AMBULANSE MIDT-NORGE HF Årsberetning 2013

Transkript

1 AMBULANSE MIDT-NORGE HF Årsberetning 2013

2 Omtale av virksomheten Ambulanse Midt-Norge HF ble stiftet 1. desember 2011 etter vedtak i Helse Midt-Norge RHF om å insource ambulansetjenesten fra private drivere til offentlig drift, med mål om bedre harmonisering av tjenesten og tettere integrering i spesialisthelsetjenesten. Ambulanse Midt-Norge HF har fra ansvar for drift av den del av de prehospitale tjenestene som omfatter ambulansebiler og båter. Ambulanse Midt-Norge HF har ansvaret for drift av 68 ambulansestasjoner, 120 ambulansebiler, 5 ambulansebåter og en pasienttransportbåt. Ambulansestasjonene er geografisk spredt over fylkene Sør-Trøndelag, Nord-Trøndelag og Møre og Romsdal. Administrasjonen av foretaket er lokalisert med hovedkontor på Stjørdal og avdelingskontorer i Ålesund, Trondheim og Steinkjer. Ambulanse Midt-Norge HF ble stiftet som et midlertidig foretak som skal ivareta etablering og drift av ambulansetjenesten i 2013 og Deretter blir tjenesten overført til regionens tre sykehusforetak fra januar Ambulanse Midt-Norge HF har som formål å yte god og likeverdig ambulansetjeneste til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, kjønn, bosted, økonomi og etnisk bakgrunn, samt legge til rette for forskning og undervisning og andre tjenester som står i naturlig sammenheng med dette. For mer informasjon om ambulanseforetaket, se Strategi og handlingsplan eller foretakets styreweb Bakgrunn Helse Midt-Norge RHF har ansvar for regionens prehospitale tjenester. Dette omfatter drift av de akuttmedisinske nødmeldesentralene (AMK), ambulansebiler, -båter, -fly og -helikoptre, samt forskning innen feltet og samarbeidsavtaler med kommunene om akuttmedisinske tjenester. Den regionale planen for drift av de prehospitale tjenestene, prehospital plan for Helse Midt-Norge, ble revidert etter en omfattende høringsrunde i Ved behandling av den nye planen ble det også vedtatt at Helse Midt-Norge skal overta driften av ambulansetjenesten fra , ved utløp av femårige anbudsavtaler i de områder hvor tjenesten ble drevet av private aktører. De viktigste målsetningene for vedtaket var ønsker om en tettere integrering av prehospitale tjenester i spesialisthelsetjenesten, samt økt grad av harmonisering og standardisering av tjenesten for å sikre likeverdig tilbud og behandling. Høy kvalitet og god tilgjengelighet i disse tjenestene er nødvendig for å kunne møte de utfordringer som er beskrevet i Strategi2020. For mer informasjon om vedtaket om overføring av ambulansetjenesten fra privat til offentlig drift, se / av 19

3 Prioriterte områder 2013 I tillegg til drift av virksomheten er følgende områder prioritert i 2013: 1. Etablering av virksomheten Det ble jobbet intensivt med etablering av virksomheten høsten 2012, og mye av arbeidet har pågått langt inn i Dette dreier seg om alt fra opplæring av ansatte og ledere, til gjennomgang av avtaleverk knyttet til overtagelse og kjøp av biler og utstyr, oppfølging av husleieavtaler og nybygg/påbygg av stasjoner, etablering og implementering av systemer og rutiner, etablering av fagstab, m.m. 2. Standardisering og harmonisering av tjenesten I tråd med styrevedtak og forutsetningene for opprettelsen av Ambulanse Midt-Norge HF er det jobbet med standardisering og harmonisering innen både fag, HR, økonomi og kommunikasjon, samt etablert felles strukturer knyttet til IKT og logistikk. De viktigste tiltakene har vært etablering og innføring av felles pakningsplan, igangsettelse av arbeid med felles faglige retningslinjer, utarbeidelse av kompetanseplan med felles kompetansekrav, etablering av felles IKT-plattform og virksomhetssystemer, fremforhandling av felles overenskomster med ansattes organisasjoner, samt utarbeidelse av en rekke felles rutiner og maler. 3. Videre organisering av AMK-sentraler og ambulansetjenesten Foruten om utarbeidelse av egen strategi og handlingsplan for foretaket knyttet til gjeldende lovverk, styrevedtak og styringsdokumenter, er det også jobbet intensivt med faglige vurderinger og innspill til videre organisering av AMK-sentralene i Midt-Norge, samt styresak og høringsrunde knyttet til overføringstidspunkt og avklaringer mht videre regional koordinering av ambulansetjenesten. 4. Deltagelse i regionale og nasjonale prosjekter og fora Representanter for Ambulanse Midt-Norge HF bidrar i en rekke nasjonale og regionale forum, utredninger og møtearenaer med relevans for fagområdet prehospital akuttmedisin. 3 av 19

4 Pasientrettede aktiviteter 2013 Tabellen under viser antall oppdrag for 2013 fordelt på hastegradene akutt, haster og vanlig. Totalt for Ambulanse Midt-Norge HF (AMN) har antall oppdrag økt med 9,2 % i forhold til fjorårets ambulansetjeneste Møre og Romsdal Nord-Trøndelag Sør-Trøndelag Midt-Norge Akutt Haster Vanlig Totalt Utviklingen er i tråd med tendensen over mange år, i regionen og nasjonalt. Faglig aktivitet Foruten drift av tjenesten, har følgende faglige områder vært prioritert i 2013 for å imøtekomme de krav som er satt til tjenesten gjennom lov og styrende dokumenter: etablering av fagstab tilsvarende det nivå som har vært forut for insourcing av tjenesten standardisering av utstyr og pakningsplan innføring av virksomhetsregistrering standardisering av lærlingeopptak og oppfølging etablering av medisinskfaglig støtte innføring av felles faglige retningslinjer for å sikre en standardisert og likeverdig pasientbehandling i regionen. 4 av 19

