Nr.:. Konkurransegrunnlag. Nr.: Benevnelse: Gjøvikregionen - Gjøvik Land Toten Energimerking. Konkurransegrunnlaget omfatter:

Transkript

1 Nr.:.. Konkurransegrunnlag Nr.: Benevnelse: Gjøvikregionen - Gjøvik Land Toten Energimerking Konkurransegrunnlaget omfatter: Del I Spesielle vilkår Del II Alminnelige vilkår Revidert 14.. mai 2012

2 Innholdsfortegnelse 0.0 INNLEDENDE BESTEMMELSER Orientering om oppdraget og oppbygningen av konkurransegrunnlaget Informasjon om oppdragsgiver, opsjoner og dens medhjelpere i konkurransen ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR KONKURRANSEN / ANSKAFFELSEN Frist for innlevering av tilbud Antall kopier av tilbudet Henvendelser og bekreftelse på mottak av konkurransegrunnlaget / deltakelse Befaring eller konferanser Vedståelsesfrist for tilbudet og opsjoner Tilbakekalling eller endring av innsendt tilbud Tilbudsåpning Tilbudsdokumenter og offentlighet Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring / Gebyr for utlevering av konkurransegrunnlag Plikt til å gjøre seg kjent med konkurransegrunnlaget: BESKRIVELSE AV OPPDRAGET Generell beskrivelse av bistanden til energimerking Beskrivelse av oppdragsomfang energimerking Tilbudsformular KRAV OG VILKÅR KNYTTET TIL OPPDRAGET Generelt Oppdragsvilkår, prisregulering, avtaleperiode og mengderegulering Tvister Tillegg og/eller endringer til kontrakten og opsjoner Kvalifisering av leverandøren og kvalifikasjonsgrunnlag Kvalifisering av leverandøren TILDELINGSKRITERIER Utvelgelse Melding om kontraktstildeling og kontrakt KRAV TIL TILBUDET Tilbudets utforming og krav til avgivelse Krav til tilbudets besvarelse, priser / tabeller og kommentarer: Avvik fra konkurransegrunnlaget, forbehold, avvisning og alternative løsninger LISTE OVER VEDLEGG DEL II - ALMINNELIGE KONTRAKTSVILKÅR

3 0.0 Innledende bestemmelser 0.1 Orientering om oppdraget og oppbygningen av konkurransegrunnlaget Oppdraget eller anskaffelsen gjelder oppdraget med å forestå energimerking av kommunale bygg, som er omfattet av kravet om energimerking. Hensikten er å inngå en (1) rammeavtale for å dekke behovet. Oppdraget er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser, (LOA), og konkurranseutsettes i markedet ihht til Forskrift om offentlige anskaffelser, (FOA), av 7. april 2006, nr 402, sist endret av 3. september 2010 nr Konkurransegrunnlaget er bygget opp og inndelt etter følgende lest: Del I spesielle vilkår, invitasjon, opplysninger om frister, henvendelser, forhold knyttet til konkurransen og beskrivelse av leveransen, vedlegg, tilbudsformular for innlevering etc. Del II Alminnelige vilkår, dvs kontraktsvilkårene NS Informasjon om oppdragsgiver, opsjoner og dens medhjelpere i konkurransen Oppdragsgiver for denne kontrakten er kommunene i Gjøvikregionen bestående av Østre Toten-, Gjøvik-, Vestre Toten-, Søndre Land- og Nordre Land kommune, heretter bare som benevnt Oppdragsgiver. Det gjøres oppmerksom på at det er inntatt en opsjon på bruk av avtalen for følgende kommuner/organisasjoner: Etnedal-, Jevnaker- og Lunner kommune. Betingelser for bruk av opsjonen mv framgår under oppdragsbeskrivelsen i pkt 3.4 Til å forestå konkurransen har Oppdragsgiver bestilt denne ytelsen og saksbehandlingen hos Anskaffelser Fellesenhet i Gjøvikregionen v/ Gjøvik kommune. Enheten er den part som gjennomfører konkurransen på vegne av Oppdragsgiver, og som også vil eie rammekontrakten, mens uttak/bruk av avtalen gjøres av den enkelte kommune. All kommunikasjon skal derfor kun skje med Anskaffelser v/gjøvik kommune i konkurransefasen. 1.0 Administrative bestemmelser for konkurransen / anskaffelsen 1.1 Frist for innlevering av tilbud. Tilbudet merket med nummer og betegnelse, skal være Anskaffelser Fellesenhet for Gjøvikregionen v/ Gjøvik kommune i hende innen kl 12:00 den 29. mai 2012 Tilbudet skal oversendes/innleveres i lukket nøytral konvolutt med tydelig påført nummer og betegnelse. 3

