Alternative strategier for ByggSøk - Diskusjonsunderlag for ledelsen. Versjon

Transkript

1 Alternative strategier for ByggSøk - Diskusjonsunderlag for ledelsen Versjon ByggSøk mot 2012

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 FORMÅL DEN DIGITALE BYGGESAKSPROSESSEN REGJERINGENS FØRINGER KONSEKVENSER FOR BYGGSØK: DEN DIGITALE BYGGESAKSPROSESSEN HOVEDTRINNENE ALTERNATIVE STRATEGIER FOR BE STRATEGIER PÅ KORT SIKT ( HALVÅR 2010) STRATEGI PÅ MELLOMLANG SIKT (2. HALVDEL ) STRATEGI PÅ LANG SIKT ( ) Side 2 av 10

3 1 Formål Formålet med dette dokumentet er å presentere alternative strategier for ByggSøk, og BE s rolle i den sammenheng. Dokumentet er først og fremst ment som et diskusjonsunderlag for møter med BE s ledergruppe og eventuelt andre relevante. Som et underlag for diskusjonen omkring de forskjellige alternativene ser vi det som nyttig å trekke opp et bilde hvordan elektronisk byggesaksbehandling kan tenkes å skje i en ikke for fjern fremtid. Bildet er kommet frem gjennom diskusjoner internt i prosjektgruppen og med en rekke eksterne aktører (oppsummert i eget vedlegg), samt ut i fra regjeringens føringer (FAD fornyingsstrategi, NHD handlingsplan for elektroniske tjenester til næringslivet, samt Stortingsmelding # 17). 2 Den digitale byggesaksprosessen ByggSøk omfatter i dag 3 områder: Informasjon, Plan og Bygning. Det er i det videre behov for å skille, spesielt mellom plan og bygning som følger forskjellige prosessforløp. Innspill fra brukere, samarbeidspartnere og leverandører som vi bygger på er først og fremst rettet mot ByggSøk bygning. Dette er en konsekvens av at denne løsningen har størst utbredelse. 2.1 Regjeringens føringer Regjeringens og FADs fornyingsstrategi vektlegger viktighetene av brukerrettede elektroniske tjenester for innbyggerne og for næringslivet. Vi har valgt å utheve noen momenter: All kommunikasjon til innbyggerne skal utformes slik at det er lett å forstå hva saken gjelder, hva vedtaket innebærer i praksis, hvor en kan finne mer informasjon, og hvor og hvordan man kan klage. Elektronisk kommunikasjon skal være den primære kanalen for dialogen mellom innbyggerne og offentlig virksomhet. Alle former for tjenester som har innbyggerne som målgruppe skal være elektronisk tilgjengelige med utgangspunkt i behovene og ønskene til innbyggerne. (Dette gjelder selvfølgelig innen loves rammer.) Elektronisk kommunikasjon skal være den primære kanalen for dialogen mellom næringslivet og offentlig virksomhet. Det skal bli enklere og mindre kostnadskrevende for næringslivet å følge offentlig regelverk. Fra NHDs handlingsplan for Elektroniske tjenester til næringslivet er det også flere relevante føringer: Skjema og andre løsninger skal så langt som mulig integreres i fagsystemene for å sikre enklest og kvalitetsmessig best mulig utfylling. Alle elektroniske tjenester skal forhåndsutfylles med grunndata fra enhetsregisteret og annen relevant informasjon som tjenesteeier har. Regelverk skal tilpasses for å legge til rette for gode elektroniske tjenester og samhandling. Side 3 av 10

