Varsel om tilsyn med Frogn kommune - Kommunale tjenester til personer over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse

Transkript

1 Helseavdelingen Frogn kommune v/ rådmannen Postboks DRØBAK Tordenskioldsgate 12 Postboks 8111 Dep, 0032 Oslo Telefon Organisasjonsnummer NO Deres ref.: Deres dato: Vår ref.: 2017/ H-ROP Saksbehandler: Marit Thorseth Direktetelefon: Dato: Varsel om tilsyn med Frogn kommune - Kommunale tjenester til personer over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse Fylkesmannen varsler om tilsyn, gjennomført som systemrevisjon, med Frogn kommune. Tilsynet er et landsomfattende tilsyn som gjennomføres i utvalgte kommuner og bydeler i hele landet i Selve tilsynsbesøket vil bli foretatt 9., 10. og 12. mai Fylkesmannen plikter å føre tilsyn med at kommunen oppfyller sitt ansvar både for helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester. Dette følger av lov om kommunale helse- og omsorgstjenester (HOL) 12-3 etter samme lov kapittel 3, og lov om sosiale tjenester (STL) 9. Det framgår av kommuneloven 60 c og helse- og omsorgstjenesteloven 5-9 at kommunen uten hinder av taushetsplikt, skal gi de opplysninger som er nødvendige for at fylkesmannen skal kunne utføre sine oppgaver. Tilsynets tema og innretning: Fylkesmannen skal undersøke om kommunen gjennom systematisk styring og ledelse (internkontroll) legger til rette for og følger opp at voksne personer over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse mottar individuelt tilpassede, samordnede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester. Tilsynet inkluderer brukere uavhengig av hvilke rusmidler de benytter (alkohol, legemidler, illegale rusmidler) og uavhengig av om de har fått en diagnostisert en ruslidelse. Tilsvarende gjelder for psykiske lidelser ved at tilsynet er rettet mot kommunens tjenester uavhengig av om personene har en psykiatrisk diagnose (bipolar lidelse, schizofreni, depresjon etc.). Det skilles heller ikke på om personene benytter rusmidler eller om de er i rehabilitering etter behandling for sitt rusmiddelbruk. Fylkesmannen skal undersøke om kommunen ved helse- og omsorgstjenesten og sosiale tjenester i Nav legger til rette for og gjennomfører løpende samarbeid med kommunale enheter som yter helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester, og med fastleger og spesialisthelsetjenesten innhenter informasjon om brukerens helhetlige situasjon og mulige behov for tjenester

2 Side 2 av 5 samordner tjenestene brukerne mottar fra kommunale enheter, og fra fastleger og spesialisthelsetjenesten tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester rettet mor brukerens rusmiddelproblem og psykiske lidelse kartlegger og følger opp somatiske helseproblemer tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige tjenester slik at bruker kan mestre å bo i egen bolig Fylkesmannen skal undersøke om kommunen har lagt til rette for og følger opp at brukermedvirkning blir ivaretatt ved alle temaene som skal undersøkes, jf. kulepunktene. Brukernes meninger om og erfaringer med tjenestetilbudet i kommunen er viktig informasjon for tilsynsmyndigheten, både når det gjelder kvaliteten på tjenestene og kommunens praksis når det gjelder brukermedvirkning. Et utvalg brukere skal derfor intervjues ved dette tilsynet. Tilsynet er avgrenset mot: tjenester til brukere som bor i kommunal institusjon med heldøgns helse- og omsorgstjenester til rusmiddelavhengige og tjenester til brukere som har langtidsopphold i spesialisthelsetjenesten eller i fengsel bruk av tvang i tjenesteytingen den enkelte fastlegens praksis når det gjelder brukergruppen kommunens plikt til å ha tilbud om døgnopphold for pasienter og brukere med behov for øyeblikkelig helse- og omsorgshjelp kommunens plikt til å skaffe midlertidig bolig kommunens ansvar for å medvirke til å skaffe varig bolig til vanskeligstilte Lovgrunnlaget Lover: - Lov av 24. juni 2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. - Lov av 2. juli 1999 om pasient- og brukerrettigheter - Lov av 18. desember 2009 om sosiale tjenester i arbeid- og velferdsforvaltningen - Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v. - Lov av 10. februar1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker Forskrifter: - Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten - Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen - Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator - Forskrift om individuell plan i arbeids- og velferdsforvaltningen - Forskrift om pasientjournal - Forskrift om helsepersonellovens anvendelse for personell som yter tjenester etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester Nødvendige dokumenter som grunnlagsmateriale for tilsynet - En beskrivelse av hvordan kommunens arbeid med målgruppen er organisert, herunder gjeldende ansvars- og oppgaveplassering for helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester til brukergruppen.

