ARKIVPLAN SIGDAL KOMMUNE

Transkript

1 ARKIVPLAN SIGDAL KOMMUNE

2 VEDTATT AV ARBEIDSMILJØUTVALGET I SIGDAL DEN , AM- SAK 00/0012. INNHOLD: 1. FORMÅL 2. LOVVERK 3. ARKIVANSVAR OG ARKIVFULLMAKTER 3.1 Rådmannens arkivansvar 3.2 Arkivkoordinators fullmakter 3.3 Arkivleders ansvar 3.4 Arkivansvarliges ansvar 3.5 Registeransvar etter personregisterloven 3.6 Interkommunalt arkiv - IKA Kongsberg 4. ARKIVORGANISERING 4.1 Offentlig organ 4.2 Arkivskaper og journalenheter 4.3 Arkivstrukturen i kommunen 4.4 Arkivpersonalet 4.5 Depotordning i kommunen Depotordning for arkiver Depotordning for elektroniske arkiver Depotordning for konsesjonspliktige arkiver 5. ARKIVORDNINGEN 5.1 Arkiv 5.2 Arkivserier og delarkiver 5.3 Arkivdokumenter, arkivbegrensing 5.4 Saksbegrepet 5.5 Elektronisk arkiv 5.6 Periodisering, bortsetting og avlevering av arkiv 5.7 Kassasjon 5.8 Arkivutstyr og arkivlokaler 6. POST- OG ARKIVRUTINER 6.1 Rutiner for postbehandling Postmottak og sortering Arkivbegrensing Stempling, koding og journalføring Post som underlegges spesiell behandling Journal Fordeling og oppfølging

3 6.1.7 Journalføring og ekspedering av saksdokumenter som er produsert internt - utgående post Saksavslutning og arkivering Kvalitetssikring av postbehandlingen 6.2 Periodisering av arkiv Periodisering av sak-/arkivsystem Periodisering av papirbasert arkiv 6.3 Rutiner for arkivering av saksdokumentasjon Saksarkivering Arkivering i saksarkiv Arkivering i spesialarkiv (objektarkiv) Føring av møtebøker og vedtaksbøker 6.4 Kassasjonsreglement Hjemmel for kassasjon Kassasjonsvurdering Gjennomføring av kassasjon 6.5 Retningslinjer om avlevering til arkivdepot 6.6 Rutiner for avlevering av personregistre Generelle vilkår Personregister som omfattes av avleveringsordningen Vilkår for avlevering Tilgang til avlevert materiale Partsinnsyn i avlevert materiale 6.7 Rutiner for internt utlån av arkivmapper 6.8 Rutiner for ekstern bruk av arkivmateriale 6.9 Rutiner for saksbehandlere 7. ARKIVOVERSIKT 8. RETNINGSLINJER FOR PERSONREGISTRE 9. RETNINGSLINJER FOR AVLEVERING TIL ARKIVDEPOT 10. REGLEMENT FOR FOLKEVALGTES INNSYNSRETT I SIGDAL KOMMUNE 11. ENDRINGER

4 1. FORMÅL «Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innrette slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid». (Arkivlova 6). Arkivplanens formål er kvalitetssikring av arkivfunksjonen i kommunen. Den skal gi: Hjelp i det daglige arkivarbeidet. Rettssikkerhet for brukerne, jfr. serviceplakaten. Arkivplanen inneholder blant annet bestemmelser om følgende spørsmål: Vedtak om delegering av arkivfullmakter. Organisering av arkivtjenesten. Den enkeltes ansvar i arkivarbeidet. Depotordning for eldre og avslutta arkiver. Arkivplanen gir videre en framstilling av de overordnede retningslinjene som gjelder for arkivordningen i kommunen, reglement og instrukser for journalføring og arkivhåndtering, og en oversikt over arkivdeler og arkivserier i de kommunale arkivene. Arkivplanen har definert de elementene som hører inn under arkivstrukturen i NOARK-4, og skal være retningsgivende for bruken av sak-/arkivsystem basert på denne standarden.

5 2. LOVVERK Fra HS : Regner med dere ajourfører til dagens lovverk. Mangler bl.a forskrift om off. arkiv. Lover og retningslinjer som har innvirkning på kommunens arkiver: Arkivloven Kommuneloven Forvaltningsloven Offentlighetsloven Personregisterloven Pliktavleveringsloven Forskrifter for pasientjournaler Flyttes under særlover? Særlover, f.eks. regnskapsloven, plan- og bygningsloven Må ha konkret oversikt over hvilke særlover som gjelder for de ulike tjenestene. Bruke denne planen som oppslagsverk linke til gjeldende lover og forskrifter. Eks HS regelverk for pasientjournaler.

6 3. ARKIVANSVAR OG ARKIVFULLMAKTER 3.1 RÅDMANNENS ARKIVANSVAR Rådmannen har i følge kommuneloven ansvaret for kommunens arkiv og for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i administrasjonens arkivansvar er ellers fastsatt i gjeldende lover og forskrifter og i retningslinjer gitt med hjemmel i dette lovverket, jfr. arkivloven. 3.2 ARKIVKOORDINATORS FULLMAKTER Arkivkoordinator er leder for arkivtjenesten i kommunen og er delegert fullmakt til å instruere saksbehandlere og arkivpersonale i spørsmål som gjelder arkivfunksjonen i kommunen. Arkivkoordinator skal holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren. Dette inkl vel ALT kommunalt arkiv, inkl pas.og brukerarkiv? Det trengs en ressursperson på pasientarkiv. Arkivkoordinator særlig legge vekt på disse oppgavene: utarbeide virksomhetsplaner for arkivtjenesten Hva er dette? Plan for PO? Savner dette. autorisere brukere for tilgang til modulene arkivstyring, elektronisk arkiv og arkivstruktur i sak-/arkivsystemet kontrollere at postbehandling og arkivering skjer i samsvar med fastsatte regler føre kontroll med arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret gi veileding til arkivpersonalet og ta initiativ til opplæringstiltak Hvem er «arkivpersonalet»? Må presiseres. Må avklare roller / oppgave og ansvarsfordeling mellom «leder for arkivtjenesten», «arkivkoordinator» (er dette samme person?) og «arkivpersonalet». «Arkivpersonalet» bør få være en del av en «arkivgruppe» - et ressursfora? Må aktivt innlemmes i arkivarbeid, få informasjon/oppdatering på nye ting osv. ta initiativ til oppdatering/endringer i arkivplanen være kontaktperson med IKA Kongsberg Kontaktperson mot hvem/hvilken instans nå? (som vi ikke er med i IKA Kongsberg lenger) Hvem skal vi forholde oss til / kan vi søke bistand hos nå? 3.3 ARKIVLEDERS ANSVAR Sigdal kommune har to arkivledere. Hvem er dette? Beskrives. Arkivlederne er leder for hvert av kommunens to sentralarkiv. Arkivlederne har det daglige ansvar for at arkivet blir drevet i henhold til arkivloven og kommunens egen arkivplan. Arkivleder er delegert myndighet til å instruere øvrig personale tilknyttet sentralarkivet i arkivfaglige saker. Fra «gamle dager» var Solveig utpekt som «arkivansvarlig» i HS. Hva ligger/skal ligge til denne rollen? Skal HS fortsatt ha egen «arkivperson»? Skrive om dette avsnittet til dagens situasjon/hvordan vi skal ha det fremover. Arkivet i HS/inkl forholdet til sentralarkivet, må beskrives. Det samme gjelder sikkert skole osv. Eller skal dette beskrives i egne vs.planer? Som vedlegg til arkivplanen? Hvem gjør dette? Ser at det kan være praktisk med egen arkivressursperson i HS, men den må i

