Saksnr: Vedlegg: Oversikter over statlige tilsyn pr

Transkript

1 Saksnr: Vedlegg: Oversikter over statlige tilsyn pr tilsyn fra Helsetilsynet og Fylkesmannen. Tabell 1-8 Helsetilsynet. Tabell 9-10 Fylkesmannen. Tabell Statistikk. Oversikter inneholder systemtilsyn (revisjoner, punkttilsyn, spørreskjemaundersøkelser). Systemtilsyn (ofte landsomfattende) forhåndsvarsles (ofte 2 måneder i forkant) og gjennomføres ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkelser. Systemtilsyn avdeker avvik, mens stikkprøve avdekker feil fordi bare tema blir undersøkt, ikke internkontrollsystem. Stikkprøver tas med i oversikter fordi både avvik og feil rettes ved internkontrolltiltak (rutiner, internopplæring mv.). Saker er registrert i wwwsaknr og Tabell 1. Helsetilsynet, omfattet, funn (avvik, merknad) svar/internkontrolltiltak, pr omfattet tilsynets funn/oppfølging kommunens svar/internkontrolltiltak Dokument Tema var infeksjonskontroll, herunder: 1. Rutiner for infeksjonsforebyggende tilltak. 2. Behandlingsrutiner ved infeksjoner, inkludert retningslinjer for antibiotikabruk. 3. Oversikt , Rapport, Funn: 1 avvik fordi: 1) Ledelsen hadde ikke utført risikovurdering med identifisering av kritiske punkt i institusjonen. 2) Utover prevalensregistrering av infeksjoner i regi av Folkehelseinstituttet, ble det ikke registrert og laget oversikt over infeksjoner ved avdelingen. 3) Det var ikke laget rutiner for antibiotikabruk, med unntak av forslag til standardbehandling ved urinveisinfeksjoner , : Forberedelsesmøter, jf. rutine for oppfølging av systemtilsyn fra Helsetilsynet og Fylkesmannen , Svar: Tiltak for å rette avvik: Laget plan for obligatorisk undervisning om infeksjonskontrollprogram. Alle ansatte skulle undervises om hygiene og infeksjonskontroll i uke 22 vår og 43 høst, og ferievikarer i juni/juli. Vedlagt fulgte: Rutiner for infeksjonskontrollprogram, infeksjonsforebyggende tiltak og opplæring. Opplæringsplan for høst Undervisningstema høst Kvitteringslister signert høst 2009 av deltakere, som dokumenterte gjennomført opplæring. Melding om tilsyn: Rapport: - 66 Svar: - 72 Avslutning - 70 Svar: - Sykehjemstjeneste Florida sykehjem funn/ Helsetilsynet 1 avvik Gj.ført: Rapport av Svar Avslutning med svarfrist Svar

2 Forts. omfattet tilsynets funn/oppfølging kommunens svar/internkontrolltiltak over forekomst av infeksjoner i sykehjemmet. 4) Utarbeidede prosedyrer var oftest ikke datert, noe som gjorde det uråd å vurdere om de gjaldt. 5) Smittevernrutiner ble ikke alltid fulgt vedrørende håndhygiene, bruk av utstyr ved urene oppgaver og håndtering av skittentøy. Tema i infeksjonskontrollprogram var: 1) Opplegg for antibiotikabehandling. Vedlagt fulgte rutine for antibiotikabruk og vaksinasjon. 2) System for infeksjonsregistrering: Ansvarlige for registreringer var beskrevet. Registreringer ville bli fulgt opp hvert kvartal i lokalt kvalitetsutvalg. Vedlagt fulgte rutiner og en rekke registreringsskjema. Dokument Sykehjemstjeneste Florida sykehjem funn/ 6) Det ble gitt opplæring til nytilsatte og vikarer, og nye og endrede rutiner ble gjort kjent på avdelingsmøter og rapporter, men det var ikke en plan for internopplæring om infeksjonskontrollprogram. 7) Det var skriftlig avvikssystem, men ikke for infeksjonskontroll og avvik ble ikke etterspurt her. Avviket skulle rettes med svarfrist , Avslutning idet Helsetilsynet ba om skriftlig tilbakemelding innen om: 1) Oppsummert oversikt over infeksjoner i første kvartal ) System for oppdatering av rutiner med og gyldighetsperiode på intranett. Systemoppgaver og systemansvarlig var beskrevet. 4) Liste over smittevernrutiner som ikke alltid ble fulgt: Håndhygiene for personal Håndhygiene for pasient Bruk av beskyttelsesutstyr v/urene oppgaver Bruk av stellefrakk Håndtering av skittentøy. I tillegg ble det laget/planlagt: 1) System for avviksrapportering. Personalet var gjort kjent med rutiner for avviksregistrering. Ansvarlig for oppfølging var beskrevet. Avvik ville bli etterspurt i ledermøter og drøftet i lokalt kvalitetsutvalg. 2) Risikoanalyse i november Vedlagt fulgte skjema for risikoanalyse/vurdering, med identifisering av kritiske punkt i virksomheten.

