Gyldig forfall meldes snarest til Servicekontoret tlf eller på e-post til SAKSLISTE

Transkript

1 Orkdal kommune Møteinnkalling Side 1 av 7 Kulturutvalget Utvalg: Møtested: Møterom r , Orkdal rådhus Dato: Tid: 10:30 Gyldig forfall meldes snarest til Servicekontoret tlf eller på e-post til postmottak@orkdal.kommune.no Orkanger, Arne Grønset Leder Kai Roger Magnetun sekretær Orienteringer: Drøfting om kommunale priser og åpning av Orkdal kulturhus SAKSLISTE Saksnr Innhold Lukket behandling Arkivsak arkivkode PS 21/06 Orkdalshistoria i ny drakt 2006/3029 C45 PS 22/06 Tilskudd til friluftsformål 2006/ Postadresse Orkdal kommune Postboks ORKANGER Besøksadresse Rådhuset 7300 ORKANGER Telefon Telefaks Organisasjonsnr. NO MVA Bankkonto E-postadresse: postmottak@orkdal.kommune.no

2 Side 2 av 7

3 Orkdal kommune Kultur og fritid Saksframlegg Side 3 av 7 Saksbehandler Kai Roger Magnetun Dato Arkivreferanse 2006/ Saksgang Saknsnr Utvalg Møtedato 92/06 Formannskap /06 Kulturutvalget Kommunestyre Orkdalshistoria i ny drakt Rådmannens innstilling Prosjektet vurderes i forbindelse med budsjett/handlingsplanarbeidet for perioden Ved iverksettelse av prosjektet delegeres ansvar for prosjektorganiseringen til rådmannen. Bakgrunn for saken På initiativ fra Gjertrud Berg Asbøll ble det bevilget kroner fra Formannskapet i januar 2006 for å lage et forprosjekt til et nytt historisk verk om Orkdal. Gjertrud Berg Asbøll ble tilsatt som prosjektleder i perioden mars til august 2006 og det ble nedsatt en styringsgruppe bestående av Folke Forfang (leder), Ida Bull, Åsmund Forfang, Marit Mjøen, Willy Sæther, Erik Skjølberg, Jon Haugnes og Guri Melby. Rapporten ble ferdigstilt i slutten av august mnd og overlevert til administrativ behandling i begynnelsen av september. Prosjektleder og styringsgruppen presenterte rapporten for Kulturutvalget i møte 29. august Hovedkonklusjonene i rapporten er at et nytt historisk verk om Orkdalshistoria bør bestå av 4 bind. Forprosjektet har i sin rapport laget et forslag til innhold for de forskjellige bindene. Rapporten konkluderer også med at prosjektet gjennomføres som et kommunalt prosjekt som organiseres under Kultur og fritidsenheten. Fullstendig organisasjonsmodell finnes på side 12 i rapporten. Som forfattere til verket anbefaler rapporten å bruke historikere og arkeologer, og rapporten skisserer en fordeling mellom disse yrkesgruppene ihht det behovet de ulike tidsepokene krever. Økonomisk så vil realisering av prosjektet ha en kostnadsramme på fordelt på en prosjektperiode på 6 år. Det forventes en salgsinntekt på kroner slik at prosjektet sin nettokostnad er oppgitt til basert på kronebeløp i Prosjektet har en planlagt oppstart i 2007 og avsluttes i I rapporten pekes det også på muligheten til å redusere antall bind til 3 for å redusere kostnadene, men rapporten anbefaler ikke denne modellen da det ut fra mengden kildemateriell og tidligere litteratur er behov for fire bind for å kunne dekke orkdalshistorien på en ordentlig måte (rapport side 11). Vurdering Rapporten fremstår som meget ryddig og god og det virker som om rapporten omhandler de fleste essensielle problemstillingen mht iverksettelse av arbeid med å lage et nytt historisk verk for Orkdal. Rapporten inneholder mange klare anbefalinger til hvordan arbeidet kan løses, og arbeidet vil ha stor verdi som underlagsdokument hvis prosjektet skal realiseres. Rådmannen har derfor i sin vurdering valgt å fokusere på noen få hovedområder i sin vurdering. Side 3 av 7

