Styremøte Vestre Viken 24/ mai Møte Saksnr. Møtedato

Transkript

1 Saksfremlegg Dato: 3.mai 2016 Saksbehandler: Cecilie S. Monsen Direkte telefon: Vår referanse: Deres referanse: Klinikk/avdeling: Administrasjon Orienteringer Møte Saksnr. Møtedato Styremøte Vestre Viken 24/ mai 2016 Vedlegg: 1. Sentralt kvalitetsutvalg referat 5.april 2. Brukerutvalg referat 11.april og foreløpig referat 2.mai 3. Hovedarbeidsmiljøutvalget foreløpig referat 2.mai 4. Foreløpig protokoll fra styremøte i HSØ 21.april 5. Fullmakt fra HSØ-samlokalisering av sykehuspsykiatrien på Blakstad 6. Styrets arbeid i 2016 oppdatert pr 3.mai Ingress I saken gis en oppsummering av om aktuelle saker som styret har bedt om fremlegges og henvendelser det er naturlig at styret orienteres om. Forslag til vedtak Styret for Vestre Viken HF tar de fremlagte sakene til orientering. Drammen, 3.mai 2016 Nils Fr. Wisløff Administrerende direktør Postadresse: Telefon: E-postadresse:postmottak@vestreviken.no Vestre Viken HF Org. Nr: Webadresse: Postboks Drammen Bankforbindelse: DNB ASA, N-0021 Oslo, Norway. Kontonummer: IBAN: NO , BIC: DNBANOKK

2 Bakgrunn I saken er det gitt en samlet fremstilling av korte orienteringer om forhold som styret bør kjenne til. Vurdering 1. Sentralt kvalitetsutvalg (SKU) 5.april Viser til vedlegg 1 2. Brukerutvalg referat 11.april og 2.mai Viser til vedlegg 2 og 3 3. Hovedarbeidsmiljøutvalget referat 2.mai Viser til vedlegg 4 4. Foreløpig protokoll fra styremøte i HSØ 21.april Viser til vedlegg 5 5. Fullmakt HSØ samlokalisering av sykehuspsykiatrien på Blakstad Viser til vedlegg 6 6. Styrets arbeid i 2016 oppdatert pr 3.mai Viser til vedlegg 7 Konklusjon Administrerende direktør anbefaler at styret tar de ovennevnte dokumenter til orientering. 2

3 Referat Møte: Sentralt kvalitetsutvalg Tilstede: Nils Fredrik Wisløff; Marit Lund Møtedato: 5 april 2016 Hamkoll; Halfdan Aass; Britt Elin Tidspunkt: Eidsvoll; Jardar Hals; Narve H. Furnes; Sted: Glitre 1-2 Wergelandsgate 10, Drammen Eva Håheim Pedersen; Inger Lise Hallgren; Per Skaugen Bleikelia; Møteleder: Nils Fredrik Wisløff Kirsten Hørthe; For Torkil Clementsen Jon Haakon Malmer-Høvik; Anita Haugland Gomnæs; Toril Krogsund; Anne Helene Lindseth; Anne-Lene Egeland Arnesen; Elisabeth Kaasa; Hanne Juritzen; Aud Holsether; Ylva Sannes; Tor-Arne Engebretsen; Mette Myrhaug; Atle Olstad; Bente C Monsen; Referent: Aud Holsether Forfall: Anita Gomnæs, Torkil Clemetsen Agenda: Saksliste Saksnr. Beskrivelse/oppfølging/vedtak 7/2016 Godkjenning av innkalling og agenda 8/2016 Presentasjon av revidert versjon ISO 9001:22015 Hoved endringene er ny struktur og samordning med andre ledelses-standarder ISO 14001, ISO 27001). Strukturen er basert på PDCA-prosessen. Det er et større fokus på leders ansvar og involvering. Risiko er beskrevet som begrep og risikobasert tilnærming er innført som begrep. Det er mer fokus på samkjøring med organisasjonens mål og strategi. Fagsjefer kvalitet deltar på en hel dags samling med gjennomgang av endringene i revidert standard. 9/2016 Læring på tvers Bærum sykehus Hendelsesanalyse-hva finner vi og hva har vi lært? Avdelingene ber om, og eier hendelsesanalysen Samtalene/møtene med analyse teamet har vært gode og ivaretagende. Hendelsesanalysen gir god oversikt over hendelsesforløpet Tidslinjen gir en pedagogiks fremstilling, som gjør det lettere å prensentere saken for de involverte/andre ansatte Systemperspektiv-ser på saken, ikke hvem som har gjort noe feil Analyseteamet peker på mulige svakheter som så diskuteres med de involverte. Godt mottatt i fagmiljøet. Vedtak: Tas til orientering 10/2016 Overordnet revisjonsplan 2016 Forslag til revisjonsområder spisses og presenteres for foretaksledelsen. Vedtak: Tas til orientering og vedtas på ledermøte.

