Prosjektadministrativ håndbok PA-bok Prosjektering og delte entrepriser

Transkript

1 PA-BOK Dato: Filnavn: PA-bok.doc FEF dato: Side: 1 av 10 Prosjektadministrativ håndbok PA-bok Prosjektering og delte entrepriser Prosjekt nr.: Prosjekt navn: Utvidelse av Lillehammer kino og Lillehammer kunstmuseum INNHOLDSFORTEGNELSE 1.0 INNLEDNING ORGANISASJONSPLAN ADRESSER PROSJEKTSTYRING Dokumenter Korrespondanse Endring av kontrakten Generelt Endring av byggeprogram Endring av framdrift og økonomi Bestilling av endringer. Endringsmelding, jamfør eget vedlegg Utsteder av endringsmeldinger Dokumentnummer Møter og referater Møter... 7 Prosjekteringsfasen... 7 Utførelsesfasen Referater Forretningsmessige bestemmelser - koding av dokumenter Tegningsutsending - prosjekteringsfasen Tegningsutsending - utførelsesfasen Tidsstyring Framdriftsplaner Prosjektering Bygging Økonomistyring Generelt Fakturering Kvalitetssikring... 9 REKVISISJON/ENDRINGSMELDING... 10

2 KINOTEKNISK UTSTYR LANDSKAP Anleggsgart. Arnesen AS Trond Jørgen Arnesen HEIS Reber Schindler Heis AS Kenneth Skiaker Alund AUTOMATIKK Sauter Norge AS Per-Roar Nyvoll RØR GK Rør AS Fred Arne Steinstad VENT Hamstad AS Kai Magne Rødningsby EL HB Elektro AS Ivar Bergum BYGG Syljuåsen AS Trond Øyvind Nilsen KONSULENT Rambøll Lhmr Frank Werner Kristiansen ARKITEKT Snøhetta Oslo Sigrun Aunan 1.0 INNLEDNING Hensikten med PA-boken er å informere de kommunen har kontrakt med og andre som er involvert i prosjektet om kommunens forretningsrutiner i prosjektet. Kommunens prosjektleder skal revidere og supplere PA-boken for prosjekteringsog byggefasen. 2.0 ORGANISASJONSPLAN Organisasjonsplan for gjennomføring av byggeprosjektet. BYGGHERRE Lillehammer kommune, Eiendom PROSJEKTLEDER Ingar Afseth (Per Kristian Lindal, OFK) STYRINGSGRUPPE Svein Hole eiendomssjef Lars Rudi kommunalsjef Audun Tron styreleder LKM BRUKERGRUPPE SHA-KOORDINATOR Prosjekteringsfasen og utførelsesfasen HR Prosjekt, Hamar Jon Anders Harby UAVHENGIG KONTROLL Prosjekteringsfasen og utførelsesfasen Solvang og Fredheim, Otta Pål Ellingsby Lillehammer kino Mari Nørstegård Tomren kinosjef Tony Lien Antonsen verneombud Kurt Westergaard vaktmester Marie Dokken renholder Lillehammer kunstmuseum Svein Olav Hoff direktør Kristin Halvorsen verneombud (renholder) Owe Brekkum vaktmester Hovedverneombud Lillehammer kommune Oddvar Almås Områdeleder renhold Erle Margrethe Aamodt BYGGELEDER Cowi, Lillehammer Erland Paulsrud Prosjekterende Utførende Prosjekt nr Utvidelse av Lillehammer kino og Lillehammer kunstmuseum Side 2 av 10

3 3.0 ADRESSER BYGGHERRE Lillehammer kommune, Eiendom Storgata Lillehammer Telefon Besøksadresse: Lillehammer kommune Storgata Lillehammer Postadresse: Lillehammer kommune Postboks Lillehammer Fakturaadresse: Lillehammer kommune Fakturamottak Bestiller nr Postboks Lillehammer PROSJEKTLEDELSE Prosjektleder: Ingar Afseth Mobil Prosjektleder prosjektering: Oppland fylkeskommune, Eiendom Per Kristian Lindal Mobil STYRINGSGRUPPE Lillehammer kommune Svein Hole leder av styringsgruppa Mobil Lars Rudi Mobil Audun Tron Mobil Prosjekt nr Utvidelse av Lillehammer kino og Lillehammer kunstmuseum Side 3 av 10

