ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE"

Transkript

1 ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE

2 INNHOLD 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for arkivplanen side Planens virkeområder og hensikt side Rullering side Godkjenning side 2 2. LOVER OG FORSKRIFTER 2.1 Lover og forskrifter som regulerer arkivarbeidet side 2 3. ARKIVANSVAR OG ARKIVFULLMAKTER 3.1 Administrasjonssjefens arkivansvar side Arkivansvarlig sine fullmakter side 3 4. EDB-SYSTEMER I TOLGA KOMMUNE 4. 1 EDB-verktøy side 4 5. ORGANISERING AV ARKIVFUNKSJONEN I KOMMUNEN 5.1 Arkivnøkkel side Arkivstrukturen i kommunen side Arkivskapere i kommunen side Tilgangsrettigheter side 6 6. ARKIVTJENESTEN 6.1 Reglement og instruks side Postmottak og sortering side Stempling og journalføring side Offentlig journal side Fordeling og oppfølging side Journalføring og ekspedering av internt Produserte saksdokumenter side Saksavslutning og arkivlegging side Kvalitetssikring av postbehandlingen side Arkivinstruks for saksbehandlere side ARKIVORDNING I KOMMUNEN 7.1 Arkivdokument arkivavgrensning side Elektronisk arkiv side 11 2

3 8. RUTINER FOR ARKIVERING AV SAKSDOKUMENTER 8.1 Saksarkivering side Arkivering i saksarkivet side Arkivering i spesialarkiv/fagarkiv side Føring av møtebøker side PERIODEINNDELING, BORTSETTING KASSASJON side PERIODISERING AV SAKSARKIVET side PERIODISERING AV PAPIRBASERT ARKIV side PERIODISERING AV ELEKTRONISK ARKIV side BEVARINGSPÅBUD side KASSASJON 14.1 Hjemmel for kassasjon side Kassasjonsvurdering side Gjennomføring av kassasjon side OVERFØRNG AV ARKIV MELLOM ARKIVSKAPENDE ENHETER side INSTRUKS OM AVLEVERING TIL FJERNARKIV side AVLEVERING TIL DEPOT side MELDE- OG KONSESJONSPLIKT side REGLEMENT OM INTERNT UTLÅN AV MAPPER side REGLEMENT OM EKSTERNT BRUK AV ARKIVMATERIALE side ARKIVLOKALER side 21 3

4 VEDLEGG 1 Arkivoversikt 2 Brev fra Riksarkivaren 3 Programvareoversikt 4

5 1. INNLEDNING 1.1 BAKGRUNN FOR ARKIVPLANEN I lov om arkiv av 4. Desember 1992 nr 126 gjeldende fra og tilhørende forskrift om offentlig arkiv, heter det i Forskrift om offentlig arkiv 2-2; Et offentlig organ skal til enhver tid ha en ajourført arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hva slags instrukser, regler, planer m.m. som gjelder for arkivarbeidet. Arkivlovens formål er å sikre arkiver som har vesentlig kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse arkivene kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. Kommunens arkiver må sikres slik at: god forvaltningspraksis styrkes informasjonen og service til publikum og saksbehandler ivaretaes saksbehandlingen kan effektiviseres kommunen for all ettertid kan dokumentere sine vedtak og tiltak. innbyggerne i kommunen får adgang til viktig informasjon om kommunens planer og virksomhet. innbyggerne kan dokumenterer egne rettigheter og eiendom og trygge personlig rettssikkerhet. innbyggerne i kommunen får adgang til informasjon som kan brukes i kulturelle aktiviteter. kommunens historie kan skrives i fremtiden Med bakgrunn i de foranliggende punkter satte Tolga kommune, våren 2000 i gang arbeidet med å utarbeide en arkivplan for hele kommunen. Det er denne planen som nå danner grunnlag for ny og revidert arkivplan. Da forrige arkivplan var avsluttet ble arbeidet med fysisk å organisere arkivene, ut fra arkivplanen satt i gang. Lokaler til fjernarkiv og historisk arkiv finnes allerede, spesielt ble det tatt høyde for dette ved planlegging og bygging av det nye kommunehuset. Det, som det imidlertid ikke ble vurdert var lokaliteter for opprettelse av sentralarkiv. Ut fra det faktum at det pr. dato ikke finnes romkapasitet til et slik sentralarkiv må ordningen med desentraliserte arkiv føres videre inntil det innføres fullelektronisk saks- og arkivbehandling. 5

6 1.2 PLANENS VIRKEOMRÅDER OG HENSIKT Arkivplanen skal gjelde for alle virksomhetsområder i Tolga kommune. Dette gjelder også de virksomhetsområder som ikke er knyttet til kommunens elektroniske post, arkiv og saksbehandlersystem K Tolga kommune er å betrakte som et organ i henhold til arkivforskriften. Arkivplanen har til hensikt å vise: hva arkivet omfatter. hvordan arkivmaterialet er organisert. hvilke instrukser og regler som gjelder for arkivarbeidet. kvalitetssikring av arkivene i Tolga kommune. arkivplanen er ment å fungere som planleggings- og styringsredskap for arkivarbeidet. 1.3 RULLERING Arkivplanen for Tolga kommune skal til enhver tid være ajourført, jfr Forskrift om offentlig arkiv 2-2. Dog må planen taes opp umiddelbart dersom det innføres nytt EDB-basert kontorsystem, nytt arkivsystem, organisasjonsendringer eller andre ting som vil gripe vesenlig inn i arkivforholdene i kommunen. Arkivplanen rulleres hver 4. år, sammenfallende med ny kommunestyreperiode. 1.4 GODKJENNING Arkivplan for Tolga kommune er vedtatt av kommunestyret i sak 0016/05 2. LOVER OG FORSKRIFTER 2.1 LOVER OG FORSKRIFTER SOM REGULERER ARKIVARBEIDET Arkivloven med forskrifter lov av og gjeldende fra Med endringer ved lov av og forskrift

7 Lov om offentlighet i forvaltningen - lov av med senere endringer samt forskrifter. (Offentlighetsloven)Ny lov i emning Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker lov av med senere endringer, samt forskrifter. (Forvaltningsloven) Lov om behandling av personopplysninger, av , samt forskrifter. (Personopplysningsloven) Kommuneloven. Sikkerhetsloven Lov om avleveringsplikt for allment tilgjengelige dokumenter av Særlover lover som kan ha betydning for arkivarbeidet i den enkelte organisasjon. (F.eks helsepersonelloven, pasientjournalforskriften, grunnskoleloven m.m.) Forskrift om Riksarkivarens arkivbestemmelser. Retningslinjer for innbinding av møtebøker, kopibøker og registre. Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommuneforvaltningen. 3. ARKIVANSVAR OG ARKIVFULLMAKTER 3.1 ADMINISTRASJONSSJEFENS ARKIVANSVAR Administrasjonssjefen, har i følge Kommunelovens 23 og Forskrift om offentlig arkiv, 1-1 det overordnet ansvaret for kommunens arkiv og for at organiseringen og oppfølgningen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Det daglige arbeidet skal som hovedregel utføres av en arkivtjeneste, under daglig ledelse av en arkivansvarlig, forskriftens ARKIVANSVARLIG SINE FULLMAKTER Arkivansvarlig er leder for arkivtjenesten i kommunen og er delegert fullmakt til å instruere saksbehandlere og arkivpersonale i spørsmål som gjelder arkivfunksjonen i kommunen. Arkivansvarlig skal holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren. I arkivfaglige saker er saksbehandlerne underordnet arkivleder i kommunen. Det påhviler arkivansvarlig: å utarbeide arkivplan og følge opp/ajourføre denne 7

