TILBUDSKONKURRANSE TILBUDSUNDERLAG VEDLEGG 4

Transkript

1 TILBUDSKONKURRANSE TILBUDSUNDERLAG VEDLEGG 4 Samspill for oppføring av Fylkesscene Østfold «Åpen anbudskonkurranse» anskaffelse over EØS-terskelverdi NOK 40,5 mill.kr. for bygge- og anleggskontrakter forskriftets del I og del III for kjøp av bygg- og anleggstjenester Prosjektering, beskrivelse, kalkyle, bygging, prøvedrift og garantiperiode

2 Innhold Innhold Tilbudsregler, utvelgelsesprosess Generelt Kvalifisering krav til leverandøren Tildelingskriterier Gjennomføringsevne (30 %) Balanse i samspillgruppen (10 %) STYRING AV KVALITET (20 %) Referansepris med bindende tilbudspriser (30 %) Referansepris pel- og spuntarbeider med bindende enhetspriser (10 %) Beregningsmodell Evalueringsprosess Videreføring av tilbudskonkurransen... 8 Side 2

3 3. TILBUDSREGLER, UTVELGELSESPROSESS 3.1. GENERELT I dette kapittelet er det beskrevet hvilke spesielle regler som gjelder for tilbudskonkurransen. Merk at kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og kontraktkrav med tilhørende dokumentasjonskrav er ytterligere beskrevet og detaljert i Svardokumentasjon. Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av krav kan medføre at tilbudet blir avvist. Det er i denne tilbudskonkurransen lagt til grunn en utvelgelsesprosess med tre trinn fram til inngåelse av kontrakt: 1. Kvalifikasjonskrav til leverandørene 2. Tildelingskriterier til prosjektgruppe og leveranse 3. Kontraktkrav Trinn 1 og 2 vil være en del av utvelgelsesprosessen i anskaffelsen. Trinn 3 vil bli kontrollert og ivaretatt før inngåelse av kontrakt KVALIFISERING KRAV TIL LEVERANDØREN Kvalifikasjonskravene er knyttet til de firmaer som skal være en del av Entreprenørgruppen. Dette gjelder følgende leverandører: 1. Totalentreprenør (bygg) 2. Underentreprenør Ventilasjon 3. Underentreprenør Rør 4. Underentreprenør Elektro 5. Underentreprenør Pel og spuntarbeider Kvalifiseringen er delt i to nivåer: Lovpålagte kvalifikasjonskrav Minimumskrav til leverandører (firmaer) som skal delta i konkurransen. De firmaer som skal være en del av prosjektorganisasjonen skal oppgis på eget skjema i tilbudsmappen TILDELINGSKRITERIER Det er i denne tilbudskonkurransen lagt til grunn følgende hovedvekting av tildelingskriteriene: Pris 40 % Kvalitet 60 % Ved evaluering av de godkjente tilbudene vil det bli benyttet følgende tildelingskriterier: Referansepris med tilbudspriser (30 %) Tilbudspriser Pel- og spuntarbeider (10 %) Gjennomføringsevne (30 %) Balanse i gruppen (10 %) Styring av kvalitet (20 %) Tilbudsprisene vil ikke være tilknyttet kontraktobjektet (Fylkesscenen) men vil gis i form av en referansepris på et prosjekt av tilsvarende størrelse og kompleksitet og på en kalkulert mengde aktuelle pel og spunttyper. Side 3

4 GJENNOMFØRINGSEVNE (30 %) Prosjektgjennomføring, personell, ledelse og strategi, prosess og system. Spørsmålsstillingene under skal besvares i sin helhet gjennom vedlegg til anbudet som gis samme punktvise identifisering som under (A D) samt priselementene A. Dokumentasjon av tilbudt personell: 1. CV for tilbudt personell vedlagt et notat som kort beskriver hvorfor den enkelte personen er spesielt egnet for den funksjon denne tilbys å ivareta i prosjektet. Nøkkelpersonene vil blant annet bli evaluert i forhold til å ha gjennomført prosjekter i samme størrelsesorden og med tilsvarende kompleksitet i løpet av de siste 5 år. Det vil legges særskilt vekt på erfaring med kulturhus og konsertsaler. Beskrivelsen av nøkkelpersonenes referanseprosjekter bør gi et kort innblikk i størrelse, kompleksitet og aktuelle problemstillinger. Prosjektene bør presenteres ved hjelp av kart, tegninger, foto, etc. Firmaansvarlig og sentrale medarbeidere hos tilbyder skal oppgis. Referansepersoner hos oppdragsgiver skal oppgis med kontaktinfo. 