Forvaltningsrevisjonsrapport FR 4/2017: Ressursstyring av lærarar og bruken av overtid i Fagskolen

Transkript

1 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2017 Tor Harald Hustad Saksnr Utval Møtedato Kontrollutvalet Fylkestinget Forvaltningsrevisjonsrapport FR 4/2017: Ressursstyring av lærarar og bruken av overtid i Fagskolen Bakgrunn Forvaltningsrevisjonsprosjektet «FR 4/2017 Ressursstyring av lærarar og bruken av overtid i Fagskolen» blei vedtatt av fylkestinget i sak T-73/16. Temaet ressursstyring av lærarar og bruken av overtid i Fagskolen, blei valt som forvaltningsprosjekt av fleire årsaker: Revisor har gjennom sine rekneskapsrevisjon, gjennomført kartleggingsbesøk hos skolane. Revisor har frå desse kartleggingsbesøka rapportert til kontrollutvalet om svært mykje overtid hos enkelte skolar. Revisor har vidare skreve i sine rapporter at verkemidla som til no er nytta for å redusere bruken av overtid, ikkje har hatt tilstrekkeleg effekt. Vidare har revisor rapportert at ein bør sjå på kva som kan snu utvikling. Dette kjem mellom anna fram frå revisor sin rapportering til kontrollutvalet frå skolebesøka i 2015 og Kontrollsjefen har elles analysert utviklinga i bruken av overtid/variabel løn, og observert svært høg bruk av variabel løn på Fagskolen. Kontrollsjefen har også merka seg at Fagskolane ikkje held budsjettramma, og at det årleg blir konstatert meirforbruk i høve budsjett. Kontrollsjefen har også notert seg fylkestingssak T-75/09, kor fylkestinget vedtok fylkestinget at fagskolestyret må tilpasse drifta for fagskoletilbodet til den statlege rammeløyvinga. Om nødvendig må det også skje gjennom å redusere tilbod. Derunder la fylkestinget føring til fagskolestyret om å vurdere klassestørrelse, lærartettheit og tilbodsstruktur. Desse forholda har gitt indikasjon om manglar og svakheiter når det gjeld styring, kontroll og oppfølging av ressursstyringa ved fagskolane. I tillegg indikerer dette også at styringssignala frå fylkestinget til fagskolestyret er svak. Derfor rettar dette revisjonsprosjektet fokus på systema for styring, kontroll og oppfølging.

2 Side 2 Planlegging og styring av ressursane er svært viktig av fleire omsyn: Bidra til at studentane får den undervisninga dei har krav på Bidra til at fylkeskommunen får mest mogleg igjen for lærartimane som blir betalt for, i form av at timane blir brukt direkte på elevretta tiltak/undervisning Bidra til at fylkesrådmannen etterlever krav om betryggande kontroll, jamfør kommunelova 23. nr2. I praksis inneber dette kravet å etablere tilstrekkeleg intern kontroll som sikrar ønska utvikling, sikrar at lover og reglar blir halden samt sikrar at det er kvalitet og effektivitet i tenestene (min understreking) Elles kan det for øvrig leggast til at fylkeskommunen sin økonomiske situasjon har store utfordringar. Det vil i tida framover vere naudsynt å legge til grunn effektivisering og nytenking i styring av drifta. Nettopp dette kjem også til uttrykk i fylkestinget sine forventningar gjennom vedtaket i sak T-26/17 Strategi og rammer for arbeidet med økonomiplan Frå protokollen står mellom anna: «..pkt 3. I ein vidare strategi må effektivisering og nytenking leggast til grunn» Prosjektplana for bestilling av prosjektet blei soleis vedtatt i kontrollutvalet sitt møte 31. mai 2017, i sak KO 28/17. Av prosjektplana går det fram at følgande problemstillingar skulle svarast ut: 1. Har Møre og Romsdal fylkeskommune system på overordna nivå for ressursstyring av Fagskolen? 2. Har fagskolane gode system for ressursstyring og bruk av overtid? a. Kartlegge bruken av overtid b. Kartlegge bakgrunn for bruk av overtid c. Samanlikne bruken av overtid med andre fagskoler I revisor sin rapport er det innleiingsvis gitt eit samandrag av rapporten (sjå her side 3-8). Konklusjonane og tilrådingane går fram av pkt. 5 på side Revisor har haldt høringsmøte med fylkesrådmannen. Revisor opplyser at det ikkje kom fram merknader frå fylkesrådmannen til innhaldet i rapporten. Forvaltningsrevisjonsrapporten frå Møre og Romsdal Revisjon IKS er vedlagt. - Vedlegg 1: Forvaltningsrevisjonsrapport - Vedlegg 2: Erklæring om uavhengigheit

