Kontrakt. mellom. Justis- og beredskapsdepartementet. xxxxxxxxxxx. om levering av elektronisk nyhetsovervåking til Justis- og beredskapsdepartementet

Transkript

1 Kontrakt mellom Justis- og beredskapsdepartementet og xxxxxxxxxxx om levering av elektronisk nyhetsovervåking til Justis- og beredskapsdepartementet Kontrakten består av denne underskrevne side med etterfølgende "spesielle kontraktsvilkår". Kontraktsvilkårene er fastlagt i denne kontrakt, der følgende bilag utgjør en del av kontrakten: Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Bilag 4: Kundens beskrivelse av oppdraget, kravspesifikasjon Leverandørens spesifikasjon av leveransen Administrative bestemmelser Pris og prisbestemmelser Dersom det foreligger uoverensstemmelse mellom vilkårene i de forskjellige kontraktsdokumentene, skal de spesielle kontraktsvilkårene i denne kontrakt gjelde foran vilkårene i vedleggene, mens vilkårene i vedleggene skal ha rang i den rekkefølge de er oppført ovenfor. xxxxxxxxxx Justis- og beredskapsdepartementet Sted og dato Sted og dato Navn Navn Side 1 av 8

2 Tittel Tittel Spesielle kontraktsvilkår for nyhetsovervåking for Justis og beredskapsdepartementet Innholdsfortegnelse: 1 Innledende bestemmelser Avtalens formål Omfang Kontraktsperiode/varighet/opsjon Partenes representanter Samarbeid Varsler Leverandørens ytelse Krav til utførelse/kvalitet Forsikring Ansvar Bruk av underleverandør Valg av underleverandør etter kontraktsinngåelse Overdragelse av kontraktsforpliktelser Evaluering av leverandør Oppdragsgiverens ytelser Endringer Retten til å pålegge leverandøren endringer Beskjed om endring Uenighet om det foreligger endring Vederlagsjustering ved endringer Justering av vederlaget ved endringer Vederlag for endringer ved bruk av enhetspriser Vederlag for endringer når det ikke foreligger anvendelige enhetspriser Priser og betaling Priser Prisregulering Fakturering og betaling Renter ved forsinket betaling Mislighold - Kontraktsbrudd Hevning. Stansing Generelt Erstatning ved oppdragsgiverens hevning Erstatning ved leverandørens hevning Øvrige bestemmelser Oppsigelse Kontraktens opphør Force majeure. Partenes rett til oppsigelse ved langvarig stans i arbeidet Bruk av dokumenter Tvister, lovvalg og verneting Kontraktinformasjon... 8 Side 2 av 8

3 1 Innledende bestemmelser 1.1 Avtalens formål Formålet er å sikre de behov som Justis- og beredskapsdepartementet (JD) har for medieovervåkning. Overvåkingen skal gi en rask, oppdatert og brukervennlig oversikt over nyhetsbildet som kan tilpasses behovene for den politiske ledelsen og hver enkelt saksbehandler. Avtalen omhandler levering av medieovervåkning iht. kravspesifikasjonen, vedlegg 1 til denne kontrakt. 1.2 Omfang Omfang av oppdraget fremkommer i vedlegg 1 til denne kontrakt, kravspesifikasjonen. 1.3 Kontraktsperiode/varighet/opsjon Kontrakten har en varighet på 1 år fra kontraktsignering med opsjonsmulighet for forlengelse med år, dvs. 4 år totalt. Oppdragsgiver skal utløse opsjon senest 3 måneder før kontraktens utløp hvert år. 1.4 Partenes representanter Hver av partene skal utpeke en person som representerer dem i spørsmål angående kontrakten (representant). Med mindre annet er skriftlig meddelt den annen part, har representanten fullmakt til å fatte alle beslutninger i anledning gjennomføringen av kontrakten, herunder beslutninger i forbindelse med endringsarbeider. 1.5 Samarbeid Begge parter er forpliktet til å samarbeide og vise lojalitet under gjennomføringen av kontrakten. Begge parter skal medvirke til at bestemmelsene i arbeidsmiljøloven blir oppfylt. Hver av partenes representanter kan kreve at det avholdes møter dersom de mener det er behov for det. Innkallelsen skal skje med rimelig frist og skal bekreftes skriftlig. Det lages referat eller protokoll fra møtene. Referatet eller protokollen føres normalt av leverandørens representant. Referat sendes i god tid før neste møte til de øvrige møtedeltakerne og til partenes representanter. Eventuelle innsigelser mot referatet skal fremsettes snarest mulig og senest innen 10 dager etter at det er mottatt. 1.6 Varsler Alle varsler og krav i forbindelse med gjennomføringen av kontrakten skal fremsettes skriftlig, med mindre det kan bevises å være fremsatt på annen måte. 2 Leverandørens ytelse 2.1 Krav til utførelse/kvalitet Kvaliteten og omfanget av nyhetsovervåkingen skal oppfylle de krav som er angitt i kravspesifikasjonen. Leverandøren forplikter seg til å holde en kvalitet på sine tjenester slik at tilbudt produkt er moderne og i henhold til de enhver tid gjeldende krav og forskrifter. Det forutsettes at tjenesten kostnadsfritt oppdateres når ny funksjonalitet utvikles. Side 3 av 8

