Deloitte AS

18 Revisjonsplan regnskapsrevisjon 18 Kvinnherad kommune Område Angrepsmåte Tidspunkt Rutiner Vi vil gjennomføre risikovurderingshandlinger for å kartlegge og teste vesentlige rutiner i kommunen: Kostnader/innkjøp Lønn Inntekter (SFO, egenbetaling institusjon, egenbetaling omsorgstjenester, gebyrer byggesaker.) Bankavstemming Regnskapssystem Okt. Fokus her vil være på etablert intern kontroll, og vurdere hvorvidt den interne kontrollen er tilstrekkelig og hensiktsmessig til å forhindre feil i regnskapsrapporteringen. Kostnader Investeringer/finans Detaljkontroll av kostnader. Analytisk revisjon av lønnskostnader. Påse at kommunen har vedtatt et finansforvaltningsreglement. Påse at finansforvaltningsreglementet følges. Gjennom året /Oktober Oktober Tertialsvis Offisielt regnskap Ved mottak av endelig regnskap for 2010, vil vi påse følgende: Regnskapsmateriell mottas innen Feb.-april Regnskapsoversikter henger sammen Nødvendige noteopplysninger er utarbeidet Avslutning av regnskapene er iht. forskrift Avstemming av kretsløp er foretatt (Egenkapital, arbeidskapital og anleggsmidler/langsiktig gjeld) Budsjettall stemmer med vedtatt budsjett Korrekte tall medtatt i årsmeldingen

19 Revisjonsplan regnskapsrevisjon 19 Kvinnherad kommune Område Angrepsmåte Tidspunkt KOSTRA-rapportering korrekt foretatt Område Angrepsmåte Tidspunkt Vi vil også foreta en analyse av regnskapstall mot budsjett og fjorårstall. Bank Bankavstemming Feb..-april Investeringer og utlån Verdsettelse og klassifisering av verdipapirer Avkastning på verdipapirer Utlån husbankmidler mm Feb..-april Fordringer Kundereskontro mot regnskap Tap på krav (inkl. innbetalingskontroll) Kreditsaldi Periodisering inntekter Feb..-april Forskuddsbetalte utgifter Avsetninger Feb.-april Driftsmidler Anleggsregister mot regnskap Aktivering Salg Avskrivninger iht. regelverk Gjennomgang prosjektregnskap Feb.-april Påløpte utgifter Vurdere om kommunen har tilfredsstillende rutine for å identifisere avsetning for påløpte utgifter Vurdere avsetningene som er gjort Feb.-april Leverandørgjeld Leverandørreskontro mot regnskap Debetposter Utbetalingskontroll Saldoforespørsler Feb.-april

20 Revisjonsplan regnskapsrevisjon 20 Kvinnherad kommune Område Angrepsmåte Tidspunkt Langsiktig gjeld Lån iht. låneavtale/bekreftelse fra långiver Låneopptak er i samsvar med kommuneloven Memoriakonti (samsvar mellom opptak av lån, bruk av lån og bevegelse på konto for ubrukte lånemidler) Rentekostnader Avdrag iht. vektingsregel Oversikt over garantier Feb.-april Egenkapital/fond Evt. bevegelser kontrolleres mot avsetninger og bruk i driftsregnskap og investeringsregnskap Kapitalkonto Feb.-april Inntekter Analyse av inntekter Skatteinntekter Rammetilskudd Feb.-april Utgifter Analyse av utgifter Periodisering iht. anordningsprinsippet Feb.-april Lønn Analyse av lønnskostnader Kontrolloppstilling over innberettet beløp Feriepenger Pensjon Skattetrekk Arbeidsgiveravgift Sykepengerefusjoner Oktober Feb.-april Attestasjoner Div. attestasjoner inkl. mva-kompensasjon Hele året

