Veiledning til rapportering til NPR

Transkript

1 Rehabiliteringssentrene rapporterer aktivitet til Norsk Pasient Register (NPR). Extensor 05 har funksjonalitet for å gjøre rapporteringen. Selve rapporten består av to Excel-filer (en med data(cd1) og en med id+personnummer(cd2)). Rapporten brennes på 2 separate CD-er og sendes til NPR. I denne veiledningen ser vi først på hvilke felter som skal fylles ut, og hvilke krav NPR har til rapporteringen. Veiledningen baserer seg på NPR s Record. I siste del følger en beskrivelse av hvordan man kjører ut en slik rapport. Veiledning til utfylling I Administrator angir man om rapporteringen skal basere seg på rombooking eller bekreftet ankomst/avreise. Denne innstillingen må settes før rapporteringen kjøres. NPR-rapport i Extensor 05 er hovedsakelig Serier, men også: Aktuelle felter for utfylling av Ansattes personalia Personalia/Generelt Personalia/Rom I serier angir man om behandlingsserien skal rapporteres eller ikke. Som standard er boksen avkrysset: I Serier er alle felt som rapporteres markert med dette tegnet: forsvinner tegnet. Etter at feltet er fylt ut,

2 Serier har følgende felter: Oppdatert Versjon: Side 2

3 Forklaring til felter basert på record fra NPR pr. 1. januar Felt nr. Feltnavn Forklaringstekst fra NPR Felt i Extensor 05 Felt 1 Organisasjons nummer Opptrenings-/ rehabiliteringsinstitusjonens 9- sifret organisasjonsnummer fra Enhetsregisteret Hentes fra Avdeling i Ansattes Personalia. Felt 2 RESHID RESHID er en identifikasjon av enheten. HOD har besluttet at all innrapportering fra spesialisthelsetjenesten skal inneholde RESHID fra Opplysning om RESHID ble tilsendt institusjoner i januar Felt 3 Pasientnummer Tilfeldig nummer generert av institusjonen. Samme pasient skal ha samme pasientnummer for alle opphold og konsultasjoner på institusjonen i kalenderåret. Pasientens ID- nummer. Genereres automatisk ved lagring av pasient. Følger pasienten gjennom hele programmet, Personalia, Journal, Regnskap. Felt 4 Bostedskommune Gyldig kommunenummer for personer bosatt i Norge Personalia/Generelt i feltene markert med blått: Nytt svaralternativ: Brukes for utlendinger uten norsk kommunenummer Felt 5 Kjønn 1) Mann 2) Kvinne Felt 6 Fødselsår Fødselsår (4 siffer) Oppdatert Versjon: Side 3

4 Felt 7 Individuell Plan Har pasienten fått utarbeidet/igangsatt en Individuell Plan? Gjelder Individuell Plan som beskrevet i Forskrift om individuell plan. Dette er altså ikke den behandlingsplan / rehabiliteringsplan som institusjonen oppretter for pasienten. 1) Pasienten har Individuell Plan ved ankomst 2) Institusjonen har bidratt til å utarbeide Individuell Plan eller har igangsatt planprosess* i løpet av oppholdet 3) Pasienten er informert om rettigheter i forhold til Individuell plan, men takket nei 4) Pasienten oppfyller ikke kravene til å ha rett til individuell plan i henhold til forskrift Felt 8 Rett til helsehjelp Har pasienten fått tildelt Rett til nødvendig helsehjelp i henhold til Lov om pasientrettigheter? 1 ) Rett til nødvendig/prioritert helsehjelp med tidsfrist 2) Rett til helsehjelp men ikke prioritert 3) Ikke behov for helsehjelp fra spesialisthelsetjenesten Oppdatert Versjon: Side 4

5 Felt 9 Oppholdstype 1) Innlagt (med overnatting) 2) Dagopphold (opphold ut over 5 timer, uten overnatting) 3) Poliklinisk konsultasjon (opphold kortere enn 5 timer) Felt 10 Refusjonsidentifikasjon Angir type refusjon 1) Frikort 2) Full refusjon, krigspensjon 3) Full refusjon, yrkesskade 4) Forsikringsselskap 5) Full refusjon, annen 6) Vanlig refusjon 7) Vanlig refusjon + forsikring 8) Vanlig refusjon + sosialkontor 9) Vanlig refusjon + annen 10) Selvbetalende Oppdatert Versjon: Side 5