4 2.2 Forsikring Er ikke annet avtalt, skal leverandøren ha en ansvarsforsikring på vanlige vilkår. Forsikringen skal dekke erstatningsansvar for skade han kan påføre oppdragsgiverens eller tredjemanns person og ting i forbindelse med utførelsen av oppdraget. 2.3 Ansvar Leverandøren er ansvarlig for skade han eller noen av hans arbeidstakere forvolder i forbindelse med utførelsen av oppdraget, i samsvar med alminnelige erstatningsregler. Det vises til lov av 13. juni 1969 nr. 26 om skadeserstatning 2-1. Leverandøren og eventuelle underleverandører må på forespørsel dokumentere at krav til lønns- og arbeidsvilkår som nevnt i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 5 er oppfylt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever vilkårene i Bruk av underleverandør Oppdragsgiver ønsker ikke bruk av underleverandører, men der dette anses som nødvendig skal underleverandør godkjennes av oppdragsgiver på forhånd. Oppdragsgiver kan ikke nekte å godkjenne underleverandør uten at det foreligger saklig grunn til det. Leverandøren kan la deler av oppdraget utføres av underleverandør forutsatt at denne fremlegger lovpålagte attester og erklæringer. Leverandørens kontraktsansvar overfor oppdragsgiveren endres ikke ved bruk av underleverandør. Før kontrakt med underleverandør inngås, skal leverandøren underrette oppdragsgiveren om hvilke deler han vil la utføre ved underleverandør, og om hvilke underleverandører han vil bruke. Underleverandør skal godkjennes av oppdragsgiver på forhånd. 2.5 Valg av underleverandør etter kontraktsinngåelse Oppdragsgiveren kan nekte å godta leverandørens valg av underleverandør dersom han melder fra om dette uten ugrunnet opphold og senest innen 14 dager etter at han har mottatt leverandørens underretning. 2.6 Overdragelse av kontraktsforpliktelser Leverandøren kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser etter denne kontrakt uten forutgående skriftlig godkjennelse fra oppdragsgiver. 2.7 Evaluering av leverandør Oppdragsgiver og leverandør skal ved behov evaluere og følge opp leverandøren i forhold til oppfyllelse av kontrakt og evt. behov for endringer og justeringer underveis. Oppdragsgiver innkaller til møte med 14 dagers varsel og møtet finner sted i oppdragsgivers lokaler, med mindre partene blir enige om noe annet. Møtene er kostnadsfrie for oppdragsgiver. 3 Oppdragsgiverens ytelser Oppdragsgiveren skal sørge for at leverandøren til enhver tid har en oppdatert beskrivelse av oppdraget med angivelse av omfang og kvalitet på ytelsene i henhold til kravspesifikasjonen. Hvis oppdatering av oppdragsbeskrivelsen innebærer endring, kommer pkt. 5 til anvendelse. Side 4 av 8

