Rønvik barnehage Totalentreprise PA-BOK PA-BOK

Transkript

1 PA-BOK PA-BOK

2 INNHOLDFORTEGNELSE: 1 Generelt PA-BOKENS FORMÅL ANSVAR DISTRUBUSJON AV PA-BOKEN REVISJON ORIENTERING OM PROSJEKTET PROSJEKTORGANISASJON GENERELT INTERN PROSJEKTORGANISASJON PROSJEKTANSVRLIG BYGGHERREOMBUD EKSTERN PROSJEKTORGANISASJON ADRESSELISTE RUTINER KORRESPONDANSE MØTER ØKONOMIRUTINER Generelt Faktureringsrutiner PROSJEKTERING Generelt Arbeidsbeskrivelse / spesifikasjon Kvalitetssikring tegninger ENDRINGER / AVVIK Endringer som følge av feil i prosjekteringsmaterialet Endringer som følge av feil begått av totalentreprenøren Endringer som følge av bruker-/byggherrebeslutninger Ekspedisjon av endringslister Økonomioppfølging TEGNINGER Distrubusjon Mottak GJENNMFØRING AV SLUTTKONTROLL / OVERTAGELSE Generelt Overtagelse AVVIK Generelt Avviksbehandling Avvik utløst og meldt av rådgivere PLANLEGGING Adresseliste Kvalitetssikring Kontrollplaner Fremdrift... 11

3 1 Generelt 1.1 PA-bokens formål Formålet med PA-boken er å gi en oversikt over prosjektets og byggherrens administrative forutsetninger, organisasjon og ansvarsforhold ved gjennomføring av prosjektet. PA-boken gir videre oversikt over de viktigste formalia, rutiner og prosedyrer som skal benyttes ved gjennomføring av prosjektet. 1.2 Ansvar De ulike prosjektdeltakerne er selv ansvarlig for å opptre innenfor de rammene PA-boken trekker opp. Leder i de aktuelle firmaer/etater som deltar i planlegging/prosjektering /byggeprossesen plikter å gjennomgå PA-boken og nøye sette seg inn i dens innhold. Bedriftens leder er ansvarlig for at fortløpende revisjoner innarbeides og etterleves. Den enkelte saksbehandler plikter å sette seg inn i bokens innhold og de gjeldene standarder boken referer til. 1.3 Distrubusjon av PA-boken PA-boken distribueres til: Prosjektansvarlig, Eiendomskontoret 1 eksemplar Byggherreombud,Eiendomskontoret 1 «Bruker 1 «Totalentreprenør 1 «1.4 Revisjon PA-boken vil bli revidert og supplert etter hvert som prosjektet går inn i nye eller ved behov. Prosjektansvarlig har ansvaret for revisjon og distribusjon av PA-boken.

4 1.5 Orientering om prosjektet. Rønvik barnehage etableres i Årnesveien på samme tomt som Årnesveien barnehage. Tomta ligger i et etablert boligområde og har umiddelbar nærhet til Rønvik skole. Nødvendig tilleggsareal skal fradeles grunn tilhørende Bodø kommune. Ny barnehage skal bygges for små og store barn, totalt 6- avdelinger i underetasje og 1. etasje. Bygget oppføres i betong/tre og har saltak. Parkering. Parkeringsplasser etableres sør for ny barnehage og noen få plasser langs Årnesveien. Topografi. Viser til kartlegging utført av Novatek, profiler vil bli ettersendt. Eiendommen heller mot sør og det største arealet ligger på et øvre platå og er relativt flatt, tilleggstomta ligger på et lavere platå og er relativt flatt. Eksisterende bygning på tomta. Årnesveien barnehage skal rives for å gi plass for en 6- avdelings barnehage. Riving av Årnesveien barnehage er medtatt i denne entreprisen. Demontering av lekestativ og bod som skal remonteres vil bli avklaret på anbudsbefaringen. Det er foretatt kartlegging av Årnesveien barnehage, rapporten ettersendes. 2.0 Prosjektorganisasjon 2.1 Generelt Prosjektorganisasjon er to-delt. Totalentreprenøren skal gjennomføre detaljprosjektering og utføre byggearbeidet. Bodø kommune v/eiendomskontoret ivaretar oppdragsgivers ansvar ovenfor bruker og totalentreprenør. 2.2 Intern prosjektorganisasjon Prosjektansvarlig Prosjektansvarlig er Bodø kommunes øverste leder for prosjektet og bindeleddet mellom den eksterne prosjektorganisasjonen og kommunens interne organisasjon. Prosjektansvarlig har følgende hovedansvarsområder: * Gjennomføring av prosjektet innenfor budsjettert ramme iht. fastsatte krav til funksjon, kvalitet og framdrift. * Påse at byggherrens forpliktelser i avtaler og kontrakter oppfylles * Økonomisk og fremdriftsmessig rapportering i samsvar med gjeldende prosedyrer. * Forhåndsmelding til arbeidstilsynet Byggeherreombud Oppdragsgivers Byggeherreombud skal forestå: * Innkalle til og lede byggherreombudsmøte en gang pr. mnd, eller ved behov. Skrive referat. * Bindeledd mellom totalentreprenør og brukerne. * Fakturabehandling. * Økonomisk oppfølging og rapportering. * Kontroll av fremdrift på byggeplass, rapportering. * Kvalitetskontroll

