INTERNKONTROLL Skolebygg og Idrettshaller

Transkript

1 INTERNKONTROLL Skolebygg og Idrettshaller Dok. nr.: Ver.: 1.0

2 Dok. nr.: Navn på vedlegg: Innhold IK-perm Ver.: 1.1 Godkjent dato: Vedlegg for: Prosedyre: Dokumentnr.: Innhold 1 Generelt Prosedyre IK-perm 1.1 Hva er internkontroll (IK)? 1.2 Målsetting 1.3 Ansvarsforhold 1.4 Bruk av IK-systemet Risikovurdering Tippelappen Årsplan Aktivitetskalender Avvikshåndtering Månedsrapport og besøksprotokoll Arkivering 1.5 Rollefordeling 1.6 Overordnede lover og forskrifter Internkontrollforskriften Strukturen i regelverket Helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen Tilsynsmyndighetenes rolle 2 Overordnede dokumenter og oppgaver 2.1 Tegninger (fra LandLord) 2.2 Tippelappen 2.3 Årsplan 2.4 Aktivitetskalender 2.5 Avvikshåndtering driftspersonell Avviksskjema for IK-perm Rapport om farlig forhold, uønsket hendelse eller ulykke 2.6 Månedsrapport og besøksprotokoll Besøkskprotokoll 2.7 Oversikt over serviceavtaler

3 Innhold IK-perm Dok. nr.: Brannvern 3.1 Service-/rammeavtale (kun for driftsingeniør) 3.2 Rapporter på service (kun for driftsingeniør) 3.3 Sjekklister med avvik Veiledning for kontroll 3.4 Branntekniske tegninger (kun for driftsingeniør) 3.5 Lagringstillatelse for LPG / dispensasjoner 4 Elektriske anlegg 4.1 Service-/ rammeavtale (kun for driftsingeniør) 4.2 Rapporter på service (kun for driftsingeniør) 4.3 Sjekklister med avvik Veiledning for kontroll 4.4 Samsvarserklæring 5 Heiser 5.1 Service-/ rammeavtale (kun for driftsingeniør) 5.2 Rapporter på service (kun for driftsingeniør) 5.3 Sjekklister med avvik Veiledning for kontroll 5.4 Korrespondanse med heiskontrollen (kun for driftsingeniør) 6 VVS og varmeanlegg 6.1 Service-/ rammeavtale (kun for driftsingeniør) 6.2 Rapporter på service (kun for driftsingeniør) 6.3 Sjekklister med avvik Veiledning for kontroll Forslag til kontroll for legionella 6.4 Oljetanker (kun for driftsingeniør) 7 Energioppfølging 7.1 Avlesning av energi- og vannmålere

4 Innhold IK-perm Dok. nr.: Lekeapparater og uteareal (snørydding og strøing) 8.1 Service-/ rammeavtale (kun for driftsingeniør) 8.2 Rapporter på service (kun for driftsingeniør) 8.3 Sjekklister med avvik Veiledning for kontroll 8.4 Utomhuskart, brøyteareal 9 Fastmontert idrettsutstyr / skillevegger 9.1 Service-/ rammeavtale (kun for driftsingeniør) 9.2 Rapporter på service (kun for driftsingeniør) 9.3 Sjekklister med avvik 10 Bygg Veiledning for kontroll 10.1 Service-/ rammeavtale (kun for driftsingeniør) 10.2 Rapporter på service (kun for driftsingeniør) 10.3 Sjekklister med avvik 11 Tilfluktsrom Veiledning for kontroll 11.1 Service- / rammeavtaler (kun for driftsingeniør) 11.2 Rapporter på service (kun for driftsingeniør) 11.3 Sjekklister med avvik Veiledning for kontroll 11.4 Forskrift om tilfluktsrom 12 Forurensning 12.1 Service- / rammeavtaler (kun for driftsingeniør) 12.2 Rapport på service (kun for driftsingeniør) 12.3 Sjekklister med avvik Veiledning for kontroll 12.4 Utdrag av forurensningsloven 13 Svømmebasseng 13.1 Service-/ rammeavtale (kun for driftsingeniør) 13.2 Rapporter på service (kun for driftsingeniør) 13.3 Sjekklister med avvik Driftspersonell: Journal for målinger og registreringer 13.4 Kontrolliste for årsrapportering

