ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE

Transkript

1 ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE

2 INNHOLD 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for arkivplanen side Planens virkeområder og hensikt side Rullering side Godkjenning side 2 2. LOVER OG FORSKRIFTER 2.1 Lover og forskrifter som regulerer arkivarbeidet side 2 3. ARKIVANSVAR OG ARKIVFULLMAKTER 3.1 Administrasjonssjefens arkivansvar side Arkivansvarlig sine fullmakter side 3 4. EDB-SYSTEMER I TOLGA KOMMUNE 4. 1 EDB-verktøy side 4 5. ORGANISERING AV ARKIVFUNKSJONEN I KOMMUNEN 5.1 Arkivnøkkel side Arkivstrukturen i kommunen side Arkivskapere i kommunen side Tilgangsrettigheter side 6 6. ARKIVTJENESTEN 6.1 Reglement og instruks side Postmottak og sortering side Stempling og journalføring side Offentlig journal side Fordeling og oppfølging side Journalføring og ekspedering av internt Produserte saksdokumenter side Saksavslutning og arkivlegging side Kvalitetssikring av postbehandlingen side Arkivinstruks for saksbehandlere side ARKIVORDNING I KOMMUNEN 7.1 Arkivdokument arkivavgrensning side Elektronisk arkiv side 11 2

3 8. RUTINER FOR ARKIVERING AV SAKSDOKUMENTER 8.1 Saksarkivering side Arkivering i saksarkivet side Arkivering i spesialarkiv/fagarkiv side Føring av møtebøker side PERIODEINNDELING, BORTSETTING KASSASJON side PERIODISERING AV SAKSARKIVET side PERIODISERING AV PAPIRBASERT ARKIV side PERIODISERING AV ELEKTRONISK ARKIV side BEVARINGSPÅBUD side KASSASJON 14.1 Hjemmel for kassasjon side Kassasjonsvurdering side Gjennomføring av kassasjon side OVERFØRNG AV ARKIV MELLOM ARKIVSKAPENDE ENHETER side INSTRUKS OM AVLEVERING TIL FJERNARKIV side AVLEVERING TIL DEPOT side MELDE- OG KONSESJONSPLIKT side REGLEMENT OM INTERNT UTLÅN AV MAPPER side REGLEMENT OM EKSTERNT BRUK AV ARKIVMATERIALE side ARKIVLOKALER side 21 3

4 VEDLEGG 1 Arkivoversikt 2 Brev fra Riksarkivaren 3 Programvareoversikt 4

5 1. INNLEDNING 1.1 BAKGRUNN FOR ARKIVPLANEN I lov om arkiv av 4. Desember 1992 nr 126 gjeldende fra og tilhørende forskrift om offentlig arkiv, heter det i Forskrift om offentlig arkiv 2-2; Et offentlig organ skal til enhver tid ha en ajourført arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hva slags instrukser, regler, planer m.m. som gjelder for arkivarbeidet. Arkivlovens formål er å sikre arkiver som har vesentlig kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse arkivene kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. Kommunens arkiver må sikres slik at: god forvaltningspraksis styrkes informasjonen og service til publikum og saksbehandler ivaretaes saksbehandlingen kan effektiviseres kommunen for all ettertid kan dokumentere sine vedtak og tiltak. innbyggerne i kommunen får adgang til viktig informasjon om kommunens planer og virksomhet. innbyggerne kan dokumenterer egne rettigheter og eiendom og trygge personlig rettssikkerhet. innbyggerne i kommunen får adgang til informasjon som kan brukes i kulturelle aktiviteter. kommunens historie kan skrives i fremtiden Med bakgrunn i de foranliggende punkter satte Tolga kommune, våren 2000 i gang arbeidet med å utarbeide en arkivplan for hele kommunen. Det er denne planen som nå danner grunnlag for ny og revidert arkivplan. Da forrige arkivplan var avsluttet ble arbeidet med fysisk å organisere arkivene, ut fra arkivplanen satt i gang. Lokaler til fjernarkiv og historisk arkiv finnes allerede, spesielt ble det tatt høyde for dette ved planlegging og bygging av det nye kommunehuset. Det, som det imidlertid ikke ble vurdert var lokaliteter for opprettelse av sentralarkiv. Ut fra det faktum at det pr. dato ikke finnes romkapasitet til et slik sentralarkiv må ordningen med desentraliserte arkiv føres videre inntil det innføres fullelektronisk saks- og arkivbehandling. 5

6 1.2 PLANENS VIRKEOMRÅDER OG HENSIKT Arkivplanen skal gjelde for alle virksomhetsområder i Tolga kommune. Dette gjelder også de virksomhetsområder som ikke er knyttet til kommunens elektroniske post, arkiv og saksbehandlersystem K Tolga kommune er å betrakte som et organ i henhold til arkivforskriften. Arkivplanen har til hensikt å vise: hva arkivet omfatter. hvordan arkivmaterialet er organisert. hvilke instrukser og regler som gjelder for arkivarbeidet. kvalitetssikring av arkivene i Tolga kommune. arkivplanen er ment å fungere som planleggings- og styringsredskap for arkivarbeidet. 1.3 RULLERING Arkivplanen for Tolga kommune skal til enhver tid være ajourført, jfr Forskrift om offentlig arkiv 2-2. Dog må planen taes opp umiddelbart dersom det innføres nytt EDB-basert kontorsystem, nytt arkivsystem, organisasjonsendringer eller andre ting som vil gripe vesenlig inn i arkivforholdene i kommunen. Arkivplanen rulleres hver 4. år, sammenfallende med ny kommunestyreperiode. 1.4 GODKJENNING Arkivplan for Tolga kommune er vedtatt av kommunestyret i sak 0016/05 2. LOVER OG FORSKRIFTER 2.1 LOVER OG FORSKRIFTER SOM REGULERER ARKIVARBEIDET Arkivloven med forskrifter lov av og gjeldende fra Med endringer ved lov av og forskrift