4 11/2016 KMD nyutviklet nettside KMD har utviklet internettsider som gir rekvirenter og henvisere enkel tilgang til kontaktinformasjon, prosedyrer, ventetider, henvisningsstøtte mm. Statistikk viser at sidene har svært mange oppslag og unike brukere, og er en viktig informasjonskilde for interne og eksterne rekvirenter og henvisere, og er med dette et bidrag til klinikkens kvalitetsarbeid. Vedtak: Tas til orientering 12/2016 Etablering av ungdomsrådet i Vestre Viken Vedtak: Tas til orientering 13/2016 Referater og oversikter Vedtak: Tas til orientering

5 Referat Møte: Brukerutvalget Tilstede: Møtedato: Tidspunkt: 14:00 18:00 Sted: Møterom 1 og 2, administrasjonen, Bærum sykehus Møteleder: Anne Helene Lindseth Referent: Per-Erik Holo Forfall: Fra Brukerutvalget: Arne Moe, Kjell Jensen, Rune Hansen Gunnerød, Franck Tore Larsen, Eric Johanssen, Anne Helene Lindseth, Lillemor Sandberg (vikar for Bjørn Tolpinrud), Aina Rugelsjøen Fra Ungdomsrådet: Minken G. Skattør Fra pasient og brukerombudet: Pasient og brukerombud i Oslo og Akershus Anne Lise Christensen, spesialkonsulent Lars Bjørn Mehus Fra administrasjonen: prosjektleder Kristine Østby Johansen (sak 17/16), klinikkdirektør Jardar Hals (sak 19/16), fagsjef helsefag Kjersti Vanberg (sak 19/16), avdelingssjef Arnljot Tvedt (sak 19/16), avdelingssjef Wenche Sørensen (sak 19/16), avdelingssjef Randi Andreassen (sak 19/16), avdelingssjef Niels K. Thybo (sak 19/16), avdelingssjef Ulrich Spreng (sak 19/16), spesialrådgiver Tom Lybeck (sak 20/16), spesialrådgiver Martin F. Olsen og spesialrådgiver Per-Erik Holo (sekretær) Toril Krogsund, Torunn Viervoll, Bjørn Tolpinrud (i permisjon), pasient og brukerombud Buskerud Anne-Lene Egeland Arnesen Agenda Godkjenning av innkalling og saksliste = OK Godkjenning av referat fra møte =OK Nye saker 17/16 Direktøren har ordet/nytt sykehus v/prosjektleder Kristine Østby Johansen Revidert konseptrapport ble levert og behandlet i styremøte 14.3 med ønske om ytterligere utredning av «0+»-alternativet. Endelig styrebehandling den 9.5 vil være et valg mellom 0-alternativet = Ikke å bygge, 0+ = Bygge ut dagens sykehus og Brakerøya-

6 alternativet. Presentasjon - se vedlegg. Brukerutvalgets vil ta stilling til alternativene i ekstraordinært møte /16 Omvisning Bærum Sykehus Utvalget så det automatiserte laboratoriet på sykehuset. 19/16 Klinikkdirektør Jardar Hals har ordet Jardar Hals presenterte klinikken og viste kort innledningsvis sammenhengen med BRKprosjektet. Nesten samtlige avdelingsledere deltok på møtet - og orienterte ytterligere og svarte på spørsmål. Se vedlegg Presentasjon av «Kommunikasjonsprogrammet» ved Bærum sykehus (tidligere - prosjektet) v/fagsjef helsefag Kjersti Vanberg. Se vedlegg. Brukrutvalgt takker for presentasjonen. 20/16 BRK-prosjektet v/spesialrådgiver Tom Lybeck Innhold og status i prosjektet ble presentert - se vedlegg. 21/16 Pasient og Brukerombudet har ordet Orientering om ordningen i Oslo og Akershus o Oslo har utvidet ordning som omfatter NAV sosialtjenesten og barnevern Stikkord fra årsmeldingen Ønsker innspill på hvordan ombudsordningen kan bli bedre kjent på Bærum sykehus eks: o Presentasjon på nyansattdag o Informasjonsfilm/kampanje Oslo og Akershus koordinerer sin kontakt med Buskerud. Stiller gjerne på Bærum sykehus når det er relevant. 22/16 Deltagelse ved prosjektet «Pusterommet» Drammen Sykehus Vedtak: De som deltar på Drammen sykehus, følger dette. 23/16 Tilbakemeldinger fra utvalg og klinikker Mottatt tilbakemeldinger var utsendt i forkant av møtet se vedlegg. Eventuelt Arbeidsfordelingen i BU pga fravær: o Tas opp i AU før møtet 2.5 o Fordeling av Bjørns oppgaver o Eric har ikke kapasitet til å delta i brukerrådet på Drammen DPS Handicaptoalett på sykehusene rengjøringsutstyr mangler enkelt steder. Vedtak: Det må være en gjennomgående standard for handicaptoalett i VVHF. Ros til Ringerike Sykehus for rask behandling og rask tilbakemelding Informasjon om møte med Buskerud Innvandrerråd (AU) angående deltakelse i BU. o Oppfordret til å søke deltakelse gjennom de ordinære pasientorganisasjoner o o Anne Helene sjekker hvordan det gjøres i andre brukerutvalg Følge opp ved for eksempel å invitere innvandrerrådet til å presentere i BU de spesielle utfordringene det er knyttet til denne gruppa når en skal utvikle likeverdige helsetjenester