21 21

22 Vedlegg til SAK 21/11 i Kontrollutvalet Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune, framlegg til budsjett for 2012 Formel Tekst Budsjett 2011 Budsjett 2012 Merknader Godtgjersle folkevalde (6 møter pr. år) Leiar kr 7.000,- pr. år, medl./vara kr 500,- pr. møte Tapt arbeidsforteneste Uleg. inntil kr 1.100,- /legitimert innt. Kr 2.100,- pr. dag 0,12 Feriepengar, 12% av tapt arb.fort ,141 Arbeidsgjevaravgift 14,1 % ,13 Servering på møta Kontrollutvalsmøter 0,25 Div.kontorutgifter, lysing av møter For kontrollutvalet + Kunngjering av møter 0,25 Kurs/opplæring/konferanse Fagkonferanse / kurs / folkevaldopplæring 0,07 Reise- og opphaldsutgifter Reise i samband med kurs / opplæring 0 Kontingentar Kontingent Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) 0,25 Abonnement Kommunerevisoren (kr 350,- pr. år) og Kommunal Rapport til utvalsleiar 0,25 Kjøp av sekretariatstenester Berekna sekretariatstenester, SSB-auke iflg. Avtale 0,25 Kjøp av revisjonstenester I tråd med avtale gjeldande frå , fastpris rekneskapsrevisjon og ramme på 400 timar til prosjektarbeid (forv.revisjon og sels.kontroll) 0,25 Ekstra tiltaksmidlar / konsulentutg Meirverdiavgift Moms-kompensasjon TOTALT Til utarbeiding av nye planar for forv.revisjon og selsk.kontroll, samt uforutsette oppgåver for kontrollutvalet.

23 23 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 14. desember 2011 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 28/11 28/11 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Melding om vedtak frå kommunestyret Val av medlemmer til kontrollutval for perioden Administrasjonen Tilbakemelding om svar til Fylkesmannen på budsjettbrev notat vedlagt 3 Skatteoppkrevjar Brev frå Skatteetaten vedr. oppfylling av målkrav på arbeidsgjevarkontrollar Svar frå skatteoppkrevjar i Kvinnherad vedr. tiltak 4 Kyrkjeleg Fellesråd Tilbakemelding med svar på førespurnad om revisjonstenester 5 Sekretariatet Aktuelle konferansar for kontrollutvalet i 2012: Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) sin kontrollutvalskonferanse vert i Trondheim juni Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin kontrollutvalskonferanse er på Gardermoen februar (invitasjon som vedlegg) 6 Sekretariatet Folkevaldopplæring for kontrollutval på Solstrand Program og orientering om påmelding. Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Melding om vedtak i kommunestyret Notat vedr. svar til Fylkesmannen på budsjettbrev Brev frå skatteetaten og svarbrev frå skatteoppkrevjar Brev til / og svarbrev frå Kyrkjeleg Fellesråd Invitasjon til NKRF-konferanse Førebels program til folkevaldopplæring på Solstrand 23. og Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

24 24

25 25

26 26

27 27 NOTAT TILBAKEMELDING TIL KONTROLLUTVALET OM BUDSJETTBREV FRÅ FYLKESMANNEN Vedr. budsjettbrev frå Fylkesmannen (datert ) som vart gjennomgått i kontrollutvalet i siste møte: I budsjettbrevet står det at Fylkesmnannen vil ha nokre avklaringar: 1. Kor stor er overføringa frå drifts- til investeringsrekneskapen (les "budsjett"), og oppfyller overføringa regnskapsforskriftas krav til overføring av mva-kompensasjon? 2. Som følgje av punktet over ønskjer Fylkesmannen ein ny oversikt over finansiering av investeringar. Svar frå kommunalsjef Kjell Någård i mail : Når det gjeld svar til fylkesmannen så er det gjeve i form av revidert budsjett godkjent av kommunestyret den Der går det klart fram korleis investeringane blir finansierte. Når det gjeld mva- kompensasjonen for investeringane, er 6,8 mill. kr av 12,8 mill. kr overført. Dette er meir enn dei 40 % som er kravet. Grunna krav frå fylkesmannen blir heile mva- kompensasjonen for investeringar ført som driftsinntekt under "Andre inntekter". Deretter blir den del som skal overførast til investeringsbudsjettet, først som utgift under "Bundne utgifter og inntekter". Til slutt blir den overførte summen lagt inn som inntekt i investeringsbudsjettet. Fylkesmannen har ikkje hatt merknader til dette.

