Evaluering av stortings- og sametingsvalget Fylkeskommuner

Transkript

1 Evaluering av stortings- og sametingsvalget Fylkeskommuner 15 respondenter svarprosent 83,33 % Spørsmålene 2, 3 og 4 gjelder data om fylkeskommunenes kontaktpersoner. Svar på disse spørsmål er ikke medtatt i oversikten her. 1. Fylkeskommune 5. Antall valgmedarbeidere totalt 6. Antall av disse fra kommunens opptellingspersonell Akershus 3 0 Buskerud 9 5 Vest-Agder Østfold 15 0 Hedmark 16 8 Vestfold Rogaland 23 Ingen Sør-Trøndelag 15 7 tellekorps Finnmark Hordaland Troms 8 Ingen. Telemark Oppland 17 0 Nord-Trøndelag 40 4 Sogn og Fjordane Hvilke særskilte opplæringstiltak har fylkeskommunen iverksatt for å lære opp valgmedarbeidere? Egne medarbeidere: Kurs/konferanser i regi av KRD, Valgforum og ErgoGroup. Kommunenes medarbeidere: 1-dags valgkurs i august(sammen med fylkesmannen), informasjon pr brev og e-post. Muntlig og skriftlig informasjon -interne kurs for egne ansatte -deltakelse på kurs i regi av leverandør, KRD, Valgforum Arrangert konferanse for kommunenes valgmedarbeidere Sendt brev til kommunene med info/veiledning Skriftlig rutine, deltakelse i sentrale kurs (dep, valgforum, leverandør etc) Internt kurs i valgarbeid - generelt, Opplæring i elektronisk teling. prøvevalg - trening elektronisk telling. mm. Intern valgmedarbeidersamling (fintelling og kontrolltelling)i samarbeid med kommunene (4) i Hamarregionen. Samling i samarb med fylkesmannen for kommunale valgmedarbeidere. delta på KRD og Valgforumsamlinger, kurs med Fylkesmannen for kommunene, kurs med Ergo Group for alle som var involvert i elektronisk telling på tellesentralen Internt: - I forb. m. opplæring i skanning og verifisering kjører vi en generell gj.gang av f.kommunens ansvar knyttet til valggjennomføringen og mer konkret om vår interne, praktiske organisering. Overfor kommunene: - Avholder valgkonferanse i samarbeid med fylkesmannen. For øvrig info pr. mail, ikke minst i forhold til avlevering av valgmateriell. leverandørskurs intern oppfrisking 1

2 Deltakelse på kurs med både KRD og Ergo og valgforum. Opptellingsmedarbeiderne var fra Bergen kommune. Disse fikk opplæring der. De resterende fra fylkeskommunen fikk opplæring 3t. til kontroll og sjekk av møtebøker og logistikk for mottak av valgmateriale fra kommunene. Fylkeskommunen og fylkesmannen arrangerte kurs for valgmedarbeidere i kommunene i Troms fylke. Intern opplæring Deltatt på Valgkonferanse -Krd Deltatt på Valgforums opplæringskonferanse Valgkonferanse for alle kommunene i Telemark (foredragsholdere: Anna Brita Bakken, Buskerud fk og Hanne Melbye fra ErgoGroup) 12 av 17 erfaring fra forrige valg. Alle deltok på opplæring ved leverandør. Opplæring av valgmedarbeiderne - de som skulle kontrollere møtebøkene, samt ansvarlig for logistikk. Opplæring med hensyn til bruk av valgprogram (valg2009) samt skannere er foretatt i regi av ERGO. Føring av møtebok - deltatt på kurs i regi av ERGO og KRD. To kurs for kommunene i NT. Vi reknar med at spørsmålet gjeld eigne valmedarbeidarar: Interne gjennomgangar,opplæring og kurs hjå ERGOGROUP 2