4 Dette er ambisiøse målsetninger som ikke er lette å realisere, ikke minst gjelder dette det siste punktet. Det angir imidlertid en tydelig retning. 2.2 Konsekvenser for ByggSøk: Hva betyr dette for ByggSøk? Det er nærliggende å tenke seg at: Den elektroniske brukerdialogen med innbyggerne må ytterligere frikobles fra dagens papirbaserte skjemastruktur og oppbygging, og fullt ut utnytte de mulighetene som det elektroniske mediet gir. Dette understrekes også av en rekke av de aktørene vi har hatt kontakt med. ByggSøk er kommet et stykke på vei når det gjelder å forenkle brukerdialogen, men ikke minst ny teknologi gir nå ennå bedre muligheter. Vi må søke en tilnærming hvor mest mulig informasjon fylles ut automatisk, dvs det kommunene / det offentlige vet om deg allerede, må du selv slippe å skrive inn. Søkers rolle blir å kvalitetssikre informasjonen, samt supplere med ny informasjon. Dette reduserer mulighetene for feil, og de saksbehandlingsiterasjoner (= tid og kostnader) dette medfører. Dette tilsvarer tilnærmingen som bl a Skatt har tatt med selvangivelsen, og som myndighetene sterkt anbefaler. For byggesaker omfatter dette informasjon om søker og andre aktører, eiendommer, naboer, gjeldende regulering og eventuelle naturgitte forhold som det må tas hensyn til. Vi må søke en tilnærming hvor mest mulig av kontrollene mot regelverk og forskrifter skjer automatisk. Det er naturlig å skille mellom kontrollen mot prosessuelle forkrifter og tekniske forskrifter. Det betyr også at det tekniske underlaget betraktes som vedlegg til søknaden og således fortsatt frikobles fra den prosessuelle kontrollen av søknaden. ByggSøk bør vurdere om det er hensiktsmessig å utvikle ytterligere funksjonalitet for å kontrollere mot prosessuelle forskrifter. Det benyttes i dag regelsjekkere, eller regelmotorer, i en rekke offentlige etater. Erfaringer fra etater som er kommet lenger på dette området kan innhentes. Når det gjelder kontroll mot de tekniske forskriftene er dette en oppgave som ikke tillegges ByggSøk. Denne kontrollen må foregå i forhold til det tekniske grunnlaget, dvs tilbygget, bygningene osv må bli kontrollert mest mulig automatisk der dette er mulig. Den strategien vi legger opp til for ByggSøk må passe inn i et scenario hvor disse tekniske beskrivelsene skjer i form av 3D bygningsinformasjonsmodeller (BIM) basert på IFC / IFD. Det bør fortsatt være BEs oppgave å være en pådriver i denne utviklingen, men ikke en leverandør av løsninger for å foreta denne form for kontroll. Vi må differensiere mer. Ønske om å tilby brukervennlige løsninger, samt å kunne kontrollere mest mulig automatisk tilsier også en tilnærming hvor vi differensierer løsningene, og behandlingen ut fra ut fra iboende kompleksitet. Det vil også være brukere med forskjellig behov og kompetanse. Vi ser for oss flere typer brukergrensesnitt for søkerne. Dette er forsøkt illustrert i figuren på neste side. Side 4 av 10

5 Søknadssystem Kontroll mot regelverk Kommunenes løsninger Søknad med teknisk underlag som vedlegg 2D tegninger, 3D tegninger eller BIM i IFC format. Søknad og kontrollert teknisk underlag konvertert til ønsket format Tradisjonell ByggSøk skjemabasert løsning Matrikkel Adresse, bygningsnr Enkel, online DAK løsning med IFC / BIM løsning ByggSøk Kontroll mot prosessuelle forskrifter IFC Regelsjekker Kontroll mot tekniske forskrifter og reguleringsbestemmelser Kommunenes saksbehandlingsog fagsystemer Geodata Profesjonell 3D DAK løsning med IFC / BIM ByggSøk Geodataserver? Direkte fra kommunene eller via Infoland, ol Figur 1: Fremtidig elektronisk byggesøknadsscenario Figuren viser 3 forskjellige tilnærminger til hvordan selve søknaden produseres. Disse er: 1. Tradisjonell ByggSøk type søknadsbrukergrensesnitt 2. En søknadsløsning basert på en enkel, webbasert 3D DAK løsning som produser IFC modeller 3. Profesjonelle DAK systemer som også produserer BIM modeller i IFC format. I tillegg vil det finnes CRM-leverandører som har sin egen front end løsning (i figuren kalt søknadssystem). Her vil også dagens sak/arkiv løsninger kunne være tilbydere. Vi kan se på disse løsningene som forsystemer. Figuren viser også ByggSøk som en modul eller byggekloss som kan benyttes av alle forsystemene. Det vil finnes en versjon for plan og en for bygning. Disse modulene mottar søknaden og foretar en kontroll mot de prosessuelle forskriftene. Denne modulen henter inn informasjon fra relevante kilder. Signering kan tenke foregå her, alternativt i forsystemet. Disse modulene vil også måtte inneholde funksjonalitet for å konvertere IFC / IFD modeller til formater som er egnet for kommunen å ivaretatt. Figuren viser også en IFC regelsjekker. Dette er en modul som kontrollerer mot teknisk regelverk. Vi ser for oss at den i utgangspunktet kalles fra forsystemet (DAK systemet), Side 5 av 10

