Møteprotokoll Rauma kirkelige fellesråd Rådhussalen

Transkript

1 Møteprotokoll Rauma kirkelige fellesråd Rådhussalen Fremmøtte: Per Bersås, Iver Marius Kleiva, Terje Bjerkeli, Astrid Åsgård, Håvar Berild, Erling Nevland Ruth Brennhaug Staurseth (kirkeverge/sekr) Forfall: Ann- Kjersti Hernæs, Bente Alnæs, Lars Olav Hustad Møtende vara: Jorunn Michelsen, Svea Stolpestad, Arne Hop Ord for dagen v/ Ruth Brennhaug Staurseth Sakliste Sak 1/16 Godkjenning av innkalling Sak 2/16 Godkjenning av sakliste Sak 3/16 Godkjenning av møteprotokoll Sak 4/16 Sak 5/16 Referatsaker/ Orienteringssaker Rådsopplæring Sak 6/16 Valg av 3 varamedlemmer til administrasjonsutvalg/ forhandlingsutvalg Sak 7/16 Møtegodtgjørelse for Kirkelig fellesråd/ Administrasjonsutvalg/ Forhandlingsutvalg Sak 8/16 Regnskapsrapport pr Sak 9/16 Budsjett 2016 Sak 10/16 Drøftingssaker Samling med ansatte Minnelunder Underskrifter: Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet.

2 Fellesrådet /16 rbs GODKJENNING AV INNKALLING Innstilling: Innkalling godkjent Vedtak: Innkallinga godkjent RAUMA KIRKELIGE FELLESRÅD Fellesrådet /16 rbs GODKJENNING AV SAKLISTE Innstilling: Sakliste godkjent Vedtak: Sakliste godkjent RAUMA KIRKELIGE FELLESRÅD Fellesrådet /16 rbs Godkjenning av møteprotokoll Innstilling: Møteprotokoll fra godkjennes Vedtak: Møteprotokoll fra godkjennes

3 Fellesrådet /16 rbs REFERATSAKER/Orienteringssaker - Møteprotokoll Administrasjonsutvalget Årstatistikk 2015 til SSB - Økonomireglement Rauma kirkelige fellesråd - "Avtale om tjenesteyting mellom Rauma kommune og Rauma kirkelige fellesråd". - Handlingsplan - Leder henviste i tillegg til HÅNDBOK for MENIGHETSRÅD og KIRKELIG FELLESRÅD, kap 8 Innstilling: Referatsaker / orienteringssaker taes til orientering Vedtak: Referatsaker / orienteringssaker taes til orientering Kommentarer til vedlegg: Handlingsplanen rulleres hvert år og skal opp på møtet 14. april.

4 Fellesrådet /16 rbs RÅDSOPPLÆRING/ OPPLÆRINGSBEHOV KA (Arbeidsgiverorganisasjon for kirkelig virksomhet) tilbyr opplæring for medlemmene i kirkelig fellesråd. Opplæringa er todelt. Del 1 hadde kirkevergen på det første møtet for det nye rådet den 3. desember Alle rådsmedlemmene var tilstede og alle fikk oversendt foilene som ble brukt sammen med møtereferatet. Del 2 Rådsopplæring for Molde domprosti og Indre Romsdal prosti Sted: Scandic Seilet plasser, 36 påmeldt Kurset vil ta for seg fellesrådets styrings- og forvaltningsansvar som rådet ivaretar på vegne av soknene i Den norske kirke hvor forvaltningsoppgaver innen økonomi, personal, kirkebygg og gravplass utgjør kjerneoppgavene. Samspillet mellom menighetsråd og kirkelig fellesråd er svært viktig. Kurset vil ta opp mange av de utfordringene og mulighetene som ligger i samspillet mellom menighetsråd og fellesråd, og inspirere til god samstyring. Det vil også bli fokusert på fellesrådets forhold til kommune og bispedømmeråd. Målgruppe: Alle valgte både de som er valgt for første gang og de som har fått fornyet tillitt Kommunens representant Prost/prest Kirkeverger Innhold: Gjennomgang av fellesrådets viktigste ansvar og oppgaver som: Arbeidsgiveransvar, personalpolitikk og personalforvaltning Forholdet til daglig leder/kirkeverge og øvrige tilsatte Forholdet til menighetsrådets planer, prioriteringer og til prestetjenesten Ivaretakelsen av et forsvarlig arbeidsmiljø/hms Økonomi ressursfordeling og planarbeid Kirkens tilskuddskilder (kommune og stat/bispedømmeråd) og kostnadsdrivere Årshjul og planarbeid Regnskap og rapportering

