AMBULANSE MIDT-NORGE HF STYRET

Transkript

1 AMBULANSE MIDT-NORGE HF STYRET Sak 04/14 Budsjettoppfølging Vurdering av mulige kostnadsreduserende tiltak Saksbehandler: Økonomidirektør Bente Sollie Arkivkode: 2014/26 Dato: Forslag til vedtak: 1. Styret i Ambulanse Midt-Norge HF tar den fremlagte vurdering av mulige kostnadsreduserende tiltak til etterretning. Styret slutter seg til administrerende direktørs anbefalinger for de ulike tiltakene som er vurdert, og ber om at dette legges til grunn i det videre arbeidet med å bringe Ambulanse Midt-Norge HF i budsjettmessig balanse. 2. Styret er innforstått med at det ut fra tilgjengelig økonomisk ramme, begrenset tids- og handlingsrom for iverksettelse av effektive tiltak, tidskritisk overføring av virksomheten til sykehusforetakene og virksomhetskritiske regionale implementeringsprosjekter (multifunksjonsmonitor og nytt nødnett) ikke vil oppnås budsjettmessig balanse i Styret forutsetter at det gjennom 2014 jobbes med å skape grunnlag for balanse mellom drift og tilgjengelig økonomisk ramme til sykehusforetakene overtar virksomheten fra 1. januar Styret ber administrasjonen i samarbeid med administrasjonen i Helse Midt-Norge RHF forberede en sak for styret i Helse Midt-Norge RHF hvor det åpnes for endringer i struktur og organisering av ambulanseberedskapen i Midt-Norge. Styret forutsetter at utredning og planlegging av endringer skjer i tett dialog med aktuelle sykehusforetak og kommuner, og at faglige og beredskapsmessige kriterier legges til grunn for arbeidet. 4. Styret anbefaler at omtalte nasjonale og regionale prosjekter løftes opp på et regionalt nivå og håndteres av Helse Midt-Norge RHF. Styret ber om at administrasjonen avklarer avgrensing av ansvar og kostnadsbilde mellom Ambulanse Midt-Norge HF og Helse Midt- Norge RHF i de ulike prosjektene med administrasjonen i Helse Midt-Norge RHF. 5. Styret ber om å bli løpende orientert om fremdriften i arbeidet. Stjørdal, 23.januar 2014 Håkon Gammelsæter Adm.dir. 1

2 SAKSUTREDNING: Sak 04/14 Budsjettoppfølging 2014 mulig kostnadsreduserende tiltak VEDLEGG OG ANDRE SAKSDOKUMENTER Utrykte vedlegg Sak 58/03 HMN RHF Prehospitale tjenester i Helse Midt-Norge Sak 99/06 HMN RHF Drift av ambulansetjenester Sak 62/10 HMN RHF Strategi 2020 (underpunkt 12) prehospitale tjenester Sak 80/10 HMN RHF Gjennomføringsplan Strategi 2020 Sak 82/10 HMN RHF Orienteringssaker, Status revisjon av prehospital plan Sak 15/11 HMN RHF Orienteringssaker, Status revisjon av prehospital plan Sak 21/11 HMN RHF Prehospital plan Sak 50/11 HMN RHF Revisjon av prehospital plan Sak 93/11 HMN RHF Midlertidig organisering av ambulansetjenesten Sak 79/12 HMN RHF Inntektsfordeling og aktivitet 2013 Sak 36/13 AMN RHF Kompetanseplan Sak 44/13 AMN HF Strategi og handlingsplan for Ambulanse Midt-Norge HF Sak 45/13 AMN HF Framtidig organisering av bil og båtambulansetjenesten i Midt-Norge Sak 49/13 AMN HF Framtidig organisering av bil og båtambulansetjenesten i Midt-Norge Sak 83/13 HMN RHF Inntektsfordeling og aktivitet 2014 Sak 52/13 AMN HF Budsjett 2014 Sak 99/13 HMN RHF Integrering av ambulansetjenesten i sykehusforetakene Lover/Forskrifter nr.252 Forskrift om krav til akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus 2

3 Bakgrunn Styret ble i styresak 52/13 kjent med at foretakets kostnadsberegning for 2014 viser totale kostnader som er 25 mill kroner høyere enn den tildelte rammen og at det er ytterligere risiko knyttet til noen kostnadsarter. Styret ba derfor om at skulle legges frem en plan over mulige tiltak som kan iverksettes for å bidra til å sikre et resultat i balanse for Styret i Ambulanse Midt-Norge HF fattet følgende vedtak i styresak 52/13: 1. Styret vedtar budsjettet for 2014 for Ambulanse Midt-Norge HF med et resultat på kr 0,- 2. Styret er kjent med at foretakets kostnadsberegninger for 2014 viser totale kostnader som er 25 mill kroner høyere enn den tildelte rammen, og at det er ytterligere risiko knyttet til noen kostnadsarter. Styret ber derfor om at det legges frem en plan over mulige tiltak som kan iverksettes for å bidra til å sikre et resultat i balanse for Administrerende direktør gis fullmakt til å gjøre mindre endringer i budsjett Budsjettprosess 2014 Budsjettarbeidet har tatt utgangspunkt i Strategi og handlingsplan for (sak 44/13) med dertil underliggende styrekrav, inntektsramme som vedtatt av Helse Midt-Norge RHF i sak 83/13, samt vedtak om overføring av ambulansetjenesten til sykehusforetakene fra (sak 99/13). Økonomisk ramme Helse Midt-Norge RHF har i sak 88/13 vedtatt en økonomisk ramme for 2014 for Ambulanse Midt- Norge på 676 millioner kroner, med et resultatkrav på kr 0,-. Reduksjon i aktiviteter og prioritering av områder Forut for sak 52/13 Budsjett 2014, er det basert på den økonomiske rammen, gjeldende planer og styrevedtak, samt erfaringstall fra virksomheten, og en vurdering av gjennomføringsevnen knyttet til ulike tiltak, gjort omfattende reduksjon av aktiviteter og kostnader innenfor foretakets handlingsrom. Dette innebærer for eksempel at antall ledersamlinger per år er redusert til én samling, sosiale goder som frukt, kaffe og te er kuttet ved alle enheter, investering i e-læringsmoduler innenfor økonomi, HR og kommunikasjon er kuttet, frikjøp av tillitsvalgte og verneombud, samt HMS-opplæring for ledere og verneombud er redusert til et minimum, og faglige kompetansetiltak utover det som er vurdert som absolutt nødvendig er strøket fra handlingsplan og budsjett. Foretakets hovedaktiviteter og prioriterte områder i 2014 vil være: 1. Ordinær drift Ordinær drift inkluderer lønnsmidler, drift av biler og båter, husleie og drift av ambulansestasjoner, løpende IKT-kostnader knyttet til lisenser og support, etc. 2. Standardisering og harmonisering innen Fag, HR og økonomi Som ledd i standardiseringsarbeidet er det prioritert følgende aktiviteter innen Fag: 1. Utvikling av felles faglige retningslinjer 2. IKT-basert virksomhetsdokumentasjon 3. Kvalitetssystem (EQS) 4. Oppfølging av plan for kompetanseutvikling 3