6 Felt 11 Henvist fra Hvor er pasienten henvist fra? Henvisende instans letes opp i Kontakt- registeret: 1) Sykehus (avdeling) 2) Poliklinikk 3) Primærlege /kommunelege 4) Praktiserende dr. spesialist 5) Trygdekontor 6) A-etat 7) Bedriftshelsetjeneste 8) Annet 9) Uten henvisning Merk: I punkt 4 kan det ikke står Praktiserende legespesialist da ordet lege vil gjøre at det i NPR rapporten vil stå 3 istedenfor 4. Når kontakt er valgt, er feltene 11 og 13 utfylt med valgte kontaktinfo. Kategorier i nedtrekksmenyen i Henvist fra samsvarer med kategorier i kontaktregisteret. Felt 12 Ankomst fra Gjelder pasienter henvist spesifikt gjennom avtalen om raskere behandling av sykmeldte. For finansiering av oppholdene er avgjørende at disse pasientene merkes spesielt. 1) Annen institusjon 2) Vanlig bosted 8) Sykelønnsprosjekt (NAV) 9) Sykelønnsprosjekt (RHF) Oppdatert Versjon: Side 6

7 Felt 13 Hvilken institusjon henvist fra Skal være utfylt med gyldig 9- sifret organisasjonsnummer hvis Henvist fra (felt 11) har verdien 1 eller verdien 2 Se felt 11. Felt 14 Utskrevet til Er pasienten utskrevet til annen institusjon eller til bosted 1) Annen institusjon 2) Vanlig bosted 3) Som død Ved 1) Annen institusjon, gjelder samme framgangsmåte som i punkt 11. Felt 15 Mottakende instans Skal være utfylt med gyldig 9- sifret organisasjonsnummer hvis Utskrevet til (felt 13) har verdien 1 Organisasjonsnummeret hentes fra kontaktregisteret. Felt 16 Henvisning mottatt dato Datofelt som viser når telefonisk henvisning (fra sykehus) ble registrert i pasientadministrativt system, eller den dato skriftlig henvisning ble mottatt Datofelt basert på ååååmmdd For å slette, trykk det røde krysset. Felt 17 Henvisning vurdert av Er henvisningen vurdert av lege eller flerfaglig inntaksteam? 1) Vurdert av lege 2) Vurdert av flerfaglig team, inkludert lege 3) Lege ikke deltatt i vurderingen Oppdatert Versjon: Side 7

8 Felt 18 Innskrivingsdato Datofelt som viser når pasienten ble innskrevet i institusjonen. Inn- og utskrivingsdato hentes enten fra: 1. Rombooking Datofelt basert på ååååmmdd 2. Serier Innstillingen gjøres i Administrator. Felt 19 Inn-diagnose/ Hoveddiagnose ICD-10 Hoveddiagnose. Diagnose satt av henvisende instans. Feltet er en direkte overføring av opplysninger fra søknaden fra henvisende instans. Dersom ICD-10-kode ikke er oppgitt i henvisningen, skal feltet være tomt. Institusjonen skal ikke lage egne koder her, det kommer i egne felt for Utdiagnoser (feltene 26 og 27) Personalia/Serier i feltet Henvisning/Primær: Se til at diagnosekodeverket ICD-10 er valgt: Kun 1 en - diagnose i feltet. Felt 20 Inn-diagnose/ Hoveddiagnose ICPC Hoveddiagnose. Diagnose satt av henvisende instans. Dette feltet brukes kun hvis henvisningen ikke inneholder hoveddiagnose i ICD-10 format. Som felt 20, velg diagnosekodeveket ICPC. Feltet blir en direkte overføring av opplysninger fra søknaden fra henvisende instans. Dersom ICPC ikke er oppgitt, skal feltet være tomt. Kun 1 en - diagnose i feltet. Oppdatert Versjon: Side 8

