ARKIVPLAN SIGDAL KOMMUNE

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "ARKIVPLAN SIGDAL KOMMUNE"

Transkript

1 ARKIVPLAN SIGDAL KOMMUNE

2 VEDTATT AV ARBEIDSMILJØUTVALGET I SIGDAL DEN , AM- SAK 00/0012. INNHOLD: 1. FORMÅL 2. LOVVERK 3. ARKIVANSVAR OG ARKIVFULLMAKTER 3.1 Rådmannens arkivansvar 3.2 Arkivkoordinators fullmakter 3.3 Arkivleders ansvar 3.4 Arkivansvarliges ansvar 3.5 Registeransvar etter personregisterloven 3.6 Interkommunalt arkiv - IKA Kongsberg 4. ARKIVORGANISERING 4.1 Offentlig organ 4.2 Arkivskaper og journalenheter 4.3 Arkivstrukturen i kommunen 4.4 Arkivpersonalet 4.5 Depotordning i kommunen Depotordning for arkiver Depotordning for elektroniske arkiver Depotordning for konsesjonspliktige arkiver 5. ARKIVORDNINGEN 5.1 Arkiv 5.2 Arkivserier og delarkiver 5.3 Arkivdokumenter, arkivbegrensing 5.4 Saksbegrepet 5.5 Elektronisk arkiv 5.6 Periodisering, bortsetting og avlevering av arkiv 5.7 Kassasjon 5.8 Arkivutstyr og arkivlokaler 6. POST- OG ARKIVRUTINER 6.1 Rutiner for postbehandling Postmottak og sortering Arkivbegrensing Stempling, koding og journalføring Post som underlegges spesiell behandling Journal Fordeling og oppfølging

3 6.1.7 Journalføring og ekspedering av saksdokumenter som er produsert internt - utgående post Saksavslutning og arkivering Kvalitetssikring av postbehandlingen 6.2 Periodisering av arkiv Periodisering av sak-/arkivsystem Periodisering av papirbasert arkiv 6.3 Rutiner for arkivering av saksdokumentasjon Saksarkivering Arkivering i saksarkiv Arkivering i spesialarkiv (objektarkiv) Føring av møtebøker og vedtaksbøker 6.4 Kassasjonsreglement Hjemmel for kassasjon Kassasjonsvurdering Gjennomføring av kassasjon 6.5 Retningslinjer om avlevering til arkivdepot 6.6 Rutiner for avlevering av personregistre Generelle vilkår Personregister som omfattes av avleveringsordningen Vilkår for avlevering Tilgang til avlevert materiale Partsinnsyn i avlevert materiale 6.7 Rutiner for internt utlån av arkivmapper 6.8 Rutiner for ekstern bruk av arkivmateriale 6.9 Rutiner for saksbehandlere 7. ARKIVOVERSIKT 8. RETNINGSLINJER FOR PERSONREGISTRE 9. RETNINGSLINJER FOR AVLEVERING TIL ARKIVDEPOT 10. REGLEMENT FOR FOLKEVALGTES INNSYNSRETT I SIGDAL KOMMUNE 11. ENDRINGER

4 1. FORMÅL «Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innrette slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid». (Arkivlova 6). Arkivplanens formål er kvalitetssikring av arkivfunksjonen i kommunen. Den skal gi: Hjelp i det daglige arkivarbeidet. Rettssikkerhet for brukerne, jfr. serviceplakaten. Arkivplanen inneholder blant annet bestemmelser om følgende spørsmål: Vedtak om delegering av arkivfullmakter. Organisering av arkivtjenesten. Den enkeltes ansvar i arkivarbeidet. Depotordning for eldre og avslutta arkiver. Arkivplanen gir videre en framstilling av de overordnede retningslinjene som gjelder for arkivordningen i kommunen, reglement og instrukser for journalføring og arkivhåndtering, og en oversikt over arkivdeler og arkivserier i de kommunale arkivene. Arkivplanen har definert de elementene som hører inn under arkivstrukturen i NOARK-4, og skal være retningsgivende for bruken av sak-/arkivsystem basert på denne standarden.

5 2. LOVVERK Fra HS : Regner med dere ajourfører til dagens lovverk. Mangler bl.a forskrift om off. arkiv. Lover og retningslinjer som har innvirkning på kommunens arkiver: Arkivloven Kommuneloven Forvaltningsloven Offentlighetsloven Personregisterloven Pliktavleveringsloven Forskrifter for pasientjournaler Flyttes under særlover? Særlover, f.eks. regnskapsloven, plan- og bygningsloven Må ha konkret oversikt over hvilke særlover som gjelder for de ulike tjenestene. Bruke denne planen som oppslagsverk linke til gjeldende lover og forskrifter. Eks HS regelverk for pasientjournaler.

6 3. ARKIVANSVAR OG ARKIVFULLMAKTER 3.1 RÅDMANNENS ARKIVANSVAR Rådmannen har i følge kommuneloven ansvaret for kommunens arkiv og for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i administrasjonens arkivansvar er ellers fastsatt i gjeldende lover og forskrifter og i retningslinjer gitt med hjemmel i dette lovverket, jfr. arkivloven. 3.2 ARKIVKOORDINATORS FULLMAKTER Arkivkoordinator er leder for arkivtjenesten i kommunen og er delegert fullmakt til å instruere saksbehandlere og arkivpersonale i spørsmål som gjelder arkivfunksjonen i kommunen. Arkivkoordinator skal holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren. Dette inkl vel ALT kommunalt arkiv, inkl pas.og brukerarkiv? Det trengs en ressursperson på pasientarkiv. Arkivkoordinator særlig legge vekt på disse oppgavene: utarbeide virksomhetsplaner for arkivtjenesten Hva er dette? Plan for PO? Savner dette. autorisere brukere for tilgang til modulene arkivstyring, elektronisk arkiv og arkivstruktur i sak-/arkivsystemet kontrollere at postbehandling og arkivering skjer i samsvar med fastsatte regler føre kontroll med arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret gi veileding til arkivpersonalet og ta initiativ til opplæringstiltak Hvem er «arkivpersonalet»? Må presiseres. Må avklare roller / oppgave og ansvarsfordeling mellom «leder for arkivtjenesten», «arkivkoordinator» (er dette samme person?) og «arkivpersonalet». «Arkivpersonalet» bør få være en del av en «arkivgruppe» - et ressursfora? Må aktivt innlemmes i arkivarbeid, få informasjon/oppdatering på nye ting osv. ta initiativ til oppdatering/endringer i arkivplanen være kontaktperson med IKA Kongsberg Kontaktperson mot hvem/hvilken instans nå? (som vi ikke er med i IKA Kongsberg lenger) Hvem skal vi forholde oss til / kan vi søke bistand hos nå? 3.3 ARKIVLEDERS ANSVAR Sigdal kommune har to arkivledere. Hvem er dette? Beskrives. Arkivlederne er leder for hvert av kommunens to sentralarkiv. Arkivlederne har det daglige ansvar for at arkivet blir drevet i henhold til arkivloven og kommunens egen arkivplan. Arkivleder er delegert myndighet til å instruere øvrig personale tilknyttet sentralarkivet i arkivfaglige saker. Fra «gamle dager» var Solveig utpekt som «arkivansvarlig» i HS. Hva ligger/skal ligge til denne rollen? Skal HS fortsatt ha egen «arkivperson»? Skrive om dette avsnittet til dagens situasjon/hvordan vi skal ha det fremover. Arkivet i HS/inkl forholdet til sentralarkivet, må beskrives. Det samme gjelder sikkert skole osv. Eller skal dette beskrives i egne vs.planer? Som vedlegg til arkivplanen? Hvem gjør dette? Ser at det kan være praktisk med egen arkivressursperson i HS, men den må i

7 så fall være en del av en helhet/noe overordnet. HS ønsker ikke å være «en stat i staten», men en del av noe overordnet. Vi har ikke kompetanse i organisasjonen til å utarbeide /ajourholde egen virksomhetsplan. 3.4 ARKIVANSVARLIGES ANSVAR Arkivansvarlige er de som på den enkelte virksomhet har det daglige ansvar for avdelingens arkiver. Uklart. Hva innebærer dette daglige ansvaret? Må snakkes mer om.. Dette er saksarkiv og objektarkiv som ikke blir ivaretatt av sentralarkivene. De arkivansvarlige har ansvar for at virksomhetens arkiv blir drevet i henhold til arkivplanen og arkivloven. Og i henhold til særlover/forskrifter 3.5 REGISTERANSVAR ETTER PERSONREGISTERLOVEN I personregisterlovens 9 er det fastsatt konsesjonsplikt for personregistre som inneholder sensitive personopplysninger. Kommunen er som registereier ansvarlig for å søke om konsesjon for slike registre. Edb-basert sak-/arkivsystem som tilfredsstiller kravene i NOARK-4 er fritatt for konsesjonsplikt, likeleder papirbaserte personregistre som er opprettet med hjemmel i særlov. Personregistrene (uklart for oss. Hva er dette? Konkretisere mer..) er en del av kommunens arkiv, og de retningslinjene og rutinene som er fastsatt i denne arkivplanen gjelder også for disse. Faglig leder for tjenesteområdet som fører personregistre (hvem / hva?), er registeransvarlig og har ansvaret for at de reglene som er fastsatt i personregisterloven, forskriftene og i konsesjonene blir fulgt. 3.6 INTERKOMMUNALT ARKIV - IKA KONGSBERG Gammelt. Hvem/hva er vi tilsluttet nå? Kommunen er tilsluttet Interkommunalt arkiv for Buskerud, Telemark og Vestfold, IKA Kongsberg, og har lagt følgende oppgaver til institusjonen: arkivfaglig opplæring av ansatte i kommunen mottak av personregistre som har gått ut av aktiv bruk tilsyn med at arkivdanningen i kommunen følger gjeldende regelverk, og utarbeidelse av lokalt regelverk der dette må gjøres i henhold til forskrifter til arkivloven tilsyn med at kommunens arkivrom er i forskriftsmessig stand ordning og katalogisering av kommunens eldre arkiver 1 i vedtektene for IKA Kongsberg: IKA Kongsberg skal arbeide for at verdifullt arkivmateriale i medlemskommunene blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for offentlig virksomhet, forskning og andre administrative og kulturelle formål. IKA Kongsberg skal videre arbeide for effektive og rasjonelle arkivtjenester i medlemskommunene.

