Møtet starter kl med saksbehandling etter saklista, med innlagt lunsj kl

Transkript

1 Møteinnkalling Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 102, Fylkeshuset, Molde Dato: Tid: 10:30 Forfall skal meldast til utvalssekretær Gunn Elin Nygård, tlf eller e-post som kallar inn varamedlem. Varamedlemer møter berre etter eiga innkalling. Folkevalde, både medlemer og varamedlemer, plikter å møte jf kommunelova 40 nr. 1, med mindre det ligg føre gyldig forfall. Grunn til forfallet skal difor opplysast. Den som ønskjer å stille spørsmål om sin habilitet i ei sak jf forvaltningslova 6 og kommunelova 40 nr. 3 skal melde inn dette til utvalsekretæren eller juridisk avdeling i god tid før møtet. Dette også grunna eventuell innkalling av varamedlem jf forvaltningslova 8 3.ledd. Møtet starter kl med saksbehandling etter saklista, med innlagt lunsj kl I sak Ko-26/15 møter representant frå administrasjonen og BDO. Det blir gitt ei orientering om fylkeskommunens pensjonsplikter v/rådgivar Rune Trones, KLP, og representantar frå økonomiseksjonen, ca kl Personalsjef Dag Lervik møter ved behandlinga av RS-10/15 (etter orienteringa frå KLP). Det er sett opp slik sakliste: Side1

2 Saksnr Innhold Uoff KO 26/15 Forvaltningsrevisjonsrapport nr 1/ Bruttoanbod i bussdrifta KO 27/15 Utkast til nytt reglement for kontrollutvalet, kontrollutvalet sitt sekretariat og om revisjonsordninga i Møre og Romsdal fylkeskommune KO 28/15 Økonomiplan med budsjett 2016 for Sentrale kontrollorgan KO 29/15 Vedrørande prosedyren for val av kontrollutval KO 30/15 Økonomirapport pr 30. juni 2015 for Sentrale kontrollorgan KO 31/15 Arbeidstilsynet - rapport frå tilsyn ved Haram vgs og Ulstein vgs KO 32/15 Arbeidstilsynet - tilsyn ved DTK Brattvåg KO 33/15 Rapport om utført revisjonsarbeid pr. 15. august 2015 RS 10/15 Kontrollsjefstillinga, utvida søkjarliste (ikkje off., Offl. 25) RS 11/15 Utskrift av møteprotokollen til fylkestinget RS 12/15 Referat frå møte i styringsgruppa , ny revisjonsordning RS 13/15 Finansrapport pr X Godkjenning av protokoll Side2

3 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2015 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO 26/15 Kontrollutvalet Fylkestinget Forvaltningsrevisjonsrapport nr 1/ Bruttoanbod i bussdrifta Bakgrunn Fylkestinget vedtok i sak T-51/13 å be kontrollutvalet å gjennomføre ein forvaltningsrevisjon knytt til overgangen frå nettokontraktar til bruttoanbod i bussdrifta. Det var venta at det nye regimet ville gi fylkeskommunen administrative utfordringar, i tillegg til at dei fastsette økonomiske rammene vart utfordra av endringar nye krav til materiell, tilpassing av ruter m.v. Det var ønske om å sjå på om ein fekk utnytta betre og i tilfelle meir effekt av busstilbodet, og få evaluert dei økonomiske verknadene. Fylkeskommunen er framleis i ein overgangsfase frå nettokontraktar til bruttoanbod ettersom berre eit fåtal bussruter er på bruttokontrakt. Undersøkinga ville dermed meir bli ei undervegstudie over status så langt. Kontrollutvalet slutta seg til ein prosjektplan i sak Ko-50/14, og fylkesrevisjonen beden om å gjennomføre prosjektet. Av ressursmessige omsyn som følgje av vakansar i stillingar, valde fylkesrevisjonen å setje undersøkinga ut i marknaden. Etter ein anbodsrunde vart revisjonsselskapet BDO valt som utførar. BDOs rapport følgjer vedlagt. I rapporten er høyringssvaret frå samferdselsavdelinga tatt inn i kap I ei hektisk fase i slutten av sommarferien vart ikkje alle merknader følgd opp i høyringsversjonen, men skal vere retta i den endelege versjonen av rapporten. Samferdselssjefen bad om å få den endelege versjonen til gjennomsyn og ev. kommentar. Dersom samferdselssjefen finn å ville gi ein endeleg kommentar til rapporten vil den bli sendt medlemene ev. lagt fram i møtet, og følgjer saka vidare. Innleiingsvis i rapportdokumentet er det eit samandrag av innhaldet i rapporten. Ein representant frå BDO vil vere til stades i kontrollutvalet ved behandlinga av rapporten. Side3

4 Side 2 Problemstillingar og konklusjonar I bestillinga frå fylkestinget var det formulert ei overordna problemstilling med slik ordlyd: Kva har fylkeskommunen oppnådd så langt med overgangen til bruttoanbod innan bussdrifta? Det vart i prosjektsplanen skissert tre underproblemstillingar som oppdragstakaren skulle undersøke og konkludere på. Følgjande problemstillingar vart valt, med BDOs konklusjon: 1. Korleis er fylkeskommunens organisert for å handtere anbod og kontraktsadministrasjon? BDO: Samferdselsavdelinga auka bemanninga i eigen organisasjon frå 2008 for å handtere anbodsprosessen i forkant av den første konkurranseutsetjinga av bruttokontraktar. Marknadsaktivitetar og ruteplanlegging har ikkje gjeve den ønskte effekten, då det har vore nedgang i passasjertalet i den analyserte perioden. 2. Kva er forskjellen i kostnadsnivå mellom netto- og bruttokontraktane? BDO: Det har vore utgiftsauke på rutebilproduksjon i heile perioden der det har vore bruttokontraktar. Utgiftsveksten har vore større for dei rutene som har hatt bruttokontraktar enn ruter med netto-kontraktar. Nettoutgifta uttrykt i kroner per vognkilometer auka med 12,9% det året bruttokontraktane starta i Dei administrative utgiftene har auka med 75% i femårsperioden, og har samanheng med utvikling av bruttokontraktar, men utgifter til eit forlik med Nettbuss AS er også ei vesentleg forklaring. Andre nye driftsutgifter til ruteinformasjon, marknadsarbeid, kundesenter og billetteringssystem har vore på ca. 20 mill. årleg i perioden, medan investeringar i billetteringssystemet FARA har vore på 13,1 mill. i perioden. 3. I kva grad er måla med overgangen til anbod og bruttokontraktar nådde? BDO: Fylkeskommunen har ikkje nådd målet om auke i talet på reisande med kollektivtransport. Elles har fylkeskommunen fått eit betre billetterings-, informasjonsog merkevaresystem, som vi oppfattar som tilstrekkeleg for kravet i fylkesplanen. BDO har ikkje foreslått konkrete tiltak eller anbefalingar, men meiner det må gjerast ytterlegare tiltak for å nå målet om at ein større del av folket gjer seg nytte av kollektivtransporten, sidan fylkeskommunens sjølv har ansvaret for inntektsutviklinga ved bruttoanbod. Vurdering Inntrykket frå undersøkinga er at overgangen til bruttoanbod så langt har blitt forholdsvis kostbar for fylkeskommunen. Det var venta at fylkeskommunen fekk eit meir omfattande arbeid med anbodsprosessane, ansvaret for marknadsaktivitetar og billettering m.m., og store eingongskostnader med billetteringssystemet. Driftskostnadene vil venteleg stabilisere seg over tid, og kostnaden pr reise gå ned dersom enno fleire gjer seg nytte av busstilbodet. Effektane av overgangen til bruttoanbod synest det likevel for tidleg å seie noko om utover det som går fram av rapporten. Side4

5 Side 3 Forslag til vedtak: Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Bruttoanbod i bussdrifta» til vitande. Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Rapport nr 1/ Bruttoanbod i bussdrifta Side5

6 Rapport Forvaltningsrevisjon av bruttoanbod i bussdrift Møre og Romsdal fylkeskommune, kontrollutvalet Oslo, 18. august 2015 Bilde: Shutterstock Rapporten er utarbeidd for oppdragsgjevar, og dekkjer berre dei føremål som er avtalte med denne. All annan bruk og distribusjon skjer for oppdragsgjevars rekning og risiko. BDO vil ikkje kunne gjerast ansvarleg ovanfor ein tredjepart. Side6

7 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift Innhaldsliste 1. Samandrag Innleiing Bakgrunn og føremål Metode og gjennomføring Avgrensing og innskrenkingar Vurdering av organisering knytt til bussdrift Problemstilling og revisjonskriterium Faktaomtale Våre vurderingar av organisering av bussdrifta organisasjonen blei forsterka med tanke på bruttokontraktar, men marknadsaktivitetane har ikkje gjeve den ønskte effekten på passasjerutviklinga Vår konklusjon når det gjeld organisering av bussdrifta Vurdering av utgiftsnivået på netto- og bruttokontraktar Problemstilling og revisjonskriterium Faktaomtale Vår vurdering av utgiftsnivået på netto- og bruttokontraktar utgiftsveksten har vore større for bruttokontraktane, og både administrative utgifter og drifts- og investeringsutgifter har auka betydeleg som følgje av innføring av bruttokontraktar Vår konklusjon når det gjeld utgiftsnivået på netto- og bruttokontraktar Vurdering av måloppnåing ved overgang til bruttoanbod Problemstilling og revisjonskriterium Faktaomtale Våre vurderingar av måloppnåing ved overgang til bruttoanbod målet om auking i talet på reisande er ikkje nådd. Fylkeskommunen har fått betre system for billettar, informasjon og bygging av merkevare Vår konklusjon når det gjeld måloppnåing Høyring Uttale frå fylkeskommunen Revisors kommentarar til høyringa Vedlegg Oversikt over motteken dokumentasjon Side 2 av 30 Side7

8 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift 1. Samandrag Kontrollutvalet i Møre og Romsdal har avgjort at det skal gjennomførast ein forvaltningsrevisjon av bruttoanbod i bussdrift. Fylkeskommunen har tidlegare praktisert ordning med nettoanbod, men har i den seinare tida nytta bruttoanbod. Fylkeskommunen gjekk over til bruttokontraktar på rutestrekninga Ålesund og Giske i 2012, mens Sula kom over i 2013 med operatør Nettbuss AS. For rutene i Kristiansund, Smøla, Averøy og Aure gjekk fylkeskommunen over til bruttokontraktar i 2014 med operatør Tide AS. Føremålet med forvaltningsrevisjonen er å vurdere kva fylkeskommunen har oppnådd så langt med bruttoanbod innan bussdrift, og kontrollutvalet har vedteke følgjande problemstillingar: Problemstillingar 1 Har fylkeskommunen tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse til å løyse sine oppgåver knytt til bruttokontraktar? 2 Kva er skilnaden i kostnadsnivå mellom netto- og bruttokontraktar? 3 I kva for grad er måla med overgangen til bruttoanbod nådd? Figur 1: Forvaltningsrevisjonens problemstillingar. Når det gjeld den første problemstillinga er det vår oppfatning at samferdselsavdelinga auka bemanninga for å møte bruttoanbodsregimet allereie frå 2008, og at organisasjonen auka frå seks årsverk i 2010 til 13 årsverk i 2014 knytt til bilruter. Marknadsaktivitetar og ruteplanlegging har ikkje gjeve den ønskte effekten, då det har vore ein svak nedgang i passasjertal i den analyserte perioden. Organisasjonen har i avgrensa grad vurdert anbodsstrategiar i samband med bruttokontraktar, men styrkte bemanninga i god tid før første bruttoanbod var sett i drift i I den andre problemstillinga viser våre analysar at det har vore utgiftsauke på rutebilproduksjon i heile perioden der det har vore bruttokontraktar. Utgiftsveksten har vore større for dei rutene som har hatt bruttokontraktar enn ruter med nettokontraktar. Nettoutgifta uttrykt i kroner per vognkilometer auka med 12,9% det året bruttokontraktane starta i Dei administrative utgiftene har auka med 75% i femårsperioden, og har samanheng med utvikling av bruttokontraktar. Andre nye driftsutgifter til ruteinformasjon, marknadsarbeid, kundesenter og billetteringssystem har vore på ca. 20 mill. etter starten av bruttoanboda, mens investeringar i billetteringssystem har vore på 13,1 mill. i perioden. Avslutningsvis blei måloppnåinga vurdert. Vi konkluderer med at fylkeskommunen ikkje har nådd målet om auke i talet på reisande med kollektivtransport. Elles har fylkeskommunen fått eit betre billetterings-, informasjons- og merkevaresystem, som vert oppfatta å imøtekomme kravet i fylkesplanen. Forvaltningsrevisor vel å ikkje føreslå konkrete tiltak. Vurdering av ei avgjerd om å gå over til bruttoanbod ligg utanfor revisors mandat, sjølv om det vert konstatert både at utgiftene har auka betydeleg og at talet på reisande med kollektivtrafikk går noko ned. Det er sannsynleg at når organisasjonen har fått gjort nødvendige investeringar i ressursar og system, vil driftsutgiftene stabilisere seg. Likevel må det gjerast tiltak for å nå målet om ein auka andel av befolkninga på kollektivtransport. Dette ansvaret får direkte økonomisk tyding for fylkeskommunen i eit regime med bruttokontraktar då den får ansvar for inntektsutviklinga. Side 3 av 30 Side8

9 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift 2. Innleiing 2.1. Bakgrunn og føremål Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal har på vegne av kontrollutvalet i fylkeskommunen engasjert BDO AS (BDO) til å gjere forvaltningsrevisjon av bruttoanbod i bussdrifta. BDO har inngått avtale med Vista Analyse as som underleverandør for delar av prosjektet. Det overordna føremålet med denne forvaltningsrevisjonen er å gjere greie for kva fylkeskommunen så langt har oppnådd med overgangen til bruttoanbod innan bussdrift. Fylkeskommunen gjekk over til bruttokontraktar på rutestrekninga Ålesund og Giske i 2012, medan Sula kom over i 2013 med operatør Nettbuss AS. For rutene i Kristiansund, Smøla, Averøy og Aure gjekk fylkeskommunen over til bruttokontraktar i 2014 med operatør Tide AS. (Rutene for Molde og Gjemnes kom frå 2015, altså utanfor analyseperioden i dette prosjektet.) Overgangen frå forhandla nettokontraktar til bruttokontraktar gjennom anbod er krevjande og inneber ikkje berre ulike kontraktuelle tilhøve, men også profesjonell kompetanse i fylkesadministrasjonen om innkjøp og kontraktsforvaltning. Det er få leverandørar i marknaden, og det er sjeldan at alle gjev inn tilbod på slike kunngjeringar. Busselskapa har høg kompetanse på ulike former for anbodsprosessar, og fylkesadministrasjonane si handtering vil difor ofte vere avgjerande for ein vellukka konkurranse og å tiltrekkje seg tilbydarar til fornuftige prisar uavhengig om det var valt netto- eller bruttokontraktar. I denne rapporten presenterer vi resultatet av forvaltningsrevisjonen som viser vår vurdering av fylkeskommunens overgang til bruttokontraktar. Det vert gjeve ein samla konklusjon for kvar problemstilling. Oversikt over problemstillingar Kontrollutvalet har behandla prosjektskisse som grunnlag for forvaltningsrevisjonen, der den overordna problemstillinga var: Kva har fylkeskommunen oppnådd så langt med overgangen til bruttoanbod innan bussdrifta? Etter behandling av prosjektet er det vedteke følgjande problemstillingar: 1. Korleis er fylkeskommunen organisert for å handtere anbod og kontraktsadministrasjon? 2. Kva er skilnaden i kostnadsnivå mellom netto- og bruttokontraktane? 3. I kva for grad er måla med overgangen til anbod og bruttokontraktar nådd? Rapporten nyttar omgrepet «utgifter» i staden for «kostnader», då dette er mest i samsvar med dei kommunaløkonomiske omgrepa. Der problemstillinga er referert, vert omgrepet derifrå nytta. Generelt om revisjonskriterium Revisjonskriterium er kjelder som er normgjevande eller styrande for dei spørsmåla som vert vurderte. Det kan vere lover og forskrifter, reglement og instruksar, normer og standardar for yrkesutøving, vedtak osv. Dette prosjektet er primært ein analyse av overgangen til bruttoanbod, og forankringa er fylkeskommunens vedtak og mål. Kriteria er førte opp under dei respektive problemstillingane Metode og gjennomføring I hovudsak er følgjande metodar nytta i dei ulike fasane i undersøkinga: - Analyse av utgiftsdata, passasjerutvikling, KOSTRA-statistikk Side 4 av 30 Side9

10 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift - Dokumentanalysar, medrekna styrande dokument og saksframlegg - Intervju med samferdselssjef, assisterande samferdselssjef, seksjonsleiar drift kollektiv og to økonomirådgjevarar innan samferdsel. Revisors vurderingar byggjer i stor grad på mottekne dokument og informasjon gjennom intervjua. Referatet frå dette er i samsvar med revisjonsstandarden blitt verifisert av informantane. Det har også vore telefonisk kontakt med samferdselsavdelingas kontaktperson gjennom prosjektet. I tilknyting til vurderingane er det visuelt brukt symbol. Desse gjev uttrykk for vår subjektive oppfatning av kvalitet i rutinar og internkontroll i vurderingane. Symbola representerer ikkje ein garanti for den reelle kvaliteten i rutinane og kommunens vurderingar, men er basert på innhenta informasjon. Det vil alltid vere ein risiko for at tilhøve som ikkje er omfatta av revisjonen, vil kunne ha ført med seg ein annan konklusjon. Symbolbruken og skildringa av denne er slik: Symbol Raud Gul Grøn Vurdering av kvalitet Kvaliteten må betrast Det analyserte forholdet møter ikkje den forventa standarden eller kravet i forhold til målekriteria. Kvaliteten bør betrast Det analyserte forholdet møter ikkje alle aksepterte standardar eller krav i forhold til målekriteria. Kvaliteten er tilfredsstillande Det analyserte forholdet møter dei fleste aksepterte standardar og krav. Figur 2: Visualisering av subjektiv oppfatning av kvalitet Avgrensing og innskrenkingar Dette er ein forvaltningsrevisjon av organisasjon, utgiftsutvikling og måloppnåing med bruttoanbod på bussdrift. Nokre analysar byggjer på rekneskapsdata, men vi reviderer ikkje riktigheita av rekneskapstala som dei er, men brukar uttrekk frå rekneskapssystemet. På same måten nyttar vi den statistikken som fylkeskommunen har gjeve til SSB om samferdselssektorens økonomi og tenestedata (KOSTRA). Vi brukar også data frå billettsystemet utan å ha revidert dette grunnlaget. Når det gjeld organisasjonen har vi fått oversikt over tilsette og roller utan at vi har kontrollert kompetansen nærare. Analysar, vurderingar, konklusjonar og forslag til tiltak byggjer på den informasjonen som er motteken. Gjennom høyringa vil omtalen av fakta bli verifisert, men det kan fortsatt vere opplysningar som av ulike grunnar ikkje har blitt lagde fram, og som kunne gje andre vurderingar og konklusjonar enn det rapporten byggjer på. Vårt arbeid er gjennomført innanfor ei avgrensa tidsramme og tidsperiode, og omfanget og fullstendigheita av analysane som er føretekne, må sjåast i lys av dette. Vi kan ikkje gå god for at alle relevante tilhøve er avdekka eller analyserte. Vi har forsøkt å verifisere delar av informasjonen vi har motteke, men dette er på ingen måte å sjå på som ein ordinær revisjon eller ein avgrensa revisjon. Dersom vi har motteke uriktig eller ufullstendige opplysningar, har vi ikkje hatt høve til å avdekkje dette ut over overordna vurderingar av kva som er rimeleg. Side 5 av 30 Side10

11 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift 3. Vurdering av organisering knytt til bussdrift 3.1. Problemstilling og revisjonskriterium Den første problemstillinga er: Korleis er fylkeskommunen organisert for å handtere anbod og kontraktsadministrasjon? Gjennom vedtak av fylkesplanen er det m.a. uttrykt ei satsing med mål om å fremje ei regional utvikling ( ) med m.a. eit effektivt og tilgjengeleg transportsystem. Ifølgje måleindikatorane skal samferdselsavdelinga arbeide for å gjere det meir attraktivt å reise kollektivt gjennom: - Å ha eit billetteringssystem som samordnar all publikumsinformasjon på buss, ferje og hurtigbåt er innkjøpt og utprøvd i løpet av medio Å ha enklare billettering i form av nettbutikk for påfylling av reisekort er oppretta og fungerer godt i løpet av medio Å gje ein status på arbeidet med posisjon og merkevarestrategi medio Desse resultatmåla vil både direkte og indirekte ha noko å seia for korleis samferdselsavdelinga organiserer seg for å kunne gjere satsingane. (Fylkeskommunens mål og måloppnåing vert behandla nærare under problemstilling 3.) Ut over desse meir overordna styringssignala er det ikkje gjeve konkrete mål eller resultatindikatorar for korleis organisasjonen skal gå i møte med ein situasjon med endringar i kontraktsystemet for rutebiltransport ved overgang til anbod og bruttokontrakt. Det inneber at fylkeskommunen tek ansvar for inntektssida i rutebiltransporten med det som følgjer av kompetanse og system for marknadsføring, anbodsregime og IT-system. Utan at det kan seiast å vere konkrete revisjonskriterium, vil vurderingane av organisasjonen innebere analysar av oppbygging, kompetanse, samarbeid med andre fylkeskommunar og eksterne ressursar og dessutan kompetanse til handtering av marknadsansvaret i eit bruttoanbodssystem Faktaomtale Organisasjon Det er motteke tre organisasjonskart som viser samferdselsavdelinga i høvesvis 2010, i 2011 og i Organiseringa kan kort beskrivast slik: 2010 Avdelinga bestod av samferdselssjef, ass. samferdselssjef og 19 saksbehandlarar. Organisasjonen var ikkje seksjonert, og hadde ein flat struktur. I tillegg hadde Trafikanten AS dagleg leiar pluss 9 saksbehandlarar Avdelinga bestod som i 2010 av samferdselssjef, ass. samferdselssjef og 19 saksbehandlarar. Desse 19 blei fordelte med åtte i stab, åtte i seksjon kollektiv og tre i seksjon infrastruktur. Trafikanten AS har dagleg leiar pluss 10 saksbehandlarar Avdelinga består no av samferdselssjef, ass. samferdselssjef og ein stab kalla «ressurs» beståande av 1+4 tilsette. Ass. samferdselssjef er inkludert i ressurs-seksjonen. Organisasjonen er vidare delt i fire fagseksjonar med kvar sin leiar. Fagseksjon forvaltning og utvikling består av 1+9 tilsette, fagseksjon drift 1+6 tilsette, fagseksjon marknad 1+18 tilsette og fagseksjon infrastruktur 1+4 tilsette. Side 6 av 30 Side11

12 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift I perioden frå 2010 til no i 2015 har berre éin person slutta (i 2015), og nye tilsette er rekrutterte dels frå privat verksemd og frå andre offentlege verksemder. Dei individuelle arbeidsområda er oppgjevne. Vi har ikkje vurdert kompetansen hjå den einskilde tilsette gjennom utdanning og relevant erfaring. Talet på årsverk kan lesast av i denne tabellen (her ført opp for tilsette og årsverk (100% stillingar) knytt til rutebil utanom FRAM kundesenter (tidlegare Trafikanten AS): Årsverk Tabell 1: Oversikt over talet på årsverk i rutebil utanom FRAM kundesenter Kjelde Samferdselsavdelinga. Samferdselsavdelinga opplyser at oppbygging av ressursar med tanke på nytt anbodsregime starta allereie i 2008 då det blei tilsett eigen jurist og eigen prosjektleiar på elektronisk billetteringssystem. I 2009 blei avdelinga ytterlegare styrkt ved tilsetjing av to ruteplanleggjarar og eigen innkjøpar. Desse stillingane er knytt til rutebil. Samferdselsavdelinga har kjøpt eksterne tenester både til bistand i gåande drift og knytt til innkjøp av IT-system. Følgjande oversikt er gitt: År Drift Investering Sum SUM Tabell 2: Kjøp av konsulenttenester knytt til drift (konto 12701) og investeringar (konto 02701) med omsyn til bussdrift, Kilde Samferdselsavdelinga. Generelt om krav til kompetanse Vi oppfattar kompetansekrav knytt til tidlegare nettokontraktar primært å vere knytt til forhandlingsfasen (eller -fasane) ved inngåing av kontrakten (eller kontraktane), og deretter rein administrativ oppfølging av utført rutekøyring og samanhangande økonomisk oppgjer gjennom kontraktsperioden. Kompetansekrav knytt til fylkeskommunens innføring av bruttokontraktar ved bruk av anbod er todelte. Å gjennomføre ein anbodsprosess set andre krav til kompetanse i organisasjonen enn rein administrasjon og oppfølging av ein nettokontrakt. Ein anbodsprosess av større bussanbod er noko fylkesadministrasjonen gjennomfører sjeldsynt då kontraktane gjerne varer frå sju til ti år. Anbodsprosessar for bussanbod er vidare forskjellige frå andre innkjøp som fylkesadministrasjonen gjennomfører, sjølv om det er likskapstrekk med ferjekontraktar. Vidare er det ein ofte lang planleggingsfase for bussanbod, både utarbeiding av konkurransegrunnlaget, fristar som gjeld for utsending, innlevering av tilbod og førebuing til oppstart for den vinnande tilbydaren. Alt etter kva for grunnlag fylkesadministrasjonen har kan ei slik gjennomføring krevje 2-3 år. Administrasjon og oppfølging av ein inngått bruttokontrakt set vidare krav til spesifikk kompetanse, m.a. til billett- og sanntidssystema. Samtidig har fylkeskommunen gjerne ansvaret for ei kontinuerleg ruteplanlegging med tanke på til ei kvar tid å optimalisere rutestruktur og avgangar/frekvensar. Side 7 av 30 Side12