4 1.2 Antall kopier av tilbudet I tillegg til originaltilbudet skal det leveres med ett (1) stk komplett kopi av tilbudet. Originaltilbudet skal stemples eller påføres Original og kopien bes stemplet eller påført Kopi. Sammen med tilbudet skal det også leveres med en elektronisk kopi i form av CD eller minnepinne. 1.3 Henvendelser og bekreftelse på mottak av konkurransegrunnlaget / deltakelse Siden Oppdragsgiver har engasjert Anskaffelser Fellesenhet i Gjøvikregionen til å forestå denne konkurransen skal alle henvendelser og innleveringer i forbindelse med konkurransen skje til: Anskaffelser Fellesenhet i Gjøvikregionen v/gjøvik kommune Postboks Gjøvik Att: Innkjøpssjef Thore Amundsen Kontoradresse: Rådhuset Saksbehandlers telefonnr. : / Saksbehandlers telefaxnr. : Saksbehandlers mailadresse : thore.amundsen@gjovik.kommune.no Alternativt kan også Innkjøpsrådgiver Torbjørn Furuly kontaktes på mail: torbjorn.furuly@gjovik.kommune.no, eller Senest fem (5) dager etter mottak/nedlasting av konkurransegrunnlaget skal De skriftlig bekrefte mottak av dokumentet og at eller om De vil oversende tilbud innen fristens utløp. I tilfelle De ikke ønsker å delta, ber vi Dem gjerne meddele oss grunnen. I bekreftelsen til Oppdragsgiver skal følgende oppgis: Firmaets fullstendige navn og adresse Navn på saksbehandler som vil opptre på vegne av firmaet, samt vedkommendes e- mail, telefon- og telefaxnummer. 1.4 Befaring eller konferanser I forbindelse med konkurransen vil det ikke bli avholdt noen konferanser eller befaring. 1.5 Vedståelsesfrist for tilbudet og opsjoner Tilbudet skal vedståes i 60 dager, regnet fom tilbudsfristen utløp 1.6 Tilbakekalling eller endring av innsendt tilbud Leverandøren kan ved skriftlig henvendelse til Oppdragsgiver tilbakekalle eller endre innsendt tilbud inntil tilbudsfristens utløp. Anmodningen må fremsettes til rett adresse, slik som beskrevet i punktet om henvendelser for å være gyldig. Etter tilbudsfristens utløp kan ikke leverandøren tilbakekalle eller endre sitt tilbud 4

5 1.7 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos Gjøvik kommune i Rådhuset, Dato og klokkeslett: 29. mai 2012, klokken 12:15. Tilbudsåpning vil skje av saksbehandlere i og for Oppdragsgiver - uten tilstedeværelse av leverandørene eller andre utenforstående. Protokoll fra åpningen av tilbudene vil ikke bli sendt ut. 1.8 Tilbudsdokumenter og offentlighet Oppdragsgiver tar forbehold om å unnta hele eller deler av dokumenter som er knyttet til konkurransen, fra offentlighet. Oppdragsgiver vil føre protokoll i henhold til anskaffelsesforskriften og ellers følge de regler og prosedyrer som sikrer en rettferdig konkurranse. Så lenge konkurransen pågår vil protokollen være unntatt offentlighet. 1.9 Anskaffelsesprosedyre Denne konkurransen følger reglene i FOA og gjennomføres etter Del II. Anskaffelsesprosedyren for denne konkurransen er åpen anbudskonkurranse Kunngjøring / Gebyr for utlevering av konkurransegrunnlag Konkurransen er kunngjort i databasen DOFFIN Plikt til å gjøre seg kjent med konkurransegrunnlaget: Leverandør må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle de tekstsider og vedlegg som er angitt i Del I spesielle vilkår. Leverandør skal sette seg inn i konkurransegrunnlagets innhold, og gi svar på alle krav og spørsmål som er stillet. Tilbudet skal omfatte komplette ytelser i henhold til konkurransegrunnlagets formål, selv om ikke alle underliggende ytelser for å oppnå dette er omtalt i konkurransegrunnlaget. For øvrig er det leverandørs eget ansvar å gjøre seg kjent med forhold som har betydning for Oppdraget ut over det som er angitt i konkurransegrunnlaget. Leverandør må også ta høyde for at han ikke har rett til tilleggsvederlag eller fristforlengelse for forhold som leverandøren kunne eller burde ha tatt i betraktning før innlevering av tilbudet. 2.0 Beskrivelse av oppdraget 2.1 Generell beskrivelse av bistanden til energimerking. Oppdragsgiver har en sammensatt bygningsmasse, som ihht forskriften skal energimerkes. Hvor mange bygg som skal merkes i kontraktsperioden er ikke besluttet og henger sammen med Oppdragsgivers økonomi. Det kan opplyses om at det er svært ulike budsjetter på området slik at noen har planlagt noen få bygg, mens andre ikke har finansiering klar for oppgaven. Volumet på oppdraget er derfor ikke kjent og kan ikke garanteres. 5