5 Byggforvaltning bruk og vern Gravferdsmyndighet for alle i kommune Målsettinger: God forståelse for roller og ansvar God samhandling mellom de kirkelige råd og prestetjenesten Økt kunnskap Trygghet i eget rådsarbeid Kunnskap om KAs medlemstilbud og andre støtteressurser Tidsramme/program: Kurset avholdes i tidsrommet Det innledes med middag kl og undervisningen starter kl Drøfting: Noen av rådsmedlemmene har meldt fra om at de ikke har anledning å delta på kurset. Er det noen behov for utfyllende opplæring? Det ble ikke meldt behov for utfyllende opplæring, men det ble understreket at både menighetsrådene og fellesrådets medlemmer må bruke Håndboka og sette seg inn i regelverk og forskrifter. Fellesrådets medlemmer må gjerne kontakte kirkekontoret dersom det er noe de lurer på.

6 Fellesrådet /16 rbs VALG AV 3 VARAMEDLEMMER TIL ADMINISTRASJONSUTVALG/ Innstilling: Saken legges fram uten innstilling Vedtak: Valg av 3 varamedlemmer til administrasjonsutvalg/ forhandlingsutvalg I henhold til KL 35 skal det etableres et utvalg (administrasjonsutvalg/ partssammensatt utvalg) hvor arbeid Arbeidsgiver og de tilsatte. Arbeidsgiver skal ha flertall og leder i utvalget. For å ivareta forhandlinger om lokale lønns- og arbeidsforhold, bør kirkelig fellesråd nedsette et forhandlings I møtet i sak 47/15 ble følgende valgt som faste medlemmer: Per Bersås (leder), Håvar Berild (nestleder), Bente Alnæs. Det må også velges 3 varamedlemmer, dette ble glemt på møtet Saken legges fram uten innstilling Framlagt forslag i møtet på følgende vara i rekkefølge: 1. Iver Marius Kleiva 2. Astrid Åsgård 3. Terje Bjerkeli Vedtak: Følgende vara i rekkefølge til administrasjonsutvalg/ forhandlingsutvalg: 1. Iver Marius Kleiva 2. Astrid Åsgård 3. Terje Bjerkeli

7 Fellesrådet rbs Vedlegg: Godtgjørelse folkevalgte MØTEGODTGJØRELSE FOR KIRKELIG FELLESRÅD/ ADMINISTRASJONSUTVALG/ FORHANDLINGSUTVALG Saksopplysning Det er ulik praksis i fellesrådene når det gjelder møte- og skyssgodtgjørelse. Det å sitte i et råd er et offentlig verv som en har plikt til å utføre dersom en blir vald. Fellesrådet bør vurdere om en har økonomi til å gi godtgjørelse. Det kan være naturlig å legge godtgjørelsesreglementet i kommunen til grunn for utrekninga. På den andre side er det også naturlig å se til hvordan de andre fellesrådene i prostiet forholder seg til møtegodtgjørelse Geistlig representant får ikke møtegodtgjørelse, da møtene er pålagt arbeidstid. 1) Kommunens satser (se vedlegg) Godtgjørelsen ved kommunale styreverv er satser beregnet ut fra prosenter av ordførerens lønn. 2) Nesset kirkelige fellesråd har følgende satser for godtgjørelse til fellesrådet: leder kr 5000,- pr år + møtegodtgjørelse, medlemmer kr 400,- pr møte. Antall møter begrenses til 6 pr. råd. I tillegg utbetales kjøregodtgjørelse etter offentlig takst. 3)Vestnes kyrkjelege fellesråd betaler kr 510,- pr møte og dobbel betaling for leder. Der har det ikke vert krevd kjøregodtgjørelse Det er rimelig at de som gjennom et offentlig valg har fått et verv som de har plikt til å utføre får godtgjørelse. Kirkelig fellesråd i Rauma har gjennom mange år hatt en stram økonomi, men medlemmene har de to siste periodene mottatt møtegodtgjørelse. Rauma kirkelige fellesråd er egen juridisk enhet og bestemmer selv sin godtgjørelse. Gjeldende møtegodtgjørelse i Rauma kirkelige fellesråd er kr 6000,- pr år + vanlig møtegodtgjørelse til leder og kr 450,- pr møte for medlemmer. Møtegodtgjørelse skal vedtas årlig.