8 holde seg ajour med Arkivloven med forskrifter holde seg ajour med Offentlighetsloven, Forvaltningsloven, Personopplysningsloven o.a. å være hovedansvarlig når det innføres ny arkivnøkkel/ordning holde seg ajour med all informasjon ang. arkivordninger. å føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret å sørge for opplæring, veiledning og motivasjon av ledere, saksbehandlere og arkivpersonell. Dette gjelder alle virksomheter. å bistå med nødvendig grunnopplæring om kommunens arkivordning til nye og etablerte medarbeider på alle nivåer. å kvalitetssikre arkivarbeidet i kommunen. å være administrator (systemansvarlig) for arkiv- og saksbehandlersystemet. Arkivansvarlig er helt avhengig av et nært samarbeid med IT-avdelingen for å kunne ivareta arkivets funksjoner på en tilfredsstillende måte. Likeledes er arkivansvarlig avhengig av å få nødvendig informasjon fra ledelsen om all organisasjonsendring, flytting og sammenslåing av kontorer m.m enten det er i egen kommune eller på interkommunalt nivå for på et tidlig tidspunkt å kunne belyse den arkivmessige utfordringen slike endringer føre til. 4.EDB-SYSTEMER I TOLGA KOMMUNE 4.1 EDB- VERKTØY Tolga kommune innførte i september 1999 sak- og arkiv systemet; Kontor Systemet ble i 2004 oppgradert til Noark 4 standard. I forbindelse med oppgraderingsprosessen ble FARTT, et samarbeidsprosjekt mellom kommunene Folldal, Alvdal, Rendalen, Tynset og Tolga, opprettet. FARTT har fått felles servere på Tynset, felles brukerstøtte, felles kursing bl.a. Andre systemer og fagsystemer, som i dag benyttes i Tolga kommune er: Se vedlegg. 8

9 5. ORGANISERING AV ARKIVFUNKSJONEN I KOMMUNEN 5.1 ARKIVNØKKEL Som klassifiseringssystem benytter Tolga kommune KS arkivnøkkel, for kommunesektoren K-kode, som omfatter de saksområder, fellesklasser og fagklasser kommunen arbeider med. I forbindelse med oppgraderingen av K i november 2004 ble ny revidert utgave av K-koden, 2003, tatt i bruk. Ved overgang til ny arkivnøkkel skal det vanligvis startes på ny periode i arkivet, endringene i k-koden var imidlertid ikke så radikale at det fra sentralt hold ble pålagt å sette skarpt skille i arkivet. 5.2 ARKIVSTRUKTUREN I KOMMUNEN Arkivet skal dokumentere den politiske og administrative saksbehandlingen i kommunen. Til grunn for denne planen ligger begrepet desentralisert arkiv med sentral ledelse. Arkivtjenesten fungerer som en journalenhet med felles postjournal for hele kommunen. Skoler, sykehjem, legekontor, sosialkontor m.m. journalfører selv alle aktuelle dokumenter, enten i K-2000 eller fagsystemer og oppbevarer dem i de respektive dagsarkiver. Post til ansatte, som jobber på kommunehuset journalføres av arkivtjenesten der. Alle arkiver hører inn under arkivtjenesten i kommunehuset og er underlagt retningslinjer og regler i denne arkivplanen på lik linje. Arkivtjenesten tar ut felles postliste for hele organisasjonen til pressen og til bevaring, dessuten vil forfalls- og restanselister bli kjørt og fordelt av arkivtjenesten i kommunehuset. 9

10 5.3 ARKIVSKAPERE I KOMMUNEN ARKIVSKAPER DOKUMENTASJON MERKNADER Fellesarkivet All saksbehandling i kommunen, med unntak av visse saker som behandles i lukkede fagsystemer Journalføring sak/arkiv fagklasser Sosialtjenesten Klientsaker etter sosialtjenesteloven Journalføring sak/arkiv fagklasser Barneverntjenesten * Flyttet Felles barnevernkontor med Tynset og Alvdal Pleie- og omsorgstjenesten Helseavdelingen Grunnskoler Barnehager Brukertjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelseloven Primærhelsetjenester etter kommunehelseloven Administrasjon av skolen, undervisning etter grunnskoleloven Administrasjon av barnehagen Journalføring sak/arkiv Fagklasser Journalføring fagklasser Sak/arkiv Journalføring sak/arkiv fagklasser Journalføring sak/arkiv Fagklasse * I forbindelse med flyttingen av barneverntjenesten ble det ikke utarbeidet avleveringslister eller andre former for dokumentasjon som viser hva som ble tatt med til Tynset. Tolga kommune har heller ikke fått noen dokumentasjon på hvordan Barneverntjenesten organiserer arkivet på. Se avsnitt om overføring/flytting og brev fra Riksarkivaren. 5.4 TILGANGSRETTIGHETER Et sak- arkivsystem hvor all saksbehandling foregår elektronisk betjener mange saksbehandlere. Brukerne tilhører ulike deler av organisasjonen, og det er innlysende at ikke alt som lagres, er like interessant for alle eller angår alle. Enkelt opplysninger skal holdes utilgjengelig for uvedkommende, ut fra bestemmelser om taushetsplikt og personvern. Ikke bare allmennhetens tilgang til slike opplysninger, men også de ansattes tilgang skal begrenses. I forbindelse med oppgraderingen ble tilgangsrettighetene gjennomgått. De enkelte brukernes lese- og skriverettigheter ble sett i forhold til deres administrative tilhørighet i organisasjonen, og deres ansvar som 10

11 leder/saksbehandler. Systemet er utbygd med funksjoner for kvalitetssikring som omfatter en detaljert tilgangsstyring med utgangspunkt i tildeling av brukernavn og passord. Ut over den skjermingen som er lagt inn i systemet kan hver enkel saksbehandler skjerme sine dokumenter ytterligere om behovet skulle tilsi det. 6 ARKIVTJENESTEN 6.1 REGLEMENT OG INSTRUKS Arkivtjenestens hovedoppgave er å kvalitetssikre sentrale deler av kommunens aktivitet. 6.2 POSTMOTTAK OG SORTERING Fellestjenesten får posten brakt. I de ytre virksomheter vil posten som regel bli tilkjørt, evt. hentet av kontorpersonalet. Telefax og elektronisk post skal behandles som ordinær post. For e-post vil det si at dokumentet skal skrives ut på papir og journalføres på vanlig måte. Det må henstilles til at man skiller mellom person og arbeids relatert innhold i e-posten. Hvis slik post blir sendt til saksbehandler direkte, skal det umiddelbart sendes arkivtjenesten for evt. registrering. Personlig post leveres uåpnet til vedkommende. Medarbeidere som mottar post det viser seg å være til administrasjonen skal straks leverer dette til arkivtjenesten for registrering. Ved åpning av rekommandert post og verdipost skal det være to personer til stede. 6.3 STEMPLING OG JOURNALFØRING I Forskrift om offentlig arkiv Kap heter det: Et offentlig organ skal ha en eller flere journaler for registrering av dokumenter i de saker organet oppretter. Videre heter det, Journaler skal føres elektronisk eller på papir. Arkivtjenesten sorterer, åpner og stempler posten. Posten deles i informasjonspost (arkivuverdig) og sakspost (arkivverdig). Saksdokumenter klassifiseres etter arkivnøkkel (for dokumenter som arkiveres etter objektkode, g.nr./b.nr navn og lignende skal K-kode alltid påføres registreringen som sekundær kode.) 11

12 Arkivtjenesten journalfører saksdokumentene og knytter de til eksisterende saker eller oppretter ny sak. Klient/pasientpost leveres avdelingen uåpnet. Avdelingen journalfører dette selv i fagsystemet. Feilregistrert post leveres umiddelbart til arkivtjenesten for omregistrering. Arkivtjenesten registrer evt. søknadsfrister. 6.4 OFFENTLIG JOURNAL Administrasjonssjefen, eller den som har fullmakt til det, avgjør hvilke saksdokumenter som skal unntas fra offentlig innsyn. Ved inngående post er det arkivtjenesten som avgjør, ved utgående post er det saksbehandler. Unntakene registreres i sak-/arkivsystemet med lovhjemmel. Forhåndsklassifisering, påføring av unntaksparagraf før spørsmålet om innsyn er reist, skal bare benyttes i spesielle tilfeller som f.eks:taushetsbelagte opplysninger, ref. 5 a i Offentlighetsloven Det må vises til presis hjemmel for avslag om innsyn. Forvaltningsorganet skal vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet. Offentlig postlisten legges ut på kommunens hjemmeside på internett hver morgen. Listene skal inneholde inn- og utgående brev til kommunen, konfidensielle opplysninger skjermes/fjernes. Intern postliste skal bindes inn og bevares for alltid. 6.5 FORDELING OG OPPFØLGING a) Arkivtjeneste fordeler saksdokumentene til saksbehandlerne og registrerer fordelingen i postjournalen. Dokumentene fordeles en dag forskutt d.v.s de blir liggende i kassettene ved fellestjenesten et døgn, av hensyn til pressens gjennomgang. b) Arkivtjenesten tar minst 4 ganger i året ut liste over uavsluttede saker, som fordeles til saksbehandlerne. 6.6 JOURNALFØRING OG EKSPEDERING AV INTERNT PRODUSERTE SAKSDOKUMENTER 12

