Deres referanse Vår referanse Dato /

Transkript

1 POLITIET POLI11DIREKTORATET Det kongelige justis- og politidepartement Postboks 8005 Dep 0030 OSLO Deres referanse Vår referanse Dato / Høringsbrev - NOU 2010:2 Håndhevelse av offentlige anskaffelser Vi viser til brev fra Justisdepartementet datert og til e-post og telefonsamtale Vedlagt følger høringssvar fra Politiets data- og materielltjeneste (PDM1). Politidirektoratet slutter seg til de kommentarer og merknader som fremgår PDMTs høringssvar. Med hilsen Arnt Inge Rolland Vidar Sandem avdelingsdirektør seksjonssjef Saksbehancller Rolf M. Groth Tlf: Politidirektoratet Post: Postboks 8051 Dep., 0031 Oslo Besøk: Hammersborggata 12 Tlf: Faks: E-post: politidirektoratet@politiet.no Otg. nr.: mva Bankgito:

2 POLITIET Politidirektoratet v/rolf Magnus Groth Postboks 8051 Dep 0031 Oslo Deres referame 2010/ Vår refirante Dato 2010/ PDMTs høringssvar til NOU 2010:2 Håndhevelse av offentlige anskaffelser Det vises til Politidirektoratets brev av , der Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementets høringsbrev av lå vedlagt. Politiets data- og materielltjeneste (PDM1) har etter forespørsel til POD fått utsatt svarfrist til Vedlagt føler PDMTs kommentarer til utvalgets forslag til gjennomføring av Direktiv 2007/66/EF, heretter omtalt som håndhevelsesdirektivet. PDMT kommenterer utredningen på bakgrunn av sin erfaring fra anskaffelser innen klassisk sektor. Med hilsen Barbro Bottheim avdelingsdirekter Saksbehanciler: Marion Aassved Tlf: Politiets data- og materielitjeneste Al orstaa, bessk: Serkedakveim 27 Post: Postboks 8031 Dep, 0030 OSLO Tffl Faks: E-post post.pdmt@politiet.no Org. nr.: Bankgiro:

3 POLITIET Politidirektoratet Postboks 8051 Dep 0031 OSLO Deres referaose 2010/ Vår toferaose Dato 2010/ Høringssvar - NOU 2010:2 Håndhevelse av offentlige anskaffelser Det vises til Politidirektoratets brev av , der Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementets høringsbrev av lå vedlagt. Innledning Politiets data- og materielltjeneste (PDMT) er politietatens sentrale innkjøpsorganisasjon. PDMT er ansvarlig for å dekke politietatens behov for IKT-utstyr og polititeknisk materiell, i tillegg til å inngå de tjenestekontrakter som behøves for å bistå etaten i å utføre sine pålagte oppgaver. Tall fra Politidirektoratet kan tyde på at etaten samlet anskaffer varer og tjenester for om lag 3 milliarder kroner årlig. Politidistriktene er selvstendige oppdragsgiverer for enkelte anskaffelser innen sitt distrikt. Det meste av dette er standard hyllevare og enklere typer tjenester som EUs innkjøpsdirektiv er ment å regulere. Det er imidlertid en del polititeknisk materiell som PDMT mener det er vanskelig å katakterisere som "standard hyllevare". For disse anskaffelsene er anskaffelsesregelverket mindre egnet for den type regulering som hensynet til konkurranse tilsier. En strengere håndhevelse enn det som følger av dagens regelverk kan her medføre mindre heldige konsekvenser for politietaten. PDMT tenker da særlig på noen få særskilte grupper innad i politiet (spesialenheten), der behovet for spesialutstyr er vanskelig å tilfredsstille på forsvarlig måte ved innkjøp gjennom dagens regelverk. G n rell komm r 1 ' ktive Utvalgets gjennomgang av de hensyn håndhevelsesdirektivet skal ivareta oppleves som nyansert. PDMT er som offentlig oppdragsgiver likevel glad for at flertallet av medlemmene i utvalget har sett at det også gjør seg gjeldende mothensyn, som gjør at det å gjennomføre håndhevelsesdirektivet kan medføre at anskaffelsesprosesser blir dyrere, tar lengre tid og oppleves som en mer konfliktfyk prosess. PDMT mener håndhevelsesdirektivets nye sanksjoner kun bør innføres i den grad det er nødvendig. Der håndhevelsesdirektivet gir statene valgfrihet, bør Norge velge den innføringsmåten som påvirker gjeldende rett i minst mulig grad. Politiets data- og materietitieneste Majorstua, bruk Sarkedalswien 27 Post: Postboks 8031 Dep, 0030 OSLO Tlf: Faks: E-post: post.pdnit@politiet.no Org. nr.: Bankgiro:

