INTERNAVTALE FOR SOLBERG SKOLE

Transkript

1 INTERNAVTALE FOR SOLBERG SKOLE (Avtalen er beregnet på situasjoner der to eller flere rådgivere i felleskap skal utføre et oppdrag, herunder utredning, prosjektering, ledelse og kontroll. ) Side 1 av 11

2 1 Innledende bestemmelser 1.1 Partene Denne avtale er inngått mellom følgende parter: L2 Arkitekter AS NO Selskapets organisasjonsnummer Frognerveien Oslo Selskapets organisasjonsnummer Selskapets organisasjonsnummer Partene angitt ovenfor benevnes i det følgende som *Deltaker/Deltakere 1.2 Definisjoner Arbeidet betyr det arbeid som inngår i Oppdraget eller de oppgaver som i henhold til Avtalen skal utføres i tilbudsfasen Avtalen betyr dette avtaledokument med vedlegg Deltaker betyr part i denne Avtale Gruppen betyr Deltakerne i fellesskap Hovedavtalen betyr avtalen mellom Oppdragsgiver og Deltakerne/Gruppen Oppdraget betyr oppdraget som følger av Hovedavtalen eller Tilbudsgrunnlaget Tilbudet betyr Gruppens tilbud til oppdragsgiver Tilbudsgrunnlaget betyr tilbudsforespørselen fra oppdragsgiver Prosjektet betyr Solberg skole. Side 2 av 11

3 1.3 Avtalens bakgrunn og formål Beskrivelse av Oppdragsgiver og Hovedavtalen/grunnlaget for Tilbudet Oppdragsgiver er Ås kommune eiendomsavdelingen ved Roy Sypriansen. Hovedavtalen betyr avtalene oppdragsgiver har med deltagerne i PG. Oppdragsgiver lager en Hovedavtale siden arkitekt og rådgivende ingeniører er kontrahert separat til ulike tider og med ulike bestemmelser og vedlegg Avtalens formål Formålet med Avtalen er at Deltakerne, med solidarisk ansvar overfor Oppdragsgiver, skal oppfylle Hovedavtalen. Gruppen er etablert utelukkende for Oppdraget og skal ikke innebære et fast samarbeidsforhold mellom Deltakerne Kontraktsdokumenter I Avtalen inngår følgende kontraktsdokumenter: a) Dette avtaledokument med vedlegg, jf pkt b) Hovedavtalen, jf pkt ( Hver av Partenes avtaler med Oppdragsgiver) Ved motstrid gjelder dokumentene angitt under a) foran dokumentene angitt under b). 2 Organisatoriske bestemmelser 2.1 Styret. Oppgaver og beslutninger Gruppen skal ledes av et styre med en representant fra hver av Deltakerne. Styret er Gruppens øverste organ. Det er utpekt følgende styremedlemmer: Hver av Deltakerne har rett til å skifte ut sin representant ved skriftlig underretning til de øvrige Deltakere. Hvert medlem av styret har fullmakt til å fatte alle beslutninger i anledning gjennomføring av Avtalen. Styret skal i sitt første møte utpeke ett av sine medlemmer til å lede styret. Beslutningsreglene angitt i dette punkt skal gjelde så langt de passer. Side 3 av 11