13 Alle utgående brev og andre saksdokumenter som er produsert internt, skal journalføres i sak-/arkivsystemet eller fagsystem. Saksbehandler er selv ansvarlig for å journalføre utgående brev samt å ferdigstille inngående brev som vedkommende har behandlet. Saksbehandler skal før utsending ta kopi til kopiboken. Brev med konfidensielle opplysninger (unntatt off.) leveres arkivtjenesten som oppbevarer disse i mapper på dagsarkivet (låst) Husk kopi av e-post til arkivet. Konfidensielle opplysninger skal aldri sendes med faks eller pr. e-post. 6.7 SAKSAVSLUTNING OG ARKIVLEGGING Når en sak er ferdig behandlet, skal saksdokumentene sendes arkivet samlet for kontroll og avslutting. Statusfeltet på skjermen skal stå i F både på sak- og dokumentnivå. Fullstendig journal vedlegges. Arkivtjenesten registrerer i sak-/arkivsystemet at saken er avsluttet, kontrollerer og ferdigstiller dokumenter, kontrollerer arkivkode og registrerer eventuelt kassasjonsår for saken. Dokumenter både til sak- og fagarkiv sendes etter avslutting tilbake til avdelingen for arkivlegging. Bare arkivansvarlig skal ha tilgang til avsluttingsfunksjonene i systemet. Før arkivlegging skal arkivmappene renses, og kladder, dubletter, arbeidsnotater, binders, gule lapper og lignende skal fjernes fra mappen. Dette arbeidet er saksbehandler ansvarlig for. 6.8 KVALITETSSIKRING AV POSTBEHANDLINGEN Arkivtjenesten føre kontroll med at alle saksdokumenter er journalførte og knyttet til rett sak i sak-/arkivsystemet og at de samme dokumenter finnes i det fysiske arkivet. Postbehandling, journalføring, saksavslutning og arkivlegging for driftsenheter utenfor kommunehuset, følger de samme retningslinjer som beskrevet ovenfor. Disse må dog tilpasses de tekniske innretninger, som finnes/ikke finnes på stedet. 13

14 6.9 ARKIVINSTRUKS FOR SAKSBEHANDLERE Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandler er ansvarlig for at dokumenter de arbeider med blir arkivlagt. Saksbehandler skal derfor: Kontrollere at mottatt brev er stemplet og journalført. Dette gjelder også fax og e-post. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling av et dokument som ikke er stemplet og journalført. Ha ansvaret for at brev som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivet for journalføring. Ha ansvaret for at alle egenproduserte dokumenter blir journalført. Saksbehandler som selv journalfører og ekspederer, skal ta kopi av utgående brev og interne notater som leveres arkivet for arkivlegging. Husk kopi til kopiboken. Disse reglene gjelder også for faks og e-post. Ha ansvar for å få sakene lagt til avslutting så snart vedtak er fattet og sannsynligheten for at flere dokumenter tilkommer saken er minimal. Arkivansvarlig kan i særlige tilfeller reåpne en sak. All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller i avdelingenes fagsystem. Saksbehandler har ansvaret for materiale de låner fra arkivet. Dette skal returneres i samme stand som før utlånet. Utlånsfristen er 4 uker. Det er ikke anledning til videre utlån av en sak til en annen saksbehandler uten at saken har vært innom arkivet først. Utlånskort skal benyttes. 7. ARKIVORDNING I KOMMUNEN 7.1 ARKIVDOKUMENT - ARKIVAVGRENSNING Arkivdokumenter defineres som dokumenter som mottas eller produseres som et ledd i den virksomhet et organ utfører. I denne arkivplanen blir begrep som sakspost, saksdokument og journalpost benyttet synonymt med arkivdokument. Arkivdokumentene dokumenterer saksbehandling og vedtak hos en arkivskaper. De skal journalføres og arkivlegges i samsvar med de reglene som framgår av arkivplanen. Dokumenter som ikke dokumenterer saksbehandling og vedtak skal skilles ut ved arkivavgrensning. 14

15 Arkivavgrensning vil si at dokumenter som ikke er gjenstand for saksbehandling og er uten dokumentasjonsverdi, ikke skal journalføres og arkivlegges. I arkivplanen blir slikt materiale betegnet som informasjonspost og arkivuverdig materiale. Informasjonspost er: regninger tidsskrifter og publikasjoner lover, forskrifter og regelverk trykksaker, årsmeldinger pressemeldinger reklame sykemeldinger kurstilbud og invitasjoner enkelte personalsaker kopier (kun registrering til hovedadressat hvis flere adressater internt) møtereferater, dersom de ikke inngår i en sak. Den som eier materialet er pliktig å oppbevare det, dvs at kommunen ikke plikter å oppbevare tilsendte årsmeldinger og infoskriv m.m. En god del av slik informasjonspost vil det likevel være aktuell å oppbevare over kortere eller lengre tid. Dokumentene settes i permer som ryddes med jevne mellomrom. Arkivavgrensningen skal være en integrert del av det daglige arkivarbeidet. Postrutinene skal sikre at bare arkivverdig materiale blir journalført og arkivert. 7.2 ELEKTRONISK ARKIV Elektronisk arkiv er definert i Arkivlovens 2 som: En logisk avgrenset informasjonsmengde som er produsert av et IT-system som ledd i utøvelsen av en virksomhet og lagret som filer i et digitalt format på elektroniske medier I motsetning til arkiv som er definert i Arkivlovens 2 som: En logisk avgrenset informasjonsmengde skapt som ledd i utøvelse av en virksomhet og som er lagret i et hvilket som helst format på et medium av hvilken som helst type Registre og databaser, som postjournal og ulike fagsystemer, kan oppbevares kun elektronisk når de tilfredsstiller bestemte systemkrav. De viktigste kravene er: registreringene må kunne låses slik at de ikke kan overskrives, informasjonen må kunne eksporteres til andre media i godkjente lagringsformat og de må ha tilknyttet metadata (data om data) som sikrer at informasjonens kontekst, innhold og struktur er autentisk. 15

16 Se NOARK 4 Norsk Arkivsystem, del 2, tekniske spesifikasjoner, utgitt av Riksarkivaren. En sak skal være tilgjengelig i sin helhet enten i papirbasert eller elektronisk format. Tolga kommune benytter foreløpig ikke fullelektronisk arkiv. Inngående dokumenter scannes ikke og alle dokumenter som produseres forefinnes på papir. Dette innebærer i praksis at sakarkivet og andre arkiver befinner seg på papir, mens vi har en elektronisk versjon som arbeidskopi. Med NOARK-4 spesifisert system åpner arkivforskriften nå for elektronisk lagring av dokumenter uten papirkopi. 8 RUTINER FOR ARKIVERING AV SAKSDOKUMENTER 8.1 Saksarkivering Dokumenter i en sak skal arkiveres samlet og legges i saksarkiv eller i spesialarkiv. En sak kan være arkivert i vanlig saksmappe eller dossiermappe. En vanlig saksmappe skal inneholde dokumenter som hører til en sak. Slike mapper finnes hovedsakelig i saksarkivet og skal være ordnet etter arkivkode og merket med arkivsaksnummer og sakstittel. I sak./arkivsystemet blir disse sakene identifisert med arkivsaksnummer. En dossiermappe samler flere saker om det samme objektet (eiendommer, personer) og dokumenterer et forhold som strekker seg over tid (eiendomsforhold, tilsettingsforhold). Slike mapper finnes særlig i spesialarkiv, men kan også finnes i saksarkivet. I saks-/arkivsystemet blir slike mapper identifisert ved hjelp av objektkode (primærkode) og K-kode (sekundærkode) 8.2 Arkivering i saksarkivet Kommunen har desentralisert saksarkiv, som skal dokumentere saksbehandling og oppfølging av administrative og politiske vedtak i kommunen. Alle saker som er til behandling skal arkiveres i saksarkivet, med de unntak som går fram av punkt under. 8.3 Arkivering i spesialarkiv/fagarkiv a) Rutinemessige saker som gjelder betaling av skatt og kommunale avgifter 16