3 8. 8. Beskriv ev. problemer fylkeskommunen opplevde med foreløpig manntall: Problemet var at manntallet var statisk fram til 30. mai, dette skapte spesielle problemer ved kontroll av listekandidater og listeunderskrivere. Ingen særskilte problem. Stor jobb å sjekke underskriftslister Stort sett gikk det greit når vi først hadde fått uttrekket 31. mars. (Mye tøvete papirer og underskrifter og bekreftelser og bestillinger dog... Manntall holder ikke for fylkesvalgstyrets bruk. Vi får vite at noen ikke sto i manntallet ved en dato, men ikke hvorfor. Vi trenger tilgang til folkeregisteret (statsborgerskap, navnebytter, flyttinger etc). Å få en bekreftelse på at foreslåtte kandidater ikke var statsborger, eller var død var en fryktelig mølle som tok en måned med brev og telefoner. Ingen Spesielle Ikke relevant Det var ingen nevneverdige problem. Ble enkelte ganger kastet ut av systemet slik at måtte logge på på nytt. Ingen. - Intet. Vi brukte mantallet som låg i valg 2009 bare til å registrere/kontrollere kandidatene på listeforslagene. Ingen 3

4 9. 9. Dersom det ble registrert problemer (utover ev. problemer med manntall) med det administrative valgdatasystemet i fylkeskommunen, beskriv: Listekandidater kunne slettes eller omnummereres i systemet, uten kontrollspørsmål. Bostedsadresse er ikke koblet opp mot geografisk tilhørighet (kommune), slik at kommunenavn må legges inn manuelt. Underskriftslister var ikke alltid tilgjengelige. Ingen store problemer, men systemet er umoderne. Ingen spesielle. Valgsystemet fungerte godt. Problemer med godkjenning av en krets i Trondheim kommune. Hjelp fra leverandøren medførte feil fordeling av rette stemmesedler. Dersom det var feil ( ikke likt med møtebok)eller tall manglet fra kommunene i systemet så kunne ikke dette rettes av oss. Vi måtte få dette rettet av leverandør. dette forplantet seg til statistikkdelen, da denne heller ikke kunne rettes opp. For denne delen måtte vi lage et eget regneark slik at vi kunne rette dette opp. Dette fikk og konsekvenser for innrapporteringen til SSB som da tok tal fra det som var i systemet, og det vart således mye opprettings- og ekstraarbeid. Ingen spesielle problemer. - Ingen problem. Ingen 4

5 Beskriv fylkeskommunens behov for og omfang av support fra leverandør av administrativt valgdatasystem: Lite behov. Systemet er velkjent og utprøvd. Tlf-support ved et par anledninger. Fylkeskommunen har i sin kravspesifikasjon stilt krav om support i kontortiden fram til valgdagen. I uken etter valgdagen og fram til fylkesvalgstyrets godkjenningsmøte, var kravet døgnkontinuerlig support. Middels behov for support...? Opplæring i bruk av valgsystem (funksjonalitet) herunder møtebok. (Foregikk i eget kurs + telefonbistand) måtte ha support av SSB fordi systemet ikke tok høyde for at tallene ikke stemte overens pga feil (f.eks. at noen krysser seg av i manntall, og så går uten å avlegge stemme). Vi hadde en representant fra leverandør til stede under hele tellingen. Leverandøren ble kontaktet for support flere ganger jfr. pkt.9 Lite behov Hadde behov vedrørende det som er nemnt i forrige svar. Under opptellingen var to personer fra leverandør til stede. Ifm forarbeidet= registrering av listekandidater ol. har vi pr dags dato hatt lite behov for support. Ifm valgoppgjør/møtebok har vi hatt behov mer en del support Måtte ha support for å rette opp feilføring fra kommunene. Systemet fungerte bra, men vi måtte ha hjelp flere ganger til å finne fram bestemte ting eller når bestemte operasjoner skulle gjøres. Med en grundigere opplæring hadde vi sikkert hatt mindre behov for support. Behovet vart dekka av leverandøren sine tilbod 5

6 Ble det gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) for valggjennomføringen? Alternativer Prosent Verdi 1 Ja 26,7 % 4 2 Nei 73,3 % 11 Total 15 6