5 Etablering av fagstab Det er etablert en fagstab som har ansvaret for faglig utvikling og oppfølging av tjenesten. Staben er dimensjonert ut fra tilsvarende ressurser hos private aktører forut for insourcing av tjenesten. Fagstaben i foretaket er bygd opp som en matriseorganisasjon: Fagdirektør, logistikksjef, leder for opplæringskontoret, 1 fagrådgiver, samt frikjøpte prosjektressurser er lagt til foretaksledelsen. Videre er det per avdeling 1 fagrådgiver, 16 fagutviklere tilsvarende ca. 11 årsverk og 1 medisinsk ressurs tilsvarende 0,25 årsverk. Fagutviklerstillingene er etablert som kombinerte stillinger med % stilling som fagutvikler og tilhørende prosentvis stilling i operativt arbeid (100 % operativ i sommerperioden). Sentral fagstab var på plass ved årsskiftet 2012/2013, mens fagutviklerstaben er kommet på plass ila Det er vansker med rekruttering av legeressurser som medisinsk ressurs per avdeling kun 0,75 av 2 årsverk er dekket. Hensikten med matriseorganiseringen har vært å dimensjonere fagstaben ihht avdelingens behov på sikt når foretaket tilbakeføres sykehusforetakene, og samtidig etablere strukturer og samarbeid på tvers som sikrer en høy grad av regional samhandling og harmonisering av tjenesten. Da det i deler av organisasjonen har tatt tid å få på plass nødvendige fagressurser, har det også forsinket faglig arbeid noe spesielt knyttet til gjennomføring av fagdager for ansatte i Faglige kompetansetiltak Kompetanseplan For å kunne samkjøre faglig aktivitet og ha de samme krav til alle ansatte i AMN startet man tidlig arbeidet med å utarbeide en kompetanseplan som ble ferdigstilt våren Kompetanseplanen har som mål å beskrive faglig arbeid og utvikling, samt synliggjøre de krav som stilles til ambulansepersonellet, lærlinger og vikarer i Ambulanse- Midt Norge HF. Ambulanse Midt- Norge HF er et midlertidig foretak. Dette danner grunnlaget for at en valgte to tidshorisonter i forhold til målsetninger. Den første vil da beskrive mål fram mot og den andre fram mot 2018 ihht planperioden i gjeldende Prehospital plan. Videreutdanning paramedic, farmakologi og kjøreopplæring I prehospital plan for Helse Midt-Norge er det vedtatt at alle ambulanser innen 2018 skal være bemannet med en paramedic. Det er i dag et misforhold mellom den kompetanse som gis gjennom fagbrev, og de forventninger det er til ambulansepersonellet både i samfunnet fra pasienter og pårørende, men også innenfor helsevesenet. Som eksempel kan det nevnes at en lærling som får sitt fagbrev ikke kan føre en ambulanse eller gi pasienter medikamentell behandling. For å kunne gjøre dette trengs tilleggskompetanse som førerkort for lett lastebil C1, utrykningskurs 160, og opplæring i administrasjon og håndtering av medikamenter. For å bøte på denne manglende kompetansen har AMN valgt å tilby 35 plasser med delvis kompensasjon for paramedicutdanning i Man har ellers satt som et krav at de som ikke innehar farmakologi kompetanse tilbys dette på høyskolenivå. Dette gjøres for at ansatte skal inneha muligheten til å gi pasienter medikamentell behandling. Her var det ulik praksis i den enkelte avdeling ved overtagelse. Det er ca 150 ansatte i 2013 (og starten på 2014) som har tilegnet seg denne kompetansen og som dermed er kvalifisert på nivå 2. Det er også gjennomført kjøreopplæring for nyervervelse av utrykningsførerbeviset kode 160 for 63 elever i Deltakerne har i hovedsak vært egne ansatte, lærlinger og samarbeidende nødetater. Ambulanse Midt-Norges egne kjørelærere har også utarbeidet nytt felles undervisningsopplegg for nyervervelse og vedlikehold 5 av 19

6 av trafikale ferdigheter. Alle ansatte skal hvert femte år gjennomføre veiledningskjøring med instruktør for å opprettholde de kunnskaper og ferdigheter, den selvinnsikt og risikoforståelse, som er nødvendig for å føre ambulansen på en måte som trafikksikker, økonomisk og gir god framkommelighet. Fagdager 2013 Det har vært avholdt fagdager i alle tre avdelinger i løpet av 2013 for å sikre nødvendig faglig kompetansevedlikehold blant operativt personell. Ved avd.sør-trøndelag er det gjennomført 4 fagdager for ansatte i 2013, mens ved avd. Møre og Romsdal og avd. Nord-Trøndelag har det kun vært gjennomført 1 fagdag grunnet utfordringer med å få på plass fagstab tidsnok mht planlegging og gjennomføring. Gjennomføring av fagdagene har foregått på stasjonene. Faglig innhold er utviklet og kommunisert ut av fagutviklerne, samt at samarbeidspartnere som politi og brann har bidratt på deler av dagene. For å gjøre dette mest mulig effektivt og kostnadssparende er ansatte fra flere stasjoner samlet til fagdag, samt at fagdagene (hver på 4 timer) har vært kombinert med personalmøter. Tema på fagdagene i 2013 har vært: Operative funksjoner, dokumentasjon, i-gel som medisinskteknisk utstyr, brannvern, hurtigfrigjøring, prehospital fødsel, alvorlig syke barn, blødningskontroll, dødelig vold pågår og triage. Felles opptak av lærlinger AMN har til en hver tid over 80 lærlinger tilknyttet tjenesten. Det er etablert et felles opplæringskontor for hele AMN for å ha bedre kontroll på lærlingetilbudet og oppfølgingen av hver enkelt lærling. Hvis dette ikke ble etablert ville man måtte forholde seg til et opplæringskontor i hvert fylke med til dels ulik praksis. Kontoret har ansvar for å følge vedtekter og opplæringslov, samt å følge opp krav fra fylkeskommunene og koordinere fagutviklerressurser med lærlingeansvar. Det ble gjennomført felles lærlingeopptak for avd. Møre og Romsdal og avd. Sør-Trøndelag for ca 50 søkere i 2 puljer a 2 dagers fellessamling. Avd. Nord-Trøndelag hadde allerede planlagt annen type gjennomføring i 2013, men ønsker å ta del i ordningen fra Hensikten med fellesopptak og opptakssamling har vært å utarbeide et opplegg som sikrer en bredere evaluering av lærlinger enn bare intervju og fysisk test. Gjennom opptakssamlingen har man gjennomført en rekke praktiske øvelser som både viser faglige ferdigheter og samhandlingsevner. Målet har vært at man gjennom en grundigere opptaksvurdering sikrer seg de beste og mest egnede lærlingene. Samlingen har også vist seg å gi god gevinst i form av tettere dialog og samhandling mellom fagstab på tvers av avdelingene mht vurdering og videre oppfølging av lærlingene. Vikarkurs Det har også i 2013 vært behov for å kjøre vikarkurs for å sikre tilgang på kvalifiserte vikarer i tjenesten. Vikarkursene består av 6 dagers ambulanseoperativt kurs (AOP), 3 dagers PHTLS-kurs og 2-dagers AMLS-kurs. I tillegg kommer krav til hospitering i tjenesten. I 2013 har AMN arrangert 3 vikarkurs og utdannet 52 nye vikarer. Disse kursene har tidligere vært gjennomført av eksterne kursholdere gjennom anbud (2012). I 2013 har man benyttet egen fagstab til dette; totalt 0,6 årsverk fordelt på 4 fagutviklere per kursdag. Dette har ført til en halvering i kostnader på dette området. 6 av 19

