Gjøvik Rådhus AS. Konkurransegrunnlag. Gjøvikregionen - Gjøvik Land Toten. Prosjektledelse og byggeledelse rehabilitering - Gjøvik rådhus

Transkript

1 Gjøvik Rådhus AS Konkurransegrunnlag Nr.: Nr.: Gjøvikregionen - Gjøvik Land Toten Prosjektledelse og byggeledelse rehabilitering - Gjøvik rådhus Konkurransegrunnlaget omfatter: Del I Spesielle vilkår Del II Alminnelige vilkår Revidert pr 31. januar 2013

2 Innholdsfortegnelse 0.0 INNLEDENDE BESTEMMELSER Orientering om oppdraget og oppbygningen av konkurransegrunnlaget Informasjon om oppdragsgiver og dens medhjelpere i konkurransen ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR KONKURRANSEN / ANSKAFFELSEN Frist for innlevering av tilbud Antall kopier av tilbudet Henvendelser og bekreftelse på mottak av konkurransegrunnlaget / deltakelse Befaring eller konferanser Vedståelsesfrist for tilbudet og opsjoner Tilbakekalling eller endring av innsendt tilbud Tilbudsåpning Tilbudsdokumenter og offentlighet Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring / Gebyr for utlevering av konkurransegrunnlag Plikt til å gjøre seg kjent med konkurransegrunnlaget: BESKRIVELSE AV OPPDRAGET Beskrivelse av oppdraget Beskrivelse av oppdraget med prosjekt- og byggeledelse - generelt Beskrivelse av oppdraget - kontraktsvilkår Tilbudsformular KRAV OG VILKÅR KNYTTET TIL OPPDRAGET Generelt Oppdragsvilkår, responstid, prisregulering og mengderegulering Tvister Tillegg og/eller endringer til kontrakten om forretningsførsel Kvalifisering av leverandøren og kvalifikasjonsgrunnlag Kvalifisering av leverandøren TILDELINGSKRITERIER Utvelgelse Melding om kontraktstildeling og kontrakt KRAV TIL TILBUDET Tilbudets utforming og krav til avgivelse Krav til tilbudets besvarelse, priser / tabeller og kommentarer: Avvik fra konkurransegrunnlaget, forbehold, avvisning og alternative løsninger LISTE OVER VEDLEGG DEL II - ALMINNELIGE KONTRAKTSVILKÅR

3 0.0 Innledende bestemmelser 0.1 Orientering om oppdraget og oppbygningen av konkurransegrunnlaget Oppdraget eller anskaffelsen omfatter inngåelse av kontrakter på prosjektledelse og byggeledelse ifbm rehabilitering av eiendommen Gjøvik rådhus, tilhørende Gjøvik rådhus AS, et heleid kommunalt aksjeselskap. Beskrivelse av selve ytelsen og vilkår følger av dette konkurransegrunnlag Konkurransen avholdes som en åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 3. september 2010 nr sist endret fra (FOA) del III. Denne anskaffelsesprosedyren tillater at alle interesserte gir tilbud, men den tillater ikke forhandling med tilbyderne. Konkurransegrunnlaget er bygget opp og inndelt etter følgende lest: Del I spesielle vilkår, invitasjon, opplysninger om frister, henvendelser, forhold knyttet til konkurransen og beskrivelse av leveransen, vedlegg, tilbudsformular for innlevering etc. Del II Alminnelige vilkår, dvs kontraktsvilkårene NS 8401 og NS Informasjon om oppdragsgiver og dens medhjelpere i konkurransen Oppdragsgiver for denne kontrakten er Gjøvik Rådhus AS (org nr ), heretter bare som benevnt Oppdragsgiver. Til å forestå konkurransen har Oppdragsgiver bestilt denne ytelsen hos Interkommunal innkjøpsfunksjon Anskaffelser fellesenhet i Gjøvikregionen v/ Gjøvik kommune. Enheten er den part som gjennomfører konkurransen på vegne av Oppdragsgiver. All kommunikasjon i konkurransefasen skal derfor kun skje med Anskaffelser v/gjøvik kommune. 1.0 Administrative bestemmelser for konkurransen / anskaffelsen 1.1 Frist for innlevering av tilbud. Tilbudet merket med nummer og betegnelse, skal være Anskaffelser v/ Gjøvik kommune i hende innen kl 12:00 den 20. mars 2014 Tilbudet skal oversendes/innleveres i lukket nøytral konvolutt med tydelig påført nummer og betegnelse. 1.2 Antall kopier av tilbudet I tillegg til originaltilbudet skal det leveres med ett (1) stk komplett kopi av tilbudet. Originaltilbudet skal stemples eller påføres Original og kopien bes stemplet eller påført Kopi. 3