7 så fall være en del av en helhet/noe overordnet. HS ønsker ikke å være «en stat i staten», men en del av noe overordnet. Vi har ikke kompetanse i organisasjonen til å utarbeide /ajourholde egen virksomhetsplan. 3.4 ARKIVANSVARLIGES ANSVAR Arkivansvarlige er de som på den enkelte virksomhet har det daglige ansvar for avdelingens arkiver. Uklart. Hva innebærer dette daglige ansvaret? Må snakkes mer om.. Dette er saksarkiv og objektarkiv som ikke blir ivaretatt av sentralarkivene. De arkivansvarlige har ansvar for at virksomhetens arkiv blir drevet i henhold til arkivplanen og arkivloven. Og i henhold til særlover/forskrifter 3.5 REGISTERANSVAR ETTER PERSONREGISTERLOVEN I personregisterlovens 9 er det fastsatt konsesjonsplikt for personregistre som inneholder sensitive personopplysninger. Kommunen er som registereier ansvarlig for å søke om konsesjon for slike registre. Edb-basert sak-/arkivsystem som tilfredsstiller kravene i NOARK-4 er fritatt for konsesjonsplikt, likeleder papirbaserte personregistre som er opprettet med hjemmel i særlov. Personregistrene (uklart for oss. Hva er dette? Konkretisere mer..) er en del av kommunens arkiv, og de retningslinjene og rutinene som er fastsatt i denne arkivplanen gjelder også for disse. Faglig leder for tjenesteområdet som fører personregistre (hvem / hva?), er registeransvarlig og har ansvaret for at de reglene som er fastsatt i personregisterloven, forskriftene og i konsesjonene blir fulgt. 3.6 INTERKOMMUNALT ARKIV - IKA KONGSBERG Gammelt. Hvem/hva er vi tilsluttet nå? Kommunen er tilsluttet Interkommunalt arkiv for Buskerud, Telemark og Vestfold, IKA Kongsberg, og har lagt følgende oppgaver til institusjonen: arkivfaglig opplæring av ansatte i kommunen mottak av personregistre som har gått ut av aktiv bruk tilsyn med at arkivdanningen i kommunen følger gjeldende regelverk, og utarbeidelse av lokalt regelverk der dette må gjøres i henhold til forskrifter til arkivloven tilsyn med at kommunens arkivrom er i forskriftsmessig stand ordning og katalogisering av kommunens eldre arkiver 1 i vedtektene for IKA Kongsberg: IKA Kongsberg skal arbeide for at verdifullt arkivmateriale i medlemskommunene blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for offentlig virksomhet, forskning og andre administrative og kulturelle formål. IKA Kongsberg skal videre arbeide for effektive og rasjonelle arkivtjenester i medlemskommunene.

8 4. ARKIVORGANISERING 4.1 OFFENTLIG ORGAN Kommunen er å regne som ett offentlig organ, jfr. 1-1 i forskrift om offentlig arkiv: «Som offentlege organ blir rekna statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining, jfr. arkivlova 2. Den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsetje kva for institusjonar og einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta her.» 4.2 ARKIVSKAPER OG JOURNALENHETER En arkivskaper er definert som en administrativ enhet som har egne arkiv og tar imot og sender ut post på vegne av kommunen. Arkivet omfatter innkomne dokumenter og dokumenter som er produsert i virksomheten i forbindelse med virksomhetens arbeidsområde. En journalenhet (journalførende enhet) er i NOARK-4 (Hva er NOARK-4?) definert som en organisatorisk enhet som står for journalføring og annen virksomhet knyttet til arkivsystemet og arkivfunksjonen til et organ med edb-basert sak-/arkivsystem. Vanligvis vil en journalenhet også være arkivskaper. I denne arkivplanen vil begrepet arkivskaper bli brukt for alle enheter som har egne arkiv. Begrepet journalenhet er brukt for arkivskaper som bruker edb-baserte sak-/arkiv- eller fagsystem. Vanskelig tekst i dette avsnittet. Kan det konkretiseres / eksemplifiseres så vi skjønner hva det er snakk om her? ARKIVSTRUKTUREN I KOMMUNEN Arkivene skal dokumentere den politiske og administrative saksbehandlingen i kommunen. kommunen har to «sentralarkiv». (Har vi det?) Kommunens primære «sentralarkiv» ligger i kommunehuset og omfatter saksarkivet for hele kommunens administrasjon, med unntak av helse- og sosialsektoren. Helse- og sosialetaten har eget «sentralarkiv» for saksarkiv på Sigdalsheimen. Ikke nå lenger. Nå kun ett sentralarkiv. Oppdatere beskrivelse. Alle objektarkiv (spesialarkiv) er desentralisert i den enkelte virksomhet. All post vedrørende saksarkivet, journalføres og arkiveres ved sentralarkivene. All post vedrørende objektarkivene journalføres og arkiveres lokalt, enten i manuell journal, egen journal/fagsystem eller i felles sak/arkivsystem. En oversikt over alle arkivserier finnes i kap. 7. Sentralarkivene og avdelinger som er journalenheter blir regnet som egne arkivskapere.