7 Sertifisering I 2013 ble det sertifisert ca 150 nye vikarer og 40 lærlinger på nivå 1. Denne sertifiseringen innbefatter både en teoretisk og praktisk prøve. Sertifiseringen er utført av fagrådgivere og fagutviklere. Sertifisering nivå 2 har pågått fortløpende i den enkelte avdeling. For å samkjøre sertifisering nivå 2 var det nødvendig at avdelingene hadde samme utgangspunkt i forhold til kompetanse. Dette førte til at man i 2013 hadde både personell uten og med formell farmakologi kompetanse med nivå 2. I løpet av 2014 vil alle med nivå 2 ha farmakologi kompetanse fra høyskole. Faglige utviklings- og standardiseringsprosjekter Foruten ovenfornevnte tiltak, er følgende prosjekter er iverksatt innen Fag for å sikre en standardisert og harmonisert ambulansetjeneste som imøtekommer de krav som er til tjenesten både i lov og forskrift, og gjennom styringsdokumenter og styrevedtak. Virksomhetsregistrering AMN hadde ikke noe system for virksomhetsregistrering ved oppstart. Dette ble sett på som ytterst nødvendig å etablere, slik at man kunne rapportere tall for virksomheten. Det ble gjennomført pilottesting av to systemer; AMIS stasjonsmodul og Ambustat-modul i BliksundWeb. Valget falt etter en evaluering på Ambustat og det ble jobbet intensivt siste kvartal 2013 for å få dette implementert slik at det kunne tas i bruk fra Innføring av kvalitetssystem/eqs Kvalitetssystemet EQS er satt opp og etablert som teknisk plattform for avvikshåndtering og HMS-oppfølging. Det vil etter hvert også bli lenket til felles faglige retningslinjer. Struktur med kvalitetsråd og utvalg er etablert. Implementering og bruk av EQS ut i organisasjonen gjøres i Etablering av felles faglige retningslinjer For å kunne tilby den enkelte pasient lik undersøkelse og behandling, må man operere med de samme faglige retningslinjene og prosedyrer. Avd. Møre og Romsdal hadde retningslinjer som er beskrevet i MOM, mens Avd. Sør-Trøndelag og Avd. Nord- Trøndelag brukte retningslinjer fra Tiltaksbok. Man hadde to valg. Det er valgt å utarbeide nye felles retningslinjer da behovet for oppdatering av eksisterende prosedyrehåndbøker uansett ville blitt omfattende arbeid. Dette har vært et krevende arbeid som har pågått i store deler av 2013 og som er planlagt ferdigstilt og implementert i løpet av 3. kvartal Gjennom dette arbeidet er det også lagt til rette for større synliggjøring av evidensbasert grunnlag, samt enklere ajourhold via webbasert mobil tilgang i ambulansene fremfor trykksaker. Forberede innføring av ny multifunksjonsmonitor Det er gjennomført anbudsrunde på ny multimonitor/defibrillator (maskin-/programvare for overvåking av pasientdata) i HINAS-regi høsten Det er ved årsskiftet tegnet kontrakt med Alere AS. Et innføringsprosjekt er under etablering og innebærer tett samarbeid mellom leverandør, ambulanseforetaket, Helse Midt-Norge IT (Hemit) og sykehusforetakene. AMN vil ta ansvar for innføring av nye enheter i bilene og opplæring av ambulansepersonellet, mens Hemit 7 av 19