6 men den stiplede linjen åpner for at dette muligens også kan gjøres fra ByggSøk. Det blir i så fall vedleggene som sendes over. Dette vil imidlertid gi dårligere muligheter for tilbakemeldinger enn om det gjøres direkte fra DAK systemet. Figuren viser også at ByggSøk løsningen selv kan kommunisere med Matrikkelen, i første rekke for å få adresse og bygningsnummer. Det er behov for å finne gode løsninger for å tilby geodata på en enhetlig måte. Det har fra BEs side en mulighet for at det i ByggSøk regi etableres en felles geodatajeneste for å kunne tilby et samlet geodata grunnlag for ByggSøks brukere. Dette er vist som en stiplet boks i figuren. Akseptable avtaler med Norge Digitalt vil en kunne gjøre en slik løsning unødvendig. 2.3 Den digitale byggesaksprosessen hovedtrinnene Når det gjelder den digitale byggesaksprosessen peker den teknologiske utviklingen innen kommunale fagsystemer og offentlige web-tjenester generelt i følgende retning. Rekkefølgen på trinn 2, 3 og 4 kan variere: 1. Prosessen starter med at den som søker må finne informasjon om hvordan det søkes, og sin spesifikke søknadsprosess, og hvilket underlag som da kreves. Dette krever innformasjon på kommunenes nettesteder, fra MD/KRD om regelverk og om bruken av ByggSøk. 2. Deretter henter søkeren frem nødvendige grunnlagsdata (plandata, tegninger med mer). Etter hvert som kommunene nå tilbyr mer av sine arkiv- og registerdata digitalt, kan slike data i økende grad lastes ned fra en såkalt kartportal eller innsynsløsning. Både når det gjelder planforslag og byggesaker er det aktuelt med digitalt grunnlagskart, digitale plandata og matrikkelinformasjon. En rekke kommuner har satt i gang og flere planlegger å digitalisere sine byggesarkiver. Det betyr at også eldre byggesaksdokumenter og tegninger kan gjøres tilgjengelig digitalt i forbindelse med byggesøknader. Mange kommuner og regionale sammenslutninger er i ferd med å etablere slike innsynsløsninger og kan i økende grad kan tilby digitale grunnlagsdata. Mye tyder på at det en periode framover vil være forholdsvis store forskjeller mellom kommuner mht hvor mye digitalt grunnlagsdata som tilbys. Det er imidlertid stor aktivitet mange steder i landet når det gjelder bl. a. digitalisering. Avhengig av hva slags grunnlag du vil ha, kan dette skaffes fra kommunen direkte eller via Infoland (som mange kommuner benytter). Betalingsløsninger på web, integrert mot kommunale fagsystemer, er i ferd med å bli implementert bl. annet av Acos og slike løsninger kommer de nærmeste årene til å bli mer vanlig innen for ulike sektorer. Trolig vil dette påvirke både beregningsgrunnlag og betalingsform for byggesaksgebyret. En praksis som bl. a. benyttes i Stavanger er at du betaler for det grunnlagsmaterialet du har benyttet når du leverer inn søknad. Side 6 av 10