4 1.3 Henvendelser og bekreftelse på mottak av konkurransegrunnlaget / deltakelse Oppdragsgiver har engasjert Anskaffelser fellesenhet i Gjøvikregionen til å forestå denne konkurransen og alle henvendelser og innlevering av tilbud i forbindelse med konkurransen skal skje til: Postadresse: Gjøvik kommune Att: Anskaffelser Fellesenhet Gjøvikregionen Postboks Gjøvik Leveringsadresse: Gjøvik kommune Avdeling: Anskaffelser Fellesenhet Gjøvikregionen Bygg: Rådhuset Adresse: Kauffeldsplass 1 Rådhuset har åpent servicetorg på hverdager mellom kl Att: Innkjøpssjef Thore Amundsen Kontoradresse: Rådhuset Saksbehandlers telefonnr. : / Saksbehandlers telefaxnr. : Saksbehandlers mailadresse : thore.amundsen@gjovik.kommune.no 1.4 Befaring eller konferanser I forbindelse med konkurransen vil det ikke bli avholdt noen konferanser eller befaring. 1.5 Vedståelsesfrist for tilbudet og opsjoner Tilbudet skal vedståes i 90 dager, regnet fom tilbudsfristen utløp 1.6 Tilbakekalling eller endring av innsendt tilbud Leverandøren kan ved skriftlig henvendelse til Oppdragsgiver tilbakekalle eller endre innsendt tilbud inntil tilbudsfristens utløp. Anmodningen må fremsettes til rett adresse, slik som beskrevet i punktet om henvendelser for å være gyldig. Etter tilbudsfristens utløp kan ikke leverandøren tilbakekalle eller endre sitt tilbud 1.7 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos Gjøvik kommune i Rådhuset, Dato og klokkeslett: 20. mars i 2014, klokken 12:15. Tilbudsåpning vil skje av saksbehandlere i og for Oppdragsgiver - uten tilstedeværelse av leverandørene eller andre utenforstående. Protokoll fra åpningen av tilbudene vil ikke bli sendt ut. 4