28 28

29 29

30 30

31 31

32 32

33 33 Kvinnherad kyrkjelege Fellesråd Kyrkjeverja Til Kontrollutvalet for Kvinnherad kommune Rosendal Vedr. Kjøp av revisortenester. Kvinnherad kyrkjelege Fellesråd Vi syner til Dykkar brev dat der de ber om opplysningar om kva prosess som ligg som grunn for at kyrkjeleg Fellesråd i Kvinnherad kommune har inngått avtale med vårt revisjonsfirma om revisjon av rekneskapen vår,- og såleis ikkje nytta oss av den opsjonen som ligg inne i avtale om kommunal revisjon. Spørsmålet her kom overraskande på oss,- og med tanke på at det ikkje var kjent for oss at ein slik prosess skulle gjennomførast, og at vi då kunne gjere oss nytte av ein slik opsjon som de viser til. Kyrkjeleg Fellesråd har nytta oss av Kommunerevisjonen så lenge den eksisterte, og då det i 2006 vart aktuelt å skifte revisjonsbyrå vart det på grunnlag av tilbod gjort avtale med KPMG. Denne avtalen vart fornya ved signert avtale i januar 2011 Vi vil då vidare minne om og understreke det/dei svar som de og har fått frå ma Fitjar kyrkjelege Fellesråd som då har same avtaleordning som oss.! Kvinnherad kyrkjelege er og ei sjølvstendig eining, og kommunen sitt kontrollutval har difor ikkje noko kontrollansvar med fellesrådet si drift. I publ. KRD 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane er temaet omtalt i 2 tilrådingar, og gjeld då kontrollutvalet sin kontroll med kommunen sine løyvingar til kyrkjeleg fellesråd, og om løyvde midlar vert brukt i samsvar med føresetnadane: Sitat: Tilråding 72: Dersom det er ønskjeleg lokalt, kan kommunen stille vilkår om kontroll med dei kommunale tilskota til Fellesråda. Ein kan her tenkje seg eit vilkår om at kommunen har rett til å føre kontroll med at midlane vert nytta etter føresetnadane. Kommunestyret her har heller ikkje stilt slike vilkår, og det bør og her hjå oss vera unødvendig. Fellesrådet har sjølvsagt heile tida vore open for kommunen når det gjeld spørsmål om evt. kontroll med bruken av dei kommunale tilskota. Adr: Kyrkjeverje, Råduset 5470 Rosendal Tlf Mobil: Mail: arne.lindekleiv@kvinnherad.kommune.no

34 Side 2 8/ Når det så gjeld spørsmål om val av revisor for kyrkjeleg fellesråd er det ei heilt anna sak Og det er viktig at både fellesrådet og kontrollutvalet er ryddige og formelle i forvaltninga. Vår konklusjon er då slik: ( jfr. Svar frå Fitjar kyrkjelege Fellesråd) 1) Kontrollutvalet har ingen formell rolle ved spørsmål om val av revisor for Fellesrådet. 2) Fellesrådet ønskjer å ha eit ope og godt samspel med kommunen. Dersom ein ønskjer at ein inngått avtale skal kome tredjepart ( Kyrkjeleg Fellesråd) til gode er det ein føresetnad at Fellesrådet må vite om prosessen når den startar. Med helsing For Kvinnherad kyrkjelege Fellesråd Arne Lindekleiv kyrkjeverje

35 P R O G R A M 35 NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 1-2 februar 2012 Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen Hovedtemaer Kontrollutvalget oppgaver og utfordringer Selskapskontroll Samhandlingsreformen Etikk og korrupsjon Kommunerevisor den gode støttespilleren Målgruppe Ledere/medlemmer av kontrollutvalg, kontrollutvalgssekretærer, revisorer og andre som er interessert i tilsyn og kontroll i kommunesektoren Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier

