Arkivplan. Vedtatt av rådmannen Sist revidert Harstad kommune

Transkript

1 Arkivplan Vedtatt av rådmannen Sist revidert Harstad kommune

2 INNHOLD 1 ARKIVPLANENS FORMÅL OG INNHOLD GJELDENDE LOVER OG FORSKRIFTER LOV OM ARKIV PERSONOPPLYSNINGSLOVEN KOMMUNELOVEN FORVALTNINGSLOVEN OFFENTLIGHETSLOVEN LOV OM HELSEPERSONELL LOV OM PASIENTRETTIGHETER PLANLAGTE TILTAK ARKIVROM OG UTSTYR RUTINER INFORMASJON ELEKTRONISK ARKIVPLAN ARKIVBEHOV OG STRATEGI FOR UTVIKLING AV ARKIVENE ARKIVORGANISASJON ORGANINNDELING ETTER ARKIVLOVEN RÅDMANNENS ARKIVANSVAR ARKIVLEDER Administrativ plassering Ansvar Arbeidsoppgaver DEPOTANSVARLIG Administrativ plassering Ansvar Arbeidsoppgaver ORGANISERING AV ARKIVTJENESTEN LISTE OVER ARKIVSKAPERE REGLEMENTER OG RUTINER FOR BEHANDLING AV ARKIV POST- OG DOKUMENTBEHANDLING Postmottak Åpning, sortering og arkivbegrensning Skanning Stempling og registrering i elektronisk brevjournal Instruks for hvilke dokumenter som skal journalføres og/eller arkiveres og hva som skal arkivbegrenses Instruks for arkivering av dokumenter etter lov om offentlige anskaffelser Fordeling/gjennomgang/saksbehandling Oppfølging. Restansekontroll Kvalitetssikring av journaldatabasen Utlån Saksavslutning, ekspedisjon og arkivlegging Registrering og ekspedering av saker som er oppstått internt OPPGAVEFORDELING INNEN POST- OG DOKUMENTBEHANDLING skal: Saksbehandlere skal: Enhetsledere skal: REGLEMENT FOR PERIODISERING, ARKIVBEGRENSING OG KASSASJON Periodisering Arkivbegrensing og kassasjon INSTRUKS FOR AVLEVERING TIL FJERNARKIV/ARKIVDEPOT Tidspunkt for avlevering Listeføring... 19

3 5.4.3 Kassasjonsbehandling Overføring av ansvar AVLEVERING AV PERSONREGISTRE Depot Materiale som skal avleveres Tidspunkt for avlevering Arkivskapers forpliktelser Depotets forpliktelser UTLÅNSREGLEMENT EKSTERN BRUK Ansvar Lovhjemmel Søknad Regler for bruk BRUK AV SAKSBEHANDLINGSSYSTEMET EPHORTE SIKRING AV ARKIV KRAV TIL ARKIVLOKALER Krav Utforming Sikring mot vann og fukt Sikring mot brann og varme Klima Innbrudd og ulovlig tilgang KATASTROFEBEREDSKAP Kontakt Statsarkivet Vannskader/Muggskader SIKRING AV PERSONELL OG DOKUMENTER Taushetsplikt Adgang Sikkerhet på kontorene Datasikkerhet REGISTRERTE ARKIVSERIER ADMINISTRASJONSENHETEN (SENTRALARKIV) AREAL- OG BYGGESAKSTJENESTEN BARNEHAGENE BARNE- OG UNGDOMSTJENESTEN BIBLIOTEKET BRANN- OG BEREDSKAPSTJENESTEN BYGG- OG EIENDOMSTJENESTEN DRIFTS- OG UTBYGGINGSTJENESTEN FLYKTNINGETJENESTEN NAV - KOMMUNE HELSEHUSET KEMNERENHETEN KULTURSKOLEN OMSORGSTJENESTENE PERSONAL OG ORGANISASJONSENHETEN REGNSKAPENHETEN SKOLENE SOSIALTJENESTEN NAV KOMMUNE KOORDINERENDE ENHET VOKSENOPPLÆRING ØKONOMI- OG UTVIKLINGSENHETEN ARKIVRUTINER I HARSTAD KOMMUNE ADMINISTRASJONSENHETEN AREAL- OG BYGGESAKTJENESTEN BARNEHAGENE... 41

4 9.4 BYGG- OG EIENDOMSTJENESTEN DRIFTS- OG UTBYGGINGSTJENESTEN FLYKTNINGETJENESTEN - NAV KOMMUNE HELSEHUSET BARNE- OG UNGDOMSTJENESTEN OMSORGSTJENESTENE-HJEMMETJENSTEN KEMNERENHETEN KULTURSKOLEN PERSONAL OG ORGANISASJONSENHETEN PSYKIATRITJENESTEN REGNSKAPSENHETEN SKOLENE SOSIALTJENESTEN - NAV KOMMUNE OMSORGSTJENESTENE-SYKEHJEM KOORDINERENDE ENHET VOKSENOPPLÆRINGEN ØKONOMI- OG UTVIKLINGSENHETEN... 88

5 1 ARKIVPLANENS FORMÅL OG INNHOLD I arkivlovens 6 heter det at: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal være ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid". Formålet med arkivplanen er å kvalitetssikre arkivforvaltningen i Harstad kommune og alle kommunens organer, slik at arkivet blir trygget som informasjonskilder for samtid og ettertid i samsvar med arkivloven og arkivbestemmelser gitt med hjemmel i arkivloven. Arkivplan for Harstad kommune er en plan for arkivdanning og arkivbevaring i den kommunale administrasjon. Arkivplanen inneholder en beskrivelse av hvordan arkivansvar er delegert, kommunens arkivorganisasjon, retningslinjer for arkivordningen, reglement og instrukser for arkivarbeidet samt en oversikt over de enkelte arkivskapernes viktigste arkivserier. Alle arkivserier er satt opp i følge «allment arkivskjema». Alle reglementer og instrukser er i overensstemmelse med gjeldende regelverk på området og de standarder som er anbefalt for kommunal forvaltning. Vi har tatt utgangspunkt i hvilken dokumentasjon som skal bevares, og ikke hva som finnes av arkivdokumentasjon totalt sett. Det sentrale spørsmålet er hvilke dokumenter som skal produseres av saksbehandlerne. Hva trenger hver enkelt arkivskaper for å dokumentere det arbeidet de utfører som offentlig instans. Tilleggene til arkivplanen skal fungere som oppslagsverk der informasjonen legges til eller tas ut hyppigere enn man foretar nødvendige endringer i reglementer, instrukser og planens arkivoversikt. 1

