Mandag kl i Formannskapssalen

Transkript

1 1 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker kan vera U. off. Det er avmerka øverst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen, 05. desember 2011 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Mandag kl i Formannskapssalen Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er til Kari Nygard, tlf / , kari.nygard@post.hfk.no, eller til Hogne Haktorson, tlf / , hogne.haktorson@post.hfk.no. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet på dette møtet. Til varamedlemmer er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemmer må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Johan Inge Særsten (s) -kontrollutvalsleiar- Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Stord kommune Deloitte AS Rådmannen i Stord kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 2 Sakliste: Saknr. Sak 34/11 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 35/11 Godkjenning av protokoll frå møte Vedlegg Presentasjonsrunde 36/11 Orienteringssaker Vedlegg 37/11 Meldingar Vedlegg 38/11 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Stord kommune 39/11 Rapport etter forvaltningsrevisjon av institusjonstenesta for eldre og pleietrengande i Stord kommune 40/11 Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS (SIMvurdera prosjekt for å sjå på eigarstyringa i konsernet 41/11 Oppstart av arbeid med plan for forvaltingsrevisjon og plan for selskapskontroll for planperioden /11 Gjennomgang av informasjonsperm for kontrollutvalet. Kontrollutvalsboka 43/11 Gjennomgang av møteprotokollar fordeling av arbeid i kontrollutvalet Ymse Vedlegg Vedlegg Vedlegg Møteprotokollar kan lastas ned frå Stord kommune si heimeside 2

3 3 Sttorrd kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Formannskapsalen Saknr.: 29/11 35/11 MØTELEIAR Amram Hadida (Ap) DESSE MØTTE Odd Martin Myhre (FrP) Grethe Søyland (H) Torill Knudsen (Ap) Inge Bjelland (Frp) møtte i staden for Ola Malvin Lomheim FORFALL Ola Malvin Lomheim (KrF) DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/else Holst Larsen Frå administrasjonen møtte rådmann Magnus Mjør i sak 34/11 Evaluering av kontrollutvalet sitt arbeid Ordførar Liv Kari Eskeland møtte og under denne saka (sak 34/11) Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 29/11 Godkjenning av innkalling og sakliste 30/11 Godkjenning av protokoll frå møte /11 Orienteringssaker 32/11 Meldingar 33/11 Framlegg til budsjett 2012 for kontroll- og tilsynsarbeidet for /11 Arbeidet i kontrollutvalet evaluering og erfaringsoverføring 35/11 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1

4 4 29/11 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 30/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 31/11 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Revisjonsplan for rekneskapsrevisjon Deloitte Løypemelding om forvaltningsrevisjon vedr. institusjonstenesta i Stord kommune 3 Sekretariatet Om innkjøp av revisjonstenester til kyrkjeleg fellesråd Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. HANDSAMING I MØTET Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Else Holst Larsen frå Deloitte gjennomgjekk revisjonsplan for 2011 / Revisjonsplanen vil og bli drøfta i møte med med rådmann og økonomisjef. Det vart peika på at samhandling mellom kommunen og dei kommunale føretaka må vera god for å få gjennomført kontroll-oppgåver. Særleg gjeld dette når årsmeldingar og rekneskapar skal handsamast. 2 Deloitte Else Holst Larsen gjennomgjekk og løypemelding om forvaltningsrevisjon vedr. institusjonstenesta i Stord kommune. Rapporten er sendt til rådmann til uttale og vil bli sendt over til kontrollutvalet til neste møte i utvalet. Hovudtrekka i rapporten vart og referert og kommentert. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. 3 Sekretariatet Sekretariatet orienterte om inngått avtale om revisjonstenester for Kyrkjeleg Fellesråd: Kyrkjeleg fellesråd i Stord kommune har inngått avtale om revisjon av rekneskapen sin med eit revisjonsfirma. Dette vart gjort samstundes med at det vart gjennomført ein open anbodskonkurranse, som la opp til at det skulle vera opsjon på slik revisjon med det firmaet som vart valgt etter konkurransen Kontrollutvalet drøfta dette, og konklusjonen vart at utvalet gjev kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å sende brev til kyrkjeleg fellesråd i Stord kommune for å få klarlagt kva som har skjedd i høve avtale om revisjonsteneste for fellesrådet. 2

5 5 Ymse Det vart teke opp at neste kontrollutval bør få ei orientering om avslutning av prosjekt vedr. bygging av Nordbygda ungdomskule og idrettshall, saman med rekneskapsrapport for prosjektet. Sekretariatet syter for dette VEDTAK: Orienteringssak nr. 3 Kontrollutvalet gjev kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å sende brev til kyrkjeleg fellesråd i Stord kommune for å få klarlagt kva som har skjedd i høve avtale om revisjonsteneste for fellesrådet. Kontrollutvalet tek dei øvrige orienteringssakene til orientering. 32/11 MELDINGAR Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Melding om vedtak frå kommunestyret: 2 Kommunal og regionaldep. (KRD) Høyring om endringar i kommunelova Eigenkontroll i kommunane m.m. 3 Forum for Kontroll og Medlemsbrev nr Tilsyn (FKT) Medlemsbrev nr Sunnhordland SIM-konsernet sine oppgåver og organisering på høyring til kommunane Interkommunaler miljøverk (SIM) 5 Sekretariatet Møteplan for kontrollutvalet hausten 2011 Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. HANDSAMING I MØTET Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Vedtak frå kommunestyret vart gjennomgått, kommentert og teke til orientering 2 Kommunal og regionaldep. (KRD) 3 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) 4 Sunnhordland Interkommunaler miljøverk (SIM) Hovudpunkta i høyringsutkast om endringar i kommunelova vedr. eigenkontroll i kommunane m.m., vart kort gjennomgått og drøfta. Det vert m.a. sett framlegg om at møter i kontrollutvalet skal vera opne, på lik linje med andre kommunale møter. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. Innhaldet i dei to medlemsbreva frå FKT vart gjennomgått, drøfta og teke til orientering. Sak om SIM-konsernet sine oppgåver og organisering er sendt ut på høyring til kommunane. Sekretariatet orienterte kort om kva som ligg i denne saka. Det vart og orientert om at kontrollutval i andre kommunar har sett fram spørsmål om å vurdera å gjennomføra selskapskontroll av Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS. Dette vil såleis vera eit prosjekt fleire kommunar må samarbeida om. Det nye kontrollutvalet må få kjennskap til dette når arbeid med plan for selskapskontroll skal gjennomførast, for å ta det med i sine vurderingar. Dette vert å legga fram for det nye kontrollutvalet. Sekretariatet får i oppgåve å syta for slik informasjon til det nye kontrollutvalet. 5 Sekretariatet Møteplan for kontrollutvalet hausten 2011 vart drøfta. Konklusjonen vart at sekretariatet set opp forslag til møtedatoar for kontrollutvalet som passar inn i kommunen sin møteplan. Ingen meldingar under ymse 3