2. Notat vedrørende kapasitet for gruppen tilgjengelig for prosjektet, samt opplisting av backup personell for sentrale funksjoner (aktuelt dersom sykdom eller at personell slutter i selskapet) B. Hvordan tenkes følgende løst? Alle svar skal være kortfattede, eksempler på verktøy kan vedlegges: 1. Byggeier vil i prosjektgjennomføringen ha belyst konsekvensene av alternative løsninger i forhold til forprosjektet og hvordan disse kan påvirke investering og årskostnad. Spørsmål: Hvordan legges det til rette for dette prosessuelt og administrativt i prosjektplanen? 2. Samspill innebærer felles ansvar for økonomisk resultat. Insitament-systemer etableres for å skape gjennomgripende fokus på muligheter, nøysomhet og styring av forutsetninger og økonomi. Byggeier ønsker at insitamentsystemet skal bli så godt som mulig slik at alle får interesse av å arbeide for et godt resultat. Insitamentfordelingen mellom byggeier og samspillalliansen er i utgangspunktet foreslått som 50/50, men anbyder skal oppgi hvordan han mener at fordelingen bør være mellom byggeier og anbyderalliansen og innad i anbyderens organisasjon slik at de som kan påvirke resultatet kan få en reell belønning for kreativ innsats. Det skal legges spesiell vekt på hvordan insitamentet fordeles til totalentreprenørens kontraktsmedarbeidere. 3. Spørsmål: Hvordan foreslås insitamentregimet bygget opp og hvorfor? Konkrete forslag til fordeling av incitament mellom anbyder og byggeier, internt i anbyders organisasjon. 4. For å gjennomføre denne samspillmodellen er utgangspunktet at leverandøren er organisert i en tradisjonell totalentrepriseform men også andre organisasjonsformer kan være aktuelle, for eksempel som et felles ansvarlig selskap (ANS). Hvordan foreslår anbyder at dette løses, og hvordan vil i så fall organisasjonsstrukturen se ut for å kunne ivareta hovedprinsippene i samspillmodellen best mulig? For øvrig henvises til anbudsskjemaet (vedlegg XX) hvor dette skal prises. Side 4

5 Spørsmål: Hvilken organisasjonsform tilbyr anbyderne og hvordan vil denne organisasjonsformen påvirke det daglige arbeidet i prosjektet. De påslag som denne organisasjonsformen krever skal opplyses om i anbudsskjemaet. C. Hvilke prosesser og tilhørende systemer ser anbyder for seg å ta i bruk i prosjektet relatert til punktene under. Alle svar skal være kortfattede, eksempler på verktøy kan vedlegges: 1. Organisering og administrering av brukermedvirkning 2. Håndtering av miljø i forbindelse med prosjektering 3. Håndtering av miljø i forbindelse med bygging 4. Kontrahering av UE, leverandører, utstyr og materiell. 5. Tids- og ressursstyring. 6. Usikkerhetsvurdering. 7. Informasjon og kommunikasjon i prosjektet. D. Samspillorganisasjonen funksjoner og bemanning. Dette punktet skal besvares i Prosjektfunksjoner etc. med forslag til funksjoner og hvem i samspillalliansen som tilbyder i utgangspunktet foreslår skal bemanne funksjonene. Den endelige bemanningsplanen etableres etter at tilbyder er valgt. 1. Beskriv den enkelte tilbudte funksjon i stikkordsform og i forhold til ansvar og oppgaver (fylles inn direkte i skjemaet eller i et eget vedlegg) 2. Fyll inn navn i skjema under og referer samtidig til notat som vedlegges og som gir en kortfattet begrunnelse for hvorfor denne person er valgt for den spesifikke funksjonen. I samme notat oppgis personens backup for gjeldende funksjon. En og samme person kan bekle flere funksjoner i prosjektet. Personenes navn fylles da inn i de funksjoner det gjelder og begrunnes som angitt over. Dersom tilbyder unntaksvis tilbyr forskjellige personer for samme funksjon i ulike faser av prosjektet, så skal det opplyses om det i notatet og begrunnes hvorfor (eksempelvis hvis RIV i skisseprosjektet ikke er samme person som RIV i forprosjektet). I slike tilfelle skal anbyder uansett fortelle hvem som er fagansvarlig og som vil følge prosjektet fra start til slutt. 3. Dersom skjemaet under er opplistet funksjoner som tilbyder mener er uaktuelle i prosjektet så kommenteres dette i skjemaet og utdypes i notatet. 4. Prosjektlederfunksjonen for samspillalliansen i utviklingsfasen ivaretas av byggherren. Fredrikstad kommune mener at byggherren er i stand til å balansere objektivt mellom samspillalliansens og byggeier sine interesser Byggeier kan møte i samspillalliansen men har ikke besluttende myndighet. Eventuelle kommentarer til forslagene tilkjennegis i skjemaet og utdypes i notatet. 5. Eventuelt andre funksjoner som anbyder mener bør inn i prosjektets organisasjon legges inn i skjemaet. Side 5