8 4. ARKIVORGANISERING 4.1 OFFENTLIG ORGAN Kommunen er å regne som ett offentlig organ, jfr. 1-1 i forskrift om offentlig arkiv: «Som offentlege organ blir rekna statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining, jfr. arkivlova 2. Den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsetje kva for institusjonar og einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta her.» 4.2 ARKIVSKAPER OG JOURNALENHETER En arkivskaper er definert som en administrativ enhet som har egne arkiv og tar imot og sender ut post på vegne av kommunen. Arkivet omfatter innkomne dokumenter og dokumenter som er produsert i virksomheten i forbindelse med virksomhetens arbeidsområde. En journalenhet (journalførende enhet) er i NOARK-4 (Hva er NOARK-4?) definert som en organisatorisk enhet som står for journalføring og annen virksomhet knyttet til arkivsystemet og arkivfunksjonen til et organ med edb-basert sak-/arkivsystem. Vanligvis vil en journalenhet også være arkivskaper. I denne arkivplanen vil begrepet arkivskaper bli brukt for alle enheter som har egne arkiv. Begrepet journalenhet er brukt for arkivskaper som bruker edb-baserte sak-/arkiv- eller fagsystem. Vanskelig tekst i dette avsnittet. Kan det konkretiseres / eksemplifiseres så vi skjønner hva det er snakk om her? ARKIVSTRUKTUREN I KOMMUNEN Arkivene skal dokumentere den politiske og administrative saksbehandlingen i kommunen. kommunen har to «sentralarkiv». (Har vi det?) Kommunens primære «sentralarkiv» ligger i kommunehuset og omfatter saksarkivet for hele kommunens administrasjon, med unntak av helse- og sosialsektoren. Helse- og sosialetaten har eget «sentralarkiv» for saksarkiv på Sigdalsheimen. Ikke nå lenger. Nå kun ett sentralarkiv. Oppdatere beskrivelse. Alle objektarkiv (spesialarkiv) er desentralisert i den enkelte virksomhet. All post vedrørende saksarkivet, journalføres og arkiveres ved sentralarkivene. All post vedrørende objektarkivene journalføres og arkiveres lokalt, enten i manuell journal, egen journal/fagsystem eller i felles sak/arkivsystem. En oversikt over alle arkivserier finnes i kap. 7. Sentralarkivene og avdelinger som er journalenheter blir regnet som egne arkivskapere.

9 Tabell 4.3 Oversikt over arkivskapere i kommunen. Arkivskaper Dokumentasjon i arkivet Merknad Fellesarkiv - kommunehus All saksbehandling i kommuneadministrasjonen, med unntak av helse- og sosialetaten, og spesialarkivene. Stemmer ikke. HS er ikke «helt» unntatt. Journalenhet sak/arkiv Fellesarkiv - helse og sosial Stryke? Oppdatere beskrivelse All saksbehandling i helse- og sosialadministrasjonen, med unntak av spesialarkivene. Journalenhet sak/arkiv Rådmannen Saksbehandling vedr. kommunens ansatte Journalenhet sak/arkiv PP-kontoret?? Pedagogisk-psykologiske tjenester etter grunnskoleloven Jorunalenhet i fagsystem Eggedal skole Administrasjon av skolen, undervisning Manuell journal etter grunnskoleloven Nerstad skole Administrasjon av skolen, undervisning etter grunnskoleloven Manuell journal Prestfoss skole Administrasjon av skolen, undervisning Manuell journal etter grunnskoleloven Sigdal ungdomsskole Administrasjon av skolen, undervisning Manuell journal etter grunnskoleloven Helsestasjon Primærhelsetjeneste etter kommunehelseloven Heter ikke Journalenhet i fagsystem kommunehelseloven lenger. Denne (og sosialtjenesteloven) er erstattet med Helse og omsorgstjenetseloven. Sosialtjenesten NAV.. Klientsaker etter sosialtjenesteloven Oppdatere lovverk Journalenhet i fagsystem Barneverntjenesten??? Klientsaker etter barnevernloven Journalenhet i fagsystem Pleie- og omsorgstjenesten Brukertjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelseloven Oppdatere lovverk Journalenhet i fagsystem Landbruks- og naturforvaltningsetaten Saksbehandling vedr. jord- og skogbrukseiendommer Journalenhet i sak/arkiv Teknisk etat Saksbehandling vedr. eiendommer i kommunen. Journalenhet i sak/arkiv Det er behov for å snakke nærmere om personalarkivet. Hva vi har/skal ha i HS vs sentralarkivet. Bør beskrives. 4.4 ARKIVPERSONALET (som nevnt, hvem er dette?) Arkivpersonalets hovedoppgave er å kvalitetssikre sentrale deler av virksomheten i kommunen. Arkivpersonalet skal arbeide etter denne målsettingen:

10 Arkivpersonalet registrerer inngående brev og andre forespørsler utenfra og kontrollerer at det blir besvart (journalføring og restansekontroll). Arkivpersonalet følger opp saksbehandler ved å sende ut restanselister. (Hvem? Trude som gjør dette?) Arkivpersonalet sikrer at arkivet dokumenter opphavet til en sak (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (denne er vanskelig. Hvordan følge opp og hva er arkivpliktig..) (interne dokumenter, kommentarer, utredninger m.v.) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging m.v.). Arkivpersonalet sørger for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at det kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, for rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilde for ettertiden. Arkivpersonalet sørger for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere. Medarbeidere som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgaver er knyttet til arkivtjenesten i kommunen. Arkivkoordinator er faglig overordet for arkivpersonalet. Arkivpersonalet oppgaver er fastsatt i regelverket i denne arkivplanen. 4.5 DEPOTORDNINGEN I KOMMUNEN Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiv og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder for både papirbaserte og elektroniske arkiv Depotordning for arkiver Kommunens fjernarkiv fungerer som depot for kommunens papirbaserte arkiver Depotordning for elektroniske arkiver Elektroniske arkiver skal avleveres når de er ute av aktivt bruk og i et godkjent arkivformat., jfr. retningslinjer i kap. 9. Vi avventer nærmere retningslinjer fra Riksarkivaren Depotordning for konsesjonspliktige personregistre Personregister med sensitivt innhold skal avleveres til IKA Kongsberg 10 år etter at de er gått ut av bruk. Det avleverte materialet skal være kassasjonsbehandlet og listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet omfatter. Nærmere retningslinjer for avlevering av personregister finnes i kap. 8. Må oppdateres. Hvordan er dette nå? Må også beskrive retningslinjer for pasient/brukerarkiv.

11 5. ARKIVORDNINGEN 5.1 ARKIV Hver arkivskaper i kommunen skal ha sitt eget arkiv (enkeltarkiv). Et arkiv skal oppbevares som en separat enhet og ikke blandes sammen med andre arkiv. I HS arkiv er det en blanding. Pas. Journaler og arbeidsdok. Men det er godt skilt fra hverandre/merket. Bør ses nærmere på.. Når det blir gjennomført organisatoriske endringer i kommunen som fører til at arkivskapere blir delt eller slått sammen, skal arkivene etter de nedlagte arkivskaperne avsluttes og overføres til kommunens arkivdepot. Den nye administrasjonen som blir skapt av omorganiseringen vil bli en ny arkivskaper som må bygge opp et nytt enkeltarkiv. Aktive saker kan i noen tilfeller overføres til det nye enkeltarkivet. Dette gjøres i samråd med arkivkoordinator. 5.2 ARKIVSERIER OG DELARKIVER Enkeltarkivene vil være delt inn i arkivserier. Dokumentene i en arkivserie vil vanligvis være ordnet etter et eget ordningsprinsipp. En arkivserie kan også ha et spesielt innhold, eller et spesielt format som gjør det nødvendig å skille den fra annet arkivmateriale. De vanlige arkivseriene er møtebøker, kopibøker, postjournal, saksarkiv og spesialarkiv. Møtebøker. Møtebøker er protokoller fra møter i politiske og partssammensatte utvalg. Disse skal inneholde saksframstilling, forslag til vedtak og endelig vedtak. Saker avgjort av administrasjonen etter delegert myndighet skal ordnes kronologisk etter saksnummer og bindes inn årlig. Vedtakene skal være underskrevet av den som har fullmakt til å fatte vedtaket. Referater fra interne møter skal bindes inn etter vurdering. Vurdering etter hva slags kriterier? Tema for kontorstøtteforum. Hvilke referater.. Kopibøker. Kopibøker er en kronologisk samling av alle brev som blir sendt ut fra en arkivskaper. Det skal opprettes kopibok for alle arkivskapere i kommunen. Kopiene skal tas av underskrevet original. Det skal være separat kopibok for alle brev som er unntatt fra offentlighet. Kopibøkene skal bindes inn årlig. Konkretisere hvor/hvilke kopibøker vi skal ha. Hva med epost her? Kopibok HS se nærmere på..vi har sluttet med kopibok for Gerica. Postjournal. Postjournaler registrerer inn- og utgående brev fra arkivskaperne. Det skal føres journal for alle arkivskapere. Sentralarkivene fører felles postjournal for saksposten, mens