5 1.8 Tilbudsdokumenter og offentlighet Oppdragsgiver tar forbehold om å unnta hele eller deler av dokumenter som er knyttet til konkurransen, fra offentlighet. Oppdragsgiver vil føre protokoll i henhold til anskaffelsesforskriften og ellers følge de regler og prosedyrer som sikrer en rettferdig konkurranse. Så lenge konkurransen pågår vil protokollen være unntatt offentlighet. 1.9 Anskaffelsesprosedyre Denne konkurransen følger reglene i FOA og gjennomføres etter Del III. Anskaffelsesprosedyren for denne konkurransen er åpen anbudskonkurranse Kunngjøring / Gebyr for utlevering av konkurransegrunnlag Konkurransen er kunngjort i databasen DOFFIN Plikt til å gjøre seg kjent med konkurransegrunnlaget: Leverandør må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle de tekstsider og vedlegg som er angitt i Del I spesielle vilkår. Leverandør skal sette seg inn i konkurransegrunnlagets innhold, og gi svar på alle krav og spørsmål som er stillet. Tilbudet skal omfatte komplette ytelser i henhold til konkurransegrunnlagets formål, selv om ikke alle underliggende ytelser for å oppnå dette er omtalt i konkurransegrunnlaget. For øvrig er det leverandørs eget ansvar å gjøre seg kjent med forhold som har betydning for Oppdraget ut over det som er angitt i konkurransegrunnlaget. Leverandør må også ta høyde for at han ikke har rett til tilleggsvederlag eller fristforlengelse for forhold som leverandøren kunne eller burde ha tatt i betraktning før innlevering av tilbudet. 2.0 Beskrivelse av oppdraget 2.1 Beskrivelse av oppdraget. Oppdragsgiver har i igangsatt et prosjekt med sikte på å rehabilitere eiendommen og bygningen Gjøvik Rådhus. Hovedfokus ligger på forbedring av innemiljøet, universell utforming og fleksibilitet med tanke på å møte endringer i kommunens organisasjon over tid. Kommunen er eneste leietaker. Bygget er på ca m 2. Rehabiliteringen skal omfatte det meste av bygget. Det er igangsatt en prosess som skal lede fram til en strategi for rehabiliteringsprosjektet innen 1. juli Oppdragsgiver har til daglig en liten administrasjon og for dette prosjektet er det behov for å styrke kapasiteten gjennom innleie av funksjonene på prosjekt- og byggeledelse. Det tas sikte på å inngå følgende rammeavtale for å dekke behovet på innleie av kapasitet: En (1) rammeavtale for prosjektledelsen med opsjon på byggeledelse, hvor byggeledelsen vil ha rang foran rammeavtalen på byggeledelse En (1) rammeavtale i tillegg kun på byggeledelsen. 5

6 Uttak fra rammeavtalene vil bli inndelt i avrop for de enkelte trinn i prosjektet. Avropene vil bli stykket opp og delt mellom prosjektledelse og byggeledelse. En mulig inndeling i trinn kan være: Utvikling Sammenfatning av strategi. Fram til Prosjektering og kontrahering o Hovedstrukturer o 1. byggetrinn Byggefase o Flere byggetrinn. Prosjekterings- og byggefasen deles inn i flere trinn. Av hensyn til arbeidsforholdene for kommuneorganisasjonen, som er leietaker i bygget, ser man for seg en gjennomføringsprosess inndelt i trinn, der hvert enkelt trinn avsluttes før det neste settes i gang av det neste. Total lengde på prosjektet anslås til ca 4 år. Oppdraget er allerede under igangsetting slik at prosjektledelse må kunne påstartes omgående etter kontraktsinngåelse. 2.2 Beskrivelse av oppdraget med prosjekt- og byggeledelse - generelt. Prosjektleder skal på vegne av Oppdragsgiver ivareta byggeherrens prosjektadministrative rolle, bl.a. oppfyllelse av Byggherreforskriften og at krav til prosjektet er hjemlet i lover, forskrifter og blir ivaretatt og fulgt opp. Gjøvik Rådhus AS gjennomfører sine anskaffelser med støtte fra Anskaffelser fellesenhet i Gjøvikregionen. Bistand i utredningsfasen vil kunne være: Hovedelementer i oppgavene: Utvikling av strategidokument. Valg av ambisjonsnivå i forhold til miljø og bærekraft Teknologistrategi i forhold til innemiljø og fleksibilitet Aktivitets- og framdriftsplanlegging på overordnet nivå. Organisering Valg av entreprisemodell. Utvikling av konkurransegrunnlag i samspill med prosjekterende Anskaffelses og kontraktstrategi Ansvarsroller i forhold til PBL Risikoanalyse i forhold til gjennomføring av prosjektet. Andre oppgaver som naturlig tilligger prosjektleder Bistand i gjennomføringsfasen vil kunne være: Hovedelementer i oppgavene: Prosjekt- og byggeledelse for gjennomføringsfasen med ansvar for prosjektadministrasjon og ledelse på byggeplass i hht NS8403. Oppfølging krav til miljø og bærekraft Framdriftsoppfølging og kontroll 6

