Konkurransegrunnlag. Konkurransegrunnlag. Nr.: Prosjektering - gruppeoppdrag Forprosjekt utvidelse av Kallerudhallen i Gjøvik

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Konkurransegrunnlag Nr.: Nr.: Benevnelse:.. Prosjektering - gruppeoppdrag Forprosjekt utvidelse av Kallerudhallen i Gjøvik Gjøvikregionen - Gjøvik Land Toten Konkurransegrunnlaget omfatter: Konkurransegrunnlaget omfatter: Del I Spesielle vilkår Del II Alminnelige vilkår Del I Spesielle vilkår Del II Alminnelige vilkår Gjøvik 22. desember 2010

2 Innholdsfortegnelse 0.0 INNLEDENDE BESTEMMELSER ORIENTERING OM OPPDRAGET OG OPPBYGNINGEN AV KONKURRANSEGRUNNLAGET INFORMASJON OM OPPDRAGSGIVER ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR KONKURRANSEN / ANSKAFFELSEN FRIST FOR INNLEVERING AV TILBUD ANTALL KOPIER AV TILBUDET HENVENDELSER OG BEKREFTELSE PÅ MOTTAK AV KONKURRANSEGRUNNLAGET / DELTAKELSE BEFARING ELLER KONFERANSER VEDSTÅELSESFRIST FOR TILBUDET TILBAKEKALLING ELLER ENDRING AV INNSENDT TILBUD TILBUDSÅPNING TILBUDSDOKUMENTER OG OFFENTLIGHET ANSKAFFELSESPROSEDYRE KUNNGJØRING / GEBYR FOR UTLEVERING AV KONKURRANSEGRUNNLAG PLIKT TIL Å GJØRE SEG KJENT MED KONKURRANSEGRUNNLAGET: BESKRIVELSE AV OPPDRAGET OM PROSJEKTERINGSOPPDRAGET UTVIDELSE AV KALLERUDHALLEN I GJØVIK OPSJONER FRAMDRIFTSPLAN KRAV OG VILKÅR KNYTTET TIL OPPDRAGET GENERELT KONTRAKTSMØTER KONTRAKT KOORDINERING OG OPPFØLGING TILLEGG OG / ELLER ENDRINGER PROSJEKT OG BYGGELEDELSE VILKÅR KNYTTET TIL KONKURRANSEN - KVALIFISERING KVALIFISERING AV LEVERANDØREN OG KVALIFIKASJONSGRUNNLAG GENERELLE KVALIFIKASJONSKRAV OG MÅL TIL LEVERANDØREN TILDELINGSKRITERIER MELDING OM KONTRAKTSTILDELING OG KONTRAKT KRAV TIL TILBUDET TILBUDETS UTFORMING OG KRAV TIL AVGIVELSE KRAV TIL TILBUDETS PRISER / TABELLER OG KOMMENTARER: AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET, FORBEHOLD, AVVISNING OG ALTERNATIVE LØSNINGER LISTE OVER VEDLEGG DEL II - ALMINNELIGE KONTRAKTSVILKÅR

3 0.0 Innledende bestemmelser 0.1 Orientering om oppdraget og oppbygningen av konkurransegrunnlaget Denne anskaffelsen dreier seg om innleie av samlet prosjekteringskompetanse til å forestå utarbeidelse av komplett forprosjekt for oppgaven med utvidelse av Kallerudhallen på Gjøvik etter de vilkår, som fremkommer av dette grunnlaget. Det opplyses om at oppdragsgiver har forventninger om at leverandøren skal besitte alle fagfunksjoner og inneha stor erfaring på slike oppdrag. Oppdraget skal ende opp i et komplett forprosjekt ihht vilkår i konkurransegrunnlaget. Opsjon på de resterende faser. Oppdraget er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser, (LOA), og konkurranseutsettes i markedet ihht til Forskrift om offentlige anskaffelser, (FOA), av 7. april 2006, nr 402, sist endret av 3. september 2010 nr Konkurransegrunnlaget er bygget opp og inndelt etter følgende lest: Del I spesielle vilkår, invitasjon, opplysninger om frister, henvendelser, forhold knyttet til konkurransen og beskrivelse av leveransen, vedlegg, tilbudsformular for innlevering etc. Del II Alminnelige vilkår, dvs kontraktsvilkårene Informasjon om oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne kontrakten er Gjøvik kommune, heretter bare som benevnt Oppdragsgiver. Til å forestå konkurransen har Oppdragsgiver bestilt denne ytelsen hos Regional innkjøpsfunksjon i Gjøvikregionen v/ Gjøvik kommune. Enheten er den part som gjennomfører konkurransen på vegne av Oppdragsgiver. All kommunikasjon i konkurransefasen skal derfor kun skje med Innkjøpsfunksjonen v/gjøvik kommune. 1.0 Administrative bestemmelser for konkurransen / anskaffelsen 1.1 Frist for innlevering av tilbud. Tilbudet merket med nummer og betegnelse, skal være Regional innkjøpsfunksjon v/ Gjøvik kommune i hende innen kl 12:00 den 16. januar 2012 Tilbudet skal oversendes/innleveres i lukket nøytral konvolutt med tydelig påført nummer og betegnelse. 1.2 Antall kopier av tilbudet I tillegg til originaltilbudet skal det leveres med ett (1) stk komplett kopi av tilbudet, samt ett elektronisk eksemplar på CD/minnepinne. Originaltilbudet skal stemples eller påføres Original og kopien bes stemplet eller påført Kopi 3