13 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift Vidare har fylkeskommunen eit marknadsansvar i ein tradisjonell, rein bruttokontrakt ved at marknadsføring, profilering, kampanjar m.m. kontinuerleg skal setjast i verk slik at det legg grunnlaget for ein stadig vekst i passasjertalet. Den økonomiske oppgjersforma med busselskapa i ein bruttokontrakt er relativ enkel, og krev erfaringsmessig noko, men ikkje omfattande, økonomisk kompetanse innan økonomi og rekneskap. Administrasjon av nettokontraktar Dei noverande og tidlegare nettokontraktane blei inngåtte gjennom forhandling, med eitt eller fleire moglege busselskap utan bruk av anbod. Slike forhandlingar krev også kompetanse og arbeid med førebuingar, spesielt gjennom klargjering av forhandlingsgrunnlaget, målsetjingar og økonomiske rammer. Ein nettokontrakt vert basert på ei rollefordeling ved at busselskapa sjølve står for ruteplanlegginga og har ansvaret for billettsystemet. På den måten sit også busselskapa inne med nesten all informasjon og statistikk over passasjerar, belegg og utnytting av tilgjengeleg kapasitet. Dette er ei historisk kjensgjerning som har ført med seg at grunnlaget for overgangen til anbod, der fylkeskommunane skal gjera greie for historisk statistikk, ofte har vore mangelfull. Vi har i denne forvaltningsrevisjonen ikkje vurdert fylkeskommunens organisering av nettokontraktane, medrekna om statistisk informasjon har vore og er optimal for seinare anbodsprosessar. Vi har heller ikkje vurdert kompetansen ved forhandling av nettokontraktane Administrasjon av bruttokontraktar Etter at ein bruttokontrakt er inngått, skal han først følgjast opp med tanke på busselskapets førebuingar. Denne oppfølginga er primært knytt til det tekniske ved at materiellet blir levert i samsvar med tidsplan og spesifikasjonar. Vidare skal billett- og sanntidssystemet førebuast, både sjølve installasjonen, og dei datatekniske systema i bussane, på haldeplassar og ved det styrande baksystemet. Etter oppstart av rutekøyringa skal kontrakten følgjast opp og administrerast. Dersom ein legg til grunn at busselskapet gjennomfører rutekøyringa i samsvar med avtalte spesifikasjonar, både når det gjeld rutekøyring, materiell og kvalitetskrav elles, vil det truleg ikkje vere behov for spesifikk juridisk ekspertise. Skulle det likevel oppstå ulike grader av mishald, vil dette kunne krevje mykje av administrasjonen. Dei store utfordringane som går gjennom kontraktsperioden er å vedlikehalde rutestrukturen og kontinuerleg endre denne etter passasjerane sitt reisemønster tilpassa infrastruktur, utviklinga i busetjing, jobb, handelsmønster og pendling. For å oppretthalde og auke passasjertalet, bør organisasjonen ha betydeleg kompetanse på marknadsarbeid slik at målsetjingane om auka kollektivtrafikk kan bli oppfylte. I ein bruttokontrakt er ikkje dette busselskapa sitt ansvar med mindre det er inngått ei form for samarbeidskontrakt med delt ansvar. Ut frå KOSTRA-statistikk og tilleggsopplysningar frå samferdselsavdelinga som gjeld tal for 2014 viser følgjande tabell utviklinga i talet på reiser med bilruter i perioden : KOSTRA Samla Tal på reiser i alt, bilruter % -0,5 % -1,2 % -1,7 % Tabell 3: Oversikt over talet på reiser i rutebil Kjelde KOSTRA. Tal for 2014 er korrigert i høyring. Side 8 av 30 Side13

14 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift Fram til no har Møre og Romsdal fylkeskommune konkurranseutsett kollektivtrafikken i dei største byane og tettstadene i fylket i tillegg til ekspressrutene mellom byane. Desse kontraktane omfattar dei mest trafikkerte områda for kollektivtrafikk. Dei attverande rutene er meir distriktsprega område som tradisjonelt har færre reisande og lågare kollektivtrafikkandel. Utfordringane ved konkurranseutsetjing av busskontraktar i distrikta er difor større, iallfall annleis enn i byane. Kollektivtrafikktilbodet i tynnare busette område kan måtte baserast på ulike former for bestillingsruter, eller andre former for brukartilpassa tilbod. Kompetansen på utforming av slike konkurransegrunnlag for å oppnå ein nødvendig attraktivitet til fornuftige prisar, er utfordrande Våre vurderingar av organisering av bussdrifta organisasjonen blei forsterka med tanke på bruttokontraktar, men marknadsaktivitetane har ikkje gjeve den ønskte effekten på passasjerutviklinga Pkt. Problemstilling: 1 Grøn Vurderingar Korleis er fylkeskommunen organisert for å handtere anbodsprosessar og bruttokontraktar? Organisasjonen for dei som er knytt til bilruter har auka frå seks årsverk i 2010 til 13 årsverk i 2015, når ein held ruteopplysningstenesta utanfor. Oppbygginga av organisasjonen tok til allereie i Overgangen frå nettokontrakt til bruttokontrakt er gjennomført ved bruk av anbod. Det er vår erfaring at ein anbodsprosess bør ha ein gjennomføringsfase på 2-3 år rekna frå det første initiativet til intern planlegging i organisasjonen og fram til det valde busselskapet set si køyring i gang. Ein slik periode startar med strategisk tenking og planlegging av ein bruttokontrakt, medrekna konkurransekriterium, økonomiske oppgjersformer, ruteplanlegging, bussmateriell, miljøkrav, ansvarsfordeling m.m. Konkurransegrunnlaget skal ferdigstillast, og deretter lysast ut med ein periode på minimum 3-5 månader før kontrakten kan inngåast. Deretter skal busselskapa gjevast ca. eitt år til planlegging, bestilling av materiell og andre oppstartførebuingar før rutekøyringa vert sett i verk. Den første bruttokontrakten for Ålesund og Giske blei starta opp med iverksetjing av køyringa i Ser vi på oversikta over årsverk auka ho med to årsverk i 2012 og med nye fem årsverk i I tillegg blei det tilsett både jurist, ruteplanleggjarar, innkjøpar og prosjektleiar for elektronisk billetteringssystem før Det er normalt eit betydeleg førearbeid i ein overgang frå forhandla nettokontraktar til anbodsbaserte bruttokontraktar. Fylkeskommunen starta denne oppbygginga av organisasjonen allereie i , og synest å vere budd til dette førearbeidet, som i 2012 omfatta berre éin bruttokontrakt. I 2014 kom neste bruttokontrakt, og dette året kom altså fem nye årsverk. Organisasjonen i 2014/2015 synest meir tilpassa dei oppgåvene som samferdselsavdelinga no står overfor med tanke på auka omfang av bruttokontraktar. 2 Samferdselsavdelinga har over tid bygd opp eigen organisasjon til å handtere bruttoanbodskontraktar, og har til ei viss grad skaffa ekstern bistand som supplement til eigen kapasitet og kompetanse. Som nemnt ovanfor synest organisasjonen i 2015 å vere meir tilpassa dei oppgåvene samferdselsavdelinga står overfor for dei resterande anbodsprosessane og Side 9 av 30 Side14

15 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift Pkt. Vurderingar Grøn administrasjonen av allereie inngåtte bruttokontraktar. Det er ikkje gjort samanlikningar av organisasjonens storleik, oppbygging og kompetanse mot andre fylkeskommunar. I så tilfelle måtte vi kjenne til omfang av bruttokontraktar og ruter i andre fylkeskommunar. Eventuell mangel på eigen kapasitet og kompetanse kan kompenserast gjennom kjøp av ekstern bistand. Samferdselsavdelinga opplyser at dei normalt ikkje kjøper ekstern bistand, men at m.a. ein rettstvist med Nettbuss AS, som blei forlikt i 2013, innebar utgifter til kjøp av advokatbistand. Det er også vår vurdering at fylkeskommunen i mindre grad gjer bruk av ekstern bistand, frå kr i 2013 til 1,1 mill. i 2011 og Ved eit endra regime for bussdrift kunne det vore aktuelt å hente inn erfaringar frå andre fylkeskommunar eller andre om bruttoanbod. Mange fylkeskommunar har hatt bruttoanbod i mange år. Vi er kjende med at Møre og Romsdal fylkeskommune har vore i kontakt med m.a. fylka Vestfold (VKT), Hedmark (HET), Sør-Trøndelag (AtB) og Oslo (Ruter), og alle stadfestar at ein har hatt sporadisk kontakt med samferdselsavdelinga i Møre og Romsdal utan at det har vore eit formalisert samarbeid. 3 Organisering av marknadsaktivitetane har ikkje gjeve den ønskte effekten med tanke på passasjerutvikling, sjølv om biletet er meir samansett. Ei viktig og ny oppgåve ved ein bruttokontrakt samanlikna med ein nettokontrakt er at fylkeskommunen har ansvaret for marknadsaktivitetane. I dette ligg planlegging og gjennomføring med formål å leggje grunnlag for å oppretthalde og aller helst auke passasjertalet. (Under problemstilling 3 er måloppnåing med passasjerutviklinga drøfta, vi viser til denne.) Gul Organisasjonen i samferdselsavdelinga bør spegle dette nye marknadsansvaret. Vi ser at organisasjonen er styrkt med éin marknadsmedarbeidar i 2012 og éin i Når vi ser at talet på reiser i perioden ikkje auka slik målsetjingane var, men heller viste ein svak nedgang, har ikkje organisasjonen oppnådd den ønskte effekten av m.a. marknadsaktivitetane. Samferdselsavdelinga opplyser sjølv at ho kom seint i gang med kapasitet/kompetanse på marknadsarbeidet, og at avdelinga i den første tida baserte seg på hjelp frå informasjonsavdelinga i fylkesrådmannens stab. Likevel kan ikkje forklaringa på nedgangen i talet på reiser berre knytast til marknadsarbeidet. Bodskapen og produktet som skal seljast til innbyggjarane består ikkje minst av rutestrukturen i form av rutenett, avgangar og kilometertalet bussane køyrer, i tillegg til m.a. materiell og takstar. 4 Organisasjonen har til ei viss grad vurdert anbodsstrategiar i samband med bruttokontraktar, men styrkte bemanninga i god tid før første bruttoanbod var sett i drift. i.a. Møre og Romsdal fylkeskommune fatta vedtak så tidleg som i 2008 om overgang frå nettokontraktar til anbod med bruttokontraktar. Kontraktsansvarleg for anbodskontraktar blei tilsett i 2009 som ruteplanleggjar, og første kontrakt om bruttoanbod blei som tidlegare nemnt sett i verk i Den kontraktsansvarlege har støtt opp om heile prosessen og var godt kjend med denne kontrakten. Side 10 av 30 Side15

16 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift Pkt. Vurderingar Bruk av anbodskonkurransar i staden for tidlegare forhandla kontraktar er eit krav etter reglane om offentlege nyskaffingar. Derimot er bruk av netto- eller bruttokontraktar eit val som fylkeskommunen sjølv gjer. Omgrepa er heller ikkje eintydige, og det eksisterer fleire variantar og mellomløysingar mellom netto- og bruttokontraktar. M.a. finst det fleire former for samarbeidskontraktar der busselskap og fylkeskommunen fordeler ulike ansvarsområde seg imellom tilpassa kva organisasjonane har føresetningar for å ta på seg. Bruttokontraktar kan også innehalde fleire ulike insitament om at busselskapa kan oppnå bonusar ved passasjervekst. Ut frå den informasjonen vi har motteke, synest det som om samferdselsavdelinga i mindre grad har vurdert anbodsstrategiar, irekna det meirarbeidet som store anbod om bruttokontraktar nødvendigvis vil føre med seg. Busselskapa vil ha mest merksemd mot ein kostnadseffektiv ruteproduksjon og nye krav til bussmateriell etter offentlege krav som fylkeskommunen stiller i konkurransegrunnlaga. Dette kan vere miljø (m.a. utslippsnormer), alternativt drivstoff (biogass, hybrid m.m.), universell utforming (HC), lyd- og tekstinformasjon og kameraovervaking. Likevel har samferdselsavdelinga auka bemanninga med ein kontraktsansvarleg i Elles opplyser samferdselsavdelinga om at ein strategi blei materialisert gjennom insentivordning for sjåførar i bruttokontraktar Vår konklusjon når det gjeld organisering av bussdrifta Konklusjon Samferdselsavdelinga auka bemanninga i eigen organisasjon frå 2008 for å handtere anbodsprosessen i forkant av den første konkurranseutsetjinga av bruttokontraktar. Marknadsaktivitetar og ruteplanlegging har ikkje gjeve den ønskte effekten, då det har vore nedgang i passasjertalet i den analyserte perioden. 4. Vurdering av utgiftsnivået på netto- og bruttokontraktar 4.1. Problemstilling og revisjonskriterium Den andre problemstillinga er: Kva er skilnaden i kostnadsnivå mellom netto- og bruttokontraktane? Elles vil revisjonskriteria til denne problemstillinga hovudsakleg vere knytt til dei som gjev riktig rekneskaps- og rapporteringsinformasjon. I tillegg er konsumprisindeksen nytta i ei vurdering av utvikling i prisar. Dei valde revisjonskriteria mot denne bakgrunnen er: - Forskrift for kommunale årsrekneskap mv. (klassifisering av utgifter og inntekter). - Forskrift om nasjonal rapportering (KOSTRA), for rapportering av økonomi- og produksjonsdata. - Prisstigning, SSBs indeks for konsumprisindeks. Side 11 av 30 Side16

17 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift 4.2. Faktaomtale I denne problemstillinga skal utgiftsskilnadene mellom nettokontraktar og bruttokontraktar analyserast. Fylkeskommunen gjekk, som nemnt innleiingsvis, over til bruttokontraktar på rutestrekninga Ålesund og Giske i 2012, medan Sula kom over i 2013 med operatør Nettbuss AS. For rutene i Kristiansund, Smøla, Averøy og Aure gjekk fylkeskommunen over til bruttokontraktar i 2014 med operatør Tide AS. Skuleskyss til elevar i grunnskulen får fylkeskommunen refundert frå kommunane etter einskildbillettar barn for reisestrekninga, mens utgiftene til skuleskyss for elevar ved vidaregåande skular er fylkeskommunens eigne utgifter og inngår i dei samla utgiftene, både i nettokontraktar og bruttokontraktar. Forutan direkte utgifter til ruteproduksjon kjem administrative tenester i fylkeskommunen i tillegg. Ein andel av desse har fylkeskommunen fordelt til bilruter. I tillegg kjem ein andel kundesenter, som også er fordelt med ein andel til bilrutene. Samferdselsavdelinga engasjerer i tillegg noko juridisk bistand frå eigen organisasjon, og andelen av denne som kan knytast til bilruter, er fordelt. Frå 2015 blei tidlegare Trafikanten AS med ni tilsette innlemma i samferdselsavdelinga. For nettokontraktane er det opplysningar om vognkilometer, mens for bruttokontraktane er det opplysningar for rutekilometer. Differansen utgjer såkalla posisjonskøyring. Det er også opplysningar om talet på reisande per operatør, men ikkje for rutene. Fylkeskommunen er i ein tilpassingsfase med auka innslag av bruttokontraktar. Den administrative delen vert styrkt både på infrastruktursida og marknadssida, samtidig som det framleis er mange nettokontraktar som er gjeldande. Utgifter ved ruteproduksjon Nettokontraktane har følgjande utgiftsdata: Nettbuss Aukra Auto AS Atlantic Auto AS Eide Auto Buss AS Fjord1 Buss Møre AS Sekken Næringspark AS Sula Rutelag AS Veøy Buss AS Nettbuss, ekstrakjøp Molde,Krsund Oppgjer diesel/løn 2012 Nettbuss (fordelt Tabell 4: Nettokontraktar fordelt per operatør Oppgjer med Nettbuss i 2013 på 2,8 mill. er fordelt med likt beløp for åra Nettokontraktane er ikkje knytt til rutene. Når det gjeld dei inngåtte bruttokontraktane, som blei handsama av Nettbuss tidlegare, har vi motteke stipulerte utgiftsoverslag for desse rutene. Side 12 av 30 Side17

18 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift Ålesund, Giske og Sula (Nettbuss) Nordmøre (Tide) Bruttokontrakt S241 - Faktura frå operatør S241 - Inntekter S241 - Nettokost Bruttokontrakt S247 - Faktura frå operatør S247 - Inntekter S247 - Nettokost Tabell 5: Nettokost for bruttokontraktar for rutene Ålesund, Giske og Sula i tillegg til Nordmøre Inntekter er billettinntekter. For bruttokontrakten for Ålesund, Giske og Sula, kom Sula med i denne først frå 2013, og bruttokontrakten for Nordmøre (Kristiansund, Smøla, Averøy og Aure) blei etablert i Dei administrative utgiftene i samferdselsavdelinga vert ført på ramme 63, som hovudsakleg består av lønsutgifter (administrasjon). Denne ramma omfattar også utgifter til vegadministrasjon, jf. forvaltningsreforma, medrekna ferjeforvaltninga. Det ble oppretta fem nye stillingar i perioden Tre engasjement var knytt til ruteplanlegging og skuleskyss, éi overført stilling internt i fylkeskommunen knytt til økonomi og éi ny stilling som seksjonsleiar i marknadsseksjonen. Rekneskapslinja for «Andre fellesutgifter for heile fylkeskom.» (sjå tabell nedanfor) utgjer inntekter i tilknyting til transportløyve. Ein stor auke i 2013 er grunngjeven med at ein av operatørane flytte bussparken til Møre og Romsdal og måtte få nye løyve. Rekneskapsdata 63 - Lønsutgifter Administrasjon Administrasjonslokale Andre fellesutgifter for heile fylkeskom Fylkesvegar - nyanlegg, drift og vedlikehald Fylkesvegar, miljø- og trafikktryggleik Lokale bilruter Diverse samferdselsformål Skuleskyss - Bilruter Fylkesvegferjer Båtruter TT-ordninga Sum Auke % 17 % 21 % -2 % 27 % Tabell 6: Administrasjonsutgifter felles (ramme 63) for åra og 1. halvår Side 13 av 30 Side18

19 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift Det er også administrative utgifter på ramme 69 i tillegg til investeringsutgifter på ramme 96 som viser denne utviklinga: Rekneskapsdata Ramme 69 Drift inkl. FARA bilettsystem Auke % 1 % 84 % 0 % 49 % Rekneskapsdata Ramme 96 investeringar i FARA bilettsystem Tabell 7: Drifts- og investeringsutgifter (høvesvis ramme 69 og 96) for hovudsakleg FARA billettsystem for åra og 1. halvår Driftsramma på 69 viser utgifter til diverse samferdselsformål som ruteinformasjon, marknadsarbeid og kundesenter. Investeringsramma på 96 gjeld utgiftene fylkeskommunen har hatt på FARA billettsystem og elektronisk kommunikasjon. Dei administrative utgiftene hadde ein sterk auke i 2014 ved implementering av Trafikanten AS med ni medarbeidarar i samferdselsavdelinga. Også ramme 69 hadde ein betydeleg vekst dette året som følgje av marknadsarbeid og utvikling av merkevare (profilering av bussar). Produksjonsdata Ruteproduksjonen i vognkilometer dei siste fem åra har vore: Vognkilometer (ruteproduksjon:) Nettokontraktar: Atlantic Auto AS Aukra Auto AS Averøy Billag AS Eide Auto AS Fjord1 Buss Møre AS Sula Rutelag AS Nettbuss Sekken Sekken Næringspark Veøy Buss AS Nettbuss Møre AS Sum vognkilometer nettokontraktar Bruttokontraktar: Nettbuss Tide Sum vognkilometer totalt Tabell 8: Vognkilometer nettokontraktar og bruttokontraktar fordelt per operatør For bruttokontraktane er rutekilometer gitt eit tillegg på 15% for posisjonskøyring, som tilnærma gir vognkilometer. Kjelde: Samferdselsavdelinga og tilverka av BDO. For dei fleste operatørane er vognkilometer likt dei forskjellige åra, noko som tyder at selskapet køyrer den same ruta år for år. For Sula blei operatøren erstatta med bruttokontrakt frå 2013 og for Ålesund og Giske frå 2012 med operatør Nettbuss AS. For rutene på Nordmøre blei kontrakten overtatt av Tide AS i For Nettbuss og bruttokontraktane for Ålesund, Giske og Sula var det for åra berekna vognkilometer i alt , og I desse tala er det også endringar i ruteopplegget som inneber ei auke frå tidligare. I 2014 overtok Tide AS bruttokontrakt for Nordmøre med vognkilometer. Side 14 av 30 Side19

20 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift Når det gjeld talet på reisande, er dette fordelt slik på operatørane uavhengig av netto- eller bruttokontraktar: Tal på reisande (kontraktsuavhengig) Atlantic Auto AS Aukra Auto AS Averøy Billag AS Eide Auto AS Fjord1 Buss Møre AS/ Nettbuss Sula Rutelag AS Sekken Næringspark TIDE Veøy Buss AS Nettbuss Møre AS Nettbuss Midt-Norge AS Sum reisande Tabell 9: Tal på reisande kontraktsuavhengig Korrigert 2014 med tal frå Nettbuss Midt-Norge AS. Dei forskjellige operatørane har meldt inn talet på reisande fram til og med 2013, mens billettsystemet har gitt informasjonen for Tala er dei som fylkeskommunen har meldt inn til SSB/KOSTRA dei respektive åra, men for 2014 er det lagt til passasjertal frå Nettbuss Midt-Norge AS, som var forsømt i statistikken Vår vurdering av utgiftsnivået på netto- og bruttokontraktar utgiftsveksten har vore større for bruttokontraktane, og både administrative utgifter og drifts- og investeringsutgifter har auka betydeleg som følgje av innføring av bruttokontraktar Vurderingane nedanfor er inndelt i fire analysetema: 1. Utvikling i utgiftene til ruteproduksjon. 2. Utgiftsskilnader ved tidlegare nettokontraktar og noverande bruttokontraktar. 3. Utvikling i administrative utgifter og andre driftsutgifter. 4. Utgiftsutvikling vurdert mot talet på reisande, køyrde kilometer og billettinntekter. 5. Utgiftsutvikling vurdert opp mot endringar i ruteopplegg. Kvart analysetema vert innleidd med ei oppsummering av vurderingane. Pkt. Problemstilling: 1 Vurderingar Kva er skilnaden i kostnadsnivå mellom netto- og bruttokontraktane? Det har vore utgiftsauke både på rutebilproduksjon og administrasjon i perioden Dei administrative utgiftene har auka både som følgje av overgang til bruttokontraktar, men også som følgje av nytt billettsystem og innlemming av Trafikanten AS til fylkeskommunen. Tabellen nedanfor viser samla utgifter til rutebilproduksjon (ramme 64) for åra 2010 til Side 15 av 30 Side20

21 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift Pkt. Vurderingar Rekneskapsdata Ramme 64 inkl. skuleskyss Auke % 12 % 8 % 11 % 4 % Tabell: Netto driftsutgifter rutebilproduksjon inkludert skuleskyss Kjelde: Utskrift frå hovudbok. i.a. Ramme 64 inneheld direkteførte inntekter og utgifter for rutebildrift inkludert skuleskyss. For åra 2010 og 2011 er det i all hovudsak utgifter knytt til kjøp/leige av tenester frå private gjennom nettokontraktar. Fra 2013 er to av rutene endra til bruttokontaktar slik at det også er ført inntekter frå billettsal og andre mindre postar som kan knytast direkte til rutebildrift. Netto utgifter på bruttokontraktane kan då samanliknast med åra for berre nettokontraktar. Det skal leggas til at det var eit forlik med Nettbuss AS i 2012 som innebar eit auka tilskotsnivå, som også hadde konsekvensar for seinare år. I tillegg kom individuelt tilrettelagt skuleskyss som ein ekstra kostnad frå Aukinga i dei direkte utgiftene (ramme 64) dei respektive åra er mellom 4% og 12%. Utviklinga i talet på årsverk i perioden kjem fram i følgjande tabell: Tilsette halvår 2015 Tal på årsverk -buss utanom FARA Tal på årsverk - samferdsel inkl. Trafikanten AS Tabell: Oversikt over talet på årsverk utanom FRAM kundesenter, men inkludert Trafikanten AS Frå 2010 til 2014 har det vore ei auking i talet på tilsette i samferdselsavdelinga. I 2015 ble Trafikanten AS innlemma i fylkeskommunen og skifte namn til FRAM kundesenter. Som nemnt under utgiftsanalysen ovanfor, skuldast auken i talet på tilsette overgang til bruttokontraktar (arbeid med konkurransegrunnlag og avtalar), oppretting av FRAM kundesenter og innkjøp og drift av billettsystem (FARA). Aukinga i talet på årsverk buss med fem personar frå 2013 til 2014 kan relaterast hovudsakleg til overgangen til bruttokontraktar, men nokre av stillingsfunksjonane vil gjelde samferdsel meir generelt. 2 Det har vore ein sterkare utgiftsvekst enn inntektsvekst for ruter som har hatt overgang frå nettokontrakt til bruttokontrakt. For perioden på fem år har dei samla utgiftene auka med 35,5%, i gjennomsnitt 7,1%, årleg. Nettoutgifta uttrykt i kroner per vognkilometer auka med 12,9% det året bruttokontraktane starta i Gul I løpet av perioden har rutebilstrekningane 241 (Ålesund, Giske og Sula) og 247 (Nordmøre: Kristiansund, Smøla, Averøy og Aure) endra kontraktsform frå netto- til bruttokontrakt. Tabellen nedanfor viser dei samla utgiftene ved desse rutene fordelt på desse kontraktsformene. I tillegg viser tabellen talet på vognkilometer køyrt og utgifta per vognkilometer. Side 16 av 30 Side21

