Møteprotokoll Rauma kirkelige fellesråd Sted: Rådhuset 515,

Transkript

1 Møteprotokoll Rauma kirkelige fellesråd Sted: Rådhuset 515, Fremmøtte: Per Bersås, Iver Marius Kleiva, Terje Bjerkeli, Bente Alnæs, Ann- Kjersti Hernæs, Håvar Berild, Erling Nevland, Lars Olav Hustad Ruth Brennhaug Staurseth (kirkeverge/sekr) : Forfall : Astrid Åsgård, Møtende vara: Nils Valde Ord for dagen v/ Per Bersås Sakliste Sak 8/17 Godkjenning av innkalling Sak 9/17 Godkjenning av sakliste Sak 10/17 Godkjenning av møteprotokoll Sak 11/17 Orienteringssaker -Ny vigselsliturgi /ansatte i Rauma kirkelige fellesråd - Kunstgressbane mellom Isfjorden skole og Hen kirkegård - Personalsak, Endring stillingsprosent unntatt off - Maling Holm kyrkje Sak 12/17 Kontorlokale/Kirkekontor unntatt off Sak 13/17 Årsmelding / Årsrapporter Sak 14/17 Årsregnskap 2016 Sak 15/17 Bruk av overskudd på drift 2016 Sak 16/17 Handlingsplan Underskrifter: Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet.

2 Rauma kirkelige fellesråd /17 rbs GODKJENNING AV INNKALLING Innstilling: Innkalling godkjent Vedtak: Innkalling godkjent RAUMA KIRKELIGE FELLESRÅD Rauma kirkelige fellesråd /17 rbs GODKJENNING AV SAKLISTE Innstilling: Sakliste godkjent Vedtak: Sakliste godkjent RAUMA KIRKELIGE FELLESRÅD Rauma kirkelige fellesråd /17 rbs Godkjenning av møteprotokoll Innstilling: Møteprotokoll fra godkjennes Vedtak: Møteprotokoll fra godkjent

3 Rauma kirkelige fellesråd /17 rbs Innstilling: Orienteringssakene taes til orientering Vedtak: Fellesrådet ber om et møte med Rauma kommune og Hen menighetsråd for drøfte saken «Kunstgressbane mellom Isfjorden skole og Hen kirkegård» De øvrige orienteringssakene taes til orientering. -Ny vigselsliturgi /ansatte i Rauma kirkelige fellesråd - Kunstgressbane mellom Isfjorden skole og Hen kirkegård - Personalsak, Endring stillingsprosent - Maling Holm kyrkje - Borgund AS, fordelte utgifter m.m. I møtet: I orienteringssak «Kunstgressbane mellom Isfjorden skole og Hen kirkegård» fratrådte kommunens representant, Ordfører Lars Olav Hustad. Følgende forslag ble fremmet til orienteringssaken om Kunstgressbanen: Fellesrådet ber om et møte med Rauma kommune og Hen menighetsråd for drøfte saken «Kunstgressbane mellom Isfjorden skole og Hen kirkegård» Forslaget ble enstemmig vedtatt.

4 Rauma kirkelige fellesråd /17 rbs KONTORLOKALE / KIRKEKONTOR Innstilling framlagt i møtet: Rauma kirkelige fellesråd har to alternativer mht kontorlokale for Kirkekontoret: 1: Lokalene i Vollan 6 v/borgund as - med utvidelse som omfatter 1 etg. i bygget. 2: Lokaler i 1. etg på Vangstun v/rauma kommune. Begge alternativene vil -etter nødvendige utbedringer- tilfredsstille kravene som stilles for bl.a. god tilgjengelighet og for å kunne ha et godt arbeidsmiljø. Utbedringene for Vollan 6 kan gjennomføres slik at lokalene er innflyttingsklare sommeren Nødvendige utbedringer på Vangstun betinger avklaringer i Rauma kommunestyre, og lokalene kan neppe stå ferdig før Etter en totalvurdering legges følgende prioriteringer til grunn for å kunne realitetsbehandle en leieavtale for Vollan 6, eller, en intensjonsavtale for Vangstun: Som prioritet nr. 1: Lokaler på Vangstun, forutsatt at en tilfredsstillende intensjonsavtale kan inngås innen 20. mai Som prioritet nr. 2: Lokalene i Vollan 6 utvides til å omfatte 1 etg. Det forutsettes at huseier bekoster avtalt renovering av lokalene i 1etg., og at ny husleieavtale kan inngås innen 10. juni Kirkelig fellesråd gir lederen og kirkevergen fullmakt til å forhandle fram den aktuelle avtalen. Tillitsvalgte og verneombud skal ha uttalerett. Endelig avtaletekst framlegges for Kirkelig fellesråd før avtale inngås.

