AMBULANSE MIDT-NORGE HF Risikovurdering og tiltaksrapportering 1. tertial 2014

Transkript

1 AMBULANSE MIDT-NORGE HF Risikovurdering og tiltaksrapportering 1. tertial 2014 Risiko NummerTittel Oppgåve Er kravet opunderveisrapportering Resultatkrav Ambulanse Midt-Norge HF skal i 2014 gå i Resultatet for Q1 avviker med 6,8 mill kroner i forhold til budsjett. Dette skyldes i hovedsak økonomisk balanse eller med overskudd. Rapporteringsrekvens: Månedlig at vi i inngangen til 2014 hadde et udekket utfordringsbilde på 25 mill. Det er satt i gang tiltak estimert til 12 mill kroner, men effekten av igangsatte tiltak vil først vises i regnskapet på et senere tidspunkt. Resterende av utfordringsbildet er udekt p.t. En effekt knyttet til evt omorganisering av ressurser er ikke tallfestet. Dette er et tidkrevende arbeid pga dette arbeidet planlegges / gjennomføres sammen med HF-ene og i dialog med kommunene Resultatkrav Ambulanse Midt-Norge HF skal i 2014 sikre at årsresultat og investeringer samlet ligger på et nivå som styrker foretakets egenkapital, og som tilfredsstiller eiers krav til reduksjon av driftskreditt. Rapporteringsfrekvens: Tertialvis Slik utfordringsbildet ser ut pr Q1 vil ikke AMN være i stand til hverken å styrke egenkapitalen i 2014 eller å styrke likviditeten. Det jobbes imidlertid kontinuelig med tiltak. 4.1 Tilgjengelighet og brukerorientering Bidra til at det er etablert og implementert flere standardiserte pasientforløp i henhold til nasjonale retningslinjer for de ulike fagområder og ved bruk av regional metodikk. Kompetansebehov skal beskrives og en bedre oppgavedeling skal vurderes i dette arbeidet. St. Olavs tar en aktiv ledende rolle i utviklingen av regionale standardiserte pasientforløp, jf. oppdrag om regionale fagledernettverk gitt i brev fra HMN RHF Det er ikke etablert fagledernettverk. AMN er lite involvert i sykehusforetakenes samhandlingsarena med kommunene. AMN arbeider målrettet særlig i forhold til regionalt traumesystem og kardiologi for å styrke prehospitale forløp. Dialog med mange miljø i arbeid med nye felles retningslinjer for ambulansetjenesten, sendes på høring i juni Kvalitet og pasientsikkerhet Deltakelse i utforming og gjennomføring av regionalt program for kvalitet og pasientsikkerhet. Deltar etter behov (ved fagdirektør). Programmet er ikke vurdert nærmere på hvilke elementer det skal legges vekt på ifht prehospital del av forløp. Mangel på integrert dokumentasjon/journal er et hinder. 1 av 5

2 5.2 Kvalitet og pasientsikkerhet GTT resultater, meldinger til Kunnskapssenteret ( 3 3 meldinger), varsel til Helsetilsynet, NPE saker med medhold, komplikasjonsdata fra relevante kvalitetsregistre, resultater fra egne gjennomførte hendelsesanalyser, internrevisjoner og risikoanalyser benyttes for å identifisere pasientsikkerhetsmessige problemområder, samt for å identifisere tiltak som kan hindre gjentakelser av uønskede hendelser med alvorlig pasientskade. GTT vurderes som lite brukbart for ambulansetjenesten isolert meldinger rapporteres. NPE saker vil bli rapporterte. EQS tas i bruk april/mai Internrevisjon er ikke planlagt Hendelser brukes aktivt i kompetanseutvikling. Det vurdereres å være svak kultur for pasientsikkerhetsarbeid i ambulansetjenesten. 5.3 Kvalitet og pasientsikkerhet Pasientsikkerhet inngår som fast punkt på agendaen i styremøter og ledermøter på alle nivå. Kvalitet og pasientsikkerhet er gjennomført som fast punkt i styremøter. I foretaksledelsen og avdelingsmøter er det ikke innført som fast agendapunkt ennå, men det er ikke mange møter der det ikke er oppe saker av stor betydning for kvalitet på tjenesten og sikkerheten til pasientene. 5.4 Kvalitet og pasientsikkerhet Bidra til en samordnet utvikling av kvalitetsdokumentasjonssystemet (EQS), for å styrke muligheten for informasjonsutveksling og utviklingsarbeid på tvers i regionen. AMN har utviklet EQS med tilpasset struktur for melding av hendelser, idriftsettes april/mai EQS er portal til ekstern plattform for felles retningslinjer. Felles retningslinje-arbeid i sluttfase. Inklderende høring juni Våre dokumenter er åpne for alle foretak, og kan gjøres tilgjengelige for alle legevakter mv Kvalitet og pasientsikkerhet Det er lagt til rette for en enhetlig og kunnskapsbasert praksis for innføring av nye metoder i spesialisthelsetjenesten. Der det er naturlig skal dette skje i samarbeid med kommunene. 6.1 Personell, utdanning og kompetanse Gjennomføre analyser og utarbeide planer for rekruttering og videreutvikling av medarbeidere og ledere i tråd med behovene på kort og lang sikt. Særlig innsats må rettes mot behovet for spesialisert kompetanse, både individuelt og i team, for å sikre gode tjenestetilbud. Nye felles retningslinjer for hele regionen, også gjort tilgjengelige også for andre nasjonale fagmiljøer. Synliggjør kunnskapsgrunnlag. Ytterligere lang vei å gå i fht å tilfredsstille GRADE/AGREE. Neppe ressurser til å gjøre dette for prehospital tjeneste/ambulansetjeneste innen hvert sykehusforetak. Dette ivaretas fortløpende i avdelingene og følges opp spesifikt i dialogmøter mellom foretaksledelsen og avdelingene månedlig. I månedlig rapportering fra stasjoner og avdelinger oppgis vakanser og antall ansatte som fyller kompetansekravene innenfor nivå2 og paramedic. Vikarkoordinator jobber spesifikt med vikarutfordringen i Møre og Romsdal, og bistår de øvrige avdelingene med metodikk og erfaringer. 2 av 5

