Sjekkliste og fremdriftsplan for koordinator

Transkript

1 Sjekkliste og fremdriftsplan for koordinator Din kommune, og evt. videregående skole lokalisert i kommunen, ønsker å gjennomføre Ungdata, og du er Ungdata-koordinator. Det betyr at motivasjon for å gjennomføre Ungdata er på grunnlag av et ønske om oversikt inn i kommunalt plan- og utviklingsarbeid knyttet til folkehelse og forebyggende arbeid overfor ungdom. Det er videre enkelte nødvendige gjøremål som må sikres og i tillegg noen suksesskriterier du kan jobbe med i tiden fremover. Punkt 1 pågår over et par uker. Andre punkter kan gjøres parallelt for rask fremgang (såfremt det er tydelig at partene vil akseptere avtalen, punkt 1). Om du opplever det som nyttig, kan du krysse av etter hvert som du får gjennomført ulike punkter eller tema er diskutert. Hele sjekklista er lest for oversikt Sjekklista er skrevet ut og lett tilgjengelig for avkrysning 1. Kontrakt/avtale mellom kommunen, NOVA og KoRus Midt-Norge (se også punkt 4) a) KoRus (jo.arild.salthammer@stolav.no) er kontaktet med interesse for gjennomføring eller omvendt. Det er en intensjon om samarbeid på plass. b) Følgende informasjon er oversendt KoRus (jo.arild.salthammer@stolav.no): navn og tittel på person som skal signere kontrakt/avtale (normalt rådmann). Navn, tittel, e-post og tlf.nr til kontaktperson (koordinator) for kommunens gjennomføring. Dette må leveres KoRus for å bestille avtale. Dette må også føres inn i innmeldingsskjema (vedlagt excel-ark). c) Avtale (tilbud) er mottatt fra Forskningsinstituttet NOVA. Dette ordner KoRus, jamfør punkt 1. b). d) Avtale (tilbud) er lest, og den som skal signere, eller person ansvaret er delegert til, stiller seg positiv til avtaleinngåelse. Signering er ikke ment å skje på nåværende tidspunkt, se punkt e). e) Det er returnert aksept på avtale til Forskningsinstututtet NOVA: e-post: ungdata@nova.hioa.no (med KoRus-kontakt på kopi). Avtale skal ikke skrives ut av koordinator og signeres. Det er NOVA som starter prosessen fra sin ende etter aksept per e-post. Avtale signeres i 3 eksemplarer av NOVA og sendes KoRus, KoRus signerer og sender kommunens postmottak, Kommune signerer og returnerer ett eksemplar til partene) Merk: Punkt 1. c) til og med punkt 1. e) kan potensielt gjennomføres med digital signering forutsatt at god løsning kommer på plass i tide. Her må vi avvente mer informasjon fra NOVA. I så tilfelle oversendes en ny beskrivelse. Inntil videre kjøres dette som over. 2. Detaljer om undersøkelsen (samles inn og sendes KoRus i et innmeldingsskjema) Innmeldingsskjema (excel-ark) er mottatt, fylt ut, og levert til KoRus-kontakt. Merk at det er to faner i bunnen: «Informasjon om undersøkelsen» og «Informasjon om skoler». Begge må fylles ut etter hvert som informajon samles inn. Dette skjema må leveres inn minimum 3 uker før gjennomføring i ungdomsskolen, og minimum 10 uker før gjennomføring i VGS (dersom anbefaling om ikke-anonym undersøkelse følges). Se punkt