36 u Møteleder: Ole Kristian Rogndokken Daglig leder i Norges Kommunerevisorforbund 36 Onsdag 1. februar Registrering og kaffe / Utstilling Velkommen u Daglig leder Ole Kristian Rogndokken, Norges Kommunerevisorforbund Åpning u Statssekretær Dag Henrik Sandbakken (Sp), Kommunal- og regionaldepartementet Hjelp, jeg er ny i kontrollutvalget! Oppgaver, roller og muligheter. Erfaringsoverføring u Magnhild Holmberg (Frp), Skien kommune, kontrollutvalget u En innleder annonseres senere Kaffe / Utstilling Etikk i kommunesektoren u Ordfører Nils Røhne (Ap), Stange kommune - leder av Kommunesektorens Etikkutvalg Lunsj / Utstilling Styringsutfordring i kommunesektoren. Hvordan holde styr på selskapsjungelen? Case Briskeby stadion Innledere: u Tidl. ordfører Einar Busterud (BBL), Hamar kommune u Kjetil Solbrækken, sekretær for kontrollutvalget i Hamar kommune u Advokat Vibeke Resch-Knudsen, egen praksis Utspørrer: u Redaktør Ole Petter Pedersen, Kommunal Rapport Kaffe / Utstilling Kontrollutvalg i medieblest u Øystein H. S. Moen, partner og fagansvarlig PR, Agendum AS Middag på vakt for fellesskapets verdier

37 37 Torsdag 2. februar Samhandlingsreformen styrings- og tilsynsutfordringer u Kommunerevisor Annette Gohn-Hellum, Oslo kommune, Kommunerevisjonen Pause / Utsjekking / Utstilling Antikorrupsjonsarbeid i kommunene analyser og verktøy u Generalsekretær Guro Slettemark, Transparency International Norge Lunsj / Utstilling Utfordringer for velferds-norge u Professor og forsker Gudmund Hernes, Fafo Pause / Utstilling Kommunerevisor den gode støttespilleren u Ass. revisjonssjef Berit M. Dalvik, Telemark kommunerevisjon IKS u Teamleder Kirsti Torbjørnson, Telemark kommunerevisjon IKS Kåseri Annonseres senere Avslutning u Styreleder Per Olav Nilsen, Norges Kommunerevisorforbund Minikurs A Minikurs B A. Intro kontrollutvalg (Målgruppe: Nye kontrollutvalgsmedlemmer) u Seniorrådgiver Bodhild Laastad, Norges Kommunerevisorforbund Innhold: - Rammeverk for tilsyn og kontroll i kommunal sektor - Kontrollutvalgets formål, rolle og oppgaver B. De sentrale momentene for å forstå kommunalt regnskap (Målgruppe: Kontrollutvalgsmedlemmer) u Registrert revisor og daglig leder Åge Sandsengen, Kommunerevisjon IKS Medlem av NKRFs regnskapskomite og fagkomiteen i Foreningen for god kommunal regnskapsskikk Innhold: - Det kommunale økonomisystemet - Regnskapets oppbygging - Grunnleggende prinsipper og de unike økonomiske sammenhengene spesielt i balansen - Anordningsprinsippet - Resultatbegrepet på vakt for fellesskapets verdier

38 GENERELL INFO 38 NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 1-2 februar 2012 Påmelding Påmeldingsfrist: 16. desember Bindende påmelding skal skje via NKRFs nettsider Faktura vil bli tilsendt etter påmeldingsfristens utløp. Det tas forbehold om endringer i programmet. Avbestillingsbetingelser Avbestilling må skje skriftlig. Det vil ved avbestillinger etter påmeldingsfristens utløp kreves et gebyr på kr 500 til dekning av administrasjonsutgifter. Ved avbestilling senere enn en uke før konferansestart belastes 50 % av konferanseavgiften. Konferansematerialet vil da bli ettersendt. Avbestilling ved legitimert sykdom behandles særskilt. Avmelding på konferansedagen, eller ev. uteblivelse, med fører full konferanseavgift. Ved hotellreservasjon kommer i tillegg ev. ansvaret overfor hotellet. Deltakelse kan ved behov overføres til en annen kollega. Konferansepriser* Deltakelse m/overnatting og middag: Kr (ikke-medlemmer: Kr 6 200) Deltakelse u/overnatting og middag: Kr (ikke-medlemmer: Kr 5 100) Prisene inkluderer dokumentasjon, lunsj, drikke til måltidene og servering i pausene. Ekstra overnatting m/frokost fra 31. januar 1. februar 2012: Kr *) Deltakere fra kontrollutvalg i kommuner/fylkeskommuner hvor sekretærtjenesten ivaretas av virksomheter som er bedriftsmedlem i NKRF, oppnår medlemspris. Konferansehotellet Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen Ved behov vil også Comfort Hotel RunWay, som ligger vegg i vegg med konferansehotellet Forhåndsgodkjenning 13 timer i forhold til NKRFs regler for obligatorisk etter- og videreutdanning. Norges Kommunerevisorforbund Postboks 1417 Vika, 0115 Oslo Telefon , post@nkrf.no, Velkommen på konferanse! erling@erlingsdesign.no / faglig arena nettverksbygging inspirasjon