5 VEDTAK Rauma kirkelige fellesråd har to alternativer mht kontorlokale for Kirkekontoret: 1: Lokalene i Vollan 6 v/borgund as - med utvidelse som omfatter 1 etg. i bygget. 2: Lokaler i 1. etg på Vangstun v/rauma kommune. Begge alternativene vil -etter nødvendige utbedringer- tilfredsstille kravene som stilles for bl.a. god tilgjengelighet og for å kunne ha et godt arbeidsmiljø. Utbedringene for Vollan 6 kan gjennomføres slik at lokalene er innflyttingsklare sommeren Nødvendige utbedringer på Vangstun betinger avklaringer i Rauma kommunestyre, og lokalene kan neppe stå ferdig før Etter en totalvurdering legges følgende prioriteringer til grunn for å kunne realitetsbehandle en leieavtale for Vollan 6, eller, en intensjonsavtale for Vangstun: Som prioritet nr. 1: Lokaler på Vangstun, forutsatt at en tilfredsstillende intensjonsavtale kan inngås innen 20. mai Som prioritet nr. 2: Lokalene i Vollan 6 utvides til å omfatte 1 etg. Det forutsettes at huseier bekoster avtalt renovering av lokalene i 1etg., og at ny husleieavtale kan inngås innen 10. juni Kirkelig fellesråd gir lederen og kirkevergen fullmakt til å forhandle fram den aktuelle avtalen. Tillitsvalgte og verneombud skal ha uttalerett. Endelig avtaletekst framlegges for Kirkelig fellesråd før avtale inngås. Enstemmig vedtat SAKSOPPLYSNING I sak 5/17 gjorde fellesrådet følgende vedtak: «Arbeidsgruppa får fullmakt til å videreforhandle med huseier om leie av 1. etg. i Vollan 6. Før inngåelse av ny leieavtale må en drøfte saken med kommunen og få garanti for inndekking av økte kostnader.» Ørnulf Rasmussen, Borgund AS har i samtale tilbudt å bekoste ombyggingen/renoveringen av 1. etg. Dette er stipulert til kr ,- Dvs en husleiereduksjon på ca. kr pr mnd. hvis 10 års nedbetaling. Ørnulf Rasmussen, Huseier Vollan 6 er orientert om at vi må avvente eventuelle videre drøftinger til kommunens tilbud er avklart. (vedlegg)

6 Etter møtet i fellesrådet kontaktet leder i FR, Per Bersås, rådmann Oddbjørn Vassli og ba om et møte vedr. behovet for økte økonomiske rammer dersom vi skulle inn i utvidet leie av Vollan 6. Mandag 6. februar møtte Per Bersås og Ruth Brennhaug Staurseth til et møte på Rådhuset. Det ble orientert om arbeidet som så langt har vært gjort for å finne /få på plass kontorlokaler som tilfredsstiller kravet til universell utforming på offentlige kontor. Vi orienterte også om at det både for inneværende år og for årene som kommer ville bli økt husleie og behov for økte budsjettrammer dersom vi går inn for å leie 1.etg i Vollan 6.i tillegg til de lokalene vi nå har. Rådmann og økonomileder ønsket at vi vurderte tilbudet de ville gi oss; nemlig å flytte kirkekontoret til Vangstun, før en evt sak om økte økonomiske rammer blir lagt fram for kommunestyret. Rådmann ba om en oversikt over våre behov for kontorlokaler /møterom m.m. og ville forelegge for oss en romløsning på Vangstun. Før evt. videre arbeid med Vangstun som nytt lokale, ønsket vi å se om dette kunne være aktuelt som kirkekontor. En befaring ble bestemt Med på denne befaringen deltok i tillegg til arbeidsgruppa Magny Landre (ny kirkeverge) Hans Oskar Gaustadnes (driftsleder fellesrådet), Paul Magne Venås (tillitsvalgt for ansatte i Rauma kirkelige fellesråd), Jo Unhjem Formålsbygg / Rauma kommune Befaring på Vangstun ( referat vedlegg) VANGSTUN Kommunen oversendte fem (5) alternativ til romløsning ved Vangstun.(vedlegg) Disse forslagene viser at det er mulig å få til tilfredsstillende antall kontor og andre rom en har bruk for på arealet som tilbys. Den ble det avholdt et møte på Rådhuset der følgende deltok: Rådmann Oddbjørn Vassli, Stig Malones og Jo Unhjem fra kommunen. Fra kirken: Per Bersås (leder i FR), Erling Nevland (prost/ med i arbeidsgruppa), Ruth Brennhaug Staurseth (kirkeverge) og Magny Landre (påtroppende kirkeverge) Følgende tema ble drøftet: Riktig areal er ganske nøyaktig 300 m² i første etasje, heisen medregnet. I kjelleren er planen foreløpig på 90 m² uten korridorer, men den løsningen må det jobbes noe mer med. Arealene kan bli noe justert ettersom hvor man legger skillet mellom areal til Kirkekontor og «høyblokka». lys og ventilasjonsforhold i kontorlokalene vil bli ut ført i h.h.t bygningsmessige forskrifter og krav og skal godkjennes av arbeidstilsynet ved bruksendring oppvarming av lokalet vil bli ved vannbåren varm Renovering vil skje etter at nåværende bruker er kommet i annet lokale, innflytting for kirken anslås til Husleie anslås til pr m2