2 Grunnleggende informasjon, slik som gjennomføringsuker, kommunenavn, kontaktperson og kontaktopplysninger og formelle avklaringer slik som hvem som signerer, og så videre er lagt til innmeldingsskjema. Tilleggsspørsmål (valgfrie) er vurdert og besluttet i dialog med KoRus (se spørreskjema for forklaring). Merk: Nært alle spørsmål har ny forbokstav for Spørreskjema sammenlignet med spørreskjema og spørreskjema Derfor viktig med ny gjennomgang. Det bør ikke velges flere enn 50 ekstra spørsmålsstillinger og maksimum +100 dersom det er særdeles gode grunner for det (moduler kan ha flere spørsmål, se spørreskjema for mer informasjon). Det er vurdert om det er aktuelt/behov for egenkomponerte spørsmål (ekstraspørsmål) som ikke dekkes av Ungdata. Dette er spørsmål som ikke finnes i spørreskjema, og som må lages i dialog mellom Kommune -> <- KoRus -> <- NOVA (dette er også en priset tjeneste ta kontakt med KoRus om aktuelt). Gruppen har vurdert hvilke bakgrunnsspørsmål kommunen ønsker, se spørreskjema. Bakgrunnsspørsmål vil være sterkt begrenset og avhengig av antall elever i ungdomsskolen og avklares i dialog med KoRus. For VGS, se neste punkt. For de som har VGS: Det er tatt stilling til om det skal gjennomføres en såkalt ikke-anonym undersøkelse i videregående skole (det er anbefalt slik gjennomføring). Dette må avklares minimum 10 uker før gjennomføring, da undersøkelsen må meldes til NSD. KoRus bistår med innmelding. Å gjennomføre en ikke-anonym undersøkelse i VGS betyr i prinsippet at det stilles mange flere bakgrunnsspørsmål til elevene. Til tross for dette er alle som deltar uansett sikret full konfidensialitet. Når resultatene fra undersøkelsen er ferdig, vil de bli presentert gjennom statistikk som gjør det umulig å identifisere enkeltpersoner. Ungdommene bruker også her et helt tilfeldig utdelt brukernavn for innlogging og gjennomføring. I VGS må man ikke hente inn samtykke fra foreldrene for å gjennomføre en slik undersøkelse (det må man i ungdomsskolen), men man må som sagt melde til NSD. Mengden av kunnskap som kan fremskaffes utfra slike undersøkelser er enormt mye større om man tenker nasjonale studier, artikler, forskning, enn ved en tradisjonell VGS undersøkelser hvor alle disse bakgrunnsspørsmålene ikke inkluderes (se spørreskjema for forklaring på hvilke bakgrunnsspørsmål det gjelder).. Oppdatert infopakke (informasjonsskriv og prosedyrer) er mottatt fra KoRus. Dette skjer når alle praktiske opplysninger er på plass og innmeldingsskjema er sendt til KoRus. Informasjonsbrev (i oppdatert infopakke) er sendt til foresatte (per brevpost) og/eller direkte til foresatte per e-post minimum 14 dager før undersøkelsen gjennomføres. KoRus-kontakt er informert om dette. Ranselpost er ikke tilstrekkelig og vil være et brudd på avtalen. Det kan også alternativt sendes sms til foreldre med link til nettside (eksempel kommunens eller skolens) hvor informasjonsskrivet er gjort tilgjengelig. 3. Informasjonsflyt Kommunikasjonsflyten i forhold til følgende dokumenter og informasjon er vurdert/gjennomgått*: Innholdet i dette skrivet, herunder: Spørreskjema Sjekkliste Koordinator Ungdata og media **Eksempel på infopakke (informasjonsskriv) Nettpresentasjon Oversikt over bruk av tilleggsspørsmål i fylket om sammenligning med spesifikke kommuner er av interesse Oversikt over ungdata koordinatorer og gjennomføringer i fylket til informasjon Sett nærmere på Kjent med at KoRus kan kontaktes for veiledning og avklaringer

3 *Koordinator bør, med fordel, involvere arbeidsgruppen rundt Ungdata i vurderinger av prosess (se punkt 6) **Koordinator mottar egen infopakke for gjennomføring når all praktisk informasjon er på plass (jmf. Punkt 2). 4. Avgjørelsen er administrativt forankret i kommunen Det er klare føringer fra beslutningstakere om at Ungdata skal gjennomføres i vår kommune, og ressursbehov er tydelig avklart, både før gjennomføring og i etterkant. Målet er at alle skoler i kommunen, både ungdomsskoler (offentlige og private) og videregående skole(r), deltar. Følgende er vurdert: Selv om videregående skole ikke signerer avtale, bør videregående skole ses på som en likeverdig part i beslutningsprosessen i forberedelsesfasen og oppfølgingsfasen når de har tilholdssted i en kommune og deltar samtidig med, og i regi av, kommunens undersøkelse. Målet kan være et styrket samarbeid mellom kommune og fylkeskommune (lokal VGS). 5. Oversikt i egen kommune/bydel eller region Det er undersøkt om det finnes andre nyttige undersøkelser/oppsummeringer/planer/oversikter som kan være nyttig inn i valg av spørsmål, eller nyttig med tanke på hvem som bør være i arbeidsgruppen/ressursgruppen. Det kan være kilder og personer i folkehelseplan, rusmiddelpolitisk handlingsplan, eller spesifikke innsatser/tiltak/satsninger hvor Ungdata kan bidra til mer kunnskap eller kanskje også en evaluering av måloppnåelse. Kanskje er noen spørsmål også mer relevant å inkludere med tanke på statlige satsninger, opptrappingsplaner, eller lignende. 6. Arbeidsgruppe og/eller evt. en ressursgruppe er etablert (forslag) Kontaktperson/Koordinator koordinerer prosessen med valg av spørsmål, forberedelser for gjennomføring, og oppfølging av resultater i Ungdata. Koordinator er med fordel en person som har et eksisterende koordinatoransvar og som driver nettverksarbeid, ofte folkehelsekoordinator eller SLT-koordinator. Koordinator kan derimot ikke gjøre alt arbeid med Ungdata alene, og det er viktig med tverrfaglig og tverretatlig involvering. Det er etablert en arbeidsgruppe som består av Lærer(e) Helsesøster NAV Politi SLT-koordinator Oppfølgingstjenesten Folkehelsekoordinator Representant FAU Ungdomsrepresentant(er) Representant frivillige lag og organisasjoner Miljøkontakt Ungdomskontakt Miljøterapeut Arbeidsgruppen kan eksempelvis være koordinators nærmeste samarbeidspartnere (kjernen) i alle aktuelle deler av prosessen. Kanskje er det en etablert tverrfaglig/tverretatlig gruppe som kan utvides eller hvor det er naturlig å inkludere ungdata. Ved behov involveres en større ressurs/referansegruppe, eller det kan også etableres flere arbeidsgrupper og koordinatorer (eksempelvis per bydel).