17 skal dokumenteres i kommunens regnskap. Saker om nedsetting og ettergivelse av skatt og avgifter og tvangssaker i forbindelse med inndrivelse av disse skal arkiveres i saksarkivet. b) Hjemmelsdokumenter for kommunale eiendommer, avtale- og garantidokumenter som forplikter kommunen og panteobligasjoner for etablerings- og utbedringslån skal ordnes som egne serier. Korrespondansen om slike saker skal arkiveres i saksarkivet. c) Saker som inneholder sensitive opplysninger om enkelt personer skal arkiveres som egne serier. d) Saker som gjelder konkrete eiendommer skal arkiveres i egne serier etter gards- og bruksnummer. Dette gjelder byggesaker, fradelingssaker, saker etter jordlov og odelslov og andre landbrukssaker. Personalsaker som har varig følge for tilsettings-, lønns- og pensjonsforhold skal legges i personalarkivet. Saker som gjelder den daglige personalforvaltning og ikke har slike følger, skal legges i saksarkivet. Det kan, hvis det er hensiktsmessig, opprettes prosjektarkiv. 8.4 Føring av møtebøker For føring av møtebøker gjelder følgende regler: Redigeringen av innholdet og den grafiske utformingen av møtebøkene skal følge fastsatt mal i sak-/arkivsystemet. All saksbehandling i møtet skal føres i møteboken. Innstillingsteksten skal ikke endres etter møtet. Utsatte saker skal ha med all tekst fra tidligere behandling. Vedtaksteksten må ikke vise til annet vedtak uten at dette er referert. Saker som gjelder elever og klienter skal legges fram for folkevalgte organ i anonymisert form, i den endelige utgaven av møteboken skal navnene tas med. Det skal lages møtebok for hvert møte. Møteboken skal påføres original underskrift. Vedtak som er gjort administrativt etter delegert fullmakt, skal normalt utformes som et utgående brev. Gjenpart av brevene skal samles i egne vedtaksbøker som bevares og bindes inn. 9 PERIODEINNDELING, BORTSETTING, KASSASJON 17

18 Arkivordningen i kommunen bygger på fireårige perioder, som i hovedsak samsvarer med den kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter det nyvalgte kommunestyret har trådd i funksjon. Alle arkivskapere og journalenheter skal følge denne periodeinndelingen, enkelte deler av arkivet, saker som klassifiseres etter objektkode, holdes utenfor en slik periodisering. Dette gjelder: personalarkiv klient- og pasientarkiv elevarkiv eiendomsarkiv Når en arkivperiode blir avsluttet, skal arkivmaterialet skilles ut fra det aktive arkivet og overføres til bortsettingsarkivet. Etter to eller flere perioder i bortsettingsarkivet, skal arkivmaterialet flyttes til fjernarkivet. (Tolga kommune har slått sammen bortsettings- og fjernarkivet, bare økonomikontoret benytter bortsettingsarkiv til sine regnskapsbilag) I punkt 10 er det gjort rede for prosedyrene for periodisering. I punkt 16 finnes instruks for avlevering til fjernarkivet og depot. Før avlevering til fjernarkivet skal det gjennomføres kassasjon i arkivet. Kassasjon vil si å fjerne og ødelegge arkivlagt materiale. Regler for kassasjonsbehandling finnes i punkt PERIODISERING AV SAK-/ ARKIVSYSTEM For å hindre at arkivet svulmer opp og blir uoversiktlig, bør det med jevne mellomrom settes bort det arkivmateriale som ikke lenger er i bruk. Bortsettingen bør organiseres slik at materiale fra en bestemt tidsperiode settes bort samtidig. Journalen skal avspeile saksarkivet. Den må derfor inndeles i fast avgrensede tidsperioder (journalperioder) som samsvarer med periodiseringen av saksarkivet. Periodene kan variere i lengde, men normalt bør en journalperiode være på 4-5 år. Når en journalperiode er avsluttet, skal det ikke være mulig å registrere eller endre journalopplysningene. Organisasjonen kan imidlertid ha behov for å bruke journalbasen som egen søkbar historisk base. 18

19 Overgangen mellom journalperiodene kan organiseres på to måter: skarpt periodeskille og overlappingsperiode. Ved normal overgang mellom journalperioder benyttes overlappingsperiode. Dette innebærer at man fortsetter arkivarbeidet uendret i f.eks 2 år etter at journalperioden er avsluttet. Deretter foretas periodeavsluttingen og sanering av journaldatabasen. Ved overgang til ny journalperiode skal alle avsluttede saker i journalen siles ut ( saneres ) og overføres en historisk database. Uavsluttede saker d.v.s saker som fortsatt er aktive innlemmes i den nye journalperioden i sin helhet (alle dokumenter, uansett alder). Saker som ikke har fått tilført nye dokumenter i overlappingsperioden blir regnet som avsluttet. Presedenssaker og saker som arkivskaper ønsker å ha tilgang til i postjournalen overføres ny periode. Skarpt periodeskille innebærer at man setter absolutt skille i journalen og i saksarkivet. I noen tilfeller vil det likevel være aktuelt å overføre saker/dokumenter fra den avsluttet perioden til den nye. I så fall må det legges henvisning både i journalen og i saksarkivet om hvor dokumentene flyttes fra. Skarpt periodeskille benyttes ved overgang fra papirbasert til edb-basert journal, overgang til nytt edb-system og ved innføring av ny arkivnøkkel. I forbindelse med periodiseringen skal følgende rapporter lages og lagres enten som datafiler eller på papir: endelig kronologisk journalutskrift over alle mottatte dokumenter. saksordnet utskrift, ordnet etter arkivnøkkel, for den avsluttede perioden. Periodisering av sak-/arkivsystem skal ellers gjennomføres i henhold til reglene som er fastsatt i NOAK PERIODISERING AV PAPIRBASERT ARKIV Møtebøker, vedtaksbøker og kopibøker: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn og overføres til fjernarkivet. Saksarkiv: De avsluttede sakene fra siste arkivperiode skal skille ut, pakkes i arkivbokser, merkes tydelig med navn på organet evt. avdeling, arkivkode, tidsrommet det gjelder og evt. kassasjonsår. Deretter overføres sakene til fjernarkivet i samsvar med retningslinjer gitt for periodisering av saksarkiv. Utskilling av avsluttete saker skal gjennomføres på samme måte som beskrevet i avsnitt

20 12 PERIODISERING AV ELEKTRONISK ARKIV Ved avslutting av en periode i det elektroniske arkivet og den elektroniske journalen, skal databasen reorganiseres slik at alle saker som tilhører den avsluttede perioden, blir skilt ut. Dette kan enten gjøres ved at sakene fra den avsluttede perioden tas ut av basen, eller ved å la de utgjøre en logisk enhet i eller i tilknytning til den aktive basen. Det skal sørges for nødvendige hjelpemidler til å finne fram i elektroniske journaler og arkiver fra den avsluttede perioden så lenge arkivmaterialet er i kommunens varetekt. En elektronisk kopi av den avsluttede basen skal klargjøres for deponering i fjernarkiv slik det er spesifisert i Noark-standarden. 13 BEVARINGSPÅBUD Dersom ikke annet er fastsatt av Riksarkivaren skal følgende materiale bevares for alltid: Arkivmateriale eldre enn 1950, etter at arkivavgrensningen er utført. Møtebøker, forhandlingsprotokoller, referatprotokoller, møtereferater og eventuell vedlegg til disse. Organets egne årsmeldinger. Kopibøker Journaler, postjournaler og alle pasientjournaler, som inneholder opplysninger om medisineringen og kirurgi, journaldatabaser og kopibokregister. Alle andre former for register og hjelpemidler som kan brukes til framfinning, f.eks arkivnøkler som kommunen har brukt. Arkivplaner. Presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter. Kart, ikke trykte kart uten påtegninger. Tegninger og fotografier som har inngått som et ledd i den virksomhet kommunen driver. Grunnlagsmateriale, innstillinger, protokoller/referat og endelige vedtak fra styre, råd, nemnder og utvalg. 20