22 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift Pkt. Vurderingar Ålesund, Giske og Sula (Nettbuss) Nordmøre (Tide) Nettokontraktar Tilskot til operatør (Nettbuss) Tilskot til operatør (Sula) Bruttokontraktar S241 - Faktura frå operatør S241 - Inntekter S241 - Nettokost S247 - Faktura frå operatør S247 - Inntekter S247 - Nettokost Totalt Tal på vognkm Tal på vognkm justert for bruttokontrakt Sum vognkm Kostnad per vognkm 11,76 11,45 12,93 13,72 14,24 Tabell: Oversikt over utgifter til brutto- og nettokontraktar for ruter med overgang til bruttokontraktar. Inntekter er billetttinntekter. For bruttokontraktane er rutekilometer gitt eit tillegg på 15% for posisjonskøyring, som tilnærma gir vognkilometer. Kjelde: Informasjon frå busselskapa og samferdelsavdelinga. Den samla utgiftsauken i perioden på rutene som er omfatta av overgang til bruttokontraktar, er på 46,8 mill., ein auke på 35,5%, som i gjennomsnitt er 7,1% årleg. Analysen viser vidare at overgangen til bruttokontrakt i 2013 for Ålesund og Giske i 2012 ikkje førte til reduksjon i nettokontrakten med Nettbuss, men ein liten auke. Hovudårsakene til dette er det tidlegare omtalte rettsforliket med Nettbuss. I tillegg kjem altså nettoutgifta («nettokost») ved bruttokontrakten på 20,2 mill., som gjer at dei totale utgiftene dette året aukar frå 138,1 mill. i 2011 til 159,8 mill. i 2012 (auke på ca. 22 mill. eller 15,9%). Auken i utgiftene etter bruttokontraktane er relativt sett høgare enn før bruttokontraktane. Frå 2010 til 2011 med berre nettokontraktar, var auken ca. 5% i samla utgifter, mens auken etter bruttokontraktar er på 15,9% (2012), 6,3% (2013) og 5,9% (2014). Inntektsauken med bruttokontrakten med Nettbuss er på 4% i 2013 og 1,8% i Analysen viser den risikoen fylkeskommunen må ta ved bruttokontraktar og svikt i billettinntekter, då inntektsauken er mindre enn utgiftsauken for åra. For rute 241 og 247 har nettoutgifta per vognkilometer auka frå 11,76 kr i 2010 til 14,24 kr i I analysen er berekning av vognkilometer gjort med eit tillegg på 15% på rutekilometerne. Det har vore ruteendringar etter at Nettbuss tok over kontrakten, og talet på vognkilometer har auka samanlikna med den tidligare nettokontrakten. Analysen viser også ein betydeleg auke frå 2011 til 2012 med 12,9%, men deretter meir moderat med høvesvis 6,1% i 2013 og 3,8% i Side 17 av 30 Side22

23 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift Pkt. 3 Vurderingar Dei administrative utgiftene har totalt sett auka med 75% i femårsperioden, og har samanheng med utvikling av bruttokontraktar. I tillegg har fylkeskommunen driftsutgifter til ruteinformasjon, marknadsarbeid, kundesenter og billettsystemet auka med 10,4 mill. årleg dei siste fem åra. i.a. De administrative utgiftene for heile samferdselsavdelinga er hovudsakleg ført på ramme 63, og utgjer for det alt vesentlegaste lønsutgifter (sjå også tabell nedanfor). Administrasjon har hatt ein auke på ca. 1 3 mill. årleg. Nedgangen i 2013 samla sett (nedgang på 2%) skuldast hovudsakleg meirinntekt i samband med behandling av transportløyve. I 2015 blei det ei endring i rekneskapsføringa ved at 4,2 mill. blei skilde ut frå generell administrasjon og overført til «Lokale bilruter». Denne utskiljinga hadde med KOSTRA-rapportering å gjere, og kan mest truleg knytast til meirarbeid ved gjennomføring av bruttokontraktar (anbod og kontraktar). Samla sett er utgiftsauken på 75% desse fem åra (auking frå 13,3 mill. i 2013 til 23,3 mill. i 2014), men aukinga har også med auka utgifter til fylkesveg og ferjedrift. Ramme 69 omfattar, som tidlegare nemnt, utgifter til diverse samferdselsformål som ruteinformasjon, marknadsarbeid og kundesenter (sjå tabell nedanfor). Etter at bruttoanboda blei starta i 2012 har desse utgiftene auka betydeleg og stige frå 6 mill. i 2011 til 16 mill. i 2014, dvs. med 10,4 mill. dei siste fem åra. Dette er reine driftsutgifter, og ein stor del kan knytast til drift av det nye billetteringssystemet og elektronisk kommunikasjon. I tillegg kjem investeringsutgiftene som fylgde med innkjøpet av FARA billettsystem. Det største innkjøpet på 7,7 mill. blei gjort i 2011, og investeringane har sidan ligge på ca. 2 mill. årleg (sjå tabell 6 framme). Ei oversikt over dei samla administrative utgiftene viser: Rekneskapsdata Ramme 63 Drift Ramme 69 Drift (inkl. FARA billetteringssystem Totalt Auke % 12 % 38 % -2 % 35 % Tabell: Samla administrative utgifter (rammene 63 og 69) for åra Kjelde: Utskrift frå hovudbok Dei samla driftsutgiftene for administrasjon og drift av billetteringssystemet har hatt ei betydeleg auking i femårsperioden. Dette kan hovudsakleg knytast til drift av samferdselsavdelinga med bl.a. utvikling og gjennomføring av bruttoanbod og kontraktar, og dei meir spesifiserte utgiftene knytt til kundesenter (FRAM) og billetteringssystem (FARA). Dette er årsaka til aukingane på 106% (ca. 20 mill.) dei siste fem åra. 4 Gul Passasjerutviklinga på rutene med bruttokontrakt har vore søkkande, men har snudd i Utgifta per reisande har auka i heile perioden alle rutetilboda sett under eitt, og andelen billettinntekter har blitt lågare. Dei samla (netto) utgiftene til bussdrift kjem fram av ramme 64, som er inkludert skuleskyss. Vidare er talet på reisande og billettinntekter rapportert til SSB, Side 18 av 30 Side23

24 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift Pkt. Vurderingar korrigert for 2014 med tal for Nettbuss Midt-Norge AS. I tillegg har vi rekna ut fylkeskommunens netto utgifter knytt til både brutto- og nettokontraktar for rutene 241 og 247, og dessutan det innrapporterte talet på reisande med desse rutene. Disse dataa vert synte i tabellen nedenfor: Rekneskapsdata alle ruter Ramme 64 inkl. skoleskyss Tal på reiser i alt (KOSTRA og FARA 2014) Billettinntekter (intern statistikk) Kostnad per reisande 20,79 24,38 26,85 29,85 31,28 Billettinntekter per reisande ,42 17,20 17,48 Tilskot og kostnadar alle ruter Tilskot til operatør restproduksjon Netto kostnad brutto- og nettokontraktar Tal på reisande (intern statistikk) Nettokost per reisande 17,41 18,65 26,85 42,49 25,35 Kjelde: SSB.no og FARA for 2014, og dessutan rekneskapshistorikk samferdselsavdelinga i Møre og Romsdal for åra Som tidlegare nemnt er det ei auking i ramme 64 for perioden Samtidig har fylket opplevd ein samla nedgang i talet på reiser for alle ruter frå ca. 12 mill. reisande i 2010 til 11,1 mill. reisande i Ei utrekning viser at utgift per passasjer har auka frå kr 20,79 i 2010 til kr 31,28 i Ei anna utrekning viser at billettinntekter per reisande er kr 16,42 i 2012 (har ikkje statistikk frå tidlegare år), kr 17,20 i 2013 og kr 17,48 i Fylkeskommunen subsidierer såleis kvar reise med 38,8% i 2012, 42,4% i 2013 og 44,1% i 2014). Isolert for rutene 241 og 247, som i perioden har gått over til bruttokontraktar, er utgiftsaukinga på om lag kr 8 per passasjer, dvs. frå kr 17,41 i 2010 til kr 25,35 i Det var ei høg utgift per passasjer i 2013, som skuldast eit «unormalt» lågt tal på reisande, men at talet antakeleg må sjåast saman med innrapporteringa for ei anna strekning på Møre. Med eit atterhald om dette passasjertalet i 2013, var det ein nedgang i passasjertalet for desse rutene i perioden 2010 til 2013, mens det var ein auke igjen i Analysen for 2014, der bruttokontraktar er innført på to ruter, viser at utgifta per reisande er lågare for rutene med innslag av bruttokontraktar (kr 25,35/reise) enn det samla utgiftsbiletet for rutebiltrafikken i fylket (kr 31,28/reise). Utgiftene auka betydeleg per reisande frå 2011 til 2012, frå kr 18,65 til kr 26,85, altså det første året med bruttokontrakt for Ålesund og Giske. Det var likevel ein liten nedgang etter at fleire ruter fekk bruttokontrakt i 2014, dvs. ned til kr 25,35. (Då held vi einingsprisen for 2013 utanom då talet på reisande truleg ikkje er rett.) 5 i.a. Etter at bruttoanbod blei starta i 2012 har fylkeskommunen hatt investeringar i billetteringssystem på 13,1 mill. og auka driftsutgifter til ruteinformasjon, marknadsarbeid, utvikling av kundesenter og drift av billetteringssystem på 20 mill. Samferdselsavdelinga har også spesielle driftsutgifter på ramme 69 og investeringar på ramme 96 som i stor grad kan knytast til overgangen til bruttoanbod. Side 19 av 30 Side24

25 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift Pkt. Vurderingar Driftsutgiftene er knytt til ruteinformasjon, marknadsarbeid/merkevare, kundesenter (FRAM) og billetteringssystemet (FARA). (Dei årlege tilskota til FRAM kundesenter er haldne utanom.) Ramme 96 gjeld investeringsutgifter fylkeskommunen har hatt på FARA billettsystem og elektronisk kommunikasjon. Utgiftsutviklinga for desse spesielle postane på desse to rammene er viste i følgjande tabell: Rekneskap spesielle postar overgang bruttoanb Ramme 69 Drift Ramme 96 Investeringar Totalt drift og investeringar spesielle postar Tabell: Spesielle postar ved overgang til bruttoanbod til drift (ramme 69) og investeringar (ramme 96) for åra Kjelde: Oppstilling frå fylkesadministrasjonen. Utgiftene til ruteinformasjon (Trapeze), marknadsarbeid og kundesenteret har auka betydeleg i Ein stor post i 2014 var merkevarebygging med profilering av bussar til 2,4 mill. Marknadsarbeidet tok også til i 2014 med 0,7 mill. og som i første halvår 2015 også var på 0,7 mill. Vidare var det store driftsutgifter knytt til billetteringssystemet (FARA) med 6,7 mill., dvs. 2 mill. høgare enn i Desse utgiftene starta i Driftsutgiftene i perioden til desse spesielle aktivitetane har i sum vore på ca. 20 mill. Bruttoanboda starta i 2012 med dei første rutene og heldt fram med ny rute i 2013 og fleire nye ruter i Utgiftsveksten på ramme 69 er det tydeleg har samanheng med det å overta ansvaret for inntektssida ved bussdrifta ved både å ha eige (nytt) billetteringssystem, og å marknadsføre, profilere og etablere kundesenter. Det blei overført ein del kostnader til ramme 69 i 2014 som ikkje var med tidlegare år. Dei galdt mellom anna rutehefteproduksjon. Når det gjeld investeringane i billettsystemet (FARA), starta desse i 2011 med 7,5 mill., og dei samla investeringsutgiftene i dette systemet har i perioden fram til 2014 vore på 13,1 mill. Investeringane har naturleg nok direkte samanheng med overgang til bruttoanbod i Vår konklusjon når det gjeld utgiftsnivået på netto- og bruttokontraktar Konklusjon Det har vore utgiftsauking på rutebilproduksjon i heile perioden der det har vore bruttokontraktar. Utgiftsveksten har vore større for dei rutene som har hatt bruttokontraktar enn ruter med nettokontraktar. Nettoutgifta uttrykt i kroner per vognkilometer auka med 12,9% det året bruttokontraktane starta i Dei administrative utgiftene har auka med 75% i femårsperioden, og har samanheng med utvikling av bruttokontraktar, men utgifter til eit forlik med Nettbuss AS er også ei vesentleg forklaring. Andre nye driftsutgifter til ruteinformasjon, marknadsarbeid, kundesenter og billetteringssystem har vore på ca. 20 mill. årleg i perioden, medan investeringar i billetteringssystemet FARA har vore på 13,1 mill. i perioden. Side 20 av 30 Side25

26 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift 5. Vurdering av måloppnåing ved overgang til bruttoanbod 5.1. Problemstilling og revisjonskriterium Den tredje problemstillinga er: I kva for grad er måla med overgangen til anbod og bruttokontraktar nådd? For denne problemstillinga har vi teke utgangspunkt i dei styrande dokumenta i fylkeskommunen. Dette vil i hovudsak gjelde fylkesplanen for , måleindikatorar til fylkesplan og handlingsplanen for samferdsel for perioden frå I desse dokumenta er det ei rekkje resultatmål innanfor kollektivtransport. I utveljinga av måla har vi teke utgangspunkt i det som kan sjåast i samanheng med overgangen frå nettoanbod til bruttoanbod, medrekna samferdselsutvalet sitt saksframlegg frå 2008 (Sa-52/08) der overgangen til bruttoanbod blei grunngjeven. Samferdsel er definert i fylkesplanen som eitt av i alt fire satsingsområde med følgjande hovudmål: «Fremme regional utvikling og robuste bu-, arbeids-, og serviceregionar gjennom å tilby eit effektivt, tilgjengeleg, sikkert og miljøvennleg transportsystem.» På bakgrunn av dette har vi valt ut to overordna resultatmål med målbare indikatorar som saman utgjer revisjonskriteriet for denne problemstillinga. Det første overordna resultatmålet er: «I samarbeid med kommunar og andre skal kollektivandelen aukast ved å gjere det lettare og meir attraktivt å reise kollektivt både i og mellom fylka (resultatmål 1 frå handlingsprogrammet for samferdsel ).» I dokumentet måleindiktatorar for fylkesplanen for blir resultatmålet i fylkesplanen operasjonalisert i ulike målbare resultatmål, og dei som er mest relevante for denne revisjonen, er: - Auke i kollektivandelen i Ålesund, Molde og Kristiansund frå 2012 til Tal passasjerar på Ekspressruta Volda-Kristiansund Infosystem som samordnar all publikumsinformasjon på buss, ferje og hurtigbåt er innkjøpt og utprøvd i løpet av medio Status på arbeidet med posisjon og merkevarestrategi medio Samla sett kan vi dele revisjonskriteria inn i to overordna grupper av mål som kan knytast opp til overgangen frå nettoanbod til bruttoanbod. Den første omhandlar ei auking i talet på reisande, og den andre tar for seg utviklinga av informasjons- og marknadsarbeidet. Side 21 av 30 Side26

27 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift 5.2. Faktaomtale Auking i talet på reisande med buss Ved å ta utgangspunkt i offentleg tilgjengeleg statistikk for fylket (KOSTRA) ser vi at talet på reisande med buss har gått ned i perioden frå 2010 til Samanliknar vi Møre og Romsdal med eksempelvis gjennomsnittet for landet ser vi at det er relativt store skilnader. Årsaka til at det er færre reisande med buss per 1000 innbyggjarar i Møre og Romsdal kan skuldast at fylket har ein stor del reisande som nyttar ferjer. Ser vi derimot på trenden over den gitte perioden, ser vi at Møre og Romsdal er det einaste fylket som har hatt ein liten, nedgåande trend. Figur 3: Reiser pr innb., bilruter, Kjelde KOSTRA. Passasjerstatistikk 2014 er korrigert i høyring. Ser vi derimot på utviklinga av reiselengd på buss for dei som nyttar dette kollektivtilbodet, er biletet annleis. I figuren nedanfor er det vist den gjennomsnittlege reiselengda som er målt i kilometertal over passasjertal. I denne oversikta ser vi at dei som nyttar busstilbodet i Møre og Romsdal reiste i gjennomsnitt lengre med buss i 2014 samanlikna med føregåande år. Figur 4: Gjennomsnittleg reiselengd i km per passasjer, bilruter. Kjelde KOSTRA KOSTRA har nøkkeltal for talet på bilrutereiser. Den viser følgjande utvikling: Side 22 av 30 Side27

28 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift Figur 5: Talet på reiser i alt, bilruter, Kjelde: KOSTRA. Passasjerstatistikk 2014 er korrigert i høyring. Det har vore ein nedgang i talet på reiser, og i perioden frå bruttoanbod blei starta i 2012 har nedgangen vore på reiser, dvs. 1,7 %. Om vi deretter ser på konkrete mål for til dømes TIME-ekspressen som fraktar reisande frå Volda og Kristiansund, ser vi derimot at det har vore ei auking i totalt tal på reisande. Frå 2013 til 2014 auka talet på reisande med om lag , dvs. 3,5 %. Følgjande figur viser talet på reisande med TIMEekspressen fordelt per månad i 2013 og 2014: Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Figur 6: Oversikt over talet på reisande med TIME-ekspressen: Volda Kristiansund fordelt per månad i 2013 og Kjelde Møre og Romsdal fylkeskommune internstatistikk Side 23 av 30 Side28

29 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift Betre billetterings-, informasjons og merkevaresystem Etter at Møre og Romsdal fylkeskommune gjekk over frå netto- til bruttoanbod, har talet på tilsette i samferdselsavdelinga auka. Samferdselsavdelinga opplyser også at ho no jobbar meir heilskapleg med bussdrifta i fylket etter overgangen til bruttoanbod. Gjennom ruteplanlegging har også andre aktørar (kommunar) blitt involverte for å skape eit best mogleg tilbod for innbyggjarane og dermed ha betre føresetningar for å skape heilskaplege og gode løysingar. Sett opp mot intensjonen bak overgangen frå netto- til bruttoanbod er oppbygginga av ein marknadsseksjon internt i avdelinga særleg interessant. Følgjande tabell viser oversikt over utvikling i talet på tilsette i perioden : År Kollektiv (bil/buss/båt) Infrastruktur FRAM kundesenter Tilsette Årsverk , , , ,8 Tabell 10: Oversikt over utvikling i talet på tilsette (1.6). I 2014 blei det etablert ein eigen marknadsseksjon. Seksjonen jobbar med direkte marknadsrelatert arbeid som til dømes merkevareoppbygging og mediehandtering. Arbeidet er viktig for at ein skal kunne hente inn inntektspotensialet. Marknadsseksjonen vurderer også bruk av mellom anna reklamekampanjar osv Våre vurderingar av måloppnåing ved overgang til bruttoanbod målet om auking i talet på reisande er ikkje nådd. Fylkeskommunen har fått betre system for billettar, informasjon og bygging av merkevare. Då etableringa av bruttoanbod framleis ikkje er teken i bruk for fleirtalet av bussrutene, vil vurderinga av dei overordna målsetjingane berre vere ei undervegsvurdering. I tillegg vil vi også peike på at fylkeskommunen ikkje har vedtekne mål i fylkesplanane eller handlingsplanen som er direkte relaterte til overgangen frå netto- til bruttoanbod. Dette inneber at dei måla vi vurderer ikkje kan vurderast som fullstendige analysar opp mot revisjonskriteria, då bussdrift berre er ein del av det totale kollektivtilbodet i fylkeskommunen. Pkt. Problemstilling: 1 Gul Vurderingar I kva for grad er måla med overgangen til anbod og bruttokontraktar nådd? Det har vore ein liten reduksjon i talet på reisande med buss, ein meir markert nedgang i talet på reiser, men ein auke for TIME-ekspressbussen. Talet på reiser med buss har hatt ein svak nedgang frå 2010 til 2014 ifølgje KOSTRA-statistikken (korrigert med passasjertal 2014). Det overordna målet med å auke kollektivandelen, der buss spelar ei viktig rolle, er derfor ikkje oppnådd tilfredsstillande. Side 24 av 30 Side29

30 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift Pkt. Vurderingar På den andre sida så har Møre og Romsdal fylkeskommunes mål om meir enn reisande med Ekspressruta Volda-Kristiansund (TIME-ekspressen) vore tilfredsstillande for perioden frå 2012 til Gjennomsnittet for 2013 og 2014 var over reisande per år. 2 Fylkeskommunen har fått eit betre billetterings-, informasjons- og merkevaresystem. Grøn Ei av hovudmålsetjingane med overgangen til bruttoanbod var å kunne tilby innbyggjarane i fylket eit meir heilskapleg tilbod, og dessutan å etablere eit felles merkevaresystem for fylket. Vi vurderer at etableringa av utvikling- og marknadsseksjonen er eit godt utgangspunkt for å nå måla ovanfor. Ettersom marknadsseksjonen er nystarta, er det derimot vanskeleg å gjere ei vurdering av det interne arbeidet i denne seksjonen. Vår vurdering er likevel at marknadsseksjonen vil vere eit godt og nødvendig utgangspunkt for å kunne jobbe systematisk med å samordne tenester i fylket. Vi viser elles til vurdering av organisasjonen under problemstilling Vår konklusjon når det gjeld måloppnåing Konklusjon Fylkeskommunen har ikkje nådd målet om auke i talet på reisande med kollektivtransport. Elles har fylkeskommunen fått eit betre billetterings-, informasjons- og merkevaresystem, som vi oppfattar som tilstrekkeleg for kravet i fylkesplanen. Side 25 av 30 Side30

31 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift 6. Høyring 6.1. Uttale frå fylkeskommunen Side 26 av 30 Side31

32 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift Side 27 av 30 Side32

33 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift Side 28 av 30 Side33

34 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift 6.2. Revisors kommentarar til høyringa Der høyringskommentaren påpeikar feil i fakta, er desse retta i endeleg utgåve, og vurderingar er justert tilsvarande. Det er spesifikt knytt merknader til tabell avslutningsvis i kapittel 4 over tal på reisande (uavhengig av kontrakt) med undring om det berre er nytta passasjerstatistikk frå Nettbuss Møre AS. Ei oppklåring kan vere at for årene er det nytta passasjerstatistikk for Nettbuss Møre AS og Sula Rutelag AS, men for 2013 er det nytta tal frå Nettbuss Møre AS og Fjord1 Buss Møre/Nettbuss (det samla talet er venteleg riktig, men fordelinga venteleg feil), og for 2014 er det Nettbuss Møre AS og Tide AS. Vi har lagt til grunn at denne interne statistikken er korrekt. På noen stader gjer fylkeskommunen andre vurderingar enn revisor, og vi synes dette supplerer biletet som forvaltningsrevisjonen viser. Etter vår vurdering kan rapporten sendes endeleg til oppdragsgivar, trass i at fylkeskommunen ber om endå ein ny runde med høyring. Side 29 av 30 Side34

35 Rapport forvaltningsrevisjon Bruttoanbod i bussdrift 7. Vedlegg 7.1. Oversikt over motteken dokumentasjon Følgjande dokumentasjon er motteken frå fylkeskommunen i samband med forvaltningsrevisjonen: - Fylkesplan , medrekna måleindikatorar Samferdsel - Fylkesplan , årsrapport Årsrapport Årsrekneskap Organisering samferdselsavdelinga - Tilsette i avdelinga ( ) - Samferdselsforvaltninga i fylka - SA Ny rutebilavtale med vedlegg - OU-prosess Samferdsel delprosjekt 6 Kollektivtransport - OU-prosess Samferdsel delprosjekt 8 - Rapport merkevareprosess kollektivtrafikken Møre og Romsdal (første del) - Gambit WS toppleiargruppa ( ) - Rekneskapsuttrekk o Prosjekt bruttokontraktar 241, 247, 248 (2014 og 2015) o Prosjekt s241, s247, s248 (2014 og 2015) o Ramme 63 ( ) og 69 og 96 ( ) o Rammerapport bilruter ( ) o Tilskot ( ) - Statistikk alle selskap ( ) - Takstar og takstaukingar ( ) o Sonetakstar buss ( ) - Takstretningslinjer bilrutene 2015 * * * Side 30 av 30 Side35

36 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2015 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO 27/15 Kontrollutvalet Utkast til nytt reglement for kontrollutvalet, kontrollutvalet sitt sekretariat og om revisjonsordninga i Møre og Romsdal fylkeskommune Bakgrunn Fylkestinget har som kjent vedtatt at fylkeskommunen skal delta i det nye interkommunale revisjonsselskapet Møre og Romsdal Revisjon IKS, som venteleg blir etablert i haust og formelt kjem i drift seinast frå 1. januar Stiftingsmøtet er av styringsgruppa for etableringa fastsett til 17. november i år. Følgjeleg blir fylkesrevisjonen frå same tidspunkt avvikla som fylkeskommunal etat ved at dei tilsette etter ei fastsett prosedyre, blir overførte til det nye selskapet. Kontrollsjefen går ikkje inn på problematikken omkring dette her. Fylkestinget vedtok sist i sak T-4/11 reglementet for «organisasjon og saksbehandling for kontrollutvalet, kontrollutvalet sitt sekretariat og fylkesrevisjonen». Som følgje av endringa i revisjonsordning må kontrollutvalet sitt reglement oppdaterast, dvs. fylkesrevisjonen må «strykast» frå reglementet og tilhøvet til den nye revisjonsordninga innpassast. Det er og høveleg ettersom ein ny valperiode skal startast, å gå gjennom reglementet og oppdatere dette med vedtatte lov- og forskriftsendringar dei siste åra knytt til tilsyn- og kontroll, og elles andre tilhøve som bør regulerast nærare. Kontrollsjefen har med bakgrunn i det gjeldande reglementet (vedtatt i sak T- 4/11), laga eit utkast til nytt reglement som freistar å ivareta dei nemnde omsyna. Utkastet følgjer vedlagt. Eg legg til grunn at kontrollutvalet i dette møtet tar ei førebels drøfting av utkastet, ev. kjem med endringsforslag/tillegg som er ønskeleg. Parallelt er utkastet sendt fylkesrådmannen og fylkesrevisjonssjefen til fråsegn. I møtet den 23. september er det meininga å sluttbehandle eit endeleg framlegg for innstilling til fylkestinget. Legg merke til at tekst som går ut er overstroken, medan ny tekst er farga raudt. Tekst som blir behalde er farga svart. Det er lagt ved eit utkast som berre inneheld endringsforslaga. Side36