4 BRUKERGRUPPE Lillehammer kino Mari Nørstegård Tomren Mobil Lillehammer kunstmuseum Svein Olav Hoff Mobil HOVEDVERNEOMBUD Lillehammer kommune Oddvar Almås Mobil PROSJEKTERING / UTFØRELSE Arkitekt - ARK Rådgiver BYGG - RIB Rådgiver VVS - RIV Rådgiver Elektro - RIE Rådgiver - ITB SHA-koordinator Snøhetta Oslo AS Sigrun Aunan sigrun@snohetta.com Mobil Rambøll Norge AS Frank Werner Kristiansen frank.kristiansen@ramboll.no Mobil Rambøll Norge AS Frank Werner Kristiansen frank.kristiansen@ramboll.no Mobil Rambøll Norge AS Frank Werner Kristiansen frank.kristiansen@ramboll.no Mobil Rambøll Norge AS Frank Werner Kristiansen frank.kristiansen@ramboll.no Mobil HR Prosjekt AS Jon Anders Harby jah@hrprosjekt.no Mobil Prosjekt nr Utvidelse av Lillehammer kino og Lillehammer kunstmuseum Side 4 av 10

5 Uavhengig kontroll Byggeleder Bygg (hovedentreprenør) Elektriker Ventilasjon Rørlegger Automatikk Heis Landskap Kinoteknisk utstyr Norconsult AS Pål Ellingsbø Mobil Cowi AS Erland Paulsrud Mobil Syljuåsen AS Trond Øyvind Nilsen Mobil HB Elektro AS Ivar Bergum Mobil Hamstad AS Kai Magne Rødningsby Mobil GK Rør AS Fred Arne Steinstad Mobil Sauter Norge AS Per-Roar Nyvoll Mobil Reber Schindler Heis AS Kennet Skiaker Alund Mobil Anleggsgartner Arnesen AS Trond Jørgen Arnesen Mobil Ikke avklart Navn E-post Telefon Prosjekt nr Utvidelse av Lillehammer kino og Lillehammer kunstmuseum Side 5 av 10

6 4.0 PROSJEKTSTYRING 4.1 Dokumenter Korrespondanse All informasjon som er viktig for prosjektet skal fremsettes skriftlig. Skriftlige forsendelser skal merkes som vist nedenfor: Prosjekt nr Utvidelse av Lillehammer kino og Lillehammer kunstmuseum Hvert skriv skal kun omhandle en sak. Hvem som får kopi, skal påføres dokumentet. Prosjektleder, byggeleder, brukerkoordinator og prosjekteringsgruppeleder skal ha kopi av all korrespondanse Endring av kontrakten Generelt Prosjekteringsfasen Se NS8401:2010 pkt 10 Endringer Endring kan være arbeid i tillegg til eller i stedet for det som er avtalt, reduksjon av arbeidsomfanget eller utførelsen etter en endret leveranseplan eller andre bindende frister. Utførelsesfasen Se NS8405:2008 pkt 22 Endringer / NS8406:2009 pkt 19 Endringer En endring kan gå ut på at entreprenøren skal yte noe i tillegg til eller i stedet for det opprinnelige avtalte, at ytelsens karakter, kvalitet, art eller utførelse skal endres, eller at avtalte ytelser skal utgå. Se forøvrig kontraktsbestemmelsene for denne kontrakten Endring av byggeprogram Vedtak om endring av byggeprogram er Lillehammer kommune v/prosjektleder sitt ansvar Endring av framdrift og økonomi Vedtak om endring av framdrift, kontraktsformer og økonomi innenfor bevilget kostnadsramme er Lillehammer kommune v/prosjektleder sitt ansvar Bestilling av endringer. Endringsmelding, jamfør eget vedlegg Det er bare prosjektleder som har bestillingsmyndighet i prosjektet. Alle endringer skal samles på et regneark. I tillegg føres meldte endringer, godkjente endringer og utbetalte endringer Utsteder av endringsmeldinger Konsulent / entreprenør må opplyse om hvem endringsmeldingen er utarbeidet av: - ARK (arkitekt) - ITB (Integrerte tekniske bygningsinstallasjoner) - RIB (rådgivende ing. byggeteknikk) Prosjekt nr Utvidelse av Lillehammer kino og Lillehammer kunstmuseum Side 6 av 10

