ghtrhgre Konkurransegrunnlag Nr.: Nytt rigg / skolepaviljong Fredheim skole Gjøvik Konkurransegrunnlaget omfatter:

Transkript

1 ghtrhgre Konkurransegrunnlag Nr.: Nytt rigg / skolepaviljong Fredheim skole Gjøvik Konkurransegrunnlaget omfatter: Del I Spesielle vilkår Del II Alminnelige vilkår Rev 0. april 2009

2 Innholdsfortegnelse 0.0 Innledende bestemmelser Orientering om oppdraget og oppbygningen av konkurransegrunnlaget Informasjon om oppdragsgiver Administrative bestemmelser for konkurransen / anskaffelsen Frist for innlevering av tilbud Antall kopier av tilbudet Henvendelser og bekreftelse på mottak av konkurransegrunnlaget / deltakelse Befaring eller konferanser Vedståelsesfrist Tilbakekalling eller endring av innsendt tilbud Tilbudsåpning Tilbudsdokumenter og offentlighet Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring: Plikt til å gjøre seg kjent med konkurransegrunnlaget: Beskrivelse av oppdraget Leveranseomfang Andre oppdragsforhold Tilbudsformular Leveringsted Leveringssted Leveringsbetingelser Bestilling / fakturering: Mengderegulering: Prisregulering: Endringer: Leveringstider Leveringstid framdriftsplan - ferdigstillelse Vilkår knyttet til konkurransen - kvalifisering Kvalifisering av leverandøren og kvalifikasjonsgrunnlag Generelle kvalifikasjonskrav og mål til leverandøren Tildelingskriterier Utvelgelse Melding om kontraktstildeling og kontrakt Krav til tilbudet Tilbudets utforming og krav til avgivelse Avvik fra konkurransegrunnlaget, forbehold, avvisning og alternative løsninger Vedlegg Del II - Alminnelige kontraktsvilkår

3 0.0 Innledende bestemmelser Konkurransegrunnlaget 0.1 Orientering om oppdraget og oppbygningen av konkurransegrunnlaget Gjøvik kommune inviterer herved til konkurranse på bygging av en ny skolepaviljong på Fredheim skole i Gjøvik by. Oppdraget konkurranseutsettes i markedet etter gjeldende regler om offentlige anskaffelser. Konkurransen gjennomføres på basis av vilkårene i dette grunnlaget, samt Lov om offentlige anskaffelser, (LOA), herunder Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006, nr. 402, (FOA). Konkurransegrunnlaget er bygget opp og inndelt etter følgende lest: Del I spesielle vilkår, invitasjon, opplysninger om frister, henvendelser, forhold knyttet til konkurransen og beskrivelse av leveransen, vedlegg, tilbudsformular for innlevering etc. Del II Alminnelige vilkår, dvs kontraktsvilkårene (NS 3431) 0.2 Informasjon om oppdragsgiver Gjøvik kommune ligger i Oppland fylke, og kommunesenteret Gjøvik er lokalisert inntil Mjøsa. Kommunen fikk bystatus i 1861 og er Opplands mest folkerike kommune med ca innbyggere og et areal på 681 km2. Kommunen er ledende innen industri, handel og tjenesteyting i innlandet, og et senter for høyere utdanning med over 2000 heltidsstudenter. Kommunen har ca 1850 ansatte og er administrativt delt i 9 virksomhetsområder. 1.0 Administrative bestemmelser for konkurransen / anskaffelsen 1.1 Frist for innlevering av tilbud. Tilbudet merket med nummer og betegnelse, skal være Gjøvik kommune ihende innen kl 15:00 tirsdag den 12. mai Tilbudet skal oversendes/innleveres i lukket nøytral konvolutt med tydelig påført nummer og betegnelse. 1.2 Antall kopier av tilbudet I tillegg til originaltilbudet skal det leveres med ett (1) stk komplett kopi av tilbudet. Originaltilbudet skal stemples eller påføres Original og kopien bes stemplet eller påført Kopi 1.3 Henvendelser og bekreftelse på mottak av konkurransegrunnlaget / deltakelse Alle henvendelser i forbindelse med konkurransen skal om mulig skriftlig skje til: Gjøvik kommune Serviceboks Gjøvik 3

