Styremøte HK Rygge nr Innkalt av Sted Tid (dato, fra kl til kl) Baard Nilsen HK Rygge klubbhus :30 21:00

Transkript

1 MTEREFERAT Styremøte HK Rygge nr Innkalt av Sted Tid (dato, fra kl til kl) Baard Nilsen HK Rygge klubbhus :30 21:00 Ordstyrer Baard O Nilsen Referent Baard O Nilsen Tilstede Funksjon Representant Daglig leder Morten Grønli Styreleder Baard Ove Nilsen Nestleder Svend Gundersen Leif Odd Fergaen Therese Olsen Carina I Borgersen 1. varamedlem Stig Nilsen 2. varamedlem Irene Thoresen HK Rygge tillitsvalgte : Fraværende/annen representasjon Fraværende: Leif Odd Feragen Annen representasjon: Ingen Sak Diskusjon og konklusjon Aksj on Agenda/momenter 1 Sak 1 konomi - gjennomgang av økonomisk situasjon og Daglig leder eventuelle anbefalinger/beslutninger 2 Sak 2 Finans - Plan for finansutvalget Nestleder 3 Sak 3 Arrangement Plan for arrangementsutvalget Styreleder 4 Sak 4 Daglig drift - status på hovedpunkter Daglig leder 5 Sak 5 HK Rygge aksjonsliste - «Drift- og organisering» Styreleder, nestleder og daglig leder 6 Sak 6 - Eventuelt Alle Tidligere sak 4: Gjennomgang av trener- støtteapparat, lag og spillersituasjon v/daglig leder og Lene UTGÅR

2 Sak 1 KONOMI - gjennomgang av økonomisk situasjon og eventuelle anbefalinger/beslutninger Daglig leder har grunnet ferieavvikling ikke mottatt oppdatert regnskap for første halvår. Et oppdatert regnskap vil presenteres ved neste styremøte, herunder eventuelle anbefalinger. Det er per tid et større omfang av utestående og planlagte innbetalinger, og dette er knyttet til fakturering av eksempelvis treningsavgifter og medlemskontingenter. Det er også en del utestående fordringer knyttet til tidligere gjennomførte aktiviteter (dugnader, etc). Daglig leder rapporterer dog at det går mot et underskudd ift budsjett for første halvår og budsjett for Dette er styrt og det er ingen problem mtp likviditet. : Daglig leder presenterer oppdatert regnskap på neste styremøte Sak 2 FINANS - Plan for finansutvalget Etablering av finansutvalget tilhører et tidligere vedtak. Det er gjennomført oppstartsmøte og oppfølgingsmøte. Leder finansutvalget, Svend Gundersen vurderer at man er kommet godt i gang og opplever at representantene fra de ulike lag opplever dette som meget positivt. Klubbens dugnader har vært et tema, herunder søppelplukking, ampel- og loddsalg. Søppelplukking vurderes som en fin og meget inntektsgivende dugnad. Denne er ønskelig å beholde. Det er knyttet merknader til ruteoppsett/lagsfordeling. Det er videre knyttet spørsmål til om denne muligheten fjernes fra idrettslag. Merknader er knyttet til ampeldugnad, herunder pris og kvalitet. Pris skal undersøkes hos alternative leverandører. Vurderes som god og inntektsgivende. nsker å beholde, men ytterligere vurderinger må gjennomføres. Informasjon om gjennomføring må komme ut til alle lag/foresatte mye tidligere Merknader/innsigelser er knyttet til loddsalg. Alternativer mtp eventuell gjennomføring og videre fordeling klubb/lag er under vurdering Andre hovedmomenter fra finansutvalget er: Klubben må sterkt redusere lagerbeholdning av eksempelvis shampoo og paste. Alternativer diskuteres, herunder reduksjon i pris og andel klubb/lag Det er fremmet et forslag om redusert andel til klubb (10%) ved gjennomføring av lagsdugnader. Dette må sees i et helhetsperspektiv mtp forventede inntekter ifm dugnader, eller annet Det er fremmet et forslag om å definere «et tak» ifm enkeltsponsorer til enkelt-lag Muligheter vedrørende klubbtøy er diskutert. Tas inn i neste møte Det skal gjennomføres et høstmøte felles for alle og/eller ved enkelt-lag Leder finansutvalget vurderer at man er kommet godt i gang. : Leder finansutvalg innkaller til nytt møte Sak 3 ARRANGEMENT Plan for arrangementsutvalget Kampoppsett og grunnlag for sesongen er nå utgitt av 15. august etter gjennomført omberamming. Arrangementskomiteen har etablert et første grunnlag (forslag til) fordeling av arrangement. Dette vil etter kort kvalitetssikring sendes ut til alle oppmenn. Planlagt tid er innen onsdag 24. aug. Følgende informasjon vil inkluderes: Forventinger, ansvar og oppgaver ifm arrangement Tid for gjennomføring av kurs i klokke/tavle Forventet ambisjonsnivå ifm speaker og musikk ifm arrangement Prosess for oppfølging/påminnelse fra arrangementskomitee : Utsendelse av arrangementsfordeling og annen info, innen onsdag 24 aug Andre hovedmomenter fra arrangementsutvalget er: Det skal rekrutteres inn i gruppen før seriestart 2. september. Ca 2-3 stk Det vil bli en påminnelse i forkant av arrangementshelg (tirsdager) Det er en intensjon å etablere en egen K3/K4 arrangementsgruppe. Dette med Diverse aksjoner 2