5 Innhold IK-perm Dok. nr.: Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Faglig godkjent Systemgodkjent Revidering av IK-perm. Ingen vesentlige endringer i dette kap. STPE MAAA TELI Prosjekt revidert IK-perm SPE MAA ASI

6 Dok. nr.: Navn på vedlegg: 1 Generelt Ver.: 1.1 Godkjent dato: Vedlegg for: Prosedyre: Prosedyre IK-perm Dokumentnr.: Generelt Denne IK-permen er en del Undervisningsbyggs arbeid for å ivareta kravet om internkontroll av helse miljø og sikkerhet. Denne IK-permen skal være en del av et komplett oppslagsverk hvor all viktig informasjon om drift og vedlikehold av våre eiendommer skal være samlet eller henvist til. Systemet skal gjøre det enkelt for Undervisningsbygg å holde seg orientert om status for eiendommen som IK-permen gjelder for. Dette for å kunne ha nødvendig oversikt over alle sider knyttet til at eiendommen tilfredsstiller offentlige og egne krav til helse, miljø og sikkerhet. 1.1 Hva er internkontroll (IK) Internkontroll er i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) definert som: Systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dette betyr at en må ha oversikt over hvilke krav som stilles for å ivareta helse, miljø og sikkerhet, samt at en har gode rutiner for å overholde disse kravene. Her vil det være viktig å kjenne til risikoen knyttet til den enkelte eiendom, og hvilke tiltak som gjøres for å unngå at ulykker skjer. Med utgangspunkt i Undervisningsbyggs risikovurderinger av sine eiendommer er denne IK-permen utviklet. Målet er at vi skal jobbe systematisk og unngå skippertak. Det å jobbe systematisk betyr: Planlegge hva som skal gjøres Utføre i henhold til det som er planlagt Følge opp om utførelsen ble som planlagt, og ga de ønskede resultatene Evaluere og gjennomføre forbedringsarbeid 1.2 Målsetting Målsetting for Undervisningsbygg følger blant annet av den til enhver tid gjeldende forretningsplan og handlingsplan for eiendomsavdelingen. Målsetting for denne IK-permen er å medvirke til en virksomhet som ivaretar helse og personsikkerhet for brukerne ute på forvaltningsenhetene og som medvirker til at forvaltningsenhetene i minst mulig grad forurenser omgivelsene. 1.3 Ansvarsforhold I leiekontrakten mellom Undervisningsbygg og leietaker er ansvarsfordelingen definert. Leietaker er pliktig til å sette seg inn i denne leiekontrakten. Det vises også til Tippelappen som er en oversikt over ansvarsfordeling tilknyttet drift og vedlikehold av eiendommen. 1.4 Bruk av IK-systemet Beskrivelsen nedenfor viser koblingen mellom systematikken som er beskrevet i innledningen (punkt 1.1) og arbeidet som må gjøres for å ivareta internkontrollen ved de ulike eiendommene.