3 6.2 Personell, utdanning og kompetanse Redusere omfanget av midlertidige stillinger i helseforetaket. Det er gjort et stort oppryddingsarbeid i foretaket med å redusere permisjoner og midlertidige stillinger på alle nivå og i alle avdelinger. Permisjonsreglementet håndheves strengt. Det benyttes ikke midlertidige stillinger til annet enn vikariat ved sykefravær eller permisjoner. 6.3 Personell, utdanning og kompetanse Arbeidsprosesser knyttet til personalforvaltning skal standardiseres og effektiviseres. Rutiner og arbeidsprosesser for personalforvaltning er utarbeidet og framgår i personalhåndbok og lederhåndbok. HR-rådgivere og personalkonsulenter har god kompetanse på området og bistår ledere løpende. Opplæring av ledere er i hovedsak konsentrert rundt bemanningsplanlegging og ressursstyring, samt at det gis fortløpende individuell opplæring av ledere ut fra de utfordrinsområder de står i. Foretaket har mange ledere som ikke har hatt denne type lederansvar tidligere, og opplæringsbehovet i lovverk, rutiner og systemer er stort Informasjonsteknologi og digitale tjenester (ehelse) Informasjonsteknologi og digitale tjenester (ehelse) Ambulanse Midt-Norge HF skal bidra i å gjennomføre arbeidet på IKT-området som følger av vedtatt IKT-strategi (sak 82/12) og vedtatt handlingsplan (sak 53/13) Ambulanse Midt-Norge HF skal bidra i arbeidet med nytt PAS/EPJ i regionen, bl.a. med å avgi nødvendig personell. I AMN kjøres flere prosjekter med innføring av nye systemer i organisasjonen. Det er etablert og satt i drift mobil og brukervennlig arbeidsflate som legger til rette for ambulansepersonellets tilgang på oppdaterte faglige retningslinjer og referanser, registrering av virksomhetsdata for tjenesten og som støtter utvikling av kultur for kvalitativt god dokumentasjon. Det er initiert et arbeid med sikkert mobilt nett i ambulansene som forberedelse for å kunne ta i bruk systemer med pasientopplysninger. Ambulanse Midt-Norge HF bidrar med 2 personer i arbeidet med nytt PAS/EPJ i regionen. De er frikjøpt i en %-andel av sin stilling. 9.2 Utvikling av nødmeldetjenesten Ambulanse Midt-Norge HF skal bidra til videre utbygging av Nødnett i tråd med endringene i revidert styringsdokument for innføringsprosjektet, fastsatt av Helse- og omsorgsdepartementet 11. november Er fulgt opp med prosjektleder og områdeinstruktøropplæring, samt forberedelse for bruk av fagressurser på implementering Logistikk og økonomiløsning Logistikk og økonomiløsning Ambulanse Midt-Norge HF skal bruke konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) i anskaffelsesprosesser. Ambulanse Midt-Norge HF skal registrere avtaler i regional innkjøpsportal. AMN har ingen egen innkjøpsressurs og benytter seg derfor av innkjøpsressuser i RHFet eller andre HF ved behov. AMN har en prosess gående for å kvalitetssikre om alle avtaler AMN benytter i dag er registrert i den regional innkjøpsportal. 3 av 5