5 4 Endringer 4.1 Retten til å pålegge leverandøren endringer Oppdragsgiveren kan pålegge leverandøren endringer. En endring må stå i sammenheng med det kontrakten omfatter. Oppdragsgiveren har ikke rett til å trekke ut deler av leveransen for deretter å overlate disse delene til en annen leverandør, med mindre vilkårene for å bringe kontrakten til opphør er til stede. Endringer og/eller suppleringer i kontraktsvilkårene må være avtalt mellom partene i form av nummerert, skriftlig endringsavtale. 4.2 Beskjed om endring Beskjed om endring skal gis leverandøren skriftlig innen 1 måned før endringen skal iverksettes. Oppdragsgiveren skal beskrive endringen på samme måte som han har beskrevet den opprinnelig avtalte leveransen. 4.3 Uenighet om det foreligger endring Dersom oppdragsgiveren pålegger leverandøren å levere en ytelse uten klart å tilkjennegi at det dreier seg om en endring, må leverandøren uten ugrunnet opphold varsle oppdragsgiveren dersom han vil påberope seg at pålegget innebærer en endring. Slikt varsel må senest gis i forbindelse med oversendelse av første faktura etter at pålegget er gitt. Unnlater han dette, kan han ikke senere påberope seg utført levering av den aktuelle ytelsen som grunnlag for justering av vederlaget. Dersom pålegget gjelder en periodisk ytelse, er leverandøren likevel ikke avskåret fra å påberope seg at de fremtidige ytelsene innebærer en endring. Dersom oppdragsgiveren mener at den pålagte ytelsen ikke innebærer en endring, må han uten ugrunnet opphold avslå leverandørens krav. Betaler han for den påståtte endringen i henhold til mottatt faktura, kan han ikke senere gjøre innsigelse mot dette kravet gjeldende. Dreier det seg om periodiske ytelser, er oppdragsgiveren likevel ikke avskåret fra senere å påberope seg at senere ytelser ligger innenfor kontrakten. 5 Vederlagsjustering ved endringer 5.1 Justering av vederlaget ved endringer Partene skal søke å oppnå avtale om endringens konsekvens for vederlaget. Dersom partene ikke blir enige, skal vederlaget reguleres etter bestemmelsene nedenfor. 5.2 Vederlag for endringer ved bruk av enhetspriser Består endringsarbeidet av ytelser det er fastsatt enhetspriser for, benyttes disse enhetsprisene også ved beregningen av vederlaget for endringsarbeidet. Dersom omfanget av endringsarbeidet innebærer at forutsetningene for fastsettelsen av enhetsprisene brister, kan begge parter kreve at enhetsprisene justeres for de fordyrelser eller besparelser endringene i omfanget tilsier. 5.3 Vederlag for endringer når det ikke foreligger anvendelige enhetspriser Hvis det ikke foreligger enhetspriser som er anvendelige på endringsarbeidet, skal dette utføres etter regning. Side 5 av 8

6 Ved reduksjon skal det gjøres et forholdsmessig fradrag i vederlaget. Leverandøren kan likevel kreve dette fradraget justert dersom han kan dokumentere at fradraget overstiger hans besparelse ved at leveransen reduseres, med tillegg av fortjeneste for den delen av leveransen som trekkes ut. Oppdragsgiveren kan kreve at leverandøren gir et spesifisert tilbud på fast pris for 6 Priser og betaling 6.1 Priser Alle priser er angitt i NOK eksklusive mva. 6.2 Prisregulering Prisene er faste i avtaleperioden. Prisene kan likevel endres hvert årsskifte, begrenset oppad til et beløp som tilsvarer økningen i Statistisk sentralbyrå sin konsumprisindeks (hovedindeksen) med utgangspunkt i indeksen for den måned avtalen ble inngått, 6.3 Fakturering og betaling Faktura mottas etterskuddsvis en gang pr. måned Faktura skal være så detaljert at referanse kan gjøres utvetydig til den delen av leveransen fakturaen gjelder. Fakturaen stiles til: DSS- e-faktura Pb 8129 dep 0032 OSLO Fakturaene skal være merket med hhv KSE- og JD Info, se nærmere beskrivelse vedrørende to separate brukere bilag 1, punkt nr 4. Oppdragsgiveren kan returnere fakturaen, dersom spesifiserte vedlegg ikke er vedlagt. Har oppdragsgiveren innsigelser mot fakturaen, eller har krav som følge av leverandørens kontraktsbrudd, kan den holde tilbake så mye av betalingen at det er tilstrekkelig sikkerhet til å få dekket et spesifisert krav. For øvrig plikter oppdragsgiveren å betale uomtvistete krav innen betalingsfristen. Betalingen er per 30 dager etter mottak av korrekt faktura. 6.4 Renter ved forsinket betaling Ved forsinket betaling betaler oppdragsgiveren forsinkelsesrente i henhold til lov av 17. desember 1976 nr. 100 om forsinket betaling. 7 Mislighold - Kontraktsbrudd En mangel vil foreligge dersom leverandøren ikke rapporterer de hendelser; uttalelser mv. som skulle vært omfattet av daglig systematisk søk i de angitte medier på de angitte temaer, innen de angitte frister, som fremkommer av vedlegg 1 til denne kontrakt kravspesifikasjonen, samt dersom andre deler av leveransen ikke er i samsvar med kontrakten. Side 6 av 8