4 2 PDMTs høringssvar følger utredningens inndeling etter kapittel. 2 Ma riell r 1 r 2.1 Karensperiode kapittel 7 Det følger av dagens regelverk at oppdragsgiver skal gi leverandører mulighet til å klage på beslutningen om å tildele en kontrakt i forbindelse med gjennomføringen av en konkurranse. Håndhevelsesdirektivet fastsetter nå en karensperiode med samme virking. Den praktiske betydningen av bestemmelsen er derfor liten for de oppdragsgivere som har innordnet seg etter regelverket. Utvalgets flertall mener karensperiode kun bør innføres for anskaffelser over EØS-terskel. PDMT støtter dette Karensperiodens lengde Håndhevelsesdirektivet skiller mellom bruk av elektronisk kommunikasjonsform og andre typer kommunikasjon. Ved bruk av for eksempel e-post vil karensperioden minimum være 10 dager. Ved bruk av annet kommunikasjonstniddel er karensperioden minimum 15 dager. Både utvalgets mindretall og utvalgets flertall har gode argumenter for hvordan karensperiodens lengde skal reguleres. PDMT kommenterer derfor begge forslag. PDMT støtter utvalgets mindretall i at det av rettstekniske grunner kan være hensiktsmessig at minimumsfristen på 15 dager utgjør karensperioden, og at antall dager bør være lik uavhengig av hvilket kommunikasjonsmiddel som benyttes av oppdragsgiver. PDMT er enig med nfindretallet i at fem ekstra dager i en karensperiode utgjør liten tid sett i forhold til helheten i anskaffelsesprosessen. PDMT stiller seg likevel tvilende til om de fem ekstra dagene vil utgjøre en forskjell for leverandører som ønsker å klage på beslutningen om tildeling. Som oppdragsgiver har PDMT inntrykk av at leverandører bestemmer seg i løpet av relativt kort tid (noen få dager) for om de vil klage på beslutning om tildeling. PDMT har merket seg at utvalgets flertall åpner for å endre kravet til innhold i en meddelelsesbeslutning. Sett i sammenheng med at det kan bli endringer som gjør at oppdragsgivers begrunnelse for tildeling av kontrakt ikke behøver å inneholde en individuell begrunnelse, synes en noe lengre karensperiode fornuftig. En 15 dagers frist vil gi leverandører tid til å be om en nærmere begrunnelse. Dersom oppdragsgiver skal ha tid til å behandle denne før utløp av minimumsperioden vil 15 dager kunne være nødvendig. PDMT er enig med utvalgets flertall i at det er mer fleksibelt med en frist som kan variere. En valgfrihet for oppdragsgiver er å foretrekke. PDMT benytter e-post for å få meddelelser ut til leverandørene på en rask måte. Virksomheten sender imidlertid ut alle originale brev per post. Det kan her oppstå tvil om det er 10 dager eller 15 dager som utgjør riktig lengde på karenspetioden. PDMT mener det i slike tilfeller bør reguleres hvilken frist som skal legges til grunn. Dette vil flerne en eventuell uenighet om hvilken frist som skal danne utgangpunktet for karensperiodens lengde. PDMT mener at der oppdragsgiver sender ut brev per e-post og vanlig post, bør e-postfristen gjelde Skjæringstidspunktet for inngåelse av kontrakt PDMT mener dagens regelverk bør opprettholdes så langt som mulig, der det ikke er påkrevd at endringer gjøres for å oppfylle håndhevelsesdirektivet. Dagens regel om at