6 Balanse i samspillgruppen (10 %) Det er viktig for byggherren at alle anbydere får den samme muligheten til å presentere sin tilbud og sin gruppe overfor byggherren, samt at byggeier får muligheten til å danne seg et bilde av gruppens sammensetning. Byggherren ønsker å gjennomføre avklaringsmøter etter en på forhand fastsatt mal, dette gjøres for at deltakerne skal sikres likebehandling og forutsigbarhet. For å gi anbyderne den samme gode muligheten til å forberede seg blir agenda og hensikt med møtet gjort kjent for tilbyderne på forhånd. Punktene som er satt opp her er ment som en huskeliste for begge parter. Behovet for avklaring vil variere fra tilbyder til tilbyder. Avklaringsmøtene blir gjennomført etter en på forhånd oppsatt plan i august. Rammen for møtet med hver av anbyderne er 1 time. Dagsorden for avklaringsmøtet vil bli fulgt slik at de samme punktene blir tatt opp med alle anbyderne. Møtene vil bli ledet av byggherren, og dialogen skal i gå mellom byggherrens og tilbydernes representanter direkte over bordet. Avklaringsmøtene blir strukturert i følgende bolker i samsvar med tildelingskriteriene: 1. Partenes representanter presenterer seg 2. Introduksjon ved Byggherren sin representant. 3. Forståelse av oppdraget 4. Avklaringer omkring: Gjennomførings kompetanse Balanse i samspillgruppen Styring av kvalitet Priselementene 5. Oppsummering ved tilbyders representant Byggeier anser at balansen i gruppen og samspillet mellom gruppens medlemmer ikke vil være mulig å fastslå i en skriftlig anbudsbesvarelse. Dette vil bli fokusert på i avklaringsmøtet og besvarelsene på dette området vil bli tatt med og evaluert sammen med det skriftlige materialet. Det vil bli utarbeidet referat fra møtene, og disse vil inngå i den skriftlige dokumentasjonen som skal evalueres. Det presiseres at det ikke vil bli anledning til forhandlinger om noe forhold knyttet til tilbudet eller vilkår for tildeling. Det vil heller ikke være anledning å bringe nye elementer inn i tilbudet. Det presiseres også at dette bare er rammen for spørsmål. Hva vi konkret fokuserer på, avhenger av innholdet i det aktuelle tilbudet STYRING AV KVALITET (20 %) Hvordan håndteres prosjektets geometri, kvalitet og materialer når gjennomførelse utfordres av økonomien? Samspill omkring løsning av områder med utfordringer hvor den geometriske, funksjonelle og visuelle kvalitet bliver utfordret av økonomien: Fra samspillsentreprenøren forventes en åpen og konstruktiv tilgang til løsningen av de utfordringer som vil oppstå og hvor den geometriske, funksjonelle og visuelle kvalitet bliver utfordret av økonomien. Det forventes at entreprenør bidrar konstruktivt til at finne løsninger, som ikke utelukkende skjer på bekostning av geometri, visuell, materiell og funksjonell kvalitet. Derfor må entreprenøren i samspillsprosessen komme opp med innspill og løsningsforslag, hvor geometri, funksjon og visuell kvalitet opprettholdes og prisen optimeres. Entreprenør skal, på bakgrunn av sine erfaringer, sin kompetanse og markedsrelasjoner, medvirke aktivt og positivt til at løsninger tilpasses og optimeres ved å foreslå alternative løsninger på områder eks. fundamenteringsdetaljer, konstruksjonsoppbygging, ventilasjon, skjulte montasjesystemer, skjulte installasjoner, akustikk følsomme bygningsdeler, leverandørprodukter m.fl.. Side 6