21 Alle versjoner av hjemmesidene på Internett. 14 KASSASJON 14.1 Hjemmel for kassasjon Med kassasjon menes at arkivlagte saksdokumenter blir fjernet fra arkivet for å bli ødelagt. I kap. II 9 i Arkivloven er det fastsatt at kassasjon i offentlige arkiv bare kan gjennomføres etter tillatelse fra Riksarkivaren. Slik tillatelse blir gitt i form av retningslinjer og instrukser for arkivbevaring og kassasjon, utarbeidet av Riksarkivaren Kassasjonsvurdering En kassasjonsvurdering vil si å undersøke dokumentasjonsverdien til saksdokumentet. Kassasjonsreglene skal forståes slik at tillatelse til kassasjon er relativ, mens krav til bevaring er absolutt. Kassasjonsreglene inneholder ikke krav om kassasjon, men er en generell rettledning som peker på hva sakstyper som kan kasseres. Det er arkivtjenesten i kommunen som må foreta kassasjonsvurderingen Gjennomføring av kassasjon All kassasjon skal foregå ved brenning eller makulering (fysisk ødeleggelse av arkivmaterialet) Kassasjon skal normalt gjennomføres i forbindelse med avlevering til fjernarkiv. Kassasjon i saksarkivet skal skje i forbindelse med bortsetting av en arkivperiode. Ved overføring til fjernarkiv skal arkivtjenesten skille ut saker som kan kasseres og pakke disse i egne arkivbokser merket KASS og kassasjonsåret. Kassasjon i saksarkivet skal skje på saksnivå, slik at saksmappene enten blir bevart eller kassert i sin helhet. Kassasjon i spesialarkiv kan gjennomføres kontinuerlig. Kassasjonen kan evt. gjennomføres på dokumentnivå. Ved journalføring av nye saker skal det påføres kassasjonstidspunkt i sak-/journalsystemet. Kassasjonen skal være dokumentert, slik at det ikke oppstår tvil om 21

22 materialet har blitt borte av andre årsaker. Det skal derfor utarbeides kassasjonsrapporter som inneholder hjemmel for kassasjon, hva som er kassert og kassasjonstidspunktet. Se for øvrig Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunal arkiv utarbeidet av Riksarkivet gjeldende fra Nytt kassasjonsreglement er under utarbeidelse. 15 OVERFØRING AV ARKIV MELLOM ARKIVSKAPENDE ENHETER Det teoretiske grunnlaget for ordning av arkivsaker har utgangspunkt i Proveniensprinsippet. Prinsippet består av to hovedelementer. For det første skal enkeltarkiv holdes samlet og for seg selv også kalt ytre proveniens. Den andre delen tilsier at man skal beholde den opprinnelige ordningen indre proveniens. Fra tid til annen kan det være ønskelig og nødvendig å overføre arkivmateriale fra en arkivskaper til en annen. Det er aktuelt i forbindelse med nedleggelser, organisatoriske endringer og overføring av saksområder. For Tolga sin del har spørsmålet vært aktuelt i forbindelse med sammenslåing av barnevernkontor. Man kan ikke se bort fra at andre interkommunale sammenslåinger vil forekomme i fremtiden. I lys av dette er det viktig at arkivtjenestene blir tatt med i en tidlig fase av forberedelsene. Skal to eller flere arkivskapere slåes sammen må arkivene listeføres og ordnes før flytting. Arkivene som taes med til et nytt opprettet organ må under ingen omstendigheter blandes sammen og skal oppbevares for seg selv. Det er ikke tillatt å la en sak gå videre i det nye arkivet. Hvis man har behov for en slik kobling må det tas kopi av saken. Når og hvis organet nedlegges skal arkivene sendes tilbake til der de kom fra. Se skriv fra Riksarkivaren. 16 INSTRUKS OM AVLEVERING TIL FJERNARKIV Avleveringen skal omfatte møtebøker, kopibøker, postjournal, saks- og 22

23 spesialarkiv fra minst en arkivperiode. Materialet skal være ordnet i arkivserier. Når materialet blir avlevert til fjernarkivet, skal det legges ved avleveringsliste. Disse skal inneholde opplysninger om arkivskaper og innholdet i avleveringen. Materialet skal merkes med arkivskapers navn og årstall. Avlevert arkiv skal være ferdig kassasjonsbehandlet. 17 AVLEVERING TIL DEPOT Helt siden 1800-tallet har statsforvaltningen avlevert sine arkiver til Arkivverket når materialet har nådd en viss alder eller organet er blitt nedlagt. I kommunal sektor er egne arkivdepoter av forholdsvis ny dato. Kommunenes ansvar for å ta vare på sitt arkivmateriale er imidlertid ikke noe nytt. Dette har vært fastslått med noe vekslende formuleringer i kommunelovgivningen helt siden formannskapslovene fra Det nye er at bestemmelsene er mer spesifikke. Således er det første gang kommunene pålegges å etablere egne ordninger med arkivdepot. I Forskrift om offentlig arkiv Kap V A 5-1 heter det bl.a.; Kommuner og fylkeskommuner skal opprette egne ordninger for arkivdepot. Kommuner og fylkeskommuner kan overføre depotoppgaevne til et interkommunalt IKA. Hedmark er det eneste fylket i landet hvor det ikke er etablert et IKA. Å etablere et eget depot i kommunen synes urealistisk, i første rekke fordi kostnadene vil bli meget store. Opp gjennom årene har temaet om et felles IKA i Nord-Østerdalen vært tatt opp uten at det har blitt noe konkret ut av det. 18 MELDE- OG KONSESJONSPLIKT Innføring av meldepliktordning til Datatilsynet for behandling av personopplysninger er ny. Mange av de personregistre som tidligere var konsesjonspliktige er ikke omfattet av konsesjonsplikt etter ny lov om behandling av personopplysninger. I stedet er det innført meldeplikt hvor det heter; at behandlingsansvarlig skal gi melding til Datatilsynet før behandling av personopplysninger med elektroniske hjelpemidler, og opprettelse av manuelt personregister som inneholder sensitive personopplysninger. 23

24 Konsesjonsplikten omfatter som hovedregel all behandling av sensitive personopplysninger. Unntak gjelder imidlertid for behandling av sensitive personopplysninger som er avgitt uoppfordret. Konsesjonsplikten gjelder ikke for behandling av personopplysninger i organ for kommune når behandlingen har hjemmel i egen lov. (f.eks legelov) 19 REGLEMENT OM INTERNT UTLÅN AV ARKIVMAPPER Utlån av saksdokumenter skal alltid skje gjennom arkivtjenesten. Utlån skal registreres i postjournalen eller på utlånskort. Utlånet avskrives når dokumentene returneres. Utlånstiden er normalt 4 uker. Når saksbehandlingen krever det kan utlånet forlenges, arkivtjenesten må da få melding om dette. Utlånt materiale er lånerens ansvar. Ingen dokumenter skal fjernes eller legges til mappen. 20 REGLEMENT FOR EKSTERN BRUK AV ARKIVMATERIALE Kommunale arkiver som er skapt etter er åpne for innsyn etter reglene i offentlighetsloven. Arkiver skapt før 1971 omfattes ikke av disse reglene, men de skal likevel være retningsgivende for innsyn i slike arkiv. En part i en forvaltningssak har rett til å gjøre seg kjent med dokumentene i saken, denne retten gjelder i uavgrenset tid. Innsynsretten gjelder ikke for opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Taushetsplikten gjelder som hovedregel i 60 år, med unntak av barnevernssaker og adopsjonssaker som har taushetsplikt i henholdsvis 80 år og 100 år. Innsynsretten gjelder ikke interne dokumenter, og opplysninger det er utilrådelig at en person får kjennskap til, av hensyn til egen helse. Forskere kan få tilgang til materiale underlagt taushetsplikt etter å ha søkt vedkommende fagdepartement om tillatelse. Forespørsel om innsyn skal som regel være skriftlig. Søknaden skal opplyse Hvilket arkiv og hvilke opplysninger man vil ha innsyn i 24

25 Formålet med innsynet Skriftlig fullmakt når en person søker om innsyn på vegne av en annen Hjemmel for innsynet, når den som krever innsyn mener å ha rettslig krav på opplysningene Arkivmaterialet det er gitt tillatelse til innsyn i, må gjennomgåes på den, av arkivansvarlige tilviste plassen. Det er ikke anledning til å låne med seg arkivmaterialet ut av kommunehuset. Før man får tilgang til arkivmaterialet må det underskrives på at vedkommende er kjent med gjeldende regler for bruk av arkivmaterialet. 21 ARKIVLOKALER I Forskrift om offentlig arkiv Kap. IV B 4-12 gis det meget spesifiserte påbud om krav til arkivlokaler. Plassering, utforming, drift og ikke minst vern mot brann, vann, innbrudd m.m. nevnes. Som omtalt innledningsvis er Tolga kommune i en forholdsvis heldig situasjon når det gjelder arkivlokaler. På kommunehuset finnes det stort sett tilfredsstillende dags-, bortsettings- og fjernarkiv. Skolen disponere bortsettingsarkiv, andre virksomhetsområder leverer sine uaktuelle arkiver til deponering i fjernarkivt. Det historiske arkivet i hvelvet i Vidarheim kan inntil videre forbli der. Det bør avsettes ressurser til rydding og katalogisering. Spesielt protokoller og møtebøker m.m. som omfatter de to periodene Tolga og Os var en kommune bør snarest skilles ut og avleveres til Statsarkivet på Hamar. 25