6 6 VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 33/11 FRAMLEGG TIL BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET FOR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget vert å senda Stord kommune for vidare handsaming. HANDSAMING I MØTET Framlegget til budsjett vart gjennomgått og drøfta. Det kom ikkje forslag til endringar i nokon av postane, og framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget vert å senda Stord kommune for vidare handsaming. 34/11 ARBEID I KONTROLLUTVALET EVALUERING OG ERFARINGSOVERFØRING FORSLAG TIL VEDTAK: Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. HANDSAMING I MØTET Innleiingsvis vart det påpeika av utvalsleiar at utvikling av kontrollutvalet sitt arbeid har vore positiv, og at ordning med eige sekretariat har hatt stor verdi. Kontrollutvalet er sett på kartet på ein betre måte enn før. Nr. Spørsmål Svar 1 Blir møta gjennomførte på ein effektiv og engasjerande måte? 2 Er talet på møte tilstrekkeleg i høve til saksmengda? 3 Klarer kontrollutvalet å fylle kontrollfunksjonen på ein god måte? 4 Korleis blir utvalet oppfatta av andre sentrale aktørar slik som kommunestyret og administrasjonen? 5 Er det klåre roller og klår ansvarsdeling mellom kontrollutvalet, kommunestyret og administrasjonen? Ja, kontrollutvalet meiner møta er effektive. Ja Det er viktig at ikkje kontrollutvalet vert oppfatta som klageorgan. Kunnskap om kontrollutvalet sitt arbeid er viktig, saman med synleggjering av arbeidet. - Bør bruka meir tid på å skaffa grunnlagskunnskap for planane som skal utarbeidast (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll). Presentera planane og kontrollutvalet sitt arbeid for kommunestyret, drøfta roller. - Samarbeidet med administrasjonen fungerer godt, men det kan og vera problematisk med for tett kontakt, og difor bør ein vera bevisst på korleis denne kontakten vert utøvd. - Kontrollutvalet, saman med sekretariatet bør vurdera nøye når, korleis, og på kva måte saker skal fremjast - Førespurnader om rapportering / orientering og tilbakemelding til KU må vera godt førebudde - Å ha rolle som både kommunestyremedlem og kontrollutvalsmedlem kan av og til vera utfordrande. - Det er viktig at det sit nokon frå kontrollutvalet i kommunestyret som har politikarhatten på 4

7 7 6 Bør kontrollutvalet gjere meir og/ eller mindre av noko? 7 Korleis fungerer samhandlinga med revisor? 8 Korleis fungerer samhandlinga med sekretariatet? 9 Kva forbetringstiltak kan gjennomførast? 10 Kva bør folkevaldopplæringa for det nye kontrollutvalet innehalde og kor omfattande bør det vera? - Samarbeid med andre kommunar / kontrollutval i saker som har felles interesse over kommunegrensene / interkommunale selskap. - Åpenheit er viktig, og nytt kontrollutval bør vurdera opne møter. Samhandling med revisor fungerer svært godt. Også samhandlinga med sekretariatet fungerer svært godt. Kommunikasjon og utveksling av info frå/til kontrollutvalet og kommunen kan i nokon høve betrast. (Døme: vedtak i kommunen som vedkjem kontrollutvalet, og rapportar frå kontrollutvalet til kommunestyret) Det bør vera felles folkevaldopplæring for kommunestyret og kontrollutvalet. Men og særskild opplæring for kontrollutvalet. Viktig med opplæring for det nye kontrollutvalet, og god erfaringsoverføring til nytt kontrollutval. Noverande kontrollutvalsleiar bør vera med på eit møte når det nye utvalet startar opp. Kontrollutvalsleiar avslutta med å takka alle for godt samarbeid. VEDTAK Resultatet av evalueringa vert å legga fram for det nye kontrollutvalet. 35/11 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Det var ingen saker frå møteprotokollane som kontrollutvalet ville be om meir informasjon om. Men det vart drøft om det kan vera aktuelt for det nye kontrollutvalet å be om informasjon om: Er det rutinar / reglement for kva saker som kan avgjerast på sommarfullmakt? Innbyggarinitiativet, kva inneber dette, og er det regelverk for det? Kontrollutvalet ville vidare rå til at det nye kontrollutvalet også har fast post på saklista med Gjennomgang av møteprotokollar. VEDTAK Det nye kontrollutvalet bør vurdera å be om orientering / informasjon om dei emne som er nemnt i kulepunkta over. Kontrollutvalet tok ellers møteprotokollane til orientering. YMSE Det var ingen saker å ta opp under ymse. Amram Hadida Leiar Kari Nygard Sekretær 5

8 8 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 12. desember 2011 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 36/11 36/11 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Revisjonsplan for rekneskapsrevisjon 2011 / 2012 Revisjonsmandat revisjonen sitt arbeid 2 Sekretariatet / økonomikontoret Rekneskapsstoda pr. november 2011 for kontroll- og tilsynsområdet Framlegg til budsjett for Sekretariatet Teieplikt for kontrolutvalet 4 Sekretariatet Kontrollutvalet kontakt med media 5 Sekretariatet Drøfta abonnement på Kommunerevisoren og Kommunal rapport til kontrollutvalsmedlemmane 6 Sekretariatet Rutinar for innkalling til møte i kontrollutvalet 7 Sekretariatet Møteplan for første halvår Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Revisjonsplan for rekneskapsrevisjon 2011 / 2012 Revisjonsmandat Stord kommune Rekneskapsoversyn pr. november Framlegg til budsjett for 2012 Møteplan for Stord kommune 1.halvår 2012 Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

9 9 Revisjonsmandatet for regnskapsrevisjon Stord Kommune 2011

10 Revisjonsmandatet for regnskapsrevisjon 10 1) Revisjonens innhold Revisor skal vurdere om kommunens årsregnskap er avlagt ihht lov og forskrift Revisjonen inneholder revisjon av årsregnskap og attestasjon, som omtalt i konkurransegrunnlaget Revisor skal se etter at beløp i årsregnskapet er i overensstemmelse med regulert budsjett og at endringer i budsjettet fremstår som følge av gyldige vedtak. Vesentlige avvik skal kommenteres i årsmeldingen Revisor skal vurdere om opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet Gjennom revisjonen skal revisor bidra til å forebygge og avdekke evt misligheter og feil. Dersom det avdekkes misligheter skal disse rapporteres til kontrollutvalget Revisor skal se etter at kommunen har tilfredsstillende økonomisk internkontroll Deloitte AS