4 Det er etablert en ressursgruppe/referansegruppe som består av Lærer(e) Helsesøster NAV Politi SLT-koordinator Oppfølgingstjenesten Folkehelsekoordinator Representant FAU Ungdomsrepresentant(er) Representant frivillige lag og organisasjoner Miljøkontakt Ungdomskontakt Miljøterapeut En ressursgruppe/referansegruppe kan være er en tverrfaglig og tverretatlig gruppe som bistår med faglig kompetanse, for retning, eller for bistand i aktuelle beslutningsprosesser eller oppfølgingsprosesser. Kanskje nyttig, kanskje unødvendig. Kanskje er det andre løsninger som er bedre. Kanskje er det naturlig at administrativ ledelse tar del. Kanskje kan en slik gruppe være aktuelt for kun et informasjonsmøte før gjennomføring, innhenting av synspunkter og måling av faglig interesse, og kanskje presentasjonsmøte (resultater) med fokus på veien videre og samarbeid rundt oppfølging. 9. Til diskusjon/refleksjon i arbeidsgruppa God og tidlig kommunikasjon og involvering av skoler er avgjørende for god informasjonsflyt, god gjennomføring, og høy deltakelse; herunder viktig med klar forankring hos rektor. Skolen(e) har medvirket til å bestemme når undersøkelsen gjennomføres og skolen har vært inkludert i forarbeid. Det er sikret at hver skole har én eller flere utnevnte administratorer som koordinerer den praktiske gjennomføringen av Ungdata på skolen, i en skoletime. Det er diskutert/avklart med skolen (som bør være representert i arbeidsgruppa eller ressurs/referansegruppen), at noen elever kan ha behov for ekstra tilrettelegging og mer tid, men at det er viktig at alle ungdommer (så langt det er mulig) skal få tilbud om deltakelse. Det er diskutert evt. behov for og bruk av tolketjenester. Det er vurdert og bestemt å (eller bestemt å ikke) aktivt involvere media, før og/eller etter undersøkelsen i formidlingsøyemed. Det er vurdert og tatt stilling til andre formidlingsmåter, slik som via kommunens nettside, via skolen(es) nettsider, eller via sosiale medier. Generelle råd for medieinvolvering i tilsendt skriv er gjennomgått. Særlig viktig å merke seg at kommune og videregående skole kan ha egne retningslinjer for medieinvolvering. Det er diskutert måter arbeidsgruppa og/eller ressurs/referansegruppa kan involvere ungdommer eller at ungdommer tar del i gruppa. Det kan være ungdomsråd i kommunen, elevråd ved ungdomsskole eller videregående skole, eller i større skala (eksempelvis lokale lag og organisasjoner eller hele skoleklasser) for spesifikke mål. Det er vurdert, og eventuelt laget en plan for, hvordan ungdom kan bidra med informasjon overfor andre ungdommer (eks. at VGS bidrar med informasjon i ungdomsskole), og eventuelt også overfor foreldre. Et mål kan være at ungdommene kjenner på eierskap til undersøkelsen, involverer seg, og får uttale seg om hvordan de vil ha det i lokalmiljøet. Dette er også veldig aktuelt overfor administrativ ledelse og politikere. Det er vurdert hvordan ungdom kan inkluderes i oppfølging av resultater (kanskje også presentasjon). Det er tenkt noen tanker rundt hva som er reell ungdomsinvolvering og ungdomsmedvirkning og om det er en forskjell her.