7 Økonomioppfølging og kontroll Oppfølging av SHA Oppdragsgivers representant overfor prosjekterende, entreprenører og andre leverandører til prosjektet. Kvalitetssikring av FDV-dokumentasjon Bygget skal ombygges og samtidig være under bruk. Dette skjer gjennom at deler av kommunens organisasjon vil bli flyttet ut ifbm ombyggingen. Den øvrige del av organisasjonen vil være i bygget og forflyttes internt i takt med ombyggingen. Det vil bli stilt spesielle krav til gjennomføring av prosjektet av hensyn til arbeidsforholdene for kommunens organisasjon. Oppdraget inngår i prosjektets ledergruppe sammen med prosjekteringsleder og ITBkoordinator, som engasjeres senere i prosessen. Rapportering til Oppdragsgivers daglige leder eller den han utpeker til å representere seg vil kunne være en del av Oppdraget. 2.3 Beskrivelse av oppdraget - kontraktsvilkår. Oppdraget vil gå over noen år hvor arbeidsomfanget fastsettes trinnvis. Det vil medføre at man for hvert trinn vil definere rammer for hvert avrop av ytelser. Til grunn for prosjektledelsen vil man legge NS 8402 til grunn med tilhørende formular på avtalen. For byggeledelse vil man legge NS 8403 med tilhørende ytelsesbeskrivelse og avtaleformular til grunn. Avropene vil således inneholde en økonomisk ramme, som det kan faktureres opp til. 2.4 Tilbudsformular Det er ikke utarbeidet noe tilbudsformular. Leverandøren må derfor selv på en ryddig måte sette opp sitt tilbud. Dersom det ikke framgår noe forbehold anses alle ytelser som inkludert i leveransen. 3.0 Krav og vilkår knyttet til oppdraget 3.1 Generelt Generelt avkrever Oppdragsgiver at det arbeidet som vil bli utført av leverandør er i hht gjeldende lover, forskrifter og andre myndighetskrav og som minimum vil bli utført i samsvar med krav til kompetanse, nøyaktighet og faglig dyktighet som er vanlig i bransjen. 3.2 Oppdragsvilkår, responstid, prisregulering og mengderegulering. Kvalitetsnivå på ytelsene og oppgaveløsning for prosjekt- og byggeledelse skal være på faglig nivå med ytelsesbeskrivelsen til RIF s veileder Prosjektledelse i bygge- og anleggsprosjekter og Byggeledelse i bygge- og anleggsprosjekter Varighet av oppdraget er fra og med kontraktsignering og fram tom oppdraget er ferdig, dvs ca 4 år fram. Eksakt tidspunkt fastsettes ved kontrakt Andre vilkår er som følger: Oppdragsgiver har en liten administrasjon, hvilket avkrever at utøvere av prosjekt- og byggeledelsen må kunne stille på bygget iløpet av kort tid for å kunne utføre oppdrag eller representere Oppdragsgiver. Det avkreves derfor to (2) timers responstid fra melding om frammøte er gitt til man må være på oppdragssted/byggeplassen. 7