7 Entreprenør skal redegjøre for hvilke leverandører han benytter og velvillig komme opp med alternative leverandørprodukter for å tilfredsstille den kvalitet som er målet. Entreprenør skal bistå rådgivere med liste over leverandører for bygningsdeler som inngår i prosjektet. Spørsmål: Hvordan vil entreprenøren bidra aktivt til løsning av områder med utfordringer hvor den geometriske, funksjonelle og visuelle kvalitet blir utfordret av økonomien? Innenfor hvilke områder mener entreprenøren seg særlig kvalifisert til å optimere det foreliggende prosjektet? Det ønskes en prosessbeskrivelse fra entreprenøren REFERANSEPRIS MED BINDENDE TILBUDSPRISER (30 %) For å evaluere referanseprisen i tilbudet har oppdragsgiver kalkulert et tenkt referanseprosjekt av tilsvarende prosjekttype, størrelse og kompleksitet som det som er beskrevet i funksjonsprogrammet. I dette referanseprosjektet er time- og materialforbruk definert på forhånd og tilbyderne skal tilby sine timepriser og påslagsprosenter som bindende tilbudspriser. Timepriser og påslagsprosenter skal fylles inn i prisskjema. Referanseprisen framkommer ved automatisk summering på prisskjemaet og vil bli lagt til grunn for evalueringen og omregnes til poeng som angitt under. Hensikten med dette tildelingskriteriet er å evaluere tilbydernes generelle kostnadsnivå basert på timepriser og påslagsprosenter. Dette må ikke forveksles med en tradisjonell tilbudspris knyttet til et prosjekt eller blandes sammen med den målpris partene i felleskap skal komme fram til i utviklingsfasen. Timepriser på de angitte ressursene og påslagsprosentene er bindende tilbudspriser og vil gjelde for hele kontrakten, men timeprisene vil bli prisjustert. Påslagsprosentene er faste, se også merknader i avsnittet om prisregulering i kontraktbestemmelsene. Rigg og drift skal oppgis som % påslag på faktiske kostnader. Omfanget av rigg/drift skal utvikles som en del av samspillet. Det er oppgitt et volum til for å kunne regne ut referanseprisen. Alle påslagene skal være satt i forhold til dette konkrete prosjektet med denne kontraktsformens spesielle forhold REFERANSEPRIS PEL- OG SPUNTARBEIDER MED BINDENDE ENHETSPRISER (10 %) For å evaluere referanseprisen i tilbudet har oppdragsgiver kalkulert en tenkt løsning for pel- og spuntarbeider. Det skal i prisskjema Pel- og Spunt, Vedlegg 6 oppgis bindende enhetspriser på de beskrevne poster for denne «tenkte» løsningen BEREGNINGSMODELL Det vil bli benyttet en poengskala fra 1 til 6 på det enkelte tildelingskriteriet, deretter beregnes vekting hvor den deltaker med den høyeste samlede poengsummen vil bli utpekt som vinner. Under de 3 tildelingskriteriene som er knyttet til kvalitet Gjennomføringsevne Balanse i gruppen Side 7

8 Styring av kvalitet vil det bli gitt karakterer fra 1 til 6 etter hvilken grad løsningsforslaget har løst problemstillinger og krav under hvert kriterie. Karakteren gis etter en skjønnsmessig vurdering. Det er ikke forutsatt at hele poengskalaen må benyttes ved evalueringen. Maks score for kvalitet etter vekting er 3,6 poeng. Under tildelingskriteriet som er knyttet til kostnad Referansepris med tilbudspriser Referanse pel og spuntarbeider med bindende enhetspriser vil det bli gitt karakterer fra 1 til 6, maks score pris 1,8 poeng. Det vil bli benyttet følgende formel for beregning av poeng: 6 6*(Pe-Pb) 6 Karakterer vil gis, summeres og evalueres med 2 desimalers nøyaktighet. Tildelingskriterier - kvalitet Karakter Vekt Total poengsum Gjennomføringsevne 1 til 6 30 % 2,4 Balanse i gruppen 1 til 6 10 % 0,6 Styring av kvalitet 1 til 6 20 % 1,2 Tildelingskriterier - kostnad Karakter Vekt Referansepris med tilbudspriser 1 til 6 30 % 1,8 Referansepris pel- og spuntarbeider 1 til 6 10 % 0,6 SUM (Samlet poengsum-maks 6) Tabell Tildelingskriterier 3.5. EVALUERINGSPROSESS Det er valgt en evalueringsmodell hvor tilbyder med det mest økonomisk fordelaktige tilbudet vil bli utpekt som vinner av anbudskonkurransen. Det vil bli lagt til grunn innkjøpsfaglig skjønn ved vurdering av de tre tildelingskriteriene som er knyttet til kvalitet. Tilbudene vil bli evaluert av administrasjonen i Fredriksstad