7 Referat Møte: Brukerutvalget Tilstede: Møtedato: Tidspunkt: 14:00 16:30 Sted: Wergelandsgate 10, Drammen, møterom Glitre 1 Møteleder: Toril Krogsund Referent: Per-Erik Holo Forfall: Fra Brukerutvalget: Kjell Jensen, Rune Hansen Gunnerød, Franck Tore Larsen, Eric Johanssen, Anne Helene Lindseth, Aina Rugelsjøen, Toril Krogsund, Lillemor Sandberg, Torunn Viervoll Fra administrasjonen: Administrerende direktør Nils F. Wisløff, prosjektleder Rune Abrahamsen, spesialrådgiver Martin F. Olsen, spesialrådgiver Per-Erik Holo (sekretær) Arne Moe, pasient og brukerombud i Buskerud Anne-Lene Egeland Arnesen Agenda: Godkjenning av innkalling og saksliste = OK Nye saker: 24/16 Nytt sykehus i VVHF Administrerende direktør Nils Wisløff informerte innledningsvis om at en utsettelse av beslutning av nytt sykehus i Vestre Viken ikke er aktuelt. Konseptrapport er levert tidligere. Det foreligger nå en tilleggsutredning med Brakerøyaalternativet og Bragernes-alternativet (Bruk av restverdi og allerede eiet tomt for eksisterende sykehus). Saken er nå ferdig utredet, slik at det kun er disse alternativer som er aktuelle. Prosjektleder Rune Abrahamsen gikk gjennom status i prosjektet pr. i dag, hvor prosjektgruppa har utredet 10 punkter. Se vedlegg. Prosjektets tilråding baserer seg på følgende punkter: 1. Økonomiske vurderinger 2. Grunnforhold 3. Konsekvenser for pasienter, pårørende og ansatte Konklusjon: Prosjektgruppa anbefaler Brakerøya-alternativet. Når administrerende direktørs beslutningsgrunnlag vil foreligge 3. mai 2016 vil Brukerutvalgets innstilling inngå i dette.

8 Vedtak I: BU takker for en grundig redegjørelse og gjennomgang av prosessen. Det ble en påfølgende diskusjon i BU om de to alternativene. Vedtak II: Brukerutvalget har etter en helhetsvurdering kommet til at det alternativet som ser ut til å være best for pasienter og pårørende i Vestre Viken, er Brakerøya-alternativet. Brukerutvalget er opptatt av at også strategi for vedlikehold av den øvrige bygningsmassen i Vestre Viken, utrykt i BRK-prosjektet, blir fulgt videre opp. Eventuelt Lillemor har besøkt Bjørn på sykehuset, som hilser til BU. Lillemor erstatter Aina som kontaktperson på Kongsberg sykehus.

9 Foreløpig referat fra Hovedarbeidsmiljøutvalget i Vestre Viken Sted: Wergelands gate 10, Drammen. Møterom: Glitre 1. Tid: kl Til stede: Arbeidsgiverrepresentanter: Arbeidstakerrepresentanter: Nils Fredrik Wisløff Ørjan Angel Sandvik (vara for Marit Lund Hamkoll) Halfdan Aass Britt Elin Eidsvoll Kirsten Hørthe Narve Furnes Line Spiten Gry Lilleås Christoffersen (vara for John Egil Kvamsøe) Toril Morken Geir Bye Gundersen Joan Sigrun Nygard Anita Haugland Gomnæs Med møterett uten stemmerett: Atle Olstad Eli Årmot Bente Monsen Dessuten møtte: Rune Abrahamsen, NVVS under behandling av sak 10/2016 Nytt sykehus i Drammen Forfall: Roald Brekkhus, Synergi Helse Agenda Innkalling og agenda godkjent. Referat fra 02. februar 2016 godkjent. Eventuelt Ingen saker til eventuelt. Ny sak 10/2016 Nytt sykehus i Drammen Saksfremlegg med vedlegg 1. Tilleggsutredning 1 Funksjonsplassering for alternativ 3 2. Tilleggsutredning 2 Utbygging og omrokkeringsplan for alternativ 3 3. Tilleggsutredning 3 Merkostnader/mindreinntekter og konsekvenser av bygging i og rundt sykehus i drift 4. Innspill Konseptfasen fra vernetjenesten ble lagt frem i møtet.