7 - RIV (rådgivende ing. VVS-teknikk) - RIE (rådgivende ing. El-teknikk) Dokumentnummer Hver utsteder av prisforespørsler/endringsmeldinger nummererer disse fortløpende pr. fag. Varsel om endring/tillegg gis likeledes fortløpende nummerering Møter og referater Møter Prosjekteringsfasen Utførelsesfasen Prosjekteringsmøter forprosjekt - avholdes hver 14. dag - innkaller: prosjekteringsleder - referent: prosjekteringsleder - deltakere: arkitekt, konsulenter, prosjektleder for byggherre. Leder for brukergruppe og brukerrepresentanter for byggherre innkalles ved behov. - referat sendes: deltakere og byggherre. Prosjekteringsmøter detaljprosjekt - avholdes hver 14. dag - innkaller: prosjekteringsleder - referent: prosjekteringsleder - deltakere: arkitekt, konsulenter, prosjektleder for byggherre og leder for brukergruppe. Brukerrepresentanter og hovedverneombud for byggherre innkalles ved behov. - referat sendes: deltakere og byggherre og hovedverneombud. Byggemøter - avholdes hver 14. dag - innkaller: byggeleder - referent: byggeleder - deltakere: byggeleder, prosjektleder for entreprenør, konsulenter og alle involverte entreprenørfirmaer (med mindre annen beskjed er gitt av BL), prosjektleder for byggherre og vaktmester for kino og kunstmuseum. - referat sendes: deltakere, øvrige arkitekt/konsulenter/entreprenører, byggherre, leder for brukergruppe og hovedverneombud. Vernerunder og vernemøter avholdes hver 14. dag SHA-møter avholdes etter behov Særmøter - avholdes og organiseres etter behov Generelt alle faser - innkaller: prosjekteringsleder / byggeleder - referent: prosjekteringsleder / byggeleder - deltakere: etter behov Prosjekt nr Utvidelse av Lillehammer kino og Lillehammer kunstmuseum Side 7 av 10

8 - referat sendes: deltakere, prosjektleder Referater Referent skal alltid skrive referat fra møter og befaringer. Referatene skal: - påføres prosjektets nummer og navn - angi type møte og møtenummer - angi hvor/når møtet ble avholdt - angi tilstedeværende - angi forfall - angi hvem som får kopi - angi hvem som har gjennomføringsansvar for hver enkelt sak/vedtak - påføres tidsfrister for gjennomføring - angi når neste møte finner sted, eventuelt ikke fastsatt, og om referatet gjelder som møteinnkalling. Referat fra rutinemøter skal godkjennes av deltakerne i påfølgende møte. Referatet skal foreligge innen en uke etter at møtet er holdt Forretningsmessige bestemmelser - koding av dokumenter Alle dokumenter i saken skal merkes: Prosjekt nr Utvidelse av Lillehammer kino og Lillehammer kunstmuseum Tegningsutsending - prosjekteringsfasen Tegningsutsendelse avtales særskilt, og følgende skal minimum ha tilsendt tegninger: - Prosjektgruppen elektronisk format i henhold til tegningsanvisningen - Prosjektleder elektronisk (pdf) - Leder brukergruppe elektronisk (pdf) Tegningsutsending - utførelsesfasen - Entreprenør papir/elektronisk hovedentreprenøren distribuerer til underentreprenører - Byggeleder papir og elektronisk (pdf) - Prosjektleder elektronisk (pdf) - Leder brukergruppe elektronisk (pdf) 4.2 Tidsstyring Framdriftsplaner Prosjektering Framdriftsplan for prosjekteringen skal utarbeides av prosjekteringsgruppen i henhold til kontrakt og de milepæler som er fastsatt for prosjektet. Prosjekt nr Utvidelse av Lillehammer kino og Lillehammer kunstmuseum Side 8 av 10

9 Bygging Framdriftsplan for byggingen skal utarbeides av hovedentreprenøren i henhold til kontrakt og de milepæler som er fastsatt for prosjektet. 4.3 Økonomistyring Generelt Krav til fakturaer. Alle fakturaer skal merkes med prosjektnummer og bestillernummer Det er prosjektleder for byggherre som attesterer fakturaer Fakturering Fakturering av godkjente endringer skal skje på egne fakturaer. Fakturaene kodes med prosjektnummer og bestillernummer samt E for ( endringsfaktura ) med nummer i entreprenørens nummerserie for endringsfaktureringer. Fakturaene skal være spesifisert med angivelse av rekvisisjons- eller endringsmeldingsnummer, og kopi av bestillingen skal vedlegges. 4.4 Kvalitetssikring Hovedentreprenøren utarbeider KS-plan for prosjektet. Prosjekt nr Utvidelse av Lillehammer kino og Lillehammer kunstmuseum Side 9 av 10

10 REKVISISJON/ENDRINGSMELDING Rekvisisjon nr: Sign.: Endringsmelding nr: Entreprise: Utarbeidet av: Sign: Dato: Til entreprenør: Frist for tilbud: BYGGELEDERS/RÅDGIVERS OPPLYSNINGER Endring vedrørende: Årsak til endring: Endring vist på tegning nr: Antatt priskonsekvens: Enhetspris utfylt av rådgiver ja/nei ENTREPRENØRENS TILBUD Post Spesifikasjon Tillegg Fradrag Sum ekskl. mva Merverdiavgift Sum tillegg/fradrag Prisstigning: Merknader: RÅDGIVERS INNSTILLING Merknader:... dato/underskrift BYGGELEDERS INNSTILLING Merknader:... dato/underskrift BYGGHERRENS VEDTAK Merknader:... dato/underskrift... dato/underskrift Prosjekt nr Utvidelse av Lillehammer kino og Lillehammer kunstmuseum Side 10 av 10