3 Side 3 av 5 - Organisasjonskart, herunder organiseringen av de enkelte enhetene som yter helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester til brukergruppen. - Informasjon om eventuelle nylig gjennomførte eller planlagte organisasjonsendringer av betydning for helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester til brukergruppen - Kopi av de delene av siste årsrapport som omhandler enhetene som har ansvar og oppgaver for brukergruppen, om årsrapporten ikke finnes på kommunens nettside. - Styrende dokumenter for samarbeid om tjenester til brukergruppen mellom o ulike enheter innad i kommunen o kommunen og fastlegene o kommunen og spesialisthelsetjenesten - Aktuelle planer for arbeidet med brukergruppen, for eksempel rusplan, psykiatriplan og opplæringsplan. - Delegasjonsreglement eller annet som viser hvordan vedtaksfullmakt er delegert. - Stillingsinstrukser eller tilsvarende for stillinger knyttet til vedtak og tjenester til brukergruppen. - Kompetansekrav for stillinger knyttet til tjenester til brukergruppen. - Prosedyre/rutine for kartlegging, vedtak, tjenesteyting og oppfølging, herunder informasjon om eventuelle kartleggingsverktøy. - Prosedyre/rutine for dokumentasjon og journalføring av tjenesteytingen. - Prosedyre/rutine for brukermedvirkning. - Prosedyre/system for internkontroll for registrering og håndtering av avviksmeldinger samt for annen kontroll og evaluering av tjenestene. - Gjennomførte risikovurderinger/analyser, internrevisjoner/kommunerevisjoner siste 12 måneder. - En oversikt over alle brukere over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse i helse- og omsorgstjenester og/eller i sosialtjenesten. Oversikten må inneholde: o navn o kjønn o fødselsdato o diagnose (der bruker har fått en diagnose) o type og omfang/nivå på helse- og omsorgstjenester og/eller sosiale tjenester o hvor lenge vedkommende har vært bruker ved kommunens helse- og omsorgstjeneste og/eller sosialtjeneste - En oversikt over ansatte som arbeider med brukergruppen. Oversikten må inneholde o navn o stilling o kompetanse, det vil si formalkompetanse/utdanning og realkompetanse o hvilken enhet de arbeider ved Fylkesmannen ber om å få tilsendt de nevnte dokumenter senest innen 27. mars Vi ber om at kommunen ikke benytter stifter, plastlommer o.l. ved oversendelsen av dokumentasjonen. Etter å ha mottatt ovennevnte dokumentasjon og brukeroversikt, vil Fylkesmannen velge ut 20 brukere for videre gransking og vurdering. I den forbindelse vil vi besøke kommunen 8. mai 2017 for å gjennomgå alle sakens dokumenter for hver enkelt av de 20 brukerne, herunder journaler og dokumentasjon av tjenesteytingen. Ut i fra oversikten over brukere, vil vi også velge ut 4 6 brukere som vi ønsker å intervjue.

4 Side 4 av 5 Program for tilsynsbesøket 9. og 10. mai 2017: - Åpningsmøte kl På dette møtet gis det en kort presentasjon av metoden systemrevisjon samt hva som er tema for tilsynet. - Intervjuer og gjennomgang av ytterligere dokumenter. Ca. kl mai 2017: - Sluttmøte kl På dette møtet vil funn fra tilsynet bli presentert. Fylkesmannen ber om å få disponere et eget rom for intervjuene, samt møterom med prosjektor og tilhørende PC for gjennomføring av åpnings- og sluttmøtet. Det er et sterkt ønske om at så mange som mulig, både ansatte og ledere, deltar på både åpningsmøtet og sluttmøtet. Fylkesmannen vil komme nærmere tilbake til program, hvilke ytterligere opplysninger som trengs under tilsynsbesøket og hvem som skal intervjues. Fylkesmannen ber om at kommunen oppnevner en kontaktperson for tilsynet, både i forhold til forberedelser og gjennomføring. For å lette samordningen av tilsynet, må kontaktpersonen representere både helse- og omsorgstjenesten og sosialtjenesten. Det bes om at navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse blir oversendt på e-post til fmoamth@fylkesmannen.no snarest mulig, og senest innen 1. mars Konklusjonene fra tilsynet vil bli presentert i en egen rapport. Et utkast til rapporten blir forelagt kommunen for eventuelle kommentarer til de faktiske forhold. Deretter skrives endelig rapport, som blir oversendt kommunen for eventuell oppfølging. Både utkast og endelig rapport fra tilsynet er offentlige. Endelig rapport oversendes Statens helsetilsyn og legges ut på deres nettside. Rapporten legges også ut på fylkesmannens nettside. Tilsynet vil bli gjennomført av: Revisor seniorrådgiver sosionom Rigmor Hartvedt Revisor seniorrådgiver psykiatrisk sykepleier Arve Knutsen Revisor rådgiver jurist Søren Rysstad Revisjonsleder seniorrådgiver statsviter Marit Thorseth I vår planlegging av tilsyn arbeider vi for å samordne de statlige tilsynene, samtidig som vi ikke har en fullstendig oversikt over alle tilsyn som er rettet mot kommunene i Akershus. Vi ber om en rask tilbakemelding dersom tilsynet ikke lar seg gjennomføre på de planlagte dagene. Eventuelle spørsmål om tilsynet kan rettes til Marit Thorseth, telefon nr , e-post fmoamth@fylkesmannen.no. Om ikke hun er til stede, kan kommunen henvende seg til Rigmor Hartvedt, e-post fmoarha@fylkesmannen.no, telefon nr Med hilsen Gaute Skirbekk seksjonssjef Dokumentet er elektronisk godkjent. Marit Thorseth seniorrådgiver

5 Side 5 av 5