4 Att: Innkjøpssjef Thore Amundsen Kontoradresse: Rådhuset Saksbehandlers telefonnr. : / Saksbehandlers telefaxnr. : Saksbehandlers mailadresse : thore.amundsen@gjovik.kommune.no Senest tre (3) dager etter mottak av konkurransegrunnlaget bes De skriftlig bekrefte mottak av dokumentet og at, eller om, De vil oversende tilbud innen fristens utløp. I tilfelle De ikke ønsker å delta, ber vi Dem meddele oss grunnen. I bekreftelsen til kommunen skal følgende oppgis: Firmaets fullstendige navn og adresse Navn på saksbehandler som vil opptre på vegne av firmaet, samt vedkommendes e- mail, telefon- og telefaxnummer. 1.4 Befaring eller konferanser I forbindelse med konkurransen blir det avholdt befaring på følgende sted og tidspunkt, leveringsstedet: Fredheim barneskole Kronprins Olavsveg Gjøvik Onsdag 29.april 2009, kl 14:30. Oppmøte foran riggen på skolen. 1.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal vedståes i 60 dager 1.6 Tilbakekalling eller endring av innsendt tilbud Leverandøren kan ved skriftlig henvendelse til kommunen tilbakekalle eller endre innsendt tilbud inntil fristens utløp. Anmodningen må fremsettes til rett adresse, slik som beskrevet i punktet om henvendelser for å være gyldig. Etter tilbudsfristens utløp kan ikke leverandøren tilbakekalle eller endre sitt tilbud 1.7 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted i Gjøvik kommune, Rådhuset, Tirsdag den 12.mai 2009, klokken 15:15. Tilbudsåpning vil skje av saksbehandlere i og for kommunen - uten tilstedeværelse av leverandørene eller andre utenforstående. Protokoll fra åpningen av tilbudene vil ikke bli sendt ut. 1.8 Tilbudsdokumenter og offentlighet Kommunen tar forbehold om å unnta hele eller deler av dokumenter som er knyttet til konkurransen, fra offentlighet. 4

5 Kommunen vil føre protokoll i henhold til anskaffelsesforskriften og ellers følge de regler og prosedyrer som sikrer en rettferdig konkurranse. Så lenge konkurransen pågår vil protokollen være unntatt offentlighet. 1.9 Anskaffelsesprosedyre Denne konkurransen følger reglene i FOA og gjennomføres etter Del I og II. Anskaffelsesprosedyren for denne konkurransen er konkurranse med forhandling. Rent praktisk vil det foregå slik at de leverandører, som er kvalifisert, og har et tilbud som ikke er avvist, vil bli evaluert oppimot vilkårene i konkurransegrunnlaget. Det vil deretter enten via møte, pr brev eller bli foretatt førstegangs oppklaringer av leverandørens tilbud både av teknisk og kommersiell art. Etter første (1) oppklarende runde vil de leverandører som er i stand til å kunne vinne kontrakten bli kalt inn til videre oppklaringer / forhandlinger. De leverandører som ikke blir tatt ut videre vil få beskjed og begrunnelse om dette. Antall leverandører som går videre til forhandlinger angis ikke, men det vil tilstrebes det antall som er tilstrekkelig for å sikre en reell konkurranse. De leverandører som da går videre vil få ytterligere anledning til å forbedre sine tilbud både på teknisk og kommersiell side. Det vil til slutt bli gitt en siste felles anledning til å forbedre sitt tilbud, men det vil ikke bli opplyst om andre tilbyderes priser ved denne anledningen. Endringer skal dokumenteres som revideringer av tilbudet. I forbindelse med oppklaringer / forhandlinger vil det være aktuelt med gjennomgang av leverandørens løsninger / tilbud hos leverandøren, hos kommunen eller hos leverandørens referanser. Kommunen velger selv på hvilken måte gjennomgang av løsninger / tilbudene skal skje 1.10 Kunngjøring: Konkurransen er kunngjort i databasen for offentlige innkjøp, Doffin. Se: Plikt til å gjøre seg kjent med konkurransegrunnlaget: Leverandør må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle de tekstsider og vedlegg som er angitt i Del I spesielle vilkår. Leverandør skal sette seg inn i konkurransegrunnlagets innhold, og gi svar på alle krav og spørsmål som er stillet. Tilbudet skal omfatte komplette ytelser i henhold til konkurransegrunnlagets formål, selv om ikke alle underliggende ytelser for å oppnå dette er omtalt i konkurransegrunnlaget. For øvrig er det leverandørs eget ansvar å gjøre seg kjent med forhold som har betydning for Oppdraget ut over det som er angitt i konkurransegrunnlaget. Leverandør må også ta høyde for at han ikke har rett til verken tilleggsvederlag eller fristforlengelse for forhold som leverandøren kunne eller burde ha tatt i betraktning før innlevering av tilbudet. 5