kommune. Det vil bli satt sammen en tverrfaglig gruppe bestående av byggherre og rådgivere som vil evaluere tilbudene etter beste skjønn. Det vil bli utarbeidet en felles evalueringsrapport som vil bli sendt til samtlige deltakere som er blitt evaluert. Hver deltaker vil i tillegg få tilsendt en mer detaljert beskrivelse av evalueringen av sitt tilbud VIDEREFØRING AV TILBUDSKONKURRANSEN Med forbehold om at det vinnende tilbudet vil være realiserbart innenfor de rammer som er gitt for prosjektet vil oppdragsgiver innlede forhandlinger med vinneren av tilbudskonkurransen med mål om å inngå en samspillskontrakt. Hvis forhandlingene med vinneren ikke fører fram vil Fredriksstad kommune forbeholde seg retten til å inngå kontrakt med de andre tilbyderne i rangert rekkefølge. Side 8

9 4. KONTRAKTBESTEMMELSER GJENNOMGÅENDE SAMSPILL 4.1. GENERELT OM GJENNOMGÅENDE SAMSPILL Fredriksstad kommune ønsker samhandling med de aktørene som kan og vil påvirke prosjektresultatet og prosjektforløpet og har derfor valgt en gjennomføringsmodell basert på samspill. Modellen baserer seg på en partnerskapsstrategi, hvor man fokuserer på den samlede kompetansen de forskjellige aktører i et byggeprosjekt besitter og hvordan den kan utnyttes til beste for prosjektet. Gjennomføringsmodellen er basert på tillit, åpne bøker og fortløpende problemløsing underveis. Både byggherre, brukere, entreprenører, arkitekt og rådgivere utvikler oppdragsgivers tilbudsgrunnlag og entreprenørens tilbud til et omforent forprosjekt med utgangspunkt i kommunes behov og funksjonskrav. Erfaring med samspill som gjennomføringsmodell er at modellen i seg selv er motiverende og kan skape entusiasme og fellesskapsfølelse som bidrar til at alle strekker seg langt for å utvikle et optimalt prosjekt. I modellen fokuseres det i stor grad på bruker- og driftsmedvirkning for sikre at sluttresultatet tilfredsstiller eier, bruker og de som skal drifte det nye anlegget etter overlevering. Målsetninger for modellen og prosessen: fokus på felles interesser og samhandling utnyttelse av alle aktørers kompetanse i samhandling felles økonomistyring, færre endringer og reduserte konsekvenser ved endringer i utførelsesfasen færre konflikter i gjennomføringsfasen overensstemmelse mellom oppdragsgivers kravspesifikasjon og entreprenørens beskrivelse effektivisering og optimalisering av prosjektet Gjennomføringsmodellen et basert på ansvarsprinsippet i NS 8407 hvor totalentreprenøren er ansvarlig for prosjektering og utførelse men tilpasset denne modellen i de ulike fasene. Sentrale i denne gjennomføringsmodellen: Utførende/rådgiver/arkitekter inngår en forpliktende avtale seg i mellom som på best mulig måte tilfredsstiller de grunnleggende prinsippene i samspillmodellen. Totalentreprenørens ansvarsområder og grensesnitt mot oppdragsgiver som bestiller detaljeres og implementeres i prosjektorganisasjonen og dens organisasjons- og kvalitetssystem. Prosjektrammene for tid og økonomi holdes under kontroll ved trinnvis kalkulering. Det legges til rette for gode og konfliktfrie samarbeidsformer. Det innføres arbeidsmetoder for å sikre at potensialet i modellen utløses. Partene sørger for tilgjengelig, stabil og riktig kompetanse gjennom hele prosjektet. Det legges til rette for en god brukermedvirkningsprosess der bruker er medansvarlig. Det arbeides mot felles mål og med fokus på suksessfaktorer og virkemidler PROSJEKTORGANISASJON Det er avgjørende av det etableres en prosjektorganisasjon med nødvendig kompetanse og erfaring. De prosjektdeltakere som velges skal ha faglige og personlige egenskaper for å kunne gjennomføre en samspillsmodell basert på åpenhet, tillit og kreativ tenking med formål om å utvikle og gjennomføre et optimalisert prosjekt for Fredriksstad kommune. Side 9