3 grunnlag i usikkerhet vedrørende sekretariat på disse kampene. Styret er enig. Det er en ambisjon å ha speaker og musikk til arrangement, men ambisjonsnivå er senket ifm sesongen grunnet ressursbruk knyttet til dette. Det vil «så langt som mulig», men lag må også prøve å gjennomføre selvstendig (eks musikk innmars, opprop navn). Styret støtter dette. Det skal gjennomføres «kurs»/gjennomgang av klokke/tavle Oppfølging av og ivaretakelse av kiosk må videre diskuteres med daglig leder Informasjon om billettbestilling må på ny ut fra daglig leder Arrangement må være en egen del i felles oppmannsmøte Det er per tid ingen som har ansvaret for koordinering av og etablering av opplegg for f eks håndballskole i høstferien. Dette må avklares. Sak 4 DAGLIG DRIFT - status på hovedpunkter Daglig leder har ingen hovedpunkter. Sak 5 Daglig leder gjennomgikk etablert utkast for annonsering av håndballskole og sportslig tilbud (lag) i HK Rygge. Denne sendes ut til korrektur og intensjonen er annonse i Moss avis i og etter kommende helg. Det vil også etableres info-ark som skal distribueres til barnehager/skoler. Dette utføres av ansvarlig(e) håndballskolen. HK RYGGE AKSJONSLISTE - «Drift- og organisering» Styreleder viste til beskrivelse i innkalling til styremøte, samt tidligere kommunikasjon vedrørende utfordringer med daglig drift. Bakgrunn er beskrevet og er knyttet til styrevedtak av 4 februar 2016, vedrørende økning av stillingsprosent for daglig leder. Tiltak på dette er utført. Styreleder understreker at krav, forventninger og omfang for daglig ledelse (forventet administrasjon og nå også andre oppgaver) har økt betydelig i omfang. Dette inkluderer også oppgaver som normalt ikke er tilegnet daglig leder/ledelse. HK Rygge er nå i en situasjon hvor klubben må vurdere drift, organisering og omfang av administrasjon, og andre oppgaver. Pga vekst i klubben i forhold til lag og utøvere, samt andre endringer er det derav nødvendig at man finner den mest optimale organisasjonsformen for klubben. Dette medfører at styre nå må ta stilling til hvordan man ønsker å prioritere oppgaver og gjennomføring av disse. Styreleder, nestleder og daglig leder har i forkant etablert et første utkast til aksjonsliste, sortert under flere kategorier (sportslig, arrangement, finans, administrasjon, ledelse etc). Det er videre etablert en prioritert liste med umiddelbar tiltak. Denne ble utdelt på styremøte og er vedlagt referat ( 1). Styret konkluderte med at det skal gjennomføres et arbeid frem mot en felles samling av lengre varighet. Gjennomføring av denne må være utført innen utgangen av september. Arbeid og forberedelser mot dette må knyttes til etablering av tiltaksliste og innhenting av informasjon vedrørende mulige alternative modeller fra andre klubber. : utsendelse av oppdrag ifm Veien videre gjennomføring av fellesmøte Styreleder og nestleder starter denne prosessen med å sende ut et oppdrag til styre; Veien videre. Denne vil inkludere: Foreløpig tiltaksliste og oppdrag knyttet til å etablere denne Forslag om tidspunkt til gjennomføring av felles samling Forberedelser mtp diskusjon vedrørende aktivitetsnivå og ambisjonsnivå 3