26 26

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten

Detaljer

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk

Detaljer

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK,

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, SORTERING OG REGISTRERING AV POST POSTMOTTAK TYDAL KOMMUNE... 2 POSTRUTINER FOR LEGEKONTORET... 2 MOTTAK AV E-POST... 3 MOTTAK AV ELEKTRONISKE-SKJEMA (E-SKJEMA)... 3 UTLEGGING

Detaljer

ARKIVPLAN SIGDAL KOMMUNE

ARKIVPLAN SIGDAL KOMMUNE ARKIVPLAN SIGDAL KOMMUNE VEDTATT AV ARBEIDSMILJØUTVALGET I SIGDAL DEN 29.03.2000, AM- SAK 00/0012. INNHOLD: 1. FORMÅL 2. LOVVERK 3. ARKIVANSVAR OG ARKIVFULLMAKTER 3.1 Rådmannens arkivansvar 3.2 Arkivkoordinators

Detaljer

AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING

AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING 1999/revidert 2007 og 2012 Innhold 1. GENERELT... 3 1.1 Generelle krav... 3 1.2 Organisering / ansvar / målsetting... 3 1.3 Rutinebeskrivelsen...

Detaljer

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Forord Arbeidet med denne retningslinjen tok utgangspunkt i tanken om en felles retningslinje for brukermappene i pleie og omsorgstjenesten. Underveis

Detaljer

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE.

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. Winsak saksnr. 02/5001 - løpenr. 11329/03 Sist revidert: 31. januar 2005 Ansvarlig for ajourhold: Arkivleder. DEFINISJONER: Arkivverdig post: Post som skal tas vare

Detaljer

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling

Detaljer

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Forord I 2001 ble retningslinje for klientmapper i PP-tjenesten ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall

Detaljer

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:

Detaljer

Bevaring arkivbegrensning, kassasjon

Bevaring arkivbegrensning, kassasjon Bevaring arkivbegrensning, kassasjon Thi der var Papirer overalt. Det væltede du av Hylderne langs Væggen, foran og ved Siden av hver Mand laa det i svære Dynger. Der var gaat Papir, gult Papir, Karduspapir,

Detaljer

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Kontaktseminar 2005 Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Organisering av arkivdepot, bruk av offentlige arkiver 1. Hva er et arkivdepot? 2. Hvilke funksjoner skal et arkivdepot ha? 3. Hva

Detaljer

Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14. Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen

Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14. Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14 Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen IKA Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Rådgiving Depot Eies av 24 av 26 kommuner i Rogaland + noen interkommunale

Detaljer

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Følgende retningslinjer skal følges ved deponering og/eller avlevering av elektroniske arkiver

Detaljer

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og

Detaljer

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009 Historikk og organisatoriske endringer Perioden 1991 2009 Ås kommune tok i bruk K-koder 01.01.91 og innførte gradvis Unique Sak Arkiv. Tidligere arkivsystem ble avsluttet fra denne dato. Alt gammelt materiale

Detaljer

IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS. Instruks for avlevering av eldre arkiv

IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS. Instruks for avlevering av eldre arkiv IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS Instruks for avlevering av eldre arkiv 2012 FORORD Retningslinjene for avlevering av arkiv til IKA Finnmark IKS er utarbeidet med hjemmel i Forskrift

Detaljer

Arkivhistorie i Norge

Arkivhistorie i Norge Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.

Detaljer

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet Omorganisering i offentlige organer Veiledning for arkivet Riksarkivaren 2007 2 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 20 Riksarkivaren, Oslo 2007 ISBN 978-82-548-0101-7 3 4 Innholdsfortegnelse 1 Innledning...

Detaljer

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe Postbehandling og dokumentflyt Beate Aasen Bøe Dokumentflyt Postsortering Journalføring Saksbehandling Arkivering Post- og ekspedisjonsrutiner Til/fra ekspedisjon Post inn Postmottak Til/fra saksbehandler

Detaljer

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET Retningslinjer for avlevering av offentlig arkiv Oppdatert november 2013 www.vestfoldarkivet.no FORORD Retningslinjene for avlevering av arkiv til Vestfoldarkivet

Detaljer

ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER

ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER Familiesenteret er eit førebyggjande tilbod til barn, unge, deira foreldre og nettverk. På familiesenteret i Øygarden jobbar familieterapeutar og kommunepsykolog.

Detaljer

All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I.

All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I. Rutine for mottak, sortering og registrering av post Postmottak Tydal kommune All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret,

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Periodisering av elektronisk arkiv. Arkivfaglig seminar Rica Dyreparken Hotell 29. mai 2013

Periodisering av elektronisk arkiv. Arkivfaglig seminar Rica Dyreparken Hotell 29. mai 2013 Periodisering av elektronisk arkiv Arkivfaglig seminar Rica Dyreparken Hotell 29. mai 2013 Hva er periodisering? Periodisering innebærer at arkivet og journalføringen deles inn i tidsbolker (perioder)

Detaljer

Forelesning og de faglige «greiene»

Forelesning og de faglige «greiene» MB1 MB2 Periodsering en arkivfaglig gjennomgang 20.4.2015, Martin Bould, med fagleder arkiv Nina Haugen Eidsvoll kommune Forelesning og de faglige «greiene» Slide 1 MB1 MB2 Bestilling - fikse på foilene

Detaljer

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Samdok-konferansen, Gardermoen 11.11.2015 Jon Atle Haugen Riksarkivet 1 Saksbehandling Verdi som

Detaljer

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Forord I 1999 ble retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten ferdigstilt. Siden den gang

Detaljer

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer ARKIVPLAN FOR HATTFJELLDAL tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty KOMMUNE: uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui Retningslinjer for behandling

Detaljer

ARKIVPLAN FOR BYGGFORVALTNINGA

ARKIVPLAN FOR BYGGFORVALTNINGA ARKIVPLAN FOR BYGGFORVALTNINGA Tromsø kommune Høsten 2004 Forord Arbeidet med arkivplanen kom i stand etter at arkivleder og byarkivar hadde hatt flere møter med enhetslederne på Byggforvaltninga og Boligkontoret.

Detaljer

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18.

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. november 2009 Dokumentasjon/fagsystemer/NOARK Hva er dokumentasjon

Detaljer

Arkiv 2013 27. november 2013

Arkiv 2013 27. november 2013 Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet

Detaljer

Fra dagligarkiv til arkivkatalog. Ordning og katalogisering av eldre kommunalt arkivmateriale.

Fra dagligarkiv til arkivkatalog. Ordning og katalogisering av eldre kommunalt arkivmateriale. Fra dagligarkiv til arkivkatalog. Ordning og katalogisering av eldre kommunalt arkivmateriale. Hovedpunkter Lovverket Ordnings- og katalogiseringsarbeid Råd 2 Lovverket Lov 25. september 1992 (nr. 107)

Detaljer

Veiledning i periodisering av offentlige arkiver

Veiledning i periodisering av offentlige arkiver Veiledning i periodisering av offentlige arkiver Riksarkivaren 2006 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 19 Riksarkivaren, Oslo 2006 ISBN 82-548-0100-2 INNHOLDSFORTEGNELSE Generell del...5 1. Formålet

Detaljer

Bevaring av nettsider

Bevaring av nettsider Bevaring av nettsider Hans Knut Trælhaug Riksarkivet Norsk Arkivråd, 28. oktober 2010 1 Arkivloven formålet med arkivloven ( 1) er å sikre arkiv som o har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi

Detaljer

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1 Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder.