39 39 Folkevaldopplæring for kontrollutval Solstrand Hotell & Bad Solstrandveien 200, 5201 Os Dag 1: Tid Tema Førelesar Opning Forventningar til kontrollutvala Ein ordførar Utfordringar for den kommunale eigenkontrollen Fylkesmannsembetet Kaffipause Kontrollutvalet si samhandling med fylkestinget? Kap. 1 og Kva kan kontrollutvalet forvente av sekretariatet og revisor? Kap Lunsj Kva skal til for at kontrollutvalet skal lukkast i samspelet med fylkesting, sekretariat og revisjon? Korleis bør tilhøvet til fylkesadministrasjonen vera? Kap Beinstrekk Korleis skape interessante og engasjerande møte i kontrollutvalet? Kap 4 og Kaffipause Deloitte Deloitte Gruppearbeid v/deloitte Deloitte Deloitte Korleis skape interessante og engasjerande møte i Deloitte kontrollutvalet? - forts - Synleggjering av KU s arbeid Korleis kan ei bestilling til kontrollutvalet oppstå? Gruppearbeid v/deloitte Kort presentasjon av gruppearbeidet Avslutning Quiz Stein Ove Songstad, Deloitte Middag

40 40 Dag 2: Tid Tema Førelesar Kva betyr kontrollutvalet sitt arbeid for fylkesrådmannen? Kontrollutvalet og rekneskapsrevisjon Samspelet med revisor, roller og gjeremål Kap 9 og Forvaltningsrevisjon og rolla til KUV. - Analyse og plan - Kap 6 og Kaffipause og utsjekking Lage forslag til ein bestilling på ein forvaltningsrevisjon Presentasjon av gruppearbeid Ein rådmann Deloitte Deloitte Gruppearbeid v/deloitte Lunsj Selskapskontroll. Eigarskapskontroll og tilhøvet til heileigde selskap - Analyse og plan Kap 6 og Kaffepause Deloitte Tips frå ein erfaren kontrollutvalsleiar Oppsummering/avslutning Hogne Haktorson Folkevaldopplæringa vil koste ca. kr pr deltaker. Dette beløpet skal dekke kostnader til hotellet og kursdokumentasjon. Påmelding vert å sende til sekretariat.kuv@post.hfk.no med desse opplysningane seinast innan kl : Kommune Deltakarnamn E-postadresse Mobiltelefon

41 41 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 14. desember 2011 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 29/11 29/11 VURDERING AV OM DELOITTE ER UAVHENGIG I HØVE TIL KVINNHERAD KOMMUNE Bakgrunn for saka: I samsvar med forskrift om revisjon (revisjonsforskrifta) 12 skal oppdragsansvarleg revisor for kommunar og fylkeskommunar ha ført ein heiderleg vandel. Oppfølging av dette kravet ligg til kontrollutvalet, jamfør merknader til nemnte paragraf. Jmf. revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gje ei skriftleg eigenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalet. Ansvarleg revisor hjå Deloitte AS Else Holst Larsen sende over ei slik eigenvurdering dagsett Eigevurderinga ligg ved saka. I kontrollutvalsforskrifta 4 heiter det: 4. Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Som det går fram av denne forskrifta har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet si handsaming av ansvarleg revisor si eigenvurdering, vil vera ein lekk i å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Konklusjon: Sekretariatet finn ikkje at det framkjem opplysningar i eigenerklæringa som svekkar Deloitte sin ansvarlege revisor sin uavhengighet i høve Kvinnherad kommune. Sekretariatet vil rå til at kontrollutvalet godkjenner uavhegighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen hjå Deloitte. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Kvinnherad kommune, til etterretning. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Vurdering av uavhengighet frå Deloitte, datert Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