37 Side 2 Kommentarar til nokre av endringsforslaga Endringsforslag som naturleg følgjer av endringa i revisjonsordning blir normalt ikkje kommentert utanom i enkelttilfelle. Pkt. 1.2: Val, samansetjing Endringane er i samsvar med vedtaket i fylkestinget i sak T-62/14 om styrking av kontrollutvalets formelle status. Pkt. 2.1: Møte Etter oppheving av kommunelova 77 nr 8 om lukking av møte i kontrollutvalet, gjeld den generelle regelen etter 31 om at møte i folkevalde organ skal vere opne også for kontrollutvalet. Ev. lukking må i tilfelle skje etter heimlane i 31. Pkt. 2.2: Møte- og talerett i kontrollutvalet Endringar som følgje av ny revisjonsordning, samt ei presisering av taleretten. Pkt. 2.3: Møte- og forklaringsplikt i kontrollutvalet Fylkesrådmannen har ikkje generell møte- eller talerett i kontrollutvalet, men har normalt blitt innkalla i saker det er ønskeleg at rådmannsfunksjonen er til stades ved saksbehandlinga. Det følgjer ikkje direkte av kommunelova at fylkesrådmannen har møte- og forklaringsplikt i kontrollutvalet i slike høve, men ut frå ei tolking av 22 nr 3 samanhalde med 77 nr 7. Ved å reglementsfeste møte- og forklaringsplikta gjennom vedtak i fylkestinget, er dette dermed uomtvista. Det er i tillegg ønskeleg at fylkesordføraren har same plikter, dvs. å møte og forklare seg ved innkalling i konkrete saker. Fylkesordføraren har elles generell møte- og talerett i kontrollutvalet. (Det er uavklart om øvrige tilsette tilsvarande kan påleggast å møte i kontrollutvalet og forklare seg i ei konkret sak. Reglar i andre lover, m.a. arbeidsmiljølova (om arbeidsgivars styringsrett) og personopplysningslova, set skranker for slikt pålagt oppmøte.) Pkt. 2.8: Oppmøte utanom møte Forskrift om kontrollutval 4 fekk med verknad frå følgjande tilføying: «Kontrollutvalget har rett til å være til stede i lukket møte i kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kommunestyret eller fylkestinget kan bestemme, i forskrift eller for ett enkelt møte, at kontrollutvalget ikke har rett til å være til stede i lukket møte i kommunestyret eller fylkestinget.» I reglementet blir det foreslått at leiaren eller enkeltmedlem kan få fullmakt til å vere til stades i lukka møte i folkevalt organ i fylkeskommunen på vegne av kontrollutvalet. Same fullmakt blir det forslått at kontrollsjefen skal ha. Departementet (KMD) har gitt ei tolking av dette i ein uttale av til NKRF: «Har kontrollutvalgssekretariatet rett til å være til stede i lukket kommunestyremøte? Side37

38 Side 3 Etter kontrollutvalgsforskriften 20 annet ledd skal kontrollutvalgssekretariatet påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet. Departementet har i tidligere tolkningsuttalelser uttalt at det etter kommuneloven 77 nr. 7 er kontrollutvalget som organ som har innsynsrett, men at i et tilfelle hvor utvalget har besluttet å utøve tilsyn, så kan utvalget overlate til lederen eller sekretariatet å foreta innsyn på utvalgets vegne (sak 05/3440 og 09/2951). Uttalelser i forarbeidene gir etter departementets mening støtte til et slikt identifikasjonssynspunkt mellom utvalg og sekretariat. Vi viser til Ot.prp. nr. 70 ( ), side 57: «Den som utøver sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget vil under utøvelsen av denne funksjonen være underlagt kontrollutvalgets myndighet, og anses ikke som en del av kommunens administrasjon. Det vil være kontrollutvalget som definerer sekretariatets oppgaver.» Dette forholdet mellom utvalg og sekretariat har også kommet til uttrykk i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) 20 fjerde ledd, som lyder: «Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir.» Departementet antar etter dette at kontrollutvalgssekretariatet har rett til å være til stede i lukkede møter i kommunestyret i samme utstrekning som utvalget selv. Dette forutsetter at kontrollutvalget har instruert sekretariatet om å være til stede. Rett til å være til stede i lukkede møter andre i folkevalgte organer. Videre blir det spørsmål om kontrollutvalget, revisor og sekretariat har tilgang til lukkede møter i underordnede folkevalgte organer. Ordlyden i 77 nr. 7 og 78 nr. 6 kan hos kommunen eller fylkeskommunen taler for at retten til å være til stede gjelder alle folkevalgte organer i kommunen. Det samme gjør etter departementets syn formålet med bestemmelsen. Vi viser også til høringsnotat 27. mai 2011 Forslag til endringar i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i kommunane m.m.) s. 27, hvor det heter: «Departementet legg til grunn at kommunelova 77 nr. 7 gir kontrollutvalet heimel til å vere til stades i lukka møte i folkevalde organ.» Departementet legger etter dette til grunn at kontrollutvalget, revisor og sekretariat har rett til å være til stede til lukkede møter i underordnede folkevalgte organer.» I reglementet er dermed retten til å vere til stades i lukka møte blitt fastslått ved at fylkestinget vedtar reglementet. Pkt. 3.5: Andre oppgåver Kontrollsjefen foreslår ei presisering av myndet kontrollutvalet har til å iverksette granskingar og undersøkingar, ved at varsel etter arbeidsmiljølova 2-4, tips frå tilsette og andre samt resultatet av andre tilsyns- og klageorgan sine undersøkingar (herunder domstolavgjerder) kan gi grunnlag for oppfølging i kontrollutvalet. Kap. III om revisjonsordninga Kapitlet erstattar det tidlegare pkt. 6 om fylkesrevisjonen. Det tar utgangspunkt i at fylkestinget har valt Møre og Romsdal Revisjon IKS som sin revisor. Side38

39 Side 4 Pkt. 6.2: Tilsyn med revisjonsordninga Etter forskrift om kontrollutval 4 skal kontrollutvalet sjå til at fylkeskommunen har ei «forsvarleg revisjonsordning». Omgrepet er udefinert i lov- og regelverk, og i faget verserer ulike og sprikande oppfatningar. Kontrollsjefen meiner omgrepet «revisjonsordning» ikkje berre omfattar formelle krav og dei leverte revisjonstenestene, men må sjåast på i eit breiare perspektiv, t.d. på kva måte ordninga er organisert, finansiert, blir leia, ivaretar eigarinteressene m.m. I pkt er det gitt ei førebels opprekning av dei omsyna som tilsynet bør omfatte, men kan bli utvida i den vidare prosessen med reglementet. Tilsynet bør vidare leggast opp på ein systematisk og dokumenterbar måte, dvs. ei konkret evaluering av kvart omsyn/kriteria ein vil trekke inn, med gradering av oppfylling av krav/forventningar, med ei tiltaksplan for oppfølging av avvik. Kontrollutvalet må ha ei sentral rolle i ein slik prosedyre. Jf. elles pkt Pkt. 6.3: Oppdragsavtale Det er føresett at fylkeskommunen inngår ein oppdragsavtale med revisjonsselskapet, dvs. om tenesteleveransen, omfang og innhald og andre tilhøve ein ønskjer regulert mellom partane. Avtalen er viktig i høve til tilsynet med revisjonsordninga. Den er eit gjensidig dokument, dvs. at selskapet vil stille visse føresetnader for avtaleoppfyllinga, t.d. frist for avlegging av rekneskap o.a. pliktige oppgåver, avstemmingar, årsmelding m.m. Pkt. 6.4: Evaluering av revisjonsordninga Utanom å presisere at kontrollutvalet skal kunne evaluere om revisjonsordninga er forsvarleg, er det føresett at selskapet elles oppfyller normale krav til ekstern kvalitetssikring og openheit om verksemda. Det er og viktig at kontrollutvalet blir involvert i eigarskapsoppfølginga, før representantskapsmøte og elles når viktige saker om selskapets drift og organisering skal drøftast. Tidl. pkt. 8 og 9 blir foreslått tatt ut av reglementet og i staden tatt inn i verksemdplanen som fylkestinget får til behandling ved starten av kvar valperiode. Vurdering Utkastet blir førebels lagt fram til drøfting i kontrollutvalet. Forslag til vedtak: Utkastet vart drøfta. Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Utkast til nytt reglement - høyringsutkast 2 Utkast til nytt reglement - høyringsutkast, "rein" utgåve Side39

40 Høyringsutkast Reglement for organisasjon og saksbehandling for kontrollutvalet, kontrollutvalet sitt sekretariat og fylkesrevisjonen om revisjonsordninga i Møre og Romsdal fylkeskommune. Forskrift om revisjon og "Forskrift om kontrollutval" fastsett av Kommunaldepartementet den 15. juni 2004 med heimel i lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommunar og fylkeskommunar 77, 78 og 79 er bindande og gjeld i sin heilskap. I tillegg gjeld følgjande reglement for organisasjon og saksbehandling i kontrollutvalet, for kontrollutvalet sitt sekretariat og for fylkesrevisjonen om revisjonsordninga i Møre og Romsdal fylkeskommune (vedteke av fylkestinget i sak T-4/11 og T-../15, jf. koml. 39 nr 1): I KONTROLLUTVALET Formål Kontrollutvalet skal på vegne av fylkestinget stå føre det løpande tilsynet med den fylkeskommunale forvaltninga, og skal sjå til at fylkeskommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet skal medverke til at innbyggarane, brukarane av tenestene og andre interessentar har tillit til Møre og Romsdal fylkeskommune, og at tenesteproduksjon, myndeutøving og interne forvaltningsfunksjonar blir utført målretta og etter lov, forskrift o.a. reglar samt fylkestingets føresetnader og vedtak, og interne retningslinjer. Kontrollutvalet skal framstå som eit kompetent, uavhengig, objektivt og synleg organ med høg integritet. Kontrollutvalet skal særleg sjå til at: fylkeskommunen bruker ressursane til å løyse oppgåver som samsvarer med fylkestingets vedtak og føresetnader fylkeskommunens ressursbruk og verkemidlar er effektive i høve til måla som er sett på områda lov og regelverk blir etterlevd i den fylkeskommunale forvaltninga fylkeskommunens styringsverktøy og verkemidlar er formålstenlege resultata i tenesteproduksjonen er i samsvar med fylkestinget sine føresetnader fylkeskommunens årsrekneskap blir revidert på ein trygg måte fylkeskommunen har ei forsvarleg revisjonsordning fylkeskommunens interesser i selskap blir ivaretekne på ein formålstenleg måte 1 Organisasjon 1.1 Organisatorisk plassering Kontrollutvalet er direkte underordna fylkestinget og rapporterer til fylkestinget om resultatet av arbeidet sitt, jf. kap. 3. Berre fylkestinget kan pålegge kontrollutvalet andre oppgåver. 1.2 Val, samansetjing Side40

41 Kontrollutvalet skal ha 5 medlemer med gruppevise varamedlemer i rekkefølgje. Av medlemene skal leiaren vere medlem av fylkestinget. Leiaren skal veljast blant fylkestinget sine medlemmer, og minst to av utvalet sine medlemmer bør også veljast blant fylkestinget sine medlemmer. (Vedtatt i sak T-62/14) Leiaren og minst to av medlemmene bør veljast frå dei partia/gruppene i fylkestinget som ikkje står bak valet av fylkesordføraren. (Vedtatt i sak T-62/14) Leiaren bør veljast frå eit av dei partia/gruppene i fylkestinget som ikkje har ombodet som fylkesordførar. Kontrollutvalet skal veljast som første val etter val av fylkesutvalet og fylkesordførar/ fylkesvaraordførar. Ved val av medlemer og varamedlemer bør omsynet til representativitet frå alle gruppene i fylkestinget særleg ivaretakast. Det bør vidare leggast vekt på å få medlemer og varamedlemer med god erfaring frå arbeidet som folkevald, og med eigenskapar/kunnskapar som er veleigna for arbeidet i kontrollutvalet. Om mogleg bør omsynet til kontinuitet blant medlemene i kontrollutvalet ha merksemd ved valet. 2 Møte og saksbehandling i kontrollutvalet 2.1 Møte Ordinære møte blir avvikla i samsvar med fastsett møteplan, og elles når leiaren finn det påkravd eller når minst 2 av medlemene krev det. Ekstraordinære møte kan avviklast når tilhøva tilseier det, t.d. av omsyn til rask behandling av tilsyns- og kontrollsaker, eller når saksmengda ikkje er mogleg å få gjennomgått på dei ordinære møta. Møta blir i utgangspunktet haldne i fylkeshuset, men kan også leggjast til andre stader når kontrollutvalet finn dette formålstenleg som eit ledd i å ivareta kontroll- og tilsynsansvaret. Kontrollutvalets møte skal haldast for opne dører. Kontrollutvalet tek avgjerd om møtet skal lukkast, ev. i ei bestemt sak. Opplysningar underlagt teieplikt og personalsaker skal behandlast for lukka dører. Kontrollutvalet tar avgjerd om lukking av møte etter kommunelova 31. Møte kan i særlege tilfelle avviklast som video-/telefon-møte/fjernmøte når det er påkravd å få avgjort ei sak før neste møte, og det anten ikkje er tid til å kalle saman til ekstraordinært møte, eller saka ikkje er så viktig at dette blir sett på som nødvendig. Ved telefonmøte/fjernmøte skal omsynet til ope møte ivaretakast. 2.2 Møte- og talerett i kontrollutvalet Fylkesordføraren har møte- og talerett i kontrollutvalet. Fylkesrevisjonssjefen Oppdragsansvarlege revisorar eller den han peikar ut mellom fylkesrevisjonens tilsette, har møte- og talerett i kontrollutvalet i saker som vedkjem revisjonens arbeidsområde. Oppdragsansvarlege revisorar kan møte med stedfortredar. 2.3 Møte- og forklaringsplikt i kontrollutvalet Fylkesrådmannen eller den han fylkesrådmannen peikar ut kan innkallast til møta for å svare på spørsmål om faktiske forhold i ei sak eller klargjere eit saksforhold. Fylkesrådmannen ev. ved stedfortredar har møte- og forklaringsplikt i kontrollutvalet i saker fylkesrådmannen blir innkalla til. Kontrollutvalet avgjer kva informasjon utvalet i slike tilfelle har behov for. Fylkesordføraren kan innkallast til møte i kontrollutvalet for å svare på spørsmål ev. klargjere eit saksforhold, særleg knytt til saksbehandlinga i folkevalte organ. Fylkesordføraren kan sende ein annan i sin stad, som i tilfelle svarer på vegne av fylkesordføraren. Kontrollsjefen i samråd med leiaren tar avgjerd om slik innkalling etter 1. og 2. avsnitt ovanfor. 2.4 Anna oppmøte Side41

42 Andre kan oppmodast om å møte i kontrollutvalet for å gi kontrollutvalet opplysningar i spesielle saker, eller for å gi kontrollutvalet ei orientering om eit saksforhold. Den/dei tilsette ved kontrollutvalssekretariatet har rett til å la seg representere i kontrollutvalet med ein tillitsvald ved behandling av personalsaker Innkalling, sakliste Innkalling til ordinære møte i kontrollutvalet blir utsendt med minst 7 dagars varsel og skal ha opplysning om møtestad og tid og kva saker som skal behandlast. Innkalling til ekstraordinære møte og telefonmøte o.l. kan skje med kortare, men høveleg varsel. Kontrollutvalet sitt sekretariat Utvalssekretariatet i adm. seksjon i samråd med kontrollsjefen sørger for innkalling og utsending av saksdokument møteinnkalling, og at varamedlemer blir innkalla ved meldte forfall. Sakslista med tilhøyrande saksdokument blir i tillegg til dei som er nemnt i 19 i forskrift om kontrollutval, sendt fylkesrådmannen samt avdelings- og etatsleiarane. Fylkesrådmannen og øvrige leiarar får likevel ikkje tilsendt sakene som det er gjort unntak for etter off.lova. Andre får tilsendt saksliste og saksdokument møteinnkallinga i samsvar med gjeldande praksis for fylkesutvalet. Møteinnkallinga skal publisertast på fylkeskommunens heimeside på ein høveleg måte Saksutgreiingførebuing Kontrollsjefen syter sørger for saksutgreiing og gjev tilråding til vedtak. Kontrollutvalet ev. kontrollsjefen kan i einskildhøve be andre om utgreiingar Møtebok Kontrollutvalet sitt sekretariat Utvalssekretariatet i adm. seksjon syter sørger for føring av møtebok og at dette skjer i samsvar med reglement for føring av møtebøker fastsett av fylkestinget. Utkast til møtebok blir sendt møtande medlemer og varamedlemer for gjennomsyn. Merknader skal meldast til sekretariatet, som i samråd med leiaren tek avgjerd om endringar skal gjerast i utkastet. Møteboka skal endeleg godkjennast av kontrollutvalet seinast i neste i same møtet. Møteboka skal sendast utvalets medlemer/varamedlemer, fylkesordførar, fylkestingets medlemer, fylkesrevisjonssjefen oppdragsansvarlege revisorar, fylkesrådmannen samt avdelings- og etatsleiarane i fylkeskommunen, og blir lagt ut på fylkeskommunens heimeside. Andre får møteboka i samsvar med praksis for fylkesutvalet. Melding om vedtak i kontrollutvalet (særutskrifter) blir elles sendt dei avdelingar/etatar i fylkeskommunen saka gjeld Høyringar Kontrollutvalet kan avvikle høyringar innafor sitt ansvarsområde. Med høyring er meint eit møte i utvalet der utvalet mottar munnlege forklaringar frå personar som er innkalla, for å få belyst ei spesiell sak eller saksområde. Høyringa blir avvikla etter eigne reglar, som er vedlegg til dette reglementet Oppmøte utanom møte Utanom ordinære fastlagte møte kan kontrollutvalet eller einskildmedlemer av kontrollutvalet innkallast til deltaking i andre møte, meldast på studiereiser/synfaringar/konferansar og samlingar m.v. som er ein ledd i tilsynsansvaret, og få dekning for tapt arbeidsforteneste, reiseutgifter m.v. etter fylkeskommunens reglar for slik deltaking. Kontrollutvalet, leiaren eller medlem utpeikt av kontrollutvalet har rett til å vere til stades i lukka møte i folkevalte organ i fylkeskommunen. Kontrollsjefen har fullmakt til å vere til stades i lukka Side42

43 møte i folkevalte organ i fylkeskommunen i same utstrekning som kontrollutvalet sjølv. Kontrollutvalet fastset sjølv omfanget av deltaking i studiereiser/synfaringar/konferansar og samlingar innanlands og utanlands. Deltaking utover dette skal godkjennast av kontrollutvalet i kvart einskild tilfelle. Medlemer i kontrollutvalet som ikkje er medlem av fylkestinget, skal ha høve til å ta del i gruppemøte og ved møte i fylkestinget ved behandling av saker fremja av kontrollutvalet til fylkestinget, og får godtgjersle etter reglane i godtgjerslereglementet kap V pkt Generelt Kontrollutvalet kan fastsetje nærare reglar for si saksbehandling som presisering av desse retningslinjene. Om inhabilitet for medlemer av kontrollutvalet gjeld forvaltningslova 6 og kommunelova 40 nr 3 og 4. 3 Kontrollutvalets oppgåver 3.1 Fullmakt Kontrollutvalet tar avgjerd i saker som gjeld kontrollutvalets ansvarsområde og oppgåver etter kommunelova kap. 12, forskrift om revisjon og forskrift om kontrollutval, så langt desse reglane ikkje legg avgjerdsmynde til fylkestinget sjølv. I sistnemnde tilfelle gir kontrollutvalet tilråding til fylkestinget. Kontrollutvalet kan gi kontrollsjefen mynde til å ta avgjerd i andre saker som ikkje er av prinsipiell betydning. 3.2 Særlege oppgåver Økonomiplan, årsbudsjett, rekneskap, revisjon Fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalet har eit ressursgrunnlag som er tilpassa utvalet sine oppgåver og ansvarsområde til ei kvar tid. Fylkesrevisjonssjefen Kontrollsjefen gir innstilling lager forslag til kontrollutvalet om fylkesrevisjonens økonomiplan/årsbudsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonen, medan kontrollsjefen utarbeider forslag til budsjett for kontrollutvalet og kontrollutvalssekretariatet herunder for kjøp av revisjonstenester. Kontrollutvalet gir tilråding om kontrollutvalets og fylkesrevisjonens økonomiplan/ årsbudsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonen, herunder for kjøp av revisjonstenester. Kontrollutvalets tilråding blir å innarbeide i fylkesutvalets samla framlegg til økonomiplan/årsbudsjett og skal følgje budsjettsaka til fylkestinget. Endringar i budsjettet mellom tenesteområda innan rammeområdet Sentrale kontrollorgan kan berre gjerast av kontrollutvalet. Kontrollutvalet gjev tilråding om rekneskap og resultatevaluering for rammeområdet Sentrale kontrollorgan. Det skal ved evalueringa takast omsyn til ekstra kostnader som kontrollutvalet har hatt t.d. som følgje av ekstraordinære (ikkje planlagde) møte og aktivitetar. Tilrådinga skal følgje fylkesutvalets samla framlegg til årsrekneskap og resultatevaluering for fylkeskommunen. Rekneskapen til kontrollutvalet, kontrollutvalets sekretariat og fylkesrevisjonen blir revidert av ekstern revisor. Kontrollutvalet engasjerer revisor. Revisjonsmeldinga skal følgje som vedlegg til årsrekneskapssaka til fylkeskommunen Verksemdplan Ved starten Innan utgangen av første året av valperioden og skal kontrollutvalet utarbeide ein plan for verksemda i utvalet i perioden. Kontrollutvalet fastset sjølv innhald og omfang etter tilhøva, Side43

44 men planen skal angi dei overordna føringane for revisjons-, tilsyns- og kontrollarbeidet i valperioden, og følgjast opp med årlege handlingsplanar. I verksemdplanen kan inngå plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Verksemdplanen skal vedtakast av fylkestinget, medan handlingsplanar samt rullering av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll blir fastsett av kontrollutvalet sjølv. Ei årleg sak om val av forvaltningsrevisjonar skal behandlast av fylkestinget Årsmelding Kontrollutvalet skal leggje fram årsmelding for om verksemda i utvalet og kontrollutvalssekretariatet og fremje denne til fylkestinget til behandling som eiga sak. Kontrollutvalet skal behandle årsmeldinga frå fylkesrevisjonen. Årsmeldinga blir sendt fylkestinget til orientering som vedlegg til kontrollutvalets årsmelding Organisasjonsplan, personalsaker Kontrollutvalet fastset organisasjonsplan for kontrollutvalet sitt sekretariat. Fastsetting av løn for kontrollsjefen skal gjerast av lønsforhandlingsutvalet i fylkesutvalet. Rutinane for lønsforhandlingar for det øvrige personalet skal følgje fylkeskommunen sitt opplegg for dette. Kontrollutvalet har mynde til å ta avgjerd i øvrige personalsaker vedkomande kontrollutvalsekretariatets personale og i same omfang som elles er delegert til fylkesrådmannen for fylkeskommunale stillingar. Kontrollutvalet kan delegere mynde i personalsaker til kontrollsjefen vedkomande personalet ved sekretariatet for kontrollutvalet. 3.3 Bruk av sakkunnig hjelp Kontrollutvalet kan gjere seg nytte av sakkunnig hjelp utover bistand frå sekretariatet og revisjonen når utvalet finn dette nødvendig. 3.4 Teieplikt Medlemer og varamedlemer i kontrollutvalet skal underteikne erklæring om teieplikt. 3.5 Andre oppgåver I tillegg til lovpålagde revisjons-, kontroll- og tilsynsoppgåver kan kontrollutvalet iverksette undersøkingar og granskingar av fylkeskommunal verksemd på eige initiativ, eller etter vedtak i fylkestinget. Kontrollutvalet fastset mandat og omfang, og gjer val om eventuell utførar. Kontrollutvalet skal ikkje vere formelt varslingspunkt for varsel frå tilsette etter arbeidsmiljølova 2-4 om kritikkverdige tilhøve i fylkeskommunen. Kontrollutvalet skal likevel orienterast om slike varsel. Kontrollutvalet kan av eiga vurdering undersøke varselet og ev. avgjere å behandle varselet som tilsyns- og kontrollsak. Kontrollutvalets saksbehandling erstattar ikkje fylkeskommunens oppfølging av slike varsel etter arbeidsmiljølova. Kontrollutvalet kan motta tips frå tilsette og andre av eitkvart slag, men avgjer sjølv korleis slike tips skal følgjast opp, eller avvisast. Tips som gjeld klage på enkeltvedtak og om politiske vedtak er formålstenlege skal ikkje realitetsbehandlast, men kontrollutvalet kan likevel velje om ein vil undersøke sakstilhøvet. Kontrollutvalet skal halde seg orientert om resultatet av statlege tilsyn, fråsegner frå Sivilombodsmannen, om vedtak i statlege klageorgan i klager, om avgjerder i KOFA og ESA, samt om domstolsavgjerder, som gjeld fylkeskommunen eller der fylkeskommunen er innklaga. Kontrollutvalet kan etter eige skjøn avgjere om påpeikte tilhøve skal følgjast opp, ev. be om å bli orientert om korleis påpeikte tilhøve blir retta opp. Kontrollutvalet avgjer om fylkestinget skal orienterast om oppfølginga og i tilfelle på kva måte det skal skje. Side44