7 Renovering av Vangstun vil bli en investering på 3-5 mill,saken må opp i kommunestyret. Rådmann legger opp til behandling i Formannskap 24.april og kommunestyret 9. mai Fra kirken ble det presisert at høyere husleie i nåværende lokaler i Vollan 6,1.+2. etg eller evt husleiei Vangstun, ikke må redusere bevilgningene til øvrig drift i kirken. Dersom Rauma kommunestyre sier ja til Kirkekontor i Vangstun, vil intensjonsavtale inngås og utforming av kontorlokale vedtas. Fellesrådet må i møtet avklare to alternativ: 1. Rauma kirkelige fellesråd fortsetter drøftingene med Borgund as om et forlenget leieforhold i Vollan 6 som også inkluderer 1. etg. 2. Rauma kirkelige fellesråd avventer vedtak i Rauma kommunestyret 9. mai 2017 angående et leieforhold på Vangstun. Velger fellesrådet å avvente kommunestyrevedtak i mai 2017, må huseier i Vollan 6 orienteres, og en må få en forsikring om at vi evt har et leieforhold fram til Skulle kommunestyret si nei til kirkekontor i Vangstun, må en gå videre med planene for 1.etg i Vollan 6. Vollan 6 En løsning med leie av 1.etg Vollan 6 er ikke en fullverdig løsning med tanke på universell utforming. Selv om det vil bli tilgang til 1.etg for alle, så vil kontorene forbli i 2.etg slik planene er nå. Mange års bruk har medført slitasje og behov for opp-pussing i 2.etg, så kostnader til vedlikehold på påreknes. Vangstun Et positivt vedtak i kommunestyret vedr. Vangstun som kontorlokaler for kirken, vil gi både kontorer, samtalerom og møterom og et «samlet» kontorfellesskap. Utenfor Vangstun er det gode parkeringsmuligheter både for ansatte og besøkende I møtet: Lars Olav Hustad orienterte om at han hadde blitt kontaktet av Kirkekomitéen «Kirke på Åndalsnes». De ønsker å få fortgang i bygging av ny kirke på Åndalsnes. I den nye kirken er det også tenkt kontorlokaler for Kirkelig fellesråd. FR oppfordret Grytten menighetsrådet og Kirkekomitéen til å gjøre de nødvendige vedtak i menighetsmøte før saken legges fram for fellesrådet. Menigheten må også fremlegge sitt vedtak om status til Grytten kirke dersom en ny kirke blir tatt i bruk i soknet.