7 Beskriv ev. særskilte problemer ved bruk av maskinell telleløsning (både hardware og software): Løsningen fungerte bra. Ingen vesentlige problemer. Vi kjøpte tjenesten "Bemannet tellesentral" som innebar at leverandør bemannet og håndterte hardware og software. Ingen særskilte problemer. Ingen Noe "kø"-problemer i datatrafikk mellom verifiseringsstasjoner og administrator (sluttrapport / godkjenning). Vi hadde teknisk personell fra Ergo Group til stede på tellesentral hele tiden. Dette var svært verdifullt, da han tok ting etter som de dukket opp. Det som det særlig var problemer med, var at det jevnlig måtte tørkes av glassflaten, og hvis ikke ble det en stripe over avkryssingsfeltene som gjorde at hver enkelt rute måtte behandles manuelt. MEGET tidkrevende!!! Også svært tidkrevende at ved manuell behandling la spørsmålsboksen seg over avkryssingsrutene, slik at man med pekeren måtte flytte boksen manuelt for å få se avkryssingsrutene. Dette var også veldig tidkrevende, og kunne lett vært gjort annerledes, ved at det var programmert så boksen la seg på siden, så man med et blikk kunne se om det var foretatt rettinger. Når valgmedarbeiderne fikk nødvendig opplæring fungerte løsningen veldig bra. Periodevis litt "treghet" i overføring av data fra skanner til verifisering og videre til godkjenning. Vi hadde problem med: 1. feil på installering av programvare 2. problemer ved skanning og overføring av data 3. dårlig lesing av stempel Samarbeidet med Bergen kommune, viser her til deres kommentar, da det var de som stod for tellingen for oss. Det viste seg å være behov for mye manuell verifisering, selv om stempel og endringer var tydelig. - Skannerne var for dårlige til å lese stempelet på valgtingsstemmene - mange sedler måtte derfor verifiseres. En kommune hadde ved et uhell lagt igjen noen gullapper inne i seddelbunkene - skapte problemer. Prosedyre for å slå sammen tellekretser i kommunens møtebøker fungerte dårlig. Transfer på fintelling krasjet på mandag ettermiddag (i 2 timer). Ingen Manuell teljing 7

8 Ble løsningen for maskinell telling testet og kvalitetssikret, ev. ble det gjennomført et simulert valg? Alternativer Prosent Verdi 1 Nei 6,7 % 1 2 Løsningen ble kvalitetssikret av leverandør, 13,3 % 2 ikke av fylkeskommunen 3 Løsningen ble testet av fylkeskommunen 60,0 % 9 4 Løsningen ble kvalitetssikret av 46,7 % 7 fylkeskommunen 5 Simulert valg ble gjennomført 53,3 % 8 6 Annet, spesifiser her 46,7 % 7 Total 15 I samarbeid med Asker kommune Testing og kvalitetssikring sammen med Drammen kommune Testet av leverandør Testet / simulert av Hamar kommune (ref. tellesamarbeid) Se ovenfor Tromsø kommune benyttet systemet før fylkeskommunen. Manuell teljing 8

9 Beskriv fylkeskommunens behov for og omfang av support fra leverandør av administrativt valgdatasystem: Regner med at dette spørsmålet skal gjelde maskinell telleløsning: I år fungerte løsningen bra, og behovet viste seg ikke å være så stort, men (som ved tidligere valg) hadde vi representanter fra leverandøren til stede under hele tellingen. Tilstedeværelse fra leverandør er nødvendig for å sikre rask løsning på eventuelle problem som måtte oppstå. Se svar på pkt 10 Support var tilgjengelig under hele telleprosessen og ble brukt fortløpende....? 6. Installering / testing av maskin- og programvare. 6. Oppdatering av programvare 3. Mulighet for teknisk bistand 3. Brukerstøtte pr. telefon Vi hadde betalt ekstra for å ha en mann på tellesentralen hele tiden. Dette gjorde vi også ved forrige valg, og vil gjøre det igjen. Dette gjør det mulig å ta ting med en gang. Fungerte veldig bra. Ikke behov for support bortsett fra i forbindelse med flettebrev. Når det gjelder godkjenning av kretsen omtalt under pkt.10 var vi totalt avhengig av leverandørens hjelp. Det vil si 6 Ergo ble kontaktet en rekke ganger i begynnelsen av opptellingen. Da feilene var oppklart og rettet opp, var behovet for support mindre. Se svar på spørsmål 10. Og for tellesystemet vises til Bergen kommune sine kommentarer Intet behov utover support under opptellingen. - Behovet for support kan være stort. Dersom alt fungere ok og det er gitt grundig opplæring i bruken, er behovet for support lite. Men svært ofte er det mangel på sikkerhet i systemet samt dårlig opplæring og da er behovet vesentlig større. Behov i samsvar med tilbod 9