11 Revisjonsmandatet for regnskapsrevisjon 2) Revisors plikter Revisor skal påpeke følgende forhold til kontrollutvalget: Manglende registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger Feil eller mangler ved organisering av økonomisk internkontroll Misligheter Feil som kan medføre vesentlig feilinformasjon i årsregnskapet 11 Dersom vesentlige avvik i budsjett ikke er kommentert i årsmeldingen Begrunnelse for manglende underskrifter ved bekreftelse overfor offentlige myndigheter Begrunnelse dersom revisor sier opp kommunen som revisjonsklient Deloitte AS

12 Revisjonsmandatet for regnskapsrevisjon 12 3) Revisjonsprosessen Revisjonen av regnskapet er risikofokusert. Medfører at vi fokuserer på områder der det vurderes å være størst risiko Erfaringer fra fjorårets revisjon tas med i vurderingen av risiko Hver høst skal revisor ha oppstartsmøte med økonomiavdelingen. I et slikt møte vektlegges følgende områder: Tidsfrister for avleggelse av regnskap og årsmelding Risikoområder Evt endringer i kommunen i perioden fra årsoppgjøret til møtetidspunkt Avtale konkret tidspunkt for interim Presentasjon av revisjonsteam Vi sender ut en PBC (Prepared By Client)-liste til økonomiavdelingen i forkant av vår revisjon. Listen viser de avstemminger og dokumenter vi skal ha tilgang til ved vårt besøk. Revisjonsprosessen er i løpende endring. I 2010 hadde vi en noe endret revisjonsmetodikk. Dette kan påvirke de handlingene vi gjør og omfanget av handlingene. Risikofokus vil være sentralt i hele revisjonsprosessen. Ved vesentlige endringer vil vi komme tilbake til dette Deloitte AS

13 Revisjonsmandatet for regnskapsrevisjon 13 3) Revisjonsprosessen forts. Revisjonsplanen viser alle områder vi skal revidere samt tidspunktet for når dette skal gjøres. Interimsrevisjonen utføres i november. Tidspunktet kan endres dersom kommunen ønsker dette, men skal utføres i perioden oktober desember. Tidspunkt for årsoppgjør er februar april Tidsfrist for avgivelse av regnskap til oss er 15. februar. Kommunikasjon Revisjonsteamet er løpende tilgjengelig på mail og telefon dersom kontrollutvalg eller økonomiavdelingen har spørsmål Revisor skal delta på møte med kontrollutvalget i de tilfeller det er behov for dette samt i kommunestyre ved behandling av regnskap Rapportering Funn i revisjonen vil bli kommunisert løpende, muntlig til økonomiavdelingen Vesentlige funn vil i tillegg bli kommunisert skriftlig til kontrollutvalget og til økonomiavdelingen Vi kommer også med forslag til forbedringer Evaluering av prosessen sammen med økonomiavdelingen for å imøtekomme ønsker om endring/forbedring Deloitte AS

14 Revisjonsmandatet for regnskapsrevisjon 4) Revisjonsberetning Revisjonsberetning blir avgitt uten unødig opphold etter at årsregnskapet (inkl årsmeldingen) er avlagt Avgis senest 15. april 14 I beretningen bekreftes det at revisjonen er utført i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk Dersom årsregnskapet ikke inneholder de nødvendige opplysninger, skal revisor presisere dette i beretningen eller det skal tas forbehold Deloitte AS

15 Hva vi ikke legger i revisjonsmandatet for regnskapsrevisjon 15 Forvaltningsrevisjon Oppfølging av vedtak, lover og regler knyttet til kommunens tjenesteområder Rutiner og prosedyrer som ikke har en direkte økonomisk effekt for regnskapet Bistandsoppdrag listen nedenfor er ikke uttømmende: Hjelp til utarbeidelse av avstemminger Kurs innenfor ønskede områder Gjennomgang av finansreglement Deloitte AS

16 Revisjonsplan regnskapsrevisjon 16 Stord kommune Område Angrepsmåte Tidspunkt Rutiner Vi vil gjennomføre risikovurderingshandlinger for å kartlegge og teste vesentlige rutiner i kommunen: Kostnader/innkjøp Lønn Inntekter (SFO, egenbetaling institusjon, egenbetaling omsorgstjenester, gebyrer byggesaker.) Bankavstemming Regnskapssystem Okt. Fokus her vil være på etablert intern kontroll, og vurdere hvorvidt den interne kontrollen er tilstrekkelig og hensiktsmessig til å forhindre feil i regnskapsrapporteringen. Kostnader Investeringer/finans Detaljkontroll av kostnader. Analytisk revisjon av lønnskostnader. Påse at kommunen har vedtatt et finansforvaltningsreglement. Påse at finansforvaltningsreglementet følges. Gjennom året /Oktober Oktober Tertialsvis Offisielt regnskap Ved mottak av endelig regnskap for 2010, vil vi påse følgende: Regnskapsmateriell mottas innen Feb.-april Regnskapsoversikter henger sammen Nødvendige noteopplysninger er utarbeidet Avslutning av regnskapene er iht. forskrift Avstemming av kretsløp er foretatt (Egenkapital, arbeidskapital og anleggsmidler/langsiktig gjeld) Budsjettall stemmer med vedtatt budsjett Korrekte tall medtatt i årsmeldingen

17 Revisjonsplan regnskapsrevisjon 17 Stord kommune Område Angrepsmåte Tidspunkt KOSTRA-rapportering korrekt foretatt Område Angrepsmåte Tidspunkt Vi vil også foreta en analyse av regnskapstall mot budsjett og fjorårstall. Bank Bankavstemming Feb..-april Investeringer og utlån Verdsettelse og klassifisering av verdipapirer Avkastning på verdipapirer Utlån husbankmidler mm Feb..-april Fordringer Kundereskontro mot regnskap Tap på krav (inkl. innbetalingskontroll) Kreditsaldi Periodisering inntekter Feb..-april Forskuddsbetalte utgifter Avsetninger Feb.-april Driftsmidler Anleggsregister mot regnskap Aktivering Salg Avskrivninger iht. regelverk Gjennomgang prosjektregnskap Feb.-april Påløpte utgifter Vurdere om kommunen har tilfredsstillende rutine for å identifisere avsetning for påløpte utgifter Vurdere avsetningene som er gjort Feb.-april Leverandørgjeld Leverandørreskontro mot regnskap Debetposter Utbetalingskontroll Saldoforespørsler Feb.-april

