Kommunikasjonsstrategi for Godt Vann Drammensregionen. For perioden

Transkript

1 Kommunikasjonsstrategi for Godt Vann Drammensregionen For perioden

2 1.0 Innledning strategisk utgangspunkt: Godt Vann Drammensregionen (GVD) er et samarbeidsprosjekt mellom kommunene Hurum, Røyken, Lier, Drammen, Sande, Svelvik, Nedre Eiker, Øvre Eiker og Modum og Glitrevannverket. Målet for samarbeidsprosjektet er å realisere målene i ny felles hovedplan for vannforsyning og avløp for Ved å samarbeide om gjennomføringen av tiltakene i planen, får kommunene løst oppgaver de vanskelig hadde fått til alene. Samarbeidet styrker kommunenes gjennomføringskraft og utløser et betydelig faglig engasjement på tvers av kommunegrensene. Den første hovedplanen for perioden omfattet vannforsyningen i Drammen, Lier, Nedre Eiker og Røyken. Planens hovedfokus var sikker og god vannforsyning. Forslag til ny hovedplan for 2021 omfatter både vannforsyning og avløp, og har fokus på en helhetlig og bærekraftig vannressursforvaltning. I dette legger vi at samarbeidsprosjektet skal samordne kommunenes forvaltning av vann og vassdrag i regionen på best mulig måte med hensyn til mennesker, miljø og økonomi. I 2006 utarbeidet informasjonsgruppa i GVD samarbeidet en informasjons og kommunikasjonsstrategi for de fire samarbeidende kommunene. Året etter fikk gruppa også ansvaret for rekrutteringsarbeidet i GVD. Med flere samarbeidende kommuner, flere felles oppgaver og en ny, felles hovedplan, vedtok informasjonsgruppa å utarbeide en ny kommunikasjonsstrategi med tilhørende handlingsplan for perioden Handlingsplanen inneholder tiltak kommunene ønsker og som det er rasjonelt å samarbeide om. Tiltak som kun berører én kommune, er det den enkelte kommunes ansvar å gjennomføre. Planen er forutsatt å rullere hvert år. 2.0 Kommunikasjonsbildet Hovedutfordringen for vann og avløpstjenesten i Drammensregionen er vann på avveie. Det gjelder både drikkevann, overvann, avløpsvann og flomvann. Målet for samarbeidsprosjektet er å: Redusere lekkasje av drikkevann. Forhindre at overvann overbelaster avløpsnettet. Forhindre at avløpsvann forurenser drikkevannet og vassdragene. Forebygge vannskader og sette i verk flomsikringstiltak. Disse utfordringene skal kommuniseres internt og eksternt. Kommunikasjonsbildet har endret seg noe siden oppstarten av GVD prosjektet. Internkommunikasjonen vil fortsatt være viktig. Arbeidet med å forankre og skape entusiasme for GVD prosjektet bør intensiveres med fem nye kommuner med i samarbeidsprosjektet. Oppmerksomheten må vies de resultatene samarbeidsprosjektet gir, og hva det har betydd for fellesskapet og den enkelte kommune. Behovet for å informere om ulemper i forbindelse med utbedringer av ledningsnettet (redusere lekkasjetap) har vært mindre enn først antatt. Det er heller ikke noe som tilsier at det vil være noe stort behov for denne type informasjon i kommende planperiode. Ansvaret for å kommunisere konkret og praktisk informasjon om konsekvensene av utbedringene, er tillagt den enkelte kommune. 2