10 I hvor stor grad hadde fylkeskommunen behov for hjelp fra leverandør ved installasjon av skanner (software el. hardware)? På en skala fra 1 til 6, der 1 er i liten grad og 6 er i stor grad Alternativer Prosent Verdi 1 Ingen 13,3 % ,0 % ,0 % ,3 % ,7 % ,3 % ,3 % 5 Total 15 10

11 Hvilken opplæring ble gitt i forbindelse med bruk av telleløsningen? Alternativer Prosent Verdi 1 Av leverandør 28,6 % 4 2 Intern opplæring 21,4 % 3 3 Begge deler 64,3 % 9 4 Ingen 0,0 % 0 Total 14 11

12 Oppsto det noen særskilte problemer med hensyn til maskinell telling av stemmesedlene? Ingen spesielle. Det tekniske fungerte bra. Materialet vi fikk fra kommunene var jevnt over av god kvalitet, bedre tilrettelagt for skanning enn noen gang. Dette skyldes nok at nesten alle kommunene denne gangen selv hadde skannet sedlene. Nei. Ikke utover hva man kan forvente når det er to år siden sist. Det tekniske utstyr har en liten innkjøringsperiode. Litt problemer med verifisering/dårlige stempler på stemmesedler. Svake stempler skapte en del problemer i verifiseringen. Skilleark i buntene (fra valgstyrene) skapte behov for ekstra skanninger. Måtte stoppe i skannerprosessen for å foreta en del utbyttinger av sedler. (Andre fylker/departement-sedler) Beskrevet under punkt 12 Nei. (Ser bort fra avviket i Sandnes, da dette ikke synes å kunne la seg forklare.) med unntak av en krets ingen Ja. Gode, blå stempel ble ikke godkjent. Ingen, se spørsmål 12. For mange sedler med svakt stempel kom opp til verifisering. Feil avkryssing fra velger fører til ekstra verifiseringsarbeid. - Vanskelig å lese svake stempler. Ingen 12

13 Deltok fylkeskommunen i innkjøpssamarbeid med andre fylkeskommuner, ev. kommuner? Hvis ja, oppgi hvilke: Asker kommune. Ja, Telemark og Vestfold fylkeskommuner og kommunene i Buskerud, Vestfold og Telemark, men unntak av en Telemarkskommune. Ja Aust-Agder fylkeskommune, Arendal, Grimstad og Kristiansand kommune Ja Sammen med Hamar, Stange, Ringsaker og Løten Buskerud og Telemark, med underliggende kommuner Rogaland fylkeskommune hadde innkjøpssamarbeid med Stavanger, Sandnes og Randaberg kommuner. Ansvarlig for det praktiske: Fylkeskommunen Ja, sammen med Trondheim kommune Nei Bergen kommune Innkjøpssamarbeid med Tromsø, Harstad og Lenvik kommune. Telemark deltok i innkjøpssamarbeid med Buskerud og Vestfold fylkeskommuner (BTV-innkjøp)samt kommunene i de samme 3 fylker. Kommunene ble gitt anledning til å ta del i fylkeskommunens anbudskonkurranse. 17 kommuner deltok i samarbeidet. (Etnedal, Gausdal, Gran, Jevnaker, Lesja, Lillehammer, Lunner, Nord-Aurdal, Skjåk, Søndre Land, Sør-Aurdal, Vang, Vestre Toten, Vestre Slidre, Øyer, Østre Toten, Øystre Slidre). Kommunene formulerte egne krav. Fylkeskommunen utarbeidet rammeavtale med leverandør. Tilknytningsavtaler mellom leverandør og den enkelte kommune. Ja - Valg av dataleverandør i samarbeid med kommunene Steinkjer, Inderøy, Verran, Namsos, Verdal, Levanger og Stjørdal. Tellesamarbeid med kommunene Steinkjer, Inderøy og Verran Felles avtale med alle kommunane i fylket. Felles forhandlingar. Felles arbeidsgruppe med representantar utpeikt av kommunane og frå fylkeskommunen. Fungerte særs godt. Godt samarbeid og resultat. 13