4 1.3 Henvendelser og bekreftelse på mottak av konkurransegrunnlaget / deltakelse Siden Oppdragsgiver har engasjert Regional innkjøpsfunksjon til å forestå denne konkurransen skal alle henvendelser i forbindelse med konkurransen skje til: Regional innkjøpsfunksjon i Gjøvikregionen v/gjøvik kommune Serviceboks Gjøvik Att: Innkjøpssjef Thore Amundsen Kontoradresse: Rådhuset Saksbehandlers telefonnr. : / Saksbehandlers telefaxnr. : Saksbehandlers mailadresse : thore.amundsen@gjovik.kommune.no Senest fem (5) dager etter mottak/nedlasting av konkurransegrunnlaget skal De skriftlig bekrefte mottak av dokumentet og at eller om De vil oversende tilbud innen fristens utløp. I tilfelle De ikke ønsker å delta, ber vi Dem gjerne meddele oss grunnen. I bekreftelsen til Oppdragsgiver skal følgende oppgis: Firmaets fullstendige navn og adresse Navn på saksbehandler som vil opptre på vegne av firmaet, samt vedkommendes e- mail, telefon- og telefaxnummer. 1.4 Befaring eller konferanser I forbindelse med konkurransen blir det ikke avholdt noen befaring eller anbudskonferanse. Det oppfordres til at den enkelte leverandør tar befaring på egenhånd. 1.5 Vedståelsesfrist for tilbudet. Tilbudet skal vedståes i 60 dager, regnet fom tilbudsfristen utløp 1.6 Tilbakekalling eller endring av innsendt tilbud Leverandøren kan ved skriftlig henvendelse til Oppdragsgiver tilbakekalle eller endre innsendt tilbud inntil tilbudsfristens utløp. Anmodningen må fremsettes til rett adresse, slik som beskrevet i punktet om henvendelser for å være gyldig. Etter tilbudsfristens utløp kan ikke leverandøren tilbakekalle eller endre sitt tilbud 1.7 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos Gjøvik kommune i Rådhuset, Dato og klokkeslett: 16. januar 2012, klokken 12:15. Tilbudsåpning vil skje av saksbehandlere i og for Oppdragsgiver - uten tilstedeværelse av leverandørene eller andre utenforstående. Protokoll fra åpningen av tilbudene vil ikke bli sendt ut. 4