9 Felt 21 NCSP-kode Operasjonstype. Kode satt av henvisende sykehus. Personalia/ Serieinfo: Kode innhentes fra operasjonsbeskrivelsen for det aktuelle inngrep som pasienten har gjennomgått. Om nødvendig må dokumentasjon innhentes fra sykehuset Felt 22 Operasjonsdato Datofelt som viser når pasienten ble operert (for lidelse som fører til oppholdet i opptreningsinstitusjonen). Se bilde felt 21. Datofelt basert på ååååmmdd Felt 23 Pasienten utskrevet dato Datofelt som viser når pasienten ble utskrevet av institusjonen Se beskrivelsen i felt 18 Datofelt basert på ååååmmdd Oppdatert Versjon: Side 9

10 Felt 24 og 25 Avbrutt opphold i opptreningsinstitusjon Hvis oppholdet i opptreningsinstitusjonen blir avbrutt ved at pasienten reinnlegges i sykehus og deretter kommer tilbake til opptreningsinstitusjonen, skal dette registreres som Avbrutt opphold. Personalia/ Serier: Registreringen skal gjøres i to separate felt, som viser Dato-ut (fra opptreningsinst.) og Datoinn (tilbake til opptreningsinst.) Felt 24 Avbrudd - Dato ut Datofelt som viser når pasienten ble overført fra opptreningsinst. for reinnleggelse i sykehus Datofelt basert på ååååmmdd Felt 25 Avbrudd - Dato inn Datofelt som viser når pasienten kom tilbake til opptreningsinstitusjonen Datofelt basert på ååååmmdd Felt 26 Ut-diagnose ICD-10 Diagnosekode satt av opptreningsinstitusjonen. Personalia/Serier i feltet Vår/Primær: Kode etter retningslinjer for koding i norsk ICD-10. Formålet med ICD-10 koden er å beskrive den tilstanden hos pasienten som førte til oppholdet på opptreningsinstitusjonen. Koden settes evt. som resultat av nødvendig utredning under oppholdet. Se til at diagnosekodeverket ICD-10 er valgt: Bruk stor forbokstav, ingen mellomrom eller tegn. Eksempelvis M160 Kun 1 en - diagnose i feltet. Oppdatert Versjon: Side 10

11 Felt 27 Bidiagnose 1 BIDIAGNOSE1 Diagnosekode satt av rehabiliteringsinstitusjonen. Diagnosen sees i sammenheng med hoveddiagnosen i Felt 26. Bidiagnosen beskriver forhold som i tillegg til hoveddiagnosen er relevante for pasientens tilstand. Personalia/Serier i feltet Vår/Sekundær. Ellers som i felt 26. Det er anledning å angi inntil syv bidiagnoser. Enkelte institusjoner har pasienter med doble diagnoser. Dette feltet kan benyttes til å registrere den diagnosen som ikke oppfattes som hoveddiagnose. Kun 1 en - diagnose i feltet. Bruk stor forbokstav, ingen mellomrom eller tegn. Eksempelvis M160 Felt 28 Bidiagnose 2 BIDIAGNOSE2 Felt 29 Bidiagnose 3 BIDIAGNOSE Felt 30 Bidiagnose 4 BIDIAGNOSE Felt 31 Bidiagnose 5 BIDIAGNOSE Felt 32 Bidiagnose 6 BIDIAGNOSE Felt 33 Bidiagnose 7 BIDIAGNOSE Se rettledning gitt i felt 27 Se rettledning gitt i felt 27 Se rettledning gitt i felt 27 Se rettledning gitt i felt 27 Se rettledning gitt i felt 27 Se rettledning gitt i felt 27 Oppdatert Versjon: Side 11

12 Felt 34 Ut-diagnose Rehabilitering sdiagnose Diagnosekode satt av opptreningsinstitusjonen: Primært skal kode Z5080 eller Z5089 anvendes hvis kravene for bruk av disse er oppfylt. Her gjelder bl.a. følgende regler: Personalia/ Serier: Z5080 Kompleks rehabilitering: Krav om 6 helsefaggrupper involvert i behandlingen. Krav om bruk av individuell behandlingsplan, krav om samarbeid med andre etater. Flere andre krav, bl.a. skal rehabiliteringsarbeidet ledes av lege som har spesialutdannelse i fysikalsk medisin og rehabilitering. Z5089 Vanlig rehabilitering: Krav om 4 spesialiserte helsefaggrupper involvert i behandlingen. Krav om bruk av individuell behandlingsplan, krav om samarbeid med andre etater. For opphold som ikke oppfyller kravene til Z5080/Z5089, anvendes kodene Z500 Z507. Hvis ingen av disse passer, anvendes Z508 Se informasjonshefte Innsatsstyrt finansiering 2006 fra Helse- og omsorgsdepartementet for detaljer. Z500 Rehabilitering etter hjertesykdom Z501 Annen fysikalsk behandling Z502 Rehabilitering av alkoholiker Z503 Rehabilitering av legemiddelmisbruker Oppdatert Versjon: Side 12