8 Rauma kirkelige fellesråd /17 rbs ÅRSMELDING / ÅRSRAPPORTER 2016 ÅRSMELDING 2016 Rauma kirkelige fellesråd Vedlegg: Årsmelding Rauma kirkelige fellesråd 2016 Årsrapporter (driftsleder, diakon, organist, trosopplæring) Årsmeldinger og regnskapssammendrag fra menighetsrådene Innstilling: 1. Årsmelding for Rauma kirkelige fellesråd 2016 godkjennes. 2. Årsrapporter 2016 fra driftsleder, diakon, organist og trosopplæring taes til orientering. 3. Årsmeldinger og regnskapsrapporter 2016 fra menighetsrådene taes til orientering. Vedtak: 1. Årsmelding for Rauma kirkelige fellesråd 2016 godkjennes. 2. Årsrapporter 2016 fra driftsleder, diakon, organist og trosopplæring taes til orientering. 3. Årsmeldinger 2016 fra menighetsrådene taes til orientering. Regnskapsrapportene fra menighetsrådene sendes ut til fellesrådet senere. Kirkevergen legger fram vedlagte forslag til årsmelding for 2016 for virksomheten. Sammen med årsmeldingen følger rapporter fra driftsleder, diakon og organist, rapport fra trosopplæringa i Årsmeldinger og regnskapssammendrag fra menighetsrådene i alle sokna ligger også ved som orientering. I møtet ble det orientert om at kirkekontoret ikke hadde fått inn alle regnskapssammendragene signert av revisor fra menighetsrådene, de vil derfor bli utsendt senere.

9 Rauma kirkelige fellesråd /17 rbs ÅRSREGNSKAP 2016 Vedlegg: Regnskap 2016 Innstilling: Regnskapet for 2016 godkjennes Vedtak: Regnskapet for 2016 godkjennes Kommentarer Driftsregnskapet for 2016 viser et regnskapsmessig mindre forbruk (overskudd) på kr , har vært et normalt driftsår med nøktern drift. Menighetsrådene har betalt utgifter i forbindelse med trosopplæring i 2016 Alt utestående av fordelte utgifter vedr. kontorlokalet Vollan 6 for er betalt. Investeringsregnskapet. Egenkapitalinnskuddet på kr ,- er ført som kjøp av aksjer og andeler (KLP) og er finansiert ved bruk av disposisjonsfondet. Alt er finansiert i investeringsregnskapet. Minne-lund på Grytten kirkegård er vedtatt finansiert av disposisjonsfondet, faktura er ikke kommet.

10 Rauma kirkelige fellesråd /17 rbs BRUK AV OVERSKUDD PÅ DRIFT 2016 Innstilling: Overskudd for 2016 kr ,61 settes på disposisjonsfond VEDTAK: Overskudd for 2016 kr ,61 settes på disposisjonsfond Saksopplysning Regnskapet for 2016 viser et overskudd ,61,-. Regnskapet viser en nøktern drift, i tillegg til noen vakanser (ikke fast ansatt klokker, kirketjener Holm og Rødven). Det kan være mye en ønsker å bruke overskuddet til, men en foreslår i første omgang å sette dette på disposisjonsfond. En buffer for kommende år er godt å ha, da en ser at det kan bli økte kostnader ved nytilsettinger, nye kontorlokaler m.m. Dataverktøy blir fort en kostnad ved behov for utskifting.

11 Rauma kirkelige fellesråd /17 rbs HANDLINGSPLAN Innstilling: Rauma kirkelige fellesråd vedtar følgende Handlingsplan for : 2017 Maling av Holm kyrkje, tilstandsrapport Grytten kirke 2018 Maling Grytten kirke 2019 Maling Vågstranda kirke I planperioden arbeides det videre med parkeringsplass ved Sandnes gravsted. I planperioden utarbeides plan og iverksettes arbeid med oppgradering av HC-toalett ved kirkene i Rauma, forutsatt bevilgninger til arbeidet. Vedtak: Rauma kirkelige fellesråd vedtar følgende Handlingsplan for : 2017 Maling av Holm kyrkje, tilstandsrapport Grytten kirke 2018 Maling Grytten kirke 2019 Maling Vågstranda kirke I planperioden arbeides det videre med parkeringsplass ved Sandnes gravsted. I planperioden utarbeides plan og iverksettes arbeid med oppgradering av HC-toalett ved kirkene i Rauma, forutsatt bevilgninger til arbeidet. Saksbakgrunn ØKONOMIPLAN- HANDLINGSPLAN Kirkelig fellesråd skal hvert år vedta en rullerende økonomiplan. Planen skal gjelde for de neste 4 år. Planen skal gi en oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. DRIFT Inntekter drift: Kommunalt tilskudd drift Kommunalt tilskudd- tjenesteyting Andre inntekter Festeavgift Refusjon lønn diakon fra Møre bispedømme (50 %) Tilskudd trosopplæring fra Møre bispedømme Refusjon lønn prostesekretær fra Møre bispedømme Konfirmantavgift- opphold leir /andre fellesarrangement Menighetsrådene materiell trosopplæringa

