Gjøvik kommune ber herved om tilbud på TV produksjon av Syskjenbån treffet på Gjøvik den juni 2011

Transkript

1 PLAN OG ØKONOMI Ressursstyring Alle tilbydere Vår ref. : Saksnr. : Deres ref. : Gjøvik, tam FORESPØRSEL NR.: BENEVNELSE: TV-Produksjon ifb med Syskjenbån treffet Gjøvik 24-26/6 Gjøvik kommune ligger i Oppland fylke, og kommunesenteret Gjøvik er lokalisert inntil Mjøsa. Kommunen har ca innbyggere og et areal på 681 km2. Kommunen er ledende innen industri, handel og tjenesteyting i innlandet, og et senter for høyere utdanning med over 2000 heltidsstudenter. Kommunen er 150 år i Gjøvik kommune ber herved om tilbud på TV produksjon av Syskjenbån treffet på Gjøvik den juni 2011 Kort beskrivelse av oppdraget: Oppdraget gjelder kjøp av TV-produksjon på de etterfølgende vilkår. Tilbudet skal omfatte komplette ytelser i henhold til konkurransegrunnlagets formål, selv om ikke alle underliggende ytelser for å oppnå dette er omtalt i konkurransegrunnlaget. Generelt krever kommunen at det arbeidet eller ytelsen som vil bli utført og / eller levert av leverandør er ihht. gjeldende lover, forskrifter og andre myndighetskrav, og som minimum vil bli utført i samsvar med de krav til kompetanse, nøyaktighet og faglig dyktighet som er vanlig i bransjen. For øvrig er det leverandørs eget ansvar å gjøre seg kjent med forhold som har betydning for Oppdraget ut over det som er angitt i konkurransegrunnlaget. Leverandør må også ta høyde for at han ikke har rett til verken tilleggsvederlag eller fristforlengelse for forhold som leverandøren kunne eller burde ha tatt i betraktning før innlevering av tilbudet. Kontoradresse: Rådhuset, 2810 Gjøvik Telefon: Banknr.: Postadresse: Serviceboks, 2810 GJØVIK Telefax: Foretaksnr Epostadresse: postmottak@gjovik.kommune.no Saksbeh:

2 2 Beskrivelser av selve oppdraget. Bakgrunn: I forbindelse med Gjøviks 150 års jubileum skal det arrangeres et stort søskenbarntreff i perioden juni. Treffet skal bl.a. inneholde: konserter, aktiviteter, nattåpne butikker, spesielle søskenbarntilbud, teaterforestillinger m.m. Det hele skal toppes med et show i Gjøvik Olympiske Anlegg med vel 4500 mulige publikummere. Det er fra jubileumskomitéen og Gjøvik Kommunes side et ønske om at dette showet blir TV-sendt. Med bakgrunn i dette ønskes det et tilbud fra et produksjonsselskap for produksjon av TVshowet: Ælle har et syskjenbån på Gjøvik Hovedmål for søskenbarntreffet: Arrangere verdens største søskenbarntreff på Gjøvik som kan gjentas med noen års mellomrom. Det første året skal prosjektet også inneholde en TV-produksjon. Hovedmål for TV-produksjonen: Et en time (ink. evt. reklame) langt TV-show med tittel: Ælle har et syskjenbån på Gjøvik Showet skal inneholde søskenbarnrelatert underholdning med lokale artister og artister som har søskenbarn på Gjøvik. Det skal være et lag-kake -show med musikk, humor, mellomstikk med bilder fra Gjøvik (sommer og vinter) TV-showet skal gi et godt inntrykk av Gjøvik som en by med et mangfoldig kulturtilbud og mennesker med godt humør og en stor porsjon humor. Organisering: Det er Gjøvik Kommune som er oppdragsgiver. Det ønskes en leverandør som leverer et ferdig produkt som et TV-selskap kan benytte. Med dette menes at leverandører har det hele og fulle prosjekteringsansvaret for oppdraget. Daglig leder i GOA Bjørn Blichfeldt vil være Gjøvik Kommunes kontaktperson inn mot produksjonsselskapet. Gjøvik Kommune vil være eier av det ferdige produktet. Annet: Produksjonsselskapet må kunne vise til en intensjonsavtale om sending med et TV-selskap. Det er ønskelig at programmet sendes en lørdag tidlig høst eller vinter Det er ønskelig at det produseres flere korte innslag (postkort) fra Gjøvik med både sommer og vinterbilder som kan brukes som mellomstikk-bilder og som Gjøvik senere kan bruke fritt i forbindelse med markedsføring. Råmaterialet fra showet må også være Gjøvik Kommunes eiendom. Showet bør inneholde noen søskenbarn-historier. Det er ønskelig å benytte lokale musikere til sceneshowet, og det er derfor ønskelig at produksjonsselskapet innehar en kjennskap til regionale forhold og kulturer. TV-produksjonen skal vise Gjøvik som en moderne by. Programleder bør være kjent for landets TV-tittere. Arena for mellomstikkbilder/postkort kan være: Fiskekroken på Mustad Gjøvik gård Om bord på DS Skibladner Gjøvik Glassverk Utsiktspunkt på Østbyhøgda Fastland.