9 Tabell 4.3 Oversikt over arkivskapere i kommunen. Arkivskaper Dokumentasjon i arkivet Merknad Fellesarkiv - kommunehus All saksbehandling i kommuneadministrasjonen, med unntak av helse- og sosialetaten, og spesialarkivene. Stemmer ikke. HS er ikke «helt» unntatt. Journalenhet sak/arkiv Fellesarkiv - helse og sosial Stryke? Oppdatere beskrivelse All saksbehandling i helse- og sosialadministrasjonen, med unntak av spesialarkivene. Journalenhet sak/arkiv Rådmannen Saksbehandling vedr. kommunens ansatte Journalenhet sak/arkiv PP-kontoret?? Pedagogisk-psykologiske tjenester etter grunnskoleloven Jorunalenhet i fagsystem Eggedal skole Administrasjon av skolen, undervisning Manuell journal etter grunnskoleloven Nerstad skole Administrasjon av skolen, undervisning etter grunnskoleloven Manuell journal Prestfoss skole Administrasjon av skolen, undervisning Manuell journal etter grunnskoleloven Sigdal ungdomsskole Administrasjon av skolen, undervisning Manuell journal etter grunnskoleloven Helsestasjon Primærhelsetjeneste etter kommunehelseloven Heter ikke Journalenhet i fagsystem kommunehelseloven lenger. Denne (og sosialtjenesteloven) er erstattet med Helse og omsorgstjenetseloven. Sosialtjenesten NAV.. Klientsaker etter sosialtjenesteloven Oppdatere lovverk Journalenhet i fagsystem Barneverntjenesten??? Klientsaker etter barnevernloven Journalenhet i fagsystem Pleie- og omsorgstjenesten Brukertjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelseloven Oppdatere lovverk Journalenhet i fagsystem Landbruks- og naturforvaltningsetaten Saksbehandling vedr. jord- og skogbrukseiendommer Journalenhet i sak/arkiv Teknisk etat Saksbehandling vedr. eiendommer i kommunen. Journalenhet i sak/arkiv Det er behov for å snakke nærmere om personalarkivet. Hva vi har/skal ha i HS vs sentralarkivet. Bør beskrives. 4.4 ARKIVPERSONALET (som nevnt, hvem er dette?) Arkivpersonalets hovedoppgave er å kvalitetssikre sentrale deler av virksomheten i kommunen. Arkivpersonalet skal arbeide etter denne målsettingen:

10 Arkivpersonalet registrerer inngående brev og andre forespørsler utenfra og kontrollerer at det blir besvart (journalføring og restansekontroll). Arkivpersonalet følger opp saksbehandler ved å sende ut restanselister. (Hvem? Trude som gjør dette?) Arkivpersonalet sikrer at arkivet dokumenter opphavet til en sak (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (denne er vanskelig. Hvordan følge opp og hva er arkivpliktig..) (interne dokumenter, kommentarer, utredninger m.v.) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging m.v.). Arkivpersonalet sørger for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at det kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, for rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilde for ettertiden. Arkivpersonalet sørger for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere. Medarbeidere som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgaver er knyttet til arkivtjenesten i kommunen. Arkivkoordinator er faglig overordet for arkivpersonalet. Arkivpersonalet oppgaver er fastsatt i regelverket i denne arkivplanen. 4.5 DEPOTORDNINGEN I KOMMUNEN Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiv og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder for både papirbaserte og elektroniske arkiv Depotordning for arkiver Kommunens fjernarkiv fungerer som depot for kommunens papirbaserte arkiver Depotordning for elektroniske arkiver Elektroniske arkiver skal avleveres når de er ute av aktivt bruk og i et godkjent arkivformat., jfr. retningslinjer i kap. 9. Vi avventer nærmere retningslinjer fra Riksarkivaren Depotordning for konsesjonspliktige personregistre Personregister med sensitivt innhold skal avleveres til IKA Kongsberg 10 år etter at de er gått ut av bruk. Det avleverte materialet skal være kassasjonsbehandlet og listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet omfatter. Nærmere retningslinjer for avlevering av personregister finnes i kap. 8. Må oppdateres. Hvordan er dette nå? Må også beskrive retningslinjer for pasient/brukerarkiv.

11 5. ARKIVORDNINGEN 5.1 ARKIV Hver arkivskaper i kommunen skal ha sitt eget arkiv (enkeltarkiv). Et arkiv skal oppbevares som en separat enhet og ikke blandes sammen med andre arkiv. I HS arkiv er det en blanding. Pas. Journaler og arbeidsdok. Men det er godt skilt fra hverandre/merket. Bør ses nærmere på.. Når det blir gjennomført organisatoriske endringer i kommunen som fører til at arkivskapere blir delt eller slått sammen, skal arkivene etter de nedlagte arkivskaperne avsluttes og overføres til kommunens arkivdepot. Den nye administrasjonen som blir skapt av omorganiseringen vil bli en ny arkivskaper som må bygge opp et nytt enkeltarkiv. Aktive saker kan i noen tilfeller overføres til det nye enkeltarkivet. Dette gjøres i samråd med arkivkoordinator. 5.2 ARKIVSERIER OG DELARKIVER Enkeltarkivene vil være delt inn i arkivserier. Dokumentene i en arkivserie vil vanligvis være ordnet etter et eget ordningsprinsipp. En arkivserie kan også ha et spesielt innhold, eller et spesielt format som gjør det nødvendig å skille den fra annet arkivmateriale. De vanlige arkivseriene er møtebøker, kopibøker, postjournal, saksarkiv og spesialarkiv. Møtebøker. Møtebøker er protokoller fra møter i politiske og partssammensatte utvalg. Disse skal inneholde saksframstilling, forslag til vedtak og endelig vedtak. Saker avgjort av administrasjonen etter delegert myndighet skal ordnes kronologisk etter saksnummer og bindes inn årlig. Vedtakene skal være underskrevet av den som har fullmakt til å fatte vedtaket. Referater fra interne møter skal bindes inn etter vurdering. Vurdering etter hva slags kriterier? Tema for kontorstøtteforum. Hvilke referater.. Kopibøker. Kopibøker er en kronologisk samling av alle brev som blir sendt ut fra en arkivskaper. Det skal opprettes kopibok for alle arkivskapere i kommunen. Kopiene skal tas av underskrevet original. Det skal være separat kopibok for alle brev som er unntatt fra offentlighet. Kopibøkene skal bindes inn årlig. Konkretisere hvor/hvilke kopibøker vi skal ha. Hva med epost her? Kopibok HS se nærmere på..vi har sluttet med kopibok for Gerica. Postjournal. Postjournaler registrerer inn- og utgående brev fra arkivskaperne. Det skal føres journal for alle arkivskapere. Sentralarkivene fører felles postjournal for saksposten, mens