6 2 GJELDENDE LOVER OG FORSKRIFTER 2.1 LOV OM ARKIV Lov av 4. desember 1992 om arkiv inneholder bestemmelser om offentlige organers plikt til å ha arkiv, om disse organenes arkivansvar, om Riksarkivarens veilednings- og tilsynsansvar og om kassasjon og bevaring av arkiv. Arkivloven inneholder videre en del bestemmelser om private arkiv. Formålet med loven er å trygge arkiv som har forventet kulturell eller forskningsmessig verdi og dokumenter som er viktige som rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at de blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. Forskrift av 11.desember 1998 om offentlege arkiv er gitt med hjemmel i arkivloven. Forskriften har bestemmelser om den administrative organiseringen av arkivene, grunnleggende arkivrutiner, bruk av elektroniske arkivsystem og nyere lagringsmedium, behandling av eldre og avsluttet arkiv samt oppbevaring og sikring av arkiv. Forskriften erstatter flere tidligere retningslinjer som gjaldt kommunale arkiv. Arkivloven med forskrift trådte i kraft 1. januar Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlig arkiv trådte i kraft 1. januar 2000 og erstattet en tidligere forskrift av 1. januar 1999 om Riksarkivarens arkivbestemmelser, gitt med hjemmel i arkivforskriften. Forskriftene inneholder bestemmelser om bruk av mikrofilm i kommunal forvaltning, retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv, fellesbestemmelser for innbinding av møtebøker og kopibøker og bestemmelser om elektronisk arkivering av saksdokumenter Noark-4 er en kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystemer i offentlig forvaltning. Noark-4 angir krav til informasjonsinnhold, datastruktur og funksjonalitet for elektroniske arkivsystemer. Samlet spesifiserer Noark-4 et fullstendig elektronisk arkivsystem som kan integreres med elektronisk post og elektronisk saksbehandling. 2

7 2.2 PERSONOPPLYSNINGSLOVEN Lov om behandling av personopplysninger av 14. april 2000 og forskrift til personopplysningsloven (personopplysningsforskriften) av 15. desember Loven erstatter Personregisterloven med forskrifter og trådte i kraft Formålet med loven er å beskytte den enkelte mot at personvernet blir krenket gjennom behandling av personopplysninger. Loven innfører meldeplikt for behandling av personopplysninger med elektroniske hjelpemidler, og ved opprettelse av manuelt personregister som inneholder sensitive personopplysninger. Som sensitive opplysninger regnes: a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning b) om person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling c) helseforhold d) seksuelle forhold e) medlemskap i fagforeninger. Det kreves konsesjon fra Datatilsynet for å behandle sensitive personopplysninger, men organ i stat/kommune er unntatt fra konsesjons-plikt når behandlingen har hjemmel i egen lov. 2.3 KOMMUNELOVEN Lov av 25. september 1992 om kommuner og fylkeskommuner slår fast at det er kommunestyret og formannskapet som fastsetter rammene for arkivvirksomheten i kommunen og har det formelle ansvar for at arkivordningen fungerer. Rådmannen har det reelle ansvar for alle arkiver i kommunen i kraft av sin stilling som øverste administrative leder. I lovens 39 heter det : Departementet kan gi forskrifter om behandling, bevaring, ordning av og tilsyn med kommunens og fylkeskommunens arkiver. Dette må ses i sammenheng med Lov om arkiv og Forskrift om offentlege arkiv, som trådte i kraft 1. januar Ellers inneholder kommuneloven bestemmelser om saksbehandling, innsynsrett, møtebøker osv., som har konsekvenser for arkivordningen i kommunen. 2.4 FORVALTNINGSLOVEN Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker stiller blant annet krav til oppbevaring av arkiver som inneholder taushetsbelagt materiale. I 13 c heter det: «Dokumenter og annet materiale som inneholder opplysninger undergitt taushetsplikt, skal forvaltningsorganet oppbevare på betryggende måte». Loven inneholder også bestemmelser om innsynsrett for berørte parter i ikke-offentlig dokumentasjon, såkalt partsoffentlighet. Dokumentinnsyn etter reglene for partsoffentlighet er ikke tidsbegrenset og kan gjøres gjeldende lenge etter at saken er avgjort. Loven inneholder også bestemmelser om offentlig ansattes taushetsplikt og avgrensning av denne. Arkivpersonale har i medhold av loven rett til å journalføre og arkivlegge materiale som er underlagt taushetsplikt. 2.5 OFFENTLIGHETSLOVEN 3

8 Lov av 19. juni 1970 om offentlighet i forvaltningen bestemmer blant annet at offentligheten har krav på innsyn i offentlige saksdokumenter. I 2 heter det: «Forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Enhver kan hos vedkommende forvaltningsorgan kreve å få gjøre seg kjent med det offentlige innholdet av dokumenter i en bestemt sak. Det samme gjelder journal og lignende register og møtekart til formannskap og fylkesutvalg». Dette betyr at postjournal og lignende registre skal være tilgjengelige for publikum. Publikums rett til innsyn i arkivet er ellers avgrenset til enkeltsaker som må identifiseres på forhånd. Alle brev skal registreres i postjournalen, også de som inneholder konfidensielle og sensitive opplysninger. Det skal gå fram av den offentlige journalen at slike brev er blitt mottatt eller avsendt, men de konfidensielle og sensitive opplysningene skal utelates fra den offentlige journalen. En slik journalversjon blir kalt offentlig avgrenset journal. Loven spesifiserer også hvilke dokumenter som kan unntas fra offentlighet. 2.6 LOV OM HELSEPERSONELL Lov om helsepersonell m.v (helsepersonelloven) av 2. juli 1999, med forskrifter trådte i kraft 1. januar 2001og avløste bl.a. lov om leger, og regulerer alt helsepersonell fra leger til tannteknikere. Lovens formål er å bidra til sikkerhet for pasienter og kvalitet i helsetjenesten samt tillit til helsepersonell og helsetjeneste. Loven inneholder bestemmelser om taushetsplikt, plikt til å gi opplysninger og å dokumentere pasientopplysninger. Med hjemmel i 40,42, 43 og 45 er det gitt ny forskrift om pasientjournal, som inneholder regler om journalsystem, føring av journal, personvern, innsyn, oppbevaring og oppbevaringstid ( 14). 2.7 LOV OM PASIENTRETTIGHETER Lov om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven) av 2. juli 1999, med forskrifter Trådte i kraft 1. januar Lovens formål er å bidra til å sikre befolkningen lik tilgang på helsehjelp av god kvalitet ved å gi pasienter rettigheter overfor helsetjenesten. Lovens bestemmelser skal bidra til å fremme tillitsforhold mellom pasient og helsetjeneste og ivareta for den enkelte pasients liv, integritet og menneskeverd. Loven inneholder bestemmelser om taushetsplikt, plikt til å gi opplysninger og å dokumentere pasientopplysninger. Viser til 5 Rett til journalinnsyn. 4