12 virksomhetene fører journal for spesialarkivene. Noen av spesialarkivene føres inn i samme journal som saksarkiv. Saksarkiv. Saksarkivet inneholder alle saker som er politisk og administrativt behandlet, ordnet etter en felles arkivnøkkel som gjelder hele virksomheten. Sigdal kommune har siden 1993 benyttet k-kodenøkkelen som er utarbeidet av Kommunenes Sentralforbund. Objektarkiv/spesialarkiv. Disse arkivene inneholder saksdokumenter som er ordnet etter objektkoder. Slike objektkoder kan f.eks. være fødselsdato, alfabet, gårds- og bruksnummer o.a. Pas. Journaler etter f.dato nå NOARK-4 baserte sak-/arkivsystem bruker begrepet arkivdel. En arkivdel er en vilkårlig definert del av et arkiv, som blir behandlet som en spesiell enhet i sak-/arkivsystemet. En arkivdel må likevel ha et felles ordningsprinsipp. Forstår ikke dette avsnittet Kap Arkivoversikt gir en detaljert oversikt over arkivserier og delarkiv. 5.3 ARKIVDOKUMENTER, ARKIVBEGRENSING Arkivdokument er definert som dokument som blir mottatt eller produsert som et ledd i den virksomheten et organ utøver. I denne arkivplanen blir begrepene sakspost og saksdokument benyttet synonymt med arkivdokument. I NOARK-4 er arkivdokument synonymt med begrepet journalpost. Arkivdokumentene dokumenterer saksbehandling og vedtak hos en arkivskaper. De skal journalføres og arkiveres i samsvar med de reglene som går fram av arkivplanen. Dokumenter som ikke dokumenterer saksbehandling og vedtak skal skilles ut ved arkivbegrensing. Arkivbegrensing vil si at dokumenter som ikke er gjenstand for saksbehandling og er uten dokumentasjonsverdi, ikke skal journalføres og arkiveres. I arkivplanen blir slikt materiale kalt informasjonspost og arkivuverdig materiale. Behov for å diskutere /beskrive hva som er hva.. Arkivbegrensingen skal være en integrert del av det daglige arkivarbeidet. Postrutinene kal sikre at bare arkivverdig materiale blir journalført og arkivert. Hva er postrutinene? Må beskrives. 5.4 SAKSBEGREPET Dette avsnittet skal vel oppdateres. Vi kan lese gjennom og komme med innspill etter ny tekst er på plass En sak (arkivsak) defineres som de arkivdokumentene som gjelder et bestemt spørsmål (sak) som er til behandling. Dokumentene dokumenterer behandlingsprosessen. Vanligvis inneholder en sak kun et vedtak. Denne definisjonen bygger på den måten saksomgrepet

13 er brukt i forvaltningsloven og offentlighetsloven. Disse bruker begrepet abstrakt, dels om et spørsmål som er til behandling i et forvaltningsorgan (på grunnlag av eksterne eller interne initiativ), dels som selve behandlingsprosessen. Konkret vil dermed en sak omfatte de dokumentene, registreringene, vedtakene osv. som oppstår gjennom saksbehandlingen. I KOARK/NOARK-4 vil en sak (arkivsak) være sammensatt av flere journalposter (dvs. dokumenter og journalførte opplysninger om dokumentene). En journalpost skal alltid knyttes til en sak. Begrepet utvalgssak - dvs. en sak som er til behandling i et kommunalt utvalg - må skilles fra det generelle saksbegrepet. Logisk sett vil en utvalgssak også være en arkivsak, dvs. et spørsmål som er til behandling. Arkivmessig vil det likevel være et skille, fordi en arkivsak vil omfatte alle dokumenter og journalregistreringer, mens utvalgssaken vil være en post på sakskartet til et møte med tilhørende dokumenter («saksvedlegg»). I de fleste tilfelle vil dette bare være en del av dokumentene i arkivsaken. I KOARK/NOARK-4 vil arkivsaker og utvalgssaker være registrert i ulike moduler og nummerert i ulike telleverk. 5.5 ELEKTRONISK ARKIV Som elektroniske arkiv regner vi edb-basert sak-/arkivsystem, databaser og andre ITsystem som lagrer arkivopplysninger i digitalisert form. En betingelse for innføring av elektronisk saksarkiv er at dette er basert på NOARK-4- standardens O2-nivå (?) Før programvare som tilfredsstiller denne standarden blir tatt i bruk, skal saksarkivet være papirbasert. ( sjekke ut, Hva med Gerica nå ) Edb-baserte register og databaser, slik som postjournal og ulike fagsystem, kan oppbevares bare i elektronisk form når de tilfredsstiller bestemte systemkrav. De viktigste av disse er følgende: registreringer må kunne låses slik at de ikke kan overskrives, informasjonen må kunne eksporteres til andre media i godkjente lagringsformat og de må ha tilknyttet metadata som sikrer at informasjonens kontekst, innhold og struktur er autentisk. En sak skal være tilgjengelig i sin helhet enten i papirbasert eller i elektronisk format. Vedr pasientjournaler : kan i følge fylkesmannen være delt (Linda T.har avklart dette med f.m. Kan vise til mailkorr. På dette) Det skal da beskrives i journalen hva som er papirbasert og hva som er el.basert. 5.6 PERIODISERING, BORTSETTING OG AVLEVERING AV ARKIV Arkivordningen i kommunen bygger på fireårige arkivperioder (jfr. journalperioder), som i hovedsak samsvarer med den kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådd i funksjon. Alle arkivskapere og journalenheter skal følge denne periodedelingen.

14 Arkivet skal deles i fysiske enheter som følger arkivperiodene. Etter at en arkivperiode er avsluttet, skal det avsluttede arkivet fra perioden overføres til bortsettingsarkiv. Etter to eller flere perioder i bortsettingsarkivet, skal arkivmaterialet avleveres til arkivdepot (fjernarkiv). Det er gjort rede for prosedyrene for periodisering i kap Periodisering av arkiv. Avleveringsreglene finnes i kap Retningslinjer om avlevering til arkivdepot. 5.7 KASSASJON Før avlevering til arkivdepot skal det gjennomføres kassasjon i arkivet. Kassasjon vil si å fjerne og ødelegge arkivert materiale. Arkivert materiale kan i følge gjeldende lovverk kasseres kun etter tillatelse fra Riksarkivaren eller den han har bemyndiget. Regler for kassasjonsbehandling finnes i kap Kassasjonsreglement. (Nytt kassasjonsreglement er under utarbeidelse vinter 2000).??Status på dette? 5.8 ARKIVUTSTYR OG ARKIVLOKALER Kommunale arkivskapere skal bar bruke godkjent permanent papir (ISO 9706) til saksdokument, i møtebøker og kopibøker. Skriveutstyr, kopieringsmaskiner og skrivere skal produsere lysekte skrift (ivaretas dette?). Spesialpapir for telefaks og resirkulert papir er ikke permanent og må ikke legges sammen med arkivdokument. Arkivutstyr som saksomslag og lignende skal være av en slik kvalitet at det ikke påfører arkivdokumentene skader. Arkiv skal oppbevares i lokaler som er sikret mot brann og vannlekkasjer og er utilgjengelige for uvedkommende. Klimaet i arkivlokalene skal være stabile innenfor grenseverdiene oc og % relativ luftfuktighet (RLF).Alt HS arkiv er ikke brannsikkert. Behov for gjennomgang av lokalene/oppbevaringen. Aktivt arkiv kan oppbevares i kontorlokaler når disse tilfredsstiller de generelle sikringskravene. Bortsettingsarkiv bør oppbevares i spesialrom for arkiv, og eldre og avsluttede arkiv skal oppbevares i slike lokaler. Kravene til spesialrom for arkiv er det gjort rede for i arkivforskriftens kap. V. Oppbevaring av elektronisk materiale må foregå i et strengt kontrollert miljø i omgivelser uten magnetfelt eller statisk elektrisitet. Det anbefales en relativ fuktighet på 50 % og en temperatur på 15 oc.