42 42

43 43

44 44

45 45 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 14. desember 2011 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 30/11 30/11 SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE MILJØVERK IKS SIM VURDERA PROSJEKT FOR Å SJÅ PÅ EIGARSTYRINGA I KONSERNET Bakgrunn for saka: SIM-konsernet sine oppgåver og organisering og framlegg til ny selskapsavtale er sendt til eigarkommunane på høyring. Kommunestyret i Kvinnherad handsama denne saka i sitt møte : Sak 61/11 Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS (SIM) ny selskapsavtale Vedtak som vart fatta av kommunestyret og saksframlegg i saka er lagt som vedlegg til denne sakshandsaminga i kontrollutvalet. Vedtak var i tråd med innstilling frå rådmannen. Dei fleste av dei andre eigarkommunane har også handsama høyringssaka og gjeve sin uttale til korleis dei ser på SIM-konsernet sine oppgåver og organisering. I denne høyringsrunden er det kome fram at eigarkommunane bør vurdera å sjå på om dei utøver eigarstyringa i SIM på ein god nok måte. Etter at sak har vore oppe i dei andre eigarkommunane vedr. utgreiing og tilråding om SIM-konsernet sine oppgåver og organisering, har saka og vore lagt fram som melding for kontrollutvala i Stord, Kvinnherad, Bømlo, Fitjar Austevoll og Tysnes. I alle kontrollutvala har det vore stemning for å vurdera å sjå nærmare på om ein bør vurdera å gjennomføra ein selskapskontroll av SIM. Det er gjort følgjande vedtak i dei kontrollutvala som har vurdert sak om prosjekt for å sjå på eigarstyringa i SIM: Kontrollutvalet i Tysnes kommune fekk saka oversendt frå kommunestyret i Tysnes som bad kontrollutvalet sjå på saka. I møte gjorde utvalet slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet i Tysnes kommune ber om at det vert gjennomført selskapskontroll i Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS SIM-konsernet. 2. Det skal sendast førespurnad til dei andre eigarkommunane om å samarbeida om gjennomføringa av ein slik selskapskontroll. 3. Den største eigarkommunen, Stord, vert oppmoda om å ta hovudansvaret for gjennomføringa av prosjektet. 4. Deloitte får i oppdrag å laga ein skisse til prosjektplan som bør leggast fram i dei andre kontrollutvalsmøta til drøfting, medan kontrollutvalsmedlemmane i Tysnes får høve til å gje innspel pr. e-post. Når denne prosjektplanen har vore drøfta i alle kontrollutvala, vert det å gjennomføra eit telefonmøte med leiarane i dei respektive utvala, for å endeleg godkjenna den og setja i gong bestilling. Kontrollutvalsleiaren i Tysnes kommune har fullmakt til å vera med på å fatta vedtak i dette telefonmøtet, på vegne av sitt kontrollutval. Vidare har kontrollutvalet i Bømlo i sitt møte gjort slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet i Bømlo ønskjer på bakgrunn av m.a. det som er kome fram i media, å gjennomføre selskapskontroll i Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS i Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