7 Lov om offentlighet i forvaltningen - lov av med senere endringer samt forskrifter. (Offentlighetsloven)Ny lov i emning Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker lov av med senere endringer, samt forskrifter. (Forvaltningsloven) Lov om behandling av personopplysninger, av , samt forskrifter. (Personopplysningsloven) Kommuneloven. Sikkerhetsloven Lov om avleveringsplikt for allment tilgjengelige dokumenter av Særlover lover som kan ha betydning for arkivarbeidet i den enkelte organisasjon. (F.eks helsepersonelloven, pasientjournalforskriften, grunnskoleloven m.m.) Forskrift om Riksarkivarens arkivbestemmelser. Retningslinjer for innbinding av møtebøker, kopibøker og registre. Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommuneforvaltningen. 3. ARKIVANSVAR OG ARKIVFULLMAKTER 3.1 ADMINISTRASJONSSJEFENS ARKIVANSVAR Administrasjonssjefen, har i følge Kommunelovens 23 og Forskrift om offentlig arkiv, 1-1 det overordnet ansvaret for kommunens arkiv og for at organiseringen og oppfølgningen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Det daglige arbeidet skal som hovedregel utføres av en arkivtjeneste, under daglig ledelse av en arkivansvarlig, forskriftens ARKIVANSVARLIG SINE FULLMAKTER Arkivansvarlig er leder for arkivtjenesten i kommunen og er delegert fullmakt til å instruere saksbehandlere og arkivpersonale i spørsmål som gjelder arkivfunksjonen i kommunen. Arkivansvarlig skal holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren. I arkivfaglige saker er saksbehandlerne underordnet arkivleder i kommunen. Det påhviler arkivansvarlig: å utarbeide arkivplan og følge opp/ajourføre denne 7

8 holde seg ajour med Arkivloven med forskrifter holde seg ajour med Offentlighetsloven, Forvaltningsloven, Personopplysningsloven o.a. å være hovedansvarlig når det innføres ny arkivnøkkel/ordning holde seg ajour med all informasjon ang. arkivordninger. å føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret å sørge for opplæring, veiledning og motivasjon av ledere, saksbehandlere og arkivpersonell. Dette gjelder alle virksomheter. å bistå med nødvendig grunnopplæring om kommunens arkivordning til nye og etablerte medarbeider på alle nivåer. å kvalitetssikre arkivarbeidet i kommunen. å være administrator (systemansvarlig) for arkiv- og saksbehandlersystemet. Arkivansvarlig er helt avhengig av et nært samarbeid med IT-avdelingen for å kunne ivareta arkivets funksjoner på en tilfredsstillende måte. Likeledes er arkivansvarlig avhengig av å få nødvendig informasjon fra ledelsen om all organisasjonsendring, flytting og sammenslåing av kontorer m.m enten det er i egen kommune eller på interkommunalt nivå for på et tidlig tidspunkt å kunne belyse den arkivmessige utfordringen slike endringer føre til. 4.EDB-SYSTEMER I TOLGA KOMMUNE 4.1 EDB- VERKTØY Tolga kommune innførte i september 1999 sak- og arkiv systemet; Kontor Systemet ble i 2004 oppgradert til Noark 4 standard. I forbindelse med oppgraderingsprosessen ble FARTT, et samarbeidsprosjekt mellom kommunene Folldal, Alvdal, Rendalen, Tynset og Tolga, opprettet. FARTT har fått felles servere på Tynset, felles brukerstøtte, felles kursing bl.a. Andre systemer og fagsystemer, som i dag benyttes i Tolga kommune er: Se vedlegg. 8

9 5. ORGANISERING AV ARKIVFUNKSJONEN I KOMMUNEN 5.1 ARKIVNØKKEL Som klassifiseringssystem benytter Tolga kommune KS arkivnøkkel, for kommunesektoren K-kode, som omfatter de saksområder, fellesklasser og fagklasser kommunen arbeider med. I forbindelse med oppgraderingen av K i november 2004 ble ny revidert utgave av K-koden, 2003, tatt i bruk. Ved overgang til ny arkivnøkkel skal det vanligvis startes på ny periode i arkivet, endringene i k-koden var imidlertid ikke så radikale at det fra sentralt hold ble pålagt å sette skarpt skille i arkivet. 5.2 ARKIVSTRUKTUREN I KOMMUNEN Arkivet skal dokumentere den politiske og administrative saksbehandlingen i kommunen. Til grunn for denne planen ligger begrepet desentralisert arkiv med sentral ledelse. Arkivtjenesten fungerer som en journalenhet med felles postjournal for hele kommunen. Skoler, sykehjem, legekontor, sosialkontor m.m. journalfører selv alle aktuelle dokumenter, enten i K-2000 eller fagsystemer og oppbevarer dem i de respektive dagsarkiver. Post til ansatte, som jobber på kommunehuset journalføres av arkivtjenesten der. Alle arkiver hører inn under arkivtjenesten i kommunehuset og er underlagt retningslinjer og regler i denne arkivplanen på lik linje. Arkivtjenesten tar ut felles postliste for hele organisasjonen til pressen og til bevaring, dessuten vil forfalls- og restanselister bli kjørt og fordelt av arkivtjenesten i kommunehuset. 9