15 6. POST- OG ARKIVRUTINER Hele kap 6 må ajourføres. Så kan vi gi innspill fra HS 6.1 RUTINER FOR POSTBEHANDLING Postmottak og sortering Kap må ajourføres omskrive til dagens.. a. Personale fra sentralarkivene skal hente post på postkontoret så snart den er kommet. Dette gjelder ikke dersom posten blir levert. b. Sentralarkivene er ansvarlig for åpning/fordeling av all post til kommuneadministrasjonen. Personlig adressert post skal leveres uåpnet til rette vedkommende. HS gjør avtale med hver enkelt om å kunne åpne slik post. Gjelder tjenesteytingen og kan ikke bli liggende ubehandlet om vedkommende er borte Vi skal vel ikke motta personlig/privat post på jobb? Medarbeidere som mottar post (brev, telefaks eller e-post) som er til administrasjonen, skal straks levere denne til arkivet.?? Det kan gis fullmakt til å åpne personlig adressert post. Slik fullmakt skal alltid gis skriftlig. HS gjør dette.. c. Verdipost oversendes straks økonomiavdelingen uåpnet. d. Telefaks og elektronisk post (e-post), også den som blir direkte levert til mottaker, skal behandles som vanlig post og registreres i Kontor 2000, dersom arkivet godkjenner det som saksdokument. Telefaks og e-post skal skrives ut på godkjent papir. e. Post som tilhører virksomhetenes objektarkiv/spesialarkiv fordeles for lokal registrering/journalføring. f. Uadressert reklame kastes, adressert reklame fordeles til mottaker. g. Arkivskapere som ikke er tilknyttet sak-/arkivsystemet skal føre manuell postjournal Arkivbegrensing kap må oppdateres. Behov for ny gjennomgang på dette? a. Posten skal deles i informasjonspost og sakspost. Sakspost er post som blir gjenstand for behandling. Som sakspost regner vi: brev telefax elektronisk post (e-post) Som informasjonspost regner vi: trykksaker, reklame, brosjyrer hotell- og billettbestillinger regninger kjekt å vite. Heretter tar vi regninger kun til orientering. Så bra for budsjettet da! ;) sykemeldinger skjema for fraværsregistrering invitasjoner/møteinnkallinger fra andre offentlige publikasjoner rundskriv produsert av andre utskrifter/kopier fra andre organ og annet mangfoldiggjort materiale

16 Informasjonsposten er arkivuverdig materiale og skal derfor ikke registreres eller arkiveres. Informasjonspost skal etter eventuell sirkulasjon bli plassert i ringpermer eller kassetter i kontorbiblioteket, fysisk skilt fra arkivet. (??) b. Post som blir gjenstand for saksbehandling og som inneholder vesentlig dokumentasjon, blir regnet som sakspost og går til stempling og journalføring. c. Regninger, fakturaer, og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring Stempling, koding og journalføring a. Saksposten blir stemplet med journalstempel som inneholder opplysninger om journalførende enhet/arkivskaper, mottaksdato, arkiv- og emnekode, saks- og dokumentnummer, saksbehandler/avdeling og unntatt fra offentlighet. b. Saksdokumentene blir kodet etter arkivnøkkelen, og opplysninger på stempelet fylles ut. c. Arkivtjenesten journalfører saksdokumentene og knytter dem til eksisterende saker eller oppretter nye saker. d. Klientpost/pasientpost til journalenheter med konsesjonspliktige personregister (PPT, pleie- og omsorg, sosialkontor og barnevernavdeling) oversendes virksomheten for registrering i egne postjournaler tilknyttet fagsystemene. e. Personlige/telefoniske henvendelser registreres og arkiveres som notat i Kontor 2000/fagsystem Post som underlegges spesiell behandling a. Anbud o.l. Dersom sentralarkivet mottar post merket med «ANBUD», skal denne ikke åpnes, men oversendes avdelingen som har utlyst tilbudet. «Anbud» skal behandles etter gjeldende regler. Ved mottak av «anbud» pr. telefaks eller i umerket konvolutt, skal det snarest legges i en konvolutt og merkes med firmaets navn og hvilket tilbud det gjelder. Deretter skal tilbudet leveres til den avdelingen som har utlyst anbudet. b. Verdipost. Med verdipost mener vi post som inneholder pengekontanter, sjekker o.l. Dersom sentralarkivet mottar post merket med «Verdipost», skal denne umiddelbart leveres til økonomiavdelingen uåpnet. Ved økonomiavdelingen åpnes verdipostsendingen av to personer. All verdipost skal registreres på egne skjema og underskrives av to personer. Originale registreringsskjemaer skal oppbevares ved økonomiavdelingen. c. Pakkepost. Når sentralarkivene mottar melding om postpakke fra postkontoret skal de kvittere og stemple meldingsblanketten, hente pakken og legge den i posthylla til rette vedkommende. Er pakken svært stor gis mottaker beskjed om at pakken kan hentes i resepsjonen. d. Rekommandert post.

17 Rekommandert post skal hentes på postkontoret og journalføres på samme måte som annen post. I tillegg skal all rekommandert post registreres på egne skjema. Deretter skal den rekommanderte sendingen overleveres saksbehandler personlig. Mottaker skal kvittere for mottatt rekommandert sending. Liste over innkomne rekommanderte sendinger som er kvittert ut skal oppbevares ved sentralarkivet. e. Telefaks. Når sentralarkivene mottar telefaks, skal den snarest leveres til mottaker, eller mottaker får beskjed om at han kan hente faksen. Dersom telefaksen skal journalføres som inngående post, tar resepsjonen en kopi til mottaker. Arkivet journalfører telefaksen og oversender den til saksbehandler som da kan kaste sin «arbeidskopi». f. Elektronisk post (e-post). Den som mottar e-post på kommunens felles adresse skal ta kopi av e-postsendingen før den leveres til mottaker, eller mottaker får beskjed om at han kan hente e-posten. Dersom e-posten skal journalføres som inngående post, tar sentralarkivet ved kommunehuset en kopi til mottaker. Arkivet journalfører e-posten og oversender den til saksbehandler som da kan kaste sin «arbeidskopi». (Den ekstra kopien settes i egen ringperm som oppbevares ved sentralarkivet. På kopien skal det noteres når e-posten er levert mottaker, samt underskrift av postmottaker. Dette som sikkerhet for at e-post er mottatt.) Er postmottaker usikker på avsender, skal e-post ikke åpnes. g. Beredskapssaker. Den som åpner dagens post skal ha følgende rutine når han/hun mottar beredskapssaker som er unntatt offentlighet i henhold til «sikkerhetsinstruksen». Sikkerhetsgraderte dokumenter skal stemples med rødt stempel øverst og nederst i høgre hjørne. Deretter skal de leveres til mottaker/beredskapssekretær Journal a. Dersom personalet ved arkivet er i tvil om dokumentet skal unntas offentlighet, skal de konferere med saksbehandler. Det er saksbehandlers ansvar å vurdere om et dokument skal unntas fra offentlig innsyn i henhold til offentlighetslovens bestemmelser, og hvilke paragrafer som gir hjemmel for dette. Dokumenter som unntas fra offentlighet må registreres med hjemmel i postjournalen.

18 b. Sentralarkivet på kommunehuset legger ut offentlig journal. Denne skal være utformet slik at den gir oversikt over alle inn- og utgående brev, samtidig som konfidensielle opplysninger er fjernet. c. Postjournalen legges ukentlig ut på internett etter fastsatte retningslinjer. d. De virksomhetene som ønsker postjournal for egen avdeling på papir, må selv ta ut denne. e. Fullstendig journal tas ut ved sentralarkivene Fordeling og oppfølging a. Rådmannen eller den han bemyndiger, fordeler saksdokumentene til saksbehandlerne. Arkivet registrerer saksbehandler når denne er kjent. Leder/saksbehandler registrerer øvrig post. b. Før fordeling til saksbehandler skal arkivet finne fram eventuell saksmappe fra arkivet, legge denne ved brevet og registrere utlån av mappa. c. Sentralarkivene skal fire ganger i året ta ut restanselister over saker som ikke er ferdigbehandlet. Listene leveres etatene/virksomhetene. Restanselistene viser oversikt over dokumenter eller saker som ikke er avskrevet, og gir saksbehandler oversikt over dokumenter som ikke er behandlet. Saksbehandler har ansvar for å følge opp restansepostene Journalføring og ekspedering av saksdokumenter som er produsert internt - utgående post. a. Alle utgående brev og andre saksdokumenter som er produsert internt, skal journalføres i sak-/arkivsystemet. Dette gjelder følgende dokumenter: brev/korrespondanse møtereferat fra interne og eksterne møter (internt dokument) saker som skal behandles politisk eller administrativt notat - dersom det er et dokument tilhørende en arkivsak b. Saksbehandler kan journalføre utgående brev og interne notat, utredninger og saksframlegg og samtidig avskrive inngående brev som vedkommende har svart på. c. Den som ekspederer utsendingen (arkivmedarbeider/saksbehandler) skal før utsending kopiere det originale dokumentet i to eksemplarer. Ett til arkivering i arkivsakmappa og ett til kopibok. d. Arkivpersonalet skal kontrollere at de saksdokumentene som er produsert internt er korrekt journalført. e. Personsensitive opplysninger skal aldri sendes med telefaks eller e-post. Opplysninger må eventuelt anonymiseres Saksavslutning og arkivering a. Når en sak er ferdigbehandlet, skal saksdokumentene og dokumentliste leveres til arkivet for arkivering. b. Før arkivering skal saksbehandler sørge for at arkivmappa ryddes. Konsept, kladder, «gule lapper», dubletter, arbeidsnotater, plastmapper, binders og stifter m.v. skal fjernes fra mappa. Saken skal så avsluttes i Kontor 2000.