5 Det er diskutert hvordan ulike lokale frivillige lag og organisasjoner kan bidra i Ungdata, både før og etter Ungdata-undersøkelsen. Her er det nøkkelpersoner som står i posisjon til å se og bistå ungdommer. Det kan også være lag og organisasjoner for ungdom som har behov for å jobbe med egne retningslinjer på ulike tema. 10. Selve gjennomføringen Om det viser seg å være flere (eller færre) elever enn innmeldt i en klasse, er det gitt beskjed til KoRus (dette er viktig for svarprosent). Det er også viktig om det er behov for flere brukernavn slik at alle kan delta. Om forholdene ligger til rette for det (størrelse) er det vurdert om det er nyttig og rett at koordinator selv stiller opp og er tilgjengelig på skolen når undersøkelsen gjennomføres. Det er sikret at alle administratorer har fått en papirversjon av det kommunale spørreskjemaet (merk at spørreskjema for US og VGS vil være noe forskjellig), jamfør prosedyre. Administrator(er) har mottatt og vil følge/følger prosedyren for gjennomføring. Dette er ikke noe som elevene skal gjøre på fritiden, dette skal skje i en skoletime. Det er forsøkt å få «oversikt» på elever som ikke deltar. Er det grunn til å tenke at de skulle skille seg ut fra de andre? Er det sykdom? Har de ikke fått tilbud pga. spesielle behov for tilrettelegging? Noen kan stille spørsmål om slik som «hva med de resterende 20 prosentene som ikke deltok?» og kan bli mer opptatt a hvem som ikke er med enn det ungdommene som er med forteller. Det kan uansett være greit å prøve å ha en viss oversikt. Det kan til eksempel være veldig relevant å vite om en hel klasse ikke deltok fordi de var på klassetur, eller at så og så mange ikke deltok fordi de var ute i praksis. Husk at dersom du trenger teknisk bistand: se prosedyre for skolen (infopakken). 13. Ungdata-undersøkelsen er gjennomført KoRus er informert om at undersøkelsen er avsluttet i vår kommune slik at arbeidet med rapportene kan startes. (jo.arild.salthammer@stolav.no). Det er også viktig å gi beskjed om det er behov for mer tid eller flytting av undersøkelse (utover innmeldt ukenr), så ikke undersøkelsen stenges før fullført. Standardrapportene er mottatt (Kjønn, Klassetrinn, svarfordeling, nøkkeltall, Tidspunkt (for de som har gjennomført flere ganger). Om det er veldig få elever er det ikke sikkert at alle disse rapportene kan returneres. Det kan være greit å skrive ut dem og lagre filene på et sikkert sted. Det er innkalt til møte i arbeidsgruppe og/eller hele ressursgruppa til et møte for å diskutere rapportene og planlegge videre aktivitet. Om resultatene oppleves vanskelig å forstå, eller det er behov for å diskutere resultater, har jeg kontaktet KoRus for veiledning eller med en forespørsel om et møte. Det kan ikke garanteres at KoRus har kapasitet når dere ønsker møte. I et slikt møte er det best at så mange som mulig av involverte parter deltar for en felles retning og felles forståelse. Det er vurdert hvordan vi skal presentere resultater (og hvilke resultater eller tema) overfor administrativ ledelse og våre politikere.

6 1 4. Videre arbeid (over tid) - K ommunalt plan - og utvikling sarbeid knyttet til folkehelse og forebyggende arbeid overfor ungdom. Det er ordnet med en møtestruktur (eksempelvis 3 ganger i året) for oppsummering og erfaringsdeling, oppfølging av tiltak/prosjekter/innsatser. Det er diskutert hvordan ungdata kan deles og brukes bredt og tverrfaglig. D et er tatt stilling til om den som har koordinert gjennomføring, skal fortsette å ha et ko ordinerende ansvar for ungdata, eller om det er en annen person som skal ta over. Dersom det skjer endring i koordinatoransvaret, ve nnligst informer KoRus. Om det skulle bli slik at resultatene kun legges bort etter gjennomføring, at inge nting skjer, at samarbeid har brutt sammen, eller koordinator går over i ny stilling eller får andre arbeidsoppgaver, kan du kontakte KoRus for å diskutere dette. KoRus kan være en pådriver for å iverksette oppfølging og en prosess for å jobbe med resultat ene eller spesifikke temaer. Du kan også kontakte andre koordinatorer i andre kommuner for en samtale. Det kan være mange gode løsninger og tips å hente fra de andre som jobber med ungdata. KoRus håper alle koordinatorer vil støtte opp om KoRus og NOVA sine mål om å samkjøre så mange undersøkelser som mulig for et best mulig bilde av hvordan ungdom i Nord - Trøndelag og Norge for øvrig har det. I den sammenheng er skal ingen undersøkelser gjennomføres utenfor tidsrommet januar og ut april. Kontaktinformasjon: Nord - Trøndelag: Jo!rild Salthammer, Mob: , jo;arild;salthammer@stolav;no