Kontrollutvalet Møtestad: Romsdal vidaregåande skole, Molde, møterom B114 Dato: Tid: 10:00 Protokoll nr: 1/2018

Transkript

1 Møteprotokoll Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Romsdal vidaregåande skole, Molde, møterom B114 Dato: Tid: 10:00 Protokoll nr: 1/2018 Faste medlemer som møtte: Namn Funksjon Representerer Anders Riise Leiar H Ole Martin Sæter Nestleiar SUNML Mellvin Steinsvoll Medlem AP Ann Kristin Sørvik Medlem SP Torleiv Rogne Medlem UVS Frå Møre og Romsdal Revisjon IKS møtte på heile eller delar av møtet: Namn Stilling Veslemøy Ellinggard oppdragsansvarleg revisor Frå administrasjonen møtte på heile eller delar av møtet: Namn Stilling Per Olaf Skuseth Brækkan bygg- og eigedomssjef Per Ove Nydal seksjonsleiar Olav Arne Vatne rådgivar Ragnhild Holsvik seksjonsleiar Sekretariat: Namn Tor Harald Hustad Gunn Elin Nygård Stilling kontrollsjef konsulent

2 2 Kontrollutvalet møtte på Romsdal vidaregåande skole, Molde, møterom B114, kl Rektor Ivar Rød ønska medlemene velkomne til Romsdal vidaregåande skole. Han orienterte spesielt om byggeprosjektet «Nye Romsdal vidaregåande skole frå ide til ferdig bygg» og generelt om drifta ved skolen. Medlemene fekk deretter ei omvisning ved aktuelle delar av skolen ved rektor Ivar Rød og ass. rektor Kjell Inge Ugelvik. Kontrollutvalet sitt møte starta kl på Romsdal vidaregåande skole, møterom B114, under leiing av utvalsleiar Anders Riise (H). Møtet vart sett med 5 medlemer. Innkallinga vart godkjent utan merknader. Saklista vart godkjent utan merknader. Sakene vart behandla i den rekkefølgje dei er protokollert. Saksnr Innhald Uoff KO 1/18 Tilbakemelding til rapporten FR 2/16 "Drift og vedlikehald av skolebygg" KO 2/18 Tilbakemelding til rapporten FR 1/17 "Fylkesveg - drift og vedlikehald" KO 3/18 Tilbakemelding til rapporten FR 2/17 "Den kulturelle skolesekken (DKS)" KO 4/18 Tilbakemelding til rapporten "Eigarskapskontroll - melding om utført kontroll av eigarskapsoppfølginga" KO 5/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten FR 4/17 "Ressursstyring av lærarar og bruken av overtid i Fagskolen" KO 6/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten FR 5/17 "Opplæringstilbodet til minoritetsspråklege elevar" KO 7/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten "Norsk digital læringsarena (NDLA" KO 8/18 Oppfølging av revisjonsrapport frå selskapsgjennomgang SK 1/17 "Vegamot AS" KO 9/18 Rekneskapsrevisjon rapportering om status i revisjonsarbeidet (vedlegg 2 er ikkje off. jf Offl 13, Fvl 13) KO 10/18 Justering av prosjektplan vedkomande selskapskontroll SK 3/17 Vigo IKS KO 11/18 Forvaltningsrevisjon - Leveranse og framdriftsplan for 2018 X RS 1/18 RS 2/18 RS 3/18 Oppfølgingsliste 1/18 - kontrollsjef orienterer Evaluering av kontrollsekretariatet Orientering NDLA Godkjenning av protokoll