4 5. Forskning og utvikling 6. Utrykningskjøring 7. Opplæringskontor 8. Regionale og nasjonale prosjekt (omtalt i eget punkt under) Prioriterte oppgaver HR: Langtidsplanlegging av arbeidstid Kostnadskontroll knyttet til arbeidstid og lønn Kompetanseheving stasjonsledere Generell standardisering og harmonisering på HR området. Prioriterte oppgaver Økonomi: Kompetanseheving av stab og stasjonsledere på økonomiområdet inkl kostandskontroll Arealforvaltning 3. Kompetanseutvikling ihht lovpålagte og styrende krav Kompetansetiltak utover det som er vurdert som absolutt nødvendig er strøket fra handlingsplan og budsjett både innenfor Fag, HR, økonomi, kommunikasjon og IKT. Ledelsesutvikling er redusert til et minimum knyttet til standardisering og harmonisering av driften med fokus på kostnadskontroll og bemanning. Faglig kompetanseheving er redusert til et minimum basert på lovpålagte og styrende krav, hvilket tilsier at følgende tiltak prioriteres gjennomført: paramedicutdanning, farmakologiutdanning (legemiddelhåndtering), LS-kurs (akuttmedisin), AOP-kurs (ambulanseoperativt), fagdager bl.a med fokus på blødningskontroll, luftveier, virksomhetsregistrering og ny multifunksjonsmonitor, utsjekk av personell på nivå 2 og begrenset deltagelse på faglige seminarer for fagstaben. 4. Nasjonale og regionale prosjekter Det forutsettes at Ambulanse Midt-Norge HF involveres og deltar i en rekke nasjonale og regionale prosjekter med betydning for foretakets virksomhet: Implementering av nytt nødnett, implementering av ny multifunksjonsmonitor, endring AMK-struktur, forprosjekt IKT i akuttmedisin, og overføring av ambulansevirksomheten til sykehusene. Utfordringsbilde Som beskrevet i sak 52/13 Budsjett 2014, har foretaket betydelige utfordringer knyttet til: Etablering av ny virksomhet (AMN HF) og insourcing av ambulansetjenesten hvilket fortsatt er pågående og arbeidskrevende. Foretaket er en ny organisasjon med omfattende opplæringsbehov i nye systemer, prosedyrer og rutiner, samt tiltak for å bygge felles kultur og avklaring av nye roller. Foretaket er en desentralisert organisasjon som er utfordrende både mht informasjonstilgang, opplæring og bruk av etablerte IKT-systemer. Foretaket har per 2013 en økonomisk situasjon som er krevende i forhold til styrende krav og føringer, samt utfordringer knyttet til manglende erfaringstall og virksomhetsdata å styre etter. Mye av de økonomiske utfordringene kan knyttes til utfordring med lav grunnbemanning, lav tilgang til kvalifisert personell og dertil høye lønnskostnader grunnet overtid. 4

5 Foretaket har tross høy kvalitet i tjenesten, betydelige forskjeller mellom enhetene både når det gjelder systemer, prosedyrer og kultur. Det er et omfattende behov for standardisering og harmonisering for å sikre en likeverdig tjeneste i regionen. Når det gjelder det økonomiske utfordringsbildet, klarer ikke foretaket, selv etter en grundig gjennomgang og reduksjon av aktiviteter og kostnader i forbindelse med kostnadsberegning og budsjettfremlegg i sak 52/13, å innfri kravet om balanse ihht tildelt økonomisk ramme for 2014 innenfor foretakets handlingsrom. Det er per november 2013 skissert et en handlingsplan for ambulanseforetaket som gir et økonomisk utfordringsbilde på 25 millioner kroner, samt en betydelig usikkerhet til flere aktiviteter som ikke er prosjektert og kostnadsberegnet. Vurdering av mulig kostnadsreduserende tiltak Etter vedtak i sak 52/13 Budsjett 2014, er det på nytt gått igjennom virksomhetens aktiviteter for 2014 og gjort en vurdering av hvilke aktiviteter det er mulighet for å effektivisere, kutte ut eller redusere omfang av for å imøtekomme et resultatkrav på kr 0,- i budsjett for I saken har vi delt inn aktivitetene for 2014 i en vurdering av kostnadsreduksjoner knyttet til drift, samt en vurdering av ressursbruk knyttet til prosjekter og utviklingsaktiviteter. Det er gjort en vurdering av hver aktivitet ut i fra mulige økonomiske besparelser, faglige vurderinger, konsekvens av effektivisering eller reduksjon i aktivitet, samt en vurdering av antatt gjennomføringsgrad og hvorvidt tiltak gir effekt i Ut fra en samlet vurdering er det så gjort en anbefaling på hvilke tiltak man anser for aktuelle å gjøre videre analyser av, samt en oppsummering med en prioritering av disse tiltakene. Det er imidlertid viktig å presisere at vurderingene og kostnadsberegningene er basert på en detaljeringsgrad som gjør at det kreves grundigere analyser, risikovurderinger og kvalitetssikring av beregninger før det eventuelt kan gjøres vedtak om gjennomføring. Vurdering av mulige tiltak for kostnadsreduksjon knyttet til ordinær drift Følgende områder og tiltak er vurdert mht muligheter for effektivisering eller reduksjon i aktivitet og kostnader hvor flere av tiltakene vil kunne gi varige kostnadsreduksjoner: Stab og lederstillinger Logistikkområdet, spesielt ressurs- og flåtestyring Lærlingevirksomheten Kommunikasjonsaktiviteter IKT-aktiviteter drift Kjøreopplæring Mulige strukturelle endringer Mulige organisatoriske endringer i ambulanseberedskapen 5

6 Vurdering av reduksjon i stab og lederstillinger Som det allerede er redegjort for i innledning og forutgående styresaker, har Ambulanse Midt-Norge et betydelig utfordringsbilde når det gjelder egen ressurstilgang på ledere og stabspersonell til å iverksette og følge opp både drift, standardiseringsarbeid og vedtatte prosjekter. Det er likevel gjort en vurdering av hvorvidt det er mulig å effektivere eller redusere antall stillinger både knyttet til administrativ stab, fagstab og lederstillinger: Administrativ stab Reduksjon i stabsstillinger kan vurderes, men vil ha uhensiktsmessige virkninger i Ambulanseforetaket er en desentral organisasjon der ledere og mellomledere kommer fra en rekke ulike private organisasjoner. De har ulik kompetanse i offentlige systemer og ulik forståelse for offentlig avtaleverk og driftskultur. I 2013 har kunnskapsheving og veiledning til de lokale leddene i organisasjonen vært vurdert blant de viktigste tiltakene i for å optimalisere driften, dette vil også være et av de viktigste fokusområdene i Stabene er viktige ift. å komme i forkant av ulike avtaleinngåelser, bemanningsplanlegging og oppfølging av lov- og avtaleverk. Å redusere på kapasiteten til det administrative støtteapparatet antas ha uheldige effekter i form av forlenget periode med usikkerheter blant ledere og mellomledere, og dermed uhensiktsmessig og potensielt kostnadsøkende drift lokalt. Direkte konsekvens ved å redusere administrativ stab vil være lite lederstøtte, økt belastning på ledere og gjenværende stab, økt belastning på lønnings- og regnskapskontor, samt mindre kostnadskontroll. Stabspersonellet vil i tillegg være sentrale faktorer i forberedelser og gjennomføringen av den forestående overføringen til øvrige HF. Med erfaring fra overføringen av RUS-foretaket med utfordringer innenfor administrative støttesystemer, overføring av personaldata, utarbeidelse av dokumentasjoner og et stort arbeid gjennomført av stab langt utover normal arbeidstid, er det en stor risiko ved reduksjon av stab i AMN som er et langt større og mer uferdig foretak enn det RUS var. Effekt antas å være svært liten, spesielt sett opp i mot de negative konsekvensene ved evt reduksjon i stabsstillinger. Det anbefales ikke kutt i sentral stab og ledelse i 2014 da dette utgjør en betydelig risiko for at foretaket ikke når de målsetninger og krav som er satt til virksomheten, og en forverring av et allerede betydelig utfordringsbilde knyttet både til kostnadskontroll, bemanningsoppfølging, opplæring, standardiseringsarbeid og en god overføring av tjenesten til sykehusforetakene. Lederstillinger Det er vurdert ulike muligheter for å redusere lederstillinger i foretaket. Foreløpig er oppfølgingsbehovet så stort at det anses som risikofylt å redusere antall ledernivå. Det anses som stor sannsynlighet for at man da ville mistet mye av kontrollfunksjonen spesielt knyttet til bemanningsplanlegging og lønnskostnader, men også annen kostnadskontroll i en desentralisert tjeneste. På stasjonsledernivå er det vurdert som hensiktsmessig å kunne rendyrke lederrollen i større grad enn i dag. Ved overdragelsen fra tidligere drivere til AMN var det stasjonsleder ved hver enkelt stasjon. I AMN anses lederrollen å inneha et noe mer komplekst arbeidsfelt og opplærings- og 6