4 Sak 6 EVENTUELT Ekstraordinært årsmøte gjennomført Det ble gjennomført ekstraordinært årsmøte 17 august 18:00 18:45. Behandling av 2 saker: 1) Ny lovnorm og 2) Medlemskontingent og treningsavgift. Status: Ny lovnorm er besluttet og denne oversendes NHF for godkjenning. Treningsavgift for sesongen er fastsatt og fakturering kan iverksettes Referat ekstraordinært årsmøte er vedlagt ( 2). Sportsutvalg: Oppdrag om etablering av sportsutvalg er tilbake fra tidligere vedtak i styremøte 7 april 2015 med fremleggelse av forslag og valg på styremøte 21 april Ansvar sportssjef Truls Knutsen. Det ble bemerket at utvalget i størst mulig grad bør bestå av kompetente personer som ikke har treneroppgaver i klubben men f.eks. ha en representant fra trenere yngres og en representant fra trenere senior (16-). Det er i perioden ikke etablert et utvalg. Styret ønsker nå sportsutvalget etablert og på plass før neste styremøte. : Daglig leder håndterer dette videre med eksisterende forslag til ressurser Det mangler i dag representanter fra yngres og utenfor lag. Bør totalt bestå av 5-7 personer. Styrets representant i sportslig utvalg er Carina Borgersen. Oppdatere årsdokument, fremlagt på årsmøte i februar 2016: Irene Thoresen etterlyser oppdatering av årsdokumentet med manglende lagsberetning for J13. : styreleder oppdaterer årsdokument Jubileumskomitee Rygge 2018: Daglig leder fremmet forslaget om etablering av jubileumskomitee. Dette støttes av styre. : Daglig leder vil sende ut forespørsel til en rekke ressurser som var knyttet til opprettelse av HK Rygge klubb Bruk av Vips: Det ble diskutert muligheter for bruk av Vips. : Arrangementsutvalget undersøker muligheter og kostnader. Treningstider: Treningstider er nå utgitt og er gjeldende fra 15 august. Arbeidsgruppen er fornøyd med årets resultat, basert på tildelt og begrenset tid. Det arbeides videre med muligheter i flyplasshall og Vålerhallen. Samarbeid: Daglig leder beskrev status, innhold og erfaringer med dagens samarbeidsavtaler. Dette er med Son på J18 og med Herulf/Son G16. Periodeplaner: Styreleder presenterte eksempel på periodeplan for lag og styre. Oppsett/mal vil formidles de enkelte lag. Det er vedlagt eksempel på utkast periodeplan for Jentegruppe 15/16 ( 3). Lagspåmeldinger: HK Rygge foretok i april påmelding av lag i henhold til enighet med gjeldende trenere og 4

5 situasjon. Daglig leder påpekte at erfaring tilsier endringer i forhold til både tilgang og frafall, samt skader. Det er nå viktig å lande endelig lagspåmelding og alle trenere vurdere situasjon og antall påmeldte lag for eget alderstrinn. Det må vurderes om vi skal vurdere å trekke lag, eller eventuelt forsøke å få etteranmeldt lag. : Daglig leder sender ut forespørsel om tilbakemelding fra de enkelte lag/trenere Daglig leder informerte at Gutter 16-2, med stor sannsynlighet må trekkes. Dette med grunnlag i manglende keeper og antall spillere. Trenermøte: Trenermøte skal gjennomføres onsdag 24 august klokka : Daglig leder kaller inn NM Kamp 24 august Ryggehallen kl 20:00: : Daglig leder sender ut forespørsel om bidrag til arrangementet. FREMTIDIG STYREMTE: Neste styremøter er Onsdag 14 september kl. 19:00 (Klubbkontoret) Sted og dato Rygge, Signatur Baard Ove Nilsen 5