13 Z504 Psykoterapi, ikke klassifisert annet sted Z505 Taleterapi Z506 Ortoptisk trening (synsfunksjon) Z507 Arbeidsterapi og yrkesrettet rehabilitering, ikke klassifisert annet sted Z508 Behandling som omfatter bruk av annet spesifisert rehabiliteringstiltak Z5080 Kompleks rehabilitering Z5089 Vanlig rehabilitering Z509 Behandling som omfatter bruk av uspesifisert rehabiliteringstiltak Felt 35 Individuelt baserte delytelser Ensarta betegnelser på tilbud som de private aktørene tilbyr innen rehabilitering. Skal korrespondere med hovedårsak for henvisning Fylles ut dersom man har valgt Individuelt rettet i Verdien hentes fra feltet Tilbud gitt/for. Felt 36 Gruppebasert e delytelser Fylles ut dersom man har valgt Grupperettet i Verdien hentes fra feltet Tilbud gitt/for som i felt 35. Felt 37 Antall profesjonsgrupper Antall helseprofesjonsgrupper involvert i individuell behandling av denne pasienten i løpet av oppholdet. Henter antall ulike faggrupper angitt i feltet Henvist til i Personalia/Serier. Gjelder helsepersonell med minimum 3-årig høgskoleutdanning. Oppdatert Versjon: Side 13

14 Felt 38 Tverrfaglige møter Antall tverrfaglige møter med pasienten i løpet av oppholdet. Henter antall møter fra planlegger der funksjonen andre ansatte er benyttet. Gjelder møter som involverer minst 4 ulike grupper helsepersonell med minimum 3-årig høgskoleutdanning Kriteriet er at det må være behandlere fra minst fire ulike faggrupper som deltar. Hvis ikke blir ikke møtet telt i NPRrapporten. Det er opp til institusjonen selv å påse at deltakerne tilhører faggrupper med minimum 3-årig høgskoleutdanning. Oppdatert Versjon: Side 14

15 Kjøre ut rapport NPR-rapportering er tilgjengelig i Extensor Rapportering, og befinner seg under Spesielle rapporter. Klikk på den, og velg Åpne rapport. Nede til høyre på skjermen vil det da dukker opp et statusvindu, som vil stå der til programmet har hentet inn alle aktuelle data. Når innhenting av data er ferdig, vises kontroll-vinduet: Krysser man av for dette alternativet kommer også dag/ambulerende pasienter med på NPR-rapporten. Det vil vises en linje per planlegger oppføring for den enkelte dagpasient. Det vil si at om en dagpasient har 20 behandlinger i løpet av perioden man definerer i NPR-rapporten, så vil det vises 20 linjer med den samme informasjonen i kontrollvinduet. Krysser man av for dette alternativet vises den kun 1 linje per rombooking. Dvs. at om en pasient bytter rom i løpet av oppholdet, så vises det allikevel kun en linje for den aktuelle serien, og ikke en linje for hver av de 2 rombookingene. Oppdatert Versjon: Side 15