6 2.0 Beskrivelse av oppdraget 2.1 Leveranseomfang Konkurransegrunnlaget Fredheim skole har i dag en leid skolerigg på ca 590 m2, fordelt på to (2) etasjer. Leieperioden er snart over, men behovet til skolen går lenger. Kommunen har bestemt at framtidig behov skal løses gjennom kjøp av ny rigg / skolepaviljong og i mars vedtok kommunestyret byggingen med ei brutto ramme på 12,8 mill. Opplegget for å dekke arealbehovet framover er antatt til å vare i en års periode. Hva som vil skje etter den tid er uvisst. Basert på et slik scenario er det gitt føringer for at den nye skolepaviljongen skal være modulbasert, med en antatt restverdi. Dette er ikke endelig da restverdien etter så lang tid kan være vanskelig å anslå. Det er derfor åpnet for at behovet også kan tilbys gjennom plassbygde løsninger. Det er derfor lagt til rette for følgende alternativer og løsninger: ß Alt 1 Modulbygg, som vist på vedlagte tegninger ca 8 m unna skolen (frittstående) ß Alt 2 - Modulbygg, som vist på vedlagte tegninger 4 m unna skolen med overbygg ß Alt 3 Alt 1 og 2, men plassbygd løsning Vedlagte tegninger viser grovt hvordan arealet kan løses i to (2) etasjer. Anslag på arealet er på ca 820 m2 hvor mellombygget er på ca 180 m2. For Alt. 1 - frittstående løsning er det ingen kobling mot skolen. Plassering for dette alternativet er vist på vedlagt situasjonskart. Ved Alt. 2 er det skissert en løsning med lukket overbygg og gangbru over til eksisterende bygg. Det overbygde rommet er ikke planlagt med oppvarming, men det forutsettes at naturlig tilført varme klarer å holde dette tilstrekkelig oppvarmet. En slik løsning vil også kreve en utvidet brannteknisk løsning, og det antas at den nye paviljongen og overbygget må sprinkles. Skolepaviljongen skal være av en slik art og kvalitet at den tilfredsstiller behovet til skolebygg med god margin. Tradisjonelt løst inventar og utstyr skal ikke medtas. Eventuell solavskjerming kan bli aktuelt. Leverandørens oppgave blir å løse hele behovet fullt ut inkludert alle arbeider. Ved overganger eller tilpasninger mot eksisterende skole eller terreng skal leverandøren tilpasse dette på en slik måte at det har god funksjonell, teknisk og estetisk løsning. 2.2 Andre oppdragsforhold Prosjektering mm: Leverandøren er fullt og helt ansvarlig for all prosjektering og hele leveransen. Dette inkluderer også hele søkerprosessen Kommunale arbeider / leveranser: Kommunen sørger for framføring av vei, vann og avløp, strøm, tele og data fram til angitt grensesnitt. Ved frittstående rigg, (8 m unna skolen), kan kommunen opparbeide grovavrettet plass for paviljongen. Se vedlegg for skisse av rigg. Kommunen kan etter nærmere avtale være behjelpelig med påvisning av kabel og annen infrastruktur i grunnen, dersom ønskelig. 6