18 Revisjonsplan regnskapsrevisjon 18 Stord kommune Område Angrepsmåte Tidspunkt Langsiktig gjeld Lån iht. låneavtale/bekreftelse fra långiver Låneopptak er i samsvar med kommuneloven Memoriakonti (samsvar mellom opptak av lån, bruk av lån og bevegelse på konto for ubrukte lånemidler) Rentekostnader Avdrag iht. vektingsregel Oversikt over garantier Feb.-april Egenkapital/fond Evt. bevegelser kontrolleres mot avsetninger og bruk i driftsregnskap og investeringsregnskap Kapitalkonto Feb.-april Inntekter Analyse av inntekter Skatteinntekter Rammetilskudd Feb.-april Utgifter Analyse av utgifter Periodisering iht. anordningsprinsippet Feb.-april Lønn Analyse av lønnskostnader Kontrolloppstilling over innberettet beløp Feriepenger Pensjon Skattetrekk Arbeidsgiveravgift Sykepengerefusjoner Oktober Feb.-april Attestasjoner Div. attestasjoner inkl. mva-kompensasjon Hele året

19 Konto Konto(T) Rekneskap Opphav.budsjett Justert budsjett Avvik Forbr % Utval/leiargodtgjersle 0, , , ,00 0, Møtegodtgjersle 0, , , ,00 0, Tapt arbeidsforteneste 0, , , ,00 0, Arbeidsgjevaravgift 0, , , ,00 0, Kontormateriell 0, , , ,00 0, Faglitteratur og abonnement 1 750, , ,00 250,00 87, Servering møter/kurs 536, , , ,00 17, Kurs og etterutdanning , , , ,00 66, Skyss/kostgodtgjersle 109,50 0,00 0,00 (109,50) 0, Andre reiseutgifter utlegg 4 769, , , ,38 23, Kontingent 3 300, , ,00 (300,00) 110, Andre konsulenttenester ,00 0,00 0,00 ( ,00) 0, Kjøp teneste fylket , , , ,74 0, Driftsavtaler med private 0, , , ,00 0, Mva på vederlag mva pliktig , , , ,79 43, , , , ,41 349, , , , ,41 349, , , , ,41 349,71 19

20 Vedlegg til SAK 33/11 i Kontrollutvalet Kontrollutvalet i Stord kommune, budsjettframlegg for 2012 Budsjett 2011 FRAMLEGG form. Tekst Budsjett 2012 Merknader Godtgjersle folkevalde (6 møter pr. år) Leiar kr ,- pr.år, medl./varamedl. Kr 130,80 pr.time Tapt arbeidsforteneste ,141 Arbeidsgjevaravgift 14,1 % av , ,13 Servering på møta Ifm. møter i kontrollutvalet 0,25 Diverse, kontorrekvisita For kontrollutvalet / lysing av møter 0,25 Kurs/konferanse Fagkonferanse / kurs / folkevaldopplæring 0,07 Reise- og opphaldsutgifter Reise i samband med kurs / opplæring Kontingentar Kontingent Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Abonnement "Kommunerevisoren" til medlemmer i utvalet 0,25 Kjøp av sekretariatstenester Berekna sekretariatstenester, SSB-auke iflg.avtale 0,25 Kjøp av revisjonstenester I tråd med heilårseffekt av gjeldande avtale frå , fastpris reknesk.revisj. og ramme på 400 timar til prosjektarbeid (forvaltn.revisjon og selsk.kontroll) 0,25 Ekstra tiltaksmidlar Til utarbeiding av nye planar for forv.revisjon og selsk.kontroll, samt uforutsette oppgåver for kontrollutvalet Meirverdiavgift MVA-kompensasjon

21 21

22 22 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 12. desember 2011 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 37/11 37/11 MELDINGAR Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Melding om vedtak frå kommunestyret: Samarbeidsavtale om skatteoppkrevjar, Stord og Fitjar kommunar Godtgjersle til folkevalde i Stord kommune Kontrollutval val for perioden Godkjenning av framlegg til ny selskapsavtale i SIM Sim-konsernet sine oppgåver og organisering høyring SIM val av representantskap 2 Kyrkjeleg Fellesråd Tilbakemelding med svar på førespurnad om revisjonstenester 3 Sekretariatet Aktuelle konferansar for kontrollutvalet i 2012: Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) sin kontrollutvalskonferanse vert i Trondheim juni Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin kontrollutvalskonferanse er på Gardermoen februar (invitasjon som vedlegg) Tilbod om Bistand til nye kontrollutvalg frå KPMG 4 Sekretariatet Folkevaldopplæring for kontrollutval på Solstrand Program og orientering om påmelding. Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Melding om aktuelle vedtak i kommunestyret Brev til, og svarbrev frå Kyrkjeleg Fellesråd Invitasjon til NKRF-konferanse Brosjyre vedr. Bistand til nye kontrollutvalg frå KPMG Førebels program for folkevaldopplæring på Solstrand Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

23 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 P R O G R A M 32 NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 1-2 februar 2012 Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen Hovedtemaer Kontrollutvalget oppgaver og utfordringer Selskapskontroll Samhandlingsreformen Etikk og korrupsjon Kommunerevisor den gode støttespilleren Målgruppe Ledere/medlemmer av kontrollutvalg, kontrollutvalgssekretærer, revisorer og andre som er interessert i tilsyn og kontroll i kommunesektoren Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier

33 u Møteleder: Ole Kristian Rogndokken Daglig leder i Norges Kommunerevisorforbund 33 Onsdag 1. februar Registrering og kaffe / Utstilling Velkommen u Daglig leder Ole Kristian Rogndokken, Norges Kommunerevisorforbund Åpning u Statssekretær Dag Henrik Sandbakken (Sp), Kommunal- og regionaldepartementet Hjelp, jeg er ny i kontrollutvalget! Oppgaver, roller og muligheter. Erfaringsoverføring u Magnhild Holmberg (Frp), Skien kommune, kontrollutvalget u En innleder annonseres senere Kaffe / Utstilling Etikk i kommunesektoren u Ordfører Nils Røhne (Ap), Stange kommune - leder av Kommunesektorens Etikkutvalg Lunsj / Utstilling Styringsutfordring i kommunesektoren. Hvordan holde styr på selskapsjungelen? Case Briskeby stadion Innledere: u Tidl. ordfører Einar Busterud (BBL), Hamar kommune u Kjetil Solbrækken, sekretær for kontrollutvalget i Hamar kommune u Advokat Vibeke Resch-Knudsen, egen praksis Utspørrer: u Redaktør Ole Petter Pedersen, Kommunal Rapport Kaffe / Utstilling Kontrollutvalg i medieblest u Øystein H. S. Moen, partner og fagansvarlig PR, Agendum AS Middag på vakt for fellesskapets verdier