9 3 PLANLAGTE TILTAK Som et resultat av arbeidet med arkivplanen er det blitt klargjort hvilke tiltak som må gjennomføres for å oppfylle de krav sentrale lover og retningslinjer stiller til kommunens arkivhåndtering. 3.1 ARKIVROM OG UTSTYR Kommunens arkivdepot har løst mange av kommunens utfordringer når det gjelder oppbevaring av eldre og avsluttet arkiv. Inntransport av arkivmateriale til deponering fra enhetene pågår kontinuerlig. 3.2 RUTINER Møtebøker må sikres jevnlig innbinding i tråd med 3-14 i arkivforskriften. Det er opprettet et sentralt arkiv for pasientjournaler. Nye dokumenter og utvalgte eldre dokumenter registreres og scannes i Profil. Elevsaker skal inn i eget system. Ansvaret for dette overføres da fra rektor/skolesekretær til arkivtjenesten. For grunnskolen åpner arkivplanen for at karakterprotokoller kan deponeres til arkivdepot. Fra kommunens personalarkiv overfører man rutinemessig mapper på ansatte som har sluttet til kommunens arkivdepot i forbindelse med periodisering. Meldepliktige personregistre skal meldes til Datatilsynet hvert 3 år. 3.3 INFORMASJON Det er nødvendig å gi kommunens ansatte informasjon om arkivplanen og hvordan denne brukes. Denne informasjonen gis rutinemessig til nyansatte. Det er også nødvendig å informere kommunens innbyggere om kommunens arkivtjeneste. Spesielt gjelder dette kommunens arkivdepot som i tillegg til å være en nødvendig del av kommunens arkivorganisasjon skal være et kilde- og dokumentasjonssenter for publikum. 3.4 ELEKTRONISK ARKIVPLAN Ved neste revidering vurderes bruk av systemet elektronisk arkivplan. Det vil påløpe en lisensavgift og også andre kostnader. Se ARKIVBEHOV OG STRATEGI FOR UTVIKLING AV ARKIVENE Arkivdepot Arkivdepotet er i Samfunnshuskvartalet, ca 2400 hyllemeter, av dette er ca 1800 hyllemeter tatt i bruk. Bilagsarkiv regnskap og lønn utgjør ca 500 hyllemeter. Det legges til grunn at arkivdepotet vil ligge her i overskuelig framtid. 5

10 Regnskapsbilagsarkivet består av faktura/papir som er skannet. Første prioritet er å muliggjøre digital gjenfinning av disse bilagene. Det er et mål å skanne lønnsbilag og sørge for gjenfinningsmuligheter av disse for å gjøre ca 500 hyllemeter i arkivdepotet tilgjengelig for materiale som skal til depot og som det ikke er planer om å digitalisere. Byggesaksarkivet. Eget prosjekt er igangsatt med J-I Lakså som prosjektleder. Forprosjekt var ferdig i første kvartal Det er et mål å få videreført forprosjektet. Uten større bevilgninger vil dette prosjektet ta flere år å sluttføre. Personalarkivet. Kommunen har innført Visma rekruttering. Det medfører at alle må søke på stilling digitalt. Dermed foreligger alle opplysninger på den som blir ansatt i digital form. Det er et mål å lagre opplysningene digitalt i en gjenfinnbar form (ikke som regnskapsbilagene) som danner begynnelsen til et digitalt personalarkiv. Det er videre et mål å skanne den viktigste dokumentasjonen i de mappene som tas ut av arkivet ved saksbehandling av saker på andre ansatte, slik at det gradvis kan bygges opp et godt brukbart fullelektronisk personalarkiv. Veien videre. Ved gjennomføring av disse tre tiltakene vil kommunen vinne erfaring om digitalisering. Denne erfaring skal legges til grunn når man beslutter å gå over til fullelektronisk arkiv for kommunens hovedsaksbehandlingssystem, Ephorte. Strategien fremmes og søkes forankret i VHP

11 4 ARKIVORGANISASJON 4.1 ORGANINNDELING ETTER ARKIVLOVEN I arkivforskriftens 1.1 heter det at Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I Kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova 23. Harstad kommune utgjør i arkivlovens forstand ett organ. Kommunestyre og formannskap er i lovverket ikke tillagt direkte arkivansvar, men de har styringsansvar og instruksjonsmyndighet overfor kommunens forvaltning, med derav følgende beslutningsmyndighet til å fastsette økonomiske rammer for arbeidet. 4.2 RÅDMANNENS ARKIVANSVAR Rådmannen er i kraft av å være den øverste administrative leder for kommunen tillagt det overordnede ansvaret for arkivarbeidet. Dette innebærer at administrasjonssjefen også har det direkte arkivansvar for alle kommunale virksomheter inkludert skoler, institusjoner osv. I Harstad kommune er den praktiske utøvelsen av arkivansvaret delegert til leder for administrasjonsenheten. 4.3 ARKIVLEDER Administrativ plassering Leder for administrasjonsenheten er arkivleder Ansvar Arkivlederen har et overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste, for arkivdanning og for bevaring av arkivmateriale. Arkivlederen er systemansvarlig for elektronisk journal og sak/arkivsystem. Oppgaven er delegert til IKT-tjenesten. Arkivlederen skal påse at arkivvirksomheten er i samsvar med gjeldende lover og regler, og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonal og effektiv måte. Arkivlederen er ansvarlig for at brukerne får den service og de tjenester de har krav på. Arkivlederen skal rapportere til nærmeste overordnede og har plikt til å påpeke feil og mangler og påse at disse blir rettet opp. Arkivlederen skal være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens arkivtjeneste, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet. Arkivlederen er kommunens kontaktperson utad i saker som gjelder arkivvirksomhet. IT-konsulent er systemansvarlig for elektronisk journal og elektronisk sak/arkivsystem Arbeidsoppgaver Ledelse av personale som arbeider med arkivarbeid. 7