5 3 kontrakt anses inngått når begge parter har signert bør derfor videreføres. Ved signering av begge parter fremgår det tydelig når karensperioden er utløpt. Regelen er innarbeidet hos både oppdragsgivere og leverandører. PDMT tror derfor det vil skape unødig usikkerhet og oppleves som en større endring dersom også reglene for når kontrakt er inngått endres Meddelelse om tildelingsbeslutning PDMT er enig med utvalget i at karensperiodens lengdemå være uavhengig av tildelingsbeslutningens innhold Berørte leverandører PDMT synes begrepet "berørte leverandører" er bra. PDMT mener imidlertid at det bør gjøres et tillegg i siste kategori (her satt i kursiv) i utvalgets definisjon av "berørte leverandører": leverandører som har levert inn forespørsel om å delta i en konkurranse og som ikke har fått meddelelse om at deres forespørsel er avvist eller forkastet alle leverandører som har levert inn tilbud og som ikke er blitt avvist fra konkurransen PDMT mener her at det bør presiseres at "berørte leverandører" kun er de leverandører som ikke er blitt endelig utelukket fta konkurransen. For oppdragsgivere som kjører mange anskaffelsesprosesser i året, vil en avgrensaing av "berørte leverandører" som skal ha meddelelse om tildeling lede til en forenkling av anskaffelsesprosessen. 2.2 Suspensjon - kapittel 8 Utvalgets flertall mener at suspensjon kun bør innføres for de tilfeller det klagen gjelder tildelingsbeslutningen, og der det uttrykkelig fremgår at det gjøres gjeldende at tildelingsbeslutningen er feil. PDMT er enig i dette. PDMT mener domstolsmodellen er best egnet til å ivareta den funksjon "klageorganet" etter håndhevelsesdirektivet skal ha Hva utløser suspensjon PDMT er enig med utvalget at det uttrykkelig må fremgå av leverandørens prosessvarsel at saken reises på grunn av uenighet om tildelingen av kontrakten, og at leverandøren må påstå at beslutningen er feil - altså at det stilles krav til innholdet i begjæringen som ska1 utløse suspensjon. Et slikt krav til innhold vil kunne begrense de helt unødvendige klagene fra leverandørene Når opphører suspensjon Dersom retten finner begjæringen ubegrunnet, bortfaller suspensjonen. I mangel av en mer konkret fastsatt frist for når et klageorgan skal ha avgjort saken, men med utgangspunkt i tiden det tar retten å behandle en begjæring om midlertidig forføyning, anser PDMT reguleringen for fornuftig. PDMT ser for seg at domstolene kanskje vil oppleve en økt pågang rett etter innføringen av håndhevelsesdirektivet. I en overgangsfase bør det vurderes å øke domstolenes kapasitet Dersom domstolene blir klageorgan bør anskaffelsessaker til en viss grad prioriteres. En effektiv saksbehandling i denne fasen av anskaffelsesprosessen er viktig fordi det er like før signering av kontrakt og vedståelsesfristens utløp.