34 34 Torsdag 2. februar Samhandlingsreformen styrings- og tilsynsutfordringer u Kommunerevisor Annette Gohn-Hellum, Oslo kommune, Kommunerevisjonen Pause / Utsjekking / Utstilling Antikorrupsjonsarbeid i kommunene analyser og verktøy u Generalsekretær Guro Slettemark, Transparency International Norge Lunsj / Utstilling Utfordringer for velferds-norge u Professor og forsker Gudmund Hernes, Fafo Pause / Utstilling Kommunerevisor den gode støttespilleren u Ass. revisjonssjef Berit M. Dalvik, Telemark kommunerevisjon IKS u Teamleder Kirsti Torbjørnson, Telemark kommunerevisjon IKS Kåseri Annonseres senere Avslutning u Styreleder Per Olav Nilsen, Norges Kommunerevisorforbund Minikurs A Minikurs B A. Intro kontrollutvalg (Målgruppe: Nye kontrollutvalgsmedlemmer) u Seniorrådgiver Bodhild Laastad, Norges Kommunerevisorforbund Innhold: - Rammeverk for tilsyn og kontroll i kommunal sektor - Kontrollutvalgets formål, rolle og oppgaver B. De sentrale momentene for å forstå kommunalt regnskap (Målgruppe: Kontrollutvalgsmedlemmer) u Registrert revisor og daglig leder Åge Sandsengen, Kommunerevisjon IKS Medlem av NKRFs regnskapskomite og fagkomiteen i Foreningen for god kommunal regnskapsskikk Innhold: - Det kommunale økonomisystemet - Regnskapets oppbygging - Grunnleggende prinsipper og de unike økonomiske sammenhengene spesielt i balansen - Anordningsprinsippet - Resultatbegrepet på vakt for fellesskapets verdier

35 GENERELL INFO 35 NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 1-2 februar 2012 Påmelding Påmeldingsfrist: 16. desember Bindende påmelding skal skje via NKRFs nettsider Faktura vil bli tilsendt etter påmeldingsfristens utløp. Det tas forbehold om endringer i programmet. Avbestillingsbetingelser Avbestilling må skje skriftlig. Det vil ved avbestillinger etter påmeldingsfristens utløp kreves et gebyr på kr 500 til dekning av administrasjonsutgifter. Ved avbestilling senere enn en uke før konferansestart belastes 50 % av konferanseavgiften. Konferansematerialet vil da bli ettersendt. Avbestilling ved legitimert sykdom behandles særskilt. Avmelding på konferansedagen, eller ev. uteblivelse, med fører full konferanseavgift. Ved hotellreservasjon kommer i tillegg ev. ansvaret overfor hotellet. Deltakelse kan ved behov overføres til en annen kollega. Konferansepriser* Deltakelse m/overnatting og middag: Kr (ikke-medlemmer: Kr 6 200) Deltakelse u/overnatting og middag: Kr (ikke-medlemmer: Kr 5 100) Prisene inkluderer dokumentasjon, lunsj, drikke til måltidene og servering i pausene. Ekstra overnatting m/frokost fra 31. januar 1. februar 2012: Kr *) Deltakere fra kontrollutvalg i kommuner/fylkeskommuner hvor sekretærtjenesten ivaretas av virksomheter som er bedriftsmedlem i NKRF, oppnår medlemspris. Konferansehotellet Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen Ved behov vil også Comfort Hotel RunWay, som ligger vegg i vegg med konferansehotellet Forhåndsgodkjenning 13 timer i forhold til NKRFs regler for obligatorisk etter- og videreutdanning. Norges Kommunerevisorforbund Postboks 1417 Vika, 0115 Oslo Telefon , post@nkrf.no, Velkommen på konferanse! erling@erlingsdesign.no / faglig arena nettverksbygging inspirasjon

36 36 Bistand til nye kontrollutvalg KPMG er et kompetansehus for revisjon og rådgivning. KPMG har i flere år satset mot offentlig sektor og har som målsetting å være en foretrukket leverandør av revisjon, revisjonsnære - og rådgivningstjenester til norske kommuner. Ved vårt bergenskontor har vi lang og solid erfaring med bistand til kommuner i form av regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vi ønsker å informere nye kontrollutvalg om noen av våre tjenester. Kurs for nye kontrollutvalg KPMG tilbyr i 2011/2012 kurs for nye kontrollutvalg. Vi kan tilby heldags - og halvdagskurs i din kommune. Våre kurs har en fastpris uansett antall deltakere. Prisen er 5000 kroner, med tillegg av reisekostnader. Utforming og innhold i kurset kan tilpasses ønsker og behov. Våre kursholdere ved KPMGs bergenskontor har erfaring fra kurs- og seminarvirksomhet i kommunal sektor, og erfaring fra flere oppdrag for kontrollutvalg. Våre kurs er basert på kommunelovens regler for kontrollutvalg, KRDs Kontrollutvalgsbok, en veileder til kontrollutvalgets rolle og ansvar, samt lang og solid erfaring med arbeid som revisor og innleid konsulent for en rekke kontrollutvalg i små og store kommuner. Våre kurs omfatter: Kontrollutvalget sammensetning, ansvar og oppgaver Sentrale bestemmelser for kontrollutvalget og dets medlemmer Saker som kontrollutvalget kan ta for seg Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Kontrollutvalget og forholdet til andre; sekretariatet, administrasjonen, revisor, kommunestyret og media 2011 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