3 3 KO 1/18 Tilbakemelding til rapporten FR 2/16 "Drift og vedlikehald av skolebygg" rapporten «Drift og vedlikehald av skolebygg» til etterretning. 2. Kontrollutvalet vil på eit seinare tidspunkt følje opp gjennomføringa av tiltaka i samsvar med det mottekne tilsvaret. Behandling i Kontrollutvalet Bygg- og eigedomssjef Per Olaf Skuseth Brækkan, bygg- og eigedomsavdelinga, orienterte om eigedomsstrategien i fylkeskommunen og tilbakemeldingane på forvaltningsrevisjonsrapporten «Drift og vedlikehald skolebygg» og om korleis byggjeprosjekta i fylkeskommunen blir styrt. Vidare orienterte Per Olaf Skuseth Brækkan om økonomistyringa i dei store byggjeprosjekta i fylkeskommunen. rapporten «Drift og vedlikehald av skolebygg» til etterretning. 2. Kontrollutvalet vil på eit seinare tidspunkt følje opp gjennomføringa av tiltaka i samsvar med det mottekne tilsvaret. KO 3/18 Tilbakemelding til rapporten FR 2/17 "Den kulturelle skolesekken (DKS)" rapporten «Den kulturelle skolesekken (DKS)» til etterretning. 2. Kontrollutvalet vil på eit seinare tidspunkt følje opp gjennomføringa av tiltaka i samsvar med det mottekne tilsvaret. Behandling i Kontrollutvalet Seksjonssjef Ragnhild Holsvik, kulturavdelinga, orienterte om tilbakemeldingane på forvaltningsrevisjonsrapporten «Den kulturelle skolesekken (DKS)». rapporten «Den kulturelle skolesekken (DKS)» til etterretning. 2. Kontrollutvalet vil på eit seinare tidspunkt følje opp gjennomføringa av tiltaka i samsvar med det mottekne tilsvaret.

4 4 KO 2/18 Tilbakemelding til rapporten FR 1/17 "Fylkesveg - drift og vedlikehald" rapporten «Fylkesveg drift og vedlikehald» til etterretning. 2. Kontrollutvalet vil på eit seinare tidspunkt følgje opp gjennomføringa av tiltaka i samsvar med det mottekne tilsvaret. Behandling i Kontrollutvalet Seksjonssjef Per Ove Nydal og rådgivar Olav Arne Vatne, samferdselsavdelinga, orienterte om tilbakemeldingane på forvaltningsrevisjonsrapporten «Fylkesveg drift og vedlikehald». rapporten «Fylkesveg drift og vedlikehald» til etterretning. 2. Kontrollutvalet vil på eit seinare tidspunkt følgje opp gjennomføringa av tiltaka i samsvar med det mottekne tilsvaret. KO 4/18 Tilbakemelding til rapporten "Eigarskapskontroll - melding om utført kontroll av eigarskapsoppfølginga" 1. Kontrollutvalet tar den førebelse tilbakemeldinga frå fylkesrådmannen om oppfølginga av rapporten «Eigarskapskontroll kontroll av eigarskapsforvaltninga 2016» til etterretning. 2. Kontrollutvalet vil på eit seinare tidspunkt følje opp fylkesrådmannen si utarbeiding av handlingsplan knyt til konklusjonane og anbefalingane i rapporten «Eigarskapskontroll kontroll av eigarskapsforvaltninga 2016», og oppfølginga av denne i samsvar med det mottekne tilsvaret. 1. Kontrollutvalet tar den førebelse tilbakemeldinga frå fylkesrådmannen om oppfølginga av rapporten «Eigarskapskontroll kontroll av eigarskapsforvaltninga 2016» til etterretning. 2. Kontrollutvalet vil på eit seinare tidspunkt følje opp fylkesrådmannen si utarbeiding av handlingsplan knyt til konklusjonane og anbefalingane i rapporten «Eigarskapskontroll kontroll av eigarskapsforvaltninga 2016», og oppfølginga av denne i samsvar med det mottekne tilsvaret.