10 Rune Abrahamsen, NVVS, orienterte om saken. Prosjekt Nytt Vestre Viken sykehus (NVVS) har nå avsluttet konseptfasen. Ved behandling av styresak 14/2016, Konseptfase nytt sykehus, gav styret prosjektet i oppdrag å gjennomføre tilleggsutredninger på 10 punkter for Alternativ 3. Tilleggsutredningene er nå gjennomført og prosjektet har gitt sin tilråding. I tillegg fikk administrerende direktør styrets tilslutning for at følgende tre alternativer skulle inngå i den endelige styrebehandlingen av konseptfasen: 0-alternativet utsettelsesalternativ der det forutsettes å gjøre en ny stor investering i den gamle bygningsmassen i løpet av 5-10 år Alternativ 1 - Brakerøya all somatikk ved Drammen sykehus og alderspsykiatri samles, stor grad av medvirkning, baserer seg på medvirkningsgruppenes arbeid. 5 års byggeperiode - ferdig mai Alternativ 3 Bragernes somatikk og psykiatri samlokaliseres på eksisterende sykehustomt, parkering skal være ferdigstilt før bygging av nybygg iverksettes, nytt somatikkbygg med tunge behandlingsfunksjoner, høyblokka renoveres, tre nye sengebygg for psykisk helse og rus, 7 års byggeperiode ferdig i Rokkade fremgår av vedlegg. Arbeidsmiljømessige konsekvenser er beskrevet i begge alternativer. Som en konsekvens av ombyggingen er det fremkommet bekymring for økt sykefravær og økt turnover, men det er vanskelig å dokumentere sammenhengen mellom dette og byggeprosjekter. Oppsummering: Arbeidsmiljø Både alternativ 1 og 3 vil fremstå som et attraktivt sykehus tilrettelagt for godt arbeidsmiljø. Det er imidlertidig et betydelig risikoelement knyttet til driftsulemper i gjennomføringsfasen av Alternativ 3. Ytre miljø Det er utarbeidet en egen miljøoppfølgingsplan som angir miljø og energimål for sykehusanlegget. Anbefalte mål og tiltak tilfredsstilles i begge nybyggsalternativene. Begge alternativene vurderes som gode i forhold til miljømessige målsetninger, men ved Alternativ 1 ligger det bedre til rette for bruk av jernbane. Miljøoppfølgingsplanen ettersendes til HAMU. Planen er laget for Brakerøya, men blir tilpasset om Bragernes blir vedtatt. Adm.direktør presiserte at HAMU skal behandle de arbeidsmiljømessige sidene av saken. Innstilling til styrevedtak offentliggjøres i morgen. Det er møte med tillitsvalgte og brukerutvalget i dag. På spørsmål fra FTV NSF Line Spiten ble det bekreftet at HAMU s behandling blir en del av styresaken og vedlegges saksfremlegget til styret sammen med referatet. FHVO Anita Haugland Gomnæs redegjorde kort for sitt skriftlige innspill og sa at begge alternativene kan være gode når de er ferdige. Det er knyttet bekymring rundt byggeperioden i Alternativ 3, teknisk er det gjennomførbart, men det er uholdbare arbeidsmiljøkonsekvenser knyttet til å drifte og bygge om i samme bygg samtidig.

11 FTV NFF Geir Bye Gundersen støttet vernetjenestens innspill og fremmet et alternativt forslag til vedtak på vegne av alle ansattrepresentantene. Ansattrepresentantenes forslag til vedtak: HAMU mener Brakerøya er det eneste alternativet som gir et forsvarlig arbeidsmiljø i byggeperioden. Ombygging av et sykehus i full drift vil medføre meget store arbeidsmiljømessige konsekvenser. Også etter ferdigstillelse fremstår Brakerøya som det klart beste alternativet med henblikk på å sikre et godt arbeidsmiljø, som er avgjørende for god pasientsikkerhet. HAMU forutsetter at HMS lover og forskrifter overholdes. HAMU fraråder derfor Bragernesalternativet. På spørsmål fra HTV Dnlf Toril Morken om høyblokka, svarte Rune Abrahamsen at den ikke vil bli tom, tømming og renovering av høyblokka vil foregå i 3 faser, der deler av høyblokka er i drift mens byggearbeidene pågår. Arbeidsgiversiden gjennomførte særmøte om arbeidstakerrepresentantenes forslag til vedtak. Etter særmøtet presenterte adm.direktør arbeidsgivers korrigerte forslag til vedtak. Arbeidsgivers korrigerte forslag til vedtak: 1. HAMU slutter seg til ovennevnte oppsummering for arbeidsmiljø og ytre miljø. 2. Det er et betydelig risikomoment knyttet til arbeidsmiljø i gjennomføringsfasen av Alternativ HAMU forutsetter at HMS-lover og forskrifter overholdes. Det ble ikke votert over forslagene. Det var enighet om at både arbeidsgiversidens og arbeidstakersidens forslag til vedtak skulle fremgå av referatet. Saker til orientering Orientering fra BHT utgår da repr. fra Synergi helse ikke var til stede. Orientering fra FHVO utsettes til neste møte Orientering sykefraværsstatistikk v/kari-anne Sælebakke Det er fortsatt nedgang i sykefravær. Langtidsfraværet er lavere sammenlignet med samme perioden i 2014 og I januar var vi knappe 0,3% unna IA-målet om 7% sykefravær. I februar var det en økning igjen slik det har vært de foregående år. Når vi benytter Steinkjærmodellen som ble presentert i forrige HAMU-møte for å vise fraværet i økonomiske størrelser gjør en forskjell på 9,2% i februar 2015 og 7,8% i februar 2016 anslagvis en forskjell på 1,8 mill. kroner. Adm. direktør viste til at Vestre Viken ligger godt an i forhold til måltall. FHVO Anita Haugland Gomnæs viste til at statistikken viser at ca. 15% av langtidsfraværet er knyttet til rus. Dette bør hensyntas med kontrollspørsmål i oppfølgingsprosessen.