45 3.6 Samarbeid med andre Kontrollutvalet har fullmakt til å samarbeide med politi og påtalemakta i saker som vedkjem kontrollutvalets arbeidsoppgåver knytt til etterforsking av tilhøve i fylkeskommunen som kan bli råka av straffelova. Kontrollutvalet kan samarbeide med statlege tilsynsorgan, m.a. Fylkesmannen, for å samordne tilsynsaktivitetar retta mot fylkeskommunal verksemd. Kontrollutvalet har fullmakt til å samarbeide med andre kommunars og fylkeskommunars kontrollutval, og inngå avtalar om slikt samarbeid, for å samordne kontrollaktivitetar m.m., og innhente opplysningar m.v. knytt til oppgåvene til kontrollutvalet, samt samarbeid om opplæring og utviklingstiltak. Kontrollutvalet kan inngå avtale med Riksrevisjonen om utføring av særlege revisjonsoppdrag knytt til Riksrevisjonens revisjon av fylkesveg-rekneskapen. 3.7 Informasjon og rapportering Som ledd i det førebyggande arbeidet skal kontrollutvalet prioritere rettleiing og informasjon om arbeide sitt, både innetter i fylkeskommunen og utetter til allmenta. Kontrollutvalet skal legge vekt på å vere løysingsorientert og medverke til dialog og læring i organisasjonen. Kontrollutvalet skal ha ein aktiv dialog med fylkestinget, og skal fremje aktuelle saker og rapportar til behandling og ta initiativ til å få sett fokus på aktuelle tema. 3.8 Avgrensing Kontrollutvalet kan ikkje vurdere om politiske vedtak er formålstenlege. Kontrollutvalet kan likevel gi merknad til vedtak som openbert er ulovlege. II KONTROLLUTVALET SITT SEKRETARIAT 4 Organisatorisk plassering Sekretariatsordning 4.1 Om sekretariatet. Dagleg leiing. Kontrollutvalet skal ha eit sekretariat eiga sekretariatsordning som er tilpassa utvalet sitt behov, og ha kompetanse til å bistå kontrollutvalet på alle funksjonsområda til utvalet. Fylkestinget fastset kva sekretariatsordning kontrollutvalet skal ha etter tilråding frå kontrollutvalet. Dagleg leiar av sekretariatet skal ha nemninga kontrollsjef Tilhøvet til kontrollutvalet Kontrollutvalet sitt sekretariat er underlagt kontrollutvalet og skal følgje dei retningslinjer og pålegg for drifta av sekretariatet som utvalet gir. Kontrollutvalet gjer vedtak og ev. tilråding i andre saker som vedkjem sekretariatet Tilsetting Fylkestinget foretar tilsetting i stillinga som kontrollsjef etter tilråding frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet foretar tilsetting i øvrige stillingar ved sekretariatet, ev. godkjenner ordningar som kan bistå sekretariatet i det løpande arbeidet. Kontrollutvalet godkjenner avtale om engasjement av mellombels sekretær/kjøp av sekretærtenester når tilhøva gjer dette naudsynt, eller for å sikre framdrifta i utvalsarbeidet ved tilfeldige fråvær for kontrollsjefen. 5 Kontrollsjefens oppgåver Side45

46 5.1 Leiing, saksbehandling og oppfølging av saker til kontrollutvalet Kontrollsjefen har ansvar for leiinga av sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalet og at sekretariatet sine oppgåver blir utført i samsvar med dette reglementet og pålegg frå kontrollutvalet. Kontrollsjefen skal sørge for saksutgreiing og gir forslag til vedtak. Kontrollsjefen kan be om at andre førebur saksframlegg til kontrollutvalet. Kontrollsjefen skal følgje opp at saker som gjeld kontrollutvalets ansvar og oppgåver etter lov og forskrift samt dette reglementet blir ivareteke og forsvarleg løyste. Kontrollutvalet kan leggje andre arbeidsoppgåver til kontrollsjefen i den grad lov/forskrift ikkje er til hinder for dette. Kontrollsjefen skal sjå til at vedtak i kontrollutvalet ev. etter behandling i fylkestinget blir sett i verk. Kontrollsjefen tar avgjerd i spørsmål av prosedyremessig karakter der ikkje anna er fastsett i lov, forskrift eller fylkeskommunale reglement. Kontrollsjefen har fullmakt til å ta avgjerd ev. i samråd med leiaren i enkeltsaker som er kurante, og elles når det hastar med å ta avgjerd, med melding til kontrollutvalet i neste møte. Kontrollsjefen kan bestille ekstraordinære kontrollhandlingar når det hastar å få sett i gang kontrollen, i samråd med leiaren i kontrollutvalet. Kontrollsjefen skal vere kontrollutvalets utoverretta operative apparat og kontaktledd, herunder overfor administrasjonen og revisjonen. 5.2 Tilvisingsmynde Kontrollsjefen har tilvisingsrett for utgifter og inntekter utanom lønsbilag som vedkjem kontrollutvalet og sekretariatet si drift. Lønsbilag blir tilviste av administrasjonssjefen. 5.3 Avgrensing mot revisjonsoppgåver Kontrollsjefen kan ikkje utføre revisjonsoppgåver etter forskrift om revisjon, men skal følgje opp at desse blir utført med rimeleg framdrift og innan fastsette fristar av fylkesrevisjonen, ev. av innleigde revisorar. 5.4 Tilhøvet til fylkesrevisjonen revisor Kontrollsjefen er fylkesrevisjonssjefens oppdragsansvarlege revisorars kontaktperson overfor kontrollutvalet i alle saker og skal formidle pålegg og oppgåver som etter vedtak i kontrollutvalet skal løysast av fylkesrevisjonen. Kontrollsjefen er elles kontaktperson for leiinga og styret i revisjonsselskapet overfor kontrollutvalet i spørsmål m.m. som vedkjem oppdraget. Kontrollsjefen skal etter nærare retningslinjer på vegne av kontrollutvalet stå føre det løpande tilsynet med revisjonsordninga og revisjonsarbeidet etter forskrift om kontrollutval og dette reglementet (jf. kap. 6), og rapportere til kontrollutvalet om dette. FYLKESREVISJONEN 6 Organisatorisk plassering 6.1. Tilhøvet til kontrollutvalet Kontrollutvalet skal sjå til at fylkeskommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet har tilgang til fylkesrevisjonens arbeids- og saksdokument i den grad kontrollutvalet ønskjer slike framlagt i møtet. Kontrollutvalet skal kunne evaluere revisjonsordninga og tilpasse denne til lovmessige krav og fylkestingets revisjons-, kontroll- og tilsynsbehov, behov for oppfølging av vedtak, kompetansenivået i fylkeskommunen samt fylkeskommunens eiga organisering og internkontroll. Kontrollutvalet skal ha melding ved engasjement av eksterne leverandørar til å utføre delar av Side46

47 revisjonsoppdraget. Fylkestinget vedtek revisjonsordning etter tilråding frå kontrollutvalet. 6.2 Fylkesrevisjonssjefstillinga Fylkestinget foretar tilsetting av fylkesrevisjonssjef etter tilråding frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet gjer vedtak ev. tilråding i andre saker som vedkjem fylkesrevisjonssjefstillinga og som ikkje er knytt til fylkesrevisjonssjefens faglege ansvar. 7 Fylkesrevisjonssjefens oppgåver 7.1 Leiing, saksbehandling Fylkesrevisjonssjefen har ansvar for leiinga av fylkesrevisjonen og at fylkesrevisjonen utfører dei lovpålagde oppgåvene og oppgåver som kontrollutvalet gir pålegg om og som blir formidla av kontrollsjefen. Fylkesrevisjonssjefen har ansvar for at revisjonsarbeidet blir utført effektivt og innan fastsette fristar, og innafor dei rammer og føresetnader som elles er bestemt. Fylkesrevisjonssjefen skal gi kontrollutvalet tilbakemeldingar og rapportar om arbeidets gang og sluttkonklusjonar med anbefalingar. Kontrollutvalet fastset rapporteringsmåte og ev. frekvens. 7.2 Tilsettings- og tilvisingsmynde Fylkesrevisjonssjefen har fullmakt til å fastsette organiseringa av fylkesrevisjonen, tilsette i og gjere om stillingar for fylkesrevisjonens personale, og fastsetje ny løn for slike innafor den vedtekne budsjettramma. Dei tilsette ved fylkesrevisjonen har rett til å uttale seg i slike saker. Fylkesrevisjonssjefen har tilvisingsrett for utgifter og inntekter som vedkjem fylkesrevisjonen si drift. 7.3 Tilhøvet til kontrollutvalet sitt sekretariat Fylkesrevisjonssjefen eller tilsette ved fylkesrevisjonen skal ikkje utføre vanlege sekretariatsoppgåver for kontrollutvalet. Fylkesrevisjonssjefen skal sende sine rapportar m.m. til kontrollutvalet via sekretariatet for kontrollutvalet som skal sjå til at arbeidet er forsvarleg utført. Sekretariatet for kontrollutvalet kan i tilfelle be om å få ytterlegare opplysningar. III OM REVISJONSORDNINGA 6 Revisjonsordning 6.1 Val av revisjonsordning og revisor Fylkestinget har valt Møre og Romsdal Revisjon IKS som fylkeskommunens revisor etter tilråding frå kontrollutvalet, som ivaretar fylkeskommunens behov for rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon, og ev. selskapskontroll etter særskilt bestilling frå kontrollutvalet. 6.2 Tilsyn med revisjonsordninga Kontrollutvalet skal sjå til at revisjonsordninga er forsvarleg, dvs. at fylkeskommunen har ei trygg og velfungerande revisjonsordning som løyser pålagte og tildelte oppgåver på ein tilfredsstillande måte og med god kvalitet. Kontrollutvalet skal særleg sjå til at: - oppdragsansvarlege revisorar oppfyller formelle krav, - oppdragsansvarlege revisorar er uavhengige og objektive, Side47

48 - revisjonsarbeidet blir utført planmessig og i samsvar med regelverket og god kommunal revisjonsskikk samt inngått oppdragsavtale, - revisjonen har interne kvalitetskontrollsystem for arbeidet og er underlagt ordning for ekstern kvalitetskontroll, - revisjonen har rutiner som sikrar forsvarleg handtering av mislege tilhøve og feil som blir oppdaga i revisjonsarbeidet. Kontrollutvalet kan be om å få opplysningar, dokumentasjon eller erklæringar frå oppdragsansvarlege revisorar om desse tilhøva. Kontrollutvalet kan ta initiativ til å få retta på tilhøve ein ikkje er nøgd med overfor leiinga i Møre og Romsdal Revisjon IKS, med styret i selskapet eller fylkeskommunens eigarrepresentant. 6.3 Oppdragsavtale Kontrollutvalet forhandlar om og godkjenner den årlege oppdragsavtalen med Møre og Romsdal Revisjon IKS om levering av revisjonstenester til fylkeskommunen, dvs. rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, og ev. etter bestilling selskapskontroll. Kontrollutvalet kan bestille ytterlegare tenester frå revisjonsselskapet som ligg innafor kontrollutvalets mandat, ev. sjølv sette slike oppgåver ut i marknaden når tilhøva elles tilseier det. Oppdragsavtalen skal minst regulere tilhøve som: - oppfylling av formelle krav til oppdragsansvarlege revisorar - kontrollutvalets innsynsrett i revisors arbeidspapir - rapportering til og kommunikasjon med kontrollutvalet, herunder møterett og plikt for oppdragsansvarlege revisorar - presentasjon av planar og strategiar for revisjonsarbeidet - fastsetting av fristar for avslutning/levering av avtalte revisjonsoppdrag - klargjere fylkeskommunens ansvar og plikter i høve til revisjonsarbeidet - levering av eventuelle tilleggstenester - presisering av forventningar og krav til tenesteleveransen - budsjett/betaling for revisjonsoppdraga, og oppgjersmåte for utført arbeid - tilhøvet til media og kven som uttalar seg og Kontrollutvalet kan tilpasse denne revisjonsoppdraga til lovmessige krav og fylkestingets revisjons-, kontroll- og tilsynsbehov, behov for oppfølging av vedtak, kompetansenivået i fylkeskommunen samt fylkeskommunens eiga organisering, økonomiforvaltning/rekneskapsordning og internkontroll. Fylkesrådmannen skal giast høve til å uttale seg til oppdragsavtalen før godkjenning. Fylkesordføraren signerer oppdragsavtalen på vegne av fylkeskommunen. 6.4 Evaluering av revisjonsordninga Kontrollutvalet skal kunne evaluere om revisjonsordninga er forsvarleg, jf. pkt Kontrollutvalet skal ha seg førelagt til orientering årsmeldinga frå Møre og Romsdal Revisjon IKS. Fylkeskommunen føreset at Møre og Romsdal Revisjon IKS deltar i landsomfattande prissamanlikningar m.m. (benchmarking) og orienterer kontrollutvalet om resultatet av samanlikninga. I likskap med private revisjonsselskap føreset fylkeskommunen at styret for revisjonsselskapet legg fram ein openheitsrapport etter krava i revisorlova 5a-2. Kontrollutvalet skal ha melding ved engasjement av eksterne leverandørar til å utføre delar av revisjonsoppdraget. Fylkeskommunens eigarrepresentant skal normalt konferere med kontrollutvalet før møte i representantskapen i Møre og Romsdal Revisjon IKS, og særleg før behandling av styringsdokument og før fastsetting av ev. eigarstrategi. 6.5 Opplysningsplikt Oppdragsansvarlege revisorar skal halde kontrollutvalet løpande orientert om revisjonsarbeidet, om framdrifta i høve til planar og eventuelle særlege forhold som påverkar utføringa av arbeidet. Side48

49 Orienteringa skal og omfatte arbeid som blir utført av eksterne revisorar som revisjonsselskapet engasjerer i revisjonsarbeidet retta mot fylkeskommunen, samt Riksrevisjonens arbeid knytt til revisjon av fylkesveg-rekneskapen. 8. SÆRLEG OM FORVALTNINGSREVISJON Rapportar om forvaltningsrevisjon skal kontrollutvalet, etter behandling i fylkestinget, oversende til vedkomande hovudutval, ev. til fylkesrådmannen, for å få tilbakemelding om på kva måte konklusjonane og anbefalingane i rapporten blir følgde opp og påviste avvik handterast. Kontrollutvalet skal innan ein frist kontrollutvalet fastset, ha svar tilbake. (Kap. 8 blir tatt inn i verksemdplanen) 9. SÆRLEG OM SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalet kan innleie samarbeid om og samordne planlagt selskapskontroll med kontrollutval hos andre eigarkommunar/-fylkeskommunar i selskap (IKS, AS) som fylkeskommunen er medeigar i, når dette er formålstenleg. Rapporten frå selskapskontrollen skal på ordinær måte fremjast frå kontrollutvalet til fylkestinget. (Kap. 9 blir tatt inn i verksemdplanen) 107. ENDRING, IKRAFTSETTING Kontrollutvalet kan gjere mindre endringar i reglementet, ev. også som følgje av endringar i forskriftene om revisjon og kontrollutval. Reglementet blir gjort gjeldande frå 1. november Vedlegg: Reglar for avvikling av høyringar i kontrollutvalet. Side49

50 Vedlegg, presisering av reglementet for kontrollutvalet pkt om høyringar: 1. Formål Reglar for avvikling av høyringar i kontrollutvalet Formålet med desse reglane er å sikre kontrollutvalet sitt informasjonsbehov, ei god framdrift i høyringa og trygge den enkelte deltakars rettstryggleik. 2. Opne høyringar, og når høyringar kan lukkast Avgjerd om høyring blir teke med alminneleg fleirtal i kontrollutvalet, likevel slik at minst tre medlemer må røyste for høyringa. Høyringa skal i utgangspunktet vere open, men kontrollutvalet kan med alminneleg fleirtal avgjere at heile eller delar av høyringa skal/kan vere lukka i medhald av kommunelova 31. Det kan t.d. skje som følgje av at den som skal høyrast berre ønskjer å uttale seg i lukka møte og det er heimel for å lukke høyringa. Kontrollutvalet kan berre få teiepliktige opplysningar i lukka høyring. Under ei open høyring kan ikkje kontrollutvalets medlemer gjengi eller vise til opplysningar som er teiepliktige. 3. Førebuing av høyringa Før høyringa skal kontrollutvalet ha eit saksførebuande møte og fastsette opplegget for høyringa. På dette møtet skal utvalet gjennomgå kva for problemstillingar som utvalet ønskjer belyst og kva ein forventer å oppnå. Det skal vidare fastsettast ei framdriftsplan for høyringa, som m.a. kan fastsette taletid for den enkelte som er innkalla eller invitert, rekkefølgje og hovudspørsmål/tema. Kontrollutvalet tek avgjerd om kven som skal inviterast til høyringa utanfrå og kven som skal ha talerett. Dersom det er ønske om å innkalle nokon frå fylkeskommunens administrasjon i høyringa skal innkallinga rettast til fylkesrådmannen som tek avgjerd om kven som skal møte. Er responsen negativ kan kontrollutvalet bringe saka inn for fylkesutvalet. 4. Den inviterte og den innkalla si stilling Invitasjon/innkalling til høyringa skal sendast i så god tid som mogleg. Det skal opplysast om kva sak eller saksområde som er tema for høyringa, at den er open og at det ev. blir tatt referat. Overfor tilsette i fylkeskommunen som er innkalla, skal det visast til koml. 77 nr 7, jf. forskrift om kontrollutval 5 om kontrollutvalets rett til innhenting av opplysningar. Tilsette som fylkesrådmannen har pålagt å møte har møteplikt og plikt til å forklare seg. Tilsette skal normalt forklare seg i lukka møte. Fylkesrådmannen har møte- og forklaringsplikt når fylkesrådmannen blir innkalla til høyringa (kommunelova 77 nr 7, jf. 23 nr 2). Det same gjeld tilsette som fylkesrådmannen peikar ut for å møte og forklare seg på sine vegne. For andre enn fylkesrådmannen eller som møter på vegne av fylkesrådmannen skal det informerast om høvet til å reservere seg frå mot å møte og for å forklare seg for eksterne aktørar, og om å krevje å bli høyrt i lukka møte av omsyn til personvernet, og av omsyn til ikkje sette seg sjølv i ein situasjon som kan få negative tenestlege konsekvensar. Kopi av dette reglementet skal følgje innkallinga. Den inviterte eller den innkalla skal ha tilgang til kontrollutvalets saksdokument dersom desse ikkje er underlagt teieplikt. Den inviterte eller innkalla har høve til å ha med seg ein person til å hjelpe seg, og rett til å konferere med vedkomande før det blir svara. 5. Gjennomføring av høyringa Side50

51 Dersom andre enn leiaren skal leie høyringa (dvs. vere hovudutspørjar), peikar kontrollutvalet ut den eller dei som skal ha denne funksjonen, anten eit anna medlem eller ein person som kontrollutvalet kan engasjere. Avgjerd om dette blir teke med alminneleg fleirtal i det saksførebuande møtet. Møteleiaren innleiar høyringa ved å orientere om temaet for høyringa og dei prosedyrar som gjeld. Før kontrollutvalet startar utspørjinga av ein innkalla/invitert skal vedkomande få høve til å gi ei framstilling av saka. Etter at hovudutspørjar er ferdig med sine spørsmål kan øvrige kontrollutvalsmedlemerne stille oppfølgingsspørsmål. Meiningsutveksling mellom kontrollutvalets medlemer skal ikkje finne stad under høyringa. Medlemene skal heller ikkje kommentere svara, utan at det følgjer som ein naturleg del i eit oppfølgingsspørsmål. Møteleiaren skal påtale upassande eller fornærmeleg åtferd. Eit medlem kan krevje at høyringa blir avbroten for at kontrollutvalet skal kunne drøfte vidare framdrift, herunder om at høyringa skal avsluttast eller halde fram for lukka dører. Det skal ikkje røystast eller treffast konklusjonar under høyringa. Kontrollutvalet avgjer i møte korleis opplysningane som framkom under høyringa skal følgjast opp. Det skal førast protokoll som for møte frå høyringa, som omhandlar kven som var til stades frå kontrollutvalet og innkalla/inviterte og kven som uttalte seg/svarte på spørsmål. Kontrollutvalet avgjer ut over dette om det skal førast referat frå høyringa eller om det skal gjerast lydopptak. Kontrollutvalet avgjer på kva måte høyringa skal følgjast opp. Dersom kontrollutvalet får utarbeidd ein rapport om resultatet av høyringa, skal fylkesrådmannen få høve til å gi fråsegn til rapporten, som skal vedleggast rapporten. Kontrollutvalet kan vedta å fremje rapporten til fylkestinget. 6. Kunngjering Opne høyringar skal kunngjerast som for møte. Side51

52 Høyringsutkast Reglement for kontrollutvalet, kontrollutvalet sitt sekretariat og om revisjonsordninga i Møre og Romsdal fylkeskommune. Forskrift om revisjon og "Forskrift om kontrollutval" fastsett av Kommunaldepartementet den 15. juni 2004 med heimel i lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommunar og fylkeskommunar 77, 78 og 79 er bindande og gjeld i sin heilskap. I tillegg gjeld følgjande reglement for kontrollutvalet, kontrollutvalet sitt sekretariat og om revisjonsordninga i Møre og Romsdal fylkeskommune (vedteke av fylkestinget i sak T-4/11 og T-../15, jf. koml. 39 nr 1): I KONTROLLUTVALET Formål Kontrollutvalet skal på vegne av fylkestinget stå føre det løpande tilsynet med den fylkeskommunale forvaltninga, og skal sjå til at fylkeskommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet skal medverke til at innbyggarane, brukarane av tenestene og andre interessentar har tillit til Møre og Romsdal fylkeskommune, og at tenesteproduksjon, myndeutøving og interne forvaltningsfunksjonar blir utført målretta og etter lov, forskrift o.a. reglar samt fylkestingets føresetnader og vedtak, og interne retningslinjer. Kontrollutvalet skal framstå som eit kompetent, uavhengig, objektivt og synleg organ med høg integritet. Kontrollutvalet skal særleg sjå til at: fylkeskommunen bruker ressursane til å løyse oppgåver som samsvarer med fylkestingets vedtak og føresetnader fylkeskommunens ressursbruk og verkemidlar er effektive i høve til måla som er sett på områda lov og regelverk blir etterlevd i den fylkeskommunale forvaltninga fylkeskommunens styringsverktøy og verkemidlar er formålstenlege resultata i tenesteproduksjonen er i samsvar med fylkestinget sine føresetnader fylkeskommunens årsrekneskap blir revidert på ein trygg måte fylkeskommunen har ei forsvarleg revisjonsordning fylkeskommunens interesser i selskap blir ivaretekne på ein formålstenleg måte 1 Organisasjon 1.1 Organisatorisk plassering Kontrollutvalet er direkte underordna fylkestinget og rapporterer til fylkestinget om resultatet av arbeidet sitt, jf. kap. 3. Berre fylkestinget kan pålegge kontrollutvalet andre oppgåver. 1.2 Val, samansetjing Kontrollutvalet skal ha 5 medlemer med gruppevise varamedlemer i rekkefølgje. Leiaren skal Side52