14 Hvor mange stemmesedler ble trykket totalt Angi totalkostnader for stemmesedlene Angi totalkostnader for administrativt valgdatasystem, inkl. ev. opptellingsløsning Akershus ,- + mva ,- + mva Buskerud , ,69 (tellesentral for 4 av fylkets 21 kommuner) Vest-Agder eksl moms eksl moms Østfold - 1,8'' (inkl mva og utkjøring) (inkl en scanner og mva) Hedmark , ,- Vestfold Dette var en 50 % økning fra forrige valg, pga monopolsituasjon (Tellesentral for flere av fylkets kommuner) Rogaland , ,- Sør-Trøndelag , ,00 Finnmark Hordaland , ,- Troms - 1,7 mill , ,-. Telemark , ,50 Oppland eks mva ( inkl. mva) eks mva ( inkl. mva) - inkl. kjøp av 3 skannere Nord-Trøndelag - 1,7 millioner korrigert antall til 1,84 millioner Valg2009 utgjør kr (programvare for skannerne er ikke medtatt her, utgjør ca. kr ) Sogn og Fjordane - 1,1 million (manuell telling) 14

15 I hvilken grad innhenter fylkeskommunen informasjon fra: Kommunikasjon På en skala fra 1 til 6, der 1 er i liten grad og 6 er i stor grad Alternativer N valghåndboken 15 3 Valgforums nettside: Andre fylkeskommuner 15 5 Andre steder 15 15

16 I hvilken grad innhenter fylkeskommunen informasjon fra: - Alternativer Prosent Verdi 1 1 0,0 % ,0 % ,7 % ,7 % ,7 % ,0 % 6 Total 15 16

17 I hvilken grad innhenter fylkeskommunen informasjon fra: - valghåndboken Alternativer Prosent Verdi 1 1 0,0 % ,0 % ,0 % ,7 % ,0 % ,3 % 5 Total 15 17

18 I hvilken grad innhenter fylkeskommunen informasjon fra: - Valgforums nettside: Alternativer Prosent Verdi ,7 % ,3 % ,7 % ,0 % ,7 % ,7 % 1 Total 15 18

19 I hvilken grad innhenter fylkeskommunen informasjon fra: - Andre fylkeskommuner Alternativer Prosent Verdi 1 1 6,7 % ,0 % ,0 % ,7 % ,7 % ,0 % 0 Total 15 19

20 I hvilken grad innhenter fylkeskommunen informasjon fra: - Andre steder Alternativer Prosent Verdi ,0 % ,0 % ,7 % ,0 % ,7 % ,7 % 1 Total 15 20

21 Dersom fylkeskommunen bruker i hvilken grad er informasjonen på På en skala fra 1 til 6, der 1 er i liten grad og 6 er i stor grad Alternativer N 1 Nyttig for fylkeskommunen 15 2 Lett å finne frem i 15 21

22 Dersom fylkeskommunen bruker i hvilken grad er informasjonen på - Nyttig for fylkeskommunen Alternativer Prosent Verdi 1 1 0,0 % ,0 % ,0 % ,7 % ,0 % ,3 % 8 Total 15 22

23 Dersom fylkeskommunen bruker i hvilken grad er informasjonen på - Lett å finne frem i Alternativer Prosent Verdi 1 1 0,0 % ,0 % ,0 % ,3 % ,0 % ,7 % 7 Total 15 23

24 Er det informasjon som savnes på kommenter: tror ikke Ingen spesielle kommentarer. - Nei - den er bra. 1 24

25 Dersom fylkeskommunen brukes Valghåndboken, i hvilken grad er informasjonen i Valghåndboken På en skala fra 1 til 6, der 1 er i liten grad og 6 er i stor grad Alternativer N 1 Nyttig for fylkeskommunen 14 2 Lett å finne frem i 14 25

26 Dersom fylkeskommunen brukes Valghåndboken, i hvilken grad er informasjonen i Valghåndboken - Nyttig for fylkeskommunen Alternativer Prosent Verdi 1 1 0,0 % ,0 % ,0 % ,1 % ,6 % ,3 % 9 Total 14 26