3 Det vi ser et behov for, er å nå ut med informasjon om nytteverdien av de kostnadskrevende investeringene kommunene må foreta for å redusere vann på avveie. Vi må kommunisere hva innbyggerne får igjen for investeringene; hvilke miljøforbedringer det gir og hvilke fordeler kommunene oppnår ved å samarbeide. Ansvaret for rekrutteringsarbeidet ble tillagt informasjonsgruppa i GVD etter at den forrige informasjons og kommunikasjonsstrategien ble utarbeidet. Dette arbeidet har krevd store ressurser, og vil fortsatt kreve høy innsats både fra informasjonsgruppa og fra den enkelte kommune. Utfordringen er å få frem hvor spennende det er å jobbe innen vann og avløp (VA) overfor skoleelever og potensielle studenter, og hvordan kommunene og VA bedrifter i regionen kan løse sine rekrutteringsutfordringer ved å ta i mot studenter fra det nye vann og miljøteknologistudiet ved Høyskolen i Buskerud (HiBu). 2.0 Visjon Visjonen for samarbeidsprosjektet er: Utvikle Drammensregionen til Norges ledende vannmiljøregion For fagmiljøet i samarbeidsprosjektet er visjonen viktig og motiverende. Den er ambisiøs og noe å strekke seg etter, og gir et flott signal i forhold til det rekrutteringsarbeidet som prosjektet har iverksatt og skal jobbe med i tiden fremover. For den eksterne kommunikasjonen egner ikke visjonen seg like godt. Samarbeidsprosjektet har derfor valgt å bruke Godt Vann Drammensregionen både som prosjektets navn og som visjon og slagord. Det skaper gjenkjennelighet og bidrar til å fokusere på det som er fellesnevneren for alt det arbeidet som legges ned i samarbeidsprosjektet. 3.0 Mål for kommunikasjons og rekrutteringsarbeidet i GVD samarbeidsprosjektet Med bakgrunn i 2.0, har vi valgt å dele målsettingen for kommunikasjonsarbeidet i internkommunikasjon, eksternkommunikasjon og rekruttering. Felles for både den intern og eksterne kommunikasjonen og for rekrutteringsarbeidet, er at det skal være proaktivt og planmessig, og bidra til at vi når den overordnede målsettingen til samarbeidsprosjektet. Samlet skal tiltakene bygge opp om GVD samarbeidsprosjektets ønskede omdømme. Samarbeidspartnerne har også en målsetting om å optimalisere ressursbruken og oppnå stordriftsfordeler ved å samarbeide om kommunikasjons og rekrutteringstiltakene. 3.1 Mål for internkommunikasjon For å oppnå omforente politiske beslutninger, er god kjennskap til samarbeidsprosjektet viktig. Vi må kommunisere både med den administrative og politiske ledelse i de ni kommunene. Hovedbudskapet må være hvilke resultater prosjektet har gitt den enkelte kommune og fellesskapet. 3

4 Kommunikasjonsmål: Forankre og skape forståelse og entusiasme for samarbeidsprosjektet både administrativt og politisk i de ni samarbeidende kommunene. Gjøre til den kommunikasjonskanalen alle i samarbeidsprosjektet og i kommunenes administrasjon og politiske ledelse benytter for å holde seg oppdatert om det som skjer i prosjektet. Resultatmål: GVD prosjektet skal fra og med årlig utarbeide en årlig multimedia presentasjon som viser fakta, resultater og vyer for prosjektet. Presentasjonen utarbeides med bakgrunn i årsmeldingen, og skal benyttes ved fremlegging av årsmeldingen overfor samtlige by og kommunestyrer. Det etableres og utgis kvartalsvis et elektronisk nyhetsbrev til kommunene med aktuelle saker, resultater og nyheter fra samarbeidsprosjektet. Øke antall besøkende på med 25 prosent innen utgangen av. 3.2 Mål for ekstern kommunikasjon Hovedutfordringen for den eksterne kommunikasjonen er å skape forståelse for kommunenes kostnadskrevende investeringer for å redusere vann på avveie. Det kan vi gjøre ved å kommunisere hvilken nytteverdi investeringen har for innbyggerne; at det sikrer oss godt drikkevann, at vi er bedre sikret mot flom eller at tiltakene har gitt miljøforbedringer i form av renere vassdrag. En annen innfallsvinkel er å kommunisere hvilke lokale utfordringer de globale klimaendringene gir når det gjelder vann og avløp. Det vil kunne være med på å skape interesse og forståelse for hvor viktig en bærekraftig forvaltning av vannressursene våre er. En annen viktig målsetting for eksternkommunikasjonen er å bedre rekrutteringen til VA miljøene i kommunene og Glitrevannverket. Dette er omtalt i punkt 3.3. Mål: Kommunisere innbyggernes nytteverdi av kommunenes investeringer innen vann og avløp. Kommunisere resultater fra samarbeidsprosjektet, og hva har gitt av resultater for fellesskapet og for den enkelte kommune. Resultatmål: Synliggjøre nytteverdiene og resultatene av GVD samarbeidesprosjektet ved å legge ut saker på nettsiden hvert kvartal, og gjøre sakene tilgjengelig for de ni kommunenes nettsider. Etablere og utgi et elektronisk nyhetsbrev hvert kvartal Være synlig i mediene og årlig oppnå 1 2 artikler/innslag i mediene som forteller om nytteverdien eller resultatene av GVD prosjektet. 3.3 Mål for rekrutteringsarbeidet og for kommunikasjonsarbeidet knyttet til rekrutteringen Med bakgrunn i den høye gjennomsnittsalderen blant VA ansatte i de ni kommunene, vil rekruttering være et viktig satsingsområde i årene fremover. Dyktige og godt kvalifiserte medarbeidere er en viktig forutsetning for å utvikle Drammensregionen til Norges ledende vannmiljøregion. Informasjonsgruppa har sammen med HiBu fått iverksatt et nytt studium innen vann og miljøteknologi ved høyskolen fra høsten Studiet er en industribachelor hvor studentene er 4