5 1.8 Tilbudsdokumenter og offentlighet Oppdragsgiver tar forbehold om å unnta hele eller deler av dokumenter som er knyttet til konkurransen, fra offentlighet. Oppdragsgiver vil føre protokoll i henhold til anskaffelsesforskriften og ellers følge de regler og prosedyrer som sikrer en rettferdig konkurranse. Så lenge konkurransen pågår vil protokollen være unntatt offentlighet. 1.9 Anskaffelsesprosedyre Denne konkurransen følger reglene i FOA og gjennomføres etter Del II. Anskaffelsesprosedyren for denne konkurransen er åpen anbudskonkurranse Kunngjøring / Gebyr for utlevering av konkurransegrunnlag Konkurransen er kunngjort på DOFFIN-databasen i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser Plikt til å gjøre seg kjent med konkurransegrunnlaget: Leverandør må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle de tekstsider og vedlegg som er angitt i Del I spesielle vilkår. Leverandør skal sette seg inn i konkurransegrunnlagets innhold, og gi svar på alle krav og spørsmål som er stillet. Tilbudet skal omfatte komplette ytelser i henhold til konkurransegrunnlagets formål, selv om ikke alle underliggende ytelser for å oppnå dette er omtalt i konkurransegrunnlaget. For øvrig er det leverandørs eget ansvar å gjøre seg kjent med forhold som har betydning for Oppdraget ut over det som er angitt i konkurransegrunnlaget. Leverandør må også ta høyde for at han ikke har rett til tilleggsvederlag eller fristforlengelse for forhold som leverandøren kunne eller burde ha tatt i betraktning før innlevering av tilbudet. 2.0 Beskrivelse av oppdraget 2.1 Om prosjekteringsoppdraget utvidelse av Kallerudhallen i Gjøvik Oppdragsgiver har i k.sak 85/11 vedtatt at det skal gjennomføres et forprosjekt i forbindelse med utvidelse av Kallerudhallen i Gjøvik slik at hallen blir godkjent eller får en standard for spill i eliteserien i håndball. K.sak 85/11 er vedlagt. Den aktuelle tomten eies / disponeres av Oppdragsgiver Oppdraget bygger på en tidligere utført forstudie, som er levert av Biong Arkitekter. Denne forstudien med tegninger er vedlagt. Kallerudhallen ligger innenfor reguleringsplan for Kallerud, vedtatt av Gjøvik kommunestyre 28. oktober Denne er vedlagt. Det er imidlertid satt i gang forberedelse til omregulering av området, som vil løpe parallelt med utarbeidelse av forprosjektet. Reguleringsarbeidet starter i januar 2012 og planforslag vil foreligge innen 15. mai Forprosjektet for utvidelse av Kallerudhallen vil være en av premissene for 5

6 reguleringsarbeidet. Vurderinger av trafikale forhold, parkering m.v. rundt Kallerudhallen vil være en del reguleringsoppdraget. Norges Håndballforbund har gitt Gjøvik Håndball dispensasjon fra kravene til eliteseriearenaer fram til 1. januar På denne bakgrunn har Oppdragsgiver etablert en framdriftsplan med følgende hovedmilepeler: 1. april Ferdig forprosjekt 1. mai Start detaljprosjektering og utarbeidelse av anbudsgrunnlag 15. aug Anbudsinnhenting 1. nov Byggestart 1. nov Overtakelse av bygget Prosessen styres mot ferdigstillelse av bygget innen 1. november 2013, men framdriftsplanen vil være gjenstand for revisjon på grunnlag av forprosjektet. Tilbydere må disponere tilstrekkelige personell til å møte framdriftskravet. Forprosjekt oppdraget - ytelser. Det skal utarbeides et komplett forprosjekt for prosjektet på et nivå som tilsvarer fulle ytelser etter arkitektnormen eller etter den nå utgåtte ingeniørnormen, så langt det er hensiktsmessig. Siden entrepriseformen ikke er vedtatt skal det legges til grunn ved prising av oppdraget en prosjektering etter en normal hovedentreprisemodell. Ved eventuell totalentreprise vil omfanget reduseres. Oppdraget skal utføres av en solidarisk ansvarlig prosjekteringsgruppe, hvor ARK funksjonen anses å være den naturlige PGL. I tillegg må gruppen inneha kompetanse innenfor de fagfelt som kan eller vil bli berørt så som RIE, RIV, RIB etc. 2.2 Opsjoner Når det gjelder videre arbeid med detaljprosjektering, bygging og ferdigstillelse vil det bli avropt når forprosjektet er vedtatt i nødvendige organer. Disse arbeidene er i denne konkurransen å betrakte som opsjoner til kontrakten. Innholdet i arbeidet er ikke spesifisert, men skal være fulle ytelser. Dvs skal inneholde alle de ytelser oppdragsgiver trenger og som er normal kutyme i bransjen. 2.3 Framdriftsplan Se pkt Krav og vilkår knyttet til oppdraget 3.1 Generelt Generelt avkrever oppdragsgiver at det arbeidet som vil bli utført av leverandør er ihht gjeldende lover, forskrifter og andre myndighetskrav og som minimum vil bli utført i samsvar med krav til kompetanse, nøyaktighet og faglig dyktighet som er vanlig i bransjen. 6