46 46 2. Det vert teke kontakt med dei andre eigarkommunane med førespurnad om å vera med på ein slik selskapskontroll 3. Kontrollutvalet i Bømlo kommune har ikkje innvendingar mot at den største eigarkommunen får hovudansvaret for gjennomføringa av selskapskontrollen. Som oppfølging av saka gjorde kontrollutvalet i Bømlo følgjande vedtak i møte : 1. Kontrollutvalet godkjenner skisse til prosjektplan som er lagt fram med dei innspel som kom fram i møtet. 2. Kontrollutvalsleiaren i Bømlo kommune får fullmakt frå utvalet til å delta på eit telefonmøte saman med leiarane i kontrollutvala i dei andre eigarkommunane. I dette møtet skal endeleg prosjektplan vedtakast slik at Deloitte kan starte opp arbeidet så snart som råd er. 3. Den endelege prosjektplanen vert å leggje fram som orientering for kontrollutvalet i det neste møtet. Kontrollutvalet i Austevoll har og handsama saka og gjort vedtak i møte : 1. Kontrollutvalet i Austevoll ønskjer å delta i prosjektet med å gjennomføra selskapskontroll i Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS SIM-konsernet. 2. Kontrollutvalet vil at prosjektet skal gjennomførast med å engasjera KPMG til å følgja opp saka med å gjera dei undersøkingane som gjeld Austevoll kommune sin eigarskap, samt at det vert samarbeid med Deloitte om innspel og oppfølging vidare av selskapkontrollen. 3. Kontrollutvalet tek forbehold før endeleg bestilling om pris på prosjektet. Synspunkt på dette skal hentast inn hjå utvalet ved bruk av mail før telefonmøte med utvalsleiarane i kontrollutvala. 4. Utvalsleiar får fullmakt til å delta i telefonmøte og å endeleg bestemma innhald i prosjektplan, herunder pris og gjennomføring av selskapskontrollen. Når denne saka vert lagt fram for kontrollutvalet i Kvinnherad vil det også ligga føre melding om vedtak i kontrollutvala i Fitjar (møte ) og kontrollutvalet i Stord (møte ). Drøfting: Kontrollutvalet i Kvinnherad må vurdera om dei vil delta i prosjekt med å gjennomføra ein selskapskontroll av SIM IKS, og drøfta dette ut frå dei bakgrunnsopplysningane som ligg føre. Ein bør vidare drøfta og gje signal om kva som vil vera viktige områder å sjå nærare på innafor SIMkonsernet, samt ta stilling til korleis ein kan gjennomføra prosjektet. Dersom kontrollutvalet går inn for å delta i prosjektet må ein drøfta kva føremål og problemstillingar ein skal sjå på. Det er utarbeida ei skisse til prosjektplan, med innspel på føremål og problemstillingar, som er kome fram så langt. Denne skissa vil bli lagt fram, presentert og gjennomgått i møtet i kontrollutvalet. Kontrollutvalet bør og setja seg inn i Eigarskapsmelding for Kvinnherad kommune når demme saka skal drøftast. I eigarskapsmeldinga er det innleiingsvis peika på at Det er viktige verdiar, interesser og samfunnsfunksjonar som vert forvalta i kommunale selskap og foretak. og vidare at Kommunen har også eit kontroll- og tilsynsansvar overfor eigarinteressene i selskap. I 2004 blei det teke inn reglar om selskapskontroll i kommunelova som gir kontrollutvalet ei sjølvstendig rolle i høve til eigarane i selskapsleiinga. Ein ber og kontrollutvalet om å merka seg det som står i eigarskapsmeldinga om eigarskap, leiing og kontroll av selskap. På sidene finn ein opplysningane som gjeld SIM i eigarskapsmeldinga. Kontrollutvalet må ogh sjå på dette som saksopplysningar. Det kan vera ei utfordring å få til innsyn, kontroll og å gjennomføra demokratiske styringssignal i selskap som er organisert som sjølvstendige rettssubjekt. Grunnen er at dei ligg utanfor kommunestyret si direkte styring, og administrasjonen sitt ansvar for internkontroll. Særleg vil dette gjelda interkommunale selskap der fleire kommunar er ansvarlege eigarar. Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS og SIM Næring AS er og prioritert som prosjekt nr. 1 i Plan for selskapskontroll for Kvinnherad kommune

47 47 Konklusjon: Sekretariatet vil rå til at kontrollutvalet i Kvinnherad kommune går inn for å samarbeida med dei andre eigarkommunane om å gjennomføra selskapskontroll i SIM IKS. Vidare vert det rådd til at prosjektplan som vert framlagt i møtet vert nøye gjennomgått og drøfta. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet i Kvinnherad vil delta i prosjektet med å gjennomføra selskapskontroll i Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS SIM-konsernet. 2. Kontrollutvalet godkjenner skisse til prosjektplan som er lagt fram med dei innspel som kom fram i møtet. 3. Leiar i kontrollutvalet i Kvinnherad kommune får fullmakt frå utvalet til å delta på eit telefonmøte saman med leiarane i kontrollutvala i dei andre eigarkommunane. I dette møtet skal endeleg prosjektplan vedtakast slik at Deloitte kan starte opp arbeidet så snart som råd er. 4. Den endelege prosjektplanen vert å leggje fram som orientering for kontrollutvalet i det neste møtet. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Sak 61/11 frå møte i kommunestyret Eigarskapsmelding for Kvinnherad kommune 3