19 c. Arkivpersonalet kontrollerer at saken er avsluttet, og registrerer eventuelt kassasjonsår for saken. d. Arkivet kontrollerer at alle sakens dokumenter er på plass før saken blir arkivert Kvalitetssikring av postbehandlingen a. Arkivtjenesten skal føre kontroll med at alle saksdokumenter er journalførte og knyttet til riktig sak i sak-/arkivsystemet og at de samme dokumentene finnes i det fysiske arkivet. b. Arkivtjenesten har ansvaret for kvalitetssikring av arkivfunksjoner som er utført av saksbehandlere og ledere. 6.2 PERIODISERING AV ARKIV Periodisering av sak-/arkivsystem a. Periodisering av sak-/arkivsystem vil si at alle avsluttede saker blir skilt ut og overført til en historisk database i systemet. Etter periodiseringen skal det ikke være mulig å registrere eller endre journalopplysninger i den avsluttede databasen. En kopi av den avsluttede perioden skal samtidig kopieres til CD-ROM. b. Periodiseringen bør gjennomføres etter en overlappingsperiode, ett år etter at arkivperioden er avsluttet. Periodiseringen foretas av edb-konsulent i samarbeid med arkivpersonalet. c. Periodisering skal skje etter disse kriteriene: Saker som ikke har fått tilført nye dokumenter i løpet av overlappingsperioden, blir regnet som avsluttede og blir overført til den avsluttede perioden. Saker som har fått tilført nye dokumenter i overlappingsperioden blir regnet som aktive, uavhengig av når saken oppsto, og blir overført til den nye journalperioden. d. Presedenssaker og saker som arkivskaperen ønsker å ha tilgjengelig i postjournalen blir overført til den nye perioden, selv om de ikke har vært aktive i overlappingsperioden. I forbindelse med periodiseringen skal en lage følgende rapporter, som kan lagres som datafiler eller på papir: en endelig kronologisk journalutskrift over alle mottatte dokument en saksordnet utskrift ordnet etter arkivnøkkel, for den avsluttede perioden en saksordent utskrift over hvilket materiale som kasseres etter 8 år e. Periodisering av sak-/arkivsystemet skal ellers gjennomføres i samsvar med de reglene som er fastsatt i KOARK Periodisering av papirbasert arkiv a. Møtebøker og vedtaksbøker: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn og oppbevares en periode i dagligarkivet før de overføres til fjernarkiv. b. Kopibøker: Årgangene fra den avsluttede perioden skal oppbevares en periode i dagligarkivet før de overføres til fjernarkiv. c. Saksarkiv: De avsluttede sakene fra siste arkivperiode skal skilles ut og oppbevares adskilt i dagligarkivet i en periode før det pakkes i arkivbokser og overføres til fjernarkiv i samsvar med instruks for periodedeling av saksarkiv. Utskillingen av avsluttede saker skal gjøres på følgende måte: Der en bruker edb-jorunal, skal en skille ut saker etter den saksutskriften som er produsert i forbindelse med saneringen av postjournalen.

20 Der en bruker manuell journal, skal en senest et år etter avslutta valgperiode skille ut de sakene som ikke har vært til behandling det siste året. Det bør deretter lages liste over disse sakene. De saksmappene som på denne måten er skilt ut fra saksarkivet, skal holdes adskilt i dagligarkivet i en periode til. Deretter skal mappene legges i arkivbokser. Arkivboksene skal merkes med etiketter som viser akrivskaper, ytterår og innhold, og overføres til fjernarkiv. En bør samtidig skille saker som senere skal kasseres fra saker som skal bevares. Kassable saker bør samles i egne bokser, der etikettene i tillegg til arkivskaper, år og innhold også er merket med kassasjonsår. d. Spesialarkiv: Mapper som har blitt uaktuelle i løpet av arkivperioden skal skilles ut fra det aktive arkivet. Disse skal holdes adskilt i dagligarkivet i en periode før de overføres til fjernarkiv eller fjernarkiv i samsvar med retningslinjer gitt for de enkelte seriene i arkivoversikten. 6.3 RUTINER FOR ARKIVERING AV SAKSDOKUMENTASJON Saksarkivering a. Dokumentene i en sak skal arkiveres samlet og legges enten i saksarkiv eller i spesialarkiv. En sak kan være arkivert i vanlige saksmapper, dossiermapper og prosjekt. b. En vanlig saksmappe inneholder dokumentene som hører til en sak. Slike mapper finnes hovedsakelig i saksarkivet og skal være ordnet etter arkivkode og merket med arkivsaks-nummer og sakstittel. I sak-/arkivsystemet blir disse sakene indentifisert med arkivsaks-nummer. c. Ei dossiermappe samler flere saker om det samme objektet (eiendommer, personer) og dokumeterer et forhold som strekker seg over tid (eiendomsforhold, ansettelsesforhold). Slike mapper finnes særlig i spesialarkiv, men kan også finnes i saksarkivet. I sak-/arkivsystemet blir slike mapper identifisert ved hjelp av objektkode koblet til delarkiv. d. Et prosjekt er et overordet nivå som samler flere vanlige saker. Dokumentasjon er knyttet til gjennomføring av et arbeid og kan være ordnet som flere vanlig saksmapper. Enkeltmappene samles fysisk i prosjektarkivet som oppbevares ved sentralarkivet Arkivering i saksarkiv Kommuen har to felles saksarkiv, som skal dokumentere saksbehandling og oppfølging av administrative og politiske vedtak i kommunen. Alle saker som er til behandling skal arkiveres i saksarkivet, med de unntak som går fram av kap nedenfor Arkivering i spesialarkiv a. Rutinemessige saker som gjelder betaling av skatt og kommunale avgifter skal dokumenteres i kommunens regnskap. Saker om nedsetting og ettergivelse av skatt og avgifter og tvangssaker i forbindelse med inndrivelse av disse, skal arkiveres i saksarkiv.

21 b. Hjemmelsdokument for kommunale eiendommer, avtale- og garantidokumenter som forplikter kommunen og panteobligasjoner for etablerings- og utbedringslån skal ordnes som egne serier. Korrespondansen om slike saker skal legges i saksarkivet. c. Saker som inneholder sensitive opplysninger om enkeltpersoner og som er konsesjonsbelagt skal arkiveres som egne serier. d. Saker som gjelder konkrete eiendommer skal arkiveres i egne serier etter gårds- og bruksnummer. Dette gjelder byggesaker, fradelingssaker, reguleringssaker, saker etter jordlov og odelslov og andre landbrukssaker. e. Saker om utbygging og drift av tekniske anlegg skal ordnes som egne serier. f. Personalsaker som har varige følger for ansettelses-, lønns- og pensjonsforhold skal legges i personalarkivet. Saker som gjelder den daglige personalforvaltningen og ikke har slike følger, skal legges i saksarkiv. Fullstendig oversikt over spesialarkivene finnes i kap. 7 - Arkivoversikt for kommunen Føring av møtebøker og vedtaksbøker For føring av møtebøker og vedtaksbøker gjelder følgende regler: a. Redigering av innholdet og den grafiske utformingen av møtebøkene skal følge fastsatt mal i sak-/arkivsystemet. b. All saksbehandling i møtet skal føres i møteboka. Innstillingstekster skal ikke endres etter møtet. Utsatte saker skal ha med all tekst fra tidligere behandling. Vedtakstekst må ikke vise til annet vedtak uten at dette er referert. c. Saker om elever og klienter skal i henhold til Datatilsynets konsesjoner for personregistre legges fram for folkevalgte organer i anonymisert form. Dette vil si at navn og andre opplysninger som kan identifisere personene skal være slettet fra sakspapirene til utvalgsmøtene. I den endelige utgaven av møteboka skal navnene tas med. d. Det skal lages møtebok etter hvert møte. Møteboka skal produseres på godkjent permanent papir og eventuelt påføres originale underskrifter. e. Vedtak som er gjort av administrasjonen etter delegert myndighet, skal normalt utformes som møtebok. Originalene samles i egne vedtaksbøker/møtebøker. 6.4 KASSASJONSREGLEMENT Hjemmel for kassasjon a. Med hjemmel for kassasjon forstår vi at arkiverte saksdokumenter blir fjernet fra arkivet for å bli ødelagt/makulert. b. I 9 i arkivloven er det fastsatt at kassasjon i offentlige arkiv kun kan gjennomføres etter tillatelse fra Riksarkivaren. Slik tillatelse blir gitt i form av retningslinjer og instrukser for arkivbevaring og kassasjon, utarbeidet av Riksarkivaren eller den han har bemyndiget Kassasjonsvurdering a. Kassasjonsregler skal vi forstå slik at tillatelse til kassasjon er relativ, mens krav om bevaring er absolutt. Kassasjonsreglene inneholder ikke noe krav om kassasjon, men er en generell rettledning som sier hva slags sakstyper som kan kasseres.

22 Arkivpersonalet må gjøre en kassasjonsvurdering av disse sakene for å se om de inneholder bevaringsverdig dokumentasjon. b. En kassasjonsvurdering vil si å undersøke dokumentasjonsverdien til saksdokumentene. Saksdokumentene kan ha administrativ verdi. Denne kommer til uttrykk ved at de blir brukt som grunnlag for saksbehandling og vedtak i en sak, eller som referansemateriale i behandling av analoge saker. Den administrative verdien vil som oftes være tidsavgrenset til noen år etter at en sak er avsluttet. Saksdokumentene kan ha rettslig verdi. Denne kommer til uttrykk i at kommunen eller en part i en sak kan tenkes å få rettslig bruk for opplysninger i saken, f.eks. for å dokumentere eiendomsforhold eller skolegang. Arkivmaterialet kan ha historisk verdi og f.eks. inneholde opplysninger som ikke finnes andre steder. c. Materiale som verken har administrativ, rettslig eller historisk verdi kan kasseres. Materiale som har rettslig eller historisk verdi skal bevares Gjennomføring av kassasjon a. All kassasjon skal foregå som makulering eller brenning, dvs. fysisk ødeleggelse av arkivmaterialet. b. Kassasjon skal normalt gjennomføres i forbindelse med avlevering til arkivdepot. c. Kassasjon i saksarkiv skal forberedes i forbindelse med fjernarkiveringen av en arkivperiode. Ved overføring til bortsettingsarkiv skal arkivtjenesten skille ut saker som kan kasseres og pakke disse i egne arkivbokser merket med «KASS» og kassasjonsårstall. Kassasjon i saksarkiv skal gjennomføres på saksnivå, slik at saksmappene enten blir bevart eller kassert i sin helhet. d. Kassasjon i spesialarkiv kan gjennomføres kontinuerlig, slik at uaktuelle saksdokumenter blir fjernet fra mappene. Kassasjon i spesialarkiv kan eventuelt gjennomføres på dokumentnivå. e. I journalføringen av nye saker skal arkivpersonalet registrere kassasjonstidspunkt i sak-/arkivsystemet. f. Kassasjonen skal være dokumentert, slik at vi unngår at det blir skapt tvil om materialet har blitt borte av andre årsaker. Arkivtjenesten skal derfor utarbeide kassasjonsrapport. Denne skal inneholde hjemmel for kassasjon, hva som er kassert (summarisk liste eller utskrift av kassasjonsliste fra sak-/arkivsystemet) og tidspunkt for kassasjon. 6.5 RETNINGSLINJER OM AVLEVERING TIL ARKIVDEPOT a. Avlevering til arkivdepot skal normalt gjennomføres fire år etter overføring til bortsettingsarkiv (dagligarkiv). b. Avleveringen skal omfatte eventuelle møtebøker, kopibøker, postjournal, saks- og spesialarkiv fra minst en arkivperiode. Materialet skal være ordnet i arkivserier. c. Når arkiv blir avlevert til depot, skal det følge med avleveringslister. Avleveringslistene skal inneholde opplysninger om arkivskaper og innholdet i avleveringen. Som minimum skal en ha med en oversikt over arkivserier og arkivdeler i hver serie (protokoll eller arkivboks). Arkivdelene skal være merket med arkivskapernavn og årstall.