10 5.3 ARKIVSKAPERE I KOMMUNEN ARKIVSKAPER DOKUMENTASJON MERKNADER Fellesarkivet All saksbehandling i kommunen, med unntak av visse saker som behandles i lukkede fagsystemer Journalføring sak/arkiv fagklasser Sosialtjenesten Klientsaker etter sosialtjenesteloven Journalføring sak/arkiv fagklasser Barneverntjenesten * Flyttet Felles barnevernkontor med Tynset og Alvdal Pleie- og omsorgstjenesten Helseavdelingen Grunnskoler Barnehager Brukertjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelseloven Primærhelsetjenester etter kommunehelseloven Administrasjon av skolen, undervisning etter grunnskoleloven Administrasjon av barnehagen Journalføring sak/arkiv Fagklasser Journalføring fagklasser Sak/arkiv Journalføring sak/arkiv fagklasser Journalføring sak/arkiv Fagklasse * I forbindelse med flyttingen av barneverntjenesten ble det ikke utarbeidet avleveringslister eller andre former for dokumentasjon som viser hva som ble tatt med til Tynset. Tolga kommune har heller ikke fått noen dokumentasjon på hvordan Barneverntjenesten organiserer arkivet på. Se avsnitt om overføring/flytting og brev fra Riksarkivaren. 5.4 TILGANGSRETTIGHETER Et sak- arkivsystem hvor all saksbehandling foregår elektronisk betjener mange saksbehandlere. Brukerne tilhører ulike deler av organisasjonen, og det er innlysende at ikke alt som lagres, er like interessant for alle eller angår alle. Enkelt opplysninger skal holdes utilgjengelig for uvedkommende, ut fra bestemmelser om taushetsplikt og personvern. Ikke bare allmennhetens tilgang til slike opplysninger, men også de ansattes tilgang skal begrenses. I forbindelse med oppgraderingen ble tilgangsrettighetene gjennomgått. De enkelte brukernes lese- og skriverettigheter ble sett i forhold til deres administrative tilhørighet i organisasjonen, og deres ansvar som 10

11 leder/saksbehandler. Systemet er utbygd med funksjoner for kvalitetssikring som omfatter en detaljert tilgangsstyring med utgangspunkt i tildeling av brukernavn og passord. Ut over den skjermingen som er lagt inn i systemet kan hver enkel saksbehandler skjerme sine dokumenter ytterligere om behovet skulle tilsi det. 6 ARKIVTJENESTEN 6.1 REGLEMENT OG INSTRUKS Arkivtjenestens hovedoppgave er å kvalitetssikre sentrale deler av kommunens aktivitet. 6.2 POSTMOTTAK OG SORTERING Fellestjenesten får posten brakt. I de ytre virksomheter vil posten som regel bli tilkjørt, evt. hentet av kontorpersonalet. Telefax og elektronisk post skal behandles som ordinær post. For e-post vil det si at dokumentet skal skrives ut på papir og journalføres på vanlig måte. Det må henstilles til at man skiller mellom person og arbeids relatert innhold i e-posten. Hvis slik post blir sendt til saksbehandler direkte, skal det umiddelbart sendes arkivtjenesten for evt. registrering. Personlig post leveres uåpnet til vedkommende. Medarbeidere som mottar post det viser seg å være til administrasjonen skal straks leverer dette til arkivtjenesten for registrering. Ved åpning av rekommandert post og verdipost skal det være to personer til stede. 6.3 STEMPLING OG JOURNALFØRING I Forskrift om offentlig arkiv Kap heter det: Et offentlig organ skal ha en eller flere journaler for registrering av dokumenter i de saker organet oppretter. Videre heter det, Journaler skal føres elektronisk eller på papir. Arkivtjenesten sorterer, åpner og stempler posten. Posten deles i informasjonspost (arkivuverdig) og sakspost (arkivverdig). Saksdokumenter klassifiseres etter arkivnøkkel (for dokumenter som arkiveres etter objektkode, g.nr./b.nr navn og lignende skal K-kode alltid påføres registreringen som sekundær kode.) 11