7 Dersom oppdragsgiveren mener at leveransen ikke er i samsvar med kontrakten, må oppdragsgiver reklamere uten ugrunnet opphold. Reklamasjonen skal meddeles skriftlig overfor leverandøren eller hans representant. Ved reklamasjon i rett tid, er leverandøren forpliktet til å utbedre forholdet omgående, og senest innen 24 timer etter mottatt reklamasjon, såfremt oppdragsgiveren krever det. Dersom mangelen består i ikke oppfyllelse av fristen, skal forholdet utbedres innen 4 timer. Manglende tilgjengelighet til portalen skal rettes innen 2 timer. Dersom det konstateres mer enn 2 tilfelle av mangler i løpet av en periode på 30 kalenderdager skal Leverandøren svare en konvensjonalbot pr mangeltilfelle tilsvarende 2 % av den årlige kontraktsverdien. 8 Hevning. Stansing 8.1 Generelt En part kan heve kontrakten dersom den andre parten vesentlig misligholder sine kontraktsforpliktelser, eller det er klart at vesentlig mislighold vil inntre. Det samme gjelder hvis den andre parten går konkurs eller blir beviselig insolvent. Før hevning kan iverksettes, skal den part som ønsker å heve, skriftlig ha gitt den andre parten en uke (7 dager) til å rette forholdet, med varsel om hevning om så ikke skjer. Dette gjelder likevel ikke dersom parten tidligere har varslet hevning. Hevning skjer ved skriftlig erklæring til den andre parten. Dersom oppdragsgiveren hever kontrakten, skal leverandøren snarest avslutte arbeidet etter mottatt hevningserklæring. Dersom leverandøren hever kontrakten, kan arbeidet avsluttes etter at oppdragsgiver har mottatt hevningserklæring. Leverandøren har krav på vederlag for det arbeidet som er utført. 8.2 Erstatning ved oppdragsgiverens hevning Ved hevning har oppdragsgiveren krav på erstatning for dokumentert påregnelig og direkte økonomisk tap som man lider som følge av misligholdet. Oppdragsgiver kan i tillegg kreve erstattet påregnelig tap som oppstår etter hevningstidspunktet, dersom hevningen skyldes forsett eller grov uaktsomhet hos leverandøren. 8.3 Erstatning ved leverandørens hevning Ved hevning har leverandøren krav på erstatning for tapt fortjeneste på den delen av arbeidet som faller bort samt at leverandøren i tillegg kan kreve erstattet annet påregnelig tap som oppstår etter hevningstidspunktet, dersom hevningen skyldes forsett eller grov uaktsomhet hos oppdragsgiveren. 9 Øvrige bestemmelser 9.1 Oppsigelse Kontrakten kan til enhver tid sies opp av partene med 3 måneders skriftlig varsel. Leverandør kan likevel ikke si opp avtalen det første året av kontraktsperioden. Side 7 av 8

8 9.2 Kontraktens opphør Dersom oppdragsgiveren legger om sin virksomhet på en måte som får innvirkning for leveransen utover hva som er beskrevet i vedlegg 1 til kontrakt kravspesifikasjonen pkt. 1, skal forholdet anses som en endring og behandles etter bestemmelsene i punkt 4. Dersom omleggingen av virksomheten vil medføre at opprettholdelse av kontrakten vil innebære vesentlige ulemper eller føre til vesentlige merkostnader for en av partene, kan hver av partene si opp kontraktsforholdet med virkning fra omleggingen. 9.3 Force majeure. Partenes rett til oppsigelse ved langvarig stans i arbeidet Ved force majeure, dvs. at arbeidet hindres på en slik måte at det i vesentlig grad ikke kan utføres slik som forutsatt som følge av ekstraordinære og upåregnelige forhold utenfor partenes kontroll, så som krig, opprør, naturkatastrofe, brann, streik, lock out mm, bortfaller partenes forpliktelser så lenge hindringen varer. Dersom hindringen varer i mer enn seks måneder, kan hver av partene si opp kontrakten. Leverandøren har krav på vederlag etter kontraktens priser for det arbeidet han har utført. For øvrig er ingen av partene forpliktet til å betale noen form for erstatning til den annen part. 9.4 Bruk av dokumenter Dokumenter som er utlevert av en part til en annen, skal ikke gjøres kjent for andre enn dem som trenger dem i forbindelse med gjennomføringen av kontrakten. Dokumentene skal ikke brukes til andre oppdrag uten etter tillatelse fra den part som har levert dokumentene. Brudd på denne bestemmelsen kan gi grunnlag for erstatningsansvar. Oppdragsgiver kan likevel ikke unnta dokumenter i større grad enn offentleglova gir adgang til. 9.5 Tvister, lovvalg og verneting Tvister mellom partene om kontraktsforholdet søkes løst i minnelighet. Enhver tvist mellom partene om kontraktsforholdet som ikke blir løst i minnelighet, kan hver av partene kreve avgjort ved ordinær rettergang med mindre partene blir enige om å la tvisten avgjøres ved voldgift. Ved ordinær rettergang skal oppdragsgivers verneting være verneting for alle søksmål som måtte utspringe av kontrakten, jf. lov av 13. august 1915 nr. 6 om rettergangen for tvistemål (tvistemålsloven) 36. Partenes rettigheter og plikter etter denne avtale reguleres i sin helhet av norsk rett. Oslo tingrett er verneting. 10 Kontraktinformasjon All kontakt mellom partene i forbindelse med denne avtale skal, med mindre noe annet er skriftlig avtalt i det enkelte tilfelle, foregå på norsk og skriftlig til de angitte kontaktpersoner i bilag 3. Side 8 av 8