3 Side 3 Vurdering Etter kontrollsjefen si vurdering har revisor i all hovudsak svara ut problemstillingane i prosjektplana, og meiner rapporten er tilstrekkeleg. Riktig nok går det fram av saksframlegget når prosjektplana blei godkjent, at revisor også skulle sjå på skolanes system for styring av arbeidstid/overtid for avdelingsleiarar og anna undervisningspersonell. Frå saksframlegget til sak KO 28/17 kjem følgande fram: Av prosjektplana går det ikkje eksplisitt fram, men det er semje mellom revisor og kontrollsjef at også skolens styring av arbeidstid/overtid når det gjeld avdelingsleiarar og anna undervisningspersonell, skal inngå som del av prosjektet, dersom innleiande revisjonshandlingar tilsei at det er behov for det. Dette momentet er etter kontrollsjefen sin oppfatning i avgrensa grad utført av revisor. Kontrollsjefen er likevel av den formeining at mangelen uansett ikkje i særleg grad ville ha endringar på endeleg konklusjon og tilråding. Kontrollsjefen meiner derfor at rapporten kan behandlast på vanleg måte. Elles går problemstillingane fram av vedlagte prosjektplan. - Vedlegg 3: Prosjektplan Kontrollsjefen har gjennomgått revisjonsrapporten og frå rapporten summert opp følgjande observasjonar og tilrådingar:

4 Side 4 Problemstillingar Revisjonskriterier Revisor sine funn og konklusjonar Revisor sine tilrådingar 1. Har Møre og Romsdal fylkeskommune system på overordna nivå for ressursstyring av fagskolane? Budsjettering Kommuneloven har følgande krav til budsjettering: - Prioriteringar, mål og premissar som årsbudsjettet bygger på, skal komme tydeleg fram - Årsbudsjettet skal vere realistisk Budsjettstyring Budsjetteringa er lite realistisk (dersom tiltak ikkje blir satt i verk) Det blir ikkje gjennomført realistiske tiltak for å rette opp i meirforbruk gjennom året Ikkje tydelege nok styringssignal til fagskolestyret om å tilpasse drifta og tenestene til tildelt budsjettramme Sjå til at det blir utarbeida realistiske budsjett ved enten å endre ramma, eller gjere tiltak med drifta og/eller tenestetilboda ved fagskolane Vurdere om styringssignala mellom skoleeigar og styret (fagskolestyret) er gode nok Tilsvarande blir det stilt krav i lovverket når det gjeld budsjettoppfølging og rapportering: - Gjennom budsjettåret og minst to gonger i året skal fylkesrådmannen rapportere til fylkestinget om utviklinga i inntekter og innbetalingar samt utgifter og utbetalingar haldt opp mot vedtatt budsjett - Dersom det blir venta avvik frå budsjettet, skal rapporten foreslå naudsynte tiltak - Fylkestinget skal sjølv gjere endringar i årsbudsjettet når dette er kravd 2. Har fagskolane gode system for ressursstyring og bruk av overtid? Redusert undervisning på grunn av livsfasetiltak skal ikkje fungere som eit forbetra innslagspunkt for overtidsgodtgjering - Sjå side 20 i revisjonsrapporten kor tekst frå KS sitt rundskriv B-08/16 er henta ut: «Fullt uttak av livsfasetiltak og fast overtid skal ikkje kombinerast. I slike tilfelle vil løysinga vere at læraren aksepterer eit redusert uttak av livsfasetiltak, eller at fag delast slik at den totale arbeidstida ikkje overstig 100%» a. Kartlegge bruken av overtid Det er betydelege overtidsutbetalingar ved Fagskolen (spesielt ved Fagskolen i Ålesund) Variabel løn har for åra variert mellom 2,2 mill. til 3,9 mill. kroner årleg Overtidsutbetaling har i same periode variert mellom 1,3 mill. til 2,8 mill. kroner årleg 13 lærarar ved fagskolane (av desse 11 ved Fagskolen i Ålesund) har i 2016 fått utbetalt variabel løn mellom kroner og kroner b. Kartlegge bakgrunn for bruk av overtid Hovudårsaka til dei store overtidsutbetalingane (spesielt ved Fagskolen i Ålesund) skuldast at ein ved Fagskolen i Ålesund har valt å foreta ein reduksjon i årsramma for undervisningspersonell som har valt seniortiltak Fullt uttak av livsfasetiltak og fast overtid bør ikkje kombinerast. Dette reduserer innslagspunktet for berekning av overtid Dette er ikkje i samsvar med intensjonen i den lokale arbeidsavtalen med fagskolen når seniortiltak blir nytta som normaldrift for fleire tilsette. Konsekvensen av ein slik praksis er dyr drift, med svært høge utbetalingar av overtid til enkeltlærarar c. Samanlikne bruken av overtid med andre fagskoler Ingen andre kontrollerte fagskoler har overtidsutbetalingar over kroner til enkeltlærarar