7 2.2.3 Forhold på oppdragsstedet/rigg etc: Leverandøren har ansvaret for alle forhold på oppdragsstedet. Dersom ikke annet er avtalt bærer leverandøren kostnadene for dette. Sikring, midlertidige gangveier, trafikkomlegging etc på oppdragsstedet skal utføres og bekostes av leverandøren dersom annet ikke er bestemt. Under arbeidet skal leverandøren utvise hensyn til omgivelsene, slik at skolen, elever, naboer og andre berørte parter ikke sjeneres unødvendig av støv, støy etc. Skolen vil være i normal drift i byggeperioden. Rigg er leverandørens ansvar HMS, hovedbedrift og samordningsansvar: Leverandøren er ansvarlig for å organisere sitt verne- og miljøarbeid på oppdragstedet ihht gjeldende lovgiving. Dersom leverandøren bruker underleverandører er leverandøren fortsatt ansvarlig for disses verne- og miljøarbeid Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter: Leverandøren skal påse at Forskrift om gjengs lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter følges. Avvik fra dette anses som vesentlig mislighold og gir kommunen rett til å bruke de sanksjoner, som er nødvendig 2.3 Tilbudsformular Det er ikke utarbeidet noe tilbudsformular. Leverandøren må derfor selv på en ryddig sette opp sitt tilbud. Tilbudet deles i to (2) deler. Del en (1) er tilbudet og del to (2) er dokumentasjon av kvalifikasjonskriteriene, slik som beskrevet i pkt 6. Selve tilbudet må beskrive alle nødvendige ytelser slik som, men ikke begrenset til: ß Skisse av tilbudets løsning inkl plan, snitt og fasader på høvelig nivå ß Enkel beskrivelse av utførelse og kvalitet ß Prissammenstilling, slik at totalprisen tydelig framgår ß Enhetsprisliste for eventuelle regningsarbeider ß Byggetid ß Forbehold Dersom det ikke framgår noe forbehold anses alle ytelser som inkludert i leveransen. 3.0 Leveringsted 3.1 Leveringssted Bjørnsveen skole, Gjøvik ihht angitte tegninger 4.0 Leveringsbetingelser Leveringsbetingelsen er komplett bygget / levert skolepaviljong inkludert nødvendig testing, ryddet, gjennomført hovedrengjøring, igangkjøring av tekniske anlegg, as built tegninger etter kommunens anvisninger 4.1 Bestilling / fakturering: Den kontrakt som blir utarbeidet gjelder som bestilling. 7