8 og HMN RHF vil lede og ta ansvar for integrasjon og IKT-utvikling knyttet mot sykehusforetakene. Forberede innføring av nytt nødnett Innføring av nytt nødnett skal starte i Midt Norge Q3/14. Dette er en stor og økonomisk krevende oppgave. Dette er et nasjonalt prosjekt hvor aktiviteter og tidsplan er besluttet sentralt. AMN har i 2013 etablert et foreløpig prosjekt, med prosjektleder i deltid bl.a. for å avklare hva som kreves av instruktører og opplæring av ansatte, samt hva som kreves av teknisk implementering og logistikkforberedelser i AMN HF i forbindelse med innføringen. Etablering av stabsvakt Det er innført stabsvaktordning, også kalt jourhavende/0,9 funksjon, ved hver avdeling, Dette for å sikre avlasting av avdelingssjef i form av en rulleringsordning, samt tydeliggjøre hvilken rolle man inntar ved hendelser hvor det er behov for administrativ ledelse og støtte knyttet til det operative arbeidet. Videre er det jobbet med innlemming av avdelingene i sykehusforetakenes HelseCim-system for varsling og informasjonshåndtering knyttet til hendelser, og påbegynt dialog om rolle og avklaring knyttet til beredskap og deltagelse i taktisk og strategisk stab. Felles standardisert pakningsplan En grunnpilar i arbeidet med å samkjøre en tjeneste som hadde sine forskjeller, ble å etablere felles pakningsplan. Det innebar at man skulle finne det samme utstyret, på de samme plassene, i alle ambulanser innenfor AMN sitt område. Først da, når man hadde samme utgangspunkt, var det mulig å starte arbeidet med og samkjøre tjenesten faglig. Målet med arbeidet har også vært å oppnå stordriftsfordeler knyttet til opplæring, innkjøp og lager, samt bedre arbeidsflyt og pasientsikkerhet. Avtale om legemiddelforsyning Før offentlig overtagelse av tjenesten var det svært ulik praksis for supplering av medikamenter i tjenesten. Det var mange små lokale lager rundt om på de enkelte stasjonene. Det førte til en unødig høy kostnad blant annet fordi medikamenter måtte kasseres på grunn av utgått dato. Det er i 2013 startet et samarbeid med sykehusapotekene for å få et likt system for hele AMN. Ressursutnyttelse Ambulanse Midt-Norge og Høgskolen i Molde gjennomførte i november et dialogmøte om et potensielt framtidig samarbeid om prehospital pasientlogistikk. Høgskolen var svært interessert i arbeidet og ønsker å se nærmere på om dette samarbeidet kan realiseres. Aktuelle temaer innen prehospital pasientlogistikk er optimalisert pasientflyt, ruteplanlegging, personell allokering og stasjonsstruktur. Deltagelse i regionale og nasjonale prosjekter Representanter for Ambulanse Midt-Norge HF bidrar i en rekke nasjonale og regionale forum, utredninger og møtearenaer med relevans for fagområdet prehospital akuttmedisin. Blant de viktigste nevnes: Utvikling av regional IKT-strategi. Faglig utredning av framtidig AMK-struktur 8 av 19

9 Nasjonal utredning av felles retningslinjer for situasjoner/oppdrag der «dødelig vold pågår». Deltakelse i det regjeringsoppnevnte Akuttutvalget fra oktober Deltakelse i slike prosjekter og utredninger vurderes nøye. De som er prioritert bedømmes å være viktige og sentrale i utvikling av det prehospitale fagområdet generelt og/eller bidra til at den prehospitale delen av pasientforløpene får sin selvsagte plass i framtidige dokumentasjonssystemer samt styrke pasientsikkerheten og ansattes trygghet i denne delen av spesialisthelsetjenesten. Leieavtaler, utbedringer og standardisering av stasjonsbygg I forbindelse med insourcing av ambulansetjenesten har det vært behov for å gjøre et omfattende arbeid knyttet til leieavtaler på stasjonsbygg i Helse Midt-Norge RHF satte ned en prosjektgruppe som jobbet med kartlegging av eksisterende leieavtaler mellom sykehusforetakene/private drivere og kommuner/private utleiere, samt befaringer og kartlegging av tilstand på bygg opp mot krav til funksjonalitet, beredskap og standard. Det ble gjennomført juridiske utredninger knyttet til leieavtaler hvorav noen er overtatt direkte, mens andre er lyst ut på nytt gjennom anbudsrunde. Det er tatt utgangspunkt i prehospital plan for Helse Midt-Norge og vedtak om at antall stasjoner og den nåværende struktur skal videreføres ved overtagelsen Det er derfor inngått leieavtaler på stasjonsbygg lokalisert omtrent på samme sted som tidligere og i mange tilfeller i samme bygg. Ved flere av byggene hvor det er kjørt anbudskonkurranse er det inngått avtaler om leie forutsatt at byggene oppgraderes eller bygges om for å imøtekomme de krav som er satt. Arbeidet med leieavtaler med dertil flere byggeprosjekter har vært krevende både i forhold til juridiske avklaringer, tilgang til entreprenører og leverandører, temperaturavhengig byggearbeid, samt behov for en rekke avklaringer med kommuner om både reguleringsplaner, byggesaker, m.m. Status på avtaler og byggeprosjekt per er som følger: Nord-Trøndelag består av 16 ambulansestasjoner samt avdelingskontor i Steinkjer og områdekontor i Namsos. Det er tatt i bruk 3 nye stasjonsbygg, og flere er betydelig oppgradert. Tre mindre prosjekter (påbygg) er satt på vent av økonomiske årsaker. Sør-Trøndelag består av 19 ambulansestasjoner samt avdelingskontor lokalisert på St. Olavs Hospital. Det er sluttført 6 nybygg i 2013, og ytterligere 3 er under planlegging. Ett vil bli ferdigstilt i 2014, de to siste i 2015/2016. I tillegg er flere stasjoner betydelig oppgradert ihht kravspesifikasjon i anbudsrunden. Møre og Romsdal består av 34 ambulansestasjoner, hvorav 4 også betjener ambulansepersonell på ambulansebåter. Det er sluttført 9 nybygg i 2013, og ytterligere 4 er betydelig oppgradert ihht kravspesifikasjon i anbudsrunden. Ved de fleste stasjoner er det gjort mindre tilpasninger. Det gjenstår ett prosjekt som ferdigstilles mars De sykehusbaserte stasjonene i Møre og Romsdal (Kristiansund, Molde, Ålesund og Volda) og Sør- Trøndelag (Orkdal og Trondheim/St.Olavs) har ikke vært hensyntatt i prosjektarbeidet knyttet til overtagelse av stasjonsbygg forut for opprettelsen av Ambulanse Midt-Norge HF. Disse stasjonene 9 av 19