5 2.3 Ekstern Prosjektorgansisasjon Prosjektorganisjonsmodellen er illustrert i plan under. Av denne fremgår det hvordan organisasjonene er oppbygd og hvilke administrative forbindelseslinjer som skal følges.totalentreprenørens etablerer en organisasjon som skal lede og drive detaljprosjektering og deretter gjennomføre byggearbeidet. Intern organisasjon Bodø kommune Prosjektansvarlig Byggherreombud Bruker e Ekstern organisasjon Totalentreprenør Koordinator HMS Prosjekteringsorganisasjon PRP U.E 2.4 ADRESSELISTE BYGGHERRE firma/adresse Bodø kommune, Eiendomskontoret postboks Bodø kontaktperson Thor Arne Tobiassen PROSJEKTANSVARLIG Bodø kommune, Eiendomskontoret postboks Bodø Odd Einar Aaness BYGGHERREOMBUD TOTALENTREPRENØR

6 PROSJEKTORGANISASJON HMS KOORDINATOR PROSJEKTERINGS- LEDER ARKITEKT (ARK) BYGGTEKNISK RÅDGIVER (RIB) ELEKTROTEKNISK RÅDGIVER (RIE) VVS-TEKNISK RÅDGIVER (RIV) BRANNRÅDGIVER (RIBr)

7 3 Rutiner 3.1 Korrespondanse All korrespondanse som vedrører prosjektet skal merkes: (Prosjekt) () (Sak) All korrespondanse samt møtereferat og rapporter skal sendes med kopi til prosjektansvarlig som fordeler internt i organisasjon. Korrespondanse til totalentreprenøren skal sendes til vedkommendes forretningsadresse som fordeler internt i organisasjon. Av hensyn til saksbehandling og arkivering skal hvert enkelt brev kun omhandle en sak. Det skal angis hvor kopi er sendt. Korrespondanse aksepteres sendt pr. epost. 3.2 Møter Totalentreprenørens organisasjon. Prosjekteringsmøter. Prosjekteringsleder innkaller til prosjekteringsmøter og fører referat. Deltakere på prosjekterings møtene vil være: - prosjekteringsleder (PGL) - arkitekt (ARK) - rådgiverere (RI) Referat fra prosjekteringsmøtene sendes oppdragsgiver til orientering. Prosjekteringsmøter og byggeherremøter avholdes regelmessig i prosjekteringsperioden. Oppdragsgivers organisasjon. Byggherremøter. Byggeherremøter avholdes regelmessig. Møtene avholdes på byggeplass. Byggherremøter og prosjekteringsmøter avholdes regelmessig i prosjekteringsperioden. Byggeherreombud innkaller og fører referat. Referat sendes ut dagen etter at møtet er avholdt, fortrinnsvis som e-post. Deltakere på byggeherremøter vil normalt være byggeherreombud og totalentreprenøren og evt representant for brukerne.arkitekt/rådgivere innkalles etter behov. Særmøter og brukermøter. Egne særmøter/befaringer for behandling av separate problemstillinger innkalles ved behov. Initiativtaker er ansvarlig for utarbeidelse av referat. Behovet for disse møtene skal avklares med prosjektansvarlig før innkalling.

8 3.3 Økonomirutiner Generelt Fakturaplan utarbeides av totalentreprenøren med basis i bestillingssum og hovedfremdriftsplan å skal godkjennes av byggherreombudet Faktureringsrutiner Alle fakturaer vedr. prosjektet skal stiles til: Bodø kommune, regnskapsenheten postboks Bodø Fakturaer merkes tydelig med prosjektnavn og ansvarsnummer, og sendes via byggeherreombudet. For byggearbeidene sendes separate fakturaer for: - avdrag på kontrakt - tilleggsbestillinger/ endringer - rekvisisjoner - pris og lønnsendringsfakturaer Byggeherreombudet kontrollerer, attesterer og videresender for anvisning og utbetaling. Avdragsfakturaene merkes A1, A2, A3, osv. Av fakturaene skal fremgå: - siste justerte kontraktsum - opparbeidet beløp bilagt fakturaplan og fremdriftsstatus - tidligere avdrag - innestående beløp - merverdiavgift - fakturabeløp Kopi av aktuelle bestillinger, endringslister etc vedlegges fakturaen. 3.4 Prosjektering Generelt. Grunnlaget for prosjekteringen er byggherrens kravspesifikasjon, samt reglene i Norsk Standard, Plan og Bygningslov med forskrifter samt andre aktuelle allmenne normer. Dersom disse skal fravikes skal dette behandles som avvik som dokumenteres på avviksskjema. Slike avvik skal godkjennes av prosjektansvarlig Arbeidsbeskrivelse / spesifikasjon Utførelse og valg av løsninger skal være i overensstemmelse med aktuelle NBI-blad og ellers anvisninger i relevante standarder for vedkommende arbeid.