12 Orientering AML-brudd v/eli Årmot Utdrag fra virksomhetsrapporteringen ble delt ut i møtet. AML-brudd skal rapporteres kvartalsvis. Rapportene kommer til å se ut slik fremover og er sammenlignbar med andre foretak i HSØ. GAT analyse vil bli tatt i bruk fra mai. Arbeidsgruppe er oppnevnt i HSØ. På kort sikt skal det ryddes i system og registreringspraksis. På lang sikt skal det gis kontinuerlig kompetanseheving for ledere. FHVO Anita Haugland Gomnæs viste til PHT som jobber godt og legger inn korrekte dispensasjoner og som andre kan lære av. Orientering om anbudsprosess BHT v/ Atle Olstad HMS-sjef Atle Olstad orienterte om anbudsprosessen som er gjennomført. Synergi helse vant anbudet for neste 4-årsperiode. Referater fra klinikk AMU sendes ut som vedlegg Ingen kommentarer. Kort info om brannvern legges inn i oppfølgingsmøtene Nye saker 11/2016 Status BRK idefase Klinikkdirektør Narve Furnes orienterte og gikk gjennom kort presentasjon i møtet. Etter at saksfremlegget til HAMU ble utarbeidet, har saken har vært gjennom en ekstern kvalitetssikring ved Ernst & Young som gir gode tilbakemeldinger på rapporten bl.a. p.g.a. at vedlikeholdsprogrammet er laget med utgangspunkt i veilederen. Rapporten fra Ernst & Young legges ved som vedlegg til styresaken. Metodikken som er brukt i arbeidet er beskrevet i saksfremlegget, og helse, miljø og sikkerhet er tungt inne i vurderingen. Klinikkdirektør viste eksempler på tilstandgrader og redegjørelsen i saksfremlegget. I tillegg til rapporten som er utarbeidet finnes mye dokumentasjon som også er tilgjengelig om ønskelig. Forslag til vedtak: 1. HAMU er tilfreds med at det er laget en idefaserapport for vedlikehold av sykehusene på Bærum, Ringerike og Kongsberg. 2. HAMU er opptatt av at arbeidsmiljø er et sentralt tema i videre arbeid med vedlikeholdsplanen. 3. HAMU vil at vernetjenesten skal bli godt involvert på hvert sykehus i den neste planleggingsfasen. FHVO Anita Gomnæs Haugland er glad for BRK-prosjektet. Hun sa at hun hadde god erfaring fra strategisk eiendomsgruppe i tillegg til å ha lokal forankring ute.

13 Tillegg i pkt. 3 i forslag til vedtak ble lagt frem: HAMU vil at vernetjenesten og tillitsvalge skal bli godt involvert både på foretak og på hvert sykehus i den neste planleggingsfasen. FTV Line Spiten var glad for gjennomgang og plan. FTV Toril Morken viste til at hun oppfattet TG3-program som et vedlikeholdsprogram ikke utvikling opp mot moderne standard. Bekymringen ligger at det ikke er mulig med TG2 og utvikling av sykehusene. Klinikkdirektøren svarte at dette ikke medfører riktighet, og at det skal tas TG 3 og TG2 i litt varierende grad innenfor rammen som er 1,6 milliarder. Han viste til utklipp fra styresaken som sendes ut i morgen. FTV Toril Morken sa videre at i forhold til utvikling vil det også være nødvendig å bygge nytt. Hun la frem forslag til nytt tilleggspunkt 4: HAMU forutsetter at BRK-prosjektet vil gi fullt forsvarlig arbeidsmiljø på alle sykehusene i h.h.t. HMS-lovgivning og forskrifter. overholdes Vedtak: 1. HAMU er tilfreds med at det er laget en idefaserapport for vedlikehold av sykehusene på Bærum, Ringerike og Kongsberg. 2. HAMU er opptatt av at arbeidsmiljø er et sentralt tema i videre arbeid med vedlikeholdsplanen. 3. HAMU vil at vernetjenesten skal bli godt involvert både på foretak og på hvert på hvert sykehus i den neste planleggingsfasen. 4. HAMU forutsetter at BRK-prosjektet vil gi fullt forsvarlig arbeidsmiljø på alle sykehusene i h.h.t. HMS-lovgivning og forskrifter overholdes. Enstemmig vedtatt. 12/2016 Årsrapport HMS Saksfremlegg var sendt ut i forkant av møtet. Samlet oversikt over aktiviteter i 2015 fremgår av årsrapporten. HMS-sjef Atle Olstad orienterte kort. Liten kommentar fra Anita - Vernetj. skal involveres i revisjonene. Noen mangler. Atle og Anita snakker nærmere om det. Årsrapporten HMS sendes til HAMU. Kan evt. legges ved styremøte i juni. Arbeidstilsynes skal ikke ha rapporten men kan følge opp at den finnes. Vedtak: HAMU tar HMS-årsrapport 2015 til orientering. Enstemmig vedtatt. 13/2016 Årsrapport BHT Saksfremlegg var sendt ut i forkant av møtet. Ingen merknader. Vedtak: HAMU tar saken til orientering. Enstemmig vedtatt.

14 14/2016 Årsrapport fra strålevernet Saksfremlegg var sendt ut i forkant av møtet. Vedtak: HAMU tar årsrapporten for strålevernsarbeidet 2015 til orientering. Enstemmig vedtatt.