12 Arkivtjenesten journalfører saksdokumentene og knytter de til eksisterende saker eller oppretter ny sak. Klient/pasientpost leveres avdelingen uåpnet. Avdelingen journalfører dette selv i fagsystemet. Feilregistrert post leveres umiddelbart til arkivtjenesten for omregistrering. Arkivtjenesten registrer evt. søknadsfrister. 6.4 OFFENTLIG JOURNAL Administrasjonssjefen, eller den som har fullmakt til det, avgjør hvilke saksdokumenter som skal unntas fra offentlig innsyn. Ved inngående post er det arkivtjenesten som avgjør, ved utgående post er det saksbehandler. Unntakene registreres i sak-/arkivsystemet med lovhjemmel. Forhåndsklassifisering, påføring av unntaksparagraf før spørsmålet om innsyn er reist, skal bare benyttes i spesielle tilfeller som f.eks:taushetsbelagte opplysninger, ref. 5 a i Offentlighetsloven Det må vises til presis hjemmel for avslag om innsyn. Forvaltningsorganet skal vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet. Offentlig postlisten legges ut på kommunens hjemmeside på internett hver morgen. Listene skal inneholde inn- og utgående brev til kommunen, konfidensielle opplysninger skjermes/fjernes. Intern postliste skal bindes inn og bevares for alltid. 6.5 FORDELING OG OPPFØLGING a) Arkivtjeneste fordeler saksdokumentene til saksbehandlerne og registrerer fordelingen i postjournalen. Dokumentene fordeles en dag forskutt d.v.s de blir liggende i kassettene ved fellestjenesten et døgn, av hensyn til pressens gjennomgang. b) Arkivtjenesten tar minst 4 ganger i året ut liste over uavsluttede saker, som fordeles til saksbehandlerne. 6.6 JOURNALFØRING OG EKSPEDERING AV INTERNT PRODUSERTE SAKSDOKUMENTER 12

13 Alle utgående brev og andre saksdokumenter som er produsert internt, skal journalføres i sak-/arkivsystemet eller fagsystem. Saksbehandler er selv ansvarlig for å journalføre utgående brev samt å ferdigstille inngående brev som vedkommende har behandlet. Saksbehandler skal før utsending ta kopi til kopiboken. Brev med konfidensielle opplysninger (unntatt off.) leveres arkivtjenesten som oppbevarer disse i mapper på dagsarkivet (låst) Husk kopi av e-post til arkivet. Konfidensielle opplysninger skal aldri sendes med faks eller pr. e-post. 6.7 SAKSAVSLUTNING OG ARKIVLEGGING Når en sak er ferdig behandlet, skal saksdokumentene sendes arkivet samlet for kontroll og avslutting. Statusfeltet på skjermen skal stå i F både på sak- og dokumentnivå. Fullstendig journal vedlegges. Arkivtjenesten registrerer i sak-/arkivsystemet at saken er avsluttet, kontrollerer og ferdigstiller dokumenter, kontrollerer arkivkode og registrerer eventuelt kassasjonsår for saken. Dokumenter både til sak- og fagarkiv sendes etter avslutting tilbake til avdelingen for arkivlegging. Bare arkivansvarlig skal ha tilgang til avsluttingsfunksjonene i systemet. Før arkivlegging skal arkivmappene renses, og kladder, dubletter, arbeidsnotater, binders, gule lapper og lignende skal fjernes fra mappen. Dette arbeidet er saksbehandler ansvarlig for. 6.8 KVALITETSSIKRING AV POSTBEHANDLINGEN Arkivtjenesten føre kontroll med at alle saksdokumenter er journalførte og knyttet til rett sak i sak-/arkivsystemet og at de samme dokumenter finnes i det fysiske arkivet. Postbehandling, journalføring, saksavslutning og arkivlegging for driftsenheter utenfor kommunehuset, følger de samme retningslinjer som beskrevet ovenfor. Disse må dog tilpasses de tekniske innretninger, som finnes/ikke finnes på stedet. 13

14 6.9 ARKIVINSTRUKS FOR SAKSBEHANDLERE Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandler er ansvarlig for at dokumenter de arbeider med blir arkivlagt. Saksbehandler skal derfor: Kontrollere at mottatt brev er stemplet og journalført. Dette gjelder også fax og e-post. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling av et dokument som ikke er stemplet og journalført. Ha ansvaret for at brev som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivet for journalføring. Ha ansvaret for at alle egenproduserte dokumenter blir journalført. Saksbehandler som selv journalfører og ekspederer, skal ta kopi av utgående brev og interne notater som leveres arkivet for arkivlegging. Husk kopi til kopiboken. Disse reglene gjelder også for faks og e-post. Ha ansvar for å få sakene lagt til avslutting så snart vedtak er fattet og sannsynligheten for at flere dokumenter tilkommer saken er minimal. Arkivansvarlig kan i særlige tilfeller reåpne en sak. All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller i avdelingenes fagsystem. Saksbehandler har ansvaret for materiale de låner fra arkivet. Dette skal returneres i samme stand som før utlånet. Utlånsfristen er 4 uker. Det er ikke anledning til videre utlån av en sak til en annen saksbehandler uten at saken har vært innom arkivet først. Utlånskort skal benyttes. 7. ARKIVORDNING I KOMMUNEN 7.1 ARKIVDOKUMENT - ARKIVAVGRENSNING Arkivdokumenter defineres som dokumenter som mottas eller produseres som et ledd i den virksomhet et organ utfører. I denne arkivplanen blir begrep som sakspost, saksdokument og journalpost benyttet synonymt med arkivdokument. Arkivdokumentene dokumenterer saksbehandling og vedtak hos en arkivskaper. De skal journalføres og arkivlegges i samsvar med de reglene som framgår av arkivplanen. Dokumenter som ikke dokumenterer saksbehandling og vedtak skal skilles ut ved arkivavgrensning. 14