6 Hensikten med forespørselen er å inngå en (1) avtale på levering av arbeidet med å utarbeide energimerkingen ihht gjeldende krav. Bruk eller uttak av avtalen er basert på avrop, hvor den enkelte Oppdragsgiver vil gjøre bruk av avtalen ved å benytte vedlagt avropsskjema for de enkelte bygg. Dersom leverandøren ikke finner alle opplysninger tilfredsstillende for sin tilbudsavgivelse så kan kontaktperson for konkurransen kontaktes. 2.2 Beskrivelse av oppdragsomfang energimerking Det primære er å levere energimerkingen ihht lov og forskrift inkludert ferdig dokumentasjon, attest og merking. Det forventes at arbeidet, som utføres, gjøres på et høyt faglig nivå både teoretisk og praktisk i alle ledd. Store deler av oppdraget er å innhente informasjon om bygningen deretter videre bearbeiding av denne. Det må derfor kunne påregnes minst ett besøk pr sted. Oppdragsgiver vil enten gjøre hele eller deler av slik innhenting av informasjon selv eller avrope dette fra leverandøren. Avklaringene om hvem som skal gjøre hva fastsettes i avropet. Ved enkelte avrop kan det forekomme at Oppdragsgiver vil kunne overføre opplysningene digitalt da f.eks via f.eks Simien. Leverandøren skal derfor kunne motta opplysninger på Simien eller andre systemer og bearbeide det videre. Bestilling av oppdrag skjer gjennom avrop. Avregning vil enten skje etter timeforbruk eller avtalt rund sum (RS). Ved avrop skal vedlagte avropsskjema benyttes. Skjemaets side 1 er selve oppdraget, mens skjemaet side 2 er tilleggsytelser, som kan bestilles samtidig eller seinere. Oppdragsgiver er opptatt av tilbakeføring av kompetanse og den som blir valgt som leverandør skal en (1) gang pr år holde et tre (3) timers kurs for Oppdragsgivers personell hvor funn fra oppdragene presenteres samt aktuelle kunnskap fra fagfeltet videreformidles. Oppdragsgiver holder møterom i egne lokaler 2.3 Tilbudsformular Det er utarbeidet tilbudsformular. Dette tilbudsformularet skal benyttes. Eventuelle forhold må anmerkes og beskrives i eget vedlegg, hvis ikke anses alle ytelser inkludert. Dersom det oppdages at leverandør har foretatt korreksjoner i teksten i det opprinnelige prisskjema, vil originalteksten blir lagt til grunn ved fortolkning. 3.0 Krav og vilkår knyttet til oppdraget 3.1 Generelt Generelt avkrever Oppdragsgiver at det arbeidet som vil bli utført av leverandør er i hht gjeldende lover, forskrifter og andre myndighetskrav og som minimum vil bli utført i samsvar med krav til kompetanse, nøyaktighet og faglig dyktighet som er vanlig i bransjen. 3.2 Oppdragsvilkår, prisregulering, avtaleperiode og mengderegulering. NS 8402 legges til grunn for oppdraget på energimerkingen. Kontrakt blir utarbeidet etter tilhørende blankett. 6