4 Økonomi. Forslag til budsjett finnes i rapporten på side 17. Det er i budsjettet tatt utgangspunkt i en årslønn på for hver forfatter. Det forutsettes i budsjettet at forfatterne blir ansatt i Orkdal kommune, og det er beregnet pensjon og arbeidsgiveravgift på lønnskostnadene. Bokkommitéen er antydet til å ha en årlig kostnad på der kostnaden vil gå til å dekke møtegodtgjørelse til gruppen. Det er avsatt en årlig driftskostnad på ca til utgifter som husleie, telefon/internettkostnader, reise/diettkostnader rekvisita med mer. Prosjektledelse er beregnet til en halv stilling årlig i hele prosjektperioden, og det legges til grunn en årslønn på til prosjektleder. Prosjektet har ikke tatt med evt sponsormidler / andre tilskudd i budsjettet, og slike inntekter vil derfor være en mulig buffer mot uforutsette utgifter. Med utgangspunkt i prosjektets budsjett så vil mellom 87 og 90 % av de årlige kostnadene etter tilsetting av forfattere og prosjektleder være knyttet opp til arbeidskontrakter, slik at andelen frie midler i prosjektet er relativt små. Slik rådmannen ser det er budsjettet likevel realistisk og rapporten virker å ha tatt høyde for de vesentlige kjente utgiftspostene et slikt prosjekt vil møte. Prosjektorganisering. Slik rapporten har konkludert mht organisering så vil prosjektet være forankret i Kultur og fritidsenheten, og alt økonomiansvar for prosjektet vil være delegert til rådmannen ved seksjonssjef for enheten. Etter rådmannens vurdering skaper dette noen utfordringer når prosjektet for øvrig er lagt opp mht styring gjennom styringsgruppe, prosjektleder og politisk styringsgruppe (sannsynligvis formannskapet) som oppdragsgiver. Rådmannen vil derfor forslå å endre organisasjonsmodell slik at prosjektet organiseres som et samfunnsprosjekt for Orkdal i regi av Orkdal kommune. En mulig prosjektmodell vil da være: Prosjekteier Orkdal Kommunestyre Styringsgruppe Rådmannen Seksjonssjef, kultur og fritid 2 representanter fra politisk nivå Prosjektlederer sekretær i styringsgruppen Prosjektleder Prosjektgruppe Prosjektleder Forfatterkollegiet Bokkomité Bokkomité Representanter fra lokalmiljøet Faghistoriker Forfatterkollegium Engasjerte forfattere i prosjektet Side 4 av 7

5 Denne modellen bygger på at Kommunestyret er oppdragsgiver, og at det gjennom politisk deltakelse i styringsgruppen sikres en god prosjektstyring der både administrativt og politisk nivå er representert. Prosjektleder vil i modellen ha en nøkkelfunksjon der praktisk prosjektstyring og rapportering til Styringsgruppen skjer gjennom denne funksjonen. Arbeidsgiveransvar Orkdal kommune er i rapporten tillagt arbeidsgiveransvaret for alle involverte i prosjektet. Det vil i denne sammenhengen være viktig å se på om en slik organisering vil få noen varige driftskonsekvenser for Orkdal kommune. Forfattere vil kunne tilsettes gjennom prosjektet som kommunalt ansatte prosjektarbeidere i prosjektperioden. Det er likevel viktig å sørge for at dette arbeidsforholdet ikke overstiger 4 år. Selv om rapporten tar utgangspunkt i at forfatterne tilsettes som kommunale ansatte, så vil det være like fornuftig å engasjere disse som selvstendig næringsdrivende. Dette må Orkdal kommune vurdere for hvert enkelt arbeidsforhold. Prosjektleder vil følge prosjektet i 6 år, og denne stillingen vil derfor få status som en fast stilling i Orkdal kommune hvis Orkdal kommune skal stå som arbeidsgiver til denne stillingen og prosjektperioden varer i over 4 år. Medlemmer av prosjektgruppe og Bokkomité vil ikke ha et direkte arbeidstakerforhold til Orkdal kommune, slik at det får ingen varige konsekvenser om samme personer følger prosjektet gjennom hele prosjektperioden. Prioritering av prosjektet. Omfanget av dette prosjektet tilsier at det er nødvendig å vurdere iverksettelse av dette prosjektet i sammenheng med andre tiltak som ligger til grunn for budsjett / handlingsplanarbeidet. Sett i forhold til nettobudsjettet for enheten Kultur og fritid vil iverksettelse av prosjektet utgjøre en årlig driftsøkning på ca 15 %. Det vil få store tjenestemessige konsekvenser hvis denne økningen helt eller delvis skal finansieres innenfor enhetens ordinære rammer. Dette medfører at tiltaket må vurderes opp mot andre kapitalkrevende prosjekter som ny skole på Grøtte, ny idrettshall som erstatning for Gammelhallen i Orklahallen, gjennomføring av tiltak fra pleie og omsorgsplanen med mer. Tilrådingens økonomiske konsekvenser Ingen, men ved iverksettelse av prosjektet vil konsekvensen bli som beskrevet i budsjettet (rapporten på side 17), samt at prosjektleder sannsynligvis vil bli fast tilsatt i Orkdal kommune noe som medfører varig driftsøkning også etter at prosjektet er ferdigstilt. Konsekvenser for Lokal Agenda SJEKKLISTE MILJØ SAK MED MILJØKONSEKVENSER? JA NEI X Side 5 av 7