3 Forts. omfattet tilsynets funn/oppfølging kommunens svar/internkontrolltiltak 2) Program og oversikt over deltakere på internundervisningen i uke 22 i , Tilbakemelding etter avslutning. Helsetilsynet merket seg at: 3) Styrer skulle gjennomgå retting av avviket i desember 2009 i ledermøte med sykepleierne, i samarbeidsmøte med sykehjemslegene og i nettverksmøte for styrere i alle kommunale sykehjem , Svar: for ytterligere å rette avvik Svaret inneholdt oversikt over: Dokument Tilbakemelding etter avslutning Sykehjemstjeneste Florida sykehjem funn/ Tilbakemelding etter avslutning Sykehjemmet hadde startet arbeidet med å få oversikt over infeksjoner i institusjonen. Dette ble gjennomgått i kvalitetsutvalget kvartalsvis. Det ble gitt systematisk opplæring av nytilsatte om hygiene og smittevern. Infeksjoner i 1. kvartal Deltakere på internundervisning, som var fremskyndet til uke 8 og 9 i stedet for uke 22. Program og innkalling til internundervisning planlagt i uke 25.

4 Tabell 2. Helsetilsynet, omfattet, funn (avvik, merknad) svar/internkontrolltiltak, pr omfattet tilsynets funn/oppfølging kommunens svar/internkontrolltiltak Tilsyn med saksbehandling ved søknader om sykehjemsplass , Helsetilsynet gjennomførte tilsyn , Rapport, Funn: 3 avvik og 1 merknad. Avvik fordi: Det ble ikke gitt foreløpig svar hvis saksbehandlingstid gikk utover 1 mnd. Forvaltningsenhet gav ikke skriftlige og begrunnede avslag dersom de innvilget andre tjenester enn det søker hadde bedt om. Flere pasienter hadde ventet urimelig lenge på plass i sykehjem, til tross for at det var gjort vedtak om tildeling av slik plass. Merknad fordi: Samtykke ble innhentet fra alle pasienter uten hensyn til pasients evne til å gi et gyldig informert samtykke. Svarfrist: , Forberedelsesmøte i FVE Bergenhus. Dokumentasjon som Helsetilynet hadde bedt om, ble oversendt innen svarfrist , Svar: for å rette avvik: Praksis knyttet til foreløpig svar var innskjerpet i alle forvaltningsenheter i Bergen. Søkere var sikret skriftlige og begunnede avslag ved at vedtakstekstene er blitt justert. Det var laget justert rutine som skulle sikre at ventetid ble begrenset til 3 måneder. Etter nyttår ville internopplæring bli prioritert for alle saksbehandlere knyttet til håndtering av pasienter uten samtykkekompetanse. Bergenhus forvaltningsenhet hadde allerede innskjerpet sin praksis. Dokument Melding om tilsyn Rapport -43 Svar - 46 Forvaltningstjeneste Bergenhus resultatenhet funn/ Helsetilsynet Melding av Gjen.ført Rapport Svar (Avsluttet )