37 37 Nye planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll KPMG ønsker å tilby kommuner bistand ved utarbeidelse av nye planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Plan for forvaltningsrevisjon skal være basert på risiko- og vesentlighetsvurderinger og prioritere områder som skal være gjenstand for forvaltningsrevisjon de neste årene. KPMG har en egenutviklet og velprøvd metodikk for risiko- og vesentlighetsvurderinger som tilfredsstiller lov- og forskriftskrav og som sikrer en bred analyse av hele den kommunal virksomheten. Vår metodikk identifiserer sentrale/viktige områder i kommunal virksomhet og vurderer sannsynlighet og konsekvens for feil og mangler i forhold til lovverk, politiske vedtak, målsettinger, planverk, budsjett mv. Plan for selskapskontroll gir retningslinjer for tilsyn med selskaper som kommunen har eierandeler i. KPMG kan bistå med utarbeidelse av plan for selskapskontroll. Planen vil være basert på en risiko- og vesentlighetsvurdering og identifisere behov for kontroll med selskaper. I plan for selskapskontroll inngår også konkrete retningslinjer for gjennomføring av kontroller, herunder retningslinjer for den obligatoriske eierskapskontrollen. KPMG har bistått flere kommuner ved utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. KPMGs metodikk sikrer involvering av relevante parter i utarbeidelsen av planene; kontrollutvalg, politiske gruppeledere, kommunal ledelse mv. Vår velprøvde metodikk sikrer et faglig godt grunnlag for planene og en effektiv og hensiktsmessig gjennomføring av arbeidet, til en konkurransedyktig pris. Vi tar gjerne imot henvendelser og forespørsler fra deg og din kommune og avtaler gjerne et møte for å diskutere hvilken bistand og tjenester vi kan gi kommunen. Kontakt oss: Kari Hesjedal Manager T E kari.hesjedal@kpmg.no Ole Willy Fundingsrud Senior Manager T E ole.willy.fundingsrud@kpmg.no Harald Sylta Partner T E harald.sylta@kpmg.no 2011 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

38 38 Folkevaldopplæring for kontrollutval Solstrand Hotell & Bad Solstrandveien 200, 5201 Os Dag 1: Tid Tema Førelesar Opning Forventningar til kontrollutvala Ein ordførar Utfordringar for den kommunale eigenkontrollen Fylkesmannsembetet Kaffipause Kontrollutvalet si samhandling med fylkestinget? Kap. 1 og Kva kan kontrollutvalet forvente av sekretariatet og revisor? Kap Lunsj Kva skal til for at kontrollutvalet skal lukkast i samspelet med fylkesting, sekretariat og revisjon? Korleis bør tilhøvet til fylkesadministrasjonen vera? Kap Beinstrekk Korleis skape interessante og engasjerande møte i kontrollutvalet? Kap 4 og Kaffipause Deloitte Deloitte Gruppearbeid v/deloitte Deloitte Deloitte Korleis skape interessante og engasjerande møte i Deloitte kontrollutvalet? - forts - Synleggjering av KU s arbeid Korleis kan ei bestilling til kontrollutvalet oppstå? Gruppearbeid v/deloitte Kort presentasjon av gruppearbeidet Avslutning Quiz Stein Ove Songstad, Deloitte Middag

39 39 Dag 2: Tid Tema Førelesar Kva betyr kontrollutvalet sitt arbeid for fylkesrådmannen? Kontrollutvalet og rekneskapsrevisjon Samspelet med revisor, roller og gjeremål Kap 9 og Forvaltningsrevisjon og rolla til KUV. - Analyse og plan - Kap 6 og Kaffipause og utsjekking Lage forslag til ein bestilling på ein forvaltningsrevisjon Presentasjon av gruppearbeid Ein rådmann Deloitte Deloitte Gruppearbeid v/deloitte Lunsj Selskapskontroll. Eigarskapskontroll og tilhøvet til heileigde selskap - Analyse og plan Kap 6 og Kaffepause Deloitte Tips frå ein erfaren kontrollutvalsleiar Oppsummering/avslutning Hogne Haktorson Folkevaldopplæringa vil koste ca. kr pr deltaker. Dette beløpet skal dekke kostnader til hotellet og kursdokumentasjon. Påmelding vert å sende til sekretariat.kuv@post.hfk.no med desse opplysningane seinast innan kl : Kommune Deltakarnamn E-postadresse Mobiltelefon

40 40 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 12. desember 2011 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 38/11 38/11 VURDERING AV OM DELOITTE ER UAVHENGIG I HØVE TIL STORD KOMMUNE Bakgrunn for saka: I samsvar med forskrift om revisjon (revisjonsforskrifta) 12 skal oppdragsansvarleg revisor for kommunar og fylkeskommunar ha ført ein heiderleg vandel. Oppfølging av dette kravet ligg til kontrollutvalet, jamfør merknader til nemnte paragraf. Jmf. revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gje ei skriftleg eigenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalet. Ansvarleg revisor hjå Deloitte AS Else Holst Larsen sende over ei slik eigenvurdering dagsett Eigevurderinga ligg ved saka. I kontrollutvalsforskrifta 4 heiter det: 4. Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Som det går fram av denne forskrifta har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet si handsaming av ansvarleg revisor si eigenvurdering, vil vera ein lekk i å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Konklusjon: Sekretariatet finn ikkje at det framkjem opplysningar i eigenerklæringa som svekkar Deloitte sin ansvarlege revisor sin uavhengighet i høve Stord kommune. Sekretariatet vil rå til at kontrollutvalet godkjenner uavhegighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen hjå Deloitte. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Stord kommune, til etterretning. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Vurdering av uavhengighet frå Deloitte, datert Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