6 Orkdal kommune Plan og forvaltning Saksframlegg Side 6 av 7 Saksbehandler Steinar Gaustad Dato Arkivreferanse 2006/ Saksgang Saknsnr Utvalg Møtedato 22/06 Kulturutvalget Tilskudd til friluftsformål Vedlegg 1 Søknad om økning av driftsstøtten til Ulvåsveien over kommunebudsjettet 2 Vedrørende søknad om midler til oppbrøyting av parkeringsareal og oppkjøring av spor Rådmannens innstilling Kulturutvalget ønsker å øke støtten til drift av private veger og parkeringsplasser som er viktige for innbyggernes adgang til friluftsområder, men omfanget av støtten utsettes til behandlingen av handlingsplan og budsjett. Bakgrunn for saken I forbindelse med fordeling av midler til friluftsformål har kulturutvalget bedt om en oversikt over midler som fordeles årlig over ansvarsområde 1160 Friluftstiltak. Kommunen har inngått avtaler med en rekke grunneiere om leie og delvis også tilsyn av friområder/badeplasser. Dette gjelder områder på Geita, Hylla, Songosen, Hostovatnet og Grønnlandsskjæret. Til sammen utbetales det her ca ,-. I tillegg er avtalt tilskudd til Ulvåsveien med kr ,- (avtale fra 1999), brøyting av Bjørkøybekk med kr ,- (justert i 2004) og kr ,- til Svorkmo/NOI for brøyting av vegen til Asbøllsaga (avtale fra 1999). I sommer er det i tillegg kommet søknad fra OIF om økt tilskudd til Ulvåsveien og det er kommet søknad fra eieren av Høgkjølen Fjellcamp om støtte til brøyting av parkeringsplassen. Det er også flere andre veger som ønsker støtte til vedlikehold/brøyting av veger og parkeringsplasser. Her kan nevnes veg opp Skjenaldbakkan til parkeringsplass ved lysløype på Gjølme, parkeringsplass Ellingsgården og veg til Brattlia i Solsjøbygda. Vurdering Midlene til friluftsformål for 2006 er fordelt og de konkrete søknadene må derfor vurderes inn mot handlingsprogram og budsjett Rådmannen mener det gir svært god effekt av kommunale midler når det gies tilskudd til private lag og organisasjoner. Det gjøres en formidabel innsats langt utover hva kommunale tilskudd tilsier. Rådmannen er derfor positiv til at det kan gis faste tilskudd til flere lag og organisasjoner, men er mer usikker på om det er riktig å gi støtte fra disse midlene til privatpersoner eller private foretak. De økonomiske virkningene av økte bevilgninger må vurderes i forbindelse med behandling av budsjett for neste år. Tilrådingens økonomiske konsekvenser Eventuelle økninger i utgiftene avklares i neste års budsjett. Konsekvenser for Lokal Agenda Side 6 av 7

7 SJEKKLISTE MILJØ SAK MED MILJØKONSEKVENSER? JA NEI X Side 7 av 7