5 Tabell 3. Helsetilsynet, omfattet, funn (avvik, merknad) svar/internkontrolltiltak, pr omfattet tilsynets funn/oppfølging kommunens svar/internkontrolltiltak Tilsyn med hjemmesykepleie til eldre som bor i egen bolig, omsorgsbolig eller annen bolig som ikke er definert som bolig med heldøgns omsorg og pleie med fast bemanning eller sykehjem, og som har vedtak om hjelp til legemiddelhåndtering (LMH). Funn: 2 avvik. Avvik 1 fordi kommunen ikke hadde skriftlige prosedyrer for legemiddelhåndtering i hjemmesykepleie. Avvik 2 fordi relevante og nødvendige opplysninger om pasients helsetilstand og informasjon til/- fra lege, manglet eller ikke alltid tydelig fremgikk av pasientjournal. Avvik 2 bygget på 4 kulepunkt: Ofte ikke opplysning om diagnose i "diagnoseoversikt". Ikke alltid samsvar mel. opplysn. i kvitteringslister og dokumentasjon i pasientjournal. Fremgikk ikke av pasientjournal at/om de hadde informert fastlege om at andre leger hadde rekvirert legemiddel. Fremgikk ikke av PJ om de hadde informert fastlege om forhold som fastlege hadde bedt om å få informasjon om. o 3.5 Utskrivelse fra sykehus o 3.6 Skifte av omsorgsnivå 3.7 Bestilling og oppfølging av ordinerte midler 5 - Ordinering av legemidler, herunder: o 5.1 Generelt o Telefonordinering o Eventuellmedisin o Seponering o Utskrift I tillegg var det i byrådsavdelingen tatt initiativ til to nye tiltak som ville forbedre bruk av Profil og journalføring: Ny organisering med superbruker i Profil ( ) Dokumentasjon - struktur i pasientjournalen ( ) Begge dokument var vedlagt i svar fra kommunen , Svar om at: Rutine for legemiddelhåndtering var gjennomgått og presisert i henhold til krav. I møte i samarbeidsutvalg mellom fastleger og kommunen var ansvarsforhold og informasjonsplikt blitt tatt opp. Dokument Melding om tilsyn Rapport - 15 Svar - 22 Oppfølging -30 Svar Avsluttet -37. Hjemmesykepleie Laksevåg resultatenhet funn/ Helsetilsynet 2 avvik Melding Rapport Svar Oppfulgt Svart , Avsluttet.

6 Forts. omfattet tilsynets funn/oppfølging kommunens svar/internkontrolltiltak , Oppfulgt, hvor Helsetilsynet ba om tilbakemelding om utfallet av evaluering av rutine om legemiddelhåndtering, og kopi av endret rutine, Svarfrist , Avsluttet, idet Helsetilsynet opplyste at tiltakene som var gjennomført, var tilstrekkelige til å rette manglene. Det ble forutsatt at kommunen ifm gjennomgang og evaluering av driften, ville undersøke om ordningene fungerte og korrigere rutiner/- praksis dersom dette var nødvendig. Rutine for legemiddelhåndtering var lagt inn i Bkdok som sentralt kvalitetsdokument. Kopi av rutine for legemiddelhåndtering utenfor institusjon ble vedlagt , Svar om at kommunen i tilegg hadde: Utformet nye rutiner når det gjaldt mottak av epikriser fra sykehus. Utformet nye rutiner når det gjaldt behandling med warfarin (Marevan) og registrering av diagnoser. Dette var gjort kjent ved utsendelse av brev til alle legene i bydelene. Dokument Hjemmesykepleie Laksevåg resultatenhet funn/ Rutine for Marevan var ytterligere bedret ved at sykepleier kvitterte overfor legen om ulike forhold. Hjemmesykepleien i Laksevåg hadde besøkt Damsgård legekontor og orientert om tilsyn og avvik. Samarbeid og informasjonsutveksling hadde fungert bra etter det.

