HAREID KOMMUNE Område kommunale bygg

Transkript

1 HAREID KOMMUNE Område kommunale bygg FORRETNINGSRUTINAR FOR BYGGEFASE OG LIKNANDE LEVERANSAR INNHALD: 1. GENERELT KORRESPONDANSE FAKTURAER...3, 4 4. ATTESTASJONSRUTINER...4

2 1. GENERELT Desse forretningsrutinane er utarbeidde til bruk ved prosjekt der Hareid kommune står som byggherre. Forretningsrutinane skal følgjast av alle partar i byggjesaka. Forretningsrutinane har generell gyldigheit og kan berre fråvikast unnataksvis for spesielle prosjekt. Det skal i så fall føreliggje ein uttrykkjeleg avtale om dette. Kopiar av forretningsrutinane blir sendt til dei involverte partar. 2. KORRESPONDANSE 1. All korrespondanse skal vere merka med anlegget sitt namn og kva sak brevet omhandlar. Dersom brevet omhandlar fleire saker, skal dette klart gå fram av overskrifta. Korrespondansen skal vere datert og skal alltid sendast pr. post dersom ikkje anna er spesielt avtalt. E-post kan nyttast i tillegg ved spesielle hastesaker. 2. All korrespondanse skal ha påskrift om kven som har fått kopi. 3. Kopi av all korrespondanse blir send prosjektleiar og byggjeleiar dersom oppdraget blir administrert av innleidd konsulent eller liknande. Når der ikkje er innleidd konsulent, har prosjektansvarleg funksjonen som prosjektleiar/byggjeleiar. 4. Arkitekt, rådgivande ingeniørar, entreprenørar og leverandørar får berre kopi av korrespondanse i dei tilfella der dei er direkte involverte i saka. 5. Prosjektansvarleg - PAL (Hareid kommune) blir tilsende kopi etter nærmare vurdering/avtale.

3 3. FAKTURAER Fakturaene blir adresserte og sende til: Hareid kommune Fakturamottak Område kommunale bygg Rådhusplassen HAREID Alle fakturaer skal påførast: Ressursnummer Prosjektnamn og nummer Entreprisenamn og nummer A-konto, LPS eller tilleggsfaktura Som hovudregel skal alle fakturaer ha 30 dagars forfallstid for at kommunen skal rekkje å ekspedere fakturaen gjennom kontrollsystema sine. Berre i spesielle tilfelle blir kortare forfallstid akseptert. NB! Alle fakturaer som ikkje er påførde ressursnummer vil bli returnert avsendar utan behandling. På grunn av konteringa skal det lagast/leverast eigne fakturaer for: a. Kontraktsarbeid. Fakturaene blir nummererte kontinuerleg A1, A2 osv. Følgjande opplysningar skal gå fram av avdragsfakturaene (også ved utbetaling i samsvar med faktureringsplan):

4 Kontraktssum ekskl. mva. Totalt utført ekskl. mva. Frådrag for garanterande sum Tidlegare utbetalt Til utbetaling i denne perioden Frådrag for eventuelt forskot Fakturasum ekskl. mva. Meirverdiavgift Fakturasum I vedlegg til avdragsfakturaene skal det leverast dokumentasjon med omsyn til status for dei respektive postar i skildringa. Postnummer med tekst. Kontrakt si mengd og einheitspris Akkumulert utførd mengd og sum Mengd og sum utførde i perioden b. Bestilte/rekvirerte arbeid. Fakturaene blir nummererte kontinuerleg T1, T2 osv. Faktura skal påførast eintydig referanse til bestilling/rekvisisjon og skal vedleggjast kopi av denne samt andre nødvendige bilag, eventuelt attesterte timelister. Dersom oppdraget er avtalt utført på timebasis, skal timelister vedleggjast. Dersom dette manglar, kan faktura returnerast/ bli avvist. Kvar faktura skal berre omhandle ei bestilling/rekvisisjon dersom ikkje anna er spesielt avtalt med byggjeleiar. Det skal alltid sendast kredittnota på bestilte/rekvirerte endringsarbeider som medfører frådrag til kontrakten. c. Lønns- og prisregulering. Fakturaene blir nummererte kontinuerleg P1, P2 osv. Fakturering skal dersom ikkje anna er avtalt i kontrakten eller spesielt avtalt skje kvar månad på basis av avdragsfakturaene. Grunnlaget for fakturering av lønns- og prisregulering er avgrensa av kontraktsummen justert for bestilte og rekvirerte endringar.

5 4. ATTESTASJONSRUTINER 1. Entreprenøren sender fakturaene til Hareid kommune si fakturaadresse, påført ressursnummer og prosjekt/entreprise. Fakturaadressa er: Hareid kommune Fakturamottak Rådhusplassen Hareid 2. Faktura som ikkje inneheld ressursnummer til bestillar frå Hareid kommune, blir returnert til leverandør utan vidare behandling. 3. Fakturaene med tilstrekkeleg referanse til bestillar blir elektronisk behandla i Hareid kommune sitt rekneskapssystem for attestasjon og tilvising for utbetaling til leverandør.