10 4.3. ÅPEN BOK Åpen bok er en kontraktbestemmelse som gjelder i utviklingsfasen, i utførelsesfasen og i garantifasen. Bestemmelsen om åpen bok betyr at alle typer dokumenter og komplett grunnlag for kalkylene skal være tilgjengelige for hele prosjektorganisasjonen. Alle dokumenter knyttet til kalkylene i prosjektet skal vise netto innkjøpskostnader uten noen for bonusavtaler, dobbel fakturering eller tilsvarende. Formålet med bestemmelsen er å skape og opprettholde tillit mellom partene og i forhold til kvalitet og kostnad i prosjektet. Kontraktbestemmelsen gjelder for totalentreprenøren og for alle underentreprenører, underleverandører, leverandører, arkitekter og rådgivere. Prinsippet om åpen bok skal tas inn som en klausul i alle avtaler som inngås innenfor prosjektet. Det er totalentreprenørens ansvar for at dette blir ivaretatt. Oppdragsgiver står fritt til å bytte ut underentreprenører, arkitekter og rådgivere som ikke følger kontraktbestemmelsen om åpen bok KONTRAKTER Som generelle kontraktsbestemmelser gjelder NS 8407 Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentreprise, med de justeringer og suppleringer som framgår i nedenfor. Bankgaranti skal stiles etter byggblankett 8407 Formular for totalentreprenørens sikkerhetsstillelse i utførelsestiden og reklamasjonstiden før kontraktinngåelse. Det skal inngås en todelt avtale for oppdraget. Avtaleverket er basert på prinsippene i NS 8407men er tilpasset samspill som gjennomføringsmodell og dette prosjektet. Samspillavtale del 1 Utviklingsfasen inngås mellom Totalentreprenøren og Fredriksstad kommune. Avtalen er basert på NS Formålet med Samspillavtale del 1 er å styre utarbeidelsen av et optimalisert og omforent forprosjekt med målsum som grunnlag for politisk behandling og som kontraktgrunnlag for byggekontrakten. Samspillavtale del 1 gjelder for både del 1 og 2 av utviklingsfasen. Del 1 omfatter kalkulering og kvalitetssikring og justeringer av det skisseprosjekt som foreligger. Del 2 omfatter videreutvikling, optimalisering og prosjektering fram til en omforent målsum. I del 2 vil prosjekteringsgruppen bli tiltransportert totalentreprenøren. Arbeidet i utviklingsfasen vil bli honorert etter medgått tid som regningsarbeider basert på de bindende timepriser som er oppgitt i tilbudet. Det vil bli etablert et styrende budsjett for utviklingsfasen, basert på en omforent framdrifts- og leveranseplan. Samspillavtale del 1 beskriver også de avbruddsklausuler som gjelder i kontakten fram til vedtatt målsum. Samspillavtale del 2 - Byggekontrakt Utførelsesfasen inngås mellom Totalentreprenøren og Fredriksstad kommune etter vedtatt forprosjekt. Formålet med Samspillavtale del 2 er å styre gjennomføringen av byggefasen. Arbeidet i byggefasen vil bli honorert etter medgått tid som regningsarbeider basert på de timepriser og påslagsprosenter som er oppgitt i tilbudet. Det vil i utviklingsfasen bli etablert en målsum som er kontraktsum i gjennomføringsfasen. Som verktøy for å holde kostnadskontroll og økonomisk styring vil oppgjøret av målsum ved ferdigstillelse av prosjektet styres av en insitamentsavtale hvor Totalentreprenøren og Fredriksstad kommune som et utgangspunkt deler positive og negative avvik fra målsummen likt mellom seg. Maler for kontraktdokumenter ettersendes tilbudsgrunnlaget. Side 10

11 Hvis avbruddsklausulene i den overordnete samspillavtalen kommer til avvending vil alle dokumenter og digitale filer i forprosjektet være byggherrens eiendom uten at dette gir grunnlag for noen form for erstatning da arbeidet fram til dette tidspunkt er godtgjort og honorert etter medgått tid. Alle dokumenter skal da overleveres til oppdragsgiver som åpne dokumenter både originalt filformat og i PDF OPPGJØRSFORM Hvis partene er omforente om forprosjektets kvalitet, framdrift og økonomi og det fattes et positivt vedtak om byggestart vil gjennomgående samspill bli videreført som gjennomføringsmodell. Denne modellen innebærer at den kalkulerte kostnaden for forprosjektet etableres som budsjett (målsum) og at alle arbeider i detaljprosjekterings- og byggefasen utføres som regningsarbeider. Ved avvik fra målsummen