7 Tabell 4. Helsetilsynet, omfattet, funn (avvik, merknad) svar/internkontrolltiltak, pr Hjemmesykepleie Fana resultatenhet omfattet tilsynets funn/oppfølging kommunens svar/internkontrolltiltak Tilsyn med hjemmesykepleie til eldre som bor i egen bolig, omsorgsbolig eller annen bolig som ikke er definert som bolig med heldøgns omsorg og pleie med fast bemanning eller sykehjem, og som har vedtak om hjelp til legemiddelhåndtering (LMH). Funn: 2 avvik. Avvik 1 fordi kommunen ikke hadde skriftlige prosedyrer for legemiddelhåndtering i hjemmesykepleie. Avvik 2 fordi relevante og nødvendige opplysninger om pasients helsetilstand og informasjon til/fra lege, manglet eller ikke alltid tydelig fremgikk av pasientjournal. Avvik 2 bygget på 7 kulepunkt, (herunder var de 3 første spesielle for Fana, mens de 4 siste var felles for Laksevåg og Fana): Mangelfull oversikt over samlet bruk og dosering av wa-rfarin (Marevan) pr. pasient. Mangelfulle opplysninger fra fastlege om INR, warfarin, blodprøveresultat og kon-troll. Lite opplysninger om helsetilstand til pasient og behand-ling , Forberedelsesmøte i Fana Hjemmesykepleie jf. rutine for oppfølging av statlige tilsyn , Svar om å rette avvik: Bergen kommune rettet avvikene samlet etter tilsyn i hjemmesykepleie i Laksevåg og Fana henholdsvis og mars Avvik 1 ble rettet ved at ny rutine for legemiddelhåndtering utenfor institusjon forelå og ble oversendt. Avvik 2 ble rettet ved at rutine for Marevanbehand-ling fra Laksevåg hjemmesykepleie var implemen-tert i Fana hjemmesykepleie fra Skriftlig informasjon om resultat av tilsynet på dette punkt var sendt legene sammen med ny rutine. Kulepunkt 3 ble rettet på samme måte som i kulepunkt 1 og 2 i samme brevet, ved en anmodning om at hjemmesykepleie fikk tilstrekkelig informasjon om hva som utløste behovet for de aktuelle lege-midler. Kulepunkt 4 ble rettet ved at rutine for registrering av diagnoser i Profil var revidert Dokument Melding om tilsyn Rapport -16 Svar -22 Oppfølging -30 Svar Avsluttet -37. funn/- Helsetilsynet 2 avvik Melding Rapport Svar Oppfølging Svar , Avsluttet

8 Hjemmesykepleie Fana resultatenhet Forts. omfattet tilsynets funn/oppfølging kommunens svar/internkontrolltiltak Ofte ikke opplysning om diagnose i "diagnoseoversikt". Ikke alltid samsvar mel. opplysninger i kvitteringslister og dokumentasjon i pasientjournal. Fremgikk ikke av pasientjou-rnal at/om de hadde inform-ert fastlege om at andre leger hadde rekvirert legemiddel. Fremgikk ikke av PJ om de hadde informert fastlege om forhold fastlege hadde bedt om å få informasjon om. Alle sykepleierne og journalansvarlige hadde fått opplæring i den nye rutinen. Det ble kontinuerlig gjort hendvendelser til legene om oppdatering av diagnoser med koder, som ble ført inn i Profil. Kulepunkt 5 ble rettet ved at hjemmesykepleien hadde skjerpet inn rutinen som sa at alle avvik vedrørende medikamenthåndtering skulle føres i pasientjorurnal. Kulepunkt 6 ble rettet ved at sykepleier ved mottak av epikriser og sykepleierapporter skrev på rapporten som skulle scannes i Profil, at kopi ble sendt lege. Kulepunkt 7 ble rettet som kulepunkt 5. Dokument funn/ , Oppfølging, hvor Helse-tilsynet ba om tilbakemelding om utfallet av evaluering av ru-tine om legemiddelhåndtering, og kopi av endret rutine, svarfrist Som oppfølging av Helsetilsynets Kommentar like etter de 7 kulepunkt, ble det vist spesielt til kapitler 3 og 5 i rutine: 3 - Overtakelse av ansvar for legemiddel og samhandling, herunder: o 3.1 Innskrivning o Avlastning o Øvrige tjenester o 3.3 Etter legebesøk

9 Hjemmesykepleie Fana resultatenhet Forts. omfattet tilsynets funn/oppfølging kommunens svar/internkontrolltiltak , Avsluttet, idet Helsetilsynet opplyste at tiltakene som var gjennomført, var tilstrekkelige til å rette manglene. Det ble forutsatt at kommunen ifm gjennomgang og evaluering av driften, ville undersøke om ordningene fungerte og korrigere rutiner/praksis dersom dette var nødvendig. o 3.4 Innleggelse i sykehus o 3.5 Utskrivelse fra sykehus o 3.6 Skifte av omsorgsnivå 3.7 Bestilling og oppfølging av ordinerte midler 5 - Ordinering av legemidler, herunder: o 5.1 Generelt o Telefonordinering o Eventuellmedisin o Seponering o Utskrift Dokument funn/- I tillegg var det i byrådsavdelingen tatt initiativ til to nye tiltak som ville forbedre bruk av Profil og journalføring: Ny organisering med superbruker i Profil ( ) Dokumentasjon - struktur i pasientjournalen ( ) Begge dokument var vedlagt i svar fra kommunen , Svar om at: Rutine for legemiddelhåndtering var gjennomgått og presisert i henhold til krav.