4 Medlemmene av styret skal koordinere deltakelsen til den Deltaker hun/han representerer i utførelsen av Arbeidet, inkludert mobilisering av ressurser i samsvar med godkjente fremdrifts- og organisasjons-/ressursplaner. Styrets leder skal sørge for at det innkalles til og avholdes styremøter så ofte som påkrevd for i sikre en effektiv oppfølgning og styring av Arbeidet, og for øvrig når noen av Deltakerne eller daglig leder ber om det. Med mindre annet er avtalt eller påkrevd, skal innkalling til styremøter skje med 7 kalenderdagers varsel. Innkallingen skal inneholde en agenda for møtet. Styret er beslutningsdyktig når alle styremedlemmene er representert selv eller ved varamedlem, eller hvis manglende fulltallighet skyldes uteblivelse uten gyldig forfall. Hver Deltaker har en stemme i møtet. Det skal tilstrebes å oppnå enstemmige beslutninger. Dersom dette ikke lykkes, skal uenigheten forelegges Deltakernes ledelse i samsvar med pkt 12. Dersom styret ikke løser en sak, har daglig leder, inntil saken er avgjort etter pkt 12, fullmakt til å ta slike skritt som er nødvendig for å ivareta Gruppens interesser og hensynet til oppfyllelse av Hovedavtalen. Styrets leder skal sørge for at det føres protokoll fra styrets møter, og at protokollene sendes til Deltakerne innen syv dager etter møtet for godkjennelse. En godkjent versjon av protokollen skal undertegnes av samtlige Deltakere i neste styremøte. Styret kan treffe beslutninger uten møte dersom beslutningene treffes enstemmig og skriftlig bekreftes av Deltakerne. 2.2 Daglig leder. Oppgaver og fullmakter Arkitekt ved Jon Inge Bruland er bestemt å være Prosjekteringsgruppeleder (PGL). PGL skal forestå den daglige ledelse av Arbeidet og Gruppen, herunder administrasjon og oppfølgning av Hovedkontrakten (varsling av krav mv). PGL skal regelmessig rapportere til styret, og følge opp de strategier og beslutninger som fastlegges/treffes av styret. PGL har fullmakt til å representere Gruppen overfor oppdragsgiver, tredjemenn og offentlige myndigheter i den grad det er påkrevd for en rasjonell og effektiv oppfyllelse av Hovedavtalen. Dette omfatter eksempelvis fullmakt til å motta eller avgi varsel og krav på vegne av Gruppen eller dens enkelte Deltakere i tilknytning til deres deltakelse i Oppdraget, motta betaling, disponere over Gruppens bankkonti og foreta utbetalinger. PGL skal holde styret og Deltakerne underrettet om varsler om krav mot Gruppen eller Deltakerne. PGLs oppgaver og fullmakter er nærmere regulert i ytelser for PGL. 2.3 Oppdragsgruppe Hver av Deltakerne skal utpeke kvalifiserte personer fra sine organisasjoner til å delta i en oppdragsgruppe. Oppdragsgruppens formål er å fungere som et operativt samarbeidsorgan hvor Deltakerne kan optimalisere bruken av hverandres kunnskap og erfaring i planlegging og utførelse av Arbeidet. Oppdragsgruppen ledes av PGL, og medlemmene i oppdragsgruppen skal forholde seg til instruksjoner fra PGL. PGL skal utvikle en mer detaljert organisasjonsplan, og skal forelegge denne for styret for godkjennelse. Side 4 av 11

5 2.4 Partenes fullmakter Med mindre annet følger av Hovedavtalen, Avtalen eller av beslutninger truffet i medhold av Avtalen, kan ingen av Deltakerne pådra andre Deltakere eller Gruppen forpliktelser overfor oppdragsgiver eller andre tredjemenn. 3 Partenes ytelser 3.1 Fordeling av Arbeidet Deltakerne skal sørge for at alle ytelser som omfattes av Hovedavtalen er fordelt mellom Deltakerne slik at Avtalens arbeidsfordeling er dekkende, og at grensesnitt mellom Deltakernes oppgaver og ytelser er tilstrekkelig klarlagt. Ytelser som ikke uttrykkelig er tillagt en Deltaker, men som er nødvendig for oppfyllelse av Hovedavtalen, skal utføres av den Deltaker som stod nærmest til å medta ytelsen i sin andel av Arbeidet. Dersom ytelsen ikke er omfattet av tilbudet, skal den som står nærmest til å medta ytelsen varsle PGL (jfr. Pkt. 5) i tide og søke vederlag for arbeidet. Det forutsettes at alle Deltagerne til enhver tid utfører den fullprosjektering som er nødvendig for gjennomføring av prosjektet og at arbeidene utføres etter faglig god standard, herunder koordineres mot øvrige fag i PG og blir gjenstand for egenkontroll, tverrfaglig kontroll og avtalt 3. partskontroll. Deltakerne skal stille de nødvendige ressurser til Gruppens rådighet i samsvar med den avtale arbeidsfordelingen og godkjente fremdrifts- og organisasjons-/ressursplaner. Deltakerne skal gi Arbeidet den samme prioritet hva gjelder allokering av eget personell, utstyr mv som Deltakerne gir sine øvrige oppdrag. Eiendomsretten til utstyr, verdier og rettigheter som en Deltaker stiller til Gruppens rådighet skal forbli hos Deltakeren. Utstyr, verdier og rettigheter som kjøpes inn basert på avtale mellom Deltakerne og på Gruppens regning eies av deltakerne i henhold til deres forholdsmessige andel av Gruppens honorar. 3.2 Oppstartmøte Arbeidet er igangsatt og oppstartsmøte for prosjekteringen er avholdt. Når Avtaleverk er signert skal Gruppen avholde et administrativt / kontrakts - oppstartmøte med deltakelse av samtlige Deltakere, hvor organisering og gjennomføring av Hovedavtalen og Avtalen gjennomgås. 3.3 Fremdrift og ressurser De enkelte Deltakere skal utarbeide og revidere forslag til egne fremdriftplaner med frister, samt organisasjons-/ressursplan. Planene skal baseres på hovedfremdriftsplanen og overordnet fremdriftsplan (jf vedlegg 3) og ta rimelig hensyn til arbeid som skal utføres av de øvrige Deltakerne. Det samme gjelder planer for eventuelle forseringstiltak for å ta igjen forsinkelser. Likeledes skal det i god tid lages dokumentleveranseplan og beslutningsplan for egne arbeider. Det er særdeles viktig at oppdragsgiver får seg forelagt alle underlag i god tid slik at prosjekteringen kan foregå uten at basisforutsetninger for denne endres under anbudsgrunnlagperioden. Det betyr at alle forhold rundt ytelser og hovedløsninger for bygget skal være avklart i forprosjektet. Anbudsgrunnlagperioden skal være for utarbeidelse tegninger og beskrivelse. Ved behov for endringer må Deltagerne umiddelbart varsle PGL (jfr. Pkt 5) om konsekvenser for kvalitet, fremdrift og vederlag. Side 5 av 11