12 Ta initiativ til nødvendige opplæringstiltak og til at det gis veiledning. Opplæringen gis av IKT-tjenesten. Oppdatering av arkivplan. Utarbeidelse av rutiner og instrukser innenfor arbeidsområdet. Se til at det brukes godkjent arkivnøkkel og at denne til enhver tid blir oppdatert. Se til at det brukes elektroniske sak/arkivsystemer som følger offentlige standarder. Føre tilsyn med at arkivbegrensning og kassasjon foregår etter gjeldende regelverk. Føre tilsyn med arkivlokaler og arkivrom og påse at disse er i forskriftsmessig stand. IT-konsulent utfører opplæring i elektronisk sak/arkivsystem. 4.4 DEPOTANSVARLIG Administrativ plassering Depotansvarlig er administrativt underlagt leder for administrasjonsenheten Ansvar Depotansvarlig har et overordnet faglig ansvar for bevaring av kommunens eldre arkivmateriale etter at dette er overført til kommunens fjernarkiv. Depotansvarlig skal påse at arbeidet med eldre og avsluttede arkiv er i samsvar med gjeldende lover og regler, og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonell og effektiv måte Arbeidsoppgaver Tilgjengeliggjøring av eldre og avsluttet arkiv. Arkivfaglig leder for personale som arbeider med eldre og avsluttet arkiv. Bruk og lån av materiale fra arkivdepot. Betjening av interne og eksterne henvendelser. Gi informasjon og veiledning om Harstad kommunes arkiver til publikum. Gi informasjon og veiledning om bevaring av privatarkiver. Bidra til regelmessig oppdatering av arkivplanen. Gi regelmessig tilbud om grunnkurs og temakurs. Gi regelmessig tilbud om opplæring og veiledning på arbeidsplassen. 4.5 ORGANISERING AV ARKIVTJENESTEN i Harstad kommune er organisert i et felles sentralarkiv og postmottak som omfatter de fleste av kommunens arkivskapere. Objektserier og eventuelle tilhørende fagsystemer er lokalisert på de avdelingene som har ansvar for saksfeltet.liste OVER ARKIVSKAPERE 4.6 LISTE OVER ARKIVSKAPERE Følgende enheter i Harstad kommune har egne arkiver som ikke er omfattet av sentralarkivet: Administrasjonsenheten (sentalarkivet) Areal- og byggesaktjenesten 8

13 Barnehagene Barne- og ungdomstjenesten Bygg- og eiendomstjenesten Drifts- og utbyggingstjenesten Flyktningetjenesten NAV kommune Harstad Bibliotek Harstad Kulturskole Helsehuset (helse-og miljøtjenesten, Harstad sykehjem) Omsorg nord (hjemmetjenesten nord, Sama sykehjem) Omsorg sentrum (hjemmetjenesten sentrum, Olavsgården og Slottet sykehjem) Omsorg sør (hjemmetjenesten sør, Kveldsol sykehjem og servicesenter, Kanebogen boenheter) Omsorg Stagnes (psykiatritjenesten, Stagnes sykehjem) Kemnerenheten Personal og Organisasjonsenheten Regnskapsenheten Skolene Sosialtjenesten NAV-kommune Koordinerende enhet Voksenopplæringen Økonomi- og Utviklingsenheten 9

14 5 REGLEMENTER OG RUTINER FOR BEHANDLING AV ARKIV 5.1 POST- OG DOKUMENTBEHANDLING Postmottak All inngående post skal leveres til arkivtjenesten som er ansvarlig for postbehandling av post til enheter inkludert i sentralarkivet. Telefaks og elektronisk post skal behandles som vanlig post, dersom arkivtjenesten godkjenner den som arkivverdig. Telefaks og e-post skal skrives ut på arkivbestandig papir, og oppbevares i arkivet. Personlig adressert post skal leveres uåpnet til adressaten hvis ikke man har inngått avtale med adressaten om at slik post kan åpnes av arkivtjenesten. Mottaker plikter likevel straks å levere posten tilbake til arkivet dersom den er til administrasjonen. Denne regelen gjelder også for telefaks og e-post. Post til fagsystemene som i sin helhet er unntatt offentlighet (sosialtjeneste og barnevern) leveres uåpnet til fagenheten Åpning, sortering og arkivbegrensning Posten skal åpnes av arkivtjenesten. Ved åpning av rekommandert post og verdipost skal det være to ansatte til stede. Posten sorteres og det skilles mellom arkivuverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). Som arkivuverdig post regnes alt materiale som ikke blir gjenstand for saksbehandling av noe slag. Dette er materialet som ikke skal registreres/arkivlegges som aviser, tidsskrifter, reklame, offentlige publikasjoner, invitasjoner, generelle rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organ o.l. Dette plasseres til gjennomsyn på egnet sted eller sendes til sirkulasjon for så å plasseres i ringpermer eller kassetter i kontorbiblioteket. Rundskriv kan registreres på en egen rundskrivliste for å holde oversikt over hvilke rundskriv en har mottatt. Som arkivverdig regner vi post som skal saksbehandles (saksdokument etter offentlighetslovens 3) eller som inneholder vesentlig dokumentasjon. Denne saksposten er kommunen pliktig til å stemple, registrere i brevjournal, arkivere og bevare denne for ettertiden. Regninger, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring Skanning Når posten er sortert skal arkivverdige dokument skannes. Fremgangsmåte for enkeltskanning fra leverandøren skal følges. registrer den innkomne posten i arkivsystemet og kontrollerer følgende: - at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert - at alle sider er kommet med i hvert dokument - at skanningen er kvalitetsmessig god nok - at opplysningene i skannet dokument samsvarer med opplysningene i journalen Stempling og registrering i elektronisk brevjournal 10

15 er ansvarlig for stempling og registrering av all arkivverdig post og for at dokumentene blir knyttet til sak. Hvis dokumentet er det første i en sak skal arkivtjenesten opprette saken. Dokumentopplysninger som skal registreres er: Journaldato, dokumentstatus, administrativ enhet, dokumenttype, dokumentdato, arkivkode, innhold og avsender. Påføring av arkivkode skal gjøres av arkivtjenesten. I tvilstilfeller bør dette skje i samråd med saksbehandler. Hastesaker, som skal behandles med en gang, stemples og registreres først, og går så til fordeling. Arkivuverdig materiale skal ikke stemples eller registreres. skal komme med forslag til gradering og hjemmel for graderingen, men det er ledelsen som er ansvarlig for å utføre offentlighetsvurdering. Dokument unntatt offentlighet skal registreres i systemet med lovhjemmel og korrekt tilgangskode. Når alle journalopplysninger er kontrollert skal journalposten få dokumentstatus J (journalført av arkivet). Post til fagsystemene skal registrere i egne postjournaler tilknyttet fagsystemene Instruks for hvilke dokumenter som skal journalføres og/eller arkiveres og hva som skal arkivbegrenses. Denne instruksen bygger på: Arkivloven Arkivforskriften Harstad kommunes arkivplan Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner Hovedprinsipper for riksarkivarens arbeid med bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning. Type dokumenter Tiltak Hjemmel, arkivforskriftens Kommentarer Journalføre Arkivere Anbud/Tilbud Ja Ja Antatte arkiveres Ikke antatte arkivbegrenses Aviser tidsskrifter reklame Avtaler/kontrakter Ja Ja Brev inngående Ja Ja Byggesaker, Ja Ja plansaker Delingssaker Edb backup Tar backup hver dag og lagrer i 14 dager Egenproduserte Ja Ja a og 2-6 rundskriv Egenproduserte Ja Ja a Ett eksemplar trykksaker E-post Ja Ja Hvis ledd i 11