7 For oppdraget skal timeprisen være eks reise, reisetid og diett kostnader. Kopiering etc dekkes etter regning. Pålagte reiser av Oppdragsgiver ut over det som hører oppdraget til dekkes etter statens satser. Fra avropet er avsendt fra Oppdragsgiver er leveringstida på energimerkingen, uansett bygg, to (2) måneder. Ved komplekse eller store bygg kan Oppdragsgiver avtale lengre leveringstid. Det aksepteres ingen form for prisregulering for året Deretter kan prisen reguleres for inntil 100 % av KPI. Avtaleperiode er fom signering og to (2) år fram. 3.3 Tvister Enhver tvist i forbindelse med Oppdraget skal søkes løst i minnelighet mellom partene. Dersom enighet ikke oppnås avgjøres saken ved voldgift i Gjøvik Hver av partene oppnevner en representant, som sammen oppnevner rettens formann. Ved uenighet om valg av formann oppnevnes denne av Embetsleder for Toten Tingrett. Bestemmelsene i Tvistemålslovens kap. 32 skal anvendes. 3.4 Tillegg og/eller endringer til kontrakten og opsjoner Alle endringer det være seg tillegg eller fradrag skal meldes som endringer. Alle endringer skal avtales i en egen tilleggs-/endringsavtale for å være gyldige. De organisasjoner / kommuner som gis rett til opsjon på bruk av den avtale som blir opprettet må gjøre sin tiltredelse skriftlig til leverandøren. De som benytter opsjonen må også selv følge opp avtalen. 4.0 Vilkår knyttet til konkurransen - kvalifisering 4.1 Kvalifisering av leverandøren og kvalifikasjonsgrunnlag Leverandørens økonomiske og finansielle stilling samt tekniske kvalifikasjoner skal dokumenteres ved følgende minimumskrav: Skatteattest (RF-1244 fastsatt av Skattedirektoratet), det vil si attest fra kemner/ kommunekasserer for betalt skatt/arbeidsgiveravgift der leverandøren har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder Attest fra skattefogden for betalt merverdiavgift i vedkommende fylke. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder HMS-egenerklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Vedlagte skjema eller tilsvarende kan benyttes. Dersom det skal inngås kontrakt med underleverandører hvor kontraktssummen for den enkelte kontrakt overstiger kr eks. mva., skal det vedlegges skatteattest for underleverandøren. Kravene til underleverandør er de samme som til leverandøren. Leverandøren må derfor beskrive og navngi underleverandøren 7

8 Kort beskrivelse om foretakets totale omsetning i de siste tre regnskapsår for de tjenester som det forespørres om i dette konkurransegrunnlaget. Liste med relevante/viktige oppdrag de siste 3 tre årene, listet opp med kundenavn, kontaktperson, telefonnummer og oppdragets art, omfang og verdi. Beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem knyttet til tjenesten og tilhørende leveranse. Bla vise og synliggjøre bruk av sjekklister underveis i prosjektet En redegjørelse av leverandørens organisasjon, kvalifikasjoner, kompetanse, antall medarbeidere med angivelse av fagdisiplin og erfaring. 4.2 Kvalifisering av leverandøren Kvalifikasjonskravene som er beskrevet skal dokumenteres. Evalueringen av om leverandør er kvalifisert eller ei foretas på grunnlag av den dokumentasjon som er avkrevd. Dersom leverandøren ikke oppfyller de krav som Oppdragsgiver har fastsatt, som minimumskrav, vil man ikke bli kvalifisert, hvilket medfører at leverandøren blir avvist. 5.0 Tildelingskriterier 5.1 Utvelgelse De leverandører som er funnet kvalifisert vil bli evaluert mht kontraktstildeling etter nedenfor angitte metode. Valg av leverandør vil bli foretatt utifra hva som er økonomisk mest sett fordelaktig for kommunen, hvor blant annet følgende inngår, (kriteriene er ikke gitt i prioritert rekkefølge) Punkt Kriterier A Totale kostnader B Innholdet i leveransen / oppdraget. Hva leveres og gjøres ut over kravet i lov og forskrift mv. Tilnæring til oppdraget, metoder, systematikk etc C Leverandørens tverrfaglige kompetanse ut over kvalifikasjonskriteriet D Tilbudte personells erfaring, kompetanse, spesielt innen fagfeltet. Krav ut over kvalifikasjonskriteriet Leverandøren skal derfor kort og tydelig beskrive disse forholdene slik at det er enkelt for Oppdragsgiver å evaluere disse punktene i tilbudet. 5.2 Melding om kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle leverandører som deltar i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Rimelig tid i denne konkurransen blir inntil 5 dager. De leverandører som er avvist under konkurransen er ikke deltakende leverandører lenger. Melding om kontraktstildeling, (karensbrev), vil inneholde angivelse av hvem som er innstilt, begrunnelse og frist for leverandøren til å klage på innstillingen 8