10 har derfor ikke vært gjenstand for oppgradering eller tilpasninger ihht den kravspesifikasjonen som er satt for ambulansestasjoner i Midt-Norge gjennom anbudsrunder og leieavtaler med private aktører og kommuner. Etter overtagelsen av driften ved disse stasjonene per 1. januar 2013 er det avdekket behov for oppgraderinger, samt rapporteringer som viser at dette har vært en utfordring ved flere av stasjonene i lengre tid. Ambulanse Midt-Norge HF leier lokalene av sykehusforetakene, og har derfor gått i dialog med foretakene om behovet for oppgradering: Den sykehusbaserte stasjonen ved St.Olavs Hospital i Trondheim er oppgradert ila 2013 for å imøtekomme krav til arbeidsforhold. Investeringene til dette er gjort av sykehusforetaket som er huseier. Behovet for oppgradering eller nybygg ved sykehusstasjonen på Orkdal er tatt opp, men St.Olavs Hospital HF har ikke prioritert utbedringer ved denne stasjonen i sine budsjetter for 2013 og Ved de fire sykehusbaserte stasjonene i Møre og Romsdal har det vært en pågående dialog mellom Ambulanse Midt-Norge HF og Helse Møre og Romsdal HF siden overtagelsen knyttet til avklaring av behov og muligheter. Helse Møre og Romsdal HF har ikke funnet rom for investeringer til nybygg eller oppgradering av nåværende fasiliteter i Det er også avklart at det ikke er aktuelt for private utbyggere å investere i bygningsmasse på sykehusforetakets eiendom. Videre er det gjennomført dialogmøter med berørte kommuner for å undersøke mulighetene for å leie stasjonsfasiliteter andre steder, samt utført interne analyse som viser behov og beredskapshensyn. Helse Møre og Romsdal HF har bedt om at det gjennomføres en ROS-analyse ila februar 2014 før man går videre med beslutning om å evt flytte de sykehusnære stasjonene bort fra sykehusområdene. Innkjøpsavtaler inventar og utstyr Det ble inngått rammeavtaler på møbler og inventar etter at inventarbudsjettet ble lagt. Dette har medført store utfordringer med å utstyre stasjonene innenfor budsjett. Innkjøp og administrering av bilpark og utstyr I tråd med styrevedtak er det foretatt en standardisering av bilpark med tilhørende utstyr. Arbeidet med overtakelse av anleggsmidler fra tidligere drivere ble ferdigstilt i 2013, med virkning fra overtok AMN 58 ambulanser samt noe utstyr og inventar. Bilpark og ambulansebåter Anbudsperioden for to av ambulansebåtene gikk ut i Etter å ha gjennomført anbudsrunder ble det inngått nye avtaler i Totalt har AMN 5 ambulansebåter og 1 pasienttransportbåt. AMN har en bilpark bestående av 144 biler pr Ambulanse Midt-Norge har i løpet av 2013 tilbakelagt en distanse på km, noe som utgjør 133 ganger rundt ekvator. Innkjøp av nye biler. Ambulanse Midt-Norge fikk overlevert 4 stk Mercedes sprinter tobårebil i starten av Tobårebilene har gjennom sin økte transportkapasitet bidratt til effektivisering av pasienttransporten i Midt-Norge, spesielt i de nordlige fylkene. 10 av 19

11 Kjøretøyadministrasjon Det er i 2013 innført logistikk-/støttesystem for drift og vedlikehold av bilparken. Forvaltning av en stor og kostbar bilpark krever god oversikt og en systematisk kontroll for å ivareta at bilene er trafikksikre, har minimalt med ikke planlagt driftsavbrudd og har gjennomgått nødvendige EUkontroller og servicer. Systematiske feil på enkelte bilmodeller blir mer synlig og sikrer god dokumentasjon. Det vil videre bli innført elektroniske sjekklister for å sikre daglige kontrollrutiner ila første kvartal Medisinskteknisk utstyr (MTU) Mobimed Mobimed anvendes i ambulansetjenesten til taking, og sending av 12-kanal EKG og kontinuerlig overvåking av vitale parametere (puls, noninvasivt blodtrykk, hjertekardiogram og oksygenmetning i blod). Det har i 2013 vært store utfordringer med systemet da leverandørene ikke lenger supplerer AMN med reservedeler. Oppkjøp av utrangerte apparat fra andre helse foretak har vært en nødløsning for å skaffe kritiske reservedeler for å kunne holdet systemet operativt. Mondial MonoblocAmbulanse Midt-Norge anskaffet i 2012 rundt 65 nye bårer av typen Mondial Monobloc. Bårene ga i 2013 noen utfordringer som ikke var forutsett. I felleskap med AMNs leverandører har ambulanseforetaket jobbet for å løse problemene. Leverandørene har gjennomført servicer, utplassert reservebårer og gjennomført en rekke servicekurs for ambulansepersonell for å øke kunnskapen om produktet og for å hindre at nye fremtidige feil oppstår. Transmobil Transmobil er flåtestyringsverktøyet som benyttes for sikker utveksling av informasjon, sanntidsposisjon og data mellom AMK sentralene og ambulansene i Midt-Norge. Systemet var i deler av 2013 svært ustabilt. Ambulanse Midt-Norge og Hemit brukte store ressurser for å holde systemet operativt. Etter lang tids feilsøking ble problemet funnet i et stort antall harddisker fra en underleverandør av Locus. Alle berørte ambulanser ble innkalt for å skifte harddisk, noe som løste problemet. Lager og lagersystem I desember 2013 ble det innført fire lager i Midt-Norge med sentralisert innkjøp av bekledning, forbruksutstyr, reservedeler, o.l. Hensikten er å optimalisere lagerholdet for de varene som står for den største kapitalbindingen, redusere unødig fraktkostnad (mange forsendelser) og bedre leveringssikkerheten. IKT Det jobbes med store faglige prosjekter som krever IKT-støtte og utvikling av infrastruktur. IKTprosjektene er nødvendige både for å muliggjøre det faglige arbeidet med virksomhetsdokumentasjon og logistikksystemer, samt muliggjøre en integrering mot sykehusene ved hjelp av infrastruktur for sikker kommunikasjon. 11 av 19