7 3. Når søker er klar til å begynne søknadsprosessen for hhv plan- eller byggesak, startes dialog-/søknadsprosessen i det forsystemet som brukeren har valgt, ref figur 1. Prosessen blir allerede her tilpasset den type søknad, den brukerkompetanse og kompleksitet det gjelder (differensiering). I tilfelle en plansak dreier dette seg om å produsere alle nødvendige utskrifter for at planforslaget skal kunne behandles i kommunen (planbeskrivelse, reguleringsbestemmelser, kunngjøring, varsling og faktaark). ByggSøk-plan tilbyr hjelp og veiledning undervei i utarbeidelsen av planforslaget, og tilrettelegger for at forslagsstiller kommer i dialog med kommunen tidlig i planprosessen. I en byggesak er det viktig å kunne utnytte underlag fra en plansak direkte i det videre arbeidet. Innhenting av informasjon fra, eller sjekk mot offentlige og kommunale registre gjøres i størst mulig grad elektronisk slik at det som kan forhåndsutfylles gjøres. Det vil sikre at underlaget er bra, og redusere unødvendig dialog mellom søker og mottaker. Integrasjon mellom sak-/arkivsystemer og GIS-systemer i kommunene tilbys etter hvert som standardfunksjonalitet, bl a basert på standardiseringsarbeidet til KS i Integrasjonsprosjektet. I praksis åpner denne integrasjonen for bedre funksjonalitet på dette området. 4. Søkeren har som en separat prosess forberedt det nødvendige tekniske underlaget. Grunnlagsdatene er blitt benyttet der det er relevant. Dette underlaget blir å betrakte som et vedlegg til søknaden som i dag, selv og søknad og teknisk underlag produseres i det samme DAK systemet. 5. Søknadsdata og teknisk underlag sendes over til ByggSøk som utfører de sjekker som kan gjøres ihht prosessuelt regelverk utføres på søknadsgrunnlaget. I dag er dette forholdsvis begrenset i ByggSøk. Dersom det oppdages feil gis tilbakemeling til forsystemet (det utfyllede systemet). Dette kan foregå i flere iterasjoner inntil søknaden er godtatt. På sikt vil det her kunne skje sjekker mot teknisk regelverk på bakgrunn av 3D IFC modeller. Dette forventes å foregå utenfor ByggSøk 6. Ved ferdigstillelse, dvs når kontrollen er utført, sendes søknaden til kommunen som gir en automatisk bekreftelse. Dersom søknaden forutsetter behandling i andre offentlige etater (f eks Arbeidstilsynet for yrkesbygg, fylkeskommunen for kulturminner) sendes informasjonen (XML en) også dit. Arbeidstilsynet kan så behandle saken, og deretter informere kommunen elektronisk om resultatet. Dette krever at Arbeidstilsynet har nødvendige verktøy for å kunne lese informasjonen fra ByggSøks XML. Side 7 av 10

8 Kommunene vil i ulik grad ha verktøy som kan forstå 3D IFC modeller. Det er derfor viktig ByggSøk modulen kan konvertere disse et format som kommunene er i stand til å motta. 3 Alternative strategier for BE Da utviklingskontrakten på ByggSøk opprinnelig ble utlyst hadde BE som ambisjon kun å være oppdragsgiver med utgangspunkt i en overordnet kravspesifikasjon. Utgangspunktet var at BE ikke skulle gjøre noe som andre kunne gjøre bedre eller billigere. Det var BEs vurdering, basert på de svarene som kom, at de allikevel selv måtte ta sterkere styring med hele prosessen. Dette har vært situasjonen frem til nå. Vi har i det videre valgt å skille mellom strategier for kort, mellomlang ( ) og for lang sikt. Tidsangivelsene må betraktes som svært usikre. Figur 2 viser en samlet overordnet plan for totaliteten. Kort sikt: Forvalte dagens løsning Mellomlang sikt: ByggSøk med ny teknisk løsning Lang sikt BE som premissgiver, andre foretar utvikling, forvaltning og drift Nødvendig videreutvikling av dagens løsning - brukergrensesnitt - tilpasning til ny plan og bygningslov Kravspec /forespørselsunderlag og valg av utviklingsleverandør for ny versjon av ByggSøk Utvikling og innføring av versjon av ByggSøk - ny teknologi? - bruk av Altinn2? - fokus på integrasjon med forsystemer Operativ drift og forvatning av ny ByggSøk - Få på plass nødvendig integrasjon Avklare andre finansierings- og samarbeidsmodeller BE som premissgiver Strategier på kort sikt ( halvår 2010) I dette tidsperspektivet er strategien å videreføre ByggSøk som i dag, men med økt fokus på å støtte kommunene med å få tatt løsningene i bruk. BE skal tilstrebe å bli kommunenes rådgiver et kompetansesenter for kommunene. Dette kan på slagordnivå betegnes som å dreie fokus fra teknisk utvikling til støtte til at løsningene tas i bruk. I dette ligger bl. annet: Ytterlige intensivere samarbeidet / dialogen med kommunene for å legge til rette for innføringen av ByggSøk. Denne dialogen vil måtte skje på flere nivåer i kommunene og med KS. Side 8 av 10