6 PGL skal utarbeide overordnet fremdrifts- og organisasjons-/ressursplan med frister for Gruppens arbeide basert på hovedfremdriftsplanen for prosjektet PGL skal holde seg informert om Gruppens og Deltakernes fremdrift, og Deltakerne skal fortløpende og uoppfordret gi PGL alle opplysninger som er nødvendig for å oppfylle dette. Ved oppståtte eller sannsynlige forsinkelser skal PGL snarest søke å avklare årsaken til forsinkelsen, og foreslå korrigerende tiltak. Dersom forsinkelsen eller tiltakene kan ha økonomisk betydning for Gruppen eller Deltakerne, eksempelvis i form av dagmulkt eller erstatning, skal PGL snarest fremlegge saken for behandling i styret. 3.4 Skatter og avgifter Hver Deltaker skal hver for seg være ansvarlig for, og holde de øvrige Deltakere skadesløs for, enhver betaling av skatteforpliktelser som knytter seg til den enkelte Deltaker eller dens personell. 3.5 Underleveranser til Deltakere Dersom en Deltaker yter tjenester som knytter seg til en annen Deltakers del av Arbeidet, jfr pkt 3.1, skal dette være gjenstand for en egen underleveranseavtale og ikke gripe inn i denne Avtale. 4 Vederlag og kostnadsdekning 4.1 Generelt Deltakernes opprinnelige vederlag i henhold til tilbudene, herunder vederlag for arbeid som PGL, er angitt i vedlegg 4.1. Vederlaget inkluderer påslag for risiko og fortjeneste. Regler om vederlag ved endringer mv er angitt i pkt Uteglemte eller uforutsette arbeidsoppgaver Kostnader ved ytelser som ikke uttrykkelig er tillagt noen av Deltakerne, skal, med mindre oppdragsgiver betaler for ytelsen, bæres av den Deltaker som stod nærmest til å medta ytelsen i sin andel av Arbeidet, jfr pkt 3.1. I tilfelle hvor en slik Deltaker ikke kan utpekes, skal kostnaden ved ytelsen fordeles likt mellom samtlige Deltakere Uteglemte eller uforutsette felleskostnader. Ingen bestemmelser. 5 Endring, svikt i oppdragsgivers medvirkning og annet oppdragsgiver svarer for 5.1 Generelt Reglene om endring, svikt i medvirkning m.v. i Hovedavtalen gjelder tilsvarende mellom Deltakerne, med følgende unntak: Deltakerne skal varsle PGL om krav mot oppdragsgiver til slik tid at PGL settes i stand til å varsle oppdragsgiver innenfor den varslingsfrist som følger av Hovedavtalen. 5.2 Omstridte krav mot oppdragsgiver Dersom en Deltaker er av den oppfatning at Deltakeren selv eller Gruppen har et krav mot oppdragsgiver, og han har konsultert de øvrige deltakere og disse har avvist å forfølge kravet, skal han ha rett til å forfølge kravet på egen kostnad for å oppnå endelig avgjørelse av kravet, Side 6 av 11