12 Hovedmålet inne IKT er å etablere en IKT-plattform som sikrer informasjonsflyt både internt i foretaket og mot samarbeidende enheter i pasientforløpene. Etablering av IKT-infrastruktur, verktøy og systemer Ved etableringen av virksomheten og i 2013 er det jobbet mye med å få på plass IKT-infrastruktur, utstyr, programvare og brukertilganger til systemer. I samarbeid med Helse Midt-Norge IT (Hemit) er følgende aktiviteter utført: Sluttføring av planlagte oppgradering av IKT-infrastruktur på ambulansestasjoner for å imøtekomme krav som er satt. Etablering av datasamband for resterende lokasjoner i Ambulanse Midt-Norge HF inn mot Helse Midt-Norges nett. Sambandene er i de fleste tilfeller levert som fibersamband. For stasjoner som er i midlertidige bygg er det valgt en enklere sambandsløsning. Det er også innført trådløst nett og gjestenett på alle stasjoner. Innkjøp og utplassering av datamaskiner, skrivere og IP telefoner til alle lokasjoner. Påbegynt i 2012, ferdigstilt i Ambulanse Midt-Norge HF var ett av tre foretak som deltok i pilot på uttesting av den nye klientplattformen Puls i Helse Midt-Norge. Dette har vært tidvis krevende og medførte en del utfordringer i starten, spesielt med tilganger til datasystem og administrasjon av brukere. Det ble gjennomført opplæring av stab på avdelingene i bestilling av tilganger og IKT-utstyr. Det ble utarbeidet og iverksatt rutiner for administrativt personell som ivaretar disse funksjonene. Programvaren Lync er installert på alle PCer slik at ledelse og stab kan ha elektroniske møter (telefon/video) og dele dokumenter. Dette gir nye muligheter for samarbeid og opplæring via skjerm, noe som betyr mindre behov for fysiske møter og reising. Dette ønskes videreutviklet mtp opplæring og større møter, og det planlegges derfor testing og innkjøp av video-/av-utstyr i Drift av IKT-tjenester PCer, mobiltelefoner og annen maskin- og programvare med dertil tjenester er regulert i egne avtaler med Hemit og underleverandører. Tjenesteavtalen ble inngått i 2012 og fornyet i Det er i dag stabil drift av administrative IKT-systemer, og det jobbes kontinuerlig med å gi konstruktiv tilbakemelding på løsningene med fokus på brukervennlighet. Brukerne får hjelp via Hemit Kundeservice ved behov, og i tillegg bistand og hjelp fra IKT bestillerne i AMN. Det jobbes med å følge opp og videreutvikle tjenesteavtaler med HEMIT på drift, vedlikehold, utvikling og brukerstøtte. I tillegg er det jobbet intensivt med oppdatering og vedlikehold av eksisterende fagsystemer i ambulansene: Oppdateringer og vedlikehold av Transmobile enheter - maskin-/programvare med kartsystem og informasjon fra AMK om oppdrag. Drift og vedlikehold av Mobimed overvåkning av pasientdata. Store utfordringer med utstyret fordi det ikke fungerer tilfredsstillende og mangler reservedeler. Blir byttet ut med multifunksjonsmonitor i Utviklingsprosjekter IKT Det er behov for et omfattende IKT-løft når det gjelder infrastruktur og systemer i ambulansene for å sikre at nødvendige systemer er tilgjengelig og at pasientsikkerheten blir ivaretatt. 12 av 19

13 Programvare/fagsystemer Følgende programvare er teknisk implementert ila 2013, men det gjenstår omfattende arbeid i 2014 knyttet til utvikling av innhold, utarbeidelse og tilpasning av rapporter, utarbeidelse av opplæringsmateriell og gjennomføring av opplæring, implementering av supportfunksjoner, m.m., før systemene er i full produksjon og kan tas i bruk av de ansatte: Programvare for virksomhetsdokumentasjon og rapportering (Ambustat) Programvare for elektronisk oppslag i faglige retningslinjer (Tiltaksbok) System for sjekkliste kjøretøy og pakningsplaner (logistikk) Kjøretøyadministrasjon (logistikk) Lagersystem for utstyr (logistikk) Kvalitetssystem med avviksmodul (EQS) Infrastruktur i ambulansene For å tilgjengeliggjøre ovenfornevnte systemer på best mulig måte i ambulansene mht mobilitet, brukervennlighet og sikkerhet, har man innført bruk av nettbrett. Nettbrett gir en digital arbeidsflate i ambulansene hvor ansatte elektronisk via nettbrett registrerer data for hvert ambulanseoppdrag som utføres, og som gir mobil tilgang til en rekke oppslagsverk. På sikt vil nettbrettene også kunne fungere som klient for ytterligere kommunikasjon mellom ambulanser og sykehusene eksempelvis foto/videooverføring og innføring av elektronisk pasientjournal. I forbindelse med dette er det påbegynt en utredning av infrastruktur i ambulansene (mobilt sikkert nett) et sikkert trådløst nett i og rundt ambulansen for bruk av nettbrett/pc/mtu/ip-telefoni og Video. IKT-strategi og handlingsplan Det ble i 2013 vedtatt en IKT-handlingsplan for hele Helse Midt-Norge. En av de første aktivitetene var å se på organiseringen av IKT funksjonen i RHFet og HFene, og ny organisering ble vedtatt. Det er også startet et regionalt arbeid med elektronisk journal hvor Ambulanse Midt-Norge deltar. Kommunikasjonstiltak i 2013 Hovedfokus i kommunikasjonsarbeidet i 2013 har vært knyttet til informasjon og opplæring av ansatte i forbindelse med etablering av foretaket og overtagelse av ambulansedriften fra 1. januar, samt periodevis betydelig mediedekning med dertil pressearbeid. Opplæring kommunikasjonsområdet Det ble gjennomført introduksjonskurs for alle ansatte i løpet av januar 2014 med heldagssamlinger per avdeling hvor ansatte blant annet fikk en innføring i kommunikasjonsflater og kommunikasjonstilnærming, samt IKT-utstyr og rutiner, rutiner og systemer innenfor fag, HR, personal- og økonomiområdet, samt generell velkomst og introduksjon til foretaket. Videre er det gitt opplæring rettet mot ledelse og stab både på foretaks- og avdelingsnivå, og da spesielt mot ledere og stabsansatte med ansvar for mediehåndtering og innholdsproduksjon på foretakets kommunikasjonsflater. Det er også gjennomført opplæring av administrasjonskonsulentene med det formål å bistå i videreutvikling av kommunikasjonsflater, maler og rutiner knyttet til kommunikasjonsområdet. I løpet av høsten 2013 er det gjennomført kommunikasjonsopplæring i forbindelse med opptak av nye lærlinger per avdeling, og da med spesiell vekt på etikk og regelverk. Mediehåndtering Det har periodevis vært stor medieinteresse knyttet til foretaket med dertil behov for 13 av 19