8 Reglement for godtgjørelse til Kirkelig fellesråd/ Administrasjonsutvalg Møtegodtgjørelse Medlemmer av kirkelig fellesråd gis godtgjørelse for møter etter disse satsene: Leder (for året, i tillegg til møtegodtgjørelse ) 7000,- Medlem (pr. møte) 470,- Når møter - i leders fravær - ledes av nestleder, tilkommer vedkommende dobbel møtegodtgjørelse. 2. Kjøregodtgjørelse Kjøregodtgjørelse pr. km Gjeldende Off. sats Passasjer tillegg pr.km (pr.pers) 3. Godtgjørelse for tap av arbeidsinntekt Eventuelle tap av arbeidsinntekt for å delta på møter godtgjøres ikke 4. Ansatte som medlemmer av råd/ utvalg Egne ansatte som er pålagt representasjon (Adm.utv), tilkommer ikke møtegodtgjørelse. Møter som ligger utenom ordinær arbeidstid behandles etter lønns og arbeidstidsavtale. 5. Annen godtgjøring Denne godtgjøringen omfatter ikke andre møter og/eller representasjoner. Hvis slike forhold skal godtgjøres, så må det bestemmes i hvert enkelt tilfelle (budsjetteres) 6. Fortolkning Spørsmål om fortolkning av dette reglement avgjøres av Fellesrådet. 7. Gyldighet Dette reglementet er vedtatt av Rauma kirkelige fellesråd og gjelder for Innstilling: Kirkelig fellesråd godkjenner «Reglement for godtgjørelse til Kirkelig fellesråd/ Administrasjonsutvalg 2016 datert » Per Bersås erklærte seg inhabil i saken etter som han allerede er valgt til leder, han fratrådte og Håvar Berild ledet møtet i denne saken. Det ble satt fram forslag om at møtegodtgjørelse behandles før valg av leder for 2017 Vedtak: 1. Kirkelig fellesråd godkjenner «Reglement for godtgjørelse til Kirkelig fellesråd/ Administrasjonsutvalg 2016 datert » 2. Møtegodtgjørelse behandles før valg av leder for 2017.

9 Fellesrådet /16 rbs REGNSKAPSRAPPORT PR Vedlegg: Detalj-regnskap drift og investering pr Innstilling: Regnskapsrapport pr / foreløpig regnskap 2015 taes til orientering Vedtak: Regnskapsrapport pr / foreløpig regnskap 2015 taes til orientering Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Tekst Utgifter Utgifter Inntekter Inntekter Administrasjon Kirker Kirkegårder Annen kirkelig virksomhet Kontrollsum Overskudd Kommentarer til regnskap pr Det framlagte regnskap pr er foreløpig og ikke avsluttet. En må regne med justeringer. Regnskapet viser et overskudd på Men en del utgifter er ennå ikke betalt/ regnskapsført fellesutgifter på Vollan 6 (strøm, kommunale gebyr). Tjenesteyting 3. tertial er ikke ført (vel ) Regnskap/revisjon ikke ført (92 000) Flere langtidssykemeldinger medførte refusjon av sykepenger og utgjør det meste av overskuddet. (se Annen kirkelig virksomhet)