12 virksomhetene fører journal for spesialarkivene. Noen av spesialarkivene føres inn i samme journal som saksarkiv. Saksarkiv. Saksarkivet inneholder alle saker som er politisk og administrativt behandlet, ordnet etter en felles arkivnøkkel som gjelder hele virksomheten. Sigdal kommune har siden 1993 benyttet k-kodenøkkelen som er utarbeidet av Kommunenes Sentralforbund. Objektarkiv/spesialarkiv. Disse arkivene inneholder saksdokumenter som er ordnet etter objektkoder. Slike objektkoder kan f.eks. være fødselsdato, alfabet, gårds- og bruksnummer o.a. Pas. Journaler etter f.dato nå NOARK-4 baserte sak-/arkivsystem bruker begrepet arkivdel. En arkivdel er en vilkårlig definert del av et arkiv, som blir behandlet som en spesiell enhet i sak-/arkivsystemet. En arkivdel må likevel ha et felles ordningsprinsipp. Forstår ikke dette avsnittet Kap Arkivoversikt gir en detaljert oversikt over arkivserier og delarkiv. 5.3 ARKIVDOKUMENTER, ARKIVBEGRENSING Arkivdokument er definert som dokument som blir mottatt eller produsert som et ledd i den virksomheten et organ utøver. I denne arkivplanen blir begrepene sakspost og saksdokument benyttet synonymt med arkivdokument. I NOARK-4 er arkivdokument synonymt med begrepet journalpost. Arkivdokumentene dokumenterer saksbehandling og vedtak hos en arkivskaper. De skal journalføres og arkiveres i samsvar med de reglene som går fram av arkivplanen. Dokumenter som ikke dokumenterer saksbehandling og vedtak skal skilles ut ved arkivbegrensing. Arkivbegrensing vil si at dokumenter som ikke er gjenstand for saksbehandling og er uten dokumentasjonsverdi, ikke skal journalføres og arkiveres. I arkivplanen blir slikt materiale kalt informasjonspost og arkivuverdig materiale. Behov for å diskutere /beskrive hva som er hva.. Arkivbegrensingen skal være en integrert del av det daglige arkivarbeidet. Postrutinene kal sikre at bare arkivverdig materiale blir journalført og arkivert. Hva er postrutinene? Må beskrives. 5.4 SAKSBEGREPET Dette avsnittet skal vel oppdateres. Vi kan lese gjennom og komme med innspill etter ny tekst er på plass En sak (arkivsak) defineres som de arkivdokumentene som gjelder et bestemt spørsmål (sak) som er til behandling. Dokumentene dokumenterer behandlingsprosessen. Vanligvis inneholder en sak kun et vedtak. Denne definisjonen bygger på den måten saksomgrepet

13 er brukt i forvaltningsloven og offentlighetsloven. Disse bruker begrepet abstrakt, dels om et spørsmål som er til behandling i et forvaltningsorgan (på grunnlag av eksterne eller interne initiativ), dels som selve behandlingsprosessen. Konkret vil dermed en sak omfatte de dokumentene, registreringene, vedtakene osv. som oppstår gjennom saksbehandlingen. I KOARK/NOARK-4 vil en sak (arkivsak) være sammensatt av flere journalposter (dvs. dokumenter og journalførte opplysninger om dokumentene). En journalpost skal alltid knyttes til en sak. Begrepet utvalgssak - dvs. en sak som er til behandling i et kommunalt utvalg - må skilles fra det generelle saksbegrepet. Logisk sett vil en utvalgssak også være en arkivsak, dvs. et spørsmål som er til behandling. Arkivmessig vil det likevel være et skille, fordi en arkivsak vil omfatte alle dokumenter og journalregistreringer, mens utvalgssaken vil være en post på sakskartet til et møte med tilhørende dokumenter («saksvedlegg»). I de fleste tilfelle vil dette bare være en del av dokumentene i arkivsaken. I KOARK/NOARK-4 vil arkivsaker og utvalgssaker være registrert i ulike moduler og nummerert i ulike telleverk. 5.5 ELEKTRONISK ARKIV Som elektroniske arkiv regner vi edb-basert sak-/arkivsystem, databaser og andre ITsystem som lagrer arkivopplysninger i digitalisert form. En betingelse for innføring av elektronisk saksarkiv er at dette er basert på NOARK-4- standardens O2-nivå (?) Før programvare som tilfredsstiller denne standarden blir tatt i bruk, skal saksarkivet være papirbasert. ( sjekke ut, Hva med Gerica nå ) Edb-baserte register og databaser, slik som postjournal og ulike fagsystem, kan oppbevares bare i elektronisk form når de tilfredsstiller bestemte systemkrav. De viktigste av disse er følgende: registreringer må kunne låses slik at de ikke kan overskrives, informasjonen må kunne eksporteres til andre media i godkjente lagringsformat og de må ha tilknyttet metadata som sikrer at informasjonens kontekst, innhold og struktur er autentisk. En sak skal være tilgjengelig i sin helhet enten i papirbasert eller i elektronisk format. Vedr pasientjournaler : kan i følge fylkesmannen være delt (Linda T.har avklart dette med f.m. Kan vise til mailkorr. På dette) Det skal da beskrives i journalen hva som er papirbasert og hva som er el.basert. 5.6 PERIODISERING, BORTSETTING OG AVLEVERING AV ARKIV Arkivordningen i kommunen bygger på fireårige arkivperioder (jfr. journalperioder), som i hovedsak samsvarer med den kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådd i funksjon. Alle arkivskapere og journalenheter skal følge denne periodedelingen.

14 Arkivet skal deles i fysiske enheter som følger arkivperiodene. Etter at en arkivperiode er avsluttet, skal det avsluttede arkivet fra perioden overføres til bortsettingsarkiv. Etter to eller flere perioder i bortsettingsarkivet, skal arkivmaterialet avleveres til arkivdepot (fjernarkiv). Det er gjort rede for prosedyrene for periodisering i kap Periodisering av arkiv. Avleveringsreglene finnes i kap Retningslinjer om avlevering til arkivdepot. 5.7 KASSASJON Før avlevering til arkivdepot skal det gjennomføres kassasjon i arkivet. Kassasjon vil si å fjerne og ødelegge arkivert materiale. Arkivert materiale kan i følge gjeldende lovverk kasseres kun etter tillatelse fra Riksarkivaren eller den han har bemyndiget. Regler for kassasjonsbehandling finnes i kap Kassasjonsreglement. (Nytt kassasjonsreglement er under utarbeidelse vinter 2000).??Status på dette? 5.8 ARKIVUTSTYR OG ARKIVLOKALER Kommunale arkivskapere skal bar bruke godkjent permanent papir (ISO 9706) til saksdokument, i møtebøker og kopibøker. Skriveutstyr, kopieringsmaskiner og skrivere skal produsere lysekte skrift (ivaretas dette?). Spesialpapir for telefaks og resirkulert papir er ikke permanent og må ikke legges sammen med arkivdokument. Arkivutstyr som saksomslag og lignende skal være av en slik kvalitet at det ikke påfører arkivdokumentene skader. Arkiv skal oppbevares i lokaler som er sikret mot brann og vannlekkasjer og er utilgjengelige for uvedkommende. Klimaet i arkivlokalene skal være stabile innenfor grenseverdiene oc og % relativ luftfuktighet (RLF).Alt HS arkiv er ikke brannsikkert. Behov for gjennomgang av lokalene/oppbevaringen. Aktivt arkiv kan oppbevares i kontorlokaler når disse tilfredsstiller de generelle sikringskravene. Bortsettingsarkiv bør oppbevares i spesialrom for arkiv, og eldre og avsluttede arkiv skal oppbevares i slike lokaler. Kravene til spesialrom for arkiv er det gjort rede for i arkivforskriftens kap. V. Oppbevaring av elektronisk materiale må foregå i et strengt kontrollert miljø i omgivelser uten magnetfelt eller statisk elektrisitet. Det anbefales en relativ fuktighet på 50 % og en temperatur på 15 oc.

