Gyldig forfall meldes snarest til Servicekontoret tlf eller på e-post til Seksjonssjef, kultur og fritid

Transkript

1 Orkdal kommune Møteinnkalling Side 1 av 7 Kulturutvalget Utvalg: Møtested: R-3211, Orkdal Rådhus Dato: Tid: 14:00 Gyldig forfall meldes snarest til Servicekontoret tlf eller på e-post til postmottak@orkdal.kommune.no Orkanger, Arne Grønset Leder Kai Roger Magnetun Seksjonssjef, kultur og fritid I Møte: UKM 2007 ved Torstein Grønningen Prosjektutfordringer ved Kai Roger Magnetun SAKSLISTE Saksnr PS 6/07 OR 1/07 Innhold Iverksettelse av prosjektet Orkdalshistoria i ny drakt Orienteringer Årsmøte i Sør-Trøndelag kulturskoleråd Lukket behandling Arkivsak arkivkode 2006/3029 C45 Postadresse Orkdal kommune Postboks ORKANGER Besøksadresse Rådhuset 7300 ORKANGER Telefon Telefaks Organisasjonsnr. NO MVA Bankkonto E-postadresse: postmottak@orkdal.kommune.no

2 Side 2 av 7

3 Orkdal kommune Kultur og fritid Saksframlegg Side 3 av 7 Saksbehandler Kai Roger Magnetun Dato Arkivreferanse 2006/ Iverksettelse av prosjektet Orkdalshistoria i ny drakt Rådmannens innstilling - Formannskapet vedtar at kulturutvalget blir styringsgruppe for prosjektet Orkdalshistoria i ny drakt. - Formannskapet delegerer kulturutvalget myndighet til å avgjøre alle spørsmål i forbindelse med gjennomføringen av prosjektet. Delegert myndighet skal utøves innen vedtatt budsjett. - Styringsgruppen har ansvar for oppfølging av videre prosjektfinansiering. Bakgrunn for saken Kommunestyret vedtok i møte å igangsette prosjektet Orkdalshistoria i ny drakt. På bakgrunn av dette vedtaket ser rådmannen behov for å avklare noen sentrale begrep og problemstillinger knyttet til gjennomføringen av prosjektet. Prosjektorganiseringen Forprosjektet konkluderer med valg av følgende organisasjonsmodell: Følgende legges til grunn for elementene i prosjektorganisasjonen: Side 3 av 7