5 Side 5 Av revisjonsrapporten går det fram at ein vesentleg del av overtidsbruken skuldast at fagskolane praktiserer ei ordning kor innslaget for overtidsberekning er redusert. Dette begrunnast i uttak av senior-/livsfasetiltak for lærarar. Slik praksis er i strid med intensjonen i den lokale arbeidsavtalen samt også i strid med Rundskriv B-08/16 frå KS. Rundskriv fra KS: B-08/16 Overtid for undervisningspersonalet Redusert undervisning på grunn av livsfasetiltak skal ikke fungere som et «forbedret» innslagspunkt for overtidsgodtgjøring. Lærere som har bedt om fullt uttak av livsfasetiltaket skal som hovedregel ikke pålegges vikartimer, da dette ikke vil være i samsvar med formålet med livsfasetiltaket. Fullt uttak av livsfasetiltaket og fast overtid skal ikke kombineres. I slike tilfeller vil løsningen være at læreren aksepterer et redusert uttak av livsfasetiltaket, eller at fag deles slik at den totale beskjeftigelsen ikke overstiger 100 %. Konsekvensen av den etablerte praksisen for berekning av overtid er svært høge overtidsutbetalingar, og svekka økonomi for fagskolane og fylkeskommunen. Spesielt er overtidsutbetalingane ved Fagskolen i Ålesund svært høge. Økonomisk har ikkje fagskolane tatt naudsynte grep for å tilpasse drifta til statlege rammeoverføringar, og har kontinuerleg hatt resultatmessig meirforbruk i høve budsjett. I tabellen under går dei årlege resultata (meirforbruk -) fram, samt størrelsen på årlege overtidsutbetalingar. Resultat (tal i 1 000) Prognose Fagskolen i Ålesund Fagskolen i Kristiansund Fagskolestyret Sum netto meirforbruk Overtidsutbetaling (tal i 1 000) Fagskolen i Ålesund Fagskolen i Kristiansund Sum overtidsutbetaling Andel overtid av netto meirforbruk 58,0 % 79,6 % 93,8 % 90,5 % Praksisen med å redusere innslaget for overtid har ført til at utbetalingane for overtid blir svært høge, og svekker fagskolen sin økonomiske handlingsrom. Overtidsutbetalingane til fleire lærarar har i 2016 variert i storleiken kroner til kroner. Størrelsen på overtidsutbetaling som del av meirforbruket, har i perioden derfor vore høgt og har variert i intervallet 58 prosent - 93,8 prosent. At ikkje Fagskolestyret har grepet fatt i denne type praksis, indikerer samtidig at styringa, kontrollen og oppfølginga av drifta ved fagskolane har store manglar.

6 Side 6 Kontrollsjefen er av den formeining at styring, kontroll og oppfølging av ressursbruken i stor grad er eit spørsmål om å etablere god intern kontroll og system for aktiv styring og oppfølging. Med bakgrunn i hovuduttrekka frå revisjonsrapporten og eigne vurderingar, er kontrollsjefen sin oppfatning følgande: Praktisering av overtidsberekning ved fagskolane synes å vere i strid med gjeldane arbeidsavtale med fagskolen Oppfølging frå fagskolestyret når det gjeld ressursbruk og bruk av overtid ved skolane synes å vere mangelfull System og plan for å sette i verk korrektive tiltak ved skoler som har høgt innslag av variabel lønn/overtid for å tilpasse drifta til budsjett, er svak Det føreligg ingen proaktiv plan for å tilpasse drifta til dei statlege rammeoverføringane, slik fylkestinget i sin sak T-75/09 vedtok Konsekvensen av manglane nemnt over er svak drift av fagskolane, med stadig konstatering av meirforbruk og ingen tilhøyrande aktiv handlingsplan for å justere drifta. I tillegg er konsekvensen at fleire lærarar mottar svært høge overtidsutbetalingar som synes å vere i strid med arbeidsavtalen. Med grunnlag i funna og tilrådingane i rapporten, er kontrollsjefen derfor av den formeining at fagskolestyret må utarbeide ei prioritert handlingsplan med tiltak på korleis anbefalingane i revisjonsrapporten skal bli tatt omsyn til. Forslag til vedtak: 1. Fylkestinget tar rapporten «Ressursstyring av lærarar og bruken av overtid i Fagskolen» til etterretning. 2. Fylkestinget ser alvorleg på det revisjonsrapporten avdekker og ber om at Fagskolestyret utarbeider ein prioritert handlingsplan som viser kva tiltak som skal bli sett i verk for å følgje opp konklusjonane og anbefalingane i rapporten «Ressursstyring av lærarar og bruken av overtid i Fagskolen». Tor Harald Hustad kontrollsjef Vedlegg 1 Forvaltningsrevisjonsrapport 2 Erklæring om uavhengigheit 3 Prosjektplan