Fraværende: Leif Odd Feragen, Therese Olsen, Carina I Borgersen, Jan Holmen. Sak Diskusjon og konklusjon Aksjon

Transkript

1 MØTEREFERAT Styremøte HK Rygge nr (Forberedelse til årsmøte) Innkalt av Sted Tid (dato, fra kl til kl) Baard O Nilsen HK Rygge klubbhus :00 22:45 Ordstyrer Baard O Nilsen Referent Baard O Nilsen Tilstede Funksjon Representant Daglig leder Morten Grønli Styreleder Baard Ove Nilsen Nestleder Svend Gundersen Leif Odd Fergaen Therese Olsen Carina I Borgersen 1. varamedlem Jan Holmen 2. varamedlem Irene Thoresen HK Rygge tillitsvalgte : Fraværende/annen representasjon Fraværende: Leif Odd Feragen, Therese Olsen, Carina I Borgersen, Jan Holmen Annen representasjon: Ingen Sak Diskusjon og konklusjon Aksjon Agenda/momenter Gjennomgang av referat og aksjonspunkter fra forrige styremøte Sak 1: Klubben/styrets årsberetning (Sak 5 Årsmøte) Sak 2 Behandle regnskap for 2016 (Sak 6 årsmøte) Sak 3 Behandle budsjettet for 2016 (Sak 8 Årsmøte) Kun styre*: Styre inkl daglig leder: Sak 4 Behandle innkomne forslag og saker (Sak 7 Årsmøte) Sak 6 Dugnader a. Alternativ klubbdugnad ampler utgår b. Dugnad 17 mai 2017 Bygdetunet c. Søppelplukking Sak 7 Plan for trenere, fokusområder og mål for kommende periode Sak 8 Eventuelt Styreleder oppsummerer og takker av

2 1 Sak 1: Klubben/styrets årsberetning (Sak 5 Årsmøte) Mindre justeringer på tidligere fremsendt årsberetning. 2 Styrets innstilling: Styre godkjenner årsberetning fra styre. Sak 2 Behandle regnskap for 2016 (Sak 6 årsmøte) Daglig leder gjennomgikk regnskapet. Regnskapet viser et overskudd på ,88 mot budsjettert ,-. Det visere videre en nedgang i inntekter på ca ,- og en tilsvarende nedgang i utgifter. Oppsummert er konklusjonen at det har vært en stram styring av driften som har ført til at man også for 2016 får et regnskap som er ok, og gir grunnlag for videre utvikling og aktivitet. 3 Styrets innstilling: Regnskapet godkjennes, ingen merknader. Sak 3 Behandle budsjettet for 2016 (Sak 8 Årsmøte) Daglig leder gjennomgikk foreslått budsjett. Det er i år budsjettert med overskudd. Det er rom i budsjettet for en utvidet satsing på damelag og støtte ift daglig ledelse. Daglig leder bemerket at ampler er foreslått erstattet av annen aktivitet og at 1998 klubben fremdeles står som en post med potensiale. 4 Styrets innstilling: Forslag til budsjett godkjennes, ingen merknader. Styreleder informerte kort om valgkomiteens arbeid og innstilling til nytt styre og forutsetninger i styremodell. De har og skal arbeide selvstendig, og styreleder fremhevet det arbeidet som er utført i perioden. Dette inkluderer også et forslag til retningslinjer og metodikk ift fremtidig valg. Ytterligere gjennomgang ble gjennomført kun med styrerepresentanter, og daglig leder forlot møtelokale. Styreleder oppsummerte historikk og forutsetninger i styremodell. Dette omfatter særskilt at styreleder også skal ivareta oppgavene til daglig leder. Dette medfører en styreleder med honorar. Styrets konklusjon og bakgrunn for etablering av forslag til årsmøte: HK Rygge styre viser til og brev av 26 juli 2016 vedrørende fristilling av Morten Grønli fra stilling som daglig leder for HK Rygge, og styret godtar oppsigelse med siste arbeidsdag tirsdag 14 mars Styret viser videre til styremøte av 12 oktober 2016 og foreslått styringsmodell er bevisst en justering av denne. Daglig ledelse skal nå ivareta av styreleder med honorar. Det er ønskelig at dette gjennomføres som en forsøksordning for perioden 15 mars 2017 til årsmøte Det forutsettes at nestleder velges for 2 år for å sikre kontinuitet, og at kontinuitet også sikres for resterende del av styre. Styret ønsker dette som en total forsøksordning for bl a å tydeliggjøre arbeids/ansvarsområde, trekke styret mer aktivt med i driften av klubben og rendyrke og tydeliggjøre klare arbeids/ansvarsområder. 2