8 Faktura rettes til kommunen på følgende adresse: Gjøvik kommune Regnskapsavd Serviceboks 2810 Gjøvik Referanse: Oppgis av kommunens kontaktperson for kontrakten Fakturaen skal være ryddig oppstilt og klart vise hva som er levert, eventuelt ha medfølgende dokumentasjon. Betalingsbetingelsen er netto pr 30 dager etter mottak av korrekt faktura. Det aksepteres ingen form for fakturagebyr. 4.2 Mengderegulering: De oppgitte mengder er basert på målinger på tegninger. Alle masser og mengder skal kontrolleres og fastsettes før kontrakt signeres. 4.3 Prisregulering: Alle priser skal være faste. 4.4 Endringer: Eventuelle endringer eller tillegg til kontrakten, som blir opprettet, skal avtales i en egen endrings-/tilleggsavtale av bemyndigede personer for å være gyldig. 5.0 Leveringstider 5.1 Leveringstid framdriftsplan - ferdigstillelse Leveringstid er ønsket til skolestart høsten Dette kan være urealistisk og det åpnes for at ferdigstillelse kan settes til 1. desember Byggetid inngår i tildelingskriteriene og leverandøren skal derfor sammen med sitt tilbud sette opp en enkel framdriftsplan. 6.0 Vilkår knyttet til konkurransen - kvalifisering 6.1 Kvalifisering av leverandøren og kvalifikasjonsgrunnlag Leverandørens økonomiske og finansielle stilling samt tekniske kvalifikasjoner skal dokumenteres ved, minimumskrav: Skatteattest (RF-1244 fastsatt av Skattedirektoratet), det vil si attest fra kemner/ kommunekasserer for betalt skatt/arbeidsgiveravgift der leverandøren har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder Attest fra skattefogden for betalt merverdiavgift i vedkommende fylke. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder HMS-egenerklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Vedlagte skjema eller tilsvarende kan benyttes. 8

9 Dersom det skal inngås kontrakt med underleverandører hvor kontraktssummen for den enkelte kontrakt overstiger kr eks. mva., skal det vedlegges skatteattest og HMS egenerklæring for underleverandøren. Kravene til underleverandør er de samme som til leverandøren. Leverandøren må derfor beskrive og navngi underleverandøren Kort erklæring eller beskrivelse som gir opplysninger om verktøy, materiell og teknisk utstyr som leverandøren disponerer for å utføre oppdraget. Kort liste med relevante/viktige oppdrag for de siste tre (3) årene, listet opp med kundenavn, kontaktperson, telefonnummer og oppdragets art, omfang, levert kvalitet og verdi Kort beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem. Kort beskrivelse med oversikt over kvalifikasjoner som personell hos leverandøren innehar eller leverandøren selv. 6.2 Generelle kvalifikasjonskrav og mål til leverandøren Generelt avkrever kommunen at det arbeidet som vil bli utført av leverandør er ihht gjeldende lover, forskrifter og andre myndighetskrav og som minimum vil bli utført i samsvar med krav til kompetanse, nøyaktighet og faglig dyktighet som er vanlig i bransjen. Evalueringen av om leverandør er kvalifisert eller ei foretas på grunnlag av den dokumentasjon som er avkrevd 7.0 Tildelingskriterier 7.1 Utvelgelse De leverandører som er funnet kvalifisert vil bli evaluert mht kontraktstildeling etter nedenfor angitte kriterier. Valg av leverandør vil bli foretatt utifra hva som er økonomisk mest fordelaktig for kommunen, hvor blant annet følgende inngår, (kriteriene er ikke eksplisitt gitt i prioritert rekkefølge) : Totalkostnader for kommunen Estetiske og funksjonmessige egenskaper Kvalitet Leverandørens gjennomføring av oppdraget herunder byggetid 7.2 Melding om kontraktstildeling og kontrakt Kommunens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle leverandører som deltar i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngåes. Rimelig tid i denne konkurransen blir ca inntil 1 uke. De leverandører som er avvist under konkurransen er ikke deltakende leverandører lenger. Melding om kontraktstildeling, (karensbrev), vil inneholde angivelse av hvem som er innstilt, begrunnelse og frist for leverandøren til å klage på innstillingen 9