10 Hjemmesykepleie Fana resultatenhet omfattet tilsynets funn/oppfølging kommunens svar/internkontrolltiltak På møte i samarbeidsutvalg mellom fastleger og kommunen var ansvarsforhold og informasjonsplikt blitt tatt opp. Dokument funn/- Forts. Rutine for legemiddelhåndtering var lagt inn i Bkdok som sentralt kvalitetsdokument. Kopi av rutine for legemiddelhåndtering utenfor institusjon ble vedlagt , Svar om at kommunen i tilegg hadde: Utformet nye rutiner når det gjaldt mottak av epikriser fra sykehus. Utformet nye rutiner når det gjaldt behandling med warfarin (Marevan) og registrering av diagnoser. Dette var gjort kjent ved utsendelse av brev til alle legene i bydelene. Rutine for Marevan var ytterligere bedret ved at sykepleier kvitterte overfor legen om ulike forhold. Hjemmesykepleien i Laksevåg hadde besøkt Damsgård legekontor og orientert om tilsyn og avvik. Samarbeid og informasjonsutveksling hadde fungert bra etter det.

11 Tabell 5. Helsetilsynet, omfattet, funn (avvik, merknad) svar/internkontrolltiltak, pr Hjemmesykepleie Sandviken resultatenhet omfattet Tilsyn med legemiddelhåndtering i hjemmetjenesten i Sandviken. Tilsynet ble gjennomført ved at kommunen fikk tilsendt et spørreskjema om legemiddelhåndtering. tilsynets funn/oppfølging Utfylt spørreskjema og eventuell plan for retting skulle returneres Helsetilsynet med svarfrist , Rapport fra Helsetilsynet, 1 avvik fordi: personell delte ut legemiddel uten å ha fått opplæring og var blitt tildelt oppgaven. Som midlertidig tiltak gav hjemmesykepleien i Sand.- viken internt 3-timers kurs Helsetilsynet ba om tilbakemelding om hvordan kommunen sikret: Opplæring, vedlikehold av kompetanse Individuell vurdering av personell som skulle delta i legemiddelhåndtering. Svarfrist kommunens svar/internkontrolltiltak , Forberedelsesmøte i Sandviken HSP, jf. rutine for oppfølging av statlige tilsyn fra Helsetilsynet og Fylkesmannen , Svar med: Utfylt spørreskjema med plan for retting, her-under 3- timers kurs (mot normalt 12-timer) Ny rutine for legemiddelhåndtering utenfor institusjon med 25 vedlegg. Det ble opplyst at rutinen, som var oversendt til etatene, ville bli evaluert i september , Møte i byrådsavdelingen, hvoretter følgende strakstiltak ble iverksatt: , lege kontaktet Helsetilsynet for å av-klare hva som måtte rettes i rutinen. Høstens kurs i legemiddelhåndtering ville bli lagt ut i Kursbørsen umiddelbart. Referatet ville bli sendt til etat for hjemme-sykepleie samtidig som det ble innkalt til nytt møte over ferien. Dokument Info om tilsyn Oversendelse spørreskjema -13 Svar -20 Rapport -25 Oppfølging -28 Møtereferat -27 funn/- Helsetilsynet 1 avvik Info Oversendelse spørreskjema Svar Rapport Oppfølgin g Møtereferat

12 Hjemmesykepleie Sandviken resultatenhet Forts. omfattet tilsynets funn/oppfølging , Avslutning. Helsetilsynet vurderte igangsatte og planlagte tiltak som tilstrekkelige til å lukke avviket. kommunens svar/internkontrolltiltak , Svar om at: Kommunen hadde korrigert rutine i samsvar med krav. Rutine var vedlagt. Hjemmesykepleien i Sandviken ville bli prioritert på kurs høst Dokument Avsluttet. funn/ , Avsluttet. Ledelsen ville følge nøye opp at påmeldte gjennomførte kurs. E-læring i legemiddelhåndtering ble vurdert, men kunne tidligst innføres i 2011.