8 Alle enhetspriser / timepriser for prosjekt- og byggeledelse skal være inkludert reisetid, reise og diett. Det honoreres for reisetid inntil 1 time hver vei fra Gjøvik rådhus. Pålagte reiser av Oppdragsgiver ut over det som hører oppdraget til dekkes etter statens satser. Prosjektleder / byggeleder skal sørge for at det finnes erstatningspersonell med minst samme kvalitet som prosjektleder og som kjenner oppdraget like godt i tilfelle sykdom, ulykke etc. Det aksepteres en (1) årlig prisregulering basert på inntil 100 % av kpi. 3.3 Tvister Enhver tvist i forbindelse med Oppdraget skal søkes løst i minnelighet mellom partene. Dersom enighet ikke oppnås avgjøres saken ved voldgift i Gjøvik Hver av partene oppnevner en representant, som sammen oppnevner rettens formann. Ved uenighet om valg av formann oppnevnes denne av Embetsleder for Toten Tingrett. Bestemmelsene i Tvistemålslovens kap. 32 skal anvendes. 3.4 Tillegg og/eller endringer til kontrakten om forretningsførsel Alle endringer det være seg tillegg eller fradrag skal meldes som endringer. Alle endringer skal avtales i en egen tilleggs-/endringsavtale for å være gyldige. 4.0 Vilkår knyttet til konkurransen - kvalifisering 4.1 Kvalifisering av leverandøren og kvalifikasjonsgrunnlag Leverandørens økonomiske og finansielle stilling samt tekniske kvalifikasjoner skal dokumenteres ved følgende minimumskrav: Skatteattest (RF-1244 fastsatt av Skattedirektoratet), det vil si attest fra kemner/ kommunekasserer for betalt skatt/arbeidsgiveravgift der leverandøren har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder Attest fra skattefogden for betalt merverdiavgift i vedkommende fylke. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder HMS-egenerklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Vedlagte skjema eller tilsvarende kan benyttes. Kort beskrivelse om foretakets totale omsetning og resultat i de siste tre regnskapsår for de tjenester som det forespørres om i dette konkurransegrunnlaget. Firmaer med dårlig resultat vil ikke bli kvalifisert. Liste med relevante/viktige oppdrag de siste 3 tre årene, listet opp med kundenavn, kontaktperson, telefonnummer og oppdragets art, omfang og verdi. Beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem knyttet til tjenesten og tilhørende leveranse 8

9 En redegjørelse av leverandørens organisasjon, kvalifikasjoner, kompetanse, antall medarbeidere med angivelse av fagdisiplin og erfaring. Sentral godkjenning med godkjenning i tiltaksklasse ihht oppdraget 4.2 Kvalifisering av leverandøren Kvalifikasjonskravene som er beskrevet skal dokumenteres. Evalueringen av om leverandør er kvalifisert eller ei foretas på grunnlag av den dokumentasjon som er avkrevd. Dersom leverandøren ikke oppfyller de krav som Oppdragsgiver har fastsatt, som minimumskrav, vil man ikke bli kvalifisert, hvilket medfører at leverandøren blir avvist. 5.0 Tildelingskriterier 5.1 Utvelgelse De leverandører som er funnet kvalifisert vil bli evaluert mht kontraktstildeling etter nedenfor angitte metode. Valg av leverandør vil bli foretatt utifra hva som er økonomisk mest sett fordelaktig for Oppdragsgiver, hvor blant annet følgende inngår: Punkt Kriterier Poeng Vekt 1-6 % A Tilbudte personells (PL+BL) utdannelse og erfaring (CV). 25 B Tilbudte personells (PL+BL) personlige egnethet ift sammenliknbare 25 oppdrag. C Tilbudte personells (PL+BL) dokumentering av tidligere utført 25 arbeid uttrykt gjennom referanseoppdrag, hvor 3-5 relevante referanser oppgis med referanseperson og telefonnummer. D Timesatser 25 Leverandøren skal derfor kort og tydelig beskrive disse forholdene slik at det er enkelt for Oppdragsgiver å evaluere disse punktene i tilbudet. 5.2 Melding om kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle leverandører som deltar i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Rimelig tid i denne konkurransen blir inntil 10 dager. De leverandører som er avvist under konkurransen er ikke deltakende leverandører lenger. Melding om kontraktstildeling, (karensbrev), vil inneholde angivelse av hvem som er innstilt, begrunnelse og frist for leverandøren til å klage på innstillingen Det vil bli inngått gjensidig bebyrdende avtale med den leverandør som blir valgt. Kun signert kontrakt er gyldig forpliktelse. Kontrakten vil bygget opp på følgende vis: 1. Kontraktsformularet 2. Del I Spesielle vilkår. 3. Del II Alminnelige vilkår 9