10 Det vil bli inngått gjensidig bebyrdende avtale med den som blir valgt. Kun signert kontrakt er gyldig forpliktelse. Kontrakten vil bli bygget opp på følgende vis: 1. Kontraktsformularet 2. Del I Spesielle vilkår 3. Del II Alminnelige vilkår 8.0 Krav til tilbudet 8.1 Tilbudets utforming og krav til avgivelse Tilbudet skal avgis skriftlig i lukket forsendelse og i signert stand Tilbud mottatt etter tilbudsfristens utløp kan bli forkastet uten videre begrunnelse Muntlige/telefoniske beskjeder/avtaler i forbindelse med tilbudet, skal bekreftes skriftlig. Referansenummer og benevnelse skal alltid oppgis Hvis leverandøren er i tvil om opplysninger eller krav som er gitt i konkurransegrunnlaget så skal kommunens saksbehandler kontaktes snarest. Hvis slike oppklaringer vurderes å være av betydning for de øvrige leverandørene, så vil disse også bli informert Tilbudet skal oversendes vedlagt oversendelsesbrev med forpliktende underskrift. Fremst i tilbudet skal det være en innholdsfortegnelse Tilbudet forøvrig skal være ordentlig presentert, slik at arbeidet med tilbudet ikke vanskeliggjøres. Kommunen har ikke noe økonomisk ansvar for nedlagt arbeide, eller andre kostnader i forbindelse med Deres tilbud. Tilbud avgitt pr. telefax aksepteres ikke Tilbudet skal avgis på norsk Kommunen forbeholder seg retten til å føre oppklarings møter med leverandøren på grunnlag av det innsendte tilbud, samt avbryte eller utsette hele eller deler av konkurransen erstatningsfritt etter nærmere saklig begrunnelse Kommunen er alltid villig til å vurdere alternative løsninger, som etter leverandørens vurdering er fordelaktig for kommunen. Slike alternative løsninger, skal vedlegges som et Alternativ til tilbudet. Leverandøren gjøres oppmerksom på at kommunen står fritt til å anta eller forkaste hele eller deler av slike alternativ Hvis Deres tilbud på noen måte avviker fra de krav som er gitt i konkurransegrunnlaget må dette spesielt angis som Avvik i tilbudet 8.2 Avvik fra konkurransegrunnlaget, forbehold, avvisning og alternative løsninger Forhold som kan medføre avvisning av leverandøren fra konkurransen er blant annet: Ikke oppfyller de krav som er satt til deltakelse i konkurransen Unnlatelse av å levere inn skatteattester Unnlatelse av å levere inn HMS-egenerklæring Insolvens I sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje Har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller har unnlatt å gi opplysninger i henhold til det som kreves av leverandørens organisering eller HMSegenerklæring 10

11 Avvik og forhold som kan medføre avvisning av tilbudet er slik som, men ikke begrenset til: Hovedregel ved inngivelse av tilbudet er at leverandøren skal besvare oppdraget som er beskrevet i konkurransegrunnlaget først. Eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget skal klart og tydelig framgå av tilbudet. Avvik kan være andre løsninger, forbehold etc. Et alternativt tilbud, eller avvik, skal være så klart og tydelig beskrevet at det lar seg forstå uten kontakt med leverandør. Avvik fra dette medfører avvisning av tilbudet Ikke innlevert rettidig Ikke avgitt i samsvar med krav til presentasjon, utforming og innhold Forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende i tilbudet som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til kravene i konkurransen og de øvrige tilbudene Forbehold mot kontraktsvilkårene Unormalt lavt tilbud Kommunen forbeholder seg retten til erstatningsfritt å avlyse konkurransen på et hvert tidspunkt, samt ha fri adgang til erstatningsfritt å forkaste samtlige tilbud. Dersom samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses, vil kommunen gi leverandørene melding om dette snarest mulig. 9.0 Vedlegg 1. HMS-egenerklæringsskjema. NB! Skal vedlegges tilbudet 2. Kartutsnitt for oppdragsstedet med alt. plasseringer 3. Tegninger eller skisser, 3 stk, som viser plan, snitt og fasade 10.0 Del II - Alminnelige kontraktsvilkår NS 3431 ikke vedlagt da denne er allment tilgjengelig i markedet 11