9 3.4.3 Kvalitetssikring De prosjekterende skal etablere egen kvalitetsplan for oppdraget basert på eget kvalitetssystem Tegninger. Bestemmelser, jfr. NS Endringer / avvik Endringer som følge av feil i prosjekteringsmaterialet Feil og mangler i prosjekteringsmaterialet som medfører endringer i forhold til godkjent prosjekt skal også behandles som avvik. Avviksansvarlig skal undersøke årsaken til avvik og hvilke korrigerende tiltak som er nødvendig for å hindre gjentakelse. Avviksansvarlig skal iverksette forebyggende tiltak og følge opp at tiltakene gjennomføres og er effektive Endringer som følge av feil begått av totalentreprenøren. Omprosjektering/utarbeidelse av endringsliste bekostes av totalentreprenøren. Det samme gjelder utførelseskostnader Endringer som følge av bruker-/byggherrebeslutninger Omprosjektering/utarbeidelse av endringsliste bekostes av byggherren. Det samme gjelder utførelseskostnader Ekspedisjon av endringslister, jfr. pkt ovenfor. 1. Endringsliste skal skilles fra hverandre med et entydeig nummersystem. 2. Totalentreprenøren priser endringslisten og returnerer denne til byggherreombudet. 3. Etter å ha fått prosjektansvarligs godkjenning sender byggherreombudet endringslisten med bestilling til totalentreprenøren Økonomioppfølging Byggherreombudet utarbeider samleliste vedr. godkjente/ikke godkjente endringskrav. 3.6 Tegninger Distrubusjon Tegninger distrubueres ut fra prosjekterende i henhold til omforenet distrubusjonsliste. Antall til hver mottaker avtales senest på første byggeherremøte etter oppstart. Tegninger sendes direkte til de angjeldende ved deres kontoradresse og i det antall eksemplarer som er avtalt.

10 3.6.2 Mottak Ved mottak skal mottaker stemple alle sine tegninger med mottaksdato. Utgåtte arkiveres på sted adskilt fra alle gyldige tegninger. 3.7 Gjennmføring av sluttkontroll / overtagelse Generelt Sluttkontroll (ferdigbefaring) skal foretas for alle kontruksjoner. Sluttkontrollen skal verifisere at kontraktskravene er oppfylt og gjennomføres fortrinnsvis dagen før overtagelsesforretningen eller tidligere Respektive rådgivere leder sluttkontrollen for sine fag og sammenstiller eventuelle observasjoner og mangler i egen rapport Overtagelse Det skal føres protokoll for overtagelsesforretningen. Totalentreprenøren er ansvarlig for at protokoller utarbeides. Protokollen skal minimum inneholde: 1. Deltakerliste 2. Liste over feil og mangler (henvisning til rapport fra sluttkontroll) 3. Utbedringsfrist 4. Garantitider 5. Dato for denne overtakelse 3.8 Avvik Generelt Med avvik menes mangel på oppfyllelse eller endring av spesifiserte krav i forhold til godkjent prosjekt Avvik utløst og meldt av oppdragsgiver. Alle avvik i forhold til godkjent prosjekt, skal meldes og underlegges avviksbehandling. Avviks-behandlingen skal belyse alle konsekvenser, tekniske og økonomiske, før det tas stilling til hvordan avviket skal behandles. Totalentreprenøren skal etablere og vedlikeholde prosedyrer som hindrer utilsiktet bruk eller innstallsjon av produkter med avvik. Ved avvik skal nødvendig informasjon (i form av avviksmeldinger) gis til de berørte parter ihht avsnitt om dokumentflyt. Det forutsettes at fagkonsulenter kommer med tilrådning før totalentreprenøren velger løsninger/produkter. Ansvar for valg av løsning ligger hos totalentreprenøren Avvik utløst og meldt av Totalentreprenør og hans rådgivere. Alle avvik i forhold til godkjent prosjekt, skal meldes og underlegges avviksbehandling. Avviks-behandlingen skal belyse alle konsekvenser, tekniske og økonomiske, før det tas stilling til hvordan avviket skal behandles. Totalentreprenøren skal etablere og vedlikeholde prosedyrer som hindrer utilsiktet bruk eller innstallsjon av produkter med avvik. Ved avvik skal nødvendig informasjon (i form av avviksmeldinger) gis til de berørte parter ihht avsnitt om dokumentflyt.

11 Det forutsettes at fagkonsulenter kommer med tilrådning før totalentreprenøren velger løsninger/produkter. Ansvar for valg av løsning ligger hos totalentreprenøren. 3.9 Planlegging Adresseliste Prosjektansvarlig ajourfører adresseliste så snart entreprenører er valgt Kvalitetssikring Totalentreprenøren utarbeider kvalitetssikringsplaner tilpasset dette prosjektet Kontrollplaner Totalentreprenøren utarbeider kontrollplaner tilpasset dette prosjektet Fremdrift Totalentreprenøren skal utarbeide forlag til detaljert fremdriftsplan for sine arbeider innefor rammen av hovedfremdriftsplanen.