PA bok Prosjektadministrative rutiner

Transkript

1 Namsos kommune OTTERØY OPPVEKSTSENTER Tilbygg og ombygging 2016 PA bok Prosjektadministrative rutiner UTARBEIDET AV: ARCON PROSJEKT AS

2 Prosjektadministrative rutiner PA-bokens formål Formålet med PA-boken er å gi en oversikt over prosjektets og byggherrens administrative forutsetninger, organisasjon og ansvarsforhold ved gjennomføring av prosjektet. PA-boken gir videre oversikt over de viktigste formalia, rutiner og prosedyrer som skal benyttes ved gjennomføring av prosjektet. Ansvar De ulike prosjektdeltakerne er selv ansvarlig for å opptre innenfor de rammene PA-boken trekker opp. Leder i de aktuelle firmaer/etater som deltar i byggeprossesen plikter å gjennomgå PA-boken og nøye sette seg inn i dens innhold. Bedriftens leder er ansvarlig for at fortløpende revisjoner innarbeides og etterleves. Den enkelte saksbehandler plikter å sette seg inn i bokens innhold og de gjeldene standarder boken referer til. Distrubusjon av PA-boken PA-boken distribueres Elektronisk til alle konsulenter og kontraktsparter i byggeprosessen. Revisjon PA-boken vil bli revidert og supplert etter hvert som prosjektet går inn i nye eller ved behov. Byggeleder har ansvaret for revisjon og distribusjon av PA-boken.

3 Prosjektorganisasjon Jfr. vedlagte adresseliste. Generelt Prosjektet skal gjennomføres innenfor Namsos kommunes ordinære organisasjon og med de fullmakter og ansvar som følger av de til enhver tid gjeldende stillingsinstrukser og avtaler. Prosjektansvarlig Prosjektansvarlig er kommunes øverste leder for prosjektet og bindeleddet mellom den eksterne prosjektorganisasjonen og kommunens interne organisasjon. Prosjektansvarlig har følgende hovedansvarsområder. Gjennomføring av prosjektet innenfor budsjettert ramme iht. fastsatte krav til funksjon, kvalitet og framdrift. Sørge for at kommunens interne kvalitetssystem implementeres i prosjektet Anvisning av fakturaer iht. prosjektets vedtatte ramme

4 Prosjektleder Prosjektlederen har følgende hovedansvarsområder: Styring av prosjektet innenfor vedtatte rammer for økonomi, kvalitet og fremdrift Påse at byggherrens forpliktelser i avtaler og kontrakter oppfylles Utpeke HMS-koordinator Utarbeiding av overordnet kvalitetsplan for prosjektet. Økonomisk og fremdriftsmessig styring og rapportering i samsvar med gjeldende prosedyrer. forhåndsmelding til arbeidstilsynet. Prosjektgruppen Prosjektgruppen er prosjektets formelle bindeledd til brukersiden og har rådgivende myndighet i spørsmål vedrørende prosjektets økonomi, innhold og utforming. Byggeleder Byggeleder er ansvarlig samordner ihht ny Plan- og bygningslov på byggeplass, samt HMS koordinator utførelse. Byggeleder skal forestå: A. I kontraheringsfasen Gjennomgang av prosjektdokumenter med sikte på å opparbeide detaljert kjennskap til prosjektet. Deltagelse i de prosjekterendes anbudsvurdering, innstilling og valg entreprenør. B. Produksjonsfasen Kontrollere teknisk og håndtverksmessig utførelse, materialer og komponenter i hht krav og forutsetninger i prosjektdokumentene. Kontrollen forutsetter periodisk bistand fra arkitekt og rådgivere. Koordinere og informere på grunnlag av oppdragsgivers interesse med sikte på å unødvendige konflikter. Kontrollere og attestere fakturaer fra entreprenører og leverandører. Føre attestasjonsregnskap Gjennomgå og vurdere framdriftsplaner og kontrollere framdrift i hht disse. Avgi periodiske byggerapporter Utarbeide periodiske økonomiske oversikter vedr. kontraktsfestet arbeid og endringer / tillegg / fradrag for entreprisekontrakter. Innkalle til, lede og referere byggemøter Delta i entreprenørmøter, byggekomitemøter og andre aktuelle møter Innkalle til og lede ferdigbefaringer og overtagelsesforretning. Referere ferdigbefaringer Utarbeide, føre og sende overtagelsesprotokoll Kontrollere sluttoppgjør med entreprenører. Kontrollere etterarbeid i samråd med prosjekterende Innkalle til, lede og referere garantibefaringer Kontrollere garantiarbeid i samråd med prosjekterende Kontrollere og eventuelt besørge at oppgaver fra «bygghereforskriften» liistet i Byggeblankett 8440B blir utført. Blankett 8440 B vedlegges.