6 4 Dersom domstolene ikke blir "klageorgan" anser PDMT det som hensiktsmessig å sette en øvre grense for når saken bør være ferdigbehandlet av klageorganet. 2.3 Soksmålsfrister og klageprosess kaptittel 9 Utvalget går inn for å at det kan gis en frist for å begjære midlertidig forføyning mot en beslutning om å avvise en leverandør fra konkurransen eller forkaste tilbudet. Utvalgets frist på 15 kalenderdager er imidlertid en lang frist. PDMT har ingen innvendinger til at det kun er begjæringen om raidlertidig forføyning som avskjæres, og ikke andre typer søksmål. PDMT mener fristen bør være kortere. PDMT vil foreslå 10 kalenderdager. Det vil i avvisningene av en leverandør ofte være et mindre komplisert faktum, særlig sett i forhold til beslutningene om tildeling. En 15 dagersfrist synes derfor lang Særsidlt klagefrist for sanksjonen "uten virkning" PDMT har ingen innvendinger mot utvalgets forslag. 2.4 Nye sanksjoner mot ulovlig direkte anskaffelser kapitte Sanksjonen "uten virkning" Utvalget går inn for kun å innføre sanksjonen "uten virkning" for ulovlig direkte anskaffelser over EØS-terskelverdi. PDMT støtter utvalgets syn Unntak fra sanksjonen "uten virkning" Utvalget anbefaler at unntaket innføres i norsk rett. Unntak fra sanksjonen "uten virkning" er knyttet til hensynet til allmennhetens interesser. PDMT ser at politietaten har et særskilt behov for at unntaket gjennomføres, og støtter utvalget. PDMT har merket seg utvalgets syn om at det vil være mulig å benytte unntaket dersom annullering av kontrakten gjør det umulig for oppdragsgiver å oppfylle lovpålagte fotpliktelser ovenfor borgerne i et ikke helt ubetydelig omfang. Unntaksbestemmelsens kjerneområde ser ut til å gjelde de tilfeller der det å annullere kontrakten vil føre til at helse, liv og sikkerhet settes i fare. Politietaten har mange oppgaver som direkte vil være relatert til å begrense slike virkninger. PDMT har også festet seg ved utvalgets vurdeting om det ut fra samfunnsøkonomiske betraktninger kan være aktuelt å se på unntaket dersom det kun er en leverandør som finnes i markedet. For politietatens kontrakter er dette en svært relevant problemstilling Alternative sanksjoner Utvalget går inn for at sanksjonene bot og avkorting av kontraktens løpetid kan kombineres. PDMT synes utvalgets forslag til hvordan de alternative sanksjonene kan benyttes er fornuftig, og er gir etter PDMTs mening håndhevelsesorganet større valgfrihet til å tilpasse reaksjonen slik at den står i timelig forhold til overtredelsen fra oppdragsgivers side. PDMT er videre enig med utvalget i at "alternative sanksjoner" kan være noe misvisende, og synes det er fornuftig å ikke benytte dette begrepet i forslag til lov- og forskriftstekst Bot Utvalgets forslag om å videreføre en maksimal grense for botens/overtredelsesgebyrets størrelse er fornuftig. Det offentliges budsjettsituasjon kan tilsi at klageorganet ikke bør ha ubegrenset skjønn ved fastsettelse av økonomiske sanksjoner.