15 6. POST- OG ARKIVRUTINER Hele kap 6 må ajourføres. Så kan vi gi innspill fra HS 6.1 RUTINER FOR POSTBEHANDLING Postmottak og sortering Kap må ajourføres omskrive til dagens.. a. Personale fra sentralarkivene skal hente post på postkontoret så snart den er kommet. Dette gjelder ikke dersom posten blir levert. b. Sentralarkivene er ansvarlig for åpning/fordeling av all post til kommuneadministrasjonen. Personlig adressert post skal leveres uåpnet til rette vedkommende. HS gjør avtale med hver enkelt om å kunne åpne slik post. Gjelder tjenesteytingen og kan ikke bli liggende ubehandlet om vedkommende er borte Vi skal vel ikke motta personlig/privat post på jobb? Medarbeidere som mottar post (brev, telefaks eller e-post) som er til administrasjonen, skal straks levere denne til arkivet.?? Det kan gis fullmakt til å åpne personlig adressert post. Slik fullmakt skal alltid gis skriftlig. HS gjør dette.. c. Verdipost oversendes straks økonomiavdelingen uåpnet. d. Telefaks og elektronisk post (e-post), også den som blir direkte levert til mottaker, skal behandles som vanlig post og registreres i Kontor 2000, dersom arkivet godkjenner det som saksdokument. Telefaks og e-post skal skrives ut på godkjent papir. e. Post som tilhører virksomhetenes objektarkiv/spesialarkiv fordeles for lokal registrering/journalføring. f. Uadressert reklame kastes, adressert reklame fordeles til mottaker. g. Arkivskapere som ikke er tilknyttet sak-/arkivsystemet skal føre manuell postjournal Arkivbegrensing kap må oppdateres. Behov for ny gjennomgang på dette? a. Posten skal deles i informasjonspost og sakspost. Sakspost er post som blir gjenstand for behandling. Som sakspost regner vi: brev telefax elektronisk post (e-post) Som informasjonspost regner vi: trykksaker, reklame, brosjyrer hotell- og billettbestillinger regninger kjekt å vite. Heretter tar vi regninger kun til orientering. Så bra for budsjettet da! ;) sykemeldinger skjema for fraværsregistrering invitasjoner/møteinnkallinger fra andre offentlige publikasjoner rundskriv produsert av andre utskrifter/kopier fra andre organ og annet mangfoldiggjort materiale

16 Informasjonsposten er arkivuverdig materiale og skal derfor ikke registreres eller arkiveres. Informasjonspost skal etter eventuell sirkulasjon bli plassert i ringpermer eller kassetter i kontorbiblioteket, fysisk skilt fra arkivet. (??) b. Post som blir gjenstand for saksbehandling og som inneholder vesentlig dokumentasjon, blir regnet som sakspost og går til stempling og journalføring. c. Regninger, fakturaer, og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring Stempling, koding og journalføring a. Saksposten blir stemplet med journalstempel som inneholder opplysninger om journalførende enhet/arkivskaper, mottaksdato, arkiv- og emnekode, saks- og dokumentnummer, saksbehandler/avdeling og unntatt fra offentlighet. b. Saksdokumentene blir kodet etter arkivnøkkelen, og opplysninger på stempelet fylles ut. c. Arkivtjenesten journalfører saksdokumentene og knytter dem til eksisterende saker eller oppretter nye saker. d. Klientpost/pasientpost til journalenheter med konsesjonspliktige personregister (PPT, pleie- og omsorg, sosialkontor og barnevernavdeling) oversendes virksomheten for registrering i egne postjournaler tilknyttet fagsystemene. e. Personlige/telefoniske henvendelser registreres og arkiveres som notat i Kontor 2000/fagsystem Post som underlegges spesiell behandling a. Anbud o.l. Dersom sentralarkivet mottar post merket med «ANBUD», skal denne ikke åpnes, men oversendes avdelingen som har utlyst tilbudet. «Anbud» skal behandles etter gjeldende regler. Ved mottak av «anbud» pr. telefaks eller i umerket konvolutt, skal det snarest legges i en konvolutt og merkes med firmaets navn og hvilket tilbud det gjelder. Deretter skal tilbudet leveres til den avdelingen som har utlyst anbudet. b. Verdipost. Med verdipost mener vi post som inneholder pengekontanter, sjekker o.l. Dersom sentralarkivet mottar post merket med «Verdipost», skal denne umiddelbart leveres til økonomiavdelingen uåpnet. Ved økonomiavdelingen åpnes verdipostsendingen av to personer. All verdipost skal registreres på egne skjema og underskrives av to personer. Originale registreringsskjemaer skal oppbevares ved økonomiavdelingen. c. Pakkepost. Når sentralarkivene mottar melding om postpakke fra postkontoret skal de kvittere og stemple meldingsblanketten, hente pakken og legge den i posthylla til rette vedkommende. Er pakken svært stor gis mottaker beskjed om at pakken kan hentes i resepsjonen. d. Rekommandert post.

17 Rekommandert post skal hentes på postkontoret og journalføres på samme måte som annen post. I tillegg skal all rekommandert post registreres på egne skjema. Deretter skal den rekommanderte sendingen overleveres saksbehandler personlig. Mottaker skal kvittere for mottatt rekommandert sending. Liste over innkomne rekommanderte sendinger som er kvittert ut skal oppbevares ved sentralarkivet. e. Telefaks. Når sentralarkivene mottar telefaks, skal den snarest leveres til mottaker, eller mottaker får beskjed om at han kan hente faksen. Dersom telefaksen skal journalføres som inngående post, tar resepsjonen en kopi til mottaker. Arkivet journalfører telefaksen og oversender den til saksbehandler som da kan kaste sin «arbeidskopi». f. Elektronisk post (e-post). Den som mottar e-post på kommunens felles adresse skal ta kopi av e-postsendingen før den leveres til mottaker, eller mottaker får beskjed om at han kan hente e-posten. Dersom e-posten skal journalføres som inngående post, tar sentralarkivet ved kommunehuset en kopi til mottaker. Arkivet journalfører e-posten og oversender den til saksbehandler som da kan kaste sin «arbeidskopi». (Den ekstra kopien settes i egen ringperm som oppbevares ved sentralarkivet. På kopien skal det noteres når e-posten er levert mottaker, samt underskrift av postmottaker. Dette som sikkerhet for at e-post er mottatt.) Er postmottaker usikker på avsender, skal e-post ikke åpnes. g. Beredskapssaker. Den som åpner dagens post skal ha følgende rutine når han/hun mottar beredskapssaker som er unntatt offentlighet i henhold til «sikkerhetsinstruksen». Sikkerhetsgraderte dokumenter skal stemples med rødt stempel øverst og nederst i høgre hjørne. Deretter skal de leveres til mottaker/beredskapssekretær Journal a. Dersom personalet ved arkivet er i tvil om dokumentet skal unntas offentlighet, skal de konferere med saksbehandler. Det er saksbehandlers ansvar å vurdere om et dokument skal unntas fra offentlig innsyn i henhold til offentlighetslovens bestemmelser, og hvilke paragrafer som gir hjemmel for dette. Dokumenter som unntas fra offentlighet må registreres med hjemmel i postjournalen.