7 1 Generelt Dok. nr.: Ansvarsfordeling for de ulike punktene er i hovedsak Planlegging Undervisningsbygg har ansvaret for å planlegge internkontrollen, følge opp samt sikre at det foretas forbedringsarbeid Driftspersonell ved eiendommene er på vegne av Undervisningsbygg ansvarlig for å utføre aktivitetene i denne IK-permen Gjennomgå lover og forskrifter innen HMS for å finne aktuelle krav for drift og vedlikehold av eiendommene Vurdere risikoen for aktuelle eiendommer Definere ansvar og myndighet for arbeidsoppgaver knyttet til drift og vedlikehold av eiendommene. Fylle ut Tippelappen. Utarbeide årsplan for hva som skal kontrolleres og hvor ofte dette skal gjøres Utarbeide rutiner for utførelse av de ulike kontrollene ihht. årsplan (denne IK-permen) Utføre Gjennomføre de ulike kontrollene ihht. til rutiner og årsplan Fylle ut aktuelle sjekklister og eventuelle avviksmeldinger og arkiverer dette i IK-permen Sende utfylte rapporter, sjekklister og avviksskjema til Driftsingeniør ihht. rutine i IKpermen Følge opp Forbedre Følge opp om avvik er lukket Følge opp om månedsrapporter er sendt inn Følge opp om servicer er utført Utfører årskontroller av eget utstyr Utføre HMS-inspeksjoner for å verifisere hvordan IK-systemet fungerer Se på årsaken til at evt. årsplan eller rutiner ikke følges og vurdere hva som må foretas av forbedringer for å sikre at dette blir gjennomført. Iverksette forbedringsarbeid for å sikre et godt IK-system ihht. lover og forskrifter Revidere IK-permen Risikovurdering For å ha oversikt over hva som kan gå galt tilknyttet de enkelte eiendommene gjennomføres det risikovurderinger. Her er det ikke snakk om noen avansert analyse, men en enkel vurdering av hvor kan det skje en ulykke og hva er konsekvensen dersom den skjer. Dette har Driftsingeniørene gjennomført, og denne risikovurderingen er blant annet grunnlaget for det som presenteres i denne IK-permen, hvor aktuelle områder for oppfølging gjenspeiles i innholdsfortegnelsen Tippelappen Under punkt 1.3 vises det til at Tippelappen er en oversikt over ansvarsfordeling tilknyttet drift og vedlikehold av eiendommen. Tippelappen følger av prinsippavtalen mellom Undervisningsbygg og Utdanningsetaten. Den utfylte Tippelappen legges ved IK-permen under punkt Årsplan Med utgangspunkt i risikovurdering og tidligere erfaringer utarbeides en Årsplan. Denne Årsplanen er en oversikt over når de enkelte kontroller skal utføres. Se også pkt Aktivitetskalender. Side: 2 av 5

8 1 Generelt Dok. nr.: Det er også vist i hvilke uker månedsrapporten skal sendes inn til Undervisningsbygg. For mer informasjon, se punkt Aktivitetskalender Med bakgrunn i alle oppgaver som skal gjøres er det utarbeidet en oversikt over hva som skal gjøres i hvilke tidsintervaller (daglig, ukentlig, månedlig, halvårlig og årlig). Dette er en samlet oversikt over sjekkpunkter fra de ulike kapitlene i denne permen. For mer informasjon, se punkt Avvikshåndtering Alle avvik som observeres i forbindelse med internkontrollen skal registreres på tilhørende sjekkliste. De avvikene som fortsatt ikke er løst/utbedret innen utløpet av en måned registreres i månedsrapporten og på eget avviksskjema som sendes Undervisningsbygg. For mer informasjon, se punkt 2.5. Andre typer avvik som ikke passer i det ovennevnte, fortrinnsvis farlig forhold, uønsket hendelse eller ulykke, rapporteres på skjema Månedsrapport og besøksprotokoll Månedsrapporten gir driftsingeniøren en oversikt over feil og mangler ved forvaltningsenheten og utgjør et grunnlag for Driftsingeniøren til å iverksette tiltak for å få til forbedringer ved forvaltningsenheten. Dersom månedsrapporten ikke sendes er det vanskelig for Driftsingeniøren å vite hva som må gjøres av forbedringer. Skjema for månedsrapport omfatter et helt kalenderår og inneholder alle IK-områder som krever kontroll, uansett om de er aktuelle for forvaltningsenheten eller ikke. Men kun de som er aktuelle, skal fylles ut. Dette er avklart med driftsingeniøren. Månedsrapporten skal fortrinnsvis sendes til Undervisningsbygg første arbeidsdag i uken markert på Årsplanen. Besøksprotokoll sendes inn sammen med månedsrapport. For mer informasjon, se pkt Arkivering For å sikre at det tas vare på dokumenter slik at en kan se tilbake på hva som er utført, skal det arkiveres som følger: Forvaltningsobjektene arkiverer dokumentene relatert til aktiviteter i denne IK-permen i sine respektive kapitler i minimum 1 år. Undervisningsbygg tar vare på aktuell dokumentasjon relatert til IK-permen i minimum 2 år. 1.5 Rollefordeling Eier: Forvaltningsenhet: Forvalter: Undervisningsbygg Oslo KF Skoler / barnehager / SFO / idrettshaller Undervisningsbygg Oslo KF Postboks 6473 Etterstad, 0605 Oslo Tlf.: Faks: Overordnede lover og forskrifter Internkontrollforskriften Som beskrevet i pkt er Internkontroll i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) definert som: Systematiske tiltak Side: 3 av 5