7 herunder for domstolene. Dersom det i slik sammenheng skulle være nødvendig for denne deltaker å opptre i de øvrige Deltakeres navn, skal de øvrige Deltakere samtykke i dette. Den deltaker som forfølger krav som nevnt ovenfor skal holde øvrige Deltakere skadesløse for tap som følge av slik kravsforfølgning, med unntak av krav som Deltakerne hefter for etter Avtalen. Den Deltaker som forfølger krav som behandlet i denne bestemmelse har rett til selv å beholde alle utbetalinger som oppnås. 6 Fakturering og betaling 6.1 Generelt Deltakerne fakturerer til oppdragsgiver gjennom L2 Arkitekter AS v/pgl. Som dekning av L2 sine administrasjonskostnader ved denne avtale trekkes det 2% av fakturert beløp fra de enkelte Deltakere. 6.2 Fakturering Deltakerne skal for sine deler av Arbeidet oversende til PGL de opplysninger og den dokumentasjon som Hovedkontrakten krever som grunnlag for fakturering og betaling. Dette skal skje til slik tid at faktureringsplanen kan overholdes. Deltagerne skal på faktura tydelig markere totalt a konto honorar, påløpt / forbrukt honorar, gjenstående a konto honorar. Dette skal være inndelt i faser; forprosjekt, detaljprosjekt, kontrahering / oppfølging, FDV samt reklamasjonsperiode. Tilleggsarbeider skal spesifiseres tydelig med henvisning til bestilling av arbeidene. Fakturaer for tillegg skal angi timepriser pr. person samt totalt beløp. Dersom det er tvil ved utarbeidelse av faktura skal det lages utkast som sendes PGL for KS på e-post før den utsendes. 6.3 Betaling PGL skal uten ugrunnet opphold sørge for utbetaling til Deltakerne iht. til godkjent faktura fratrukket 2% for L2 sine administrasjonskostnader. Utbetaling foregår først etter at oppdragsgiver har innbetalt Gruppens faktura på L2 sin konto. Dersom oppdragsgiver kun betaler deler av betalingskrav og Avtalen fastsetter ansvar etter alternativ nr 1 i pkt 7.2, skal oppdragsgivers begrunnelse for å avkorte betalingskravet legges til grunn for Deltakernes betaling. I øvrige tilfelle skal slik delbetaling fordeles på Deltakerne i forhold til de forfalte beløp Deltakerne har utestående. PGL skal underrette styret umiddelbart dersom oppdragsgiver unnlater betaling av forfalte fakturaer. 7 Ansvar 7.1 Generelt Gruppen er i henhold til Avtalen solidarisk ansvarlig overfor Oppdragsgiver, for skader og tap som måtte oppstå på grunn av erstatningsbetingende feil eller mangler ved prosjekteringen som kan henføres til en eller flere av deltakerne. Dersom ansvar blir gjort gjeldende overfor Gruppen, er det den som har forvoldt den erstatningsbetingende feil eller mangelen som skal svare for tapet etter bestemmelsene i pkt Side 7 av 11