15 Arkivavgrensning vil si at dokumenter som ikke er gjenstand for saksbehandling og er uten dokumentasjonsverdi, ikke skal journalføres og arkivlegges. I arkivplanen blir slikt materiale betegnet som informasjonspost og arkivuverdig materiale. Informasjonspost er: regninger tidsskrifter og publikasjoner lover, forskrifter og regelverk trykksaker, årsmeldinger pressemeldinger reklame sykemeldinger kurstilbud og invitasjoner enkelte personalsaker kopier (kun registrering til hovedadressat hvis flere adressater internt) møtereferater, dersom de ikke inngår i en sak. Den som eier materialet er pliktig å oppbevare det, dvs at kommunen ikke plikter å oppbevare tilsendte årsmeldinger og infoskriv m.m. En god del av slik informasjonspost vil det likevel være aktuell å oppbevare over kortere eller lengre tid. Dokumentene settes i permer som ryddes med jevne mellomrom. Arkivavgrensningen skal være en integrert del av det daglige arkivarbeidet. Postrutinene skal sikre at bare arkivverdig materiale blir journalført og arkivert. 7.2 ELEKTRONISK ARKIV Elektronisk arkiv er definert i Arkivlovens 2 som: En logisk avgrenset informasjonsmengde som er produsert av et IT-system som ledd i utøvelsen av en virksomhet og lagret som filer i et digitalt format på elektroniske medier I motsetning til arkiv som er definert i Arkivlovens 2 som: En logisk avgrenset informasjonsmengde skapt som ledd i utøvelse av en virksomhet og som er lagret i et hvilket som helst format på et medium av hvilken som helst type Registre og databaser, som postjournal og ulike fagsystemer, kan oppbevares kun elektronisk når de tilfredsstiller bestemte systemkrav. De viktigste kravene er: registreringene må kunne låses slik at de ikke kan overskrives, informasjonen må kunne eksporteres til andre media i godkjente lagringsformat og de må ha tilknyttet metadata (data om data) som sikrer at informasjonens kontekst, innhold og struktur er autentisk. 15

16 Se NOARK 4 Norsk Arkivsystem, del 2, tekniske spesifikasjoner, utgitt av Riksarkivaren. En sak skal være tilgjengelig i sin helhet enten i papirbasert eller elektronisk format. Tolga kommune benytter foreløpig ikke fullelektronisk arkiv. Inngående dokumenter scannes ikke og alle dokumenter som produseres forefinnes på papir. Dette innebærer i praksis at sakarkivet og andre arkiver befinner seg på papir, mens vi har en elektronisk versjon som arbeidskopi. Med NOARK-4 spesifisert system åpner arkivforskriften nå for elektronisk lagring av dokumenter uten papirkopi. 8 RUTINER FOR ARKIVERING AV SAKSDOKUMENTER 8.1 Saksarkivering Dokumenter i en sak skal arkiveres samlet og legges i saksarkiv eller i spesialarkiv. En sak kan være arkivert i vanlig saksmappe eller dossiermappe. En vanlig saksmappe skal inneholde dokumenter som hører til en sak. Slike mapper finnes hovedsakelig i saksarkivet og skal være ordnet etter arkivkode og merket med arkivsaksnummer og sakstittel. I sak./arkivsystemet blir disse sakene identifisert med arkivsaksnummer. En dossiermappe samler flere saker om det samme objektet (eiendommer, personer) og dokumenterer et forhold som strekker seg over tid (eiendomsforhold, tilsettingsforhold). Slike mapper finnes særlig i spesialarkiv, men kan også finnes i saksarkivet. I saks-/arkivsystemet blir slike mapper identifisert ved hjelp av objektkode (primærkode) og K-kode (sekundærkode) 8.2 Arkivering i saksarkivet Kommunen har desentralisert saksarkiv, som skal dokumentere saksbehandling og oppfølging av administrative og politiske vedtak i kommunen. Alle saker som er til behandling skal arkiveres i saksarkivet, med de unntak som går fram av punkt under. 8.3 Arkivering i spesialarkiv/fagarkiv a) Rutinemessige saker som gjelder betaling av skatt og kommunale avgifter 16

17 skal dokumenteres i kommunens regnskap. Saker om nedsetting og ettergivelse av skatt og avgifter og tvangssaker i forbindelse med inndrivelse av disse skal arkiveres i saksarkivet. b) Hjemmelsdokumenter for kommunale eiendommer, avtale- og garantidokumenter som forplikter kommunen og panteobligasjoner for etablerings- og utbedringslån skal ordnes som egne serier. Korrespondansen om slike saker skal arkiveres i saksarkivet. c) Saker som inneholder sensitive opplysninger om enkelt personer skal arkiveres som egne serier. d) Saker som gjelder konkrete eiendommer skal arkiveres i egne serier etter gards- og bruksnummer. Dette gjelder byggesaker, fradelingssaker, saker etter jordlov og odelslov og andre landbrukssaker. Personalsaker som har varig følge for tilsettings-, lønns- og pensjonsforhold skal legges i personalarkivet. Saker som gjelder den daglige personalforvaltning og ikke har slike følger, skal legges i saksarkivet. Det kan, hvis det er hensiktsmessig, opprettes prosjektarkiv. 8.4 Føring av møtebøker For føring av møtebøker gjelder følgende regler: Redigeringen av innholdet og den grafiske utformingen av møtebøkene skal følge fastsatt mal i sak-/arkivsystemet. All saksbehandling i møtet skal føres i møteboken. Innstillingsteksten skal ikke endres etter møtet. Utsatte saker skal ha med all tekst fra tidligere behandling. Vedtaksteksten må ikke vise til annet vedtak uten at dette er referert. Saker som gjelder elever og klienter skal legges fram for folkevalgte organ i anonymisert form, i den endelige utgaven av møteboken skal navnene tas med. Det skal lages møtebok for hvert møte. Møteboken skal påføres original underskrift. Vedtak som er gjort administrativt etter delegert fullmakt, skal normalt utformes som et utgående brev. Gjenpart av brevene skal samles i egne vedtaksbøker som bevares og bindes inn. 9 PERIODEINNDELING, BORTSETTING, KASSASJON 17