23 d. Avlevert arkiv skal være ferdig kassasjonsbehandlet. e. Det administrative ansvaret for avlevert materiale blir overført fra arkivskaperen til rådmannen ved arkivleder. 6.6 RUTINER FOR AVLEVERING AV PERSONREGISTRE Generelle vilkår oppdatere til dagens sit.. a. Personmapper fra konsesjonspliktige personregistre skal som hovedregel avleveres til IKA Kongsberg senest 10 år etter siste kontakt med vedkommende person. Ved avlevering blir registeransvaret for mappene overført til lederen for IKA Kongsberg. b. Avlevering skal gjennomføres hvert fjerde år, vanligvis ett år etter utgangen av den kommunale arkivperioden. Formålet med avleveringen er å sikre at informasjon med potensiell rettslig verdi blir tatt vare på, og samtidig skjerme den registrerte mot ulovlig administrativ gjenbruk Personregistre som omfattes av avleveringsordningen a. Personregistre som er opprettet med hjemmel i Lov om personregistre og etter konsesjon fra Datatilsynet, skal i samsvar med bestemmelsene i konsesjonen og i rammekonsesjon for IKA Kongsberg, avleveres til arkivet 10 år etter siste kontakt med den registrerte personen. b. Avleveringsordningen gjelder for følgende arkiv: klientarkiv etter sosialtjenesteloven klientarkiv etter barnevernloven pleie- og omsorgsarkiv etter sosialtjenesteloven elevarkiv i grunnskolen klientarkiv ved PPT-kontor klientarkiv ved flyktning- eller asylmottak visse personregistre fra barnehagene c. Pasientjournaler fra den kommunale helsetjenesten, helsekort fra skolehelsetjenesten/ helsesøstertjenesten og andre arkiv som er opprettet etter kommunehelsetjenesteloven, kan også avleveres til IKA Kongsberg. Avlevering av denne type materiale er å regne som fjernarkivering under spesielt trygge forhold, og er ikke regulert av bestemmelsene i personregisterloven eller rammekonsesjon for IKA Kongsberg. Avlevert arkivmateriale av denne typen er fremdeles underlagt kommunens disposisjonsrett Vilkår for avlevering a. IKA Kongsberg stiller som betingelse for avlevering at materialet at det er kassasjonsbehandlet etter gjeldende regler og ordnet, pakket i arkivbokser og registrert på avleveringsliste, jfr. retningslinjer fra IKA Kongsberg. b. Etter at kassasjonsbehandlingen er gjennomført, skal mappene leggis i vanlige arkivbokser i samme orden som den arkivet var ordnet i før avleveringen. Aktuelle ordningsmåter er etter fødselsdato, alfabetisk etter navn, eller etter klientnummer. Mapper etter døde personer bør merkes særskilt. Dersom en har større mengder av slike mapper kan disse legges i egne arkivbokser som en egen serie. Arkivboksene

24 skal nummereres fortløpende og merkes med kommunens navn, avdelingen/kontoret, innhold og årstall. c. Personregistermappene skal registreres med navn og fødselsdato på avleveringsliste. Denne skal gi oversikt over hvilke mapper som ligger i hver enkelt arkivboks. Dersom mappene er ordet etter klientnummer, skal det følge med en alfabetisk oversikt over personnavn og fødselsdato med referanse til klientnummer. d. Avleveringen av personregistermateriale skal skje samlet fra hver enkelt kommune. Arkivleder er ansvarlig for å samordne arbeidet med å klargjøre personregister fra ulike avdelinger for avlevering. Sa sant avlevering ikke lar seg kombinere med IKA- Kongsbergs reisevirksomhet, er kommunen ansvarlig for at avleveringen blir levert til IKA-Kongsbergs lokaler Tilgang til avlevert materiale a. Avleverende avdeling har tilgang til personmapper i avlevert personregister etter bestemmelsene i rammekonsesjon for IKA-Kongsberg. «Det forvaltningsorganet som har avlevert et personregister kan likevel få nytte registret uten fornya konsesjon, dersom bruken er den samme som før avlevering til Interkommunalt arkiv. Slik gjenbruk må forvaltningsorganet melde til Datatilsynet, og ein føreset at dei opphavlege konsesesjonsvilkåra for registret blir følgde.» b. Dersom personopplysninger skal brukes til annet formål enn før avleveringen, skal avleverende avdeling søke Datatilsynet om særskilt tillatelse før tilbakeføring kan skje. c. Personopplysninger som er tilbakeført fordi en tidligere klient har gått inn i et fornyet klientforhold, vil vanligvis gå inn som dokumentasjon i den aktive klientmappa sammen med det nye materialet. I slike tilfeller skal en ikke sende materialet tilbake til IKA Kongsberg. Interkommunalt arkiv må likevel få melding når en tilbakeføring på denne måten blir fast. Personmapper som en bare bruker midlertidig og ikke i et fornyet klientforhold, skal behandles som et utlån fra det avleverte arkivet og skal returneres til IKA Kongsberg etter bruk. For slike utlån vil det vanligvis bli satt en frist på 4 uker Partsinnsyn i avlevert materiale Dersom tidligere klient eller elev ønsker partsinnsyn etter 7 i personregisterloven, gjelder pkt. 5. i rammekonsesjonen for IKA Kongsberg: «For personregister som er avlevert til IKA Kongsberg gjelder følgende avgrensinger i innsynsretten: Den som krever innsyn i opplysninger som er lagret om vedkommende, må kunne oppgi hvilket register det gjelder og dessuten gi tilstrekkelig informasjon til å identifisere de aktuelle dokumentene eller datapostene, f.eks. navn, fødselsnummer, eller andre opplysninger som er brukt som inngang til materialet. Personer som ber om innsyn i register der det er aktuelt å gjøre en vurdering etter 7, første ledd, tredje punktum, skal vises til registeransvarlig i den avleverende institusjonen for at denne vurderingen skal skje på faglig grunnlag. Eventuelt avslag om innsyn etter denne bestemmelsen blir primært et forhold som avklares mellom vedkommende person, registeransvarlig ved arkivskapende organ og Datatilsynet. Kravet i forskriftene om at

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Forord I 2001 ble retningslinje for klientmapper i PP-tjenesten ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall

Detaljer

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK,

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, SORTERING OG REGISTRERING AV POST POSTMOTTAK TYDAL KOMMUNE... 2 POSTRUTINER FOR LEGEKONTORET... 2 MOTTAK AV E-POST... 3 MOTTAK AV ELEKTRONISKE-SKJEMA (E-SKJEMA)... 3 UTLEGGING

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE

ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE 2005 1 INNHOLD 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for arkivplanen side 1 1.2 Planens virkeområder og hensikt side 2 1.3 Rullering side 2 1.4 Godkjenning side 2 2. LOVER OG FORSKRIFTER

Detaljer

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten

Detaljer

Siljan kommune. Arkiv. 29. november 2005

Siljan kommune. Arkiv. 29. november 2005 Siljan kommune Arkiv 2005 29. november 2005 Arkiv 2005 Innledning (2) Lovverk (3) Arkivansvar og arkivfullmakter (4) Arkivorganisering (7) Arkivordning (8) Post og arkivrutiner (11) Forbedring og utvikling

Detaljer

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE.

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. Winsak saksnr. 02/5001 - løpenr. 11329/03 Sist revidert: 31. januar 2005 Ansvarlig for ajourhold: Arkivleder. DEFINISJONER: Arkivverdig post: Post som skal tas vare

Detaljer

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Forord Arbeidet med denne retningslinjen tok utgangspunkt i tanken om en felles retningslinje for brukermappene i pleie og omsorgstjenesten. Underveis

Detaljer

AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING

AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING 1999/revidert 2007 og 2012 Innhold 1. GENERELT... 3 1.1 Generelle krav... 3 1.2 Organisering / ansvar / målsetting... 3 1.3 Rutinebeskrivelsen...

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen

Detaljer

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode

Detaljer

ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER

ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER Familiesenteret er eit førebyggjande tilbod til barn, unge, deira foreldre og nettverk. På familiesenteret i Øygarden jobbar familieterapeutar og kommunepsykolog.