14 pressehåndtering. Spesielt i forbindelse med overtagelsen 1. januar, nybygg av ambulansestasjoner, den økonomiske situasjonen i foretaket, bemanningsutfordringer, tilsynssaker, store hendelser som brann, styresak om AMK-endringer, faktareportasjer om virksomhetstall og faglige utviklingsprosjekter, og ulykker hvor ambulansebiler har vært involvert. Som et ledd i dette er det også jobbet med bevisstgjøring av roller og rådgivning mot ledere mht medieuttalelser, retningslinjer og varslingsrutiner, samt rutiner for medieovervåkning og utarbeidelse av pressemeldinger. Sistnevnte område er så vidt påbegynt og det er behov for ytterligere fokus på dette med roller, retningslinjer og rutiner i 2014, samt etter overgangen til sykehusforetakene i Kommunikasjonsrådgivning og lederstøtte Foruten kommunikasjonsrådgivning knyttet til mediehåndtering, har det også vært behov for rådgivning og bistand knyttet til håndtering av enkeltsaker når det gjelder ansattes bruk av sosiale medier, utarbeidelse av styresaker, årsberetning og presentasjoner, utarbeidelse av spørreundersøkelser rettet mot alle ansatte og rapporter, samt betydelig bistand knyttet til prosess og utforming av strategi og handlingsplan for foretaket. Deltagelse i TV-serie Ambulansetjenesten har i likhet med en rekke andre helseinstitusjoner i Norges land deltatt i produksjonen av dokumentarserien På liv og død på TVNorge som skildrer pasienthistorier og ansattes hverdag i helse-norge i løpet av ett døgn, 1. oktober Et omfattende arbeid ligger bak mht utarbeidelse av avtaleverk og juridiske avklaringer, innhenting og arkivering av samtykkeskjemaer fra ansatte, pasienter og pårørende, samt kvalitetssikring av ferdigprodusert materiale og bistand ifbm markedsføring av serien. Fra Ambulanse Midt-Norge HF bidro ansatte ved Levanger ambulansestasjon. Ønske om filming fra andre deler av tjenesten ble avvist av hensyn til arbeidsmengde og tidspress i forberedelser til produksjon av serien. Serien ble vist i 6 episoder januar 2014 og har fått svært positive tilbakemeldinger fra både helsepersonell, kommunikasjons- og medieaktører, og folk flest. Dette antas å være den største og mest faktaorienterte serien fra norsk helsevesen den senere tid, og dertil et meget positivt bidrag mht omdømmebygging og rekruttering. Sikre intern informasjonsdeling og informasjonsflyt Administrasjonskonsulentene har i samarbeid med kommunikasjonssjef og IKT-sjef jobbet med innholdsproduksjon og videreutvikling av foretakets kommunikasjonsflater (nettside, intranett og Facebookside), maler og rutiner knyttet til bestilling av identitetskort, uniformsmerker o.l., strukturer og rutiner for deling av møtereferater og intern informasjon, oppfølging av elektroniske henvendelser, samt informasjon og opplæringsmateriell knyttet til en rekke pågående aktiviteter og prosjekter. Rutiner for informasjonshåndtering i eksisterende systemer er godt etablert, men det gjenstår arbeid knyttet til opplæring, bevisstgjøring og utvikling av felles kultur både hos ledelse, stab og den enkelte ansatte. Det mangler fortsatt IKT-system og tilgang som sikrer god informasjonsflyt rettet mot den enkelte ansatte, samt rutiner og support knyttet til dette. Behovet for webmailløsning og andre tiltak for å sikre ansatte tilgang til informasjon utenom PULS-PCer er påpekt i dialog med Hemit. Forskning og utvikling Ambulanse Midt-Norge HF har ikke hatt forsknings- og utviklingsaktivitet i oppstartsåret. 14 av 19

15 Ytre miljø Ambulanse Midt-Norge HF forurenser ikke det ytre miljø i større grad en andre tilsvarende virksomheter. Vanlig avfall blir tatt hånd om av den kommunale renovasjonstjenesten. Ambulanse Midt-Norge HF har høy bevissthet rundt den miljøbelastningen reiser til og fra møter kan medføre, og benytter når det er mulig i størst mulig grad telefon- og videomøter. Miljømessige krav i forbindelse med innkjøp ivaretas ved inngåelse av rammeavtaler enten via HINAS, Helse Midt-Norge RHF eller i egen regi. Miljøsertifisering ihht ISO er utsatt til ambulansetjenesten overføres til sykehusforetakene i Personell og arbeidsmiljø Bemanning Antall ansatte i Ambulanse Midt-Norge HF har i 2013 gjennomsnittlig vært 985 ansatte. Antallet har økt gradvis gjennom hele året i hovedsak pga. underbemanning ved oppstart av foretaket Pr var det 42 ansatte. Antall årsverk i Ambulanse Midt-Norge HF har i 2013 gjennomsnittlig vært 807 årsverk. Årsverk har også økt gjennom året pga. gradvis økning av sykefravær da langtidssykemeldte øker i løpet av første driftsår. Det har også vært økninger pga. ubesatte stillinger har kommet på plass i løpet av året, og overgang fra innleie fra vikarbyrå til ansatte. For desember 2013 var brutto månedsverk utbetalt 849. Ved foretaksledelsen i Ambulanse Midt-Norge HF er det til sammen 12 ansatte, av disse er 8 ledere og 4 rådgivere. Pr var det 42 ansatte og det var utført 5,4 årsverk. Lederutvikling 2013 har i høy grad vært preget av etableringsaktiviteter og ledelse på alle nivå har hatt behov for opplæring i system, rutiner og lovverk knyttet til å jobbe i Helse Midt-Norge. Det har vært stort fokus på informasjonsformidling og opplæring av ledere og stab, med hovedfokus på kunnskapspåfyll. Opplæring har foregått ved fysiske felles kurs, stasjonsledersamlinger lokalt og utbredt bruk av Lyncmøter med informasjon og erfaringsutveksling. Det er gjennomført en felles ledersamling for hele foretaket. Det har ikke vært rom tidsmessig eller ressursmessig til å prioritere å gjennomføre et helhetlig lederprogram. Ledere i Ambulanse Midt-Norge HF er i stor grad operative og det har vært viktig å balansere hvor mye tid de kan være ute av tjenesten opp mot behovet for kunnskapspåfyll og lederutvikling. Ambulanse Midt-Norge HF bruker alle kommunikasjonskanaler aktivt, og også for ledere legges det opp til stor grad av informasjonsdeling på Intranett og ulike oppslagsverk som f.eks. personalhåndbok, kompetanseplan, veiledere o.l. Det er påstartet et arbeid med utvikling av lederhåndbok på samme lest som personalhåndbok. 15 av 19