7 oppfølgingsbehovet har vært stort. Med å rendyrke stasjonslederrollen ved å ha felles stasjonsledelse ved flere stasjoner forventes det at lederne får mer trening i lederoppgaver, bedre kunnskap om rutiner og erfaring med bruk av systemer. En stasjonsleder som har ansvar for tre eller flere stasjoner vil ha kun administrativ arbeidstid og være mer tilgjengelig for en større andel av sine ansatte enn dersom en stor del av stillingen er operativt og dermed følge en makker og ser lite til øvrige ansatte. Samtidig vil det være ulemper med mindre tilstedeværelse på hver stasjon. Færre stasjonsledere vil føre til færre som trenger opplæring og oppfølging fra områdeledere og stab. Ved færre stasjonsledere vil man ha noe flere ambulansearbeidere til å dekke opp for operativ tid som stasjonsledere tidligere har gått. Dersom AMN skal gjennomføre endringer i antall stasjonslederstillinger krever det en omstillingsprosess med aktiviteter som drøftinger, endringsoppsigelser m.m. Dette er prosesser som tar noe tid og en effekt ville ikke kunne tas ut før i siste halvdel av Det anses som lite hensiktsmessig å starte en slik omstillingsprosess midt i overføringarbeidet, men det anbefales at mottakende foretak ser på potensialet i en slik endret ledelsesstruktur. AMN innfører allerede løpende felles stasjonsledelse ved naturlig avgang. I hovedsak vil dette si felles stasjonsledelse for to nærliggende stasjoner når en stasjonsleder sier opp eller ønsker andre oppgaver. Fagstab Det legges ned betydelige ressurser i ulike fagprosjekter i AMN, i tillegg til fortløpende rétrening og résertifisering på oppgaver som ikke ligger i grunnutdanning. Dette skyldes tydelige prioriteringer i retning av faglig standardisering og kvalitetsheving. Ambulansetjenesten er fortsatt et svakt, men kritisk viktig ledd i akutte pasientforløp, med behov for vedvarende oppfølging og utvikling. Fagutviklerressursene utnyttes mest mulig effektivt ved at ressursene delvis brukes uavhengig av avdelingsgrensene. Det er ikke ledig kapasitet. Når lærlingeinntak planlegges økt, krever dette økte fagutviklerressurser for oppfølging av lærlingene. Konsekvens av å ta bort stillinger vil være kansellering eller utsettelse av sentrale prosjekter som etablering av felles retningslinjer, utvikling av kultur og system for virksomhetsregistrering, gjennomføring av vikarkurs, oppgradering av personell til nivå 2 kompetanse og/eller liknende. Dette vil videre gi direkte følger for lønnskostnader, da færre med nivå 2-kompetanse og færre kvalifiserte vikarer gir økte overtidskostnader for foretaket. Det vil også gi økt sannsynlighet for omfattende brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser for arbeidstid. Risikoen for at de to ikke flyttbare prosjektene «innfasing av ny multifunksjonsmonitor» og «nytt nødnett» mislykkes eller reduseres i kvalitet vil øke. En følge av dette vil være alvorlig risiko for redusert pasientsikkerhet. Konsekvensene ved reduksjon i fagstab er betydelige - det vurderes derfor ikke som tilrådelig å redusere antallet fagstillinger i 2014 eller Vurderinger for seinere år vil være avhengig av flere faktorer, inkludert hvordan faglig arbeid organiseres når sykehusforetakene overtar. 7

8 Vurdering av effektivisering og reduksjon på logistikkområdet Det jobbes med innføring av en rekke systemer og rutiner for bedre ressursutnyttelse på logistikkområdet. Eksempelvis innføring av lagersystem og digitale sjekklister og modul for kjøretøyadministrasjon. Dette er utviklingstiltak som er viktig for å kunne identifisere mulige kostnadsbesparende tiltak og hente ut stordriftsfordeler. Tiltakene vurderes som helt nødvendige for å oppnå en mest mulig kostnadseffektiv drift på sikt. Det området hvor man til nå ikke har påstartet aktivitet og hvor man ser muligheter for betydelig effektivisering, er aktiviteter knyttet til optimalisering av ressurs- og flåtestyringen. Dette ligger i skjæringspunktet mellom ambulanseforetakets ansvarsområder og sykehusforetakene, da spesielt AMK-sentralene som bestiller og koordinerer ressursene, samt i skjæringspunktet mellom ambulansetjenesten og Pasientreiser. Her ser man betydelig potensiale for bedre utnyttelse av personellressurser mht aktiv/passiv tid ved tildeling av oppdrag, rutiner for bestilling av ressurs og muligheter for bedre booking- eller venteordning knyttet til dette, og vurdering av riktig ressurs mht pasientenes behov vurdere reelt behov for ambulanse og muligheten for å benytte Pasientreiser i større grad. En bedre utnyttelse av personellressurser og en bedre bestillingsordning og utnyttelse av ambulanseflåten vil kunne føre til mindre overtid, samt mindre ventetid for pasienter og mottakende enheter. En tydeligere avklaring mot Pasientreiser og en klargjøring av hva ambulanseressursene bør/ikke bør anvendes til av type oppdrag, vil både redusere ventetid og kostnadsbildet for ambulansetjenesten. Antatt effekt er ikke estimert. Det anbefales at iverksatte tiltak knyttet til logistikksystemer og rutiner videreføres for å sikre varige kostnadsreduksjoner knyttet til drift av bilpark, medisinskteknisk utstyr og lagervarer. Det anbefales at AMN jobber med økt bevisstgjøring av operatører i AMK og bestillere av pasienttransport på sykehusene for å sikre mest mulig optimal drift. Videre anbefales det at Helse Midt-Norge RHF i samråd med sykehusforetakene vurderer oppstart av et regionalt prosjekt som ser på rutiner og bestilling av pasienttransport, inkludert skjæringspunktet mot Pasientreiser. Vurdering av reduksjon i kjøreopplæring Utdanning av utrykningsførere skiller seg fra annen trafikal opplæring ved at det kun er utrykningsetater som har tillatelse til å bedrive denne type opplæring. I Utrykningsforskriften fremkommer det at kun organisasjoner som har utrykningstjeneste som sin naturlige og vesentlige del av sin virksomhet kan bedrive denne type opplæring. Vanlige trafikkskoler kan dermed ikke utdanne utrykningsførere, etatene må selv ivareta utdanning av eget mannskap. Ambulanse Midt-Norge har pr i dag følgende årsverk knyttet fagutvikling av utrykningsfaget: - Nord-Trøndelag: 0,5 årsverk. - Sør-Trøndelag: 0,9 årsverk. - Møre og Romsdal: 0,2 årsverk. + (0,2 logistikksjef) Årlig utdanner Ambulanse Midt-Norge ca 100 utrykningsførere, hvorav 50 er våre egne lærlinger. De resterende kursplassene selges til egne vikarer og samarbeidende nødetater. I tillegg til utdanning av 8