5 utplassert i jobb i kombinasjon med ingeniørstudiene ved HiBu. I august startet 11 studenter opp ved studiet. Tre av studentene er ansatt i kommunene og Glitrevannverket. Mål for rekrutteringsarbeidet: Sørge for å rekruttere dyktige og vel kvalifiserte VA medarbeidere til de ni samarbeidende kommunene og Glitrevannverket. Sørge for en god søkermasse til studiet i vann og miljøteknologi ved HiBu Inngå forpliktende avtaler med GVD kommunene og Glitrevannverket om at de tar i mot studenter fra studiet i vann og miljøteknologi hvert år. Resultatmål rekruttering: Alle VA stillinger i de ni samarbeidende kommunene skal til en hver tid være besatt av vel kvalifiserte VA medarbeidere. Årlig rekruttering av minimum 15 studenter med fagbrev eller studiekompetanse til industribachelor i vann og miljøteknologi ved HiBu. Hvert år skal minimum 6 av studentene være ansatt i de samarbeidende kommunene eller Glitrevannverket. Kommunikasjonsmål for rekrutteringsarbeidet: For å oppfylle målene om å rekruttere søkere til vann og miljøteknologistudiet på HiBU, og til ledige VA stillinger i kommunene, er det viktig å skape interesse og oppmerksomhet for vann og miljøteknologifaget på et tidlig stadium. Informasjonsgruppa har inngått langsiktige partnerskapsavtaler med to ungdomsskoler i Drammen og Drammen videregående skole om å delta i undervisningen. Disse avtalene er det viktig å videreføre og videreutvikle. Mål: Skape interesse og forståelse for hvorfor det er så viktig med en sikker og god vannresursforvaltning hos ungdomsskoleelever og videregående elever i de ni kommunene i Drammensregionen Videreføre opplegget med å tilby undervisning og bedriftsbesøk i samtlige ungdomsskoler og videregående skoler(med miljøfag) i regionen. Skape forståelse, i GVD kommunene, for hvor viktig det nyopprettede studiet er for rekrutteringen til VA miljøet i GVD samarbeidsprosjektet, og hvilke fordeler det gir prosjektet å ansette disse studentene som i tillegg til at de får en ingeniørutdanning også har fagbrev. Øke oppmerksomheten omkring studiet hos aktuelle bedrifter som kan ta i mot studenter som går på studiet i vann og miljøteknologi Kommunisere attraktiviteten ved en jobb innen VA miljøet. Resultatmål: Alle de ni kommunene skal ha inngått partnerskapsavtaler (med tilbud om underisning + bedriftsbesøk) med ungdomsskolene i sin kommune innen utgangen av planperioden. Alle de ni kommunene skal ha inngått partnerskapsavtaler (med tilbud om undervisning+bedriftsbesøk) med de videregående skolene som har miljøfag på timeplanen. Alle de ni kommunene skal ha mottatt ferdig undervisningsmateriell til bruk i undervisning innen utgangen av juni. Alle GVD kommunene og aktuelle bedrifter i Drammensregionen skal ha mottatt informasjon og tilbud om å ta i mot studenter fra industribachelor i vann og miljøteknologi innen april. 5