16 Arbeidsmiljø Ambulanse Midt-Norge HF jobber målrettet og systematisk med HMS for å skape et godt og helsefremmende arbeidsmiljø. Vi har en klar visjon om null ulykker, skader eller tap og har stort fokus på å unngå ulykker og arbeidsrelatert fravær og sykdom blant våre ansatte. Som en del av etableringen av foretaket ble det fastsatt nye verneområder og valgt verneombud knyttet til disse. Organisasjonene pekte ut hovedverneombud og AMU ble opprettet. Det er lagt et tredelt løp for HMS-opplæring for alle verneombud og ledere, hvor første kull gjennomførte opplæring høsten 2013, mens øvrige er påmeldt hhv vår og høst I løpet av 2013 har det vært noen tilfeller med ambulanser involvert i trafikkulykker, som har medført skader på bil. Blant personell involvert i uhellene er det ett tilfelle med ribbeinsbrudd og kort tids fravær fra jobb. For øvrig ingen personskader i foretaket i Det har i 2013 vært høy bruk av overtid pga. lav grunnbemanning og liten tilgang på kvalifiserte vikarer. Tiden det tar å kvalifisere tilstrekkelig personell den største utfordringen ift. å sikre overholdelse av arbeidstidsbestemmelser og redusere overtidsbruk. Langtidsplanlegging av arbeidstid er et av de største tiltakene for å sikre en bemanning som er i tråd med lov- og avtaleverk når det gjelder overholdelse av arbeidstidsordninger. Ledere følger til enhver tid opp at arbeidstidsreglement overholdes i arbeidsplaner og ved innhenting til ekstravakter. Prosess for oppfølging av overtidstimer, inngåelse av individuelle avtaler og evt. søknader til Arbeidstilsyn er drøftet og protokollført i Samarbeidsutvalget. Det er tett dialog med tillitsvalgte og vernetjeneste både lokalt og på overordnet nivå. Gjennomsnittlig sykefravær for 2013 er i Ambulanse Midt-Norge HF 4,9 %. Dette er et kunstig lavt sykefravær pga. gradvis overtakelse av langtidssykemeldte. Ved utgangen av 2013 var sykefraværet på 8 %. Dette er tilnærmet samme nivå som i Helse Midt-Norge samlet. Gjennomsnittlig sykefravær i Ambulanse Midt-Norge HF var ca. 3,5 % for menn, mens det for kvinner var ca. 7 %. Det jobbes aktivt med reduksjon av sykefravær, og spesielt fokuseres det på utfordringsbildet med gravide i tjenesten, hvor det har vært praksis med tidlig sykmelding pga. arbeidets art. Dette arbeidet er Bedriftshelsetjenesten også trukket inn i. Det legges vekt på viktigheten av lederrollen for å videreutvikle og ivareta et godt arbeidsmiljø, samt redusere sykefraværet. Det var ikke sykefravær, skader eller ulykker i oppstartsåret Styret og administrerende direktør mener arbeidsmiljøet i foretaket er tilfredsstillende, men vurderer løpende behovet for iverksettelse av tiltak for forbedring. 16 av 19

17 Likestilling i styret og ledelsen Ambulanse Midt-Norge har som mål å praktisere likestilling mellom kjønn, alder, kulturell bakgrunn og faglig profesjon. Hos øverste ledelse anses kjønnsfordelingen å være god. På mellomledernivå er det svært liten kvinneandel, av 9 ledere (avdelingssjefer og områdeledere) er kun 1 kvinne. Dette har i hovedsak bakgrunn i stillinger som ble overdratt fra tidligere drivere/eiere. Av alle ansatte er 43 % kvinner og 57 % menn. Det er ingen forskjeller på lønnsnivå eller arbeidstidsordninger for kvinner og menn. Mobbing Ambulanse Midt-Norge HF følger regionale retningslinjer i Helse Midt-Norge for håndtering av mobbing/trakassering. Dette er i første omgang gjort kjent via personalhåndboken. Det er ikke mottatt varsler om tilfeller av mobbing/trakassering i foretaket i Diskriminering Ved alle utlysninger i Ambulanse Midt-Norge HF benyttes Helse Midt-Norges mal på tekst som skal benyttes ved annonsering av ledige stillinger i hele Helse Midt-Norge. Denne stiller krav til alle som rekrutterer å ha fokus på at bemanningen i størst mulig grad skal gjenspeile mangfoldet i befolkningen. Redegjørelse for foretakets framtidsutsikter Ambulanse Midt-Norge HF er opprettet som et midlertidig foretak som skal ivareta etablering og drift av ambulansetjenesten i 2013 og Styret i Helse Midt-Norge RHF vedtok i møte 12. desember 2013 å opprettholde overføringstidspunktet av ambulansevirksomheten til sykehusforetakene som var satt til Overføringen organiseres som et eget prosjekt under ledelse av Helse Midt-Norge RHF. Ambulanse Midt-Norge HF sine avdelinger overføres til hver sine sykehusforetak. Styret og administrerende direktør bekrefter at organisatoriske og økonomiske forutsetninger for fortsatt drift er til stede. Økonomi og regnskap Resultat Ambulanse Midt-Norge HF har i 2013 et regnskap som viser underskudd på 81,8 mill kroner har vært AMNs første driftsår og mangel på erfaringstall har vært en utfordring. Første driftsår viser at kostnader knyttet til insourcing og drift av ambulansetjenesten har vært større enn forutsatt i foretakets ramme for mill kroner av året underskudd er etableringskostnader. 17 av 19