9 nye utrykningsførere, gjennomfører kjøreinstruktørene lovpålagt oppfriskningskurs med faste ansatte. Antall kurs og årsverk tilknyttet dette er redusert til et minimum for å sikre lovkrav og behov for utrykningssertifikat i tjenesten. Det vurderes ikke som hensiktsmessig eller mulig å outsource denne aktiviteten til andre etater da det både er svært få som kan tilby slik type kursing, samt at det er estimert en årlig besparelse på å gjennomføre dette i egen regi på ca 2 millioner kroner per år da vi bl.a. har inntekter knyttet til kursene. Det anbefales å opprettholde dagens ordning både av hensyn til lovpålagte krav og økonomisk gunstighet. Vurdering av reduksjon i lærlingevirksomheten AMN har i 2013 tatt opp årslærlinger. Totalt med 2. årslæringer har AMN 79 lærlinger. Vi mottar tilskudd fra Fylkeskommunen. Det planlegges en årlig inntaksøkning til maksimalt 55 lærlinger, avhengig av søknadsgrunnlag. Det vurderes som nødvendig å opprettholde eller øke lærlingeinntaket for å øke tilgangen på fagarbeidere. Det er ikke tilrådelig å redusere lærlingevirksomheten. En kutt i antall lærlinger vil medfører ytterligere bemanningsproblem som igjen gir økte kostnader. Vurdering av reduksjon i IKT-aktiviteter drift Antall PCer, mobiltelefoner og annen maskin- og programvare med dertil tjenester er redusert til et minimum og regulert i egne avtaler med Hemit og underleverandører. En reduksjon knyttet til dette vurderes ikke som aktuelt i 2014, men det vil være mulighet for gjennomgang av avtaler ved overføring av tjenesten til sykehusforetakene i Det er innført tiltak for å sikre kostnadskontroll på områder knyttet til forbruk, eksempelvis telefontjenester og bruk av nettbrett i ambulansene. Det vurderes dithen at det ikke er mulighet for ytterligere innsparinger på IKT-aktiviteter knyttet til drift i Det er dog mulighet for kostnadsreduksjon knyttet til informasjon og opplæring ved en mindre investering i videokommunikasjonsutstyr som muliggjør live-overføring eller innspilling av kurs slik at man i mindre grad har behov for fysiske samlinger og kan redusere reising noe. Investeringene er kostnadsberegnet i budsjett som foreligger med investering av utstyr knyttet til 3 lokasjoner/avdelinger. Antatte besparelser er ikke estimert. Det anbefales at planlagte investeringer i kommunikasjonsutstyr knyttet til opplæring gjennomføres, og at det utarbeides rutiner og retningslinjer for bruk for å sikre kostnadsreduksjon knyttet til reising. 9

10 Vurdering av reduksjon i kommunikasjonsaktiviteter Grunnet generell høy aktivitet i foretaket, prioritering av faglige aktiviteter og standardiseringsarbeid, økonomiske utfordringer, samt fokus på overføring av ambulanseforetaket til sykehusene fra januar 2014, er det vurdert dithen at en rekke aktuelle kommunikasjonstiltak utgår i fra aktivitetsplanen i 2014, med dertil reduksjon i kostnader. Følgende aktiviteter kuttes i 2014: Kommunikasjonsopplæring og medietrening av ledere Utvikling av nye maler og profileringsmateriell, inkludert grafisk bistand Utarbeidelse av bildearkiv for ambulansetjenesten Videreutvikling av dagens nettsider og intranettløsning Utarbeidelse av e-læringsmoduler og annet opplæringsmateriell innen kommunikasjon Utarbeidelse og anskaffelse av rekrutteringsmateriell Kurs/opplæring av ansatte i publiseringsverktøy og deltagelse seminarer/konferanser Dette utgjør en kostnadsreduksjon på ca kr Kostnadsreduksjonen antas ikke å være en varig reduksjon på alle områder da det bl.a. er behov for kommunikasjonsopplæring og materiell knyttet til ambulansetjenesten også etter overtagelsen av sykehusforetakene, men på noen områder vil man kunne kutte kostnadsposter da dette allerede ligger inne i sykehusforetakenes aktiviteter (eksempelvis maler, logo, etc). Gjenstående aktiviteter er i hovedsak knyttet til egeninnsats ifbm presse- og informasjonsarbeid, samt lisenser til nødvendig programvare for medieovervåkning og utførelse av spørreundersøkelser. Det anbefales å gjennomføre planlagte kutt i aktiviteter og kostnader for Vurdering av mulige strukturelle endringer Ambulansestrukturen i Midt-Norge er basert på Prehospital plan, vedtatt av styret i Helse Midt- Norge i 2003 og revidert i Når det gjelder antall stasjoner, ble Stortingsmelding 43 ( om akuttmedisinsk beredskap) med veiledende utrykningstider lagt til grunn. Ved akuttoppdrag anbefales det at 90 % av befolkningen kan nås innen 12 minutter i byer og 25 minutter i distriktet. Ambulansestrukturen per i dag utgjør 67 stasjoner, samt 5 ambulansebåter og 1 pasienttransportbåt fordelt på de tre avdelingene. Areal Antall Ant km2 (km2) stasjoner pr stasjon Nord Trøndelag Sør Trøndelag Møre og Romsdal Sum Ut fra faglige og beredskapsmessige hensyn, er det flere stasjoner og områder hvor det er aktuelt å se på strukturelle endringer mht utfordringer knyttet rekruttering av kvalifisert personell, lav 10

11 oppdragsmengde og dertil utfordring med faglig kompetansevedlikehold, ikke-utnyttede synergier knyttet til nye samferdselsmønster, og endring i det totale beredskapsnivået lokalt/regionalt. Strukturelle tiltak i form av sammenslåing eller nedleggelse av stasjoner og båttjenester vil gi varige kostnadsreduksjoner knyttet til husleie, strøm, inventar, IKT-utstyr og driftsavtaler, behovet for antall lederstillinger, etc. Strukturelle endringer i deler av regionen vurderes som riktige ut fra en foreløpig vurdering av befolkningens reelle behov og hensynet til kostnadseffektiv drift. Konsekvenser av endringer i stasjonsstruktur må imidlertid analyseres sammen med sykehusforetakene og kommunehelsetjenesten i berørte kommuner. Arbeid med slike endringer må forankres på styrenivå i HMN. Dette fordrer at man gjør et godt og grundig prosessarbeid som må være forankret i en samlet plan/strategi og i samvirke med kommunehelsetjenesten og sykehusforetakene. Det må påregnes lokal motstand mot slike tiltak, med tilhørende behov for dialog og øvrig saksbehandling. Det er viktig at evt valg av tiltak knyttes til felles kriterier som gjelder for hele regionen slik at man unngår ulikheter mellom avdelingene, eksempelvis anbefalinger/krav til responstid. Estimert årlig besparelse antas å ligge på 4-10 millioner kroner ifbm endring i stasjonsstruktur, samt 4-11 millioner kroner ifbm endring av båtstruktur. Totalt mellom 8-21 millioner kroner avhengig av hvilke tiltak som gjennomføres. Det antas dessverre ingen effekt i 2014 da det tar tid å gjennomføre nødvendige prosesser før endringer effektueres. Tiltaket vil dermed ikke ha effekt mht å redusere ambulanseforetakets økonomiske utfordringsbilde i 2014, men et påstartet arbeid vil kunne gi varig kostnadsreduksjon for sykehusforetakene etter overtagelse av ambulansedriften fra 1. januar Ut i fra både faglige, beredskapsmessig og økonomiske hensyn anbefales det at det fremmes en sak for styret i Helse Midt-Norge RHF hvor det åpnes for å se på strukturelle endringer. Vurdering av mulige organisatoriske endringer i ambulanseberedskapen På lik linje med strukturelle tiltak som nevnt ovenfor, er det også beredskapsmessige, organisatoriske og økonomiske forhold som tilsier at det er mulig å effektivisere og redusere kostnader gjennom endringer i turnusordninger og beredskapstid per stasjon. Eksempelvis vurdering av behov for døgnbemanning vs dagbemanning knyttet til aktivitetsnivå med mulighet for å gjøre om døgnbiler til dagbiler i områder med lav aktivitet. Tiltak vil kunne gi varige kostnadsreduksjoner knyttet til mulige reduksjoner i antall kjøretøy, samt bemanningsbehov og lønnsmidler. Organisatoriske endringer knyttet til beredskap innad på hver stasjon, men hensyntatt ihht beredskapsbehov lokalt og regionalt, vurderes som hensiktsmessig for å utnytte ressursene best mulig ihht aktivitetsnivå og beredskapsmessige behov. 11