16 Legg også spesielt merke til følgende: Noen kolonner har lys, blå skrift. Data i disse kolonnene kan ikke redigeres direkte i oversikten. Kolonner med hvit skrift kan data redigeres i. For å muliggjøre redigeringen, må man sette hake på hengelåsen i øvre, høyre hjørne av vinduet. Normalt vises perioden i fjor fra januar til mars, mens fra mars og ut vises i år. Perioden kan angis i dato-boksene. Endrer man perioden, må rapporten oppfriskes. I feltet merket med en grønn sirkel nederst i vinduet fylles det inn virksomhetens kontaktperson. Sortering av informasjon Dersom man ønsker å sortere informasjonen etter en spesiell kolonne, klikker man på kolonneoverskriften til ønsket kolonne. Informasjonen vises vekselsvis stigende og synkende - alt etter hvor mange ganger man klikker på samme kolonne. Filtrering av informasjon Det er mulig å gjøre synlig bare et utvalg av oppføringene, slik at man bl.a. kan gjøre masseoppdatering på disse. For å filtrere informasjonen - klikk med høyre museknapp på ønsket kolonne (informasjon man ønsker å filtrere). Det dukker opp et lite vindu oppe til venstre i oversikten. I dette vises en liste med alle ulike verdier i oversikten. De oppføringene som er haket av, er de som vises. Ønsker du å skjule oppføringer av en gitt verdi, tar du bort haken for denne. Du kan også skjule og vise alle på en gang med knappene Alle og Ingen. Når du har valgt informasjonen du ønsker å vise/skjule, klikker du på Bruk filter. Filtervinduet forsvinner når du klikker på Avbryt. Dersom du ønsker å endre filteret, eller fjerne det, høyreklikker du igjen på en av kolonneoverskriftene. Redigering av informasjon Se først til at du har satt hake på hengelåsen (øvre, høyre hjørne). Dette er lagt inn for å sikre at redigering skal være mest mulig viljestyrt. Husk at du bare kan gjøre endringer i de hvite kolonnene (de med hvit tekst i kolonneoverskriften). For å velge hvilke rader du ønsker å redigere, kan du sortere, og filtrere deg fram til ønsket informasjon, og deretter markere de cellene du ønsker å gjøre endringer i. Når alle aktuelle celler er valgt, skriver du rett og slett inn informasjonen. Redigeringen starter ved første tastetrykk. Når du har skrevet inn den informasjonen du ønsker, trykker du <Enter>, og samtlige celler du markerte vil da fylles med den informasjonen du skrev inn. Disse endringene lagres umiddelbart - uten at du blir advart eller stilt spørsmål, så det gjelder å skrive riktig. Dersom du synes det er bedre å redigere informasjonen i Personalia, kan du dobbeltklikke på en oppføring. Vedkommende pasient vil da velges i hovedvinduet av Extensor 05. Dermed får du også tilgang til å redigere informasjonen i de blå kolonnene. Oppdatert Versjon: Side 16

17 Generere Excel-filene Når du er ferdig med dine redigeringer, og alt er klart til innsending, kan du opprette Excel-filene ved å klikke på knappen Lag Excel-filer. Programmet vil da automatisk starte Excel i bakgrunnen, og fylle den ut med den informasjonen som skal sendes inn. Det vil dukke opp en statusmelding i nedre, høyre hjørne av skjermen. Når den er ferdig, dukker det opp to stk arbeidsbøker i to stk Excelvinduer. Den ene inneholder ID-meldingen, mens den andre inneholder aktivitetsdata. Skriv inn navn på institusjon, lagre og brenn filene på hver sin cd. Selv om innsendingen er avhengig av Excel, er det ikke sikkert du har Excel på den maskinen du er på nå. Hvis så er tilfelle kan du ikke klikke på Lag Excel-filer, men du må velge Lag semikolonseparerte tekstfiler. Disse kan du lagre og ta med det til en maskin med Excel - åpne i denne, lagre og brenne. Elektronisk innsending av NPR For å kunne sende inn filene til NPR elektronisk så må Dips Communicator være installert, og det må også være Norsk Helsenett etablert. Etter at dette er på plass så må en legge til NPR som partner i Dips Communicator. Når alt er konfigurert i Dips Communicator, så utføres NPR rapporten som vanlig i Extensor. Den eneste forskjellen er at filene skal ikke lagres på cd, men i ei ferdig definert mappe. Denne mappen må settes opp på forhånd i Dips Communicator. Husk at begge filene skal lagres i samme mappe, både xml og Excel filen. Dermed vil filen bli sendt automatisk ved neste sending, som er ca hver halvtime. Oppdatert Versjon: Side 17

18 Dips communicator vil sende disse filene i to forskjellige forsendelser, så det er ikke nødvendig med noen manuell håndtering av filene etter at de er lagret i korrekt NPR mappe. Med andre ord veldig enkelt, lagre filene i NPR mappen, så vil Extensor og Dips Communicator ordne resten. Oppdatert Versjon: Side 18