Detaljer

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket

Detaljer

Periodisering. Kjetil Reithaug Arkivsjef IKAVA

Periodisering. Kjetil Reithaug Arkivsjef IKAVA Periodisering Kjetil Reithaug Arkivsjef IKAVA Hva og hvorfor periodisere? Hva: - Sette et kontrollert tidsskille i arkivet med jevne mellomrom - Oppdeling av databasen i en aktiv og bortsatt/historisk

Detaljer

Retningslinjer for klientmapper i barnevernet

Retningslinjer for klientmapper i barnevernet Interkommunalt Arkiv Finnmark Retningslinjer for klientmapper i barnevernet Interkommunalt arkiv Finnmark, Alta, Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Hasvik, Karasjok / Karasjoga gielda, Kvalsund,

Detaljer

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1 Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig

Detaljer

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Rådgiver Turid Holen, IKAVA Dagens program 09.00 09.15 Velkommen 9.15 10.00 Arkiv i skolen? 10.15-11.00 Hva skal arkiveres? 11.15-12.00 Innhold elevmappe 12.00-13.00

Detaljer

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av

Detaljer

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Kirsti O.Sletten Pasientbehandling eller saksbehandling Forholdet mellom lovbestemt taushetsplikt, helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helselovgivningen

Detaljer

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune Kontor 2000 esak Grunnkurs Lunner kommune 1 Dokumentasjon i offentlig forvaltning Krav om skriftlighet Forutsigbarhet Likebehandling Dokumentasjon av handlinger Offentlige organer plikter å ha arkiv og

Detaljer

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere ARKIV - Dokumenthåndtering Versjon: 1.0 ID: 2548 Gyldig fra: 05.09.2012 Forfatter: Hilde Simonsen Kvisle (Fagleder arkiv) Revisjonsfrist: 05.09.2013 Godkjent av: Knut Erik Lippert (Informasjonssjef) Rutiner

Detaljer

BYARKIVET en kilde til kunnskap

BYARKIVET en kilde til kunnskap BYARKIVET en kilde til kunnskap 1 Byarkivets åpningstider Vi har åpen lesesal hver tirsdag 09.00 15.00 og er tilgjengelig for veiledning pr. telefon, e-post og brev. Alltid på nett Byarkivet har egne internettsider

Detaljer

Arkivplan. Vedtatt av rådmannen 2.2.2004 Sist revidert 9.5.2012. Harstad kommune

Arkivplan. Vedtatt av rådmannen 2.2.2004 Sist revidert 9.5.2012. Harstad kommune Arkivplan Vedtatt av rådmannen 2.2.2004 Sist revidert 9.5.2012 Harstad kommune INNHOLD 1 ARKIVPLANENS FORMÅL OG INNHOLD... 1 2 GJELDENDE LOVER OG FORSKRIFTER... 2 2.1 LOV OM ARKIV... 2 2.2 PERSONOPPLYSNINGSLOVEN...

Detaljer

Arkivplan for Eidfjord kommune

Arkivplan for Eidfjord kommune Arkivplan for Eidfjord kommune Basert på IKAH sin versjon 7.3 08.2002 1 FORORD... 4 FORMÅL FOR ARKIVPLAN I EIDFJORD KOMMUNE... 4 OPPDATERING AV ARKIVPLANEN... 4 RÅDMANNEN HAR ARKIVANSVARET... 4 1 DAGLEGE

Detaljer

Arkivplan - Balsfjord Kommune

Arkivplan - Balsfjord Kommune Arkivplan - Balsfjord Kommune Balsfjord Organisering/ansvar Balsfjord kommune er en fjord- og landbrukskommune og ble opprettet i 1860, da den ble skilt ut fra Tromsøysund kommune. I 1964 ble Balsfjord

Detaljer

Saksbehandling og bruk av sosiale medier

Saksbehandling og bruk av sosiale medier Saksbehandling og bruk av sosiale medier (Eksamensoppgave SOS6515 levert 12. januar 2012) Fagdag IKA Trøndelag, 12. desember 2012 Anne Mette Dørum, KS 1 Arkivdanning digitale utfordringer Arkivdanning

Detaljer

Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag. 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1

Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag. 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1 Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1 Hvorfor Noark-5? Generell teknologisk utvikling (1998-2006) Flere organ i samme database Sikring av dokumenters

Detaljer

Instruks for deponering for personregistermateriale

Instruks for deponering for personregistermateriale Av IKA Finnmark IKS 2012 Instruks for deponering for personregistermateriale IKA Finnmark IKS, Alta, Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Hasvik, Karasjok / Karasjoga gielda, Kvalsund, Loppa, Måsøy,

Detaljer

PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV. Arkivsjef Hilde E.Bjørnå Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) april 2003

PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV. Arkivsjef Hilde E.Bjørnå Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) april 2003 PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV Arkivsjef Hilde E.Bjørnå Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) april 2003 Innhold Valg av tema Hva er periodisering? Hvorfor skal vi periodisere? Når skal det

Detaljer

Arkivplan for Volda kommune

Arkivplan for Volda kommune Arkivplan for Volda kommune Føremål for arkivplan i Volda kommune Denne arkivplanen skal til ei kvar tid vere retningsgjevande for korleis all dokumentasjon som kommunen treng i sine daglege gjeremål eller

Detaljer

Arkiv i kommunereformen

Arkiv i kommunereformen Arkiv i kommunereformen 1 Arkiv i kommunereformen dagens tema Erfaringer fra tilsyn Gjennomgang av veileder om kommunereformen og arkiv Gruppearbeid 2 Tilsynsområder Arkivplan, rutiner og instrukser Arkivansvar

Detaljer

Retningslinje for elevmapper i grunnskolen

Retningslinje for elevmapper i grunnskolen Retningslinje for elevmapper i grunnskolen Forord I 2001 ble retningslinje for elevmapper i grunnskolen ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall av konsesjon

Detaljer

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Dato: November 2005 Innhold: 1 ARKIVTJENESTEN VED NTNU... 2 2 HVA ER EPHORTE... 2 3 SAKS-, JOURNALPOST- OG DOKUMENTBEGREPET I EPHORTE... 2 3.1 SAKSPRINSIPPET:

Detaljer

Periodisering av elektronisk sak-/arkivsystem, med fokus på NOARK 4 og 5 systemer. Pål Mjørlund Odd Gunnar Ludvigsen Kommunekonferansen 2012-05-31

Periodisering av elektronisk sak-/arkivsystem, med fokus på NOARK 4 og 5 systemer. Pål Mjørlund Odd Gunnar Ludvigsen Kommunekonferansen 2012-05-31 Periodisering av elektronisk sak-/arkivsystem, med fokus på NOARK 4 og 5 systemer Pål Mjørlund Odd Gunnar Ludvigsen Kommunekonferansen 2012-05-31 Elektronisk sak-/arkivsystem - tema Sak-/arkiv er arkivtjenestens

Detaljer

Frokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune

Frokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune Frokostsamling 6. juni 2008 Tema for samlingen er: Litt repetisjon Saksflyt Saker som skannes inn av arkivet Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak, gradering av dokumenter Arkivterminologi Litt repetisjon

Detaljer

Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten

Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten www.pwc.no Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Veileder KS FOU 144017 Mars 2015 Om veilederen Formålet med denne veilederen er å hjelpe og rettlede kommuner til å kunne

Detaljer

ARKIVPLAN FOR LEKA KOMMUNE

ARKIVPLAN FOR LEKA KOMMUNE ARKIVPLAN FOR LEKA KOMMUNE 1 INNHOLDSFORTEGNELSE DEL A: ORGANISERING OG ANSVAR 1. Politisk organisering 4 2. Administrativ organisering 4 3. Arkivorganisering 4 3.1. Organisering av arkivtjenesten 4 3.2.

Detaljer

Rapport Verran Kommune

Rapport Verran Kommune Dora1 Maskinistgata1 7042Trondheim postmottak@ika-trondelag.no Tlf: 97099 050 Org.nr:971375965 Bank:443506 06898 www.ika-trondelag.no Deresref/dato: Vårref: 15/311/ RL Dato:28.05.2015 Rapport Verran Kommune

Detaljer

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016 Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Administrativt prosjekt - KS Prosjektgruppe

Detaljer

2. Oppbevaringssted for arkiv 1.

2. Oppbevaringssted for arkiv 1. Side 1 av 11 Arkivbegreper Her følger en liste med uautoriserte definisjoner av mye brukte arkivbegreper og -termer. Begrep for elektroniske arkiver finnes også listet opp her. A B D E F G H I J K M O

Detaljer

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet Omorganisering i offentlige organer Veiledning for arkivet Riksarkivaren 2007 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 20 Riksarkivaren, Oslo 2007 ISBN 978-82-548-0101-7 INNHOLDSFORTEGNELSE Riksarkivarens

Detaljer

Aktivt arkiv Arkiv (1) som er i daglig bruk hos arkivskaper. Første fase i arkivmaterialets livssyklus. Se også dagligarkiv.

Aktivt arkiv Arkiv (1) som er i daglig bruk hos arkivskaper. Første fase i arkivmaterialets livssyklus. Se også dagligarkiv. Side 1 av 7 Arkivbegreper Begrepene står alfabetisk. Rull ned siden eller søk med hurtigtastfunksjon ctrl+f. Noen av begrepene er nærmere forklart ellers på sidene våre - søk i feltet øverst til høyre.