3 Gatemiljø osv. 3 Showet i Fjellhallen vil vare min. og skal klippes ned til 60 min. inklusiv mellomstikk og annet. Det er en forutsetning at showet oppleves som et ordinært show for publikum, og ikke at de opplever å være statister for en TV-produksjon. Det finnes ikke lyd og lys i Fjellhallen til et slikt arrangement, men det finnes scene. Idéskisse: Vi ønsker en idéskisse fra et produksjonsselskap som skisserer en gjennomføring av det ønskede showet / programmet. Det er en selvfølge at selskapet innehar de kvaliteter som er nødvendig i denne sammenheng og at skapene som gir tilbud kan vise til tidligere TV-produksjoner av denne størrelse. Det ønskes et tilbud med ide skisse/innhold, postkort sommer og vinter, orientering om prosjektorganisering og pris på hele produksjonen. Artisthonorar holdes utenfor dette tilbudet. Generelt om krav til tilbudet og konkurranseprosessen: Det bes om at tilbudet fra leverandør framsettes klart og tydelig uten unødvendig bruk av vedlegg og beskrivelser. Hovedfokus skal være på ytelsen. Anskaffelsesprosedyren for denne konkurransen er konkurranse med forhandling. Rent praktisk vil det foregå slik at de leverandører, som er kvalifisert, og har et tilbud som ikke er avvist, vil bli evaluert oppimot vilkårene i konkurransegrunnlaget. Det vil deretter enten via møte, pr brev eller bli foretatt førstegangs oppklaringer av leverandørens tilbud både av teknisk og kommersiell art. Etter første (1) oppklarende runde vil de leverandører som er i stand til å kunne vinne kontrakten bli kalt inn til videre oppklaringer / forhandlinger. De leverandører som ikke blir tatt ut videre vil få beskjed og begrunnelse om dette. Antall leverandører som går videre til forhandlinger angis ikke, men det vil tilstrebes det antall som er tilstrekkelig for å sikre en reell konkurranse. De leverandører som da går videre vil få ytterligere anledning til å forbedre sine tilbud både på teknisk og kommersiell side. Det vil til slutt bli gitt en siste felles anledning til å forbedre sitt tilbud, men det vil ikke bli opplyst om andre tilbyderes priser ved denne anledningen. Endringer skal dokumenteres som revideringer av tilbudet. I forbindelse med oppklaringer / forhandlinger vil det være aktuelt med gjennomgang av leverandørens løsninger / tilbud hos leverandøren, hos kommunen eller hos leverandørens referanser. Kommunen velger selv sted for gjennomgang av løsninger / tilbud.