16 saksbehandling SMS Ja Ja Hvis ledd i saksbehandling Faktura Ja I bilagsarkivet Foto, film, lyd Ja Ja Kun ny dokumentasjon hvis den saksbehandles Eldre dok til arkivdepot Høringer Ja Ja I saksarkiv hvis de behandles/uttalelse gies Interne Ja Ja 2 6 Hvis ja i saksarkiv dokumenter Invitasjoner Journaler og registre Ja Ja Jfr 2-4 a Personregistre, gårdsnummerarkiv m.fl. Kart og tegninger Ja Ja Jfr 3-20 j Hvis relatert til byggesak Kladder/utkast Kopibøker Ja Ja b jfr 3 20 d Kopier (ikke , jfr gule/blå) Møteinnkallinger inngående Ja Ja Møteinnkallinger utgående Ja Ja 2 6 og 3-19 Byggesaker gråsonedok. Styre, råd og utvalg i perm Rapporter Ja Hvis vedlegg til brev Referater Ja Gråsone, eksterne arkivbegrenses Regnskap Ja Ja Egen lovgivning Budsjettvedtak m. Vedlegg til arkiv Reklame Rundskriv /ja Ja Dersom de saksbehandles Statistikk Statistkk egenprodusert Ja I ringpermer Gråsonedokumenter Ikke grunnlaget, men resultatet Søknad på stilling Ja Ja Ikke ansattes papirer bør returneres etter klagefristen Tilbud uten forespørsel 12

17 5.1.5 Instruks for arkivering av dokumenter etter lov om offentlige anskaffelser Arkiveringsprosedyre for anskaffelser mellom kr Sjekkliste (sett X) Nr Dokumenter Henvisning til lov og forskrift Dokumenttype og skjermingskode i Ephorte 1 Konkurransegrunnlag / kravspesifikasjon og andre vedlegg 2.1 Tilbudsbrev fra leverandør Spesielt om offl. 13 Opplysningar som er underlagde teieplikt - Utgående post, legg gjerne til innkjøpsrådgiver som mottaker NB! Innholder brevet/e-post noe som leverandør mener er forretningshemmeligheter skal tilbudet påføres tilgangskode offl Tilbudsbrev fra leverandør Offl og 13 - Vanlig registrering ny inngående journalpost hos postmottak - Tilgangskode offl Tilbud på e-post Offl og 13 - Overføres fra innboks til Ephorte (se egen veiledning) - Tilgangskode offl Tilbudsevaluering Offl Nytt notat X - Tilgangskode offl Meddelelse om valg av leverandør pr. brev 4.2 Meddelelse om valg av leverandør pr. e-post Offentlig notat - Ny utgående - Vanlig retningslinje for utgående post Offentlig notat - Overføres fra innboks til Ephorte (se egen veiledning) 5 Signert avtale/kontrakt Offentlig dokument - Nytt notat X 6 Ferdigstillelse av sak Marker Ephorte saken som ferdig AVSLAG PÅ INNSYN / SKJERMING PGA OFFENTLEGLOVA: ber noen om innsyn må det vurderes hvorvidt det skal gis innsyn, jf. offl nektes innsyn skal det alltid henvises til fylkesmannen som ankeinstans, jf. offl. 32 Import av E-post til ephorte: Se Harstad kommunes intranett under menyvalget Sak og arkiv Veiledninger e-phorte Outlook til ephorte - veiledning. Direkte link: %20Veiledning.pdf Import av SMS til Ephorte: Arkivverdig SMS videresendes fra saksbehandlers mobiltelefon til saksbehandlers e-post. Deretter importeres e-post til ephorte etter prosedyre som beskrevet ovenfor. 13

18 Offentleglova 3. Hovudregel Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ. Unntatt offentligheten 13 1.ledd: Opplysningar som er underlagde teieplikt Opplysningar som er underlagde teieplikt i lov eller i medhald av lov, er unnatekne frå innsyn ledd Dokument utarbeidde for eiga saksførebuing (organinterne dokument) Eit organ kan gjere unntak frå innsyn for dokument som organet har utarbeidd for si eiga interne saksførebuing. 15. Dokument innhenta utanfrå for den interne saksførebuinga 1.ledd 1.punktum: Når det er nødvendig for å sikre forsvarlege interne avgjerdsprosessar, kan organet gjere unntak frå innsyn for dokument som organet har innhenta frå eit underordna organ til bruk i den interne saksførebuinga si. 2.ledd: Det kan vidare gjerast unntak for delar av dokument som inneheld råd om og vurderingar av korleis eit organ bør stille seg i ei sak, og som organet har innhenta til bruk for den interne saksførebuinga si, når det er påkravd av omsyn til ei forsvarleg ivaretaking av det offentlege sine interesser i saka. Avskjermes automatisk 90 dager etter registrering med mindre tilgangskode endres til ledd: Unntak av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m. Det kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlege innkjøp, til valet av leverandør er gjort. Arkiveringsprosedyre for anskaffelser mellom kr Sjekkliste (sett X) Nr Dokumenter Henvisning til lov og forskrift Dokumenttype og skjermingskode i Ephorte 1 Konkurransegrunnlag / kravspesifikasjon, generelle innkjøpsbetingelser og andre vedlegg 2.1 Dersom dokumenter er utarbeid for egen saksforberedelse 2.2 Dersom dokumenter er innhentet utenfra for den interne saksforberedelsen 3.1 Tilbudsbrev fra leverandør Spesielt om offl. 13 Opplysningar som er underlagde teieplikt - Utgående post, legg gjerne til innkjøpsrådgiver som mottaker Offl Nytt notat X - Tilgangskode offl Offl Nytt notat X - Tilgangskode offl NB! Innholder brevet/e-post noe som leverandør mener er forretningshemmeligheter skal tilbudet påføres tilgangskode offl