15 Møteprotokoll Styre: Helse Sør-Øst RHF Møtested: Helse Sør-Øst RHF, Hamar Dato: Styremøte 21. april 2016 Tidspunkt: Kl Følgende medlemmer møtte: Ann-Kristin Olsen Styreleder Anne Cathrine Frøstrup Nestleder Eyolf Bakke Kirsten Brubakk Terje Bjørn Keyn Bernadette Kumar Geir Nilsen Truls Velgaard Til kl 13:30 Sigrun E. Vågeng Svein Øverland Fra brukerutvalget møtte: Øistein Myhre Winje Rune Kløvtveit Følgende fra administrasjonen deltok: Administrerende direktør Cathrine M. Lofthus Direktør styre- og eieroppfølging Tore Robertsen Viseadministrerende direktør Steinar Marthinsen, direktør medisin og helsefag Alice Beathe Andersgaard, konserndirektør Atle Brynestad, kommunikasjonsdirektør Gunn K. Sande, direktør teknologi og ehelse Thomas Bagley og konsernrevisor Liv Todnem 1

16 Saker som ble behandlet: GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Styret godkjenner innkalling og sakliste GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTE 10. MARS 2015 Protokoll fra styremøtet 10. mars 2016 godkjennes KVALITETS-, AKTIVITETS- OG ØKONOMIRAPPORT PER FEBRUAR 2016 Styret tar kvalitets-, aktivitets- og økonomirapporten per februar 2016 til etterretning KVALITETS-, AKTIVITETS- OG ØKONOMIRAPPORT PER MARS 2016 Styret tar kvalitets-, aktivitets- og økonomirapporten per mars 2016 til etterretning. 2

17 OPPFØLGING AV STRÅLETERAPIKAPASITETEN I HELSE SØR-ØST ETABLERING AV NYE STRÅLETERAPIENHETER I SYKEHUSOMRÅDER SOM IKKE HAR EGET STRÅLEBEHANDLINGSTILBUD I DAG 1. Likeverdig behandlingstilbud til pasientene er hovedkriterium for all regional planlegging av nye spesialisthelsetjenestetilbud i Helse Sør-Øst. 2. Styret legger til grunn følgende prioriterte rekkefølge for fremtidig utbygging av nye stråleenheter i Helse Sør-Øst: a. Sykehusområdet Vestfold-Telemark b. Akershus sykehusområde c. Vestre Viken sykehusområde d. Østfold sykehusområde 3. Basert på en helhetlig vurdering lokaliseres ny stråleenhet i Sykehusområdet Vestfold-Telemark til Sykehuset Telemark HF, Skien. 4. Investeringsprosjekter som følge av denne utbyggingsplanen behandles som del av økonomisk langtidsplan ÅRSBERETNING MED ÅRSREGNSKAP OG NOTER 2015 Det ble gitt en presentasjon av foretaksgruppens revisor Hans Christian Berger, PWC 1. Styret godkjenner årsberetning og årsregnskap for Styret gir styreleder fullmakt til å godkjenne mindre endringer i årsberetningen og årsregnskapet for

18 VALG AV REVISOR Saken ble behandlet i lukket møte, jf offentleglova 23 første ledd, jf 12 litra c Egen B-protokoll GJENNOMFØRING AV FORETAKSMØTER MED HELSEFORETAKENE I JUNI 2016 Styret ber styreleder avholde foretaksmøter med helseforetakene i Helse Sør-Øst i juni 2016 med behandling av følgende saker: Godkjenning av helseforetakenes årsregnskaper og årsberetninger for 2015 Honorar til revisor i 2015 Behandling av helseforetakenes årlige meldinger 2015 Saker som behandles i foretaksmøte med Helse Sør-Øst RHF 4. mai SYKEHUSET INNLANDET HF FORNYELSE AV LEIEAVTALE MED LILLEHAMMER BOLIGSTIFTELSE Styret i Helse Sør-Øst RHF gir fullmakt til Sykehuset Innlandet HF til å fornye leieavtale med Lillehammer Boligstiftelse på vilkår slik de fremkommer av saken. 4

19 REGIONAL ELEKTRONISK PASIENTJOURNALLØSNING (EPJ) 1. Styret godkjenner gjennomføring av prosjektet Regional EPJ Standardisering innenfor en kostnadsramme på 363,2 millioner kroner. 2. Styret godkjenner gjennomføring av forprosjekt Regional EPJ Konsolidering innenfor en kostnadsramme på 66,7 millioner kroner. 3. Styret ber om at realistiske gevinstrealiseringsplaner utarbeides og gjennomføres PASIENTREISER UTEN REKVISISJON FREMTIDIG ORGANISERING ETTER INNFØRING AV NY LØSNING MINE PASIENTREISER 1. Styret slutter seg til den anbefalte løsningen der pasientreiser uten rekvisisjon organisatorisk legges til fire enheter knyttet til hvert av de regionale helseforetakene og Pasientreiser ANS. 2. I løpet av ett år etter at ny løsning er satt i full drift, skal det fremmes en plan for overføring av de regionale enhetene til Pasientreiser ANS MØTEPLAN FOR STYRET I HELSE SØR-ØST RHF I 2017 Styret godkjenner møtekalender 2017 der følgende styremøter inngår: Torsdag 2. februar Hamar Torsdag 9. mars Oslo Onsdag 27. (seminar) og torsdag 28. april Hamar Torsdag 15. juni Oslo Torsdag 14. september Hamar Torsdag 19. oktober Oslo Onsdag 15. (seminar) og torsdag 16. november Hamar Torsdag 14. desember Oslo 5