18 b. Sentralarkivet på kommunehuset legger ut offentlig journal. Denne skal være utformet slik at den gir oversikt over alle inn- og utgående brev, samtidig som konfidensielle opplysninger er fjernet. c. Postjournalen legges ukentlig ut på internett etter fastsatte retningslinjer. d. De virksomhetene som ønsker postjournal for egen avdeling på papir, må selv ta ut denne. e. Fullstendig journal tas ut ved sentralarkivene Fordeling og oppfølging a. Rådmannen eller den han bemyndiger, fordeler saksdokumentene til saksbehandlerne. Arkivet registrerer saksbehandler når denne er kjent. Leder/saksbehandler registrerer øvrig post. b. Før fordeling til saksbehandler skal arkivet finne fram eventuell saksmappe fra arkivet, legge denne ved brevet og registrere utlån av mappa. c. Sentralarkivene skal fire ganger i året ta ut restanselister over saker som ikke er ferdigbehandlet. Listene leveres etatene/virksomhetene. Restanselistene viser oversikt over dokumenter eller saker som ikke er avskrevet, og gir saksbehandler oversikt over dokumenter som ikke er behandlet. Saksbehandler har ansvar for å følge opp restansepostene Journalføring og ekspedering av saksdokumenter som er produsert internt - utgående post. a. Alle utgående brev og andre saksdokumenter som er produsert internt, skal journalføres i sak-/arkivsystemet. Dette gjelder følgende dokumenter: brev/korrespondanse møtereferat fra interne og eksterne møter (internt dokument) saker som skal behandles politisk eller administrativt notat - dersom det er et dokument tilhørende en arkivsak b. Saksbehandler kan journalføre utgående brev og interne notat, utredninger og saksframlegg og samtidig avskrive inngående brev som vedkommende har svart på. c. Den som ekspederer utsendingen (arkivmedarbeider/saksbehandler) skal før utsending kopiere det originale dokumentet i to eksemplarer. Ett til arkivering i arkivsakmappa og ett til kopibok. d. Arkivpersonalet skal kontrollere at de saksdokumentene som er produsert internt er korrekt journalført. e. Personsensitive opplysninger skal aldri sendes med telefaks eller e-post. Opplysninger må eventuelt anonymiseres Saksavslutning og arkivering a. Når en sak er ferdigbehandlet, skal saksdokumentene og dokumentliste leveres til arkivet for arkivering. b. Før arkivering skal saksbehandler sørge for at arkivmappa ryddes. Konsept, kladder, «gule lapper», dubletter, arbeidsnotater, plastmapper, binders og stifter m.v. skal fjernes fra mappa. Saken skal så avsluttes i Kontor 2000.

19 c. Arkivpersonalet kontrollerer at saken er avsluttet, og registrerer eventuelt kassasjonsår for saken. d. Arkivet kontrollerer at alle sakens dokumenter er på plass før saken blir arkivert Kvalitetssikring av postbehandlingen a. Arkivtjenesten skal føre kontroll med at alle saksdokumenter er journalførte og knyttet til riktig sak i sak-/arkivsystemet og at de samme dokumentene finnes i det fysiske arkivet. b. Arkivtjenesten har ansvaret for kvalitetssikring av arkivfunksjoner som er utført av saksbehandlere og ledere. 6.2 PERIODISERING AV ARKIV Periodisering av sak-/arkivsystem a. Periodisering av sak-/arkivsystem vil si at alle avsluttede saker blir skilt ut og overført til en historisk database i systemet. Etter periodiseringen skal det ikke være mulig å registrere eller endre journalopplysninger i den avsluttede databasen. En kopi av den avsluttede perioden skal samtidig kopieres til CD-ROM. b. Periodiseringen bør gjennomføres etter en overlappingsperiode, ett år etter at arkivperioden er avsluttet. Periodiseringen foretas av edb-konsulent i samarbeid med arkivpersonalet. c. Periodisering skal skje etter disse kriteriene: Saker som ikke har fått tilført nye dokumenter i løpet av overlappingsperioden, blir regnet som avsluttede og blir overført til den avsluttede perioden. Saker som har fått tilført nye dokumenter i overlappingsperioden blir regnet som aktive, uavhengig av når saken oppsto, og blir overført til den nye journalperioden. d. Presedenssaker og saker som arkivskaperen ønsker å ha tilgjengelig i postjournalen blir overført til den nye perioden, selv om de ikke har vært aktive i overlappingsperioden. I forbindelse med periodiseringen skal en lage følgende rapporter, som kan lagres som datafiler eller på papir: en endelig kronologisk journalutskrift over alle mottatte dokument en saksordnet utskrift ordnet etter arkivnøkkel, for den avsluttede perioden en saksordent utskrift over hvilket materiale som kasseres etter 8 år e. Periodisering av sak-/arkivsystemet skal ellers gjennomføres i samsvar med de reglene som er fastsatt i KOARK Periodisering av papirbasert arkiv a. Møtebøker og vedtaksbøker: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn og oppbevares en periode i dagligarkivet før de overføres til fjernarkiv. b. Kopibøker: Årgangene fra den avsluttede perioden skal oppbevares en periode i dagligarkivet før de overføres til fjernarkiv. c. Saksarkiv: De avsluttede sakene fra siste arkivperiode skal skilles ut og oppbevares adskilt i dagligarkivet i en periode før det pakkes i arkivbokser og overføres til fjernarkiv i samsvar med instruks for periodedeling av saksarkiv. Utskillingen av avsluttede saker skal gjøres på følgende måte: Der en bruker edb-jorunal, skal en skille ut saker etter den saksutskriften som er produsert i forbindelse med saneringen av postjournalen.