10 Administrasjon Overskridelser på kontorhold og annonser har sammenheng med kirkevalget, men dette er refundert fra Kirkerådet. Utlysning av ledige stillinger har medført økte annonseutgifter. Posten «Andre utgifter» er overskredet, her ligger kostnader for trykking/porto Menighetsbladet, men dette er også refundert fra Menighetsbladets konto. Overskridelse på møter ( ; både avskjed og velkomst for proster, Nesset og Vestnes kirkelige fellesråd har refundert sine andeler. Lisens dataprogram redusert etter skifte av support. Kirker Lønn faste stillinger/lønn klokker/lønn kirketjener går litt over i hverandre. Kilometergodtgjørelse overskridelse bl.a har sammenheng med lang arbeidsvei for ansatte Kommunale gebyr kirke/kirkegårder må sees i sammenheng Vedlikehold bygg/anlegg og utstyr/inventar sammenfaller en del. Kirkegårder Siste året har vi hatt flere begravelser/urnenedsettelser av «bosatt utenfor «kommunen. Annen kirkelig virksomhet Ansatte har vært sykemeldt / arbeidsavklaring, vikar på timer 1. halvår og i vikariat fra august og ut året. Ikke alle stillinger er egnet til å sette inn vikar på kort varsel. Menighetsrådene er ikke belastet med materiell til trosopplæring i Konfirmasjonsundervisning er overskredet i forhold til budsjett, her ble flere voksenledere engasjert i i forbindelse med leiren. Innkjøp av instrument til bruk ved ungdomsgudstjenester og andre arrangement dekkes av trosopplæringsmidler.

11 Fellesrådet /16 rbs BUDSJETT 2016 Innstilling: Rauma kirkelig Fellesråds budsjettforslag for 2016 vedtatt som her beskrevet. VEDTAK : Rauma kirkelig Fellesråds budsjettforslag for 2016 vedtatt med følgende rammer: Drift 2016 Budsjettframlegget for 2016 godkjennes med følgende rammer: 1. Driftstilskudd Rauma kommune kr Tjenesteytingsavtale med Rauma kommune kr Drift 2016 Tekst Utgifter Inntekter Administrasjon Kirker Kirkegårder Annen kirkelig virksomhet Kontrollsum INVESTERING 2016 kirker/kirkegårder kr Voll kyrkje kr tilbakebetaling lån Wenaas Resterende investeringsmidler går til sanitærbygg ved Kors kirke.

12 KOMMENTAR TIL BUDSJETT DRIFT 2016 DRIFT Bevilgning vedtatt i Rauma kommunestyre Driftstilskudd kr Tjenesteyting (gravferd/kirkegårder) kr Sum kr Kommunalt tilskudd skal dekke følgende utgifter: Drift og vedlikehold av kirker Utgifter til anlegg og drift av gravplasser Lønn til kirkelig bemanning Lønn daglig leder av kirkelig fellesråd Administrasjon og kontorhold, utgifter til konfirmasjonsundervisning, også kontorhold prester Annen kirkelig undervisning (trosopplæring), diakoni, kirkemusikk. Inntekter utenom kommunalt tilskudd: Festeavgift Tilskudd ½ lønn diakon (bispedømme) Tilskudd trosopplæring (bispedømme) Refusjon lønn prostesekretær Konfirmantavgift dekker opphold på leir i konfirmanttida. Menighetsrådene betaler noe av utgiftene til trosopplæring (4- årsbok, 6-årsbok, bibler, arrangement konfirmanter m.m.). INNVESTERING Kommunal bevilgning Rauma kommunestyre Kirker/Kirkegårder 2016 kr Rauma kirkelige fellesråd har i sin handlingsplan vedtatt følgende prosjekt for 2016: Voll kyrkje kr tilbakebetaling lån Wenaas Resterende investeringsmidler går til sanitærbygg ved Kors kirke. Klargjøring for parkering ved Sandnes gravplass har vært forsøkt satt i gang i 2015, men der har en ikke kommet videre i forhold til grunnavståelse. Derfor har midler blitt omprioritert til oppstart av renovering av sanitærbygget ved Kors kirke og dette må fullføres i 2016.