20 I tillegg planlegges det en samling med alle helseforetaksstyrene i februar/mars REVISJONSPLAN FOR KONSERNREVISJONEN HELSE SØR-ØST Styret godkjenner revisjonsplan INSTRUKS FOR STYRETS REVISJONSUTVALG OG INSTRUKS FOR KONSERNREVISJONEN HELSE SØR-ØST 1. Styret godkjenner revidert instruks for styrets revisjonsutvalg. 2. Styret godkjenner revidert instruks for konsernrevisjonen Helse Sør-Øst ORIENTERINGSSAK: FORSKNING OG INNOVASJON TIL PASIENTENS BESTE - NASJONAL RAPPORT FRA SPESIALISTHELSETJENESTEN 2015 Styret tar rapporten "Forskning og innovasjon til pasientens beste. Nasjonal rapport fra spesialisthelsetjenesten 2015" til orientering ORIENTERINGSSAK: BESLUTNINGSFORUM FOR NYE METODER - ÅRSOPPSUMMERING 2015 Beslutningsforum for nye metoders årsoppsummering for 2015 tas til orientering. 6

21 OREINTERINGSSAK: RAPPORT FOR MILJØ OG SAMFUNNSANSVAR Styret i Helse Sør-Øst tar Rapport for miljø og samfunnsansvar for Helse Sør-Øst 2015 til orientering ORIENTERINGSSAK: IKT-INFRASTRUKTURMODERNISERING I HELSE SØR-ØST (LANGSIKTIG SAMARBEIDSAVTALE INNEN IKT-INFRASTRUKTUR) Styret tar redegjørelsen om arbeidet med IKT-infrastrukturmodernisering til orientering. Protokolltilførsel fra styremedlem Svein Øverland: Det forutsettes at det utarbeides et reelt, oppdatert, realistisk og godt alternativ i egen regi som er basert med tilsvarende rammevilkår som for en eventuell ekstern partner ORIENTERINGSSAK: STYRESAKER I HELSE SØR-ØST RHF STATUS OG OPPFØLGING Styret tar den fremlagte oversikten over status og oppfølging av styrevedtak til og med mars 2016 til orientering ORIENTERINGSSAK: ÅRSPLAN STYRESAKER Årsplan styresaker tas til orientering. 7

22 HELSE SØR-ØST 8

23 ORIENTERINGSSAK: DRIFTSORIENTERINGER FRA ADMINISTRERENDE DIREKTØR Styret tar driftsorienteringer fra administrerende direktør til orientering. Andre orienteringer 1. Styreleder orienterer 2. Foreløpig protokoll fra møte i brukerutvalget Helse Sør-Øst RHF 8. og 9. mars Godkjent protokoll fra møte i revisjonsutvalget 7. mars Foreløpig protokoll fra møte i revisjonsutvalget 4. april Brev fra Ski Sykehus Venner datert 14. mars Brev fra Skien kommune datert 5. april Brev fra Vestfold fylkeskommune datert 15. april E-post fra styret i regionsamarbeidet Østre Agder datert 19. april Protokoll datert 20. april 2016 fra drøftinger mellom Helse Sør-Øst RHF og de konserntillitsvalgte vedr styresak Pasientreiser uten rekvisisjon fremtidig organisering etter innføring av ny løsning TEMASAK: TEMA: Nytt sykehus i Drammen, Vestre Viken HF. Orientering ved styreleder og administrerende direktør i Vestre Viken HF Møtet hevet kl. 15:45 9

24 Hamar, 21. april 2016 Ann-Kristin Olsen Styreleder Anne Cathrine Frøstrup Nestleder Eyolf Bakke Kirsten Brubakk Terje Bjørn Keyn Bernadette Kumar Geir Nilsen Truls Velgaard Sigrun E. Vågeng Svein Øverland Tore Robertsen styresekretær 10