19 3.2 Tilbudsbrev fra leverandør Offl og 13 - Vanlig registrering ny inngående journalpost hos postmottak - Tilgangskode offl Tilbud på e-post Offl og 13 - Overføres fra innboks til Ephorte (se egen veiledning) - Tilgangskode offl Tilbudsevaluering Offl Nytt notat X - Tilgangskode offl Meddelelse om valg av leverandør pr. brev 5.2 Meddelelse om valg av leverandør pr. e-post 6 Anskaffelsesprotokoll for kjøp over ,- Offentlig dokument - Ny utgående - Vanlig retningslinje for utgående post Offentlig dokument - Overføres fra innboks til Ephorte (se egen veiledning under) Offentlig dokument - Nytt notat X - Intern kopimottaker, thohan (varsle med e-post) 7 Signert kontrakt Offentlig dokument - Nytt notat X - Intern kopimottaker, thohan (varsle med e-post) - vedlegg signert HMS-egenerklæring til kontrakten. 8 Ferdigstillelse av sak Marker Ephorte saken som ferdig AVSLAG PÅ INNSYN / SKJERMING PGA OFFENTLEGLOVA: ber noen om innsyn må det vurderes hvorvidt det skal gis innsyn, jf. offl nektes innsyn skal det alltid henvises til fylkesmannen som ankeinstans, jf. offl. 32 Import av E-post til ephorte: Se Harstad kommunes intranett under menyvalget Sak og arkiv Veiledninger e-phorte Outlook til ephorte - veiledning. Direkte link: %20Veiledning.pdf Import av SMS til Ephorte: Arkivverdig SMS videresendes fra saksbehandlers mobiltelefon til saksbehandlers e-post. Deretter importeres e-post til ephorte etter prosedyre som beskrevet ovenfor Fordeling/gjennomgang/saksbehandling Etter registrering fordeles posten til enhetslederne som er ansvarlig for å gjennomgå posten, se til at rett opplysninger er påført, og foreta en offentlighetsvurdering. Enhetsleder fordeler posten til rette vedkommende (saksbehandler). For å ha oversikt over hvor de enkelte sakene befinner seg til enhver tid, skal saksfordelingen straks formidles arkivet for registrering i journalen der det ikke skjer elektronisk Oppfølging. Restansekontroll 15

20 Leder av forvaltningsenheten og arkivtjenesten sørger for at det fire ganger i året blir tatt ut restanseliste over saker som ikke er ferdig behandlet. Enhetsledere følger opp restanselistene, og gir tilbakemelding om sakenes status Kvalitetssikring av journaldatabasen skal kontrollere at alle saksdokument er journalførte og knyttet til rett sak i brevjournalen (sak-/arkivsystemet), og at de samme dokumentene finnes i det fysiske arkivet. skal kontrollere at sak-/arkivsystemet blir brukt rett slik at føringen av avsluttete saker og avskrevne dokument blir låst. har ansvar for å kvalitetsikre registreringer/funksjoner som utføres av saksbehandlere og ledere. Dette gjøres ved at arkivtjenesten daglig henter fram utgående journalposter, kvalitetsikrer og retter alle registrerte journalopplysninger. Dette innebærer å sikre at: offentlighetsvurdering er gjennomført, og nødvendig skjerming av avsender/mottaker, arkivkoder, saksnummer, tittel og saksinnhold er gjort arkivkode og sakstittel er dekkende når ny sak er opprettet saken er knyttet til rett arkivdel journalposten er knyttet til rett sak rett arkivkode er satt på saken Når dette er gjennomført legges journalpostene ut i offentlig journal Utlån Utlån av saksdokument skal alltid gå gjennom arkivtjenesten. Utlån skal registreres på utlånskort som plasseres på den utlånte mappens plass i arkivet. Utlån skal registreres i elektronisk saksbehandlersystem der det er mulig. Når utlånt materiale blir returnert skal arkivtjenesten avskrive utlånet også elektronisk der det er mulig. Utlånstiden er normalt 4 uker. Dersom saksbehandlingstiden krever at utlånet blir forlenget må arkivtjenesten få melding om dette. Utlånt materiale er saksbehandlerens ansvar til det er avskrevet. Låneren må se til at ingen dokumentet blir fjernet, at ordningen i mappa blir holdt vedlike, og at nytt dokument ikke blir lagt til i forbindelse med utlån Saksavslutning, ekspedisjon og arkivlegging Saksbehandleren gir beskjed til arkivtjenesten når saker er avsluttet. Samtidig skal saken med tilhørende dokumenter sendes arkivet for arkivlegging, når saksbehandler har fått utdelt dokumenter. Sakens dokumenter skal ligge i kronologisk orden i eget saksomslag og arkivlegges snarest mulig. Arkivet skal kontrollere at de dokumentene som er tilknyttet saken ligger i saksmappen. Før arkivlegging skal saksbehandler sørge for at mappen er ryddet, dvs. at binders, plastomslag, stifter samt kladder, notat og lignende (gule lapper), som ikke er relevant for saken, fjernes. registrerer at saken er avsluttet, avskriver dokumenter som ikke er avskrevne. Ferdigbehandlede saker som ikke er til aktuell behandling, skal ligge i arkivet Registrering og ekspedering av saker som er oppstått internt 16

21 Brev fra kommunen skal sendes som off. dok. og inneholde logo, arkivkode, j.nr og øvrige kjennetegn. Alle utgående brev og andre saksdokument som er produsert internt skal registreres i brevjournalen (sak-/arkivsystemet). Saksbehandler kan registrere utgående brev og interne notat, utredninger og framlegg til vedtak samt avskrive inngående brev som er besvart. skal før utsending sørge for kopi av utgående brev til kopibok og saksmappe (i saksarkiv eller spesialarkiv). Dokumenter som er unntatt fra offentlighet skal ikke sendes som e-post uten at de er krypterte. 5.2 OPPGAVEFORDELING INNEN POST- OG DOKUMENTBEHANDLING skal: Motta, åpne, sortere, stemple og registrere all post, både inn- og utgående. Opprette nye saker i forbindelse med registreringen. Kontrollere at saksbehandlernes registreringer er riktige. Kontrollere forfallslister og ta ut restanseliste 4 ganger i året. Kvalitetsikre arkivet og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer samt fysisk arkiv. Betjene utlån fra arkivet. Arkivlegge ferdig behandlete saker. Sørge for kopi av utgående skriv til kopibok og saksmappe Saksbehandlere skal: Sørge for at personlig adressert post, enten det er papirdokumenter, telefaks eller e- post, sms blir levert til arkivtjenesten for registrering i brevjournal dersom dette er til administrasjonen (sakspost). Påføre arkivkode på utgående skriv. Gi beskjed om behov for forlenget lånetid for utlånte mapper. Registrere utgående skriv og avskrive inngående brev som er besvart. Gi beskjed og levere saksmapper tilbake til arkivet straks saksbehandlingen er avsluttet. Mappene skal være renset for arkivuverdig materiale, binders, stifter og plastomslag Enhetsledere skal: Gjennomgå og fordele posten til rette saksbehandler og gi tilbakemelding til arkivtjenesten om fordelingen. Gjennomføre offentlighetsvurdering. Sørge for at restanselister følges opp. Være arkivansvarlig til bortsetting skjer til arkivdepot. 5.3 REGLEMENT FOR PERIODISERING, ARKIVBEGRENSING OG KASSASJON Periodisering Arkivordningen i Harstad kommune bygger på 4-årige arkivperioder, som i all hovedsak tilsvarer den kommunale valgperioden. 17