53 veljast blant fylkestinget sine medlemmer, og minst to av utvalet sine medlemmer bør også veljast blant fylkestinget sine medlemmer. (Vedtatt i sak T-62/14) Leiaren og minst to av medlemmene bør veljast frå dei partia/gruppene i fylkestinget som ikkje står bak valet av fylkesordføraren. (Vedtatt i sak T-62/14) Kontrollutvalet skal veljast som første val etter val av fylkesutvalet og fylkesordførar/ fylkesvaraordførar. Ved val av medlemer og varamedlemer bør omsynet til representativitet frå alle gruppene i fylkestinget særleg ivaretakast. Det bør vidare leggast vekt på å få medlemer og varamedlemer med god erfaring frå arbeidet som folkevald, og med eigenskapar/kunnskapar som er veleigna for arbeidet i kontrollutvalet. Om mogleg bør omsynet til kontinuitet blant medlemene i kontrollutvalet ha merksemd ved valet. 2 Møte og saksbehandling i kontrollutvalet 2.1 Møte Ordinære møte blir avvikla i samsvar med fastsett møteplan, og elles når leiaren finn det påkravd eller når minst 2 av medlemene krev det. Ekstraordinære møte kan avviklast når tilhøva tilseier det, t.d. av omsyn til rask behandling av tilsyns- og kontrollsaker, eller når saksmengda ikkje er mogleg å få gjennomgått på dei ordinære møta. Møta blir i utgangspunktet haldne i fylkeshuset, men kan også leggjast til andre stader når kontrollutvalet finn dette formålstenleg som eit ledd i å ivareta kontroll- og tilsynsansvaret. Kontrollutvalets møte skal haldast for opne dører. Kontrollutvalet tar avgjerd om lukking av møte etter kommunelova 31. Møte kan i særlege tilfelle avviklast som video-/telefon-/fjernmøte når det er påkravd å få avgjort ei sak før neste møte, og det anten ikkje er tid til å kalle saman til ekstraordinært møte, eller saka ikkje er så viktig at dette blir sett på som nødvendig. Ved telefonmøte/fjernmøte skal omsynet til ope møte ivaretakast. 2.2 Møte- og talerett i kontrollutvalet Fylkesordføraren har møte- og talerett i kontrollutvalet. Oppdragsansvarlege revisorar har møte- og talerett i kontrollutvalet i saker som vedkjem revisjonens arbeidsområde. Oppdragsansvarlege revisorar kan møte med stedfortredar. 2.3 Møte- og forklaringsplikt i kontrollutvalet Fylkesrådmannen eller den han fylkesrådmannen peikar ut kan innkallast til møta for å svare på spørsmål om faktiske forhold i ei sak eller klargjere eit saksforhold. Fylkesrådmannen ev. ved stedfortredar har møte- og forklaringsplikt i kontrollutvalet i saker fylkesrådmannen blir innkalla til. Kontrollutvalet avgjer kva informasjon utvalet i slike tilfelle har behov for. Fylkesordføraren kan innkallast til møte i kontrollutvalet for å svare på spørsmål ev. klargjere eit saksforhold, særleg knytt til saksbehandlinga i folkevalte organ. Fylkesordføraren kan sende ein annan i sin stad, som i tilfelle svarer på vegne av fylkesordføraren. Kontrollsjefen i samråd med leiaren tar avgjerd om slik innkalling etter 1. og 2. avsnitt ovanfor. 2.4 Anna oppmøte Andre kan oppmodast om å møte i kontrollutvalet for å gi kontrollutvalet opplysningar i spesielle saker, eller for å gi kontrollutvalet ei orientering om eit saksforhold. Den/dei tilsette ved kontrollutvalssekretariatet har rett til å la seg representere i kontrollutvalet med ein tillitsvald ved behandling av personalsaker. 2.5 Innkalling, sakliste Side53

54 Innkalling til ordinære møte i kontrollutvalet blir utsendt med minst 7 dagars varsel og skal ha opplysning om møtestad og tid og kva saker som skal behandlast. Innkalling til ekstraordinære møte og telefonmøte o.l. kan skje med kortare, men høveleg varsel. Utvalssekretariatet i adm. seksjon i samråd med kontrollsjefen sørger for innkalling og utsending av møteinnkalling, og at varamedlemer blir innkalla ved meldte forfall. Sakslista med tilhøyrande saksdokument blir i tillegg til dei som er nemnt i 19 i forskrift om kontrollutval, sendt fylkesrådmannen samt avdelings- og etatsleiarane. Fylkesrådmannen og øvrige leiarar får likevel ikkje tilsendt sakene som det er gjort unntak for etter off.lova. Andre får tilsendt møteinnkallinga i samsvar med gjeldande praksis for fylkesutvalet. Møteinnkallinga skal publisertast på fylkeskommunens heimeside på ein høveleg måte. 2.6 Saksførebuing Kontrollsjefen sørger for saksutgreiing og gjev tilråding til vedtak. Kontrollutvalet ev. kontrollsjefen kan i einskildhøve be andre om utgreiingar. 2.7 Møtebok Utvalssekretariatet i adm. seksjon sørger for føring av møtebok og at dette skjer i samsvar med reglement for føring av møtebøker fastsett av fylkestinget. Møteboka skal endeleg godkjennast av kontrollutvalet i same møtet. Møteboka skal sendast utvalets medlemer/varamedlemer, fylkesordførar, fylkestingets medlemer, oppdragsansvarlege revisorar, fylkesrådmannen samt avdelings- og etatsleiarane i fylkeskommunen, og blir lagt ut på fylkeskommunens heimeside. Andre får møteboka i samsvar med praksis for fylkesutvalet. Melding om vedtak i kontrollutvalet (særutskrifter) blir elles sendt dei avdelingar/etatar i fylkeskommunen saka gjeld. 2.7 Høyringar Kontrollutvalet kan avvikle høyringar innafor sitt ansvarsområde. Med høyring er meint eit møte i utvalet der utvalet mottar munnlege forklaringar frå personar som er innkalla, for å få belyst ei spesiell sak eller saksområde. Høyringa blir avvikla etter eigne reglar, som er vedlegg til dette reglementet. 2.8 Oppmøte utanom møte Utanom ordinære fastlagte møte kan kontrollutvalet eller einskildmedlemer av kontrollutvalet innkallast til deltaking i andre møte, meldast på studiereiser/synfaringar/konferansar og samlingar m.v. som er ein ledd i tilsynsansvaret, og få dekning for tapt arbeidsforteneste, reiseutgifter m.v. etter fylkeskommunens reglar for slik deltaking. Kontrollutvalet, leiaren eller medlem utpeikt av kontrollutvalet har rett til å vere til stades i lukka møte i folkevalte organ i fylkeskommunen. Kontrollsjefen har fullmakt til å vere til stades i lukka møte i folkevalte organ i fylkeskommunen i same utstrekning som kontrollutvalet sjølv. Kontrollutvalet fastset sjølv omfanget av deltaking i studiereiser/synfaringar/konferansar og samlingar innanlands og utanlands. Deltaking utover dette skal godkjennast av kontrollutvalet i kvart einskild tilfelle. Medlemer i kontrollutvalet som ikkje er medlem av fylkestinget, skal ha høve til å ta del i gruppemøte og ved møte i fylkestinget ved behandling av saker fremja av kontrollutvalet til fylkestinget, og får godtgjersle etter reglane i godtgjerslereglementet kap V pkt Generelt Side54

55 Kontrollutvalet kan fastsetje nærare reglar for si saksbehandling som presisering av desse retningslinjene. Om inhabilitet for medlemer av kontrollutvalet gjeld forvaltningslova 6 og kommunelova 40 nr 3 og 4. 3 Kontrollutvalets oppgåver 3.1 Fullmakt Kontrollutvalet tar avgjerd i saker som gjeld kontrollutvalets ansvarsområde og oppgåver etter kommunelova kap. 12, forskrift om revisjon og forskrift om kontrollutval, så langt desse reglane ikkje legg avgjerdsmynde til fylkestinget sjølv. I sistnemnde tilfelle gir kontrollutvalet tilråding til fylkestinget. Kontrollutvalet kan gi kontrollsjefen mynde til å ta avgjerd i andre saker som ikkje er av prinsipiell betydning. 3.2 Særlege oppgåver Økonomiplan, årsbudsjett, rekneskap Fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalet har eit ressursgrunnlag som er tilpassa utvalet sine oppgåver og ansvarsområde til ei kvar tid. Kontrollsjefen lager forslag til kontrollutvalet om økonomiplan/årsbudsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonen, herunder for kjøp av revisjonstenester. Kontrollutvalet gir tilråding om økonomiplan/ årsbudsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonen, herunder for kjøp av revisjonstenester. Kontrollutvalets tilråding blir å innarbeide i fylkesutvalets samla framlegg til økonomiplan/årsbudsjett og skal følgje budsjettsaka til fylkestinget. Endringar i budsjettet mellom tenesteområda innan rammeområdet Sentrale kontrollorgan kan berre gjerast av kontrollutvalet. Kontrollutvalet gjev tilråding om rekneskap og resultatevaluering for rammeområdet Sentrale kontrollorgan. Det skal ved evalueringa takast omsyn til ekstra kostnader som kontrollutvalet har hatt t.d. som følgje av ekstraordinære (ikkje planlagde) møte og aktivitetar. Tilrådinga skal følgje fylkesutvalets samla framlegg til årsrekneskap og resultatevaluering for fylkeskommunen Verksemdplan Innan utgangen av første året av valperioden og skal kontrollutvalet utarbeide ein plan for verksemda i utvalet i perioden. Kontrollutvalet fastset sjølv innhald og omfang etter tilhøva, men planen skal angi dei overordna føringane for revisjons-, tilsyns- og kontrollarbeidet i valperioden, og følgjast opp med årlege handlingsplanar. I verksemdplanen kan inngå plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Verksemdplanen skal vedtakast av fylkestinget, medan handlingsplanar samt rullering av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll blir fastsett av kontrollutvalet sjølv Årsmelding Kontrollutvalet skal leggje fram årsmelding for om verksemda i utvalet og kontrollutvalssekretariatet og fremje denne til fylkestinget til behandling som eiga sak Organisasjonsplan, personalsaker Kontrollutvalet fastset organisasjonsplan for kontrollutvalet sitt sekretariat. Fastsetting av løn for kontrollsjefen skal gjerast av lønsforhandlingsutvalet i fylkesutvalet. Rutinane for lønsforhandlingar for det øvrige personalet skal følgje fylkeskommunen sitt opplegg for dette. Side55

56 Kontrollutvalet har mynde til å ta avgjerd i øvrige personalsaker vedkomande kontrollutvalsekretariatets personale og i same omfang som elles er delegert til fylkesrådmannen for fylkeskommunale stillingar. Kontrollutvalet kan delegere mynde i personalsaker til kontrollsjefen vedkomande personalet ved sekretariatet for kontrollutvalet. 3.3 Bruk av sakkunnig hjelp Kontrollutvalet kan gjere seg nytte av sakkunnig hjelp utover bistand frå sekretariatet og revisjonen når utvalet finn dette nødvendig. 3.4 Teieplikt Medlemer og varamedlemer i kontrollutvalet skal underteikne erklæring om teieplikt. 3.5 Andre oppgåver I tillegg til lovpålagde revisjons-, kontroll- og tilsynsoppgåver kan kontrollutvalet iverksette undersøkingar og granskingar av fylkeskommunal verksemd på eige initiativ, eller etter vedtak i fylkestinget. Kontrollutvalet fastset mandat og omfang, og gjer val om eventuell utførar. Kontrollutvalet skal ikkje vere formelt varslingspunkt for varsel frå tilsette etter arbeidsmiljølova 2-4 om kritikkverdige tilhøve i fylkeskommunen. Kontrollutvalet skal likevel orienterast om slike varsel. Kontrollutvalet kan av eiga vurdering undersøke varselet og ev. avgjere å behandle varselet som tilsyns- og kontrollsak. Kontrollutvalets saksbehandling erstattar ikkje fylkeskommunens oppfølging av slike varsel etter arbeidsmiljølova. Kontrollutvalet kan motta tips frå tilsette og andre av eitkvart slag, men avgjer sjølv korleis slike tips skal følgjast opp, eller avvisast. Tips som gjeld klage på enkeltvedtak og om politiske vedtak er formålstenlege skal ikkje realitetsbehandlast, men kontrollutvalet kan likevel velje om ein vil undersøke sakstilhøvet. Kontrollutvalet skal halde seg orientert om resultatet av statlege tilsyn, fråsegner frå Sivilombodsmannen, om vedtak i statlege klageorgan i klager, om avgjerder i KOFA og ESA, samt om domstolsavgjerder, som gjeld fylkeskommunen eller der fylkeskommunen er innklaga. Kontrollutvalet kan etter eige skjøn avgjere om påpeikte tilhøve skal følgjast opp, ev. be om å bli orientert om korleis påpeikte tilhøve blir retta opp. Kontrollutvalet avgjer om fylkestinget skal orienterast om oppfølginga og i tilfelle på kva måte det skal skje. 3.6 Samarbeid med andre Kontrollutvalet har fullmakt til å samarbeide med politi og påtalemakta i saker som vedkjem kontrollutvalets arbeidsoppgåver knytt til etterforsking av tilhøve i fylkeskommunen som kan bli råka av straffelova. Kontrollutvalet kan samarbeide med statlege tilsynsorgan, m.a. Fylkesmannen, for å samordne tilsynsaktivitetar retta mot fylkeskommunal verksemd. Kontrollutvalet har fullmakt til å samarbeide med andre kommunars og fylkeskommunars kontrollutval, og inngå avtalar om slikt samarbeid, for å samordne kontrollaktivitetar m.m., og innhente opplysningar m.v. knytt til oppgåvene til kontrollutvalet, samt samarbeid om opplæring og utviklingstiltak. Kontrollutvalet kan inngå avtale med Riksrevisjonen om utføring av særlege revisjonsoppdrag knytt til Riksrevisjonens revisjon av fylkesveg-rekneskapen. 3.7 Informasjon og rapportering Som ledd i det førebyggande arbeidet skal kontrollutvalet prioritere rettleiing og informasjon om arbeide sitt, både innetter i fylkeskommunen og utetter til allmenta. Kontrollutvalet skal legge vekt på å vere løysingsorientert og medverke til dialog og læring i Side56

57 organisasjonen. Kontrollutvalet skal ha ein aktiv dialog med fylkestinget, og skal fremje aktuelle saker og rapportar til behandling og ta initiativ til å få sett fokus på aktuelle tema. 3.8 Avgrensing Kontrollutvalet kan ikkje vurdere om politiske vedtak er formålstenlege. Kontrollutvalet kan likevel gi merknad til vedtak som openbert er ulovlege. II KONTROLLUTVALET SITT SEKRETARIAT 4 Sekretariatsordning 4.1 Om sekretariatet. Dagleg leiing. Kontrollutvalet skal ha eit sekretariat som er tilpassa utvalet sitt behov, og ha kompetanse til å bistå kontrollutvalet på alle funksjonsområda til utvalet. Fylkestinget fastset kva sekretariatsordning kontrollutvalet skal ha etter tilråding frå kontrollutvalet. Dagleg leiar av sekretariatet skal ha nemninga kontrollsjef. 4.2 Tilhøvet til kontrollutvalet Kontrollutvalet sitt sekretariat er underlagt kontrollutvalet og skal følgje dei retningslinjer og pålegg for drifta av sekretariatet som utvalet gir. Kontrollutvalet gjer vedtak og ev. tilråding i andre saker som vedkjem sekretariatet. 4.3 Tilsetting Fylkestinget foretar tilsetting i stillinga som kontrollsjef etter tilråding frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet foretar tilsetting i øvrige stillingar ved sekretariatet, ev. godkjenner ordningar som kan bistå sekretariatet i det løpande arbeidet. Kontrollutvalet godkjenner avtale om engasjement av mellombels sekretær/kjøp av sekretærtenester når tilhøva gjer dette naudsynt, eller for å sikre framdrifta i utvalsarbeidet ved tilfeldige fråvær for kontrollsjefen. 5 Kontrollsjefens oppgåver 5.1 Leiing, saksbehandling og oppfølging av saker til kontrollutvalet Kontrollsjefen har ansvar for leiinga av sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalet og at sekretariatet sine oppgåver blir utført i samsvar med dette reglementet og pålegg frå kontrollutvalet. Kontrollsjefen skal sørge for saksutgreiing og gir forslag til vedtak. Kontrollsjefen kan be om at andre førebur saksframlegg til kontrollutvalet. Kontrollsjefen skal følgje opp at saker som gjeld kontrollutvalets ansvar og oppgåver etter lov og forskrift samt dette reglementet blir ivareteke og forsvarleg løyste. Kontrollutvalet kan leggje andre arbeidsoppgåver til kontrollsjefen i den grad lov/forskrift ikkje er til hinder for dette. Kontrollsjefen skal sjå til at vedtak i kontrollutvalet ev. etter behandling i fylkestinget blir sett i verk. Kontrollsjefen tar avgjerd i spørsmål av prosedyremessig karakter der ikkje anna er fastsett i lov, forskrift eller fylkeskommunale reglement. Kontrollsjefen har fullmakt til å ta avgjerd ev. i samråd med leiaren i enkeltsaker som er kurante, og elles når det hastar med å ta avgjerd, med melding til kontrollutvalet i neste møte. Kontrollsjefen kan bestille ekstraordinære kontrollhandlingar når det hastar å få sett i gang kontrollen, i samråd med leiaren i kontrollutvalet. Side57

58 Kontrollsjefen skal vere kontrollutvalets utoverretta operative apparat og kontaktledd, herunder overfor administrasjonen og revisjonen. 5.2 Tilvisingsmynde Kontrollsjefen har tilvisingsrett for utgifter og inntekter utanom lønsbilag som vedkjem kontrollutvalet og sekretariatet si drift. Lønsbilag blir tilviste av administrasjonssjefen. 5.3 Avgrensing mot revisjonsoppgåver Kontrollsjefen kan ikkje utføre revisjonsoppgåver etter forskrift om revisjon, men skal følgje opp at desse blir utført med rimeleg framdrift og innan fastsette fristar av fylkesrevisjonen, ev. av innleigde revisorar. 5.4 Tilhøvet til revisor Kontrollsjefen er oppdragsansvarlege revisorars kontaktperson overfor kontrollutvalet i alle saker og skal formidle pålegg og oppgåver som etter vedtak i kontrollutvalet skal løysast av revisjonen. Kontrollsjefen er elles kontaktperson for leiinga og styret i revisjonsselskapet overfor kontrollutvalet i spørsmål m.m. som vedkjem oppdraget. Kontrollsjefen skal på vegne av kontrollutvalet stå føre det løpande tilsynet med revisjonsordninga og revisjonsarbeidet etter forskrift om kontrollutval og dette reglementet (jf. kap. 6), og rapportere til kontrollutvalet om dette. III OM REVISJONSORDNINGA 6 Revisjonsordning 6.1 Val av revisjonsordning og revisor Fylkestinget har valt Møre og Romsdal Revisjon IKS som fylkeskommunens revisor etter tilråding frå kontrollutvalet, som ivaretar fylkeskommunens behov for rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon, og ev. selskapskontroll etter særskilt bestilling frå kontrollutvalet. 6.2 Tilsyn med revisjonsordninga Kontrollutvalet skal sjå til at revisjonsordninga er forsvarleg, dvs. at fylkeskommunen har ei trygg og velfungerande revisjonsordning som løyser pålagte og tildelte oppgåver på ein tilfredsstillande måte og med god kvalitet. Kontrollutvalet skal særleg sjå til at: - oppdragsansvarlege revisorar oppfyller formelle krav, - oppdragsansvarlege revisorar er uavhengige og objektive, - revisjonsarbeidet blir utført planmessig og i samsvar med regelverket og god kommunal revisjonsskikk samt inngått oppdragsavtale, - revisjonen har interne kvalitetskontrollsystem for arbeidet og er underlagt ordning for ekstern kvalitetskontroll, - revisjonen har rutiner som sikrar forsvarleg handtering av mislege tilhøve og feil som blir oppdaga i revisjonsarbeidet. Kontrollutvalet kan be om å få opplysningar, dokumentasjon eller erklæringar frå oppdragsansvarlege revisorar om desse tilhøva. Kontrollutvalet kan ta initiativ til å få retta på tilhøve ein ikkje er nøgd med overfor leiinga i Møre og Romsdal Revisjon IKS, med styret i selskapet eller fylkeskommunens eigarrepresentant. 6.3 Oppdragsavtale Kontrollutvalet forhandlar om og godkjenner den årlege oppdragsavtalen med Møre og Romsdal Revisjon IKS om levering av revisjonstenester til fylkeskommunen, dvs. rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, og ev. etter bestilling selskapskontroll. Kontrollutvalet kan bestille ytterlegare tenester frå revisjonsselskapet som ligg innafor kontrollutvalets mandat, ev. sjølv sette slike oppgåver ut i marknaden når tilhøva elles tilseier det. Side58

59 Oppdragsavtalen skal minst regulere tilhøve som: - oppfylling av formelle krav til oppdragsansvarlege revisorar - kontrollutvalets innsynsrett i revisors arbeidspapir - rapportering til og kommunikasjon med kontrollutvalet, herunder møterett og plikt for oppdragsansvarlege revisorar - presentasjon av planar og strategiar for revisjonsarbeidet - fastsetting av fristar for avslutning/levering av avtalte revisjonsoppdrag - klargjere fylkeskommunens ansvar og plikter i høve til revisjonsarbeidet - levering av eventuelle tilleggstenester - presisering av forventningar og krav til tenesteleveransen - budsjett/betaling for revisjonsoppdraga, og oppgjersmåte for utført arbeid - tilhøvet til media og kven som uttalar seg Kontrollutvalet kan tilpasse revisjonsoppdraga til lovmessige krav og fylkestingets revisjons-, kontroll- og tilsynsbehov, behov for oppfølging av vedtak, kompetansenivået i fylkeskommunen samt fylkeskommunens eiga organisering, økonomiforvaltning/rekneskapsordning og internkontroll. Fylkesrådmannen skal giast høve til å uttale seg til oppdragsavtalen før godkjenning. Fylkesordføraren signerer oppdragsavtalen på vegne av fylkeskommunen. 6.4 Evaluering av revisjonsordninga Kontrollutvalet skal evaluere om revisjonsordninga er forsvarleg, jf. pkt Kontrollutvalet skal ha seg førelagt til orientering årsmeldinga frå Møre og Romsdal Revisjon IKS. Fylkeskommunen føreset at Møre og Romsdal Revisjon IKS deltar i landsomfattande prissamanlikningar m.m. (benchmarking) og orienterer kontrollutvalet om resultatet av samanlikninga. I likskap med private revisjonsselskap føreset fylkeskommunen at styret for revisjonsselskapet legg fram ein openheitsrapport etter krava i revisorlova 5a-2. Kontrollutvalet skal ha melding ved engasjement av eksterne leverandørar til å utføre delar av revisjonsoppdraget. Fylkeskommunens eigarrepresentant skal normalt konferere med kontrollutvalet før møte i representantskapen i Møre og Romsdal Revisjon IKS, og særleg før behandling av styringsdokument og før fastsetting av ev. eigarstrategi. 6.5 Opplysningsplikt Oppdragsansvarlege revisorar skal halde kontrollutvalet løpande orientert om revisjonsarbeidet, om framdrifta i høve til planar og eventuelle særlege forhold som påverkar utføringa av arbeidet. Orienteringa skal og omfatte arbeid som blir utført av eksterne revisorar som revisjonsselskapet engasjerer i revisjonsarbeidet retta mot fylkeskommunen, samt Riksrevisjonens arbeid knytt til revisjon av fylkesveg-rekneskapen. 7. ENDRING, IKRAFTSETTING Kontrollutvalet kan gjere mindre endringar i reglementet, ev. også som følgje av endringar i forskriftene om revisjon og kontrollutval. Reglementet blir gjort gjeldande frå.. Vedlegg: Reglar for avvikling av høyringar i kontrollutvalet. Side59

60 Vedlegg, presisering av reglementet for kontrollutvalet pkt. 2.7 om høyringar: 1. Formål Reglar for avvikling av høyringar i kontrollutvalet Formålet med desse reglane er å sikre kontrollutvalet sitt informasjonsbehov, ei god framdrift i høyringa og trygge den enkelte deltakars rettstryggleik. 2. Opne høyringar, og når høyringar kan lukkast Avgjerd om høyring blir teke med alminneleg fleirtal i kontrollutvalet, likevel slik at minst tre medlemer må røyste for høyringa. Høyringa skal vere open, men kontrollutvalet kan med alminneleg fleirtal avgjere at heile eller delar av høyringa skal/kan vere lukka i medhald av kommunelova 31. Det kan t.d. skje som følgje av at den som skal høyrast berre ønskjer å uttale seg i lukka møte og det er heimel for å lukke høyringa. Kontrollutvalet kan berre få teiepliktige opplysningar i lukka høyring. Under ei open høyring kan ikkje kontrollutvalets medlemer gjengi eller vise til opplysningar som er teiepliktige. 3. Førebuing av høyringa Før høyringa skal kontrollutvalet ha eit saksførebuande møte og fastsette opplegget for høyringa. På dette møtet skal utvalet gjennomgå kva for problemstillingar som utvalet ønskjer belyst og kva ein forventer å oppnå. Det skal vidare fastsettast ei framdriftsplan for høyringa, som m.a. kan fastsette taletid for den enkelte som er innkalla eller invitert, rekkefølgje og hovudspørsmål/tema. Kontrollutvalet tek avgjerd om kven som skal inviterast til høyringa utanfrå og kven som skal ha talerett. Dersom det er ønske om å innkalle nokon frå fylkeskommunens administrasjon i høyringa skal innkallinga rettast til fylkesrådmannen som tek avgjerd om kven som skal møte. Er responsen negativ kan kontrollutvalet bringe saka inn for fylkesutvalet. 4. Den inviterte og den innkalla si stilling Invitasjon/innkalling til høyringa skal sendast i så god tid som mogleg. Det skal opplysast om kva sak eller saksområde som er tema for høyringa, at den er open og at det ev. blir tatt referat. Overfor tilsette i fylkeskommunen som er innkalla, skal det visast til koml. 77 nr 7, jf. forskrift om kontrollutval 5 om kontrollutvalets rett til innhenting av opplysningar. Fylkesrådmannen har møte- og forklaringsplikt når fylkesrådmannen blir innkalla til høyringa (kommunelova 77 nr 7, jf. 23 nr 2). Det same gjeld tilsette som fylkesrådmannen peikar ut for å møte og forklare seg på sine vegne. For andre enn fylkesrådmannen eller som møter på vegne av fylkesrådmannen skal det informerast om høvet til å reservere seg mot å møte og å forklare seg, om å krevje å bli høyrt i lukka møte av omsyn til personvernet, og av omsyn til ikkje sette seg sjølv i ein situasjon som kan få negative tenestlege konsekvensar. Kopi av dette reglementet skal følgje innkallinga. Den inviterte eller den innkalla skal ha tilgang til kontrollutvalets saksdokument dersom desse ikkje er underlagt teieplikt. Den inviterte eller innkalla har høve til å ha med seg ein person til å hjelpe seg, og rett til å konferere med vedkomande før det blir svara. 5. Gjennomføring av høyringa Dersom andre enn leiaren skal vere hovudutspørjar, peikar kontrollutvalet ut den eller dei som skal Side60