8 7.2 Krav som følge av mislighold En Deltaker skal ikke være ansvarlig for krav fra oppdragsgiver som knytter seg til en annen Deltakers handlinger eller unnlatelser, og Deltakerne skal holde hverandre skadesløs for slike krav. Dersom en Deltaker ikke utfører sin del av Arbeidet i samsvar med Avtalen og feilen eller forsinkelsen skyldes uaktsomhet, skal Deltakeren erstatte det tap som forholdet påfører de øvrige Deltakerne. Den Deltaker som vil gjøre krav gjeldende, skal varsle om kravet uten ugrunnet opphold. 7.3 Krav som følge av skade på person eller eiendom Hver Deltaker er ansvarlig for, og skal holde de øvrige Deltakere skadesløs for, krav som følge av skade Deltakerne, eller noen de svarer for, påfører oppdragsgivers, de øvrige Deltakeres eller tredjemanns person eller eiendom. 7.4 Intervensjon og uttreden Dersom en Deltaker vesentlig misligholder sine forpliktelser etter Avtalen, eller det er klart at slikt mislighold vil inntre, kan styret beslutte at Deltakeren etter rimelig varsel fratas sitt medlemskap i Gruppen. Ved slik beslutning gjelder stemmereglene i pkt 2.1, likevel slik at styremedlem fra misligholdene Deltaker ikke har stemmerett. Slik beslutning skal skriftlig meddeles oppdragsgiver. Ved uttreden etter denne bestemmelse har de gjenværende deltakere rett til å utføre uttredende Deltakers andel av Arbeidet eller å få denne del utført av andre. Gruppen har rett til å benytte prosjektmateriale, utstyr mv som den misligholdene Deltaker har utarbeidet eller stilt til disposisjon for gjennomføring av Avtalen. Det samme gjelder utstyr mv. som er kjøpt inn for Gruppens regning og som eies av uttredende Deltaker med en ideell andel. For bruk av utstyr skal det ytes et rimelig vederlag. Uttredende Deltaker kan ikke kreve utløsning av sin ideelle eierandel i utstyr før Avtalen har opphørt, jf pkt 11. En Deltaker som trer ut av Gruppen etter denne bestemmelse, er ansvarlig for merkostnader som oppstår i samsvar med bestemmelsene i pkt 7.1 til 7.4. Uttredende Deltaker skal overlevere til PGL alt slikt materiale og dokumentasjon som er nødvendig for at Arbeidet kan føres videre uten unødig opphold og fordyrelse. Deltakeren kan ikke rette økonomiske krav basert på opphavsrettslige synspunkter mot Gruppen, de enkelte Deltakere eller oppdragsgiver. 8 Forsikring Styret skal vurdere om det er hensiktsmessig at Gruppen tegner særskilt forsikring for Oppdraget. Med mindre annet er avtalt, skal hver Deltaker ha slik ansvarsforsikring og solidaransvarsforsikring som følger av Hovedavtalen. Deltakernes forsikringsbevis skal på anmodning forelegges de øvrige Deltakere. Side 8 av 11

9 9 Sikkerhetsstillelse 9.1 Sikkerhetsstillelse overfor oppdragsgiver Dersom Hovedavtalen krever at Gruppen stiller sikkerhet for sine forpliktelser etter Hovedavtalen, skal kostnadene ved dette bæres av Deltakerne i samsvar med deres andeler av gruppens totale honorar. 10 Avsluttende bestemmelser 10.1 Taushetsplikt Deltakerne har taushetsplikt om opplysninger som fremkommer om de øvrige Deltakeres forretningsmessige eller personlige forhold når det foreligger en berettiget interesse i at opplysningene ikke blir spredt. Bestemmelsen i første ledd skal ikke være til hinder for at slike opplysninger gis til andre når dette er nødvendig for gjennomføringen av det prosjektet Oppdraget inngår i. Det samme gjelder opplysninger som er nødvendige for senere drift, vedlikehold og ombygging Eksklusivitet Med mindre annet er avtalt skal Deltakerne så lenge Avtalen gjelder ha et eksklusivt samarbeid, og Deltakerne skal i denne tiden ikke inngi tilbud til eller inngå kontrakt med oppdragsgiver eller andre om oppdrag som knytter seg til det prosjektet Oppdraget inngår i. I tilfelle hvor det prosjektet som Oppdraget inngår i er inndelt i flere byggetrinn og Oppdraget kun gjelder ett slikt trinn, gjelder bestemmelsen i første ledd ikke for oppdrag som knytter seg til senere byggetrinn. Bestemmelsen i første ledd gjelder heller ikke for oppdrag som knytter seg til løst inventar så som brukerutstyr, medisinsk utstyr mv samt interiørarkitektoppdrag Opphavsrett, bruksrett og oppbevaringsplikt Hver av Deltakerne beholder alle rettigheter til sine ideer og det materialet han har utarbeidet og/eller stilt til rådighet i forbindelse med utførelse av Arbeidet. Dersom to eller flere Deltakere utarbeider ideer og materiale i felleskap har de felles bruksrett, med mindre en Deltakers bidrag er ubetydelig. Deltakerne har likevel rett til å bruke materiale utarbeidet av øvrige Deltakere i forbindelse med utførelsen av Arbeidet. Deltakerne skal oppbevare materiale i slik tid som fremgår av Hovedavtalen. Hvis Hovedavtalen ikke har bestemmelser om oppbevaringstid, skal materialet oppbevares i slik tid som det må antas å være behov for materialet. Ved innstilling eller avvikling av driften hos en Deltaker innen disse tidsrammer, skal de øvrige Deltakere varsles skriftlig med rimelig frist Overdragelse Deltakerne kan ikke overdra sine rettigheter eller plikter etter Avtalen til tredjemann uten de øvrige Deltakernes skriftlige samtykke Publisitet Såfremt det er forenlig med Hovedavtalen kan Deltakerne, etter godkjennelse av styret, annonsere mv samarbeidet under Avtalen på et vis som involverer de øvrige Parter eller aktivitetene som omfattes av Avtalen. Slik annonsering mv skal henvise til og fremheve de øvrige Deltakeres deltakelse i arbeidet under Hovedavtalen. Side 9 av 11