13 Tabell 6. Helsetilsynet, omfattet, tilsynets funn (avvik, merknad), kommunens svar/internkontrolltiltak, pr Hjemmetjeneste Arna Hjemmetjeneste: - Praktisk bistand og -hjemmesykepleie Hva tilsynet omfattet Tilsyn med kommunens tiltak for å forebygge og behandle underernæring. tilsynets funn/oppfølging kommunens svar/internkontrolltiltak Doku ment , Melding om tilsyn og 11. november fra Helsetilsynet , Rapport, 1 avvik fordi kommunen ikke sikret at identifisering, kartlegging og oppfølging av tiltak for å forebygge og behandle underernæring hos eldre, som fikk hjemmetjenester, var i samsvar med gjeldende faglige retningslinjer på området , , Forberedelsesmøter i Etat for hjemmesykepleie, hvor representanter for hjemmetjenester KF deltok. Melding, Rapport, -47 Tilsyn/ funn/ Helse-tilsynet Melding Rapport Avviket bygget på observasjoner detaljert i 7 kulepunkt. Det ble bedt om tilbakemelding med plan for hvordan avviket skulle rettes. Svarfrist:

14 Tabell 7. Helsetilsynet, omfattet, tilsynets funn (avvik, merknad), kommunens svar/internkontrolltiltak, pr Journalsystemet Profdoc Løvåsen sykehjem Hva tilsynet omfattet Tilsynet omfattet kommunens styring og kontroll for å sikre at krav i helselovgivningen ble oppfylt på følgende område: tilsynets funn/oppfølging kommunens svar/internkontrolltiltak Doku ment , Melding om tilsyn fra Helsetilsynet. Melding om tilsyn Tilsyn/ funn/ Helsetil-synet Opptrening og rehabilitering av pasienter i sykehjem. - Journalføring.

15 Tabell 8. Helsetilsynet, omfattet, tilsynets funn (avvik, merknad), kommunens svar/internkontrolltiltak, pr Journalsystemet Profdoc I Smittevernkontoret, Bergen fengsel og Bjørgvin fengsel. Hva tilsynet omfattet Tilsyn med kommunens tiltak for å utbedre problemene med det nevnte journalsystemet i de aktuelle virksomhetene. tilsynets funn/oppfølging kommunens svar/internkontrolltiltak Doku ment , Melding om tilsynssak fra Helsetilsynet. Det ble vist til møte holdt , mellom Helsetilsynet og Bergen kommune. I møtet ble det avtalt at Bergen kommune skulle gi skriftlig tilbakemelding med en fremdriftsplan. Svarfrist Melding Tilsyn/ funn/ Helsetilsynet Melding

16 Tabell 9. Fylkesmannen, omfattet, tilsynets funn (avvik, merknad), kommunens svar/internkontrolltiltak, pr Avlastningstjeneste i boligene Vestlund (kommunal) og Svanetangen (privat). Hva tilsynet omfattet Undersøkte to avlastningsboliger for å se om kommunen sikret at boligene 1) ivaretok barnas rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltakelse i fritidsaktiviteter. 2) ivaretok barn med spesielle ernæringsbehov. 3) ytet pleie og omsorg tilpasset barnets hel- tilsynets funn/oppfølging kommunens svar/internkontrolltiltak Doku ment : Henvendelse fra Fylkesmannen om Kartlegging av barne- og avlastningsboliger : Melding om tilsyn med barne- og avlastningsboliger : Funn: 2 avvik, fordi: Legemiddelhåndtering i avlastningsboliger ikke fullt ut var i samsvar med forskrift om legemiddelhåndtering. Bergen kommune ikke sikret på tilstrekkelig måte kvaliteten på tjenester i private avlastningsboliger. Svarfrist om hva kommunen ville gjøre for å rette avvik , Svar: om antall boliger , Svar: om å rette avvik. Tiltak for å rette avvik 1: Ressursgruppe var opprettet for å gjennomgå legemiddelhåndtering. Ajour rutine vil-le være utformet innen Implementering av rutine var beregnet til 1 måned. Fylkesmannen ville få dokumentasjon oversendt. Tiltak for å rette avvik 2: Det skulle opprettes fire etater med hver sin etatssjef. De ville være ansvarlig for styring, oppfølging og koordinering av underliggende virksomheter. De ville også ha ansvar for oppfølging av tjenesteleverandører og -leveranser innen etatens ansvars- og virkeområde. Organisasjonsendringen vil innebære at ansvar for både kontraktsoppfølging og ansvar for tje-nester til den enkelte bruker ble lagt til etaten. Ny organisasjon var planlagt etablert i juni , Svar: Oversendelse av ajour rutine for legemiddelhåndtering med 25 vedlegg. Forbered Ressursgruppe -20 Svar: -55 Rapport -69 Svar -71 Svar -73 Avsluttet -74. Tilsyn/ funn/ Fylkesmannen 2 avvik Forbered Ressursgr Svar Melding Gjen.ført Rapport Svar Svar Avsluttet