Detaljer

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Forord I 1999 ble retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten ferdigstilt. Siden den gang

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,

Detaljer

Instruks. for deponering av personregistermateriale

Instruks. for deponering av personregistermateriale Instruks for deponering av personregistermateriale Arkiv i Nordland 2004 Innhold 1. Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Hvilke arkiv skal deponeres?... 3 1.3 Når skal arkivene avleveres/deponeres?...

Detaljer

All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I.

All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I. Rutine for mottak, sortering og registrering av post Postmottak Tydal kommune All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret,

Detaljer

Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november 2010 Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Hjelpemidler Arkivhåndboken for offentlig forvaltning (Kap.

Detaljer

Instruks for deponering for personregistermateriale

Instruks for deponering for personregistermateriale Av IKA Finnmark IKS 2012 Instruks for deponering for personregistermateriale IKA Finnmark IKS, Alta, Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Hasvik, Karasjok / Karasjoga gielda, Kvalsund, Loppa, Måsøy,

Detaljer

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:

Detaljer

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program: 0900-1130 1130 lunsj 1215 1500 Arbeidsform: innledning om viktige emner - spørsmål og diskusjon i plenum oppgaveløsning

Detaljer

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe Postbehandling og dokumentflyt Beate Aasen Bøe Dokumentflyt Postsortering Journalføring Saksbehandling Arkivering Post- og ekspedisjonsrutiner Til/fra ekspedisjon Post inn Postmottak Til/fra saksbehandler

Detaljer

IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS. Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver

IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS. Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver IKA Kongsberg 2003 1 INNLEDNING: Periodisering er en av de arkivrutinene som

Detaljer

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling

Detaljer

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Følgende retningslinjer skal følges ved deponering og/eller avlevering av elektroniske arkiver

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet

Detaljer

Arkivplan for Eidfjord kommune

Arkivplan for Eidfjord kommune Arkivplan for Eidfjord kommune Basert på IKAH sin versjon 7.3 08.2002 1 FORORD... 4 FORMÅL FOR ARKIVPLAN I EIDFJORD KOMMUNE... 4 OPPDATERING AV ARKIVPLANEN... 4 RÅDMANNEN HAR ARKIVANSVARET... 4 1 DAGLEGE

Detaljer

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer ARKIVPLAN FOR HATTFJELLDAL tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty KOMMUNE: uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui Retningslinjer for behandling

Detaljer

Arkivplan for Volda kommune

Arkivplan for Volda kommune Arkivplan for Volda kommune Føremål for arkivplan i Volda kommune Denne arkivplanen skal til ei kvar tid vere retningsgjevande for korleis all dokumentasjon som kommunen treng i sine daglege gjeremål eller

Detaljer

Bevaring arkivbegrensning, kassasjon

Bevaring arkivbegrensning, kassasjon Bevaring arkivbegrensning, kassasjon Thi der var Papirer overalt. Det væltede du av Hylderne langs Væggen, foran og ved Siden av hver Mand laa det i svære Dynger. Der var gaat Papir, gult Papir, Karduspapir,

Detaljer

ARKIVPLAN FOR BYGGFORVALTNINGA

ARKIVPLAN FOR BYGGFORVALTNINGA ARKIVPLAN FOR BYGGFORVALTNINGA Tromsø kommune Høsten 2004 Forord Arbeidet med arkivplanen kom i stand etter at arkivleder og byarkivar hadde hatt flere møter med enhetslederne på Byggforvaltninga og Boligkontoret.

Detaljer

Arkivhistorie i Norge

Arkivhistorie i Norge Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.

Detaljer

PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV

PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV Kontaktseminar 22. 23. mai 2007 Arkivsjef Hilde Elvine Bjørnå Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) Innhold Innledning Hva er periodisering? Hvorfor skal vi

Detaljer

Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale. Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007

Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale. Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007 Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007 Bortsetting av saksarkiv Bortsettingsarkivet skal så langt som mulig gjenspeile arkivet slik

Detaljer

Fra dagligarkiv til arkivkatalog. Ordning og katalogisering av eldre kommunalt arkivmateriale.

Fra dagligarkiv til arkivkatalog. Ordning og katalogisering av eldre kommunalt arkivmateriale. Fra dagligarkiv til arkivkatalog. Ordning og katalogisering av eldre kommunalt arkivmateriale. Hovedpunkter Lovverket Ordnings- og katalogiseringsarbeid Råd 2 Lovverket Lov 25. september 1992 (nr. 107)

Detaljer

Retningslinjer for klientmapper i barnevernet

Retningslinjer for klientmapper i barnevernet Interkommunalt Arkiv Finnmark Retningslinjer for klientmapper i barnevernet Interkommunalt arkiv Finnmark, Alta, Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Hasvik, Karasjok / Karasjoga gielda, Kvalsund,

Detaljer

IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS. Instruks for avlevering av eldre arkiv

IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS. Instruks for avlevering av eldre arkiv IKA Finnmark IKS IKA Finmarkun IKS IKA Finnmàrku IKS Instruks for avlevering av eldre arkiv 2012 FORORD Retningslinjene for avlevering av arkiv til IKA Finnmark IKS er utarbeidet med hjemmel i Forskrift

Detaljer

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1 Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig

Detaljer

Arkivplan. Fylkesarkivet 27. november Fylkesarkivet i Oppland

Arkivplan. Fylkesarkivet 27. november Fylkesarkivet i Oppland Arkivplan Fylkesarkivet 27. november 2008 Arkivplan Hvorfor arkiv planlegging? Mengdeproblemet Årlig dok. tilvekst ca. ca. 9 cm cm pr. pr. innbygger Kassasjon og og arkivplanlegging kan redusere denne

Detaljer

Retningslinje for elevmapper i grunnskolen

Retningslinje for elevmapper i grunnskolen Retningslinje for elevmapper i grunnskolen Forord I 2001 ble retningslinje for elevmapper i grunnskolen ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall av konsesjon

Detaljer

Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) 2006-2007

Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) 2006-2007 Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) 2006-2007 Målsettinger og tiltak for arbeidet fremover: Handlingsplanen skisserer hovedoppgavene for IKAN i tråd med vedtektene og de føringer IKANs

Detaljer

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og

Detaljer

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet

Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet Omorganisering i offentlige organer Veiledning for arkivet Riksarkivaren 2007 2 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 20 Riksarkivaren, Oslo 2007 ISBN 978-82-548-0101-7 3 4 Innholdsfortegnelse 1 Innledning...

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet

Detaljer

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Kontaktseminar 2005 Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Organisering av arkivdepot, bruk av offentlige arkiver 1. Hva er et arkivdepot? 2. Hvilke funksjoner skal et arkivdepot ha? 3. Hva

Detaljer

Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14. Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen

Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14. Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14 Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen IKA Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Rådgiving Depot Eies av 24 av 26 kommuner i Rogaland + noen interkommunale

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv

Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv Praktisk gjennomgang av bortsettingsrutiner Definisjon bortsetting: Bortsetting/bortsettingsarkiv: arkivmateriale som etter

Detaljer

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1 Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder.

Detaljer

Arkiv 2013 27. november 2013

Arkiv 2013 27. november 2013 Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET

AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET Retningslinjer for avlevering av offentlig arkiv Oppdatert november 2013 www.vestfoldarkivet.no FORORD Retningslinjene for avlevering av arkiv til Vestfoldarkivet

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Mandal kommune

Tilsyn med arkivene i Mandal kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Mandal kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/2435 Dato for tilsyn: 08.06.2017 Rapportdato: 30.08.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

ARKIVRUTINE FOR SKULENE I ØYGARDEN KOMMUNE

ARKIVRUTINE FOR SKULENE I ØYGARDEN KOMMUNE ARKIVRUTINE FOR SKULENE I ØYGARDEN KOMMUNE Dok. ref. Dato: 12/1-13/K1-069//BYO 27.01.2014 Arkivrutine for elevarkiv i Øygarden kommune skal gjera det mogleg for skulane å ha eit riktig og likt arbeid med

Detaljer

Arkivplan - Balsfjord Kommune

Arkivplan - Balsfjord Kommune Arkivplan - Balsfjord Kommune Balsfjord Organisering/ansvar Balsfjord kommune er en fjord- og landbrukskommune og ble opprettet i 1860, da den ble skilt ut fra Tromsøysund kommune. I 1964 ble Balsfjord

Detaljer

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Samdok-konferansen, Gardermoen 11.11.2015 Jon Atle Haugen Riksarkivet 1 Saksbehandling Verdi som

Detaljer

Arkivplan for Fedje kommune. Godkjent 23.03.2004

Arkivplan for Fedje kommune. Godkjent 23.03.2004 Arkivplan for Fedje kommune Godkjent 23.03.2004 Basert på IKAH sin versjon 7.3, 08/2002 1 Forord... 4 Formål for arkivplan i Fedje kommune... 4 Oppdatering av arkivplanen... 4 Rådmannen har arkivansvaret...