27 Dersom fylkeskommunen brukes Valghåndboken, i hvilken grad er informasjonen i Valghåndboken - Lett å finne frem i Alternativer Prosent Verdi 1 1 0,0 % ,0 % ,0 % ,4 % ,6 % ,0 % 7 Total 14 27

28 Er det informasjon som savnes i Valghåndboken, kommenter: Konkret informasjon om skjenking og salg av alkohol på valgdagen. Ingen spesielle kommentarer. Nei Øvrige merknader fra fylkeskommunen til valggjennomføringen generelt/andre synspunkter: Vi har siden 2003 samarbeidet med Asker kommune om anskaffelser og kontrolltelling. Samarbeidet har i stor grad preg av et kjøp av tjenester. Vi benytter kommunens innkjøps- og IKT-kompetanse. Skannerne rigges opp i Asker rådhus, og betjenes av personale fra kommunen. Svarene på spørsmålene her bør derfor ses i sammenheng med Askers svar på de tilsvarende spørsmålene i sin evaluering. I fylkeskommunens kravspesifikasjon var det inntatt krav om installasjon av utstyr og programvare. Vi har derfor ikke svart på pkt 15. Etter at Ergo har fått monopol på levering av tjenester til valg har kostnadene steget kraftig. For Vest-Agders del ca 40% dyrere. Departementet bør ta større ansvar på dette området. Det er betenkelig at en leverandør har så stor innflytelse på valgprosessen i Norge. Nye valgmedarbeidere / ansvarlige. Fikk ikke tatt skikkelig del i prøvevalg / valgnatt (SSB). Dette vil bli prioritert ved neste valg. Skapte noe usikkerhet i avslutningen. (innrapportering). Ønsker en mer automatisk overføring av data til valgnatt / statistikk hos SSB. I forkant av valget hadde vi besøk av valgobservatører. Det skapte litt ekstra stress, men er i ettertid en spennende erfaring. Vi er totalt sett veldig godt fornøyd med gjennomføringen i RFK. Stavanger kommune brukte tellelokalene før oss, og de ble ferdige sånn at vi kunne starte etter oppsatt plan. Vi hadde gode rutiner for mottak av materiell, utbytting av stemmesedler som ikke kunne skannes, og system i flyten. Det er også veldig positivt at mange i tellekorpset er med fra valg til valg og har en anelse om hvordan rutinene er. Utfordringen kom da vi hadde et manko på 793 stemmesedler i Sandnes. Viser til tidligere oversendt notat om dette. Viser til pkt.15 installasjon av skanner. Det var en del av avtalen mellom STFK, Trondheim kommune og leverandøren. Viser til pkt.20. Total kostnader ved valg var rundt (beredskapstiltak, lønnskostnader, administrasjonskostnader til Trondheim kommune pluss en rekke interne kostnader). Vi anbefaler at departementet står for utarbeidelse av valg-/opptellingssystem for alle kommuner og fylkeskommuner. Det er ikke heldig med en monopolsituasjon. Ved innrapportering til SSB var det vanskelig å finne igjen de ulike kommunene/kretsene. Dette siden det ikke viste navn eller nr i oversiktsbildet av det som var innrapportert. Dette ble spesielt lite brukervennlig og gav oss merarbeid når vi skulle inn å rette. Dette spesielt for Hordaland som har 32 kommuner? Bergen som vi er pålagt å rapportere pr. krets. Totalt hadde vi ca. 90 innrapporteringer å forholde oss til. Da navn eller nr. ikke var reg. ble det en vanskelig jobb. Dette bør forbedres. Ingen spesielle kommentarer. - Valg av dataleverandør og godkjenning av -system bør være en sentral oppgave. Mye ressurser kastes bort ved at alle fylkeskommunene og en rekke kommuner må innhente tilbud på leverandør av nødvendige dataløsninger/-tjenester Det må jobbast vidare med kvaliteten på systema og systemløysingane frå leverandørane. M.a. må fylkesvalstyra få betre tilgang til og herredøme over adgangen til rettingar i kommunane sine møtebøker. Elles må vi understreke at KRD sine aktørar på val er dyktige og fortener leiinga si ros. 28