9 Det vil bli inngått gjensidig bebyrdende avtale med den leverandør som blir valgt. Kun signert kontrakt er gyldig forpliktelse. Kontrakten vil bygget opp på følgende vis: 1. Kontraktsformularet 2. Del I Spesielle vilkår. 3. Del II Alminnelige vilkår 6.0 Krav til tilbudet 6.1 Tilbudets utforming og krav til avgivelse Tilbudet skal avgis skriftlig i lukket forsendelse og i signert stand Tilbud mottatt etter tilbudsfristens utløp kan bli forkastet uten videre begrunnelse Muntlige/telefoniske beskjeder/avtaler i forbindelse med tilbudet, skal bekreftes skriftlig. Referansenummer og benevnelse skal alltid oppgis Hvis tilbyder er i tvil om opplysninger eller krav som er gitt i konkurransegrunnlaget så skal Oppdragsgivers saksbehandler kontaktes snarest. Hvis slike oppklaringer vurderes å være av betydning for de øvrige tilbydere, så vil disse også bli informert Tilbudet skal oversendes vedlagt oversendelsesbrev med forpliktende underskrift. Fremst i tilbudet skal det være en innholdsfortegnelse Tilbudet forøvrig skal være ordentlig presentert, slik at arbeidet med tilbudet ikke vanskeliggjøres. Oppdragsgiver har ikke noe økonomisk ansvar for nedlagt arbeide, eller andre kostnader i forbindelse med Deres tilbud. Tilbud avgitt pr. telefax aksepteres ikke Tilbudet skal avgis på norsk Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å føre oppklaringer med flere leverandører på grunnlag av de innsendte tilbud, samt avbryte eller utsette hele eller deler konkurransen erstatningsfritt etter nærmere saklig begrunnelse. Oppdragsgiver er alltid villig til å vurdere alternative løsninger, som etter leverandørens vurdering er fordelaktig for Oppdragsgiver. Slike alternative løsninger, skal vedlegges som et Alternativ til tilbudet. Leverandøren gjøres oppmerksom på at Oppdragsgiver står fritt til anta eller forkaste hele eller deler av slike alternativ Hvis Deres tilbud på noen måte avviker fra de krav som er gitt i konkurransegrunnlaget må dette spesielt angis som Avvik i tilbudet 6.2 Krav til tilbudets besvarelse, priser / tabeller og kommentarer: Leverandøren skal presentere sitt tilbud på en ryddig måte, som gjør det lett å finne fram. Det bes om at besvarelsen på kvalifikasjonskriteriene lages for seg i et eget kapittel eller del av tilbudet. Tilbudet skal også inneholde opplysninger, forutsetninger og priser som leverandøren mener er relevante for å gjøre en helhetlig leveranse for Oppdragsgiver, selv om dette ikke er beskrevet i konkurransegrunnlaget. Leverandør er ansvarlig for at slik informasjon er gitt og kan ikke i ettertid påregne å få dekket ekstra kostnader pga dette. 6.3 Avvik fra konkurransegrunnlaget, forbehold, avvisning og alternative løsninger Forhold som kan medføre avvisning av leverandøren fra konkurransen, etter utført prekvalifisering, er blant annet: 9

10 Ikke oppfyller lenger de kvalifikasjonskrav som er satt til deltakelse i konkurransen Insolvens I sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje Har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller har unnlatt å gi opplysninger i henhold til det som kreves av leverandørens organisering eller HMSegenerklæring Avvik og forhold som kan medføre avvisning av tilbudet er blant annet: Hovedregel ved inngivelse av tilbudet er at leverandøren skal besvare oppdraget som er beskrevet i konkurransegrunnlaget først. Eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget skal klart og tydelig framgå av tilbudet. Avvik kan være andre løsninger, forbehold etc. Et alternativt tilbud skal være så klart og tydelig beskrevet at det lar seg forstå uten kontakt med leverandør. Avvik fra dette kan medføre avvisning av tilbudet Ikke innlevert rettidig Ikke avgitt i samsvar med krav til presentasjon, utforming og innhold Forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende i tilbudet som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til kravene i konkurransen og de øvrige tilbudene Større forbehold mot vilkårene i konkurransegrunnlaget Unormalt lavt tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til erstatningsfritt å avlyse konkurransen på et hvert tidspunkt, samt ha fri adgang til erstatningsfritt å forkaste samtlige tilbud. Dersom samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses, vil Oppdragsgiver gi leverandørene melding om dette snarest mulig. 7.0 Liste over vedlegg Vedlegg 1: Tilbudsskjema Vedlegg 2: HMS egenerklæringsskjema, vedlegges ikke da dette anses allment tilgjengelig. Vedlegg 3: Avropsskjema. 8.0 Del II - Alminnelige kontraktsvilkår 1. NS Ikke vedlagt da denne er allment tilgjengelig i markedet. 10