17 Avlastningstjeneste I boliger Vestlund (kommunal) og Svanetangen (privat) Forts. Hva tilsynet omfattet setilstand. 4) hadde forsvarlig legemiddelhåndtering (LH). 5) var fysisk tilrettelagt for barna. tilsynets funn/oppfølging kommunens svar/internkontrolltiltak Doku ment , Avsluttet, idet Fylkesmannen ønsket å knytte en generell bemerkning til prosedyren. De kunne ikke se av prosedyren at: Virksomhetsleder gjorde individuell vurdering av syke- og vernepleiere med tanke på at den enkelte var kvalifisert (egnet) til å utføre bestemte oppgaver i legemiddelhåndteringen (LH). Dette var et krav i forskrift om LH fra og med Tilsyn/ funn/ Navnene på de som var tildelt de ulike oppgavene i LH skulle gå klart frem i rutinene. Dette gjaldt også for syke- og vernepleiere. Fylkesmannen fant likevel at tiltakene var tilstrekkelige for å rette det påpekte avvik.

18 Tabell 10. Fylkesmannen, omfattet, tilsynets funn (avvik, merknad), kommunens svar/internkontrolltiltak, pr Forvaltningstjeneste Årstad forvaltningsenhet Hva tilsynet omfattet Tilsyn med kommunens saksbehandling ved søknader om avlastning for omsorgsytere til eldre. tilsynets funn/oppfølging kommunens svar/internkontrolltiltak Doku ment , Landsomfattende stikkprøvetilsyn, gjennomgang av 19 saker Rapport, Funn: saksbehandlingsfeil detaljert i 7 kulepunkt, fordi: Det var i flere av sakene ikke dokumentert at det hadde skjedd en forsvarlig saksbehandling. I to saksmapper med til sammen 7 vedtak gikk det fram av saksdokumentene at vilkårene for avlastning var oppfylt, men den hjelpetrengende ble tildelt korttidsopphold. Det var vist til feil hjemmel for tildeling av avlastning i 5 vedtak , Forberedelsesmøte ble holdt i Etat for forvaltning, hvor rapport fra liknende tilsyn i Askøy kommune ble drøftet , svar for å rette feil detaljert i 7 kule-punkt: Over nyttår ville kommunen starte arbeidet med å lage en egen vedtaksmal for avlastning. Dette for å sikre: Dokumentasjon på utredningsarbeidet. Riktig hjemmelshenvisning. Begrunnelse for vedtaket. Riktig adressat på vedtaket til både hjelpe-trengende og pårørende. Riktig klageinstans. Varsel om tilsyn (Avsluttet -50) Tilsyn/ funn/ Fylkes-mannen Varsel Gj.ført (Avsluttet )

19 Forvaltningstjeneste Årstad Forts. Hva tilsynet omfattet tilsynets funn/oppfølging kommunens svar/internkontrolltiltak Doku ment- I 11 av sakene tilfredstilte ikke begrunnelsen kravene i loven. Det gikk ikke frem hvorfor kommunen mente at tjenestene som ble tilbudt, dekket behovet. I fire saker var det ikke formulert avslag på den delen av tjenesten parten hadde søkt om, men ikke fått innvilget. I noen saker var kun den hjelpetrengende adressat i vedtaket, mens i andre saker var det kun pårørende som var adressat. Tilsyn/ funn/ , Avsluttet, idet Helsetilsynet viste til svar av fra kommunen om å iverksette tiltak for å sikre oppfyllelse av krav til saksbehandling.