25 HELSE e!v SØR ØST Heise Sør-Øst RIHF Postboks Hamar Telefon: Telefaks: Org.nr DOKUMENTET ER MOTTATT/APNET Vestre Viken HF Postboks DRAMMEN 1 7 MAR s-~ Vår referanse: 14/ Saksbehandler: Birger Stamsø, Deres referanse: Dato: Fullmakt fra Helse Sør-Øst - samlokalisering av sykehuspsykiatrien på Blakstad Helse Sør-Øst R:E-W viser til oversendelse av styresak57/2015 fm Vestre Viken HF, i e-post datert 5. januar I denne saken har styret i Vestre Viken HF vedtatt at atbeidet med å reise et nytt permanent bygg for en samlet akuttpsykiatri på Blakstad ikke videreføres, men at atbeidet med å flytte virksomhet fm Lier til Blakstad i stedet gjennomføres ved å etablere midlertidige bygg og ombygging av eksisterende bygg på Blakstad. Samlet investeringskostnad for disse tiltakene utgjør 82 mill. kr., og dette forutsetter administrativ godkjenning i Helse Sør-Øst R:E-W. Ttltakene er planlagt med 28 mill. kr. i 2016 og 54 mill. kr. i Økonomien i prosjektet er vurdert på bakgrunn av Vestre Viken HFs søknad og informasjon i styresakene 57/2015 og 42/2015. Helse Sør-Øst R:E-W legger til grunn Vestre Viken HFs vurdering om at alternativ B 1/B2 gir lavest driftskostnader blant alternativene. Sett opp mot investeringskostnaden, som er vesentlig lavere enn alternativ A med større og permanent utbygging, vurderes den økonomiske situasjonen etter gjennomført alternativ B 1/B2 som akseptabel Helse Sør-Øst R:E-W vil dermed kunne akseptere investeringsplanene på Blakstad, men vil samtidig understreke at den permanente løsningen for samling av akuttpsykiatrien i Vestre Viken HF ikke er vedtatt, og at framtidig bruk av Blakstad derfor må sees i sammenheng med videre prosess for sykehusplanene i foretaket. Med vennlig hilsen Helse Sør-Øst R:E-W Cathrine M Lofthus administrerende direktør ~~ Atle Brynestad konserndirektør Helse Sør-Øst er den statlige he/seforetaksgruppen som har ansvar for spesialisthe/setjenestene i Østfold, Akershus, Oslo, Hedmark, Oppland, Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust-Agder og Vest-Agder. Virksomheten er organisert i ett morselskap, Helse Sør-Øst RHF, og 11 datterselskap. l tillegg leveres sykehustjenester i regionen av private ideelle sykehus, private leverandører og avtalespesialister.

26 Oppdatert 2.mai 2016 Styrets arbeid vår 2016 Måned Februar Mars April Mai Juni Dato og tid 19 kl kl kl kl kl Sted Gardemoen Wergelandsgt 10 Wergelandsgt 10 Ambassadeur Hotel, Bærum Drammen Drammen Drammen Saker Beslutningssaker 1. Oppdrag og bestilling Årlig melding Virksomhetsrapportering januar Beslutningssaker 1. Virksomhetsrapport pr 31.mars Orienteringssaker Beslutningssaker 1. Nytt sykehus 2. ØLP BRK idefaserapport Orienteringssaker 4. Status strategi for pasientsikkerhet og kvalitet 5. Oversikt over eksterne tilsyn AMK sentralens framtid 7. Referater med mer o Brukerutvalg o SKU o HAMU o HSØ o Foretaksprotokoll Merk Foreløpig årsregnskap februar: Felles styreseminar HSØ og HFstyrene Gardemoen Beslutningssaker 1. Årsberetning og årsregnskap 2015 a. Status vedtak i styret 2. Virksomhetsrapportering Orienteringssaker 1. NVVS konseptrapport 2. BRKidefaserapport 3. Orienteringer/ referater med mer ØLP planforutsetninger Årsrapport Revisor til stede. Pasientombudet. Orienteringssaker 4. Referater med mer 5. Lønnsoppgjør/hoved -oppgjør/beredskap Tema Bærum sykehus + KMD Beslutningssaker 1. Virksomhetsrapportering 2. 1.tertial 2015 inkl. oversikt HMS og risikovurdering 3. Eksterne tilsyn 4. Ledernes ansettelsesvilkår Risikostyring i Vestre Viken 6. LGG Orienteringssaker 1. Budsjettprosess Salg Helgerud 3. Sikkerhet i sykehus 4. Referater med mer 5. Strategisk kompetanseplan 6. Årsrapport HAMU Reguleringsplan NVVS områdeplan Kommunedialog helsesamarbeidet 16. juni /Øvre Eiker Virksomhetsrapportering ev. ettersendelse av sak på grunn av interne frister i HSØ og klinikker i Vestre Viken /regnskapsavslutninger

27 Oppdatert 2.mai 2016 Styrets arbeid høst 2016 Måned September Oktober November Desember Dato og tid 26 kl kl kl kl Sted Hallingdal sjukestugu Haugesgate 89, Drammen (Avdeling for rus og avhengighet) Kongsberg Wergelandsgt 10 Drammen Saker Merk Tema Samhandling Beslutningssaker tertial 2016 a. PasOpp 2015 b. Risikovurdering 2. Møteplan styret 2017 Orienteringssaker 3. Referater med mer Åpning av nybygg markering Styret møtes søndag kveld 25. Tema Brukerutvalg Psykisk helse og rus/ara Beslutningssaker 1. Virksomhetsrapporte ring Orienteringssaker 2. HR strategi - statusmelding 3. ØLP investeringer konsekvensanalyser 4. Referater med mer Dialogmøte med brukerutvalget Tema Kongsberg sykehus Budsjett 2017 Beslutningssaker 1. Virksomhetsrappor tering Orienteringssaker 2. Referater mm Styreseminar budsjett 2017 Tema Drammen sykehus PHT Beslutningssaker 1. Virksomhetsrapp ortering 2. Budsjett og mål Overordnet risikovurdering av foretaket Orienteringssaker 4. Medarbeiderundersø kelsen Referater mm Styreevaluering 2016 Julemiddag for styret i etterkant av møtet. Virksomhetsrapportering ev. ettersendelse av sak på grunn av interne frister i HSØ og klinikker i Vestre Viken /regnskapsavslutninger