10 11 Avtalens gyldighet og varighet Avtalen gjelder frem til forpliktelsene etter Hovedavtalen har opphørt. Bestemmelsene i pkt 10.1 skal fortsette å gjelde etter Avtalens opphør. 12 Tvister. Lovvalg og prosessform Enhver tvist mellom Deltakerne som springer ut av Hovedavtalen eller Avtalen skal bringes inn for styret. Dersom styret ikke makter å løse tvisten, skal tvisten bringes videre til et tvisteløsningsgruppe med representanter fra Deltakernes øverste ledelse. Oversikt over deltakerne i tvisteløsningsgruppen fremgår av vedlegg.. Dersom tvisten ikke løses innen 30 dager etter at saken er brakt frem for tvisteløsningsgruppen, kan saken gjøres til gjenstand for rettslig behandling. Med mindre annet er avtalt gjelder Hovedavtalens bestemmelser om prosessform, verneting og lovvalg tilsvarende. Side 10 av 11

11 13 Underskrifter Denne Avtale er utferdiget i like mange originaler som antall Deltakere, hvorav Deltakerne beholder hver sin. Dato:... For: Dato:... For: Dato:. For: Dato:... For: 14 Vedlegg til Avtalen 14.1 Vedlegg til avtaledokumentet: Dette avtaledokument har følgende vedlegg: 1.1 Oversikt styremedlemmer, jf pkt Ytelser for PGL, jf pkt Organisasjonsplan for oppdragsgruppen, jf pkt Oversikt over deltakerne i tvisteløsningsgruppen, jf pkt 12 3 Overordnet fremdriftsplan for Gruppens arbeid, basert på Hovedavtalens fremdriftsplan for prosjektet (hovedfremdriftsplanen), jf pkt Oversikt over Gruppens honorar og fordeling mellom Deltakerne, herunder vederlag for arbeid som PGL, jf pkt 4.1. (Fordeling mellom Deltakerne av Hovedavtalens kontraktspris, fordeling av felleskostnader som forsikring, sikkerhetsstillelse, leie av utstyr og lokaler mv, daglig leders vederlag og lignende) 14.2 Hovedavtalen Hovedavtalen består av følgende dokumenter: Avtale mellom Ås kommune og L2 Arkitekter AS Avtale mellom Ås kommune og Avtale mellom Ås kommune og Side 11 av 11

12 SOLIDARITETSERKLÆRING FOR SOLBERG SKOLE Underleverandør Firmanavn: Organisasjonsnummer: Hovedleverandør Firmanavn: L2 Arkitekter AS Leverandøren er tilbyder i fbm Solberg skole: Solberg skole, tilbud. Underleverandøren bekrefter å kunne stille sin kapasitet og kompetanse til rådighet for Hovedleverandøren i fbm med prosjektet Solberg skole. Avtaleforholdet reguleres iht til egen internavtale. Underleverandøren vil være deltaker i en gruppen som er solidarisk ansvarlig overfor Oppdragsgiver. Underleverandøren må tegne egen solidaransvarsforsikring for oppdraget Oslo.. Firma. Sign. Daglig leder