5 Rutiner Korrespondanse All korrespondanse som vedrører prosjektet skal merkes: (OTTERØY OPPVERKSTSENTER) (KONTRAKT/ENTREPRISE) (SAK) All korrespondanse samt møtereferat og rapporter skal sendes med kopi til byggeleder Korrespondanse til entreprenørene skal sendes til vedkommendes e-postadresse se adresseliste. Av hensyn til saksbehandling og arkivering skal hvert enkelt brev kun omhandle en sak. Det skal angis hvor kopi er sendt. Møter Prosjektgruppemøter innkalles av prosjektleder etter behov. Byggemøter avholdes regelmessig. Møtene avholdes på byggeplass. Byggeleder innkaller og fører referat. Referat sendes ut dagen etter at møtet er avholdt, fortrinnsvis som e-post. Deltakere på byggemøter vil normalt være byggeleder og entreprenørene og evt. representant for institusjonen. Arkitekt/rådgivere innkalles etter behov. Egne særmøter/befaringer for behandling av separate problemstillinger innkalles ved behov. Initiativtaker er ansvarlig for utarbeidelse av referat. Behovet for disse møtene skal avklares med prosjektleder før innkalling og eventuelle kostnader for prosjektet skal defineres. Identitetskort Alle på bygget skal har identitetskort. Dette skal være synlig slik at betjening og beboere kan se hvem som er på bygget. Økonomirutiner Generelt Alle kostnader som skal belastes prosjektet skal være attestert av følgende parter: - Alle fakturaer vedr entreprisearbeider av byggeleder. Alle fakturaer anvises av byggeleder Alle fakturaer vedrørende prosjektet skal være merket med Otterøy oppvekstsenter Faktureringsrutiner Fakturaer sendes månedlig. Alle fakturaer vedr. prosjektet skal stiles til:

6 Svein Flasnes Namsos kommune Postb. 333 Sentrum 7801 Namsos Fakturaen sendes byggeleder for attestasjon og godkjenning. For byggearbeidene sendes separate fakturaer for: - avdrag på kontrakt iht. evt. betalingsplan. - tilleggsbestillinger - rekvisisjoner Byggeleder kontrollerer, attesterer og sender original videre til byggherre. Avdragsfakturaene merkes A1, A2, A3, osv. Av fakturaene skal fremgå: - siste justerte kontraktsum - opparbeidet beløp bilagt spesifisert avregning av kontrakt - tidligere avdrag - innestående beløp - merverdiavgift - fakturabeløp Kopi av aktuelle bestillinger, endringslister etc. vedlegges fakturaen. Prosjektering Generelt. Prosjekteringen skal utføres iht. kravene i ytelsesbeskrivelsen og inngått kontrakt. Grunnlaget for prosjekteringen er byggherrens kravspesifikasjon, samt reglene i Norsk Standard, Plan og Bygningslov med forskrifter samt andre aktuelle allmenne normer. Dersom disse skal fravikes skal dette behandles som avvik som dokumenteres på avviksskjema. Slike avvik skal godkjennes av prosjektleder eller prosjektansvarlig Arbeidsbeskrivelse / spesifikasjon Utførelse og valg av løsninger skal være i overensstemmelse med aktuelle NBI-blad og ellers anvisninger i relevante standarder for vedkommende arbeid. Kvalitetssikring De prosjekterende skal etablere egen kvalitetsplan for oppdraget basert på eget kvalitetssystem oppdragsgivers krav.