18 Arkivordningen i kommunen bygger på fireårige perioder, som i hovedsak samsvarer med den kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter det nyvalgte kommunestyret har trådd i funksjon. Alle arkivskapere og journalenheter skal følge denne periodeinndelingen, enkelte deler av arkivet, saker som klassifiseres etter objektkode, holdes utenfor en slik periodisering. Dette gjelder: personalarkiv klient- og pasientarkiv elevarkiv eiendomsarkiv Når en arkivperiode blir avsluttet, skal arkivmaterialet skilles ut fra det aktive arkivet og overføres til bortsettingsarkivet. Etter to eller flere perioder i bortsettingsarkivet, skal arkivmaterialet flyttes til fjernarkivet. (Tolga kommune har slått sammen bortsettings- og fjernarkivet, bare økonomikontoret benytter bortsettingsarkiv til sine regnskapsbilag) I punkt 10 er det gjort rede for prosedyrene for periodisering. I punkt 16 finnes instruks for avlevering til fjernarkivet og depot. Før avlevering til fjernarkivet skal det gjennomføres kassasjon i arkivet. Kassasjon vil si å fjerne og ødelegge arkivlagt materiale. Regler for kassasjonsbehandling finnes i punkt PERIODISERING AV SAK-/ ARKIVSYSTEM For å hindre at arkivet svulmer opp og blir uoversiktlig, bør det med jevne mellomrom settes bort det arkivmateriale som ikke lenger er i bruk. Bortsettingen bør organiseres slik at materiale fra en bestemt tidsperiode settes bort samtidig. Journalen skal avspeile saksarkivet. Den må derfor inndeles i fast avgrensede tidsperioder (journalperioder) som samsvarer med periodiseringen av saksarkivet. Periodene kan variere i lengde, men normalt bør en journalperiode være på 4-5 år. Når en journalperiode er avsluttet, skal det ikke være mulig å registrere eller endre journalopplysningene. Organisasjonen kan imidlertid ha behov for å bruke journalbasen som egen søkbar historisk base. 18

19 Overgangen mellom journalperiodene kan organiseres på to måter: skarpt periodeskille og overlappingsperiode. Ved normal overgang mellom journalperioder benyttes overlappingsperiode. Dette innebærer at man fortsetter arkivarbeidet uendret i f.eks 2 år etter at journalperioden er avsluttet. Deretter foretas periodeavsluttingen og sanering av journaldatabasen. Ved overgang til ny journalperiode skal alle avsluttede saker i journalen siles ut ( saneres ) og overføres en historisk database. Uavsluttede saker d.v.s saker som fortsatt er aktive innlemmes i den nye journalperioden i sin helhet (alle dokumenter, uansett alder). Saker som ikke har fått tilført nye dokumenter i overlappingsperioden blir regnet som avsluttet. Presedenssaker og saker som arkivskaper ønsker å ha tilgang til i postjournalen overføres ny periode. Skarpt periodeskille innebærer at man setter absolutt skille i journalen og i saksarkivet. I noen tilfeller vil det likevel være aktuelt å overføre saker/dokumenter fra den avsluttet perioden til den nye. I så fall må det legges henvisning både i journalen og i saksarkivet om hvor dokumentene flyttes fra. Skarpt periodeskille benyttes ved overgang fra papirbasert til edb-basert journal, overgang til nytt edb-system og ved innføring av ny arkivnøkkel. I forbindelse med periodiseringen skal følgende rapporter lages og lagres enten som datafiler eller på papir: endelig kronologisk journalutskrift over alle mottatte dokumenter. saksordnet utskrift, ordnet etter arkivnøkkel, for den avsluttede perioden. Periodisering av sak-/arkivsystem skal ellers gjennomføres i henhold til reglene som er fastsatt i NOAK PERIODISERING AV PAPIRBASERT ARKIV Møtebøker, vedtaksbøker og kopibøker: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn og overføres til fjernarkivet. Saksarkiv: De avsluttede sakene fra siste arkivperiode skal skille ut, pakkes i arkivbokser, merkes tydelig med navn på organet evt. avdeling, arkivkode, tidsrommet det gjelder og evt. kassasjonsår. Deretter overføres sakene til fjernarkivet i samsvar med retningslinjer gitt for periodisering av saksarkiv. Utskilling av avsluttete saker skal gjennomføres på samme måte som beskrevet i avsnitt