20 Statistikkopplysninger pr Tabell 11. Helsetilsynet, tilsyn i kommunale sykehjem, pr Årstall start Tilsyn startet Hvorav tilsyn uten avvik* Hvorav tilsyn med avvik** Avvik i alt Hvorav gjentatte avvik * Tilsyn uten avvik: I 2010: 0 I 2009: 0 I 2008: Gullstøltunet (medisinsk utredning, legemiddelbehandling og journalføring) I 2007: Lyngbøtunet, Åstveit, Øvstunheimen, Mildeheimen (medisinsk utredning, legemiddelbehandling og journalføring) I 2006: Ladegården (infeksjonskontroll) ** Tilsyn med avvik: I 2010: 0 I 2009: Florida sykehjem (1 avvik) (infeksjonskontroll) I 2008: Engensenteret (2 avvik) (medisinsk utredning, legemiddelbehandling og journalføring) I 2007: 0 I 2006: Arna Helseheim (1 avvik) (infeksjonskontroll); Kolstihagen sykehjem (2 avvik) (medisinsk utredning, legemiddelbehandling og journalføring), Fantoft omsorgssenter (2 avvik) (medisinsk utredning, legemiddelbehandling og journalføring)

21 Tabell 12. Helsetilsynet, systemtilsyn i private sykehjem med driftsavtale, pr Årstall start Tilsyn startet Hvorav tilsyn uten avvik* Hvorav tilsyn med avvik** Avvik i alt Hvorav gjentatte avvik * Tilsyn uten avvik: I 2010: Domkirkehjemmet sykehjem, (legemiddelhåndtering) I 2009: Hospitalet Betanien sykehjem, (opptrenings-, rehabiliteringstjenester og journalføring) I 2008: Røde Kors sykehjem (medisinsk utredning, legemiddelbehandling og journalføring), Domkirkehjemmet (medisinsk utredning, legemiddelbehandling og journalføring) I 2007: ingen tilsyn I 2006: 0 ** Tilsyn med avvik: I 2010: 0 I 2009: 0 I 2008: 0 I 2007: ingen tilsyn I 2006: Søreide sykehjem (1 avvik) (medisinsk utredning, legemiddelbehandling og journalføring), Landås Menighets alderssenter (1 avvik) (medisinsk utredning, legemiddelbehandling og journalføring)

22 Tabell 13. Helsetilsynet, tilsyn pr Årstall Tilsyn Hvorav tilsyn Hvorav tilsyn Antall avvik start startet uten avvik* med avvik** Tilsyn uten avvik: I 2010: 0 Tilsyn med avvik: I 2010: Bergenhus forvaltningsenhet: 3 avvik; Laksevåg hjemmesykepleie: 2 avvik; Fana hjemmesykepleie: 2 avvik; Sandviken hjemmesykepleie 1 avvik, Arna hjemmetjeneste (praktisk bistand og hjemmesykepleie): 1 avvik. Tabell 14. Fylkesmannen, tilsyn (systemrevisjoner) pr Årstall start Tilsyn startet Hvorav tilsyn uten avvik* Hvorav tilsyn med avvik/feil** Antall avvik/feil *** * Tilsyn uten avvik/feil: I 2010: Årstad forvaltningsenhet, (saksbehandling) 7 feil***, ble ikke definert som avvik fordi bare tema saksbehandling ble undersøkt, ikke internkontrollsystem. I 2009: Forvaltnings- og sosialtjeneste i Laksevåg bydel; Økonomisk (gjelds)rådgivningstjeneste i Laksevåg bydel I 2008: Barnevern-, sosial- og helsetjenester i Ytrebygda bydel I 2007: Psykisk helsetjeneste i Fana bydel; Tjeneste til utviklingshemmede i Bergenhus bydel I 2006: Forvaltnings-, psykisk helse- og hjemmesykepleietjeneste i Fana bydel ** Tilsyn med avvik/feil: I 2010: 0 I 2009: Avlastningstjeneste byomfattende: 2 avvik. I 2008: 0 I 2007: Avlastnings- og støttekontakttjeneste i Åsane bydel: 1 avvik; Tjeneste til utviklingshemmede i Arna bydel: 1avvik. I 2006: Praktisk bistand KF i Fyllingsdalen bydel: 2 avvik; Psykisk helsetjeneste i Årstad bydel: 1 avvik.

23