9 Ytterligere intensivere samarbeidet med programmer som ebygg2009 som representerer 41 kommuner i 4 regioner (fra bykommuner som Stavanger og Kristiansund til små kommuner som Engerdal og Fet), og står midt opp i en innføringsprosess. Kortsiktige forbedringer for å gjøre bruken enklere. Generelle forbedringer i brukergrensesnittet basert på Elmer 2 standarden, kan også være aktuelt. Opprydding i XML for å hensynta NOARK standarden. Tilpasse dagens løsning til ny plan- og bygningslov 3.2 Strategi på mellomlang sikt (2. halvdel ) Fokus i denne perioden er å få innført en ny ByggSøk løsning. Kontrakten med dagens leverandør EPM utløper i.. Det er planlagt å forlenge denne i en periode. For å kunne gjøre dette må det utarbeides en kravspesifikasjon og anbudsdokumenter for en utlysning for en ny ByggSøk løsning. Dette arbeidet vil som planen viser måtte starte tidsnok til at en løsning er operativ til 2. halvår Den nye løsningen skal i tillegg til å tilfredsstille ny plan og bygningslov også legge til rette for å kunne benytte flere forsystemer, slik det er vist i figur 1. Dette er beskrevet i noe mer detalj i neste avsnitt. Avhengig av endringene som ny plan- og bygningslov innebærer må man vurdere om disse først skal implementeres i eksisterende løsning. I forbindelse med en ny utlysning vil det være naturlig å utarbeide en revidert funksjonell kravspesifikasjon, med riktig detaljeringsnivå, for de forskjellige ByggSøk delene. De(n) valgte leverandøren(e) vil måtte stå for løsningsforslag / design, for forvaltning og drift basert på gitte standarder og retningslinjer. Denne utlysningen skal funksjonelt omfatte både en skjemaregistreringsmodul (inkludert informasjon / veiledning) og moduler for å foreta kontroll mot prosessuelt regelverk for hhv plan og byggesaker. Dette tilsvarer på mange måter dagens ByggSøk, men med klarere skille mellom registrerings- og kontrolldelen. Dette er viktig for å få et enhetlig grensesnitt mot alle de fremtidige forsystemene. Det ligger i denne sammenheng også naturlig å vurdere Altinn2 og som et element i løsningskonseptet, så vel som andre kommersielle verktøy. Dette kan være en regelmotor for å forta kontrollen mot det prosessuelle regelverket med mer. Det vil også åpnes for et teknologibytte. En slik ny utlysning vil samtidig gi BE, og myndighetene, et riktig bilde av hva det bør koste å videreføre arbeidet med ByggSøk. Man vil nå også se om situasjonen nå er annerledes enn med hensyn til leverandører som er i stand til å ta mer ansvar enn forrige gan en slik kontrakt ble utlyst. En slik tilnærning utelater ikke at BE selv fortsetter å ivareta enkelte av oppgavene, for eksempel faglig brukerstøtte, opplæring med mer. Side 9 av 10

10 3.3 Strategi på lang sikt ( ) BEs rolle i et langsiktig perspektiv er bør i større grad være å fokusere på kjerneoppgaver i forhold til myndighetsutøvelse, dvs. utvikling og forvaltning av regelverk og standard som implementeres i systemløsninger (inkl. IFC). En forutsetning for dette er imidlertid at noen andre må ivareta mye av den operative rollen BE i dag har ifb med drift og forvaltning av løsninger for elektronisk byggesaksbehandling. I dette scenariet overtar kommersielle aktører en del av rollen til dagens ByggSøk, med løsninger som tar utgangspunkt i egne produkter. Deres produkter overtar mye av ansvaret for å få frem input til plan og byggesøknadene. Etter hvert som kommersielle leverandører tilbyr grafiske, DAK baserte løsninger med IFC støtte, eller CRM løsninger blir tatt i bruk som forsystemer vil behovet for dagens skjemabaserte registreringsløsning reduseres. BE og ByggSøk vil i større grad kunne fokusere på å tilby løsninger i form av tjenester for å foreta kontroll mot prosessuelt regelverk, slik figur 1 viser. I et slikt scenario vil BE fortsatt være ansvarlig for at det finnes ByggSøk kontrolløsninger som kan kommunisere med forskjellige forsystemer, og for finansieringen av disse kontroll løsningene. BE vil ha ansvaret for å fastsette de overordnede funksjonelle kravene til løsningene (disse er jo også tett knyttet til regelverket), mens all utvikling, forvaltning og drift av løsningen settes bort til kommersielle aktører. Rent konkret vil da ha to roller: 1. Premissgiver for elektronisk byggesaksbehandling: Innhold og logikk / behandlingsregler for søknaden Innholdet i dialog-/søknadsprosessen og samspillet med involverte aktører Standardiserte tjenestegrensesnitt Standard Norge forvalter XML en som ByggSøk resulterer i, samt tjenestegrensesnittene 2. Sikrer at det finnes et sett tjenester for kontroll av byggesøknadene mot gjeldende prosessuelle regelverk i plan- og bygningsloven Side 10 av 10