61 ha denne funksjonen, anten eit anna medlem eller ein person som kontrollutvalet kan engasjere. Avgjerd om dette blir teke med alminneleg fleirtal i det saksførebuande møtet. Møteleiaren innleiar høyringa ved å orientere om temaet for høyringa og dei prosedyrar som gjeld. Før kontrollutvalet startar utspørjinga av ein innkalla/invitert skal vedkomande få høve til å gi ei framstilling av saka. Etter at hovudutspørjar er ferdig med sine spørsmål kan øvrige kontrollutvalsmedlemer stille oppfølgingsspørsmål. Meiningsutveksling mellom kontrollutvalets medlemer skal ikkje finne stad under høyringa. Medlemene skal heller ikkje kommentere svara, utan at det følgjer som ein naturleg del i eit oppfølgingsspørsmål. Møteleiaren skal påtale upassande eller fornærmeleg åtferd. Eit medlem kan krevje at høyringa blir avbroten for at kontrollutvalet skal kunne drøfte vidare framdrift, herunder om at høyringa skal avsluttast eller halde fram for lukka dører. Det skal ikkje røystast eller treffast konklusjonar under høyringa. Kontrollutvalet avgjer i møte korleis opplysningane som framkom under høyringa skal følgjast opp. Det skal førast protokoll som for møte frå høyringa, som omhandlar kven som var til stades frå kontrollutvalet og innkalla/inviterte og kven som uttalte seg/svarte på spørsmål. Kontrollutvalet avgjer ut over dette om det skal førast referat frå høyringa eller om det skal gjerast lydopptak. Kontrollutvalet avgjer på kva måte høyringa skal følgjast opp. Dersom kontrollutvalet får utarbeidd ein rapport om resultatet av høyringa, skal fylkesrådmannen få høve til å gi fråsegn til rapporten, som skal vedleggast rapporten. Kontrollutvalet kan vedta å fremje rapporten til fylkestinget. 6. Kunngjering Opne høyringar skal kunngjerast som for møte. Side61

62 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2015 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO 28/15 Kontrollutvalet Økonomiplan med budsjett 2016 for Sentrale kontrollorgan Bakgrunn Fylkesrådmannen har med rundskriv av 29. juni 2015 bedt om det det blir utarbeidd framlegg til økonomiplan med budsjett for Det blir i rundskrivet orientert om rammene for budsjettområda, etter vedtak i fylkestinget i sak T-27/15 strategi og rammer for arbeidet med økonomiplan Kontrollutvalet har frist til 15. september d.å. å kome med framlegget for tilsynsog kontrollverksemda. Føresetnader I rundskrivet er følgjande ramme for Sentrale kontrollorgan oppgitt: (2015: kr ) 2016: kr : kr : kr : kr Ramma for 2016 er redusert med kroner som er vår del av det vedtatte kravet til effektivisering i sentraladministrasjonen. Beløpa for er i 2015-løns/prisnivå, og vil bli omrekna i det endelege økonomiplan/budsjettframlegget. Frå 2016 skal fylkesrevisjonen inngå ei det nye Møre og Romsdal Revisjon IKS, og dermed opphøyre som fylkeskommunal etat. Fylkesrevisjonen fell dermed ut av budsjettet som eige rammeområde, og løyvinga til «kjøp av revisjonstenester» blir lagt inn i kontrollutvalets og kontrollutvalssekretariatets ramme. Beløpsmessig er ikkje den samla ramma til tilsyn og kontroll endra som følgje av at fylkesrevisjonen fell bort. Imidlertid skal det nyetablerte revisjonsselskapet ved oppstart utarbeide og vedta eit budsjett for 2016, der det vil framgå kva den enkelte deltakar (kommune/fylkeskommunen) skal bidra med til drifta. Det endelege budsjettbeløpet til «kjøp av revisjonstenester» vil dermed ikkje vere klart før styret i IKSet har fastsett det endelege budsjettet for selskapet, venteleg på nyåret Side62

63 Side 2 I tillegg skal fylkeskommunen gå inn i selskapet med eit eigenkapitalinnskot med inntil kroner, som fylkestinget tidlegare har løyvd og finansiert frå investeringsfond. Føresetnader elles Året 2016 er elles første året i ny valperiode, med eit nyvald kontrollutval som skal legge føringane for tilsyns- og kontrollarbeidet i perioden. Det vil konkret bli gjort i form av ei verksemdplan for perioden som blir fremje til behandling i fylkestinget, venteleg i 1. halvår Planen vil fastsette nærare kva mål, strategiar og føresetnader elles som skal leggast til grunn for arbeidet. Planen vil dessutan legge føringar for øvrige handlingsplanar for revisjons- og kontrollformene (plan for rekneskapsrevisjon, overordna analyse/plan for forvaltningsrevisjon og overordna analyse/plan for selskapskontroll) som kjem til behandling det første året. Reglementet for kontrollutvalet vil bli gjennomgått og oppdatert, og bli framlagt til behandling i fylkestinget hausten Som følgje av at fylkeskommunen frå 2016 skal bestille og kjøpe revisjonstenester hos eit interkommunalt revisjonsselskap, må det utarbeidast ei konkret bestilling ein engasjementsavtale, som klargjer formelle krav, leveringsomfang og innhald, dialog og rapportering, tilsyn og kvalitetssikring, betaling m.m. Avtalen er gjensidig, dvs. at fylkeskommunen må pårekne å innfri særskilte føresetnader som revisjonen vil sette, t.d. fristar for avlegging av rekneskap, årsmelding, avstemmingar m.m. Framlegg til økonomiplan og budsjett Budsjettrammer Kontrollsjefen finn det budsjettmessig formålstenleg å skilje «kjøp av revisjonstenester» frå verksemda til kontrollutvalet og kontrollutvalssekretariatet, og foreslår slik fordeling av den samla budsjettramma (1000 kr, 2015-prisnivå): Budsjettramme Kjøp av revisjonstenester Kontrollutvalssekretariat Kontrollutvalet Sum Kjøp av revisjonstenester Beløpet skal dekke ordinær rekneskapsrevisjon, bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekt og bestilling av selskapskontroll, samt andre undersøkingar som kontrollutvalet vil ha. Fordeling av beløpet på dei ulike tenestene må ein kome attende til når beløpet som selskapet skal ha er klarlagt. Kontrollutvalssekretariatet Utanom løn og lønsrelaterte utgifter til kontrollsjef-stillinga, vil løyvinga gå med til fellesutgifter til kontorlokale og elles ordinær drift av sekretariatet. Ein ny kontrollsjef vil tiltre stillinga frå nyåret, som kan få verknader for utgiftsnivået. Kontrollutvalet Budsjettet skal dekke fastgodtgjersla til leiaren og ev. frikjøp eller lønskompensasjon til arbeidsgivaren, samt møtegodtgjersle/tapt arbeidsforteneste til medlemene og møtekostnader for 8 ordinære møte i året. Medlemer som ikkje Side63

64 Side 3 er medlemer av fylkestinget har elles rett til å vere til stades i møte i fylkestinget og i gruppemøte ved behandlinga av kontrollutvalets saker. Det er sett av midlar til ei nettverkssamling med andre fylkeskommunale kontrollutval, og deltaking på kontrollutvalskonferansane til NKRF og FKT. I 2016 søkjer kontrollutvalet om ei tilleggsløyving på kroner til ein studietur til Brussel, saman med dei øvrige fylkeskommunale kontrollutvala på Vestlandet. Turen blir arrangert i samarbeid med Vest-Norges Brusselkontor. Studieturen har vore arrangert dei to siste valperiodane, og har av medlemene blitt verdsett høgt. Kommunelovutvalet har elles varsla endringar i regelverket for kontrollutval, utan at desse enno er klare og ev. kva verknader det kan for verksemda i kontrollutvalet i planperioden. Vurdering Det er lagt til grunn ei vidareføring av budsjettramma for tilsyns- og kontrollverksemda i perioden. Fylkesrådmannen har bede alle om å vurdere tiltak for innsparing, og ev. kome med konkrete forslag. Kontrollsjefen vurderer det slik at det enno er ein del uvisse omkring budsjettbeløpa m.a. til kjøp av revisjonstenester. Det er imidlertid lagt inn som føresetnad frå eigarane ved etableringa av Møre og Romsdal Revisjon IKS om ei innsparing i kostnadsnivået på om lag 10 prosent over ein 4-årsperiode. Styret for selskapet må ein forvente legg opp ein plan for korleis denne gevinsten skal realisertast og kome eigarane til gode. Avslutning Økonomiplanframlegget og årsbudsjettet skal etter forskrift om kontrollutval 18 sendast til fylkestinget til behandling. Det inneber at fylkesrådmannen eller fylkesutvalet ved behandling av det samla fylkesbudsjettet ikkje kan overprøve dei vurderingar om disponering av ramma som kontrollutvalet legg inn i framlegget. Fylkesutvalet skal imidlertid gi tilråding om eit framlegg i balanse, og kan dermed gjennomføre tiltak for å balansere økonomiplanen/årsbudsjettet. Dette må rimelegvis vere tiltak som ikkje einsidig blir retta mot kontrollorgana si ramme. Forslag til vedtak: Kontrollutvalet sluttar seg til framlegget til økonomiplan med årsbudsjett for 2016 for Sentrale kontrollorgan og sender det over til fylkestinget, jf. forskrift om kontrollutval 18. Kontrollutvalet søkjer om ei eingongsløyving på kroner til ein studietur for medlemene til Brussel i Hans Blø kontrollsjef Side64

65 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2015 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO 29/15 Kontrollutvalet Vedrørande prosedyren for val av kontrollutval Bakgrunn Etter kommunelova 17 nr 2 skal kontrollutvalet veljast på det konstituerande møtet i fylkestinget. Etter nr 3 trer kontrollutvalet i funksjon frå det konstituerande møtet. Desse reglane om val av kontrollutval kom inn i kommunelova ved ei endring som trådte i kraft frå 1. juli 2013, dvs. får verknad frå komande konstituering. Komml. 17 har etter dette slik ordlyd: 17. Konstituerende møte m.v. i kommunestyre og fylkesting. 1. Så snart valgoppgjøret er avsluttet, innkalles til konstituerende møte i det nyvalgte kommunestyre og fylkesting. Møtet kalles sammen av tjenestegjørende ordfører eller fylkesordfører med minst 14 dagers varsel, og holdes innen utgangen av oktober måned. Det er vedtaksført når minst 2/3 av medlemmene er til stede. 2. Som første sak i det konstituerende møtet tar kommunestyret og fylkestinget stilling til om kommunestyrevalget eller fylkestingsvalget er gyldig, jf. valgloven 13-4 første ledd. Dersom kommunen har avholdt direkte valg til kommunedelsutvalg, tar kommunestyret stilling til gyldigheten av dette valget før øvrige valg foretas. Når det er avgjort at valg som nevnt i første og annet punktum er gyldige, foretas valg av formannskap eller fylkesutvalg, ordfører eller fylkesordfører, varaordførere og kontrollutvalg for den nye valgperioden. I møtet bør det også velges medlemmer av kommunale eller fylkeskommunale nemnder, og ledere for disse, hvis det ikke er overlatt til vedkommende nemnd selv å foreta dette valget. 3. Kommunestyre og fylkesting, formannskap, fylkesutvalg og kontrollutvalg trer i funksjon fra det konstituerende møte. Ordfører, fylkesordfører, varaordfører og andre folkevalgte organer trer i funksjon fra det tidspunkt de er valgt. 4. For nemnder som ikke blir valgt i det konstituerende møtet, forlenges de sittende medlemmers funksjonstid inntil nyvalg foretas. Endringa ovanfor er førebels ikkje blitt oppdatert i forskrift om kontrollutval. I gjeldande reglement for kontrollutvalet i vår fylkeskommune (sak T-4/11) er det i pkt. 1.2 fastsett at: «Kontrollutvalet skal veljast som første val etter val av fylkesutvalet og fylkesordførar/ fylkesvaraordførar.» Side65

66 Side 2 Vurdering Lovendringa i komml. 17 medfører at kontrollutvalet skal veljast i same møte som fylkesutvalet og val av fylkesordførar/fylkesvaraordførar, og trer i funksjon frå det tidspunktet det er valt. Kontrollsjefen meiner det er viktig at det ikkje blir vakum i folkevalde organ som har innstillingsrett til fylkestinget, men at avløysing skjer med umiddelbar verknad, slik det er lagt opp til for fylkesutvalet. Kontrollsjefen meiner det korrekte dermed er at kontrollutvalet blir valt i same møte (same dag) som valet av fylkesutval m. fl. som 4. sak i det konstituerande fylkestinget og seinast før realitetsbehandlinga av konkrete saker. Dette bør og bli innarbeidd som fast praksis og for seinare. Forslag til vedtak: Kontrollutvalet oppmodar fylkestinget om å føreta val av kontrollutval i same møte (same dag) som val av fylkesutval m. fl., som 4. sak i det konstituerande fylkestinget, og seinast før realitetsbehandling av konkrete saker. Kontrollutvalet oppmodar om at dette blir innarbeidd som fast praksis og ved seinare konstituerande fylkesting. Hans Blø kontrollsjef Side66

67 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2015 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO 30/15 Kontrollutvalet Økonomirapport pr 30. juni 2015 for Sentrale kontrollorgan Bakgrunn I samsvar med vanleg prosedyre skal kontrollutvalet orienterast om budsjettsituasjonen for Sentrale kontrollorgan, tertialvis og pr. 30. juni. Økonomirapporten pr. 30. juni 2015 følgjer vedlagt. Vurdering Ved fylkesrevisjonen er 3 stillingar vakante. Den vakante fylkesrevisjonssjefstillinga blir ivaretatt ved konstituering av revisjonssjef Bjarne Dyrnes, Distriktsrevisjon Nordmøre IKS. To vakante revisorstillingar innan forvaltningsrevisjon blir førebels dekt ved at bestilte prosjekt blir lyst ut i marknaden. Ved kontrollutvalssekretariatet og for kontrollutvalet er det førebels ikkje noko som tyder på meirforbruk, men ekstraordinære utgifter som følgje av utlysing og tilsetting i kontrollsjefstillinga vil kome til. Forslag til vedtak: Kontrollutvalet tar økonomirapporten pr. 30. juni 2015 til orientering. Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Økonomirapport pr Side67

68 Økonomirapport - sentrale - budsjettsjefen kontrollorgan Rapportering pr Innarbeidd 1000 kroner frå Akkumulert hittil i år 2015 evalueringa Ansvarsområde Budsjett Drift Avvik Årsbudsjett Prognose Avvik 2014 Fylkesrevisjonen Kontrollutvalssekr Kontrollutvalet Resultat/netto forbruk Vakanser i forhold til budsjettert grunnbemanning, målt i månedsverk hittil i år: 0 Kommentarar til taldel: Fylkesrevisjonen har vakanser, men disse fylles opp med kjøp av tjenester. Venter faktura på kjøp av tjensester som vil redusere mindreforbruket. Kontrollutvalssekr. : Utgifter til annonsering av kontrollsjefst. ikkje rekn.skapsført pr (om lag kr ). Elles ikkje spesielle merknader. Kontrollutvalet: Litt etterslep av møtegodtgj., elles ikkje merknader Tiltak for å rette opp eventuelle avvik: Førebels ikkje aktuelt. Konklusjon/årsprognose: Forventer balanse ved årets slutt. Side 1 Side68

69 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2015 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO 31/15 Kontrollutvalet Arbeidstilsynet - rapport frå tilsyn ved Haram vgs og Ulstein vgs Bakgrunn Arbeidstilsynet har i mai i år gjennomført tilsyn ved Haram vgs og Ulstein vgs. knytt til arbeidet med helse, miljø og tryggleik ved skolane. Det er særleg om skolane har kartlagt risikoar i arbeidsmiljøet og ev. gjennomført formålstenlege tiltak sørga for tilfredsstillande personleg verneutstyr til elevane gitt opplæring, øving og instruksjon som er nødvendig for å ta vare på tryggleiken på arbeidsplassen som har hatt fokus ved tilsynet. Rapportane frå tilsyna følgjer vedlagt. Det var ikkje merknader ved tilsyna som førte til pålegg. Ved Haram vgs såg tilsynet på kantinetilhøva, ettersom ein brukar bomberom til kantine ved skolen. Arbeidstilsynet støttar skolen sitt initiativ om å få nye kantinelokale ved påtenkt utbygging av skolen. Vurdering Det er ikkje tilhøve ved desse tilsyna som skulle tilseie oppfølging frå kontrollutvalet si side. Forslag til vedtak: Kontrollutvalet tar Arbeidstilsynet sine rapportar frå tilsyn ved Ulstein vgs av 18. mai 2015 og Haram vgs av 11. juni 2015 til orientering. Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Tilsynsrapport Ulstein vgs. 2 Tilsynsrapport Haram vgs. Side69

70 VAR acrfi/álíèoå DATO VÅR REFERANSE 1 av /19044 DERES DATO DERESREFERANSE Arbeidstilsynet VARSAKSBEHANDLER Bernt Johan Kjerstad, tlf MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE UTDANNINGSAVDELIN GA Fylkeshusa 6404 MOLDE Tilsyn - MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE UTDANNINGSAVDELINGA Vi Viser til tilsynet hos virksomheten den Hensikten med tilsynet Hensikten med tilsynet var å undersøke om fylkeskommunen og skolene jobber systematisk med helse, miljø og sikkerhet. Vi undersøkte om virksomheten hadde: 0 kartlagt risiko i arbeidsmiljøet og gjennomført hensiktsmessige tiltak 0 sørget for tilfredsstillende personlig verneutstyr til elevene 0 gitt opplæring, øvelse og instruksjon som er nødvendig for å ivareta sikkerheten på arbeidsplassen; Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: Ulstein vidaregåande skule 6065 ULSTEINVIK Til stede fra virksomheten: Magrete Alme (rektor), Jon Arne G. Haram (ass. rektor), Erika Dimmen (elevrådsleiar og elevverneombud), Lena H. Øvrelid (verneombud) og Knut H. Skeide (HMS ansvarleg). Til stede fra andre: Anja B. Dahl (Stamina Helse). Til stede fra Arbeidstilsynet: Bernt Johan Kjerstad (seniorinspektør). Tilsynet forløp slik at det først var gjennomgang av de aktuelle linjefag ved skolen. Dette var VGl elektro rom 173, grovverksted. Videre VG2 og maskinrom. Risikoforholdene synes å være lave, i undervisningsrom som det loddes er det punktavsug ved alle arbeidsstasjoner. Når det gjelder bruken av en liten søyleboremaskin er et meget viktig risikomoment bruk av hansker, dette må ikke forekomme. POSTADRESSE E-PosT Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 7468 Trondheim lnterne'r1' l\lnrr1n \AI\lU\AI arhnidefilcxlnnf nn Side70 TELEFON TELEFAKS 7'1 10 Q7 m ORGANISASJONSNR

71 VAR REFERANSE 2 av 2 V I 2015/19044 I et fag som elektro, må det nødvendigvis arbeides med strøm, og strømførende utstyr. Spenning er 230 V med 10 Amp styrke og kan representere en potensiell fare. Det fmnes rutiner når elever utsettes for strømgj ennomgang. Arbeidstilsynet mener at det ikke er grunn til å gi dere varsel om pålegg for de temaene vi gikk gjennom. Informasjon til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf, arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og åttende ledd. Vi har sendt en egen kopi av dette brevet til verneombudet. Hvis virksomheten ikke har verneombud, skal arbeidsgiveren gi kopien til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på wwwarbeidstilsynetno og wwwregelhj elp.no. Dere kan også kontakte oss på telefon Dersom dere har spørsmål til saken, kontakt saksbehandler, oppgi referansenummer 2015/ l Med hilsen Arbeidstilsynet Jan Erik Rinnan, for Inger Marie Seth å Bernt Johan Kjerstad _ tilsynsleder seniorinspektør (sign.) (sign) Dette brevet er godkjent elektronisk iarbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: ULSTEIN VIDAREGÅANDE SKULE, Holsekerdalen 180, 6065 ULSTEINVIK Side71

72 VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 av /19065 DYKKAR DATO DYKKAR REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLAR Bernt Johan Kjerstad, tlf MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE UTDANNINGSAVDELINGA Fylkeshusa 6404 MOLDE Tilsyn - MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE UTDANNINGSAVDELINGA Vi viser til tilsynet hos verksemda den Føremålet med tilsynet Formålet med tilsynet var å undersøke om fylkeskommunen og skolane jobbar systematisk med helse, miljø og sikkerheit. Vi undersøkte om verksemda hadde kartlagt risiko i arbeidsmiljøet og gjennomført formålstenlege tiltak sørga for tilfredsstillande personleg verneutstyr til elevane gitt opplæring, øving og instruksjon som er nødvendig for å ta vare på tryggleiken på arbeidsplassen. Oppsummering av tilsynet Kontrollen vart utført på/ved: Haram vidaregåande skule Skuleråsa BRATTVÅG Til stades frå verksemda: Jan Magne Helland (arbeidsgjevar), Håkon Sæterøy (verneleiear, fagleiar tip og el) og Solveig Bolstad (verneombod). Til stades frå Arbeidstilsynet: Bernt Johan Kjerstad (seniorinspektør). Verksemda driv eit godt forebyggjande arbeid når det gjeld elevane sin tryggleik når dei arbeider med maskiner og utstyr. Det er derfor ikkje nødvendig å gje varsel om pålegg på nokon av dei forholda som vart gjennomgått. Når det gjeld maskinverkstad, pneumatikk og sveiseverkstad har Arbeidstilsynet ingen kommentarer til utstyr her. Under møtet vart det også orientert om kven som skal betale for verneutstyr til elevar i yrkesopplæring. Det er no klart at skulane skal ha ei ordning som sikrar at elevane får verneustyr når dette trengs. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Noreg Side72

73 VÅR REFERANSE 2 av /19065 Arbeidstilsynet vart orientert om utbygginga ved skulen og ein kom inn på kantineforholda. Etter det Arbeidstilsynet forstår har ordninga med å bruke bomberom som kantine vore ei ordning lenge. Den provisoriske karakteren av kjøken og spisesal vart understreka av det faktum at alt inventar må kunne montrast ned i løpet av 24 timar. Det er naturlegvis ikkje vindu i roma i det heile og kantinepersonale oppheld seg heila tida her. Det er ikkje ein god situasjon for nokon. Det er heis for å kunne frakte varer, men desse må fraktas frå heisa og inn på kjøkenet, der det verken er hylleplass eller eigne rom for varene. I eit brev skulen har sendt Utdanningsavdelinga om dette, vert det peika på fleire forhold som gjer at det er fornuftig å ta tak i dette no. Arbeidstilsynet støttar dette, men vil og peika på at det ikkje bør vere noko aktivitetar i bomberoma i det heile, etter at dette har fått si løysing. Arbeidstilsynet fann ikkje brot på regelverket for dei forholda som vi gjekk gjennom. Informasjon til verneombodet Verneombodet skal gjerast kjent med vedtak frå Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljølova 6-2 sjette ledd og 18-6 åttande ledd. Vi har sendt ein eigen kopi av dette brevet til verneombodet. Dersom verksemda ikkje har verneombod, skal arbeidsgivaren gi kopien til representanten for dei tilsette. Har de behov for meir informasjon? De finn meir informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på og De kan også kontakte oss på telefon Dersom de har spørsmål til saka, kontakt sakshandsamaren, oppgi referansenummeret 2015/ Med helsing Arbeidstilsynet Inger Marie Seth tilsynsleder (sign.) Bernt Johan Kjerstad seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Side73

74 VÅR REFERANSE 3 av /19065 Kopi til: Verneombodet i verksemda Side74

75 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2015 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO 32/15 Kontrollutvalet Arbeidstilsynet - tilsyn ved DTK Brattvåg Bakgrunn Arbeidstilsynet gjennomførte tilsyn ved distriktstannklinikken i Brattvåg den 5. februar i år, knytt til organisatoriske arbeidsmiljøvilkår og arbeidsmiljøarbeid. Klinikken leiger lokale i Haram sjukeheim, og er samlokalisert med Brattvåg legekontor. Det var i samband med eit tilsyn ved legekontoret der det vart påpeikt utfordringar knytt til inneklima og luftkvalitet, at tilsynet samstundes og «uanmeldt» føretok ei synfaring av lokala til tannklinikken, ut frå at dei same utfordringane var til stades også der. Tilsynet medførte at det vart gitt varsel om pålegg knytt til inneklimaet ved tannklinikken, jf. vedlagte tilsynsrapport av 12. februar Det vart gitt pålegg om å få rutiner for kartlegging og risikovurdering samt tiltak og plan for å fjerne eller redusere inneklimaproblem, og rutine for å avdekke og sanere fukt- og råteskader i lokala. Fylkeskommunen fekk frist til 5. mars 2015 med å kommentere varsla, og å oppfylle pålegga innan 1. april Fylkeskommunen svara ikkje på varsla innan fristen, og i brev frå Arbeidstilsynet den 25. mars 2015 vart det gjort vedtak om pålegg, men fristen for oppfylling vart lengd til 1. mai I brev frå fylkestannlegen av 27. mars 2015 vart pålegga kommentert, jf. vedlegg. Fylkestannlegen opplyste i brevet at klinikken ville bli mellombels stengd frå 15. april inntil huseigaren hadde sørga for rehabilitering/utskifting av ventilasjonsanlegget. Med bakgrunn i brevet frå fylkestannlegen fann Arbeidstilsynet å kunne lukke pålegga (brev av 17. mai 2015), men gjorde merksam på at verksemda/arbeidsgivaren er ansvarleg for at tiltaka faktisk blir sett i verk. Fylkestannlegen varsla huseigaren (Haram kommune) om stenginga av klinikken i brev av 27. mars 2015, jf. vedlegg, og opplyste om at pasientane ville bli tilbode tannbehandling ved nærliggande tannklinikkar. Side75