41 41

42 42

43 43

44 44 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 12. desember 2011 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 39/11 39/11 RAPPORT ETTER FORVALTNINGSREVISJON AV INSTITUSJONSTENESTA FOR ELDRE OG PLEIETRENGANDE I STORD KOMMUNE Bakgrunn for saka: I møte i kontrollutvalet , sak 12/11, vart det vedteke å gjennomføra forvaltningsrevisjon innan Institusjonstenesta for eldre og pleietrengande i Stord kommune. Bakgrunnen for å velja dette prosjektet var at det var prioritert på første plass i revidert plan for forvaltningsrevisjon. I kontrollutvalet sitt møte vart føremål og problemstillingar som ein skulle sjå på drøfta, og ein bad Deloitte legga fram prosjektplan i tråd med dei signal som vart gjeve. Den framlagde prosjektplanen vart sendt ut på mail til kontrollutvalet for uttale. Etter kommentarar og innspel frå kontrollutvalet, vart prosjektplanen godkjent og Deloitte starta opp arbeidet med forvaltningsrevisjonen. Føremålet med prosjektet har vore å undersøka om tildeling av institusjonstenester til eldre og pleietrengande i Stord kommune fungerer tilfredstillande, og om kommunen har eit tilstrekkeleg institusjonstilbod til denne gruppa. I tillegg er det undersøkt om tenesta har eit tilfredstillande internkontrollsystem. Med bakgrunn i dette føremålet er følgjande problemstillingar undersøkte: 1. Korleis sikrar Stord kommune at eldre- og pleietrengande får plass ved institusjonstenesta når dei har behov for dette? a. Har kommunen organisert arbeidet med tildeling av plassar ved institusjonstenesta på ein føremålstenleg måte? b. Har kommunen tilstrekkelege rutinar for tildeling av plass ved institusjonstenesta? c. Er tildeling av plass ved institusjonstenesta i samsvar med gjeldande reglar? 2. Har Stord kommune tilfredstillande kapasitet ved institusjonstenesta? a. Korleis vert kapasiteten ved institusjonstenesta planlagt? b. Har kommunen ventelister for tildeling av institusjonstenester? c. Kva er årsaka til og konsekvensen av eventuell mangel på ulike typar institusjonsplassar? 3. Har kommunen eit internkontrollsystem for institusjonstenesta i samsvar med forskrift om internkontroll i sosial- og helsetenesta? a. Har Stord kommune eit tilfredstillande avviksmeldingssystem for institusjonstenesta? b. Har kommunen eit system som sikrar at krava i kvalitetsforskrifta og verdighetsgarantien blir etterlevd? Arbeidet med forvaltningsrevisjonen har vorte gjennomført ved hjelp av dokumentanalyse, stikkprøvar, statistisk analyse, intervju og verifiseringsprosessar. Rådmannen har hatt rapporten til uttale. Endeleg rapport etter arbeidet med forvaltningsrevisjonen av institusjonstenesta i Stord kommune vart oversendt frå Deloitte til kontrollutvalet v/sekretariatet Rapporten vert nå lagt fram for kontrollutvalet til drøfting, og utvalet må vidare gjera innstilling til kommunestyret om kva tiltak som må følgjast opp vidare. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

45 45 Drøfting: Rapporten som ligg føre er grundig, og gjev eit godt og oversiktleg bilete. Den peikar på kva krav som er sett for tenesteområdet: Om rett til helsehjelp Kapasitet i institusjonstenesta Krav til kvalitet i pleie- og omsorgstenestene Krav til internkontroll Tildeling av tenester Rapporten gjer greie for desse krava, og korleis kommunen oppfyller dei. Datadelen i kapittel 4 gjev ei utgreiing av problemstillingane som er sett for prosjektet. I kapittel 5 vert dei same problemstillingane vurderte ut frå dei funn revisjonen har gjort. Vurderingsdelen grunngjev kva for tiltak som bør følgjast opp av kommunen for å oppnå eit forbetra tenesteområde. Det vert og vist til samandrag innleiingsvis i rapporten: KOSTRA-tal viser at Stord kommune har låg institusjonskapasitet for eldre og pleietrengande. Det er også semje innanfor pleie og omsorgstenesta om at institusjonskapasiteten i kommunen er låg. Kommunen har ikkje ventelister for plass i heildøgns pleie og omsorg, men prioriterer til ei kvar tid mellom pasientar med behov for institusjonsplass. Konsekvensar av den låge kapasiteten er til dømes at kommunen i nokre tilfelle må gje heildøgns pleie og omsorg i heimen til brukarar, at korttidsplassar blir nytta som langtidsplassar, eller at pasientar blir verande lengre på sjukehus enn det som er medisinsk nødvendig. På bakgrunn av dette er tenestetilbodet etter revisjonen si vurdering i periodar ikkje fagleg eller økonomisk føremålstenleg. Stord kommune har planar om å auke talet på institusjonsplassar. Revisjonen har ikkje vurdert omfanget av den planlagde utbygginga, men vurderer at det er nytta objektive indikatorar i planarbeidet som sentrale føringar, KOSTRA-tal og framskriving av befolkningsdata. Både tilsette og eksterne ekspertar er involverte i planarbeidet knytt til utbygging av fleire plassar. Rapporten gjev ei god tilbakemelding på føremål og problemstillingar som kontrollutvalet bad om. Den gjev og eit godt grunnlag for å peika ut dei tiltak som Stord kommune bør setja fokus på når det gjeld å utvikla og legga til rette for framleis gode hjelpetenester og institusjonstenester for eldre og pleietrengande i kommunen. Konklusjon: Sekretariatet vil rå til at kontrollutvalet innstiller til kommunestyret om å gå inn for dei forslag til tiltak som revisor set fram i kapittel 6 i rapporten. 2

46 46 FORSLAG TIL INNSTILLING: 1. Kommunestyret merkar seg det som kjem fram i rapport etter forvaltningsrevisjon av institusjonstenesta for eldre og pleietrengande i Stord kommune. 2. Kommunestyret ber rådmann syta for at følgjande tiltak vert sett i verk: a. Stord kommune må ta initiativ overfor sjukehusa for å sikre eit godt samarbeid om pasientar som skal skrivast ut til kommunale pleie- og omsorgstenester. b. Det må sikrast at vedtaksbreva opplyser om korrekt klagesakshandsaming. c. Ein må syte for at planlagt utbygging blir gjennomført for å sikre tilstrekkeleg kapasitet på plassar med heildøgns pleie og omsorg. d. Det må sikrast ei sams forståing av kva som skal definerast som avvik, og vurdera behovet for å stimulera til bruk av avvikssystemet i deler av organisasjonen. e. Det må arbeidast for at kvalitetsavvik blir melde og nytta til vidare utvikling av tenestene, i samsvar med internkontrollforskrifta Kommunestyret ber om at rådmannen gjev melding tilbake om kva som er gjort, og kva tiltak som vil bli sett i verk vidare for å følgja opp tiltaka. Slik tilbakemelding skal leggast fram som melding for kommunestyret innan, med kopi til kontrollutvalet. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Rapport etter forvaltningsrevisjon av institusjonstenesta for eldre og pleietrengande i Stord kommune (eige vedlegg). 3