20 Der en bruker manuell journal, skal en senest et år etter avslutta valgperiode skille ut de sakene som ikke har vært til behandling det siste året. Det bør deretter lages liste over disse sakene. De saksmappene som på denne måten er skilt ut fra saksarkivet, skal holdes adskilt i dagligarkivet i en periode til. Deretter skal mappene legges i arkivbokser. Arkivboksene skal merkes med etiketter som viser akrivskaper, ytterår og innhold, og overføres til fjernarkiv. En bør samtidig skille saker som senere skal kasseres fra saker som skal bevares. Kassable saker bør samles i egne bokser, der etikettene i tillegg til arkivskaper, år og innhold også er merket med kassasjonsår. d. Spesialarkiv: Mapper som har blitt uaktuelle i løpet av arkivperioden skal skilles ut fra det aktive arkivet. Disse skal holdes adskilt i dagligarkivet i en periode før de overføres til fjernarkiv eller fjernarkiv i samsvar med retningslinjer gitt for de enkelte seriene i arkivoversikten. 6.3 RUTINER FOR ARKIVERING AV SAKSDOKUMENTASJON Saksarkivering a. Dokumentene i en sak skal arkiveres samlet og legges enten i saksarkiv eller i spesialarkiv. En sak kan være arkivert i vanlige saksmapper, dossiermapper og prosjekt. b. En vanlig saksmappe inneholder dokumentene som hører til en sak. Slike mapper finnes hovedsakelig i saksarkivet og skal være ordnet etter arkivkode og merket med arkivsaks-nummer og sakstittel. I sak-/arkivsystemet blir disse sakene indentifisert med arkivsaks-nummer. c. Ei dossiermappe samler flere saker om det samme objektet (eiendommer, personer) og dokumeterer et forhold som strekker seg over tid (eiendomsforhold, ansettelsesforhold). Slike mapper finnes særlig i spesialarkiv, men kan også finnes i saksarkivet. I sak-/arkivsystemet blir slike mapper identifisert ved hjelp av objektkode koblet til delarkiv. d. Et prosjekt er et overordet nivå som samler flere vanlige saker. Dokumentasjon er knyttet til gjennomføring av et arbeid og kan være ordnet som flere vanlig saksmapper. Enkeltmappene samles fysisk i prosjektarkivet som oppbevares ved sentralarkivet Arkivering i saksarkiv Kommuen har to felles saksarkiv, som skal dokumentere saksbehandling og oppfølging av administrative og politiske vedtak i kommunen. Alle saker som er til behandling skal arkiveres i saksarkivet, med de unntak som går fram av kap nedenfor Arkivering i spesialarkiv a. Rutinemessige saker som gjelder betaling av skatt og kommunale avgifter skal dokumenteres i kommunens regnskap. Saker om nedsetting og ettergivelse av skatt og avgifter og tvangssaker i forbindelse med inndrivelse av disse, skal arkiveres i saksarkiv.

21 b. Hjemmelsdokument for kommunale eiendommer, avtale- og garantidokumenter som forplikter kommunen og panteobligasjoner for etablerings- og utbedringslån skal ordnes som egne serier. Korrespondansen om slike saker skal legges i saksarkivet. c. Saker som inneholder sensitive opplysninger om enkeltpersoner og som er konsesjonsbelagt skal arkiveres som egne serier. d. Saker som gjelder konkrete eiendommer skal arkiveres i egne serier etter gårds- og bruksnummer. Dette gjelder byggesaker, fradelingssaker, reguleringssaker, saker etter jordlov og odelslov og andre landbrukssaker. e. Saker om utbygging og drift av tekniske anlegg skal ordnes som egne serier. f. Personalsaker som har varige følger for ansettelses-, lønns- og pensjonsforhold skal legges i personalarkivet. Saker som gjelder den daglige personalforvaltningen og ikke har slike følger, skal legges i saksarkiv. Fullstendig oversikt over spesialarkivene finnes i kap. 7 - Arkivoversikt for kommunen Føring av møtebøker og vedtaksbøker For føring av møtebøker og vedtaksbøker gjelder følgende regler: a. Redigering av innholdet og den grafiske utformingen av møtebøkene skal følge fastsatt mal i sak-/arkivsystemet. b. All saksbehandling i møtet skal føres i møteboka. Innstillingstekster skal ikke endres etter møtet. Utsatte saker skal ha med all tekst fra tidligere behandling. Vedtakstekst må ikke vise til annet vedtak uten at dette er referert. c. Saker om elever og klienter skal i henhold til Datatilsynets konsesjoner for personregistre legges fram for folkevalgte organer i anonymisert form. Dette vil si at navn og andre opplysninger som kan identifisere personene skal være slettet fra sakspapirene til utvalgsmøtene. I den endelige utgaven av møteboka skal navnene tas med. d. Det skal lages møtebok etter hvert møte. Møteboka skal produseres på godkjent permanent papir og eventuelt påføres originale underskrifter. e. Vedtak som er gjort av administrasjonen etter delegert myndighet, skal normalt utformes som møtebok. Originalene samles i egne vedtaksbøker/møtebøker. 6.4 KASSASJONSREGLEMENT Hjemmel for kassasjon a. Med hjemmel for kassasjon forstår vi at arkiverte saksdokumenter blir fjernet fra arkivet for å bli ødelagt/makulert. b. I 9 i arkivloven er det fastsatt at kassasjon i offentlige arkiv kun kan gjennomføres etter tillatelse fra Riksarkivaren. Slik tillatelse blir gitt i form av retningslinjer og instrukser for arkivbevaring og kassasjon, utarbeidet av Riksarkivaren eller den han har bemyndiget Kassasjonsvurdering a. Kassasjonsregler skal vi forstå slik at tillatelse til kassasjon er relativ, mens krav om bevaring er absolutt. Kassasjonsreglene inneholder ikke noe krav om kassasjon, men er en generell rettledning som sier hva slags sakstyper som kan kasseres.

22 Arkivpersonalet må gjøre en kassasjonsvurdering av disse sakene for å se om de inneholder bevaringsverdig dokumentasjon. b. En kassasjonsvurdering vil si å undersøke dokumentasjonsverdien til saksdokumentene. Saksdokumentene kan ha administrativ verdi. Denne kommer til uttrykk ved at de blir brukt som grunnlag for saksbehandling og vedtak i en sak, eller som referansemateriale i behandling av analoge saker. Den administrative verdien vil som oftes være tidsavgrenset til noen år etter at en sak er avsluttet. Saksdokumentene kan ha rettslig verdi. Denne kommer til uttrykk i at kommunen eller en part i en sak kan tenkes å få rettslig bruk for opplysninger i saken, f.eks. for å dokumentere eiendomsforhold eller skolegang. Arkivmaterialet kan ha historisk verdi og f.eks. inneholde opplysninger som ikke finnes andre steder. c. Materiale som verken har administrativ, rettslig eller historisk verdi kan kasseres. Materiale som har rettslig eller historisk verdi skal bevares Gjennomføring av kassasjon a. All kassasjon skal foregå som makulering eller brenning, dvs. fysisk ødeleggelse av arkivmaterialet. b. Kassasjon skal normalt gjennomføres i forbindelse med avlevering til arkivdepot. c. Kassasjon i saksarkiv skal forberedes i forbindelse med fjernarkiveringen av en arkivperiode. Ved overføring til bortsettingsarkiv skal arkivtjenesten skille ut saker som kan kasseres og pakke disse i egne arkivbokser merket med «KASS» og kassasjonsårstall. Kassasjon i saksarkiv skal gjennomføres på saksnivå, slik at saksmappene enten blir bevart eller kassert i sin helhet. d. Kassasjon i spesialarkiv kan gjennomføres kontinuerlig, slik at uaktuelle saksdokumenter blir fjernet fra mappene. Kassasjon i spesialarkiv kan eventuelt gjennomføres på dokumentnivå. e. I journalføringen av nye saker skal arkivpersonalet registrere kassasjonstidspunkt i sak-/arkivsystemet. f. Kassasjonen skal være dokumentert, slik at vi unngår at det blir skapt tvil om materialet har blitt borte av andre årsaker. Arkivtjenesten skal derfor utarbeide kassasjonsrapport. Denne skal inneholde hjemmel for kassasjon, hva som er kassert (summarisk liste eller utskrift av kassasjonsliste fra sak-/arkivsystemet) og tidspunkt for kassasjon. 6.5 RETNINGSLINJER OM AVLEVERING TIL ARKIVDEPOT a. Avlevering til arkivdepot skal normalt gjennomføres fire år etter overføring til bortsettingsarkiv (dagligarkiv). b. Avleveringen skal omfatte eventuelle møtebøker, kopibøker, postjournal, saks- og spesialarkiv fra minst en arkivperiode. Materialet skal være ordnet i arkivserier. c. Når arkiv blir avlevert til depot, skal det følge med avleveringslister. Avleveringslistene skal inneholde opplysninger om arkivskaper og innholdet i avleveringen. Som minimum skal en ha med en oversikt over arkivserier og arkivdeler i hver serie (protokoll eller arkivboks). Arkivdelene skal være merket med arkivskapernavn og årstall.