7 3.2 Kontraktsmøter Oppdragsgiver, som oppdragsgiver, vil gjennomføre en vanlig møtefrekvens så lenge prosjektet pågår. Leverandøren og dennes medhjelpere skal delta i møtene. Oppdragsgiver skriver referat fra møtene. 3.3 Kontrakt NS 8401 med tilhørende formular legges til grunn som kontrakt 3.4 Koordinering og oppfølging Oppdragsgiver vil utpeke en eller flere saksbehandlere som vil følge opp prosjektet. Dette meddeles ved signering av kontrakt. 3.5 Tillegg og / eller endringer Alle endringer det være seg tillegg eller fradrag skal meldes som endringer. Alle endringer skal avtales i tilleggs-/endringsavtale for å være gyldige. 3.6 Prosjekt og byggeledelse Oppdragsgiver ivaretar, enn så lenge, selv oppgavene med prosjekt- og byggeledelse. 4.0 Vilkår knyttet til konkurransen - kvalifisering 4.1 Kvalifisering av leverandøren og kvalifikasjonsgrunnlag Leverandørens økonomiske og finansielle stilling samt tekniske kvalifikasjoner skal dokumenteres ved, minimumskrav: Attest for registrering i det register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor tjenesteyteren er etablert, (for eksempel Foretaksregisteret for virksomhet registrert i Norge). Dokumentasjonstype: firmaattest Skatteattest (RF-1244 fastsatt av Skattedirektoratet), det vil si attest fra kemner/ kommunekasserer for betalt skatt/arbeidsgiveravgift der leverandøren har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder Attest fra skattefogden for betalt merverdiavgift i vedkommende fylke. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder HMS-egenerklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Vedlagte skjema eller tilsvarende kan benyttes. Dersom det skal inngås kontrakt med underleverandører hvor kontraktssummen for den enkelte kontrakt overstiger kr eks. mva., skal det vedlegges skatteattest for underleverandøren. Kravene til underleverandør er de samme som til leverandøren. Leverandøren må derfor beskrive og navngi underleverandøren Det skal legges ved dokumentasjon av at leverandøren har tilstrekkelig soliditet gjennom kredittvurdering fra egnet kredittvurderingsfirma. Kreditvurderingen skal være fra siste års regnskap som er godkjent. 7

8 Liste med relevante og sammenlignbare oppdrag de siste 3 tre årene, listet opp med kundenavn, kontaktperson, telefonnummer og oppdragets art, omfang og verdi. Kort beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem knyttet til tjenesten eller produktet og tilhørende leveranse. Oversikt over godkjenninger skal dokumenteres. For tjenestekontrakter. En redegjørelse av leverandørens organisasjon, kvalifikasjoner, kompetanse, antall medarbeidere med angivelse av fagdisiplin og erfaring, tilhørende cv er, med angivelse av spesielle fagfelt. Leverandørens produksjonskapasitet og ressurser. En beskrivelse av kapasitet, verktøy og ressurser leverandøren rår over ved utførelse av oppdraget. Hvilken organisering leverandøren har ved sykdom etc. Hvilke saksbehandlere vil bli satt inn. 4.2 Generelle kvalifikasjonskrav og mål til leverandøren Kvalifikasjonskravene som er beskrevet skal dokumenteres. Evalueringen av om leverandør er kvalifisert eller ei foretas på grunnlag av den dokumentasjon som er avkrevd. Dersom leverandøren ikke oppfyller de krav som oppdragsgiver har fastsatt vil man ikke bli kvalifisert, hvilket medfører at leverandøren blir avvist. 5.0 Tildelingskriterier De leverandører som er funnet kvalifisert vil bli evaluert mht kontraktstildeling etter nedenfor angitte metode. Valg av leverandør vil bli foretatt utifra hva som er økonomisk mest sett fordelaktig for oppdragsgiver, hvor blant annet følgende inngår, (kriteriene er gitt i prioritert rekkefølge): Punkt Kriterier A Kvalitet og kreativ kompetanse ut over kvalifikasjonskravet på tidligere leverte analoge anlegg / oppdrag / arbeid slik det framgår av leverandørens dokumentasjon. B Erfaring, egnethet og kompetanse utover kvalifikasjonskriteriene for det tilbudte personell C Totale kostnader 5.2 Melding om kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle leverandører som deltar i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngåes. Rimelig tid i denne konkurransen blir inntil 1 uke. De leverandører som er avvist under konkurransen er ikke deltakende leverandører lenger. Melding om kontraktstildeling, (karensbrev), vil inneholde angivelse av hvem som er innstilt, begrunnelse og frist for leverandøren til å klage på innstillingen Det vil bli inngått gjensidig bebyrdende avtale med den leverandør som blir valgt. Kun signert kontrakt er gyldig forpliktelse. Kontrakten vil bygget opp på følgende vis: 1. Kontraktsformularet 8