76 Side 2 Vurdering Kontrollsjefen meiner det ikkje er tilhøve ved dette tilsynet som kontrollutvalet bør følgje opp. Det er elles sett i gang eit arbeid for å få etablert ein ny tannklinikk i Brattvåg, i samband med planlegging og realisering av eit nytt kommunehus/helsehus i Brattvåg sentrum. Byggje- og vedlikehaldsseksjonen har utarbeidd eit funksjonsprogram med krav til innhald og utforming. Det er førebels ikkje avklart når ein eventuell ny klinikk kan realiserast. Forslag til vedtak: Kontrollutvalet tar Arbeidstilsynet sin rapport frå tilsynet ved DTK Brattvåg til orientering. Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Tilsynsrapport DTK Brattvåg 2 Svarbrev frå fylkestannlegen Brev frå fylkestannlegen til Haram kommune Side76

77 / VAR DATO DERES DATO VÅR REFERANSE 2015/11404 DERES REFERANSE 1 av 5 Arbeidstilsynet VAR SAKSBEHANDLER Svein Arne Laugen, tlf MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE TANNHELSEAVDELINGA 6404 MOLDE Tilsyn - MØRE OG ROMSDAL FYLKESJKOMMUNE TANNHELSEAVDELINGA Vi viser til tilsynet hos virksomheten den Hensikten med tilsynet Hensikten med tilsynet var å føre tilsyn med utvalgte organisatoriske arbeidsbetingelser og virksomhetens arbeidsmiljøarbeid. Spesielt ble sett på hvordan det arbeides med å forebygge og redusere risiko forbundet med dårlig inneklima og luftkvalitet. Oppsummering av tilsynet L Kontrollen ble utført på/ved: Distriktstannklinikken Brattvåg Dalevegen BRATTVÅG Til stede fra virksomheten: Claudius Zesing (arbeidstaker). Til stede fra Arbeidstilsynet: Svein Arne Laugen (overingeniør). I forbindelse med tilsyn ved Brattvåt legekontor ble det foretatt en uanmeldt befaring i arbeidslokalene til Distriktstannlegeklinikken Brattvåg. Grunnen til dette er at tannlegeklinikken er lokalisert i samme bygg som legekontoret, og at de derfor kan ha de samme utfordringene med inneklima og luftkvalitet. Ut fra de observasjoner og opplysninger som kom frem under denne befaringen, vil Arbeidstilsynet varsle under forstående pålegg POSTADRESSE E-POST TELEFON Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge Side77 ORGANISASJONSNR

78 A VAR REFERANSE 2015/ av 5 Varselom pålegg Dette er et varsel om at vi vurderer å gi pålegg til virksomheten. Hvis dere mener at beskrivelsen ikke er korrekt eller har kommentarer til de pålegg og frister som er varslet, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest Dere vil deretter motta et eget brev om den videre oppfølgingen. Pålegg - Inneklima - kartlegging og risikovurdering Arbeidsgiver skal kartlegge og risikovurdere inneklima og luftkvalitet i arbeidslokalene i virksomheten. Verneombud/ansattes representant skal medvirke. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Kopi av kartlegging Kopi av risikovurdering av inneklimaforhold og luftkvalitet Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Det må fremgå av kartlegging og risikovurdering at det er tatt hensyn til faktorene i veiledning om klima og luftkvalitet på arbeidsplassen. Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 andre ledd bokstav c, forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 7-1 og forskrift om utforming og innretning av arbeidsplasser og arbeidslokaler (arbeidsplassforskriften) 2-14 første ledd Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: Begrunnelse: Arbeidsgiver skal kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforhodene i vrksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen. Arbeidslokaler skal være utformet og innredet slik at de enkelte arbeidsplasser, personalrom m.v. far tilfredsstillende klima med hensyn til temperatur, fuktighet, trekk, luftkvalitet og sjenerende lukt og beskyttelse mot giftige eller helsefarlige stoffer m.v. Ved vurdering av klima og luftkvalitet skal det om nødvendig tas hensyn til den fysiske belastningen som arbeidstakeren utsettes for. Arbeidsgiver skal kartlegge og om nødvendig måle hvordan inneklima kan påvirke arbeidstakernes fysiske eller psykiske helse og sikkerhet og på den bakgrunn vurdere risikoen. Risikovurderingen skal gjentas regelmessig og foretas i samarbeid med arbeidstakerne eller deres representanter. Risikovurderingen skal dokumenteres i den form som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktivitet, risikoforhold og størrelse og oppbevares slik at opplysningene kan anvendes på et senere tidspunkt. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-1 andre ledd bokstav c, jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 7-1 og arbeidsplassforskriften 2-14 første ledd. Side78

79 A VAR REFERANSE 3 av /11404 Arbeidsgiver kunne under tilsynet ikke dokumentere tilfredsstillende kartlegging og risikovurdering av forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av ikke tilfredsstillende inneklima. I en slik kartlegging må alle forhold som kan ha påvirkning for inneklimaet beskrives og vurderes. I forbindelse med befaring i arbeidslokalene ble det konstatert at deler av lokalene har himlingsplater som tildels var åpne. Disse himlingsplatene virket å ha en bakside som består av mineralull. Videre vil det også være viktig, i forbindelse med en slik kartlegging, å vurdere eventuelle fuktskader på bygningsmaterialer (bygningskonstruksjoner). Det foreligger brudd på bestemmelsen om kartlegging og risikovurdering. Pålegg - Inneklima - tiltak og plan Arbeidsgiver skal iverksette tiltak og/eller utarbeide plan for å fierneeller redusere forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima. Tiltak og/eller plan skal utarbeides i samarbeid med verneombudet/ansattes representant. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Oversikt over gjennomførte tiltak og/eller plan med frist for gjennomføring den enkelte arbeidsplass Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket av tiltak på G Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav c, forskrift om utforming og innretning av arbeidsplasser og arbeidslokaler (arbeidsplassforskriften) 2-14 og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: Begrunnelse: Arbeidsgiver skal utarbeide planer og iverksette tiltak for å fjerne eller redusere forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av ikke tilfredsstillende inneklima. Tiltakene skal bygge på en gjennomført kartlegging og risikovurdering. Arbeidsgiver skal utarbeide tiltak/og eller plan i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Arbeidslokaler skal være utformet og innredet slik at de enkelte arbeidsplasser, personalrom m.v. får tilfredstillende klima med hensyn til temperatur, fuktighet, trekk, luftkvalitet og sjenerende lukt, og beskyttelse mot giftige eller helsefarlige stoffer m.v. Ved vurdering av klima og luftkvalitet skal det om nødvendig tas hensyn til den fysiske belastningen som arbeidstakeren utsettes for. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav c, jf. arbeidsplassforskriften 2-14 og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr Side79

80 A VAR REFERANSE 2015/ av 5 Under tilsynet kom det fram at det ikke var iverksatt tilstrekkelige tiltak og/eller utarbeidet plan for å redusere risikoen for helseeffekter av dårlig inneklima og luftkvalitet. Med bakgrunn i kartlegging, vurdering og målinger skal det settes opp en tiltaksplan for eventuelle forhold som må utbedres. Det foreligger brudd på bestemmelsen om tiltak og plan. Pålegg - Inneklima - fuktskader - rutine Arbeidsgiver skal iverksette rutine for å avdekke og sanere fukt- og råteskader i arbeidslokalene. Rutinen skal utarbeides i samarbeid med verneombud/ansattes representant. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Kopi av rutinen Beskrivelse av hvordan rutinen er iverksatt Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav e, forskrift om utforming og innretning av arbeidsplasser og arbeidslokaler (arbeidsplassforskriften) 2-14 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: Begrunnelse: Arbeidsgiver skal iverksette rutine for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av arbeidsmiljøloven. Arbeidslokaler skal være utformet og innredet slik at de enkelte arbeidsplasser er beskyttet mot giftige eller helsefarlige stoffer. For å sikre at hensynet til arbeidstakernes helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal arbeidsgiver iverksette rutine for å avdekke og rette opp fukt- og råteskader. Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal medvirke i utarbeidelse av rutinen. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav e, jf. arbeidsplassforskriften 2-14 første ledd og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 7. Arbeidstakere i arbeidslokaler med fukt, råteskader eller mugglukt har økt risiko for luftveissymptomer, luftveisinfeksjoner og astma. Utbedring av fukt kan redusere sykdom og plager. Virksomheten er av en slik størrelse og art at det er nødvendig med en rutine for å avdekke og sanere fukt- og råteskader. Under tilsynet kunne det ikke fremlegges dokumentasjon avdekke og sanere fukt- og råteskader i arbeidslokalene. på at det foreligger en rutine for å Det foreligger brudd på bestemmelsen orn rutine for å avdekke og sanere fukt- og råteskader. r-- Side80

81 VA VÅR REFERANSE 2015/ av 5 Informasjon til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har sendt en egen kopi av dette brevet til verneombudet. Hvis virksomheten ikke har verneombud, skal arbeidsgiveren gi kopien til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på og Dere kan også kontakte oss på telefon Dersom dere har spørsmål til saken, kontakt saksbehandler, oppgi referansenummer 2015/ Med hilsen Arbeidstilsynet LOO Tore Jeppe Sørhaug til synsleder Svein Arne Laugen (sign.) overingeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Virksomhetens verneombud Distriktstannklinikken Brattvåg Side81

82 Arbeidstilsynet Postboks 4720 Sluppen 7468 TRONDHEIM Deres ref: Deres dato: Vår ref: Vår saksbehandler: Vår dato: 2015/ /2015/ 440 Morten Larsen, Tilsyn - Møre og Romsdal fylkeskommune, tannhelsetjenesten, distriktstannklinikken Brattvåg Vi viser til Arbeidstilsynets tilsyn ved distriktstannklinikken Brattvåg i nordre Sunnmøre og søre Romsdal tannhelsedistrikt , med tilhørende tilsynsrapport og varsel om pålegg datert ) Vedr. pålegg 1 Inneklima kartlegging og risikovurdering Det er foretatt kartlegging ved befaring utført Befaringen ble gjennomført av fylkeskommunens bygge- og vedlikeholdsavdeling v/ingeniørene Torgrim Blø og Claus Reiners. Klinikkleder Claudius Zesing og verneombud Laila Aas Dyrøy deltok under befaringen. Referat fra befaringen, dat , følger vedlagt. Foruten fokus på påleggspunktet inneklima, ble også andre arbeidsmiljøfaktorer gjenstand for vurdering under befaringen. Befaringen avdekker klinikklokaler som framstår i en nedslitt tilstand, og det er observert funksjonssvikt i deler av de tekniske installasjonene. En samlet vurdering av tilstanden tilsier at det er behov for en omfattende oppgradering. Fylkestannlegen vil alternativt vurdere alternative klinikklokaler. Hva gjelder tilstanden på ventilasjonsanlegget blir det også vist til vedlagte servicerapport, datert , utarbeidet av Nordvest Miljø. I lys av tilstandsvurderingen av ventilasjonsanlegget er det foretatt en forenklet risikovurdering: Risikovurdering R og Konsekvens K: R: Tannklinikkens ventilasjonsanlegg har alvorlig nedsatt funksjonsevne. K: a) Kan føre til helseskader som f.eks. hodepine, kan fremkalle allergier, nedsatt trivsel og resultere i sykefravær. b) Kan føre til fuktskader. Fylkeskommunens HMS-retningslinje for risikovurdering: HMS/HMS/HMS-retningslinjer/09.-Risikovurdering Verneombud Laila Aas dyrøy har medvirket ved befaring og etterfølgende vurdering av risikoreduserende tiltak gjennom kopimottak av relevant korrespondanse mellom fylkestannlegen og fylkeskommunens bygge- og vedlikeholdsseksjon og i møte ) Vedr. pålegg 2 Inneklima tiltak og plan Som det framgår av pkt. 1) er det fylkestannlegens vurdering at klinikken må gjennomgå en omfattende oppgradering dersom fortsatt drift skal være aktuelt. Risikovurderingen gir grunnlag for å iverksette umiddelbare tiltak av hensyn til arbeidstakernes helse. Fylkestannlegen har besluttet at Postadresse: Postboks 2500, 6404 Molde Besøksadresse: Julsundveien 9 Telefon: Telefaks: e-post: post@mrfylke.no Side82

83 Side 2 driften ved klinikken opphører midlertidig, med virkning fra 15. april, og inntil huseier har sørget for rehabilitering/utskifting av ventilasjonsanlegget. Verneombudet har medvirket gjennom kopimottak av relevant korrespondanse mellom fylkestannlegen og fylkeskommunens bygge- og vedlikeholdsseksjon og i møte ) Vedr. pålegg 3 Inneklima fuktskader - rutine I samråd med bygge- og vedlikeholdsseksjonen og verneombudet vil vi iverksette følgende rutine for å avdekke og sanere fukt- og råteskader i arbeidslokalene etter at nødvendige tiltak, jfr. pkt 2), er iverksatt: Fortsette jevnlige vernerunder (jfr. fylkeskommunens HMS-system: Kartlegging.) Rapportere mistanke om avvik/skader i det elektroniske avvikssystemet RiskManager ( Ved tvil om det er fukt- og råteskader gjennomføre befaring med ingeniørkompetanse fra bygge- og vedlikeholdsseksjonen og/eller bedriftshelsetjeneste. I tilfelle det avdekkes skader må leietaker (fylkeskommunen) sørge for tidsnær oppfølging ovenfor huseier, som igjen må sørge for nødvendig utbedring. Verneombudet har medvirket gjennom kopimottak av relevant korrespondanse mellom fylkestannlegen og fylkeskommunens bygge- og vedlikeholdsseksjon og i møte Med hilsen Anthony Normann Valen fylkestannlege Morten Larsen administrasjonsleder Dokumentet er elektronisk godkjent og krever derfor ikke signatur Kopi: Overtannlege Tone Nord, NSSR Verneombud Laila Aas Dyrøy, DTK Brattvåg Klinikkleder Claudius Zesing, DTK Brattvåg Byggje- og vedlikehaldsseksjonen, her Haram kommune Side83

84 Haram kommune Storgata BRATTVÅG Dykkar ref: Dykkar dato: Vår ref: Vår saksbehandlar: Vår dato: 20474/2015/G40/&58 Morten Larsen, Distriktstannklinikken Brattvåg - mellombels opphøyr av drifta ved klinikken frå 15. april 2015 Fylkestannlegen har tatt avgjerd om at drifta ved distriktsklinikken i Brattvåg mellombels skal opphøyre med verknad frå 15. april 2015 og inntil klinikklokala er rehabilitert. Bakgrunnen er Arbeidstilsynet sitt tilsyn ved klinikken den , og etterfølgjande tilsynsrapport og varsel om pålegg. Som ledd i oppfølginga av tilsynet har fylkeskommunen sin byggje- og vedlikehaldsseksjon gjennomført synfaring/kartlegging Synfaringa avdekkjer at klinikklokala er nedslite og at det er funksjonssvikt i delar av dei tekniske installasjonane. Ei samla vurdering av tilstanden tilseier behov for omfattande oppgradering. Som kjent ønskjer fylkestannlegen også ei vurdering av alternative klinikklokale. Vår eigen risikovurdering tilseier at mellombels stenging av klinikken, med overføring av arbeidstakarane til andre distriktstannklinikkar, er det einaste tiltaket som tek tilstrekkeleg omsyn til arbeidstakarane si helse. Vi legg ved referat frå synfaringa, dat , samt servicerapport knytt til ventilasjonsanlegget, utarbeidd av Nordvest Miljø, datert Vårt tilsvar til Arbeidstilsynet, datert , er også vedlagt. Vi vil sørgje for at pasientane ikkje blir skadelidne ved at vi tilbyr tannbehandling ved nærliggande distriktstannklinikkar. Den mellombelse stenginga av klinikken og det endra tannhelsetilbodet stenginga inneber, vil bli annonsert i lokalpressa og på våre nettsider i veke 15. Med helsing Anthony Normann Valen fylkestannlege Morten Larsen administrasjonsleiar Dokumentet er elektronisk godkjent og krev derfor ikkje signatur e- Julsundveien Side84

85 Side 2 Kopi: Byggje- og vedlikehaldsseksjonen, her Overtannlege Tone Nord, NSSR Klinikkleiar Claudius Zesing, DTK Brattvåg Side85

86 Utskrift frå møteprotokollen frå fylkestinget 15. juni 2015 vedr. behandlinga av saker for kontrollutvalets saksfelt. T 22/15 Forvaltningsrevisjonsprosjekt nr 3/2014 «Innkjøpsområdet i Møre og Romsdal fylkeskommune» - statusrapport Forslag til vedtak: Fylkestinget tek fylkesrådmannen sin statusrapport vedr. forvaltningsrevisjonsprosjekt nr 3/2014 «Innkjøpsområdet i Møre og Romsdal fylkeskommune» til vitande. Samrøystes tilråding frå Fylkesutvalet Fylkestinget tek fylkesrådmannen sin statusrapport vedr. forvaltningsrevisjonsprosjekt nr 3/2014 «Innkjøpsområdet i Møre og Romsdal fylkeskommune» til vitande. Samrøystes vedtak i Fylkestinget Fylkestinget tek fylkesrådmannen sin statusrapport vedr. forvaltningsrevisjonsprosjekt nr 3/2014 «Innkjøpsområdet i Møre og Romsdal fylkeskommune» til vitande. T 20/15 Kontrollutvalet - melding om status for oppfølging av tidlegare forvaltningsrevisjonar og statlege tilsynsrapportar Forslag til vedtak: Fylkestinget viser til meldinga om status for oppfølginga av tidlegare forvaltningsrevisjonar og for statlege tilsynsrapportar, og godkjenner at oppfølginga av følgjande forvaltningsrevisjonar blir avslutta: 01/2012: Strategiar for å rekruttere lærarar og behalde dei vi har. 04/2014: Kommuneretta utviklingsarbeid. Fylkestinget sluttar seg til at følgjande forvaltningsrevisjonar framleis blir følgde opp: 03/2010: Undervisningstilbodet til marginale grupper. 01/2013: Arbeidsgivarpolitikken: Innsatsområdet identitet og omdømme ei undervegsevaluering. 03/2013: Gjennomføringsgraden innan vidaregåande opplæring, handtering av fråfall og oppfølgingstenestas medverknad. 01/2014: Arbeidet med å skaffe fleire læreplassar. 02/2014: Klima og miljøsatsinga innan samferdselsektoren. 03/2014: Innkjøpsområdet i Møre og Romsdal fylkeskommune. Kontrollutvalet får fullmakt til å avslutte rapport 03/2010 når avtalen med Kristiansund kommune om sjukehusundervisning er inngått. Behandling i Kontrollutvalet Saksframlegg vedrørande statusrapport for innkjøpsområdet U 65/15 vart ettersendt. Kontrollsjef Hans Blø tilrådde at oppfølginga av forvaltningsrevisjonsrapport nr. 03/2014: Innkjøpsområdet i Møre og Romsdal fylkeskommune kan avsluttast, og han viste i den samanhengen til eiga sak, U 65/15, som fylkestinget får til behandling. Rådgivar Eirik Jenssen opplyste at det var inngått avtale med Kristiansund kommune om undervisningstilbodet ved Kristiansund sjukehus, og at oppfølginga av forvaltningsrevisjonsrapport 03/2010: Undervisningstilbodet til marginale grupper kan Side86

87 avsluttast. Likeeins opplyste Jenssen at forvaltningsrevisjonsrapport nr. 01/2013: Arbeidsgivarpolitikken: Innsatsområdet identitet og omdømme ei undervegsevaluering bør avsluttast med grunngjeving at det ikkje finst midlar til å gjennomføre omdømmeundersøkingar. Kontrollutvalet slutta seg til dei nye opplysingane og rår til at følgjande rapportar i tillegg kan avsluttast: 03/2010: Undervisningstilbodet til marginale grupper 01/2013: Arbeidsgivarpolitikken: Innsatsområdet identitet og omdømme ei undervegsevaluering 03/2014: Innkjøpsområdet i Møre og Romsdal fylkeskommune. Votering: Tilrådinga, inkl. endringsforslaga, vart samrøystes vedteke. Samrøystes tilråding frå Kontrollutvalet Fylkestinget viser til meldinga om status for oppfølginga av tidlegare forvaltningsrevisjonar og for statlege tilsynsrapportar, og godkjenner at oppfølginga av følgjande forvaltningsrevisjonar blir avslutta: 03/2010: Undervisningstilbodet til marginale grupper. 01/2012: Strategiar for å rekruttere lærarar og behalde dei vi har. 01/2013: Arbeidsgivarpolitikken: Innsatsområdet identitet og omdømme ei undervegsevaluering. 03/2014: Innkjøpsområdet i Møre og Romsdal fylkeskommune. 04/2014: Kommuneretta utviklingsarbeid. Fylkestinget sluttar seg til at følgjande forvaltningsrevisjonar framleis blir følgde opp: 03/2013: Gjennomføringsgraden innan vidaregåande opplæring, handtering av fråfall og oppfølgingstenestas medverknad. 01/2014: Arbeidet med å skaffe fleire læreplassar. 02/2014: Klima og miljøsatsinga innan samferdselsektoren. Samrøystes vedtak i Fylkestinget Fylkestinget viser til meldinga om status for oppfølginga av tidlegare forvaltningsrevisjonar og for statlege tilsynsrapportar, og godkjenner at oppfølginga av følgjande forvaltningsrevisjonar blir avslutta: 03/2010: Undervisningstilbodet til marginale grupper. 01/2012: Strategiar for å rekruttere lærarar og behalde dei vi har. 01/2013: Arbeidsgivarpolitikken: Innsatsområdet identitet og omdømme ei undervegsevaluering. 03/2014: Innkjøpsområdet i Møre og Romsdal fylkeskommune. 04/2014: Kommuneretta utviklingsarbeid. Fylkestinget sluttar seg til at følgjande forvaltningsrevisjonar framleis blir følgde opp: 03/2013: Gjennomføringsgraden innan vidaregåande opplæring, handtering av fråfall og oppfølgingstenestas medverknad. 01/2014: Arbeidet med å skaffe fleire læreplassar. 02/2014: Klima og miljøsatsinga innan samferdselsektoren. T 21/15 K453 Kristiansund vgs, bygg 6 - ombygging særskiltelevar, byggjerekneskap, revisorattestasjon Side87

88 Forslag til vedtak: Fylkestinget godkjenner byggjerekneskapen for K453 Kristiansund vgs, bygg 6 ombygging særskiltelevar, med samla byggjesum kr og eit mindreforbruk på kroner. Behandling i Kontrollutvalet Knut Anders Oskarson (H) orienterte om at kontrollutvalet var på synfaring ved Kristiansund vgs, bygg 6 på sitt møte 29. april Samrøystes tilråding frå Kontrollutvalet Fylkestinget godkjenner byggjerekneskapen for K453 Kristiansund vgs, bygg 6 ombygging særskiltelevar, med samla byggjesum kr og eit mindreforbruk på kroner. Samrøystes vedtak i Fylkestinget Fylkestinget godkjenner byggjerekneskapen for K453 Kristiansund vgs, bygg 6 ombygging særskiltelevar, med samla byggjesum kr og eit mindreforbruk på kroner. Side88

89 Referat fra møte i styringsgruppa for sammenslåingsprosjektet for revisjonsenhetene, Møre og Romsdal Revisjon IKS. Møtet ble holdt som telefonmøte. Møtet startet kl Til stede: Knut Anders Oskarsson Ola E. Rognskog Ola Krogstad Ronny Rishaug Asmund Kristoffersen, møtesekretær/prosessleder Revisjonssjefene Bjarne Dyrnes og Sigmund Harneshaug var invitert til å delta. Bjarne Dyrnes møtte. Sigmund Harneshaug kunne ikke møte p.g.a. annet oppdrag. Det vises til innkalling hvor tema for møtet var status og framdrift i prosjektet etter at avtaleverket i sammenslåingsprosjektet ennå ikke er behandlet i Nordmørskommunene. Knut Anders Oskarson gjorde greie for bakgrunnen for møtet og for prosessen så langt. Asmund supplerte med å vise til møtet i arbeidsgruppa , spesielt referatet derfra og til kontakten med eierkommunene på Nordmøre. Styringsgruppa drøftet så situasjonen og de tiltak som nå skal gjøres. Det ble bl.a henvist til det kommende møtet i representantskapet i Distriktrevisjon Nordmøre IKS der eierkommunene vil møtes. Styringsgruppa hadde forhåpninger til at mye kan avklares der for å komme videre. Dessuten ville Ola Rognskog henvende seg til alle ordførerne for å påvirke framdrift og forhåpentligvis gode beslutninger. I tillegg vil Asmund holde kontakt med eierkommunene og være oppdatert på beslutningsprosessene der. Det ble uttrykt tilfredshet med de dokumenter som arbeidsgruppa hadde forberedt til innkalling av konstituerende representantskapsmøte. Med bakgrunn i de samlede drøftingene i styringsgruppa, fastsatte styringsgruppa dato for konstituerende representantskapsmøte til TIRSDAG 17. NOV Knut Anders Oskarsson varslet at det kunne være aktuelt med møte i styringsgruppa i august for å oppsummere status og legge grunnlag for videre arbeid fram mot konstituerende representantspasmøte. Side89

90 Ronny Rishaug orienterte etter spørsmål fra styreleder kort om møtet i Angvik 12. juni og problemstillinger som ble reist der. Møtet sluttet med at det ble uttrykt tro på at prosjektet ville lykkes. Møtet slutt Asmund Kristoffersen/referent Side90

91 Side91

92 Side92

93 Side93

94 Side94

95 Side95