20 12 PERIODISERING AV ELEKTRONISK ARKIV Ved avslutting av en periode i det elektroniske arkivet og den elektroniske journalen, skal databasen reorganiseres slik at alle saker som tilhører den avsluttede perioden, blir skilt ut. Dette kan enten gjøres ved at sakene fra den avsluttede perioden tas ut av basen, eller ved å la de utgjøre en logisk enhet i eller i tilknytning til den aktive basen. Det skal sørges for nødvendige hjelpemidler til å finne fram i elektroniske journaler og arkiver fra den avsluttede perioden så lenge arkivmaterialet er i kommunens varetekt. En elektronisk kopi av den avsluttede basen skal klargjøres for deponering i fjernarkiv slik det er spesifisert i Noark-standarden. 13 BEVARINGSPÅBUD Dersom ikke annet er fastsatt av Riksarkivaren skal følgende materiale bevares for alltid: Arkivmateriale eldre enn 1950, etter at arkivavgrensningen er utført. Møtebøker, forhandlingsprotokoller, referatprotokoller, møtereferater og eventuell vedlegg til disse. Organets egne årsmeldinger. Kopibøker Journaler, postjournaler og alle pasientjournaler, som inneholder opplysninger om medisineringen og kirurgi, journaldatabaser og kopibokregister. Alle andre former for register og hjelpemidler som kan brukes til framfinning, f.eks arkivnøkler som kommunen har brukt. Arkivplaner. Presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter. Kart, ikke trykte kart uten påtegninger. Tegninger og fotografier som har inngått som et ledd i den virksomhet kommunen driver. Grunnlagsmateriale, innstillinger, protokoller/referat og endelige vedtak fra styre, råd, nemnder og utvalg. 20

21 Alle versjoner av hjemmesidene på Internett. 14 KASSASJON 14.1 Hjemmel for kassasjon Med kassasjon menes at arkivlagte saksdokumenter blir fjernet fra arkivet for å bli ødelagt. I kap. II 9 i Arkivloven er det fastsatt at kassasjon i offentlige arkiv bare kan gjennomføres etter tillatelse fra Riksarkivaren. Slik tillatelse blir gitt i form av retningslinjer og instrukser for arkivbevaring og kassasjon, utarbeidet av Riksarkivaren Kassasjonsvurdering En kassasjonsvurdering vil si å undersøke dokumentasjonsverdien til saksdokumentet. Kassasjonsreglene skal forståes slik at tillatelse til kassasjon er relativ, mens krav til bevaring er absolutt. Kassasjonsreglene inneholder ikke krav om kassasjon, men er en generell rettledning som peker på hva sakstyper som kan kasseres. Det er arkivtjenesten i kommunen som må foreta kassasjonsvurderingen Gjennomføring av kassasjon All kassasjon skal foregå ved brenning eller makulering (fysisk ødeleggelse av arkivmaterialet) Kassasjon skal normalt gjennomføres i forbindelse med avlevering til fjernarkiv. Kassasjon i saksarkivet skal skje i forbindelse med bortsetting av en arkivperiode. Ved overføring til fjernarkiv skal arkivtjenesten skille ut saker som kan kasseres og pakke disse i egne arkivbokser merket KASS og kassasjonsåret. Kassasjon i saksarkivet skal skje på saksnivå, slik at saksmappene enten blir bevart eller kassert i sin helhet. Kassasjon i spesialarkiv kan gjennomføres kontinuerlig. Kassasjonen kan evt. gjennomføres på dokumentnivå. Ved journalføring av nye saker skal det påføres kassasjonstidspunkt i sak-/journalsystemet. Kassasjonen skal være dokumentert, slik at det ikke oppstår tvil om 21

22 materialet har blitt borte av andre årsaker. Det skal derfor utarbeides kassasjonsrapporter som inneholder hjemmel for kassasjon, hva som er kassert og kassasjonstidspunktet. Se for øvrig Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunal arkiv utarbeidet av Riksarkivet gjeldende fra Nytt kassasjonsreglement er under utarbeidelse. 15 OVERFØRING AV ARKIV MELLOM ARKIVSKAPENDE ENHETER Det teoretiske grunnlaget for ordning av arkivsaker har utgangspunkt i Proveniensprinsippet. Prinsippet består av to hovedelementer. For det første skal enkeltarkiv holdes samlet og for seg selv også kalt ytre proveniens. Den andre delen tilsier at man skal beholde den opprinnelige ordningen indre proveniens. Fra tid til annen kan det være ønskelig og nødvendig å overføre arkivmateriale fra en arkivskaper til en annen. Det er aktuelt i forbindelse med nedleggelser, organisatoriske endringer og overføring av saksområder. For Tolga sin del har spørsmålet vært aktuelt i forbindelse med sammenslåing av barnevernkontor. Man kan ikke se bort fra at andre interkommunale sammenslåinger vil forekomme i fremtiden. I lys av dette er det viktig at arkivtjenestene blir tatt med i en tidlig fase av forberedelsene. Skal to eller flere arkivskapere slåes sammen må arkivene listeføres og ordnes før flytting. Arkivene som taes med til et nytt opprettet organ må under ingen omstendigheter blandes sammen og skal oppbevares for seg selv. Det er ikke tillatt å la en sak gå videre i det nye arkivet. Hvis man har behov for en slik kobling må det tas kopi av saken. Når og hvis organet nedlegges skal arkivene sendes tilbake til der de kom fra. Se skriv fra Riksarkivaren. 16 INSTRUKS OM AVLEVERING TIL FJERNARKIV Avleveringen skal omfatte møtebøker, kopibøker, postjournal, saks- og 22