Detaljer

Arkivbegreper - Arkivverket

Arkivbegreper - Arkivverket Side 1 av 8 Arkivbegreper Begrepene står alfabetisk. Rull ned siden eller søk med hurtigtastfunksjon ctrl+f. Noen av begrepene er nærmere forklart ellers på sidene våre - søk i feltet øverst til høyre.

Detaljer

Arkivplan. Kirsti O. Sletten. IKA-Opplandene

Arkivplan. Kirsti O. Sletten. IKA-Opplandene Arkivplan Kirsti O. Sletten IKA-Opplandene Agenda Hva er en arkivplan Hvorfor har vi arkivplan Arkivplanprosjektet Prosjektgruppe Styringsgruppe gjennomføring Arkivplan = administrativ håndbok (Arkivforskriften

Detaljer

ARKIVPLAN FOR FAGRENT

ARKIVPLAN FOR FAGRENT ARKIVPLAN FOR FAGRENT Tromsø kommune Høsten 2004 Forord Arbeidet med arkivplanen kom i stand etter at arkivleder og byarkivar hadde hatt flere møter med enhetslederne på Byggforvaltninga og Boligkontoret.

Detaljer

Studieplan for arkiv og dokumentbehandling (60 studiepoeng)

Studieplan for arkiv og dokumentbehandling (60 studiepoeng) (60 studiepoeng) Studieplan for arkiv og dokumentbehandling (60 studiepoeng)...1 Forord...1 Innledning...1 Opptakskrav...2 Formål...2...2 Presentasjon av hoved- og delemner...3 Hovedemne ADV Arkivdanning

Detaljer

Revidering av lover med betydning for arkiv

Revidering av lover med betydning for arkiv Revidering av lover med betydning for arkiv v/sveinung Meyer Svendsen rådgiver Arkiv i Nordland 24. April 2014 Foto: Peter Hamlin Tre tema 1. Offentleglova skal evalueres (og trolig revideres). 2. Arkivlova

Detaljer

Digitale arealplaner. Arkivloven. 11.11.2008 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet

Digitale arealplaner. Arkivloven. 11.11.2008 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Digitale arealplaner 11.11.2008 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Arkivloven Formålsparagrafen ( 1): Formålet med denne loven er å trygge arkiv som har vesentlig kulturell eller forskningsmessig verdi

Detaljer

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV BARNEMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I BARNEMAPPE... 3 JOURNALFØRING

Detaljer

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? Kva har me? Svært mykje arbeid er gjort i svært mange kommunar. Me har eit verktøy som gjer arkivplanen tilgjengeleg og lett å bruke Me kan utveksle

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Saksframlegg Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Forslag til innstilling: 1. Bystyret vedtar at Trondheim kommune fremsetter søknad om medeierskap

Detaljer

ephorte grunnkurs for saksbehandlere

ephorte grunnkurs for saksbehandlere ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og

Detaljer

Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner

Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner KDRS samling 23-24.05.2011 Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner HELHETLIG LØSNING FOR NORSKE KOMMUNER Moderne og effektiv

Detaljer

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende

Detaljer

Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager

Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Innledning Arkiv er en viktig del av kommunal forvaltning. Arkivene skal dokumentere kommunens saksbehandling, og således være etterprøvbare

Detaljer

Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider

Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider Arkivlova og arkivforskrifta sine earkiv/ikt-sider Arkivlova - 1. Føremål. Arkivlova intensjon: «Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller

Detaljer

Krav til arkivkunnskap i kommunene

Krav til arkivkunnskap i kommunene Krav til arkivkunnskap i kommunene Av Harald Lindbach Kommunenes arkivtjeneste har gjennomgått stor forandring i de senere årene. Mens det før var alminnelig med en desentralisert arkivtjeneste der nærhet

Detaljer

Pasientjournaler i kommunehelsetjenesten unntatt fra alle regler? Rådgiver Janicken E. Olsen, IKA Troms. Kontaktseminar 2015 Tromsø 21.05.

Pasientjournaler i kommunehelsetjenesten unntatt fra alle regler? Rådgiver Janicken E. Olsen, IKA Troms. Kontaktseminar 2015 Tromsø 21.05. Pasientjournaler i kommunehelsetjenesten unntatt fra alle regler? Rådgiver Janicken E. Olsen, IKA Troms Kontaktseminar 2015 Tromsø 21.05.15 Program Avgrensing og definisjon Pasientjournaler og lovverket

Detaljer

PERIODISERING AV ELEKTRONISK ARKIV OG JOURNAL

PERIODISERING AV ELEKTRONISK ARKIV OG JOURNAL PERIODISERING AV ELEKTRONISK ARKIV OG JOURNAL av Harald Lindbach Elektronisk arkiv og journal. Hva er dette egentlig? Hva er et elektronisk arkiv? Hvordan skiller det seg fra de gamle klassiske arkiv som

Detaljer

Avlevering av digitale arkiver (DA)

Avlevering av digitale arkiver (DA) Avlevering av digitale arkiver (DA) Dette dokumentet er ment å være en veiledning for hvordan kommunenene som er medlemmer hos IKA Trøndelag skal avlevere informasjon fra sine IKT-systemer til IKA Trøndelags

Detaljer

Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet. Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007

Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet. Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007 Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet De regionale helseforetakene Alle kommunene Alle fylkeskommunene Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007 Forholdet mellom lovbestemt

Detaljer

09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI. Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012.

09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI. Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012. 09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012. - 1 - Innledning. Hemne kommunes informasjonsstrategi er basert på åpenhet overfor publikum og media. Åpenhet

Detaljer

NOKIOS, 1. november Anne Mette Dørum, Riksarkivet

NOKIOS, 1. november Anne Mette Dørum, Riksarkivet NOKIOS, 1. november 2012 Anne Mette Dørum, Riksarkivet 1 Arkivverket består av Riksarkivet, åtte statsarkiver, Samisk arkiv og Norsk helsearkiv. Leder for Arkivverket er riksarkivar Ivar Fonnes. Arkivverkets

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010)

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (2009 2010) Presentasjon for IKA Rogaland 18. november 2010 Bakgrunn ABM-meldingen (1999):

Detaljer

Forvaltningsrevisjon Dokumentbehandling og arkiv i Vestby kommune

Forvaltningsrevisjon Dokumentbehandling og arkiv i Vestby kommune Rapport Forvaltningsrevisjon Dokumentbehandling og arkiv i Vestby kommune Oslo, 14. desember 2012 Rapporten er utarbeidet for oppdragsgiver, og dekker kun de formål som med denne er avtalt. All annen bruk

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010)

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (2009 2010) Presentasjon for Norsk Arkivråd Region Øst, 4. november 2010 Bakgrunn ABM-meldingen

Detaljer

Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms

Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms 1. Generelt om retningslinjene I arkivforskriften 5-12 heter det at kommuner og fylkeskommuner skal spesifisere

Detaljer

Sjekkliste Trondheim kommune. Arkivering ved anskaffelse av nye fagapplikasjoner eller oppgradering av eksisterende

Sjekkliste Trondheim kommune. Arkivering ved anskaffelse av nye fagapplikasjoner eller oppgradering av eksisterende Sjekkliste Trondheim kommune Arkivering ved anskaffelse av nye fagapplikasjoner eller oppgradering av eksisterende Listen beskriver en trinnvis prosess som må gjennomgås ved utvikling av ett nytt system

Detaljer

Arkivplan for Fedje kommune. Godkjent 23.03.2004

Arkivplan for Fedje kommune. Godkjent 23.03.2004 Arkivplan for Fedje kommune Godkjent 23.03.2004 Basert på IKAH sin versjon 7.3, 08/2002 1 Forord... 4 Formål for arkivplan i Fedje kommune... 4 Oppdatering av arkivplanen... 4 Rådmannen har arkivansvaret...

Detaljer

Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale

Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale Foredrag på IKATs kontaktseminar 2004 av arkivsjef Hilde E. Bjørnå, IKAT Innhold Hva innebærer vedlikehold og langtidslagring? Bevaring og sikring

Detaljer

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE N R. 1700-2 /2007 FORVALTNINGSREVISJON Behandlet i kontrollutvalget i sak 33/07 INNHOLDSREGISTER 1. INNLEDNING... 4 1.1 Bakgrunnen for

Detaljer

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende

Detaljer