12 Konsekvenser av endringer i må imidlertid analyseres godt for å sikre en forsvarlig beredskap i aktuelle områder, sikre avstemming mot andre beredskapsmessige hensyn eksempelvis endring i AMK- og sykehusstruktur, samt ivareta ansattes arbeidsforhold og rettigheter på en god måte. Det er viktig at evt valg av tiltak knyttes til felles kriterier som gjelder for hele regionen slik at man unngår ulikheter mellom avdelingene, eksempelvis anbefalinger/krav til responstid, like kasernering/turnusordninger for ansatte, etc. Estimert årlig besparelse antas å ligge på millioner kroner, avhengig av hvilke tiltak som gjennomføres. Det antas i beste fall en effekt i 2014 på 25 % for 4. kvartal hvilket utgjør 2,5-4 millioner kroner, da det tar tid å gjennomføre nødvendige prosesser med analyser, involvering av ansatte og sykehusforetak, og planlegging av nye turnusordninger. Tiltaket vil dermed ikke ha stor effekt mht å redusere ambulanseforetakets økonomiske utfordringsbilde i 2014, men et påstartet arbeid vil kunne gi varig kostnadsreduksjon for sykehusforetakene etter overtagelse av ambulansedriften fra 1. januar En totalvurdering og nærmere analyse av aktivitetsnivå og beredskapsbehov vil også kunne avdekke behov for eventuelt kostnadsutløsende endringer, eksempelvis behov for innføring av døgnkasernering på stasjoner med stor aktivitet. Dette vil da kunne redusere antatte besparelser. Ut i fra beredskapsmessige og økonomiske hensyn anbefales det at det utarbeides nærmere analyser, herunder risikoanalyser, av aktuelle tiltak med grundige vurdering av konsekvenser og antatte besparelser. Vurdering av mulige tiltak for kostnadsreduksjon knyttet til prosjekter og utviklingstiltak Følgende områder og tiltak er vurdert mht muligheter for effektivisering eller reduksjon i aktivitet og kostnader: Vurdering av reduksjon knyttet til kompetanseutviklingstiltak Vurdering av prosjekter knyttet til standardisering og harmonisering innen Fag og IKT Vurdering av mulige tiltak knyttet til nasjonale og regionale prosjekter Vurdering av reduksjon knyttet til kompetanseutviklingstiltak Som nevnt innledningsvis, så er kompetansetiltak utover det som er vurdert som absolutt nødvendig strøket fra handlingsplan og budsjett både innenfor Fag, HR, økonomi, kommunikasjon og IKT. Ledelsesutvikling er redusert til et minimum knyttet til standardisering og harmonisering av driften med fokus på kostnadskontroll og bemanning. Det gjennomføres ikke lederutviklingsprogram i AMN, kun direkte kunnskapspåfyll og lokale samlinger med stor grad av informasjonsdeling, kostnadskontroll og driftsfokus. Det planlegges en felles ledersamling i AMN høsten Konsekvens av ytterligere kutt vil bl.a. være mindre kostnadskontroll, kjennskap og lojalitet til innførte rutiner og systemer. Faglig kompetanseheving er redusert til et minimum basert på lovpålagte og styrende krav, hvilket tilsier at følgende tiltak prioriteres gjennomført: paramedic-utdanning, farmakologiutdanning 12

13 (legemiddelhåndtering), LS-kurs (akuttmedisin), AOP-kurs (ambulanseoperativt), fagdager bl.a med fokus på blødningskontroll, luftveier, virksomhetsregistrering og ny multifunksjonsmonitor, utsjekk av personell på nivå 2 og begrenset deltagelse på faglige seminarer for fagstaben. Konsekvens av ytterligere kutt vurderes ikke som forsvarlig og vil ha negative konsekvenser for bemanningssituasjonen. AMN ser det ikke forsvarlig å kutte ytterligere i kompetansehevingstiltak hverken innen lederopplæring eller faglig kompetanseutvikling av ambulansepersonell. Vurdering av prosjekter knyttet til standardisering og harmonisering innen Fag og IKT Følgende prosjekter er iverksatt eller i oppstartsfasen, og det vurderes som uhensiktsmessig å stanse pågående prosjekter som er faglig nødvendig, bidrar til mer effektiv arbeidshverdag eller på andre måter gir store gevinster for ansatte, virksomheten og pasientbehandlingen. Det er likevel gjort en vurdering av de enkelte prosjektene for å vurdere muligheten for å redusere omfanget av aktivitetene. Utvikling av felles faglige retningslinjer Arbeidet med utvikling av felles faglige retningslinjer er godt i gang og planlagt ferdigstilt våren Ekstern bistand er kuttet i 2014, og kostnader knyttet til prosjektet er utelukkende knyttet til bruk av egne ressurser og workshopsamlinger. Med innføring av nettbrett og digitalt system for elektronisk visning av retningslinjene er det ikke avsatt midler til trykking av nye tiltaksbøker. IKT-basert virksomhetsdokumentasjon Infrastruktur (sikkert nett) i ambulansene Nettbrett (klienter) i ambulansene (investert i 2013) Programvare for virksomhetsdokumentasjon og rapportering (Ambustat) System for sjekkliste kjøretøy og pakningsplaner (logistikk) Kjøretøyadministrasjon (logistikk) Lagersystem for utstyr (logistikk) Av ovenfornevnte delprosjekter er alle teknisk implementert og knyttet til investeringer i 2013, bortsett fra sikker infrastruktur i ambulansene. Arbeid knyttet til disse prosjektene i 2014 består av videreutvikling av innhold, tilpasning av rapporter, samt opplæring og oppfølging av personell og superbrukere. Kostnader i 2014 vil derfor være knyttet til bruk av egne ressurser, utarbeidelse av opplæringsmateriell og lignende. Når det gjelder delprosjekt sikker infrastruktur i ambulansene, så ser vi behov for å få knyttet dette til det regionale prosjektet IKT i akuttmedisin for å sikre en helhetlig tilnærming og sikker kommunikasjonsløsning mellom prehospital og inhospital virksomhet. Kostnader knyttet til dette i 2014 vil derfor kun utgjøre egeninnsats/deltagelse av relevant AMN-personell i regionalt prosjekt. 13