23 spesialarkiv fra minst en arkivperiode. Materialet skal være ordnet i arkivserier. Når materialet blir avlevert til fjernarkivet, skal det legges ved avleveringsliste. Disse skal inneholde opplysninger om arkivskaper og innholdet i avleveringen. Materialet skal merkes med arkivskapers navn og årstall. Avlevert arkiv skal være ferdig kassasjonsbehandlet. 17 AVLEVERING TIL DEPOT Helt siden 1800-tallet har statsforvaltningen avlevert sine arkiver til Arkivverket når materialet har nådd en viss alder eller organet er blitt nedlagt. I kommunal sektor er egne arkivdepoter av forholdsvis ny dato. Kommunenes ansvar for å ta vare på sitt arkivmateriale er imidlertid ikke noe nytt. Dette har vært fastslått med noe vekslende formuleringer i kommunelovgivningen helt siden formannskapslovene fra Det nye er at bestemmelsene er mer spesifikke. Således er det første gang kommunene pålegges å etablere egne ordninger med arkivdepot. I Forskrift om offentlig arkiv Kap V A 5-1 heter det bl.a.; Kommuner og fylkeskommuner skal opprette egne ordninger for arkivdepot. Kommuner og fylkeskommuner kan overføre depotoppgaevne til et interkommunalt IKA. Hedmark er det eneste fylket i landet hvor det ikke er etablert et IKA. Å etablere et eget depot i kommunen synes urealistisk, i første rekke fordi kostnadene vil bli meget store. Opp gjennom årene har temaet om et felles IKA i Nord-Østerdalen vært tatt opp uten at det har blitt noe konkret ut av det. 18 MELDE- OG KONSESJONSPLIKT Innføring av meldepliktordning til Datatilsynet for behandling av personopplysninger er ny. Mange av de personregistre som tidligere var konsesjonspliktige er ikke omfattet av konsesjonsplikt etter ny lov om behandling av personopplysninger. I stedet er det innført meldeplikt hvor det heter; at behandlingsansvarlig skal gi melding til Datatilsynet før behandling av personopplysninger med elektroniske hjelpemidler, og opprettelse av manuelt personregister som inneholder sensitive personopplysninger. 23

24 Konsesjonsplikten omfatter som hovedregel all behandling av sensitive personopplysninger. Unntak gjelder imidlertid for behandling av sensitive personopplysninger som er avgitt uoppfordret. Konsesjonsplikten gjelder ikke for behandling av personopplysninger i organ for kommune når behandlingen har hjemmel i egen lov. (f.eks legelov) 19 REGLEMENT OM INTERNT UTLÅN AV ARKIVMAPPER Utlån av saksdokumenter skal alltid skje gjennom arkivtjenesten. Utlån skal registreres i postjournalen eller på utlånskort. Utlånet avskrives når dokumentene returneres. Utlånstiden er normalt 4 uker. Når saksbehandlingen krever det kan utlånet forlenges, arkivtjenesten må da få melding om dette. Utlånt materiale er lånerens ansvar. Ingen dokumenter skal fjernes eller legges til mappen. 20 REGLEMENT FOR EKSTERN BRUK AV ARKIVMATERIALE Kommunale arkiver som er skapt etter er åpne for innsyn etter reglene i offentlighetsloven. Arkiver skapt før 1971 omfattes ikke av disse reglene, men de skal likevel være retningsgivende for innsyn i slike arkiv. En part i en forvaltningssak har rett til å gjøre seg kjent med dokumentene i saken, denne retten gjelder i uavgrenset tid. Innsynsretten gjelder ikke for opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Taushetsplikten gjelder som hovedregel i 60 år, med unntak av barnevernssaker og adopsjonssaker som har taushetsplikt i henholdsvis 80 år og 100 år. Innsynsretten gjelder ikke interne dokumenter, og opplysninger det er utilrådelig at en person får kjennskap til, av hensyn til egen helse. Forskere kan få tilgang til materiale underlagt taushetsplikt etter å ha søkt vedkommende fagdepartement om tillatelse. Forespørsel om innsyn skal som regel være skriftlig. Søknaden skal opplyse Hvilket arkiv og hvilke opplysninger man vil ha innsyn i 24

25 Formålet med innsynet Skriftlig fullmakt når en person søker om innsyn på vegne av en annen Hjemmel for innsynet, når den som krever innsyn mener å ha rettslig krav på opplysningene Arkivmaterialet det er gitt tillatelse til innsyn i, må gjennomgåes på den, av arkivansvarlige tilviste plassen. Det er ikke anledning til å låne med seg arkivmaterialet ut av kommunehuset. Før man får tilgang til arkivmaterialet må det underskrives på at vedkommende er kjent med gjeldende regler for bruk av arkivmaterialet. 21 ARKIVLOKALER I Forskrift om offentlig arkiv Kap. IV B 4-12 gis det meget spesifiserte påbud om krav til arkivlokaler. Plassering, utforming, drift og ikke minst vern mot brann, vann, innbrudd m.m. nevnes. Som omtalt innledningsvis er Tolga kommune i en forholdsvis heldig situasjon når det gjelder arkivlokaler. På kommunehuset finnes det stort sett tilfredsstillende dags-, bortsettings- og fjernarkiv. Skolen disponere bortsettingsarkiv, andre virksomhetsområder leverer sine uaktuelle arkiver til deponering i fjernarkivt. Det historiske arkivet i hvelvet i Vidarheim kan inntil videre forbli der. Det bør avsettes ressurser til rydding og katalogisering. Spesielt protokoller og møtebøker m.m. som omfatter de to periodene Tolga og Os var en kommune bør snarest skilles ut og avleveres til Statsarkivet på Hamar. 25

26 26