4 4 Øvrige betingelser som gjelder ved denne anskaffelsen: Bestilling Den kontrakt som blir opprettet anses som selve bestillingen. All annen bestilling eller forpliktelse er ugyldig. Leveringssted / ENA mottaker Faktura Kommunens betalingsbetingelser. Standard er netto pr 30 dager etter mottak av korrekt faktura Betalingsbetingelser Avtales med valgt leverandør. Leveringsbetingelser Avtales ut over de beskrevne i dette konkurransegrunnlaget Kontraktsperiode Fom signering tom ferdig leveranse i Anskaffelsesprosedyre Denne konkurransen følger reglene i Forskrift om offentlige anskaffelser og gjennomføres etter forskriftens del II. Oppdraget er kunngjort i Forbehold Det tas forbehold om vedtak på nødvendig finansiering. Kontaktperson Daglig leder Bjørn Blichfeldt, Gjøvik Olympiske Fjellhall, tlf Andre betingelser, kvalifikasjon, dokumentasjon Leverandøren er ansvarlig for at skatter og avgifter er betalt ihht gjeldende bestemmelser. Dokumentasjon, ikke eldre enn 6 mnd skal medleveres tilbudet. Leverandøren bekrefter ved innlevering av tilbud at HMS og internkontroll er ivaretatt. Vedlagte skjema (HMSegenerklæring) skal fylles ut og vedlegges tilbudet. Referanser, dokumentasjon som bekrefter at leverandørens kompetanse og kapasitet er på et slikt nivå, som arten, størrelsen og mengden av oppdraget tilsier. En kort dokumentasjon på soliditet som gjør at leverandøren vil kunne fungere økonomisk i kontraktsperioden. Leverandøren skal følge forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter ved dette oppdraget om gjengs lønn og arbeidsvilkår. Ved avvik aksepterer leverandøren at kommunen kan holde tilbake deler av kontraktssummen inntil forholdet eller avviket er rettet opp. Valg av leverandør Valg av leverandør vil bli foretatt utifra hva som er økonomisk mest sett fordelaktig for kommunen, hvor blant annet følgende kriterier inngår, (kriteriene er ikke gitt i prioritert rekkefølge) : Ide og utforming av produksjonen Totale kostnader Organisering og gjennomføring av oppdraget Leveringsbetingelser. Vedlegg 1. HMS Egenerklæring

5 5 Konkurranseregler- og vilkår og retningslinjer: I forbindelse med forespørselen ønsker Gjøvik kommune å gjøre tilbyder oppmerksom på en del konkurranseregler som gjelder ved denne forespørselen, og de er som følger: Tilbud mottatt etter innleveringsfristens utløp kan bli forkastet uten videre begrunnelse. Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning, hvis ikke annet er uttrykkelig angitt i invitasjonen. Kommunen forbeholder seg retten til å føre oppklaringsmøter med tilbyder på grunnlag av det innsendte tilbud og erstatningsfritt å kunne forkaste hele eller deler av tilbudene De tilbydere som ikke har fått tilslag vil snarest mulig bli varslet om hvem som har fått oppdraget. Øvrige tilbydere vil det, som regel, ikke bli gitt opplysninger om Hvis Deres tilbud på noen måte avviker fra de krav som er gitt i forespørselen må dette spesielt angis som Avvik i tilbudet. Kommunen er alltid villig til å vurdere alternative løsninger, som etter tilbyders vurdering er fordelaktig for kommunen. Slike alternative løsninger, skal vedlegges som et Alternativ til tilbudet. Tilbydere gjøres oppmerksom på at kommunen står fritt til anta eller forkaste hele eller deler av slike alternativ Muntlige/telefoniske beskjeder/avtaler i forbindelse med tilbudet, skal bekreftes skriftlig. Referansenummer og benevnelse skal alltid oppgis. Hvis tilbyder er i tvil om opplysninger eller krav som er gitt i forespørselen så skal kommunens saksbehandler kontaktes snarest. Hvis slike oppklaringer vurderes å være av betydning for de øvrige tilbydere, så vil disse også bli informert. Tilbudet skal oversendes vedlagt oversendelsesbrev med forpliktende underskrift. Fremst i tilbudet skal det være en innholdsfortegnelse. Tilbudet forøvrig skal være ordentlig presentert, slik at arbeidet med tilbudet ikke vanskeliggjøres. Kommunen har ikke noe økonomisk ansvar for nedlagt arbeide, eller andre kostnader i forbindelse med Deres tilbud. Tilbud avgitt pr. telefax eller mail aksepteres Tilbudet skal avgis på norsk. Innlevering / Tilbudsfrist: Vedståelse: Antall kopier: Tilbudet merket med nummer og betegnelse, skal være Gjøvik kommune ihende innen kl 12:00 den 11. Februar Tilbudet skal oversendes / innleveres i lukket nøytral konvolutt med tydelig påført betegnelse. Tilbudet skal vedstås i 60 dager fra innleveringsfrist. I tillegg til originalen ønskes 1 stk komplett kopi. Med hilsen Thore Amundsen Innkjøpssjef