14 Kvalitetssystem med avviksmodul i EQS Det er etablert kvalitetssystem og innført elektronisk avviksmodul i EQS, hvilket også muliggjør oppfølging av HMS-arbeid. Det vil ikke påløpe investeringskostnader i 2014, men det er fortsatt behov for frikjøp av fagressurser til å lede implementering og opplæring i organisasjonen. Det vurderes ikke som mulig eller ønskelig å gjøre endringer i dette prosjektet. Standardisering av materiell (medisinskteknisk utstyr, o.l.) Ny pakningsplan med tilhørende medisinskteknisk utstyr (MTU) Felles pakningsplan ble innført i 2013 med investeringer knyttet til oppgradering av utstyr i de ambulanser som hadde behov for det. Det er allerede utført en revisjon av denne pakningsplanen for å sikre mer hensiktsmessig plassering av utstyr, samt vurdere behov for oppgradering og investering i nytt medisinskteknisk utstyr grunnet faglig utvikling og nye krav til behandling. I revisjonen er det avdekket behov for nytt utstyr knyttet til blødningskontroll og luftveier, samt HMS-utstyr som hørselsvern mm. Øvingsdukker til 13 stasjoner og 3 avdelingskontorer/fagenheter, og faglitteratur til stasjoner og lærlinger Det er stort behov for øvingsmateriell på stasjonene da en del av utstyret som ble tatt over ifbm insourcingen av tjenesten er i svært dårlig forfatning. Dette kreves bl.a. for å kunne øve på innsats ved hjertestans og andre praktiske prosedyrer. Grunnet økonomiske utfordringer er det budsjettert med et begrenset innkjøp på 13 enkle øvingsdukker til stasjoner hvor dette mangler, samt tre mer avanserte øvingsdukker til felles fagdager og opplæring i regi av fagstab på avdelingene. Likeså er det ved flere stasjoner behov for tilgang på faglitteratur, inkludert innkjøp av fagbøker til lærlinger. Dette utstyret vurderes som viktig da mangel på slikt utstyr direkte påvirker personellets innsats i akutt livreddende behandlig og dermed har betydning for pasientsikkerheten. Alle prosjekter/utviklingsaktiviteter er knyttet til styrende krav med fokus på Standardisering og harmonisering for å sikre en likeverdig tjeneste i regionen. Innføring av virksomhetsdokumentasjon for å sikre styringsdata. Krav til IKT-infrastruktur og systemer for å muliggjøre integrering mot sykehusene Krav til IKT-infrastruktur og systemer knyttet til virksomhetsdokumentasjon, kvalitetssystem og logistikk. Innføring av logistikksystemer for å optimalisere tjenesten. Det faglige standardiseringsarbeidet (retningslinjer, kvalitetssystem og materiell) er allerede skåret ned til et minimum pga manglende kapasitet og økonomiske hensyn. AMN ser det ikke som formålstjenlig for regionen og for pasientene at det gjøres ytterligere kutt i dette arbeidet. IKT-prosjektene er nødvendige både for å muliggjøre det faglige arbeidet med virksomhetsdokumentasjon og logistikksystemer, samt muliggjøre en integrering mot sykehusene ved hjelp av infrastruktur for sikker kommunikasjon. Sistnevnte prosjekt anbefales prioritert inn i det 14

15 regionale prosjektet IKT i akuttmedisin, hvor AMN kun deltar med nødvendige fagressurser i prosjektet. Vurdering av mulige tiltak knyttet til nasjonale og regionale prosjekter Ambulansetjenesten og sykehusforetakene er i 2014 pålagt å delta og til dels dekke kostnader som påløper i forbindelse med vedtak og krav til igangsetting og gjennomføring av en rekke nasjonale og regionale prosjekter. Ambulanse Midt-Norge HF har uttrykt bekymring for den belastning dette legger på virksomheten, også økonomisk, og vi har derfor gjort en vurdering av disse prosjektene for å se på muligheten for å begrense vårt bidrag, begrense omfang av aktiviteter eller på andre måter effektivisere eller redusere kostnadsbildet i foretaket. Følgende nasjonale og regionale prosjekter er vedtatt gjennomført i 2014: Innføring av nye multifunksjonsmonitorer Etablering av nytt nødnett Overføringsprosjekt: ambulansetjenesten inn i sykehusforetakene fra Endringer i AMK-struktur i Midt-Norge Ny multifunksjonsmonitor Dagens multifunksjonsmonitorsystem for registrering og overføring av EKG og andre vitale pasientdata til sykehusene (Mobimed) er utrangert, og det har ila 2013 vært store utfordringer for ambulanseforetaket med å oppdrive reservedeler for å sikre tilgang til nødvendig utstyr i alle operative enheter. Tilsvarende problemstilling har vært gjeldende nasjonalt, og arbeidet med en ny nasjonal anskaffelse i HINAS-regi ble derfor intensivert og avtale ble inngått desember Multifunksjonsmonitorsystemet er viktig for pasientmonitorering og kommunikasjon av vitale pasientdata mellom prehospitale enheter og sykehusene. Systemet skal særlig understøtte akutte pasientforløp, og da spesielt som beslutningssøtte og monitorering knyttet til kardiologi og traumebehandling. Dette gjelder både behandling og transport innen og mellom sykehusforetak, inkludert pasienter med behov for å transporteres direkte til regionsykehusnivå. Prosjektet er ikke mulig å utsette eller redusere i omfang da situasjonen er prekær i hele foretaket knyttet til oppetid, reservedeler og potensielt sammenbrudd i eksisterende system. Situasjonen i Helse Midt-Norge og Helse Nord er mest prekær og det er derfor besluttet at disse regionene vil gå i gang med utskifting av utstyr først. Det kreves at det etableres regionale prosjekter for å sikre en helhetlig og felles tilnærming til utstyr som skal fungere på tvers av foretaksgrensene, samt integrasjon av nytt IKT-system med tilhørende data i de sykehusinterne systemene. Administrasjonen i AMN er i dialog med HMN RHF om utforming av prosjektet, inkludert en avklaring av nødvendig frigjøring av ressurser. Ambulanse Midt-Norge har motatt 25 millioner kroner i investeringsmidler i 2013 til innkjøp av de fysiske enheter i ambulansene. Dessverre viser det seg at det er et gap mellom nasjonal kravspesifikasjon og reelle behov, og at det kan bli behov for ytterligere investeringer i utstyr enn budsjettert. AMN dekker også frigjøring av nødvendige personellressurser, hvorav en ressurs knyttes 15