4 Styringsgruppen er i forprosjektet tenkt som kulturutvalget eller formannskapet. Prosjektleder orienterer styringsgruppen om prosjektfremdrift ved behov, minimum 2 ganger pr år. Prosjektleder ansettes av, og rapporterer direkte til rådmannen. Funksjonen har ansvaret for den daglige fremdriften og kvalitetssikringen av prosjektet. Prosjektleder er også ansvarlig for billedmaterialet i prosjektet samt markedsføring/salg. Forfatterkollegiet består av de forfattere som til en hver tid er engasjert i prosjektet. Dette er forfatternes arbeidsgruppe. Forfatterkollegiet rapporterer til prosjektleder i prosjektgruppemøter, samt følges opp av prosjektleder underveis i prosjektet. Bokkomiteen er i forprosjektet beskrevet som forfatternes lokale ressurs bla for å få hjelp til leting i lokale arkiver, finne intervjuobjekter og lignende. Bokkomiteen vil i prosjektet få manus fra forfatterne til gjennomlesing og kommentering. Sammensetningen vil variere i prosjektet ut fra behovet til forfatterne. Medlemmene i komiteen nedsettes av kulturutvalget. Prosjektleder og forfattere definerer behovet for kompetanse i komiteen. Prosjektgruppen er det organet der prosjektleder, forfattere og bokkomité møtes bla for å ta strategiske eller praktiske valg, fordele arbeidsoppgaver, gjennomgå manusutkast og drøfte videre fremdrift. Delegering av myndighet og praktisk prosjektorganisering. Kommunestyret sitt vedtak sier følgende: Orkdal kommune legger styringsgruppens tilrådinger til grunn når det gjelder organisering, antall bøker og fremdrift av prosjektet. Rådmannen gis ansvar for alle tilsettinger. I dette vedtaket delegeres ansvaret for den praktiske gjennomføringen av prosjektet til rådmannen. I og med at kommunestyret har valgt å iverksette prosjektet uten at hele prosjektet er finansiert, så vil rådmannen styre prosjektet og tilpasse prosjektomfanget i forhold til avsatt budsjett. Budsjettmessige utfordringer er beskrevet i neste punkt. Markedsføring / salg: I forprosjektet er markedsføring og salg definert som et av prosjektleders ansvarsområder. Forprosjektet tar utgangspunkt i at alle salgsinntekter fra boksalget tilfaller prosjektet, noe som gjør at markedsføring og salgsjobben blir meget viktig. Det må også bygges opp en egen salgsorganisasjon som gjennomfører de praktiske salgsoppgavene. Økonomiforvaltning I forprosjektet er det utarbeidet et budsjett som samsvarer med tidslinjen i prosjektet. Her er det definert kjente kostnader knyttet til prosjektleder, forfattere, trykking, komitéarbeid og driftsutgifter. Det er også innarbeidet i budsjettet et salg av bøker tilsvarende 1000 eksemplarer av hvert bind til en stykkpris på 500,- kroner. Budsjettallene er basert på 2006 kroner slik at i løpet av prosjektperioden så vil både lønns- og driftsrelaterte kostnader øke i takt med lønns- og prisstigning. Dette er det ikke tatt høyde for i spesifiseringen av videre finansieringsbehov. Budsjett hentet fra forprosjektet: Kostnadsramme Utgifter/tid Sum Forfattere ( ,- pr årsverk) Prosjektleder/ bildeansvarlig (50 %) ,- pr årsverk Bokkomité Side 4 av 7

5 Sum lønn Fastlønn m/fp Pensjon Arb.g.avg Sum lønnsutgifter Driftsutgifter pr. år Bokproduksjon Sum utgifter Inntekter Salgsinntekt 500,- kr/ bok, 1000 solgte pr bind Sum Nettokostnad Kommunestyrets vedtak slo fast at salgsinntektene i prosjektet skulle økes med kroner, samt at det måtte skaffes sponsorinntekter til prosjektet på 2,5 millioner før prosjektet kunne realiseres. Orkdal kommune sin andel i prosjektet ble i kommunestyret sitt vedtak anslått til ca 5 millioner. I kommunestyret er det i forbindelse med igangsettingsvedtaket redegjort for sponsorinntekter tilsvarende 2.05 mill kroner fordelt gjennom prosjektperioden. I tillegg så vil økningen i salgsinntekt tilsvare en stykkpris pr bok på kroner 625,- pr eksemplar med samme salgsantall som i budsjettet. En sammenstilling av denne informasjonen viser pr i dag følgende budsjettsituasjon for prosjektet: Utgifter/tid Sum Sum Bruttokostnad Kommunal finansiering Salgsinntekter Sponsorinntekter Finansieringsbehov I tillegg til det finansieringsbehovet som ligger i denne tidslinjen, så ligger det som forutsetning at det selges 4000 eksemplarer av boken til en pris på 625 kroner pr stk innen prosjektet avsluttes i Hvis dette resultatet ikke oppnås så vil finansieringsbehovet øke tilsvarende salgsavvik. Salgsinntekten er budsjettert i det samme år som bindene utgis, og bindene er beregnet klargjort for salg i 4. kvartal i utgivelsesår. I 2007 så vil det være nødvendig å tilsette prosjektleder, arkeolog/historiker for bind 1 og Historiker for bind 2. I tillegg til å binde budsjettet ihht planen for 2007 og 2008, så vil det i disse avtalene påløpe lønnsutgifter i 2009 på 2 årsverk og 1 årsverk i Dette er ikke finansiert i handlingsplanperioden. Vurdering Organisering: Et prosjekt med så stort omfang som dette krever tydelige rolleavklaringer. Slik rådmannen ser det er dette godt ivaretatt gjennom at styringsgruppen i prosjektet er en ren politisk styringsgruppe. I forprosjektet er denne rollen tiltenkt formannskapet eller kulturutvalget. Den øvrige organiseringen av prosjektet (med unntak av nedsettelse av bokkomité) er delegert til rådmannen, med føring om at forprosjektets konklusjoner legges til grunn for arbeidet. Prosjektet gjennomføres som et selvstendig prosjekt innenfor enheten kultur og fritid. Side 5 av 7