47 47 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 12. desember 2011 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 40/11 40/11 SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE MILJØVERK IKS SIM VURDERA PROSJEKT FOR Å SJÅ PÅ EIGARSTYRINGA I KONSERNET Bakgrunn for saka: SIM-konsernet sine oppgåver og organisering og framlegg til ny selskapsavtale er sendt til eigarkommunane på høyring. Kommunestyret i Stord handsama desse sakene i sitt møte : PS 56/11 Godkjenning av framlegg til ny selskapsavtale i SIM PS 57/11 SIM-konsernet sine oppgåver og organisering. Høyring Vedtak som vart fatta av kommunestyret og saksframlegg i desse to sakene er lagt som vedlegg til denne sakshandsaminga i kontrollutvalet. Særleg bør kontrollutvalet merka seg vedtak i KST-sak 57/11 om SIM-konsernet sine oppgåver og organisering: Kommunestyret tek rapporten frå KS Bedrift til førebels orientering. Kommunestyret viser samstundes til saksutgreiinga og ber dei styrande i organa i SIM IKS igjen å ta initiativ til ei uavhengig gjennomgang av organisering, drift og kontroll (og drift) av konsernet. Kommunstyret legg til grunn at selskapet samstundes greier ut spørsmålet om disponering av eigenkapitalen i SIM Dei fleste av dei andre eigarkommunane har også handsama høyringssaka og gjeve sin uttale til korleis dei ser på SIM-konsernet sine oppgåver og organisering. I denne høyringsrunden er det kome fram at eigarkommunane bør vurdera å sjå på om dei utøver eigarstyringa i SIM på ein god nok måte. Etter at sak har vore oppe i dei andre eigarkommunane vedr. utgreiing og tilråding om SIM-konsernet sine oppgåver og organisering, har saka og vore lagt fram som melding for kontrollutvala i Stord, Kvinnherad, Bømlo, Fitjar Austevoll og Tysnes. I alle kontrollutvala har det vore stemning for å vurdera å sjå nærmare på om ein bør vurdera å gjennomføra ein selskapskontroll av SIM. Det er gjort følgjande vedtak i dei kontrollutvala som har vurdert sak om prosjekt for å sjå på eigarstyringa i SIM: Kontrollutvalet i Tysnes kommune fekk saka oversendt frå kommunestyret i Tysnes som bad kontrollutvalet sjå på saka. I møte gjorde utvalet slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet i Tysnes kommune ber om at det vert gjennomført selskapskontroll i Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS SIM-konsernet. 2. Det skal sendast førespurnad til dei andre eigarkommunane om å samarbeida om gjennomføringa av ein slik selskapskontroll. 3. Den største eigarkommunen, Stord, vert oppmoda om å ta hovudansvaret for gjennomføringa av prosjektet. 4. Deloitte får i oppdrag å laga ein skisse til prosjektplan som bør leggast fram i dei andre kontrollutvalsmøta til drøfting, medan kontrollutvalsmedlemmane i Tysnes får høve til å gje innspel pr. e-post. Når denne prosjektplanen har vore drøfta i alle kontrollutvala, vert det å Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

48 gjennomføra eit telefonmøte med leiarane i dei respektive utvala, for å endeleg godkjenna den og setja i gong bestilling. Kontrollutvalsleiaren i Tysnes kommune har fullmakt til å vera med på å fatta vedtak i dette telefonmøtet, på vegne av sitt kontrollutval. Vidare har kontrollutvalet i Bømlo i sitt møte gjort slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet i Bømlo ønskjer på bakgrunn av m.a. det som er kome fram i media, å gjennomføre selskapskontroll i Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS i Det vert teke kontakt med dei andre eigarkommunane med førespurnad om å vera med på ein slik selskapskontroll 3. Kontrollutvalet i Bømlo kommune har ikkje innvendingar mot at den største eigarkommunen får hovudansvaret for gjennomføringa av selskapskontrollen. Som oppfølging av saka gjorde kontrollutvalet i Bømlo følgjande vedtak i møte : 1. Kontrollutvalet godkjenner skisse til prosjektplan som er lagt fram med dei innspel som kom fram i møtet. 2. Kontrollutvalsleiaren i Bømlo kommune får fullmakt frå utvalet til å delta på eit telefonmøte saman med leiarane i kontrollutvala i dei andre eigarkommunane. I dette møtet skal endeleg prosjektplan vedtakast slik at Deloitte kan starte opp arbeidet så snart som råd er. 3. Den endelege prosjektplanen vert å leggje fram som orientering for kontrollutvalet i det neste møtet. Kontrollutvalet i Austevoll har og handsama saka og gjort vedtak i møte : 1. Kontrollutvalet i Austevoll ønskjer å delta i prosjektet med å gjennomføra selskapskontroll i Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS SIM-konsernet. 2. Kontrollutvalet vil at prosjektet skal gjennomførast med å engasjera KPMG til å følgja opp saka med å gjera dei undersøkingane som gjeld Austevoll kommune sin eigarskap, samt at det vert samarbeid med Deloitte om innspel og oppfølging vidare av selskapkontrollen. 3. Kontrollutvalet tek forbehold før endeleg bestilling om pris på prosjektet. Synspunkt på dette skal hentast inn hjå utvalet ved bruk av mail før telefonmøte med utvalsleiarane i kontrollutvala. 4. Utvalsleiar får fullmakt til å delta i telefonmøte og å endeleg bestemma innhald i prosjektplan, herunder pris og gjennomføring av selskapskontrollen. SIM IKS vart stifta i mai 1990, og er registrert som morselskap i konsern. Det er innbetalt interessekapital i høve til folketalet i kommunane på etableringstidspunktet. Stord kommune 29,38 % 6 representantar i representantskapet Kvinnherad kommune 24,14 % 5 representantar i representantskapet Bømlo kommune 19,55 % 4 representantar i representantskapet Sveio Kommune 8,38 % 2 representantar i representantskapet Austevoll kommune 8,00 % 2 representantar i representantskapet Fitjar kommune 5,42 % 2 representantar i representantskapet Tysnes kommune 5,13 % 2 representantar i representantskapet Eigarane har i fellesskap uavgrensa ansvar for selskapet sine plikter. Ansvaret er delt mellom kommunane etter folketal pr. dato. 48 Drøfting: Kontrollutvalet i Stord må vurdera om dei vil delta i prosjekt med å gjennomføra ein selskapskontroll av SIM IKS, og drøfta dette ut frå dei bakgrunnsopplysningane som ligg føre. Ein bør vidare drøfta og gje signal om kva som vil vera viktige områder å sjå nærare på innafor SIM-konsernet, samt ta stilling til korleis ein kan gjennomføra prosjektet. Dersom kontrollutvalet går inn for å delta i prosjektet må ein drøfta kva føremål og problemstillingar ein skal sjå på. Det er utarbeida ei skisse med innspel på føremål og problemstillingar, som er kome fram så langt, og denne skissa vil bli lagt fram i møtet i kontrollutvalet. 2