5 5 KO 5/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten FR 4/17 "Ressursstyring av lærarar og bruken av overtid i Fagskolen" 1. Med bakgrunn i forvaltningsrevisjonsrapporten «Ressursstyring av lærarar og bruken av overtid i Fagskolen» samt fylkestinget sitt vedtak, blir fagskolestyret bedt om å utarbeide ein prioritert handlingsplan som viser kva tiltak som skal bli sett i verk for å følgje opp konklusjonane og tilrådingane i rapporten. 2. Frist for tilbakemelding til kontrollutvalet er 27. april Med bakgrunn i forvaltningsrevisjonsrapporten «Ressursstyring av lærarar og bruken av overtid i Fagskolen» samt fylkestinget sitt vedtak, blir fagskolestyret bedt om å utarbeide ein prioritert handlingsplan som viser kva tiltak som skal bli sett i verk for å følgje opp konklusjonane og tilrådingane i rapporten. 2. Frist for tilbakemelding til kontrollutvalet er 27. april KO 6/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten FR 5/17 "Opplæringstilbodet til minoritetsspråklege elevar" 1. Med bakgrunn i forvaltningsrevisjonsrapporten «Opplæringstilbodet til minoritetsspråklege elevar» og fylkestinget sitt vedtak, blir fylkesrådmannen bedt om å utarbeide ein prioritert handlingsplan som viser kva tiltak som skal bli sett i verk for å følgje opp konklusjonane og anbefalingane i rapporten. 2. Frist for tilbakemelding til kontrollutvalet er 20. februar Med bakgrunn i forvaltningsrevisjonsrapporten «Opplæringstilbodet til minoritetsspråklege elevar» og fylkestinget sitt vedtak, blir fylkesrådmannen bedt om å utarbeide ein prioritert handlingsplan som viser kva tiltak som skal bli sett i verk for å følgje opp konklusjonane og anbefalingane i rapporten. 2. Frist for tilbakemelding til kontrollutvalet er 20. februar KO 7/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten "Norsk digital læringsarena (NDLA" 1. Med bakgrunn i forvaltningsrevisjonsrapporten «Norsk digital læringsarena (NDLA)» og fylkestinget sitt vedtak, blir fylkesrådmannen bedt om å gi tilbakemelding til kontrollutvalet på kva tiltak som vil bli utført for å følgje opp fylkestinget sitt vedtak. 2. Frist for tilbakemelding til kontrollutvalet er 20. februar 2018.

6 6 1. Med bakgrunn i forvaltningsrevisjonsrapporten «Norsk digital læringsarena (NDLA)» og fylkestinget sitt vedtak, blir fylkesrådmannen bedt om å gi tilbakemelding til kontrollutvalet på kva tiltak som vil bli utført for å følgje opp fylkestinget sitt vedtak. 2. Frist for tilbakemelding til kontrollutvalet er 20. februar KO 8/18 Oppfølging av revisjonsrapport frå selskapsgjennomgang SK 1/17 "Vegamot AS" 1. Med bakgrunn i revisjonsrapporten «SK 1/2017 Vegamot AS» og fylkestinget sitt vedtak, blir styret i Vegamot AS bedt om å gi tilbakemelding til kontrollutvalet på kva tiltak som vil bli utført for å følgje opp revisor sine tilrådingar. 2. Vidare blir fylkesrådmannen bedt om å sjå til at Møre og Romsdal fylkeskommune sine eigarrepresentantar i styret bidrar til at revisor sine tilrådingar blir følgt opp. 3. Frist for tilbakemelding til kontrollutvalet er 10. mars Med bakgrunn i revisjonsrapporten «SK 1/2017 Vegamot AS» og fylkestinget sitt vedtak, blir styret i Vegamot AS bedt om å gi tilbakemelding til kontrollutvalet på kva tiltak som vil bli utført for å følgje opp revisor sine tilrådingar. 2. Vidare blir fylkesrådmannen bedt om å sjå til at Møre og Romsdal fylkeskommune sine eigarrepresentantar i styret bidrar til at revisor sine tilrådingar blir følgt opp. 3. Frist for tilbakemelding til kontrollutvalet er 10. mars KO 9/18 Rekneskapsrevisjon rapportering om status i revisjonsarbeidet 1. Kontrollutvalet tek rapport frå interimsrevisjon til etterretning. 2. Kontrollutvalet ber om at revisor sin rapportering frå interimsrevisjon for framtida skjer før årsskiftet. Behandling i Kontrollutvalet Oppdragsansvarleg revisor Veslemøy Ellinggard, Møre og Romsdal Revisjon IKS, orienterte om status i rekneskapsrevisjonsarbeidet.