3 Styret vil foreslå et honorar pålydende kr ,- for styreleder, og fastsetter samtidig følgende premisser for en betalt styreleder: Styreleder skal være tilgjengelig med kontortid flere dager i uken Styreleder skal ha ansvar for daglig drift av klubben og eksisterende tilbud og utøvelse skal ikke svekkes o Styreleder skal vurdere behov for ytterligere støtte for å opprettholde kvalitet og leveranseevne iht. styreform med bruk av støtte- og/eller tilleggsfunksjon Styreleder har ansvar for å følge opp at arbeid i klubbens utvalg fungerer som det skal o Styreleder skal delta i et eventuelt finansutvalg som har ansvar for klubbens økonomi o Styreleder er formelt ikke del av sportslig- eller arrangementsutvalg Styrets forslag og innstilling til årsmøte (tas inn i sak 4 Styremøte (Sak 7 Årsmøte)): UTVIDELSE AV STYRE TIL 7 STYREMEDLEMMER (INKLUSIVE LEDER OG NESTLEDER) Styremøte av 12 oktober 2016 foreslår endring i lovnorm ift styrets størrelse, 15 Årsmøtets oppgaver, underpunkt 10 a) og b) til totalt 7 styremedlemmer (inklusive leder og nestleder) + 2 varamedlemmer. De enkelte styremedlemmer medlemmer vil ivareta en særskilt rolle/oppgave, herunder leder, nestleder, sport, arrangement, økonomi, sekretær og politiattest. Dette medfører at de er styrets representant inn i særskilte utvalg (sport, økonomi og arrangement). Dette er en endring fra gjeldende lovnorm med a) styreleder, nestleder og b) 3 styremedlemmer og 2 varamedlemmer under 15 Årsmøtets oppgaver, underpunkt 10. Styret foreslår at oppgaver til daglig leder ivaretas av rollen og verv som styreleder med honorar Styret foreslår et honorar pålydende kr ,- * 1 for styreleder, og fastsetter samtidig følgende premisser for en betalt styreleder: Styreleder skal være tilgjengelig med kontortid flere dager i uken Styreleder skal ha ansvar for daglig drift av klubben og eksisterende tilbud og utøvelse skal ikke svekkes o Styreleder skal vurdere behov for ytterligere støtte for å opprettholde kvalitet og leveranseevne iht. styreform med bruk av støtte- og/eller tilleggsfunksjon Styreleder har ansvar for å følge opp at arbeid i klubbens utvalg fungerer som det skal o Styreleder skal delta i et eventuelt finansutvalg som har ansvar for klubbens økonomi o Styreleder er formelt ikke del av sportslig- eller arrangementsutvalg 5 Styret foreslår at dette gjennomføres som en forsøksordning for perioden 15 mars 2017 til årsmøte Det forutsettes at nestleder velges for 2 år for å sikre kontinuitet, og at kontinuitet også sikres for resterende del av styre. Styret ønsker dette som en total forsøksordning for bl a å tydeliggjøre arbeids/ansvarsområde, trekke styret mer aktivt med i driften av klubben og rendyrke og tydeliggjøre klare arbeids/ansvarsområder. Sak 4 Behandle innkomne forslag og saker (Sak 7 Årsmøte) Det er følgende innkomne forslag og saker: Utvidelse av styre til 7 styremedlemmer (inklusive leder og nestleder) Endring mot å kun fokusere på NHFs offisielle årsklasser ( ) Utvidelse av styre til 7 styremedlemmer (inklusive leder og nestleder) Denne saken er behandlet lukket i styre under sak 3. Daglig leder ble informert om styrets forslag og innstilling. Det var ingen merknader fra daglig leder. Styrets innstilling: Etablert under sak 3 og styreleder tar forslag og innstilling inn i årsmøtedokument. 1 Eksklusiv normale administrative kostnader, eksempelvis telefon, kontorutstyr, kjøregodtgjørelse for oppdrag 3

4 Endring mot å kun fokusere på NHFs offisielle årsklasser ( ) Styreleder gjennomgikk forslag og egen innstilling til styre. Styreleder støtter forslaget om å kun fokusere på klassene , herunder å ikke opprettholde mellomklasser (Jenter 15, Jenter 13). Det vil da være en gruppe, lagspåmelding og kampgjennomføring på disse klassene med mulighet for påmelding på ulike nivå, eks 14-1, 14-2 og 16-1, Dette ble begrunnet med erfaringene de siste årene ift teori og praksis mhp lagspåmelding, kamp-program, hospitering, samarbeid mellom trenere, sportslig utvikling og diverse andre utfordringer i foreldre- og spillergrupper. Styreleder håper uansett at all kunnskap og innblikk fra de siste år erkjennes og at dette tas inn i en fremtidig lagspåmelding og sammensetting av grupper. Det var delte meninger om forslaget fra styrets representanter. Forslaget ble i sin helhet på nytt gjennomgått i styre med daglig leder, og det ble etablert en felles innstilling som alle stod bak. Styrets innstilling: Forslaget oversendes det nye styret som tar dette innspillet med i arbeidet med revidering av klubbens sports og rammeplan. Sports og rammeplan for perioden skal behandles på årsmøtet Valgkomiteens innstilling ble gjennomgått og forslag om å sikre kontinuitet i styre ble diskutert. Styret har følgende forslag og innstilling (periode): Leder: Morten Grønli 1 år Nestleder: Henning Henriksen 2 år (Sport): Kristian Pedersen 2 år (Arrangement): Carina Iselin Borgersen 1 år (Økonomi): Anita Borvik 2 år (Sekretær): Gro Anita Haugmo 2 år (Politiattest): Irene Toresen 1 år Varamedlem: Linn Silje Amundsen 2 år Varamedlem: Leif Odd Feragen 1 år Styret vil arbeide med forslag til valgkomite som fremmes mot årsmøte. Dette iht. Forslag om retningslinjer for valgkomite. Daglig leder fremhevet at det mot hvert årsmøte er en helhetlig vurdering styre og styremedlemmer ift neste periode. 7 Sak 6 Dugnader a. Alternativ klubbdugnad ampler utgår b. Dugnad 17 mai 2017 Bygdetunet c. Søppelplukking Daglig leder har tidligere informert styre om utfordringer i år ift ampeldugnad. Dette er også inkludert i kommende budsjettforslag. Vedtak: Styret vedtok at det gjennomføres loddsalg som erstatning av ampeldugnad. Daglig leder informerte om at HK Rygge er tildelt årets 17 mai dugnad på Bygdetunet. Dette er en krevende dugnad med potensielt gode inntekter. Vedtak: Styret vedtok at denne dugnaden skal tilbys Jentegruppe 15/16. Daglig leder oversender dette gruppen med kort svarfrist. 4

5 Daglig leder informerte om at HK Rygge har fått årets søppeldugnad. Dette inkluderte en forespørsel om ytterligere strekninger. Vedtak: Styret vedtok at forespørsel om ytterligere strekning besvares positivt og aksepteres. Styret vurderer dette som en fin dugnad med god inntjening. 8 Sak 7 Plan for trenere, fokusområder og mål for kommende periode Daglig leder gjennomgikk kort status i arbeidet med å kartlegge eksisterende treneres ønske og villighet ift kommende sesong Dette vil være et utgangspunkt for fremtidig arbeid og valg av trenere, team og grupper. Daglig leder fremhevet særskilt damer senior og at det er viktig at den komplette modell (trener, trenerteam, satsing) hurtig blir landet for danne grunnlag for fremtidig satsing og vurdering hos nåværende og potensiell spillergruppe. 9 Sak 8 Eventuelt Følgende ble foreslått: Sak 3 til årsmøte: Svend Gundersen blir ordstyrer og referent Therese Olsen. Styreleder takket kort for en fin periode fra 2011, og håper selvfølgelig bidraget har vært positivt på alle måter. Takker for meg som styreleder Februar 2015 Mars 2017 HK Rygge fra liten mot eliten Takk til alle rundt meg FREMTIDIG STYREMØTE/ÅRSMØTE: Årsmøte er 15 mars 2017 Sted og dato Rygge, Signatur Baard Ove Nilsen 5