7 Tegninger Ajourført tegningsliste der også antall kopier og fordeling fremgår skal medfølge ved alle tegningsutsendelser. Revisjoner på tegninger skal være merket. I utførelsesfasen benyttes bokstaver som revisjonsindeks slik at første gangs utsending av arbeidstegninger får revisjonsindeks A Tegningsutsending. Firma/ Tegniger Arkitekt RIB RIV RIE Byggentreprenør Rørlegger Ventilasjosentreprenør Eletroteknisk entreprenør Namsos Kommune Arcon Prosjekt AS Cowi RIV Cowi RIE Cowi / RIAku RIbr

8 Endringer / avvik Endringer i prosjekteringsmaterialet Mangler i prosjekteringsmaterialet som medfører endringer i forhold til godkjent prosjekt skal også behandles som avvik. Avviksansvarlig skal undersøke årsaken til avvik og hvilke korrigerende tiltak som er nødvendig for å hindre gjentakelse. Avviksansvarlig skal iverksette forebyggende tiltak og følge opp at tiltakene gjennomføres og er effektive. Ved feil skal omprosjektering/utarbeidelse av endringsliste bekostes av den som har begått feilen. Endringsliste skal alltid medfølge revidert tegning. Endringer som følge av feil begått av entreprenøren. Omprosjektering/utarbeidelse av endringsliste bekostes av entreprenøren. Det samme gjelder utførelseskostnader. Endringer som følge av bruker-/byggherrebeslutninger Omprosjektering/utarbeidelse av endringsliste bekostes av byggherren. Det samme gjelder utførelseskostnader. Ekspedisjon av endringslister 1. Endringsliste skal skilles fra hverandre med et entydig nummersystem. 2. Rådgiver/ark/konsulent lager endringsliste som sendes entreprenøren/leverandør for prising og underskrift. Det sendes kopi til byggeleder og prosjektkoordinator. 3. Etter retur fra entreprenør til RI/ark/konsulent kontrolleres endringsliste og underskrives av RI/ark/ konsulent. 4. Deretter sendes den til prosjektleder for godkjenning. 5. Etter å ha fått prosjektleders godkjenning sender byggeleder endringslisten med bestilling tilbake til entreprenøren/leverandøren Økonomioppfølging Hver enkelt rådgiverholder til enhver tid oversikt over prisede endringslister ved hjelp av samleoversikt, slik at byggeleder kan ta med overslagskostander i sin økonomirapportering. Vedlegg: Adresseliste Blankett 8440 B

9 3511 Otterøy oppvekstsenter ån Adresseliste Dato: Revisjon ADRESSELISTE Firma Funksjon Navn Post adresse Telefon Namsos kommune Prosjektansvarlig Svein Arild Rye Namsos kommune Prosjektleder Svein Flasnes Arcon Prosjekt AS Prosjekteringsgruppeleder Alf Rune Strømhylden Arcon Prosjekt AS Arkitekt Eilif Myren Pb.224, 7801 Namsos Arcon Prosjekt as Ansvarlig søker Torbjørn Høyen Pb.224, 7801 Namsos Arcon Prosjekt AS RIB Ove Gunnar Moen Pb.224, 7801 Namsos Cowi RIE Ole Leirdal Cowi RIV Karle Melhus Cowi RIBr Anne Marit Haukø Cowi RIE Morten Severin Skjei

10

11

12

13