16 til deltagelse i det regionale prosjektet, og resterende knyttes til delprosjekt med fokus på implementering av utstyret i ambulansene (logistikk) og opplæring av AMNs ansatte. Et grovestimat tilsier at dette utgjør minimum 3 årsverk fordelt på 7-10 ressurspersoner innen fag og IKT/administrasjon. Utover behov for maskin- og programvare i ambulansene, og opplæring av ambulansepersonell og superbrukere i AMN, er det også et omfattende arbeid knyttet til kommunikasjonsstrøm med deling og tilgang til data i og mellom ambulanser, AMK-sentraler og på tvers av sykehusforetakene. Dette må ivaretas gjennom et IKT-prosjekt hvor Hemit involveres mht integrering og kommunikasjonsstrøm på tvers av systemer og foretak. Kostnader knyttet til dette, både når det gjelder prosjektledelse, koordinering, eventuelle IKT-investeringer og opplæring av personell på sykehusene bes dekket av Helse Midt-Norge RHF og sykehusforetakene. Det anbefales at Helse Midt-Norge RHF stiller som prosjekteier for det regionale prosjektet og dertil tar ansvar for kostnader knyttet til ressursetting av dette, samt sørger for å avklare kostnadsbehov og ansvar som ilegges sykehusforetakene. Videre ber AMN HF om at HMN RHF dekker et eventuelt behov for ytterligere investeringsmidler dersom estimert investeringsbudsjett for 2013 ikke strekker til grunnet gap mellom dagens og forventet funksjonalitet og nasjonal kravspesifikasjon i HINAS-anskaffelsen. Nytt nødnett Innfasing av nytt digitalt nødnett er et nasjonalt prosjekt som skal erstatte dagens analoge system for kommunikasjon/samband i alle nødetatene med et moderne digitalt system basert på såkalt Tetrastandard for avlyttinssikker kommunikasjon internt i og mellom nødeteatene. Arbeidet er organisert som et nasjonalt prosjekt under direktoratet for nødkommunikasjon, DKN. Prosjektet er kjent gjennom betydelig medieomtale over flere år. Innfasing i Midt-Norge er en del av en nasjonal tidsplan. Systemet skal implementeres i Midt-Norge i løpet av 2014 og All opplæring av nøkkelpersonell og av alle ansatte i avdeling Møre og Romsdal må gjennomføres i løpet av siste halvdel av De samlede kostnadene til dette er beregnet til 3,6 mill for den delen av prosjektet som gjelder AMN. Ambulanse Midt-Norge HF ber om at Helse Midt-Norge RHF tar ansvar for innføringen av nytt nødnett i regionen, inkludert ressurssetting og kostnader, på lik linje med organiseringen av tilsvarende prosjekt i de andre helseregionene. Dette vil kunne redusere det økonomiske utfordringsbildet i foretaket med 3,6 millioner kroner for 2014, samt redusere usikkerhet knyttet til kostnadsberegninger og ytterligere forverring i utfordringsbildet. Det vil ikke redusere behovet for personellressurser for AMN i forbindelse med innfasingen. Det foreligger en delvis avhengighet mellom prosjekt nytt nødnett og prosjekt ny multifunksjonsmonitor. Det er i stor grad de samme nøkkelfunksjonene som vil måtte forestå gjennomføring av begge prosjektene. Den meget stramme tidsplanen som er lagt forutsetter at innfasingen av ny multifunksjonsmonitor er gjennomført før hovedtyngden av arbeidet med nytt nødnett starter opp. Eventuelle forsinkelser vil kunne gi betydelige utfordringer og potensielt forsinke nødnettet. 16

17 Det anbefales at Helse Midt-Norge RHF tar ansvar for innføringen av nytt nødnett i regionen, inkludert ressurssetting og kostnader, på lik linje med organiseringen av tilsvarende i de andre helseregionen. Overføringsprosjekt og prosess Styret i Helse Midt-Norge RHF har i sak 99/13 per 12. desember 2013 vedtatt å overføre ambulansetjenesten til sykehusforetakene fra 1. januar I vedtaket presiseres det at det i det videre integreringsarbeidet er vesentlig med et tett samarbeid mellom Ambulanse Midt-Norge HF og de mottakende sykehusforetakene. Styret ber om at det igangsettes et forprosjekt som har som mål å avklare hvilke formelle prosesser som må gjennomføres og hvilke øvrige rammebetingelser som må være på plass for å få til en vellykket overføring til sykehusforetakene. Administrasjonen i Ambulanse Midt-Norge HF har hatt tett dialog med HMN RHF om utforming av overføringsprosjektet og forventet deltagelse fra foretaket. Det er avklart at HMN RHF er prosjekteier, prosjektplan med mandat er under utarbeidelse, men endelig avklaring av behovet for frigjøring av ressurser fra AMN er ikke ferdig. Skisser til prosjektutforming tilsier dog at store deler av foretaksledelsen og stabspersonell innen fagområde HR, økonomi, fag, logistikk, IKT og administrasjon må frigjøres for å sikre en god overføringsprosess. Et grovt estimat tilsier at AMN må frigjøre 10 personer i gjennomsnittlig % stilling, hvilket tilsvarer ca 3-5 årsverk, til deltagelse i styringsgruppe, prosjektgruppe og delprosjekter. I tillegg kommer innsats som legges inn i referansegrupper, tillitsvalgte og annen nødvendig praktisk oppfølging fra våre stasjonsledere og ansatte. Det er foreløpig ikke avdekket endelig behov for personellbidrag fra AMN, og det foreligger ikke noen prosjektplan med budsjett eller avklaring knyttet til evt andre kostnadsområder som måtte påløpe. Da prosjekteierskapet ligger hos HMN RHF ber Ambulanse Midt-Norge om at kostnader utover de personellressurser som er nødvendig å frigjøre fra AMN HF, dekkes av prosjekteier og sykehusforetakene. Eksempelvis kostnader knyttet til prosjektleder, prosjektsekretær, kommunikasjonsressurs, kostnader knyttet til frikjøp og tjenester fra Hemit, eventuelt behov for bistand fra lønn- og regnskap, og lignende. Samt eventuelle kostnader utover selve overføringsprosjektet knyttet til behov for annen ekstern bistand, investering i påkrevd IKT-utstyr, etc. Dette vil ikke redusere det økonomiske utfordringsbildet til AMN for 2014, men vil redusere usikkerhet knyttet til ytterligere forverring. Foreløpig mandatutkast avgrenser arbeidsområdet til overføringsprosjektet når det gjelder samhandling med mottaksprosjekt i mottakende HF og forberedende arbeid som må gjøres for driftsåret Eksempler på større forberedende oppgaver som mottaksprosjektene må jobbe med er budsjett og bemanningsplanlegging for Selv om dette er arbeid som i stor grad utføres av ledelse og stab i tjenesten, som vil være de samme før og etter overdragelsen, vil det kreve kunnskaps- og dataoverføring til mottakende HFs øverste ledelse for å sikre strategisk forståelse for tjenesten og til dels detaljert kunnskap om budsjettutfordringer, bemanningsløsninger/-utfordringer, avtaleverk o.l. Uten en koordinerende innsats fra overføringsprosjekt på dette området, er det stor sannsynlighet for at mottaksprosjektene jobber med ulikt tempo og framdriftsplan, og det vil bli mer 17

18 arbeids- og ressurskrevende for AMN å bistå med opplæring og kunnskapsoverføring. Dette blir et merarbeid som kommer i tillegg til løpende drift/utvikling og bidrag i overføringsprosjekt. Det anbefales at Helse Midt-Norge RHF som prosjekteier dekker kostnader i forbindelse med overføringsprosjekt og prosess utover AMNs frigjøring av nødvendige personellressurser. Det anbefales at overføringsprosjektet også koordinerer arbeid med mottaksprosjektene, spesielt med tanke på kunnskapsoverføring, opplæring og forberedende aktiviteter for driftsåret Endring i AMK-struktur i Midt-Norge I tråd styrevedtak i Helse Midt-Norge RHF i sak 98/13 - AMK-struktur i Helse Midt-Norge, skal det i løpet av 2014 gjennomføres betydelige endringer og omstillingsprosesser ved i alle fall 3 av de 4 AMK-sentralene i regionen. Dette skal budsjetteres og prosjektorganiseres av sykehusforetakene og HMN RHF. Ambulanseforetaket har ansatte ved alle AMK-sentralene og er som kjent kritisk avhengig av virksomheten ved disse sentralene. Det forventes derfor at nøkkelpersonell og ansatterepresentanter fra Ambulanse Midt-Norge HF vil måtte bidra i vesentlig grad inn i disse prosjektene. Prosjektene er tidskritiske fordi de må avstemmes i forhold til tidsplan for innfasing av nytt nødnett. Det antas at Ambulanse Midt-Norge HF ikke påføres vesentlig økte kostnader for som en følge av AMK-omleggingene utover løpende personellkostnader, men dette er det knyttet betydelige usikkerheter til. Det kan imidlertid ikke utelukkes at nøkkelpersonell kan få prioriteringsutfordringer i forhold til bidrag inn mot flere av de andre kritisk viktige prosjektene beskrevet. Det forutsettes at Helse Midt-Norge og relevante sykehusforetak dekker prosjektkostnader i forbindelse med AMK-omleggingen og avklarer evventuelle samtidighetskonflikter for nøkkelpersonell. Oppsummering/sammendrag Mulige tiltak og antatt effekt Ut i fra vurderingene som er gjort har man identifisert følgende tiltak som mulige mht å effektivisere, kutte eller på andre måter skape kostnadsreduksjon for å forsøke å imøtekomme resultatkravet knyttet til økonomisk ramme for 2014: Logistikkområdet: Det anbefales at iverksatte tiltak knyttet til logistikksystemer og rutiner videreføres for å sikre varige kostnadsreduksjoner knyttet til drift av bilpark, medisinskteknisk utstyr og lagervarer. Det anbefales at AMN jobber med økt bevisstgjøring av operatører i AMK og bestillere av pasienttransport på sykehusene for å sikre mest mulig optimal drift. Videre anbefales det at Helse Midt-Norge RHF i samråd med sykehusforetakene vurderer oppstart av et regionalt prosjekt som ser på rutiner og bestilling av pasienttransport, inkludert skjæringspunktet mot Pasientreiser. 18