23 d. Avlevert arkiv skal være ferdig kassasjonsbehandlet. e. Det administrative ansvaret for avlevert materiale blir overført fra arkivskaperen til rådmannen ved arkivleder. 6.6 RUTINER FOR AVLEVERING AV PERSONREGISTRE Generelle vilkår oppdatere til dagens sit.. a. Personmapper fra konsesjonspliktige personregistre skal som hovedregel avleveres til IKA Kongsberg senest 10 år etter siste kontakt med vedkommende person. Ved avlevering blir registeransvaret for mappene overført til lederen for IKA Kongsberg. b. Avlevering skal gjennomføres hvert fjerde år, vanligvis ett år etter utgangen av den kommunale arkivperioden. Formålet med avleveringen er å sikre at informasjon med potensiell rettslig verdi blir tatt vare på, og samtidig skjerme den registrerte mot ulovlig administrativ gjenbruk Personregistre som omfattes av avleveringsordningen a. Personregistre som er opprettet med hjemmel i Lov om personregistre og etter konsesjon fra Datatilsynet, skal i samsvar med bestemmelsene i konsesjonen og i rammekonsesjon for IKA Kongsberg, avleveres til arkivet 10 år etter siste kontakt med den registrerte personen. b. Avleveringsordningen gjelder for følgende arkiv: klientarkiv etter sosialtjenesteloven klientarkiv etter barnevernloven pleie- og omsorgsarkiv etter sosialtjenesteloven elevarkiv i grunnskolen klientarkiv ved PPT-kontor klientarkiv ved flyktning- eller asylmottak visse personregistre fra barnehagene c. Pasientjournaler fra den kommunale helsetjenesten, helsekort fra skolehelsetjenesten/ helsesøstertjenesten og andre arkiv som er opprettet etter kommunehelsetjenesteloven, kan også avleveres til IKA Kongsberg. Avlevering av denne type materiale er å regne som fjernarkivering under spesielt trygge forhold, og er ikke regulert av bestemmelsene i personregisterloven eller rammekonsesjon for IKA Kongsberg. Avlevert arkivmateriale av denne typen er fremdeles underlagt kommunens disposisjonsrett Vilkår for avlevering a. IKA Kongsberg stiller som betingelse for avlevering at materialet at det er kassasjonsbehandlet etter gjeldende regler og ordnet, pakket i arkivbokser og registrert på avleveringsliste, jfr. retningslinjer fra IKA Kongsberg. b. Etter at kassasjonsbehandlingen er gjennomført, skal mappene leggis i vanlige arkivbokser i samme orden som den arkivet var ordnet i før avleveringen. Aktuelle ordningsmåter er etter fødselsdato, alfabetisk etter navn, eller etter klientnummer. Mapper etter døde personer bør merkes særskilt. Dersom en har større mengder av slike mapper kan disse legges i egne arkivbokser som en egen serie. Arkivboksene

24 skal nummereres fortløpende og merkes med kommunens navn, avdelingen/kontoret, innhold og årstall. c. Personregistermappene skal registreres med navn og fødselsdato på avleveringsliste. Denne skal gi oversikt over hvilke mapper som ligger i hver enkelt arkivboks. Dersom mappene er ordet etter klientnummer, skal det følge med en alfabetisk oversikt over personnavn og fødselsdato med referanse til klientnummer. d. Avleveringen av personregistermateriale skal skje samlet fra hver enkelt kommune. Arkivleder er ansvarlig for å samordne arbeidet med å klargjøre personregister fra ulike avdelinger for avlevering. Sa sant avlevering ikke lar seg kombinere med IKA- Kongsbergs reisevirksomhet, er kommunen ansvarlig for at avleveringen blir levert til IKA-Kongsbergs lokaler Tilgang til avlevert materiale a. Avleverende avdeling har tilgang til personmapper i avlevert personregister etter bestemmelsene i rammekonsesjon for IKA-Kongsberg. «Det forvaltningsorganet som har avlevert et personregister kan likevel få nytte registret uten fornya konsesjon, dersom bruken er den samme som før avlevering til Interkommunalt arkiv. Slik gjenbruk må forvaltningsorganet melde til Datatilsynet, og ein føreset at dei opphavlege konsesesjonsvilkåra for registret blir følgde.» b. Dersom personopplysninger skal brukes til annet formål enn før avleveringen, skal avleverende avdeling søke Datatilsynet om særskilt tillatelse før tilbakeføring kan skje. c. Personopplysninger som er tilbakeført fordi en tidligere klient har gått inn i et fornyet klientforhold, vil vanligvis gå inn som dokumentasjon i den aktive klientmappa sammen med det nye materialet. I slike tilfeller skal en ikke sende materialet tilbake til IKA Kongsberg. Interkommunalt arkiv må likevel få melding når en tilbakeføring på denne måten blir fast. Personmapper som en bare bruker midlertidig og ikke i et fornyet klientforhold, skal behandles som et utlån fra det avleverte arkivet og skal returneres til IKA Kongsberg etter bruk. For slike utlån vil det vanligvis bli satt en frist på 4 uker Partsinnsyn i avlevert materiale Dersom tidligere klient eller elev ønsker partsinnsyn etter 7 i personregisterloven, gjelder pkt. 5. i rammekonsesjonen for IKA Kongsberg: «For personregister som er avlevert til IKA Kongsberg gjelder følgende avgrensinger i innsynsretten: Den som krever innsyn i opplysninger som er lagret om vedkommende, må kunne oppgi hvilket register det gjelder og dessuten gi tilstrekkelig informasjon til å identifisere de aktuelle dokumentene eller datapostene, f.eks. navn, fødselsnummer, eller andre opplysninger som er brukt som inngang til materialet. Personer som ber om innsyn i register der det er aktuelt å gjøre en vurdering etter 7, første ledd, tredje punktum, skal vises til registeransvarlig i den avleverende institusjonen for at denne vurderingen skal skje på faglig grunnlag. Eventuelt avslag om innsyn etter denne bestemmelsen blir primært et forhold som avklares mellom vedkommende person, registeransvarlig ved arkivskapende organ og Datatilsynet. Kravet i forskriftene om at