7 Avkortning av kontrakten PDMT vil bemerke at der en kontrakt ikke kjennes "uten virkning" vil det likevel være nødvendig for oppdragsgiver å udyse ny konkurranse på et tidligere tidspunkt dersom avkorting benyttes som reaksjon. Grensedragningen mellom lovlige dekningskjøp og de tilfeller der oppdragsgiver kan forholde seg til kontrakten så lenge det er nødvendig, etter at reaksjonen avkorting er ilagt, synes noe riklar 2.5 Andre mulige konsekvenser i norsk anskaffelsesrett kapittel Begrunnelsesplikt ved valg av leverandør Utvalgets flertall går inn for at det bør skje en endring av dagens regler om oppdragsgivers plikt til å meddele og begrunne beslutninger. Særlig med hensyn til hva en meddelelse og begrunnelse skal inneholde. PDMT er enig i dette. Dagens rettstilstand, slik den fremstår etter KOFA- praksis, gir erfaringsmessig oppdragsgiver liten veiledning, men mye arbeid. Uvalgets forslag om en enkelt begrunnelse som skal gis automatisk med tildelingsbeslutningen, og der begrunnelsens innhold er fastsatt etter en objektiv standard vil utgjøre en forbedring av dagens regelverk. En objektiv standard vil også gjøre det lettere for leverandører å tilpasse sine forventinger til hva begrunnelsen skal inneholde. Utvalget foreslår at leverandører som ikke er fornøyd med begrunnelsen, innen utløp av karensperioden må begjære midlertidig forføyning, dersom de mener opplysningene gitt av oppdragsgiver ikke er tilstrekkelig. PDMT er enig i forslaget Vedståelsesfrist Dagens KOFA praksis rundt vedståelsesfrister oppleves av PDMT som lite smidig, og som en vanskeliggjøring av oppdragsgivers plikter etter anskaffelsesregelverket. Utvalgets forslag om å nyansere reglene, og åpne for at oppdragsgiver etter opprinnelig utløpt vedståelsesfrist kan be om at tilbudenes vedståelsesfrist forlenges er en forbedring av regelverket. PDMT mener en forespørsel om en forlengelse og en eventuell aksept fra leverandør bør skje skriftlig. I forbindelse med en ny bestemmelse kan det være veiledende å sette inn en øvre tidsramme for hva som ligger i "rimelig tid". PDMT har ingen andre bemerkninger til utvalgets gjennomgang av dagens regelverk og foreslitte endringer. Utvalgets forslag er gode Overtredelsesgebyr/ innføring av bot Utvalgets flertall mener at KOFA bare bør være rådgivende, slik at muligheten til å ilegge sanksjoner holdes hos domstolene alene. PDMT støtter dette. En annen ordning vil kunne oppleves som uoversiktlig Dekningskjøp når en kontrakt et kjent "uten virkning" Utvalget åpner for at oppdragsgiver kan foreta dekningskjøp på visse vilkår. PDMT støtter dette forslaget. Utvalget angir at behovet for å kunne foreta dekningskjøp vil være tilstede noen måneder, som er tiden det tar å inngå ny kontrakt. Det vises til eksempler som omfatter forbruksmateriell og renholdstjenester. PDMTs erfaringer tilsier at selv der dette er

8 6 standard hyllevare, kan anskaffelsen ta tid. Der anskaffelsen gjelder spesialtilpassede produkter vil tidsrommet kunne være enda lenger, hvis det i det hele tatt er mulig å få gjennomført dekningskjøp på en forsvarlig måte. En del av produktene politiet benytter må gjennom en til dels omfattende testing før produktet anses som leveringsklart. Det antas at adgangen til å benytte unntaket fra sanksjonen "uten virkning" vil kunne gjøres gjeldende her Utfordringer knyttet til offentlighet Utvalget foreslår at dagens bestemmelse om å gi innsyn i tilbud før konkurransen er avsluttet revurderes. PDMT støtter dette. PDMT mener det først skal gis innsyn i tilbud når konkurransen er endelig avsluttet. H h 3.1 Håndhevelsesorganets kompetanse og prosedyrer kapittel 14 Utvalgets flertall mener domstolsmodellen er å foretrekke ved gjennomføringen av håndhevelsesdirektivet. PDMT er enig. 3.2 Domstolsmodellen kapittel 15 Utvalget påpeker i gjennomgang av modellen på flere momenter som tilsier at det vil kunne bli vanskelig å innføre sanksjonene som følger av håndhevelsesdirektivet uten at domstolene er involvert. Både for oppdragsgiver og leverandører ligger det en vesentlig interesse å få en endelig beslutning så raskt som mulig. Hensynet til en effektiv og forsvarlig saksbehandling, som leder til et endelig resultat taler derfor for at klagesaker om brudd på anskaffelsesregelverket går for domstolen. PDMT mener verken nemndmodellen eller en blandingsmodell vil gi en fullt ut tilfredsstillende saksbehandling i klagesakene. ' en Lars Ne Bøhler Barbro Bottheim dinkter avdelingskrkter Saksbehandler Marion Aassved T1E