19 Effekt av foreslåtte tiltak antas å være omfattende, dog ikke i 2014 da det vil ta tid å effektuere foreslåtte tiltak og effektivisere driften mtp besparelser. IKT mht drift: Det anbefales at planlagte investeringer i kommunikasjonsutstyr knyttet til opplæring gjennomføres, og at det utarbeides rutiner og retningslinjer for bruk for å sikre kostnadsreduksjon knyttet til reising. Effekt av foreslått tiltak vil være betydelig, men besparelser er foreløpig ikke estimert og vil avhenge av omfang dette kreves tatt i bruk og når utstyr kan være på plass til å ta dette i bruk. Kommunikasjonsområdet: Det anbefales å gjennomføre planlagte kutt i kommunikasjonsaktiviteter og kostnader for Effekt av foreslått tiltak utgjør kr i Strukturelle endringer: Ut i fra både faglige, beredskapsmessig og økonomiske hensyn anbefales det at det fremmes en sak for styret i Helse Midt-Norge RHF hvor det åpnes for å se på strukturelle endringer. Estimert årlig besparelse antas å ligge på 4-10 millioner kroner ifbm endring i stasjonsstruktur, samt 4-11 millioner kroner ifbm endring av båtstruktur. Totalt mellom 8-21 millioner kroner avhengig av hvilke tiltak som gjennomføres. Det antas dessverre ingen effekt i 2014 da det tar tid å gjennomføre nødvendige prosesser før endringer effektueres. Tiltaket vil dermed ikke ha effekt mht å redusere ambulanseforetakets økonomiske utfordringsbilde i 2014, men et påstartet arbeid vil kunne gi varig kostnadsreduksjon for sykehusforetakene etter overtagelse av ambulansedriften fra 1. januar Det kan være flere grunner til å organisere dette arbeidet som et regionalt prosjekt under ledelse av Helse Midt-Norge RHF, eventuelt som del av et arbeid med en samlet prehospital strategi. Organisatoriske endringer knyttet til ambulanseberedskapen: Ut i fra beredskapsmessige og økonomiske hensyn anbefales det at det utarbeides nærmere analyser av aktuelle tiltak med grundige vurdering av konsekvenser og antatte besparelser knyttet til organisatoriske endringer i ambulanseberedskapen. Estimert årlig besparelse antas å ligge på millioner kroner, avhengig av hvilke tiltak som gjennomføres. Det antas i beste fall en effekt i 2014 på 25 % for 4. kvartal hvilket utgjør 2,5-4 millioner kroner, da det tar tid å gjennomføre nødvendige prosesser med analyser, involvering av ansatte og sykehusforetak, og planlegging av nye turnusordninger. Tiltaket vil dermed ikke ha stor effekt mht å redusere ambulanseforetakets økonomiske utfordringsbilde i 2014, men et påstartet arbeid vil kunne gi varig kostnadsreduksjon for sykehusforetakene etter overtagelse av ambulansedriften fra 1. januar En totalvurdering og nærmere analyse av aktivitetsnivå og beredskapsbehov vil dog kunne avdekke behov for eventuelt kostnadsutløsende endringer, eksempelvis behov for innføring av døgnkasernering på stasjoner med stor aktivitet. Dette vil kunne redusere antatte besparelser. 19

20 Nasjonale og regionale prosjekter: Det anbefales at Helse Midt-Norge RHF stiller som prosjekteier for multimonitorprosjektet og dertil tar ansvar for kostnader knyttet til ressursetting av dette, samt sørger for å avklare kostnadsbehov og ansvar som ilegges sykehusforetakene. Videre ber AMN HF om at det tildes ytterligere investeringsmidler knyttet til fullfinansiering av multimonitor-prosjektet dersom estimert investeringsbudsjett fra 2013 ikke strekker til grunnet gap mellom dagens og forventet funksjonalitet og nasjonal kravspesifikasjon i HINASanskaffelsen. Det anbefales at Helse Midt-Norge RHF tar ansvar for innføringen av nytt nødnett i regionen, inkludert ressurssetting og kostnader, på lik linje med organiseringen av tilsvarende i de andre helseregionene. Det anbefales at Helse Midt-Norge RHF som prosjekteier dekker kostnader i forbindelse med overføringsprosjekt og prosess utover AMNs frigjøring av nødvendige personellressurser. Det anbefales at overføringsprosjektet også koordinerer arbeid med mottaksprosjektene, spesielt med tanke på kunnskapsoverføring, opplæring og forberedende aktiviteter for driftsåret Det forutsettes at Helse Midt-Norge og relevante sykehusforetak dekker prosjektkostnader og eventuelle andre relaterte kostnader i forbindelse med AMK-omleggingen og avklarer evventuelle samtidighetskonflikter for nøkkelpersonell. Det estimeres en besparelse for AMN i 2014 på 3,6 millioner kroner knyttet til nytt nødnett, samt en betydelig reduksjon i usikkerhet knyttet til eventuelt ytterligere kostnader i nevnte prosjekter. Fortsatt utfordringsbilde Som nevnt innledningsvis har Ambulanse Midt-Norge et betydelig utfordringsbilde for 2014 både knyttet til mengde oppgaver og store prosjekter som skal gjennomføres, samt økonomisk mht resultatkrav knyttet til mottatt økonomisk ramme. Kutt i stab og lederstillinger anbefales derfor ikke grunnet allerede lav tilgang til nødvendige personellressurser for å kunne opprettholde drift og gjennomføre pålagte oppgaver i Videre er det stor usikkerhet knyttet til hvorvidt organisasjonen evner å gjennomføre foreslåtte kostnadsreduserende tiltak, og hvorvidt tiltakene får effekt i 2014 mht de tidsaspekter som er realistiske mht effektuering av endringer. Totalt sett estimeres det en potensiell årlig besparelse på mellom millioner kroner knyttet til strukturendringer og organisatoriske endringer i ambulanseberedskapen. Grunnet tiden det tar å få effektuert aktuelle tiltak, vil man ikke oppnå en slik årlig effekt før tidligst i 2015, og muligens ikke før i bl.a. avhengig av bl.a. bindingstider i ulike kontrakter. Dette er dog kostnadsreduksjoner av varig art knyttet til drift av ambulansetjenesten. I tillegg vil man innen logistikkområdet kunne se omfattende potensiale for ytterligere varige kostnadsreduksjoner, men dette lar seg ikke tallfeste uten nærmere grunnlag og avklaringer. 20