6 Alle som skal undervise på ungdomsskolene, de videregående skolene og på HiBu skal ha gjennomgått GVDs opplæring før de starter undervisningen. Etablere og utgi et elektronisk nyhetsbrev hvert kvartal 4.0 Målgrupper Målgrupper for internkommunikasjon: Medarbeidere i GVD samarbeidsprosjektet Fagmiljøet hos de ni kommunene og Glitrevannverket Kommuneledelsen Politikere Målgrupper for eksterninformasjonen: Abonnenter; husstands og næringslivsabonnenter Brukerinteressenter Interesseorganisasjoner Mediene Næringslivet Nasjonale, regionale og lokale myndigheter Bransjeorganisasjoner Fagmiljøer Målgrupper for rekruttering: Skoleelever Lærere Studenter Bransjeorganisasjoner Fagmiljøer Næringslivet Administrasjonen og den politiske ledelsen i hver av de ni kommunene og Glitrevannverket 5.0 Roller Kommunikasjonsarbeidet i GVD prosjektet utføres delvis i felles regi, og delvis av den enkelte kommune. Der kommunene kan utvikle felles materiell og oppnå stordriftsfordeler ved å samkjøre tiltakene, utføres arbeidet i felles regi. Saker og tiltak som løses ulikt, eller får ulike konsekvenser, utføres av den enkelte kommune. Mediesaker i felles regi frontes av prosjektsjef og prosjektleder i informasjonsgruppen, og følges eventuelt opp av lokal representant. Presse og bakgrunnsmateriell sendes den enkelte kommune før mediene kontaktes, slik at alle er informert før mediene. Mediesaker som følge av en felles GVD sak, men som kun får lokale konsekvenser, følges som en hovedregel opp av den enkelte kommune. I slike saker har kommunene ansvar for å varsle og sørge for god informasjonsflyt til de andre kommunene i samarbeidsprosjektet. 6

7 6.0 Kanaler GVD prosjektet benytter flere ulike kanaler for å nå frem til de ulike målgruppene. Kanaler internkommunikasjon Kommunenes nettsider og intranett Elektronisk nyhetsbrev Prosjektmøter og politiske møter Faktaark Pr tiltak Multimediapresentasjon Kanaler eksternkommunikasjon Brosjyrer og faktaark Ulike PR arrangement og gladkampanjer (utdeling av vannflasker) Elektronisk nyhetsbrev Mediene via pressemeldinger, bakgrunnsstoff og direkte kontakt Profileringsmateriell til bruk i rekrutteringsøyemed; roll ups og vannflasker Undervisningsmateriell Kanaler rekruttutering Kommunenes nettsider Elektronisk nyhetsbrev Brosjyremateriell Mediene Profileringsmateriell rollups og vannflasker Undervisningsmateriell Presentasjonsmøter 7.0 Strategi Vi har valgt ulike strategier for å nå frem i kommunikasjonen med våre målgrupper: Bruke de globale klimautfordringene til å skape lokal oppmerksomhet omkring viktigheten av godt vann GVD skal benytte de globale klimautfordringene til å skape lokal oppmerksomhet omkring hvor stor betydning rent og godt drikkevann og et godt vannmiljø har for befolkningen. Proaktiv mediestrategi GVD skal bruke mediene på en proaktiv måte for å nå ut med informasjon og for å bygge tillit og kjennskap til GVD overfor innbyggerne. Det innebærer at GVD må stille opp for mediene uansett 7

8 sakens valør. En proaktiv mediestrategi innebærer også at GVD prosjektet har en klar kommunikasjonsberedskap i saker som vi vet vil kunne skape oppmerksomhet i mediene. Omdømme For GVD er det viktig at kommunikasjonstiltakene som iverksettes bidrar til å nå målene i hovedplanen og til å understøtte GVDs ønskede omdømme. Positiv omtale bidrar til å skape stolthet og bedre den interne forankringen, samtidig som den letter rekrutteringen. Brukerorientert kommunikasjon GVD skal i den grad det er mulig benytte innbyggere, samarbeidspartnere, studenter, politikere og andre med betydning for GVD prosjektet som meningsbærere i sin kommunikasjon. De har stor troverdighet i sine miljøer, og kan bidra til å øke interessen og oppmerksomheten omkring kommunikasjonstiltakene GVD setter i verk overfor de ulike målgruppene. Flerbruk GVD prosjektet vil iverksette få, men kvalitative tiltak som kan benyttes i flere, utvalgte kanaler. Dette for å få størst mulig effekt av de kommunikasjonstiltakene vi iverksetter. Eksempel: Det utarbeides en video som kan benyttes i undervisningsøyemed, i ulike presentasjoner, på nettsiden, visning på ulike stands messer og events, etc. Bruk av milepæler og merkedager GVD skal benytte milepæler i prosjektsamarbeidet og merkedager som Verdens vanndag til å sette temaet godt vann på dagsorden. 8