6 Økonomi: Kommunestyret har vedtatt å iverksette prosjektet uten at det foreligger en fullstendig finansiering av prosjektet. I handlingsplanen for er det avsatt 1 mill i budsjett for 2007 og 1 mill i handlingsplan for Det er også inngått sponsoravtaler for 2,05 millioner fordelt over prosjektperioden. Ut over dette er realiseringen av prosjektet avhengig av prioritering i forbindelse med handlingsplanarbeidet. Finansieringsutfordringene består av: Sponsormidler Kommunestyret har i sitt vedtak forutsatt 2,5 mill i sponsorinntekter før prosjektstart. Det mangler fortsatt på å nå dette. Rådmannen forutsetter at disse sponsormidlene skaffes. Driftsmidler I budsjettet (som er basert på kroneverdi i 2006) så er totalkostnaden for prosjektet kroner. Av dette er det forutsatt at 5 millioner dekkes gjennom boksalg og sponsormidler. Det er pr i dag bevilget 2 mill til prosjektet, og det mangler kroner i finansieringen. Salgsinntekt En salgsinntekt på 2,5 mill krever at det selges 4000 bind a 625 kroner pr stk for å nå resultatet. Hele salgsinntekten er budsjettført innenfor prosjektperioden. Orkdal kommune må derfor være forberedt på å garantere for salgsinntektene ved iverksettelse av prosjektet. Det er grunn til å forvente at det vil ta betydelig lengre tid enn prosjektperioden for å få gjennomført nødvendig boksalg. Dette er ikke synliggjort i budsjettet hentet fra forprosjektet. Indeksregulering / finansieringskostnader Prosjektet vil gå over 6 år. Det budsjettmessige innholdet er skrevet i 2006 kroneverdi. Med en kommunal deflator med et snitt på 3,5 % i prosjektperioden vil finansieringsbehovet pr år øke ihht denne tabellen. Deflator 3,5 % Sum Sum tilleggskostnad Økonomisk konklusjon Ved å sette i verk prosjektet basert på konklusjonene i forprosjektet så må det i prosjektperioden ryddes rom for følgende utgifter: - Kommunal driftsfinansiering 3,328 mill (2006 kroner) - Kommunal salgsgaranti på 2,5 millioner - Finansieringskostnader i forbindelse med prisvekst 1,393 mill - Garanti for sponsormidler kroner Alle salgsinntekter fra boksalget og sponsormidler ut over 2,05 mill kommer i fratrekk fra disse utgiftene. Rådmannen iverksetter tiltak for å tilpasse prosjektets omfang i forhold til den samlede økonomiske bevilgningen til prosjektet. Tilrådingens økonomiske konsekvenser Det er i budsjett 2007 avsatt nødvendige midler for oppstart, men prosjektet er underfinansiert allerede fra Rådmannen oppfatter at kommunestyret i møte har vedtatt å igangsette prosjektet. Kommunestyret må da i fremtidige økonomiplanrevisjoner tilføre midler til å finansiere prosjektet. Sponsorinntektene er basert på forutsetningen om at prosjektet realiseres ihht forprosjektets hovedlinjer. Dette betyr at vedtaket om iverksetting av prosjektet ikke kan reverseres uten at bevilgede sponsormidler må tilbakebetales. Konsekvenser for Lokal Agenda SJEKKLISTE MILJØ SAK MED MILJØKONSEKVENSER? JA NEI X Side 6 av 7

7 Orienteringer Side 7 av 7