7 7 1. Kontrollutvalet tek rapport frå interimsrevisjon til etterretning. 2. Kontrollutvalet ber om at revisor sin rapportering frå interimsrevisjon for framtida skjer før årsskiftet. KO 10/18 Justering av prosjektplan vedkomande selskapskontroll SK 3/17 Vigo IKS 1. Kontrollutvalet tar melding om endring av føresetnadar for prosjektgjennomføringa av felles selskapskontroll i Vigo IKS til orientering. 2. Kontrollutvalet gjentek på nytt vedtak om å delta i felles selskapskontroll av Vigo IKS. 3. Kontrollutvalet ber kontrollsjef oversende tidligare utarbeida innspel til problemstillingar i prosjektet til kontrollutvalet i Trøndelag, og ber vidare at kontrollsjef ser til at desse blir innarbeida i endeleg prosjektplan. 1. Kontrollutvalet tar melding om endring av føresetnadar for prosjektgjennomføringa av felles selskapskontroll i Vigo IKS til orientering. 2. Kontrollutvalet gjentek på nytt vedtak om å delta i felles selskapskontroll av Vigo IKS. 3. Kontrollutvalet ber kontrollsjef oversende tidligare utarbeida innspel til problemstillingar i prosjektet til kontrollutvalet i Trøndelag, og ber vidare at kontrollsjef ser til at desse blir innarbeida i endeleg prosjektplan. KO 11/18 Forvaltningsrevisjon - Leveranse og framdriftsplan for Kontrollutvalet sluttar seg til framlegget til leveranse- og framdriftsplan for forvaltningsrevisjonar i Kontrollutvalet vil presisere viktigheita av at forvaltningsrevisor held seg til oppgitte leveringstidspunkt i leveranse- og framdriftsplana, som kjem fram av saksframlegget. 3. Kontrollutvalet vil be om at forvaltningsrevisor skal halde kontrollsjefen oppdatert om prosjekta underveis i revisjonsarbeidet. 4. Kontrollutvalet ber også om at kontrollsjefen snarleg legg fram ei eiga leveranse- og framdriftsplan når det gjeld selskapskontroller i 2018.

8 8 1. Kontrollutvalet sluttar seg til framlegget til leveranse- og framdriftsplan for forvaltningsrevisjonar i Kontrollutvalet vil presisere viktigheita av at forvaltningsrevisor held seg til oppgitte leveringstidspunkt i leveranse- og framdriftsplana, som kjem fram av saksframlegget. 3. Kontrollutvalet vil be om at forvaltningsrevisor skal halde kontrollsjefen oppdatert om prosjekta underveis i revisjonsarbeidet. 4. Kontrollutvalet ber også om at kontrollsjefen snarleg legg fram ei eiga leveranse- og framdriftsplan når det gjeld selskapskontroller i RS 1/18 Oppfølgingsliste 1/18 - kontrollsjef orienterer Kontrollutvalet tar referatsaka til orientering. RS 2/18 Evaluering av kontrollsekretariatet Kontrollutvalet tar referatsaka til orientering. RS 3/18 Orientering NDLA Kontrollutvalet tar referatsaka til orientering. Godkjenning av protokoll Kontrollutvalet gjekk gjennom og godkjente samrøystes protokollen frå møte Møtet slutt kl