9 1 Generelt Dok. nr.: som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Formålet med forskriften er å fremme helse, miljø og sikkerhet. Forskriften understreker ledelsens særlige ansvar, men forutsetter bred medvirkning fra alle i virksomheten. Det blir gitt bestemmelser om at den som er ansvarlig for virksomheten plikter å sørge for systematisk oppfølging av krav fastsatt i blant annet arbeidsmiljøloven, forurensningsloven, brann- og eksplosjonslovgivningen, produktkontrolloven, og lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr Strukturen i regelverket Lover og forskrifter Lover og forskrifter danner rammen for virksomhetens aktiviteter og de må overholdes. Lovene er overordnede og ytterligere krav gis i form av ulike forskrifter. Interne retningslinjer Dette viser hvordan virksomheten ivaretar aktuelle rettsregler. Denne IK-permen er interne retningslinjer som skal ivareta kravene i forhold til drift og vedlikehold av eiendommene. Veiledninger og standarder Veiledningene er anvisninger og eksempler på fremgangsmåter virksomheter kan bruke for å oppnå kravene i lover og forskrifter. Veiledningene er ikke juridisk bindende. Det er utarbeidet både internasjonale og nasjonale standarder som gir retningslinjer innen bestemte fagområder Helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen I dette avsnittet er oversikt over de aktuelle lovene, relatert til oppgaver beskrevet i denne IKpermen, som forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) er hjemlet i. For mer informasjon, se eller Lov om vern mot forurensninger og om avfall (Forurensningsloven) Denne lov har til formål å verne det ytre miljø mot forurensning og å redusere eksisterende forurensning, å redusere mengden av avfall og å fremme en bedre behandling av avfall. Loven skal sikre en forsvarlig miljøkvalitet, slik at forurensninger og avfall ikke fører til helseskade, går ut over trivselen eller skader naturens evne til produksjon og selvfornyelse. Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (Brann- og eksplosjonsvernloven) Loven har til formål å verne liv, helse, miljø og materielle verdier mot brann og eksplosjon, mot ulykker med farlig stoff og farlig gods og andre akutte ulykker. Side: 4 av 5

10 1 Generelt Dok. nr.: Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr Lovens formål er å sikre at elektriske anlegg og utstyr er slik utført og vedlikeholdt at mennesker, husdyr og eiendom er beskyttet mot farer og skader ved normal og fornuftig drift og bruk. Det skal også beskyttes mot direkte og indirekte berøring og skadelige termiske påkjenninger ved normal drift og ved unormale tilstander som overstrøm og overspenninger. Lov om produktkontroll (Produktkontrolloven) Lovens formål er å forebygge at produkt medfører helseskade eller miljøforstyrrelse i form av forurensning, avfall, støy eller lignende. Noen andre aktuelle lover Sivilforsvarsloven vedrørende drift og vedlikehold av tilfluktsrom Plan og bygningsloven Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Loven inneholder bestemmelser om saksbehandling, inhabilitet og klagegang Tilsynsmyndighetenes rolle Tilsynsmyndighetene skal informere og veilede om det regelverket de er tilsynsmyndighet for. De fører tilsyn med at kravene i HMS-lovgivningen oppfylles og at det er samsvar mellom arbeidsgivers dokumenterte internkontroll og etterlevelse i praksis. Fordi det er flere etater som fører tilsyn etter samme forskrift, men på forskjellig lovgrunnlag, vil disse samarbeide og samordne sin tilsynsvirksomhet. Tilsyn blir gjennomført ved systemrevisjoner og verifikasjoner. Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Faglig godkjent Systemgodkjent Revidering av IK-perm for Ingen vesentlige endringer. STPE MAAA TELI Prosjekt revidert IK-perm SPE MAA ASI Side: 5 av 5

11 Dok. nr.: Navn på vedlegg: 2 Overordnede dokumenter og oppgaver Ver.: 1.1 Godkjent dato: Vedlegg for: Prosedyre: Prosedyre IK-perm Dokumentnr.: Overordnede dokumenter og oppgaver 2.1. Tegninger (Fra LandLord) Her vedlegges tegninger som er aktuelle for forvaltningsenheten. Side: 1 av 16

12 2 Overordnede dokumenter og oppgