ÅRSBERETNING Bordtennis Region Sør

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2016 Bordtennis Region Sør

2 INNHOLD KAPITTEL I 1.1 Styret, årsmøtevalgte komiteer Styreoppnevnte sektoransvarlig og utvalg... 3 KAPITTEL II Beretninger 2.1 Styrets beretning Sektor Organisasjon Sektor Bredde Sektor Arrangement Sektor Finans KAPITTEL III Status og resultatrapport 3.1 Sektor organisasjon... 9 KAPITTEL IV Økonomi og regnskap 4.1 Økonomi og regnskap... se vedlegg 2 Bordtennis Region Sør - årsberetning

3 KAPITTEL I 1.1 STYRET, VALGTE KOMITEER STYRET Leder Nestleder Styremedlemmer Varamedlemmer Øystein Pedersen Kjetil Christoffersen Anders Haukedalen Esben Lund Anne Wiik Nilsen Frank Martiniussen Rune Olsen Revisor? Valgkomité Styret har fungert som valgkomite med Anders Haukedalen som leder. 1.2 STYREOPPNEVNTE SEKTORANSVARLIG OG UTVALG Sektor Bredde Ingen Sektor Arrangement Ingen Sektor Organisasjon Ingen Webredaktør I perioden ble Lars Kristian Haraldsrud fra Modum BTK utnevnt til webredaktør. Bordtennis region sør Årsberetning

4 KAPITTEL II Beretninger 2.1 STYRETS BERETNING Fra årsmøtet og frem til nå, har det vært avholdt 5 styremøter og ellers kommunikasjon på mail og i en egen facebookgruppe. Det har vært satt fokus på å få registrert Bordtennis Region Sør hos Brønnøysundregistrene med eget organisasjonsnummer og nytt kontonummer registrert på det nye organisasjonsnummeret. Videre ble det tidlig i perioden bestemt at regionlagsturneringen under Ungdomslekene på Lillehammer skulle være noe vi satset på og at mye av arbeidet vårt ble rettet mot Lillehammer. I den forbindelse ble «Team Lillehammer» opprettet. Dette teamet fikk ansvaret for å planlegge regionsamlinger som skulle være med på å gi grunnlag for laguttak til Ungdomslekene, -sammen med andre kriterier. Det ble avholdt to samlinger, en i Modum og en i Eiker. Disse samlingene vedtok vi at skulle holdes samtidig med Regionscupene, -dette i håp om å øke deltakelsen på cupene. Litt tidlig å si om så er tilfelle, men ingen tvil om at selve samlingene var gode med positive tilbakemeldinger fra både spillere, foresatte og trenere. Vi savner deltakelse og engasjement fra klubbene lengst sør i regionen. Det er en utfordring med såpass lange avstander, men dette er noe det nye styret bør jobbe med. Det ble organisert en serie i 4. divisjon bestående av 9 lag. Oddetall gjorde det litt vanskelig i forhold til serieoppsett, da et lag måtte stå over. Igjen er det også en utfordring med lange avstander, noe som gjorde at fordelingen i forhold til spillesteder ble litt uheldig. Det er også både uheldig -og kjedelig at flere lag ikke møter opp. Her må det skjerpes inn og kanskje bør nytt styre se på mulige sankjsoner. 5. divisjon klarte vi dessverre ikke å få i gang, men etter forslag så ble det vedtatt at femte divisjon neste sesong skal være to-manns lag i en lokal serie. Det vil å så fall være opp til nytt styre å sette i gang dette. Økonomisk så har det blitt gjort et arbeid med å få på plass et faktureringssystem hvor alle klubbene ble registrert med egne kundenummer og fikk tilsendt hver sin faktura for årsavgift og serieavgift, - med egne fakturanummer. Tidligere har det bare blitt sendt ut en mail til alle med en felles faktura.. Det ble også gjort en jobb med å få inn ubetalte årsavgifter for Så langt jeg kan se, er det kun EN aktiv klubb som i skrivende stund ikke har betalt, hverken for 2015 eller Øystein Pedersen Styreleder 4 Bordtennis Region Sør - årsberetning

5 2.2 Sektor organisasjon ORGANISERING Leder: Styret Mål for sektor organisasjon Få vervet nye styremedlemmer pluss sektormedlemmer. Prøve å få et styre som kan jobbe aktivt med bordtennis i regionen Oppgavefordeling/ ansvar sektorvis fordelt. Avholde regionsutvalgsmøter ifm Regionstevner. Kommunikasjon pr. , tlf. mellom møtene Utarbeide Handlingsplan, følge opp tiltak og rapportere til NBTF på Regionsledersamlinger. Regionsting Det har blitt avholdt årsmøter de senere årene til tross for at det står «særkretsting annet hvert år» i den til nå fungerende loven. Dette har blitt tilpasset i forslaget til ny lov. Regionsledermøte Ikke arrangert Status i regionen 5 klubber med egen hall; Eiker, Modum, Moflata, Notodden, og Randesund. Konkurransetilbud: Diverse lag med nasjonal lagserie (Elite, 1, 2 og 3 div.) Egen serie for 4. divisjon, med vedtatt oppstart 5. div. neste sesong. 3 Region poengstevner (Regionscuper)hvorav sammenlagtvinnere i 13 og 15 års klasser ble kåret til «Regionsmester 2017» med gravert pokal. 4 KM Region internettside (Under NBTF internettside) Egen facebookside med direkte utlegg fra bordtennis.no/sør 6 klubber bruker dataverktøy (TT.cordinator); Eiker, Drammen, Modum, Notodden, Skien, og Randesund. Handlingsplan Handlingsplan med budsjett er styrets og administrasjonens viktigste arbeids- og styringsverktøy. Her omhandles alle prosjekter og satsningsområder i detalj. MØTEVIRKSOMHET Det har vært avholdt 5 styremøter pluss kommunikasjon på mail og facebook. REPRESENTASJON Det ble meldt representasjon fra Bordtennis Region Sør til Eiker BTK s årsmøte. Det ble dessverre forfall på grunn av sykdom. Ellers ingen planlagte representasjoner. Bordtennis region sør Årsberetning

6 2.3 SEKTOR BREDDE/REKRUTTERING ORGANISERING Leder: Styret OVERORDNEDE MÅL Arrangere minst to regionssamlinger per sesong RESULTATMÅL Det er blitt arrangert to samlinger i forbindelse med Regionscup 1 og 2. TILTAK Samlinger har blitt holdt samme helg som regionscup 1 og 2, med overnatting og felles bespisning. Vi håper og trur at dette på sikt øker deltakelsen på både samlinger og cuper. 6 Bordtennis Region Sør - årsberetning

7 SEKTOR ARRANGEMENT ORGANISERING Leder: Ingen OVERORDNEDE MÅL Region sør skal forsøke å tilrettelegge, utvikle og heve kvaliteten på alle stevner. Motivere klubber til å bli med på lokalt og regionalt seriespill RESULTATMÅL Regional serie for 4.div. KM i 4 fylker 3 regionale poengstevner Bordtennis region sør Årsberetning

8 2.6 SEKTOR FINANS ORGANISERING Leder: Ingen valgt, men styreleder har naturlig en del av jobben her. Ghassan har fungert som kasserer og gjort utbetalinger etter godkjenning fra styreleder. OVERORDNEDE MÅL - Opprettholde en betydelig egenkaptal i forhold til aktivitet. - Få på plass en kassererrolle blant styremedlemmene. - Motta økonomisk støtte fra alle idrettskretser. - Få alle medlemsklubber til å betale sine forpliktelser. RESULTATMÅL Etter en innsats med å fakturere klubber som ikke var ajour med årsavgifter for 2015, samt purre opp igjen de som fortsatt ikke hadde betalt, så er det i skrivende stund kun en klubb som ikke har betalt for 2015 eller Vi bruker en del penger på Ungdomslekene denne sesongen. Det er delvis finansiert ved bruk av pengene fra «Stevne 10 ern», resten dekkes av egenkapitalen. Styret mener dette underskuddet er «nødvendig» for å få økt engasjement rundt regionsarbeidet og det faktum at Ungdomslekene arrangeres annethvert år. Neste sesong bør det være fokus på å få et positivt driftsresultat. 8 Bordtennis Region Sør - årsberetning

9 KAPITTEL III STATUS - OG RESULTATRAPPORT 3.1 Sektor Organisasjon ANTALL KLUBBER 2012: 27 klubber 2013: 25 klubber 2014: 23 klubber 2015: 21 klubber 2016: 20 klubber PERMANENTE HALLER 1. Eiker 2. Modum 3. Moflata 4. Notodden 5. Randesund I tillegg har Drammen bord stående oppe hele tiden, men treningstid deles med annen idrett ANTALL MEDLEMMER 2012: 1372 medlemmer 2013: 1168 medlemmer 2015: 991 medlemmer 2016: LISENS 2012: 245 lisenser 2013: 203 lisenser 2014: 93 lisenser 2015: 177 lisenser 2016: 166 lisenser Bordtennis region sør Årsberetning