ved sluttoppgjør (budsjettavvik) deler byggherre og leverandør som et utgangspunkt likt på mindre- eller merkostnaden som enten bonus eller malus. Som opsjon i den overordnete sampillsavtalen kan oppdragsgiver fritt endre gjennomføringsmodell til en standardisert totalentreprisekontrakt med fikssum som oppgjørsform. I denne avtalen er priser og mengder ikke regulerbare. Kontraktssummen skal likevel reguleres for prisstigning i henhold til kapittel 4.5. Denne opsjonen vil bli avklart som en del av forprosjektet blant annet avhengig av de usikkerhetsanalyser som skal gjennomføres i prosjektet PRISREGULERING Målsummen skal i utførelsesfasen reguleres som forutsatt i NS8407 SSBs byggekostnadsindeks for boligblokk i alt. (BKI) ENHETSPRISER, PÅSLAGSPROSENTER OG TIMEPRISER Tilbudte timepriser for regnings- og endringsarbeider i utviklingsfasen (fase 1) skal omfatte alle kostnader herunder sosiale kostnader, reisetid, reisepenger og diettutgifter, general- og eventuelle konsernkostnader, utgifter til hovedadministrasjon og fortjeneste. Timeprisen skal inkludere all reisetid til prosjektkontor og møter i Fredriksstad i forprosjektfasen. De timepriser som skal brukes i tilbudet for utførelsesfasen (fase 2) skal omfatte alle kostnader herunder sosiale kostnader, arbeidstagerens verktøygodtgjørelse, reise og gangtid, reisepenger og diettutgifter, servicebil, riggandel og generalkostnader. Det skal i utførelsesfasen kalkuleres med avtalt påslag på timepriser. Timeprisen skal også inkludere all reisetid til møter til møtelokaler og byggeplass i Fredriksstad i byggefasen. Målsummen skal kalkuleres med de timepriser og påslagsprosenter som er benyttet i tilbudet. De samme timeprisene skal legges til grunn for byggekontrakten og vil bli indeksjustert iht. SSB-indeks for Boligblokk i alt. Hvis det innhentes nye priser i utviklingsfasen skal disse kun indeksreguleres i byggefasen. Timepriser for nye ressurser som ikke er en del av tilbudet skal godkjennes av oppdragsgiver PÅSLAGSPROSENTER Generelt gjelder at alle arbeider som kalkuleres av entreprenører og leverandører skal gjøres opp etter netto kostnader/pristilbud med på forhånd bestemt påslag. Med netto faktura menes de kostnad entreprenøren blir belastet uten noen form for bonusavtaler, pay-back, doble fakturaer eller lignende. Alternativt skal eventuelle bonusavtaler komme prosjektet til gode. Dette gjelder for totalentreprenøren og alle underentreprenører, i tillegg til arkitektens og rådgivernes tjenester. Brudd på prinsippet om oppgjør etter nettokostnader er å betrakte som et vesentlig kontraktbrudd som gir byggeier rett til å si opp avtalen. Side 11

12 4.9. PRØVEDRIFTPERIODE 1 ÅR Det skal gjennomføres prøvedrift for alle tekniske anlegg. Prøvetiden for teknisk anlegg er til finregulering av anlegget og for å bevise funksjonsdyktighet under normale driftsforhold. Prøveperioden foregår når bygget er i normal bruk. Varighet av prøveperioden er 1 år, men avhengig av årstid, vil prøvedriften forlenges slik at alle funksjoner prøves under et normalt driftsforhold. Journaler skal føres og dokumenteres av entreprenør. Det må påregnes daglig oppmøte i oppstartsfasen, overgang til sommer og vinterdrift og ved avslutning av prøvedriften. Entreprenøren skal bistå kommunens driftspersonale i prøvedriftsperioden. Før prøvedriftsperioden kan starte, skal alle anleggene være kjørt i gang og innregulert. Det avholdes funksjonskontroll for anleggene. Rapporter fra igangkjøring skal foreligge før oppstart prøvedriftsperioden. Entreprenøren skal minimum 12 uker før oppstart av prøveperiode fremlegge plan for tester og justeringer og kontroller som skal gjennomføres i perioden. Planen skal også beskrive de konkrete måleparameterne, med tilhørende verdier, som skal oppnås i henhold til krav i kontrakten. Primær opplæring av driftspersonell skal være gjennomført og dokumentert før oppstart prøvedrift. Entreprenøren skal foreta nødvendige justering og tilpasninger, samt