9 2. Del I Spesielle vilkår 3. Del II Alminnelige vilkår 6.0 Krav til tilbudet 6.1 Tilbudets utforming og krav til avgivelse Tilbudet skal avgis skriftlig i lukket forsendelse og i signert stand Tilbud mottatt etter tilbudsfristens utløp kan bli forkastet uten videre begrunnelse Muntlige/telefoniske beskjeder/avtaler i forbindelse med anbudet, skal bekreftes skriftlig. Referansenummer og benevnelse skal alltid oppgis Hvis anbyder er i tvil om opplysninger eller krav som er gitt i konkurransegrunnlaget så skal oppdragsgivers saksbehandler kontaktes snarest. Hvis slike oppklaringer vurderes å være av betydning for de øvrige anbydere, så vil disse også bli informert Tilbudet skal oversendes vedlagt oversendelsesbrev med forpliktende underskrift. Fremst i tilbudet skal det være en innholdsfortegnelse Anbudet forøvrig skal være ordentlig presentert, slik at arbeidet med tilbudet ikke vanskeliggjøres. Oppdragsgiver har ikke noe økonomisk ansvar for nedlagt arbeide, eller andre kostnader i forbindelse med Deres tilbud. Tilbud avgitt pr. telefax aksepteres ikke Tilbudet skal avgis på norsk Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å føre oppklarings møter med leverandøren på grunnlag av det innsendte tilbud, samt avbryte eller utsette hele eller deler konkurransen erstatningsfritt etter nærmere saklig begrunnelse Oppdragsgiver er alltid villig til å vurdere alternative løsninger, som etter leverandørens vurdering er fordelaktig for oppdragsgiver. Slike alternative løsninger, skal vedlegges som et Alternativ til tilbudet. Leverandøren gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver står fritt til anta eller forkaste hele eller deler av slike alternativ Hvis Deres tilbud på noen måte avviker fra de krav som er gitt i konkurransegrunnlaget må dette spesielt angis som Avvik i tilbudet 6.2 Krav til tilbudets priser / tabeller og kommentarer: Leverandøren skal besvare/kommentere alle krav til oppdraget, gjerne i tabellarisk form. Ved lengre svar, henvis gjerne til utfyllende svar i egne dokument. Det skal tydelig henvises til det aktuelle punkt som besvares. Tilbudet skal også inneholde opplysninger, forutsetninger og priser som leverandøren mener er relevante for å gjøre en helhetlig leveranse for kunden, selv om dette ikke er beskrevet i kravspesifikasjonen. Leverandør er ansvarlig for at slik informasjon er gitt og kan ikke i ettertid påregne å få dekket ekstra kostnader pga dette. I tillegg skal vedlagt Prisskjema fylles ut og innleveres, som pristilbud. 6.3 Avvik fra konkurransegrunnlaget, forbehold, avvisning og alternative løsninger Forhold som kan medføre avvisning av leverandøren fra konkurransen er blant annet: Ikke oppfyller de kvalifikasjonskrav som er satt til deltakelse i konkurransen Unnlatelse av levere inn skatteattester Unnlatelse av å levere inn HMS-egenerklæring 9

10 Insolvens I sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje Har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller har unnlatt å gi opplysninger i henhold til det som kreves av leverandørens organisering eller HMSegenerklæring Avvik og forhold som kan medføre avvisning av tilbudet er blant annet: Hovedregel ved inngivelse av tilbudet er at leverandøren skal besvare oppdraget som er beskrevet i konkurransegrunnlaget først. Eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget skal klart og tydelig framgå av tilbudet. Avvik kan være andre løsninger, forbehold etc. Et alternativt tilbud skal være så klart og tydelig beskrevet at det lar seg forstå uten kontakt med leverandør. Avvik fra dette medfører avvisning av tilbudet Ikke innlevert rettidig Ikke avgitt i samsvar med krav til presentasjon, utforming og innhold Forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende i tilbudet som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til kravene i konkurransen og de øvrige tilbudene Større forbehold mot kontraktsvilkårene Oppdragsgiver forbeholder seg retten til erstatningsfritt å avlyse konkurransen på et hvert tidspunkt, samt ha fri adgang til erstatningsfritt å forkaste samtlige tilbud, på saklig grunnlag. Dersom samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses, vil oppdragsgiver gi leverandørene melding om dette snarest mulig. 7.0 Liste over vedlegg Vedlegg 1: Kommunestyresak 85/11 Vedlegg 2: Forstudie, beskrivelse Vedlegg 3: Forstudie, tegninger Vedlegg 4: Reguleringsplan Vedlegg 5: Egenerklæring om helse, miljø, og sikkerhet Vedlegg 6: Prisskjema 8.0 Del II - Alminnelige kontraktsvilkår 1. NS Ikke vedlagt da denne er allment tilgjengelig i markedet. 10