12 Det kommunale tilskuddet til drift og tjenesteyting for 2017 er på kr For perioden er det i kommunens økonomiplan lagt inn kr Dette beløpet vil justeres i forhold til lønns- og prisvekst, men det ser ikke ut til at det vil gi oss noe særlig større handlingsrom i perioden. Festeavgiftene varierer fra år til år, det er stor variasjon i antall festeavtaler som skal fornyes fra år til år, det er også stor variasjon når det gjelder hvor mange som ønsker å forlenge avtaler. F Tilskuddet til trosopplæring har vært forutsigbart med en årlig oppjustering i forhold til lønns og prisvekst. Konfirmantavgiften var i 2016/2017 kr 1500,-. Dette dekker utgiftene i forbindelse med leir og andre arrangement i konfirmanttida Konfirmantavgiften bør ikke bli noe høyere. Kommunen/ Kirkelig fellesråd skal dekke utgifter til lokaler, utstyr og materiell til konfirmantopplæringen (KL 14 og 15) Menighetsrådene- materiell trosopplæring; dette varierer også etter hvor mange som deltar ved de ulike tiltak Refusjon av lønn diakon er fast 50 % av inntil 100 % stilling. Refusjon lønn prostesekretær er fast i forhold til utbetalt lønn. DRIFT Den norske kirke Drift kommunalt kommentar økonomiplan tilskudd Trosopplæring ? 590? Tildeling i 2017 vil bli som 2016, men fremtiden er nok mer usikker Konfirmantavgift Refusjon diakon Refusjon prostesekretær Refusjon menighetsråd Festeavgift % lønn dekkes av BDR Hele lønna dekkes av BDR Materiell trosopplæring, INVESTERING Tiltakene som ligger inne er prioritert for perioden og en vil fraråde å endre på prioriteringene. En vet hva en kan forvente å få i investeringsmidler hvert år, men konstaterer at behovene er mye større en det en får midler til. Det må derfor søkes om ekstra bevilgning før nye tiltak evt. kan iverksettes i perioden. Kirker 2017 Holm kirke: Maling/vedlikehold av kirka. Kirka er malingsslitt og har mye sopp angrep. Tilbudsrunde er gjennomført og laveste anbud er noe lavere enn forventet, men en vet ikke hvor mye trevirke som må skiftes før en starter vasking og skraping.

13 Det er kanskje mulig at investeringsmidler for 2017 kan rekke til en tilstandsrapport på Grytten kirke. Menighetsrådet i Øverdalen vedtok å starte maling av kirka på dugnad i 2016, arbeidet ble ikke fullført, men en har som mål å få avsluttet dette i Fellesrådet dekker kostnaden av maling. Kirker 2018 Grytten kirke Maling utvendig av kirka. Hele kirka er veldig falmet og nedslitt, mye malingsflassing. Kirker 2019 Vågstranda kirke Maling utvendig på deler av kirke Kirkegårder 2017 Sandnes gravplass: Det er ikke parkeringsplasser ved Sandnes gravsted. Med den trafikken som er på fylkesveien er det veldig viktig at vi får på plass en parkeringsplass. Planen var oppstart i 2015, men på grunn av uavklarte eierforhold, ble dette utsatt og pengene ble brukt til renovering sanitærbygget ved Kors kirke. Grunnkjøp står ufinansiert også i 2017, det er ikke midler til videre arbeid med dette uten tilleggsbevilgninger. UTFORDRINGEN I kommunens økonomiplan ligger det i perioden inne årlige tilskudd på investering kr kirkebygg kr kirkegårder (NB! Kirkelig fellesråd disponerer fritt de tildelte kr ) INVESTERINGSBEHOV De nærmeste årene er det maling av kirker som står på planen, og videre vil det alltid være behov for maling og annet vedlikehold. Men det er et forsømt område som en må ta tak i, det er en plan for oppgradering av toalett i /ved kirkene. Dette bør en starte med i denne planperioden. Det er tilfredstillende HC-toalett i Grytten kirke, ved Kors kirke og i Innfjorden. bedehuskapell. Ved Øverdalen kirke er det mulig å bruke HC- toalett i forsamlingshuset ved kirken.. I de andre kirkene (Voll, Vågstranda, Hen, Eid, Holm og Rødven) må det enten bygges om eller bygges nytt. Dersom det er mulig å få ekstrabevilgninger burde en fått satt i gang dette arbeidet så snart som mulig.