Detaljer

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? Kva har me? Svært mykje arbeid er gjort i svært mange kommunar. Me har eit verktøy som gjer arkivplanen tilgjengeleg og lett å bruke Me kan utveksle

Detaljer

Periodisering av elektronisk arkiv. Arkivfaglig seminar Rica Dyreparken Hotell 29. mai 2013

Periodisering av elektronisk arkiv. Arkivfaglig seminar Rica Dyreparken Hotell 29. mai 2013 Periodisering av elektronisk arkiv Arkivfaglig seminar Rica Dyreparken Hotell 29. mai 2013 Hva er periodisering? Periodisering innebærer at arkivet og journalføringen deles inn i tidsbolker (perioder)

Detaljer

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009 Historikk og organisatoriske endringer Perioden 1991 2009 Ås kommune tok i bruk K-koder 01.01.91 og innførte gradvis Unique Sak Arkiv. Tidligere arkivsystem ble avsluttet fra denne dato. Alt gammelt materiale

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

Arkivlovgivning i endring

Arkivlovgivning i endring Arkivlovgivning i endring Sveinung Meyer Svendsen 20. April 2017 Tranøy kai Foto: Bjørn-Are Melvik HVORFOR HAR VI ARKIVLOVGIVNING? Arkivenes formål Formålet med arkivdanningen til offentlige organ: tilfredsstille

Detaljer

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV BARNEMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I BARNEMAPPE... 3 JOURNALFØRING

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Iveland kommune

Tilsyn med arkivene i Iveland kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Iveland kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/263 Dato for tilsyn: 29.03.2017 Rapportdato: 05.04.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1. Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

ARKIVPLAN FOR LEKA KOMMUNE

ARKIVPLAN FOR LEKA KOMMUNE ARKIVPLAN FOR LEKA KOMMUNE 1 INNHOLDSFORTEGNELSE DEL A: ORGANISERING OG ANSVAR 1. Politisk organisering 4 2. Administrativ organisering 4 3. Arkivorganisering 4 3.1. Organisering av arkivtjenesten 4 3.2.

Detaljer

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innføring i Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innhold : Noark- 4... 3 Sak (saksmapper/mapper)... 3 Journalpost...

Detaljer

Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011

Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011 Justis- og politidepartementet V/Oddbjørn Vassli Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Oslo, 29. juni 2011 Vergemål Stortinget vedtok våren 2010 ny Vergemålslov. Den nye loven har som hovedsiktemål å bedre rettssikkerheten

Detaljer

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Kirsti O.Sletten Pasientbehandling eller saksbehandling Forholdet mellom lovbestemt taushetsplikt, helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helselovgivningen

Detaljer

Dokumentasjon- og arkivseminar

Dokumentasjon- og arkivseminar Dokumentasjon- og arkivseminar for ledere, saksbehandlere og merkantilt ansatte i NAV og for arkivlederne i kommunene Fra IKAVA Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om

Detaljer

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie Hva er fagsystemer De eldste fagsystemene som vi kjenner er registrene for håndtering av ulike typer enkle data Det i dag kaller fagsystem favner over en rekke

Detaljer

Karin Amalie Holmelid tlf: Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen

Karin Amalie Holmelid tlf: Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen Oppdeling av arkivmaterialet og noen oppgaver som følger Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no tlf: +47 90 604703 Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen Tema for timen Periodisering Bakgrunn

Detaljer

IKAMR er ei felles rådgivings -og depotteneste for alle kommunane i Møre og Romsdal og for Fylkeskommunen

IKAMR er ei felles rådgivings -og depotteneste for alle kommunane i Møre og Romsdal og for Fylkeskommunen IKAMR er ei felles rådgivings -og depotteneste for alle kommunane i Møre og Romsdal og for Fylkeskommunen Vibeke Solbakken Lunheim, arkivar med hovudansvar for eldre arkiv Guro Flø, arkivar med hovudansvar

Detaljer

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016 Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Administrativt prosjekt - KS Prosjektgruppe

Detaljer

Arkivplan. Vedtatt av rådmannen 2.2.2004 Sist revidert 9.5.2012. Harstad kommune

Arkivplan. Vedtatt av rådmannen 2.2.2004 Sist revidert 9.5.2012. Harstad kommune Arkivplan Vedtatt av rådmannen 2.2.2004 Sist revidert 9.5.2012 Harstad kommune INNHOLD 1 ARKIVPLANENS FORMÅL OG INNHOLD... 1 2 GJELDENDE LOVER OG FORSKRIFTER... 2 2.1 LOV OM ARKIV... 2 2.2 PERSONOPPLYSNINGSLOVEN...

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune

Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/847 Dato for tilsyn: 19.04.2017 Rapportdato: 16.05.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen)

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets

Detaljer

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18.

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. november 2009 Dokumentasjon/fagsystemer/NOARK Hva er dokumentasjon

Detaljer

Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager

Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Innledning Arkiv er en viktig del av kommunal forvaltning. Arkivene skal dokumentere kommunens saksbehandling, og således være etterprøvbare

Detaljer

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivstatistikken for 2014 9 % av kommunene begynt planlegging av arkivhåndtering ved evt kommunesammenslåing

Detaljer

Rutine for postbehandling

Rutine for postbehandling Rutine for postbehandling Gjelder fra 15.06.2009 Rev. nr 1 DM dokumentnr Godkjent av Økonomi/administrasjon/ Bernt Bauge Utarbeidet av Arkiv/Ingeborg Svenseid Side 1 av Innholdsfortegnelse 1 Formål...

Detaljer

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune Kontor 2000 esak Grunnkurs Lunner kommune 1 Dokumentasjon i offentlig forvaltning Krav om skriftlighet Forutsigbarhet Likebehandling Dokumentasjon av handlinger Offentlige organer plikter å ha arkiv og

Detaljer

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen.

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen. Innledning Det ble utarbeidet nye regler for bevaring/kassasjon i kommunal sektor som trådde i kraft 1.februar 2014. Ansvaret ble da lagt til kommunene for utarbeiding av kassasjonsfrister for arkivmateriale

Detaljer

ARKIV. Kvæfjord kommune

ARKIV. Kvæfjord kommune ARKIV Kvæfjord kommune Kvæfjord kommune 3.100 innbyggere Stor kommunal virksomhet etter overtakelsen av ansvaret for tjenester til tidligere beboere ved Trastad gård. Kvæfjord kommune organisasjonskart

Detaljer

Periodisering Petter Pedryc

Periodisering Petter Pedryc Periodisering 30.10.2009 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no Periodisering hvorfor. Plasshensyn Gjelder primært for arkivdeler på papir kun delvis aktuell grunn i forhold til databaser Informasjonseffektivitet

Detaljer

Høringssvar ny forskrift om arkiv

Høringssvar ny forskrift om arkiv INTERKOMMUNALT ARKIV I ROGALAND IKS Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep 0030 OSLO Vår ref. Deres ref. Dato: 16/400-9/C66&13/7 16/1984 13.01.2017 Høringssvar ny forskrift om arkiv Det vises til høringsbrev

Detaljer

PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV. Arkivsjef Hilde E.Bjørnå Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) april 2003

PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV. Arkivsjef Hilde E.Bjørnå Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) april 2003 PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV Arkivsjef Hilde E.Bjørnå Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) april 2003 Innhold Valg av tema Hva er periodisering? Hvorfor skal vi periodisere? Når skal det

Detaljer

Rapport Verran Kommune

Rapport Verran Kommune Dora1 Maskinistgata1 7042Trondheim postmottak@ika-trondelag.no Tlf: 97099 050 Org.nr:971375965 Bank:443506 06898 www.ika-trondelag.no Deresref/dato: Vårref: 15/311/ RL Dato:28.05.2015 Rapport Verran Kommune

Detaljer

Aktivt arkiv Arkiv (1) som er i daglig bruk hos arkivskaper. Første fase i arkivmaterialets livssyklus. Se også dagligarkiv.

Aktivt arkiv Arkiv (1) som er i daglig bruk hos arkivskaper. Første fase i arkivmaterialets livssyklus. Se også dagligarkiv. Side 1 av 7 Arkivbegreper Begrepene står alfabetisk. Rull ned siden eller søk med hurtigtastfunksjon ctrl+f. Noen av begrepene er nærmere forklart ellers på sidene våre - søk i feltet øverst til høyre.

Detaljer

Arkivbegreper - Arkivverket

Arkivbegreper - Arkivverket Side 1 av 8 Arkivbegreper Begrepene står alfabetisk. Rull ned siden eller søk med hurtigtastfunksjon ctrl+f. Noen av begrepene er nærmere forklart ellers på sidene våre - søk i feltet øverst til høyre.

Detaljer

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket

Detaljer

Forelesning og de faglige «greiene»

Forelesning og de faglige «greiene» MB1 MB2 Periodsering en arkivfaglig gjennomgang 20.4.2015, Martin Bould, med fagleder arkiv Nina Haugen Eidsvoll kommune Forelesning og de faglige «greiene» Slide 1 MB1 MB2 Bestilling - fikse på foilene

Detaljer

Behandling og deponering av pasientjournaler. IKA Finnmark IKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS

Behandling og deponering av pasientjournaler. IKA Finnmark IKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS Behandling og deponering av pasientjournaler IKA Finnmark IKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS Plan for kurset Dokumentasjon av helsehjelp Saksbehandling Søknader og vedtak Klagesaker Pasientjournaler

Detaljer

2. Oppbevaringssted for arkiv 1.

2. Oppbevaringssted for arkiv 1. Side 1 av 11 Arkivbegreper Her følger en liste med uautoriserte definisjoner av mye brukte arkivbegreper og -termer. Begrep for elektroniske arkiver finnes også listet opp her. A B D E F G H I J K M O

Detaljer

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Dato: November 2005 Innhold: 1 ARKIVTJENESTEN VED NTNU... 2 2 HVA ER EPHORTE... 2 3 SAKS-, JOURNALPOST- OG DOKUMENTBEGREPET I EPHORTE... 2 3.1 SAKSPRINSIPPET:

Detaljer

ARKIVPLAN FOR FAGRENT

ARKIVPLAN FOR FAGRENT ARKIVPLAN FOR FAGRENT Tromsø kommune Høsten 2004 Forord Arbeidet med arkivplanen kom i stand etter at arkivleder og byarkivar hadde hatt flere møter med enhetslederne på Byggforvaltninga og Boligkontoret.

Detaljer