22 Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at nyvalgt kommunestyre har trådt i funksjon. Alle kommunale arkivskapere skal følge denne periodedelingen. Ved overgang til ny arkivperiode skal arkivet deles. Den praktiske gjennomføring av delingen skjer senest etter at en arkivperiode er avsluttet, og skal gjennomføres på følgende måte: Møtebøker og vedtaksbøker: årgangene fra avsluttet periode skal bindes inn og overføres til bortsettingsarkiv. Kopibøker: årgangene fra avsluttet periode skal bindes inn og overføres til bortsettingsarkiv. Postjournal: elektronisk postjournal skal deles i samsvar med regler for periodeinndeling og sanering av elektronisk postjournal. Postlister (utskrifter) skal overføres til bortsettingsarkiv. Saksarkiv: saker som er avsluttet i siste arkivperiode skal skilles ut, settes i arkivbokser og overføres til bortsettingsarkiv. Arkivboksene skal merkes med etiketter som viser arkivskaper, år og innhold. Elektronisk arkiv skal periodiseres og overføres historisk database. Spesialarkiv: mapper som har blitt uaktuelle i løpet av arkivperioden skal skilles ut fra det aktive arkivet. Disse skal overføres til bortsettingsarkiv i samsvar med retningslinjer gitt for de enkelte seriene i arkivoversikten. En bør på samme tid skille saker som senere skal kasseres fra saker som skal bevares. Kassable saker bør samles i egne arkivbokser merket med arkivskaper, år og innhold samt kassasjonsår Arkivbegrensing og kassasjon Arkivbegrensningen skal gjennomføres i forbindelse med postbehandlingen. Arkivbegrensning vil si at man unnlater å journalføre og arkivlegge ikke arkivverdig post (informasjonspost). I Harstad kommune er arkivbegrensning hovedmetoden for å redusere tilveksten i arkivene. Følgende typer materiale skal arkivbegrenses: trykksaker offentlige publikasjoner rundskriv utskrifter fra andre organers protokoller annet mangfoldiggjort materiale Det vil si materiale som ikke fører til saksbehandling. Kassasjon vil si å fjerne og tilintetgjøre arkivlagt materiale. Arkivlagt materiale kan bare kasseres etter tillatelse fra Riksarkivaren Kassasjon skal gjennomføres i samsvar med retningslinjer gitt av Riksarkivaren eller den han har gitt fullmakt, og kommunens egne kassasjonslister. I Harstad kommune skal kassasjon i saksarkivene gjennomføres hvert fjerde år, åtte etter overføring til bortsettingsarkiv. Kassasjon skal utføres i forbindelse med overføring til fjernarkiv/arkivdepot. Kassasjon i andre arkivserier skal gjennomføres i samsvar med det som er fastsatt i arkivoversikten. All kassasjon skal skje ved makulering. Det skal utarbeides summariske lister over materiale som kasseres. 5.4 INSTRUKS FOR AVLEVERING TIL FJERNARKIV/ARKIVDEPOT Tidspunkt for avlevering Avlevering til fjernarkiv/arkivdepot skal gjennomføres etter periodisering. 18

23 5.4.2 Listeføring Når arkiv blir avlevert til fjernarkiv/arkivdepot, skal det følge med lister over avleveringen. Listene skal inneholde oversikt over saker med referanse til arkivboks. Ett eksemplar av listen skal følge med avleveringen, ett eksemplar skal avleverende instans ta vare på Kassasjonsbehandling Kassasjon skal være utført før arkiv avleveres Overføring av ansvar Ved avlevering blir det administrative ansvar for avlevert materiale overført fra arkivskaperen til administrasjonssjefen ved leder for depottjenesten. 5.5 AVLEVERING AV PERSONREGISTRE Depot Personregistre skal leveres til arkivdepot Materiale som skal avleveres I henhold til avtalen skal følgende personregistermateriale avleveres: Klientarkiv (klientmapper) etter lov om sosiale tjenester Barnevernarkiv (barnevernmapper) etter lov om barneverntjenester Pleie- og omsorgsarkiv (brukermapper) etter lov om helsetjenesten i kommunene Elevarkiv (elevmapper) i grunnskolen Arkiv vedrørende barn i barnehage (særskilte tiltak) Klientarkiv (klientmapper) innen PPT Klientarkiv (klientmapper) fra flyktningkontor Pasientjournaler og helsekort fra kommunehelsestjenesten Tidspunkt for avlevering Materialet skal overføres 10 år etter siste kontakt (siste innføring). Dette gjelder alle typer registre unntatt arkiv vedrørende barn i barnehage der regelen er 5 år etter siste kontakt Arkivskapers forpliktelser Alle som skal avlevere personregistre skal før overføring sørge for å: ta kontakt med arkivdepot for å avtale tidspunkt for avlevering og mottak gjennomgå materialet med tanke på arkivbegrensing og kassasjon listeføre materialet (navn og fødselsdato på personene) pakke materialet for forsvarlig forsendelse etter nærmere instruksjoner gitt av arkivdepot 19

24 5.5.5 Depotets forpliktelser Arkivdepot forplikter seg til å: sørge for forsvarlig oppbevaring og sikring i arkivlokaler som tilfredsstiller kravene til arkivdepot i arkivloven med forskrifter sørge for at materialet er sperret for innsyn og bruk i tråd med gjeldende lovverks bestemmelser om taushetsplikt og sperregrenser sørge for at avleverende instans får materialet tilbake når det finnes hjemmel for innsyn og bruk gjennomføre sikringstiltak som følger av personopplysningslovens 13 og 14 holde oversikt over alle avleveringer og total arkivbestand 5.6 UTLÅNSREGLEMENT EKSTERN BRUK Ansvar All ekstern bruk av eldre og avsluttet arkiv fra fjernarkiv/arkivdepot skal skje gjennom kommunens arkivdepot. Eksternt innsyn i materiale fra aktivt arkiv og bortsettingsarkiv skal skje gjennom arkivtjenesten Lovhjemmel Innsyn i arkivmateriale som er produsert etter er regulert av offentlighetsloven. Innsynet er avgrenset til saker som blir identifisert på forhånd. Postjournaler produsert etter er offentlig tilgjengelige med unntak av registreringer som i medhold av lov eller forskrift er skjermet mot innsyn. Kommunen gir etter søknad innsyn i arkivmateriale som er produsert før Unntatt fra innsyn er materiale som i medhold av lov er taushetsbelagt i 60, 80 eller 100 år Søknad Søknad om bruk av kommunalt arkivmateriale skal skrives på særskilt utlånskjema. Retur av materialet etter bruk skal registreres på samme skjema. Forskeres adgang til taushetsbelagt arkivmateriale skal avgjøres av det aktuelle departement. Søknad om innsyn sendes via rådmannen. Spørsmål om partsinnsyn i taushetsbelagt arkivmateriale avgjøres av avdelingens/kontorets faglige leder Regler for bruk Ekstern bruk av arkivmateriale er regulert av regler for lesesalsbruk. Låneren skal ha lest igjennom disse reglene før han/hun kvitterer for utlånet på utlånskjemaet. Bruk av materialet skal normalt skje under oppsyn. Det er ikke anledning til å låne med arkivmateriale ut av bygningen. 20