10 6.0 Krav til tilbudet 6.1 Tilbudets utforming og krav til avgivelse Tilbudet skal avgis skriftlig i lukket forsendelse og i signert stand Tilbud mottatt etter tilbudsfristens utløp kan bli forkastet uten videre begrunnelse Muntlige/telefoniske beskjeder/avtaler i forbindelse med tilbudet, skal bekreftes skriftlig. Referansenummer og benevnelse skal alltid oppgis Hvis tilbyder er i tvil om opplysninger eller krav som er gitt i konkurransegrunnlaget så skal Oppdragsgivers saksbehandler kontaktes snarest. Hvis slike oppklaringer vurderes å være av betydning for de øvrige tilbydere, så vil disse også bli informert Tilbudet skal oversendes vedlagt oversendelsesbrev med forpliktende underskrift. Fremst i tilbudet skal det være en innholdsfortegnelse Tilbudet forøvrig skal være ordentlig presentert, slik at arbeidet med tilbudet ikke vanskeliggjøres. Oppdragsgiver har ikke noe økonomisk ansvar for nedlagt arbeide, eller andre kostnader i forbindelse med Deres tilbud. Tilbud avgitt pr. telefax aksepteres ikke Tilbudet skal avgis på norsk Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å føre oppklaringer med flere leverandører på grunnlag av de innsendte tilbud, samt avbryte eller utsette hele eller deler konkurransen erstatningsfritt etter nærmere saklig begrunnelse. Oppdragsgiver er alltid villig til å vurdere alternative løsninger, som etter leverandørens vurdering er fordelaktig for Oppdragsgiver. Slike alternative løsninger, skal vedlegges som et Alternativ til tilbudet. Leverandøren gjøres oppmerksom på at Oppdragsgiver står fritt til anta eller forkaste hele eller deler av slike alternativ Hvis Deres tilbud på noen måte avviker fra de krav som er gitt i konkurransegrunnlaget må dette spesielt angis som Avvik i tilbudet 6.2 Krav til tilbudets besvarelse, priser / tabeller og kommentarer: Leverandøren skal presentere sitt tilbud på en ryddig måte, som gjør det lett å finne fram. Det bes om at besvarelsen på kvalifikasjonskriteriene lages for seg i et eget kapittel eller del av tilbudet. Tilbudet skal også inneholde opplysninger, forutsetninger og priser som leverandøren mener er relevante for å gjøre en helhetlig leveranse for Oppdragsgiver, selv om dette ikke er beskrevet i konkurransegrunnlaget. Leverandør er ansvarlig for at slik informasjon er gitt og kan ikke i ettertid påregne å få dekket ekstra kostnader pga dette. 6.3 Avvik fra konkurransegrunnlaget, forbehold, avvisning og alternative løsninger Forhold som kan medføre avvisning av leverandøren fra konkurransen, etter utført prekvalifisering, er blant annet: Ikke oppfyller lenger de kvalifikasjonskrav som er satt til deltakelse i konkurransen Insolvens I sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje Har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller har unnlatt å gi opplysninger i henhold til det som kreves av leverandørens organisering eller HMSegenerklæring 10

11 Avvik og forhold som kan medføre avvisning av tilbudet er blant annet: Hovedregel ved inngivelse av tilbudet er at leverandøren skal besvare oppdraget som er beskrevet i konkurransegrunnlaget først. Eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget skal klart og tydelig framgå av tilbudet. Avvik kan være andre løsninger, forbehold etc. Et alternativt tilbud skal være så klart og tydelig beskrevet at det lar seg forstå uten kontakt med leverandør. Avvik fra dette kan medføre avvisning av tilbudet Ikke innlevert rettidig Ikke avgitt i samsvar med krav til presentasjon, utforming og innhold Forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende i tilbudet som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til kravene i konkurransen og de øvrige tilbudene Større forbehold mot vilkårene i konkurransegrunnlaget Unormalt lavt tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til erstatningsfritt å avlyse konkurransen på et hvert tidspunkt, samt ha fri adgang til erstatningsfritt å forkaste samtlige tilbud. Dersom samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses, vil Oppdragsgiver gi leverandørene melding om dette snarest mulig. 7.0 Liste over vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2 Vedlegg 2: HMS egenerklæring RIF s veiledere for PL og BL er ikke vedlagt da disse finnes tilgjengelig hos RIF 8.0 Del II - Alminnelige kontraktsvilkår 1. NS 8401 og Ikke vedlagt da disse er allment tilgjengelig i markedet. 11