utføre feilrettinger for at anlegget skal fungere optimalt og i følge forutsetninger gitt i beskrivelsen for leveransen. Prøvedriftsperioden skal gjennomføres i nært samarbeide med teknisk driftspersonale og bruker. Prøveperiode skal også tjene som periode for supplerende opplæring av driftspersonalet. Ved avsluttet prøvedriftsperiode, skal entreprenør utarbeide en kortfattet statusrapport som beskriver gjennomført prøvedriftsperiode. Dokumentasjon som verifiserer oppfyllelse av prøveperioden skal vedlegges rapporten. Supplert FDV for tekniske anlegg skal foreligge komplett som del av prøvedriftsperioden. Det vil ved avsluttet prøveperiode bli avholdt funksjonskontroll av anleggene. Manglende oppfyllelse av krav til prøveperiode, herunder krav til dokumentasjon, medfører automatisk forlengelse av prøveperioden inntil oppfyllelse er dokumentert. 2,5 % av målsummen vil bli tilbakeholdt til prøvedriftsperioden er avsluttet og anlegget godkjent av byggherren. Dette kommer i tillegg til de garantiavsetninger som er en del av NS ANTIKONTRAKTØRKLAUSUL Arbeidet skal utføres av entreprenøren og dennes ansatte i tjenesteforhold, eventuelt ved totalunderentrepriser eller underentrepriser. Avtale om underentreprise med enmannsforetak eller anvendelse av innleid arbeidskraft må være oppgitt og begrunnet i tilbudet og godkjent skriftlig av byggherren. Det forutsettes at den innleide arbeidskraft er lovlig. Slik godkjennelse endrer ikke entreprenørens forpliktelser overfor byggherren. Byggherrens nektelse av å godkjenne entreprenørenes valg av underentreprenør etter denne bestemmelse gir ikke entreprenøren rett til godtgjørelse for de merkostnader dette måtte påføre ham. Entreprenøren skal til enhver tid kunne dokumentere at den anvendte arbeidskraft oppfyller kontraktens bestemmelser. Dokumentasjonsplikten omfatter også underentreprenøren og dennes personell. Alle avtaler om underentrepriser skal inneholde likelydende bestemmelser om arbeidets utførelse, forhold på byggeplassen og utførelse ved underentreprenør. Byggherren kan kreve dagmulkt dersom entreprenøren selv eller noen av hans underentreprenører anvender ikke kontraktsmessig arbeidskraft og forholdet ikke er blitt rettet innen en frist gitt ved skriftlig varsel fra byggherren. Mulkten løper fra fristens utløp til forholdets Side 12

13 opphør. Mulkten skal utgjøre 1 av kontraktssummen, men ikke mindre enn kr 1.500,- pr. hverdag. Ved konstatert brudd på ovennevnte bestemmelser, og entreprenøren ikke har rettet feilen innen fristens utløp, kan byggherren heve kontrakten. Rett til heving av kontrakten på dette grunnlag gir byggherren anledning til å utelukke entreprenøren/underentreprenøren fra å delta i oppdrag for denne byggherren innen bygge- og anleggsvirksomhet for inntil ett år. Arbeidet skal utføres av totalentreprenøren og dennes ansatte i tjenesteforhold, eventuelt ved underentreprenør og deres ansatte, eller ved bruk av lovlig innleid arbeidskraft LØNN- OG ARBEIDSVILKÅR (PÅSEPLIKT) Det gjøres oppmerksom på Forskrift om allmenngjøring av tariffavtaler for byggeplasser i Norge. Oppdragstakernes arbeidstakere skal minst skal ha de lønns- og arbeidsvilkår som følger av allmenngjøringsforskrifter. Den samme informasjonsplikten gjelder for oppdragstakeren når denne inngår avtaler med andre oppdragstakere, jfr. Forskrift om informasjons- og påseplikt og innsynsrett, 5. Det skal fremlegges dokumentasjon som viser at så er tilfelle / egenerklæring på at forskriftet vil bli fulgt, for byggherrens kontraktspartnere og deres underleverandører. Det presiseres at Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder for dette prosjektet LÆRLINGEORDNING Entreprenør og underentreprenører skal benytte offentlige lærlingordninger eller tilsvarende som en måte å rekruttere arbeidstakere på KOMMUNIKASJON All kommunikasjon mellom nøkkelpersoner i prosjektet skal foregå på norsk. Unntak fra denne bestemmelsen må godkjennes av byggherren. Side 13