9 8. Handlingsplan Når Hva og hvordan Målgrupper Budskap Hvem Hvert kvartal. Oppstart våren. Utarbeide et elektronisk nyhetsbrev som med små justeringer kan benyttes til utsendelse til ulike målgrupper. Alle interne og eksterne målgrupper, samt rekrutteringsmålgruppene Holde mottakerne orientert om prosjektet, om resultater og om ting som skal skje, samt aktuelt bakgrunnsstoff. Årlig. Første gang i februar. Januar Januar Januar Utarbeide en GVD multimediapresentasjon der vi gjør bruk av både tekst, stillbilder og video. Presentasjonen utarbeides på bakgrunn av årsmeldingen, og med små justeringer kan den benyttes til ulike formål og overfor ulike målgrupper. Intern merkevarebygging: PR stunt med utdeling av vannflasker til alle ansatte og politikere i de ni kommunene den dagen hovedplanen skal behandles. I tråd med resultater av forprosjekt iverksettes de endringer som foreslås for å forbedre nettsiden Utarbeide ny presentasjonsbrosjyre i pdf format som både kan trykkes og sendes ut digitalt. Alle interne og eksterne målgrupper, samt rekrutteringsmålgruppene Alle medarbeidere og alle politikerne i de ni GVDkommunene Informasjonsgruppa og prosjektstyret Bedrifter innenfor VAindustrien i regionen, GVDkommunene og Glitrevannevrket Vise hvilke resultater prosjektet har oppnådd Få intern oppmerksomhet omkring hovedplanen. Få flere til å benytte nettsiden ved å gjøre utbedringer av siden Skal gjøre det interessant og aktuelt for bedrifter og kommuner å ta i mot studenter fra vann og miljøteknolgistudiet ved HiBu Valgte nettleverandør etter tilbudsforespørsel. HiBu 9

10 Januar 22. Mars Mai Juni Høsten August Utarbeide presentasjonsmateriell og bestille nye vannflasker Markeringer av Verdens Vanndag med ulike gladkampanjer, sak på nettet og pressestunt Lansere nye nettsider Utarbeide undervisningsmateriell. Gjøre bruk av det materiellet som allerede er utarbeidet (GVD/Norsk Vann) og sette sammen en undervisningspakke for ungdomsskolene og en for videregående skoler. Utarbeide undervisningsmateriell for vann og miljøteknologistudiet Utarbeide undervisningsopplegg for undervisning av alle medarbeidere fra GVD kommunene som skal undervise i ungdoms, videregående skoler og på HiBu Ulike gladkampanjer overfor ulike målgrupper. Skolelever i 5.klasse og mediene spesielt, og alle andre generelt Alle intern, eksterne og rekrutteringsmålgrupper Ungdomskoleelever og elever på videre gående skoler Studenter på HiBu Kommuneansatte som skal delta i undervisningen på ungdomsskoler og videregående skoler Være uniformert og presentere budskapet vårt på en enhetlig måte ved alle arrangement GVD deltar på Hvilke lokale utfordringer gir de globale klimaendringene når det gjelder vann og avløp. Nettsiden skal bli prosjektdeltakernes viktigste kommunikasjonskanal, og flere eksterne skal ta i bruk siden Vekke interesse for temaet vann hos skoleelever Undervisningsmateriell til bruk på studiet i vann og miljøteknologi. Gjøre de som skal ut å undervise kjent med undervisningsmateriellet og trygge på undervisningsoppgaven. Nettlev erandør + HiBu / HiBu HiBu 10

11 9. Kostnader Gjennomføringen av kommunikasjonstiltakene i handlingsplanen vil omfatte: Egeninnsats fra GVD informasjonsgruppe (infogr.) og prosjektleder HiBU m/styringsgruppe (HiBu) Kostnader til kjøp av tjenester knyttet til utarbeidelse av materiell Kostnader til produksjon av materiell 9.1 Budsjett Hva Nyhetsbrev GVD video Powepoint + video presentasjon av årsmelding Nettside Verdens Vanndag Flasker Div. bistand Totalt