13 Fellesrådet /16 rbs Drøftingssaker -Samling med ansatte - Minnelunder Samling med ansatte Kirkelig fellesråd har «i alle år» invitert ansatte i kirkelig fellesråd + prestene til en samling. I begynnelsen var dette et førjulstreff, de siste 5-6 årene har samlingen vært i januar/ februar. Hovedsakelig har dette vært et sosialt samvær med god mat og litt lødig program. I begynnelsen sørget fellesrådets medlemmer for mat og program. De senere årene har mat blitt bestilt. Det har blitt stilt noen spørsmål vedrørende samlinga.: Er det en samling vi ønsker/ har behov for? Hva er målsettingen? Innhold? Opplegg? Ansvar? I stabsmøtet fikk staben følgende spørsmål: Møte med ansatte og arbeidsgiver (Fellesrådet)- Har vi som ansatte noen tanker og ønsker til et slikt samvær? Innspill «Viktig med en kontakt arbeidsgiver og ansatte, kanskje spesielt viktig for mennesker i småe stillinger, som sjelden møter sine kollegaer. Viktig at fellesrådet helt og fullt er klar over sitt arbeidsgiveransvar og hva det innebærer. Hvorfor samles vi? Hva tenker fellesrådet? Trenger ikke gjøre det arbeidskrevende å arrangere, det er vilje til å hjelpe til fra stabens side, både før og etter samlingen, og også med mat. Enkel bevertning er helt ok, og det kan godt være et tema for samlingene som angår de fleste i arbeidsdagen. Sosialt samvær, prate sammen. Inspirasjon. Forslag samlingssted; Åndalsnes bedehus, Isfjorden bedehus, Innfjorden bedehuskapell.» Fellesrådets medlemmer drøfter saken. KONKLUSJON Rauma kirkelig fellesråd inviterer til en samling for de ansatte tirsdag 8. mars kl Det arbeides videre med arrangementet ut fra samtalen i møtet og innspill fra staben.

14 Minnelunder Endringer i samfunnet fører med seg mange ulike utfordringer. En familie bor ikke på samme gården/ i samme bygda/ byen i generasjon etter generasjon lenger. Mange opplever i dag at barna flytter ut, etablerer seg langt unna barndomshjem og foreldre. Når den dagen kommer at foreldrene er borte, er det ganske mange som ikke har nær slekt til å f.eks stelle et gravsted slik vi kjenner det best. Dette har reist en del spørsmål, bl.a om en ny type kirkegårder. I den sammenheng er det altså at minnelunder har blitt et alternativ. Det er et gravsted for urner Det er to typer minnelunder: Anonym minnelund Gravstørrelse 50x50 cm Ingen pårørende tilstede ved nedsettelse Felles minnesmerke uten navn Navnet minnelund Gravstørrelse 50x 50 Pårørende tilsted ved nedsettelse Fellesminnesmerke med navn I Rauma har vi: Anonym minnelund på Grytten kirkegård Navnet minnelund på Voll kirkegård Anonym og navnet minnelund på Rødven kirkegård Ved utvidelser av kirkegårder er det naturlig at minnelunder reguleres inn. På de eksisterende kirkegårdene vil oppretting av minnelunder må det en omregulering til, minnesmerke og beplantning påkostes. Minnelunder og minnesmerke må godkjennes av biskop. Anonym minnelund er brukt, ellers har vi hatt to-tre spørsmål om det er mulighet for navna minnelund, men ikke brukt mulighet enda. Spørsmålet er om det skal være minnelunder på alle kirkegårder i kommunen- og videre om kommunen kan stille midler til disposisjon for opprettelse? (Vedlegg: Henvendelse fra Terje Mauring datert ) KONKLUSJON Til møtet ber en administrasjonen legge fram en sak om minnelunder med Status minnelunder Behov og muligheter for minnelunder Praktiske vurderinger av minnelunder: størrelse- minnesmerke- vedlikehold av navneplater - økonomi Be om tilbakemeldinger/innspill fra menighetsrådene Terje Mauring får en tilbakemelding på foreløpig saksgang.