4 9.3.3 Logistikk og økonomiløsning Ambulanse Midt-Norge HF skal sørge for at innkjøp skjer i henhold til inngåtte avtaler. 9.4 Integrering av ambulansetjenesten Ambulanse Midt-Norge HF skal bidra med nødvendige ressurser og kompetanse i forprosjektet og overføringsprosjektet for å sikre en åpen og involverende prosess som ivaretar både ansatte og ledere og som bidrar til at prosjektene når definerte mål som vil fremgå av prosjektplanene. Ved innkjøp og investeringer benyttes inngåtte rammeavtaler. Avtalene er enten inngått av AMN, regionalt eller nasjonalt. Ambulanse Midt-Norge HF har bidratt tungt i det avsluttede forprosjektet. AMN er også representert i styringsgruppen for prosjektet og i alle delprosjekter. Dette er ett av AMN HF sine viktigste mål for Det er ressurskrevende å bidra i det omfang foretaket gjør nå, særlig med mange andre viktige oppgaver og betydelig arbeidspress for nøkkelmedarbeidere. Overføringsprosjektet blir ikke nedprioritert. 9.5 Innføring av ny multifunksjonsmonitor Ambulanse Midt-Norge HF skal bidra med nødvendige ressurser og kompetanse i prosjektet for innføring av ny multifunksjonsmonitor, slik at prosjektet når definerte mål som vil fremgå av prosjektplanen. Hemit er koordinerende prosjektleder og prosjektet skal gjennomføres i nært samarbeid med Ambulanse Midt-Norge HF og sykehusforetakene. Meget ressurskrevende prosjekt som pågår for fullt. Ekstremt krevende tidsplan på grunn av truende sammenbrudd i eksisterende system, og først i Norge. Fase 1 innebærer at alle ambulanser har utstyr i drift, og at grunnleggende integrasjon, kommunikasjon med sykehus, webserver (CorpulsWeb), analysefunksjon (CoeView2) samt lagring av EKG og strømmede data er ivaretatt. Målet kan nås ultimo juni 2014 dersom ikke uventede hindre møtes. AMN har avsatt prosjektleder implementering/medprosjektleder hovedprosjekt, IKT-sjef og logistikksjef tungt involvert, utdannet 18 instruktører/superbrukere, bruk av fagdag for alle ansatte, e-læring, og bidratt i alle faser av prosjektet, inkludert systemutforming og en omfattende ROS-analyse ifht informasjonssikkerhet. FP 4.1 Styringskrav og rammer 2014 Ambulanse Midt-Norge HF skal rapportere på tiltak knyttet til manglende måloppnåelse/avvik på økonomi etter den til enhver gjeldende mal. Rapporteringsfrekvens: Månedlig AMN har krav om å gå i balanse. Budsjettet for 2014 viser et udekket utfordringsbilde for 2014 var på 25 mill kroner. Det er igangsatt tiltak for 12 mill kroner. Disse tiltakene er beskrevet i den månedlige statusrapporten til RHFet. Det jobbes med å finne tiltak for å dekke resterende utfordring. En effekt knyttet til evt omorganisering av ressurser er ikke tallfestet pga dette er et tidkrevende arbeid og det er usikkerhet knyttet til effekten for Dette arbeidet må planlegges/gjennomføres sammen med HF-ene og i dialog med kommunene. FP 4.2 Styringskrav og rammer 2014 Ambulanse Midt-Norge HF skal rapportere ihht vedlegg 1 "Rapporteringskrav og årlig melding". FP 5 Endringer i vedtektene Ambulanse Midt-Norge HF skal oppdatere sine vedtekter og sende lovpålagt melding til Brønnøysundregistrene med kopi til Helse Midt-Norge RHF innen 1. april. Underveisrapportering 1. tertial er utført ihht vedlegg 1. Vedtektene er oppdatert og lovpålagt melding sendt til Brønnøysund Kopi er sendt RHF. 4 av 5

5 SP 10.1 Styringsparametre 2014 Antall hendelsesanalyser/årsaksanalyser utført ved alvorlige pasientskader. Mål: 5 analyser årlig Rapporteringsfrekvens: Årlig SP 10.2 Styringsparametre 2014 Andel ambulansestasjoner som rapporterer data til avviksregister. Mål: 100% Rapporteringsfrekvens: Tertialvis Ikke iverksatt. Vil bli fulgt opp. 5 av 5