25 6 BRUK AV SAKSBEHANDLINGSSYSTEMET EPHORTE Kommunens felles saksbehandlingssystem er Ephorte. Når systemet brukes slik det skal betyr det at arkivloven med forskrift følges fullt ut. Det forkommer feil bruk. Postmottak/arkiv registrerer følgende type feil av saksbehandlere og ledere: Sjekkliste (sett X) Typer av feil begått av saksbehandlere: Gal dokumenttype til interne mottakere på saker som skal følges opp. Det skal være N både på notat og eventuelt brev. Det er ikke nødvendig å sende brev til interne mottakere. Dokumenttype X brukes på notat som ikke skal følges opp. Kopi må sendes postmottak både av N og X notater. Brev til utsending er ikke ferdigstilt. Brev sendes ut direkte fra saksbehandler uten at det sendes to kopier til postmottak. Det skrives med store bokstaver i adressefeltet og overskrifter (innholdslinja) i Ephorte. Dette er unødvendig og resulterer i stilbrudd. Brevmalen ordner dette. Det opprettes nye saker på svarbrev hvor sak allerede er opprettet. Innkommende mail kan registreres av saksbehandler i Ephorte. Da skal postmottak ha kopi av mailen. Det saksbehandles i bare i Outlook (mailsystemet), fullstendig uten arkivlegging. All arkivering utenom Ephorte er verdiløs. Bruk Ephorte mail eller Office til Ephorte. Brev sendes ut uten klassering (arkivkode) Dokumenter som utlånes fra arkiv blir ikke levert tilbake etter saksbehandling. Utgående brev, notater og saker med status R (reservert saksbehandler) blir ikke endret til status F ved utsendelse. Typer av feil begått av ledere: Saker med status G (til godkjenning) blir ikke endret til status F ved utsendelse Saksmapper blir ikke fordelt på saksbehandler. (sjekk mottatte saker hver dag) Inngående brev blir ikke fordelt på saksbehandler Utgående brev, notater og saker med status F (ferdigstilt). Dokumentere kommer ikke tilbake til arkiv Fra et arkivfaglig ståsted er flere av disse feilene alvorlige. I gitte situasjoner hvor kommunen blir avkrevd dokumentasjon kan det oppstå alvorlige og kostnadskrevende problemer. 7 SIKRING AV ARKIV 7.1 KRAV TIL ARKIVLOKALER Krav Alle arkivskapere er forpliktet til å sørge for at oppbevaringsforholdene for deres arkiver er fullt ut tilfredsstillende. Lokaler som benyttes til oppbevaring av arkivmateriale skal tilfredstille kravene til arkivrom som stilles i arkivforskriften. 21

26 Dagligarkivene kan plasseres i alminnelige kontorlokaler dersom disse oppfyller de generelle kravene til arkivlokaler. Bortsettingsarkiv og eldre arkiv skal plasseres i lokaler som oppfyller kravene til spesialrom for arkiv Utforming Ved planlegging av arkivlokaler skal det tas hensyn til fremtidig tilvekst. Gulv og reoler skal ha stor nok bæreevne til å tåle belastningen av arkivmaterialet. Reoler og hyller skal være laget av ikke-brennbart materiale. Hyllene bør være regulerbare i høyden og hyllelengden bør være én meter. I spesialrom for arkiv må reoler og hyller plasseres på en slik måte at materialet ikke står tett inntil vegger, tak eller gulv. Nederste reolhylle skal ikke plasseres nærmere gulvet enn 10 centimeter. Hylleavstand til vegg skal være 5 cm. Lokalene skal ha fri gulvplass til transport (min. 120 cm), og ganger til framhenting av materialet (min. 70 cm). Arkivlokalene skal være utstyrt med nødvendig arbeidsplass til arkivpersonalet. Belysningen skal være tilstrekkelig og av godkjent kvalitet Sikring mot vann og fukt Arkivlokalene skal være plassert på en slik måte at vann og fuktighet ikke trenger inn. Lokaler som er truet av oversvømmelser kan ikke brukes til arkivlokaler. Spesialrom for arkiv skal ikke innehold vannførende rør eller radiatorer Sikring mot brann og varme Klima Arkivlokaler skal være sikret mot brann og skader som følge av sterk varmeutvikling. Det skal ikke inneholde annet elektrisk utstyr enn det som er nødvendig for driften. Det elektriske anlegget skal tilfredstille kravene i forskrifter om branntrygge lokaler. Røyking er ikke tillatt i noe lokale hvor det oppbevares arkiv. Alle arkivlokaler skal være utstyrt med håndslukkingsapparat. Alle arkivlokaler skal utgjøre egne separate brannceller. I kontorrom som oppbevarer dagligarkiv skal bygningsdelene ha en brannmotstandsevne på REI 30. Spesialrom for bortsettingsarkiv skal ha brannmotstandsevne på REI 60. Spesialrom for bortsettingsarkiv og for avsluttet og eldre materiale skal ha brannmotstandsevne REI 120. Maling, gulvbelegg og annet må ikke fremme brannspredning. Lokalet skal varmes opp med varmekabler i gulv. Alle spesialrom skal ha automatisk brannalarm tilknyttet brannvesenet, og det skal være installert håndslukkingsapparat. Spesialrom skal ikke ha vinduer, og de skal være ustyrt med selvlukkende dør. Arkivlokaler skal generelt være sikret mot skader på materialet forårsaket av temperatur, luftfuktighet, forurensning og støv. De skal ha fast rengjøring. Temperatur og klima skal så lang mulig være stabilt. I kontorlokaler som inneholder papir skal temperaturen være grader. I spesialrom for arkiv som inneholder papirmateriale og elektronisk materiale skal temperaturen være stabilt rundt 15 grader Innbrudd og ulovlig tilgang Alle arkivlokaler skal være sikret mot innbrudd og mot at uvedkommende kan få adgang til materialet. 22

27 Alle arkivlokaler skal ha regler for tilgangen til lokalet. Arkivlokalene skal ha fast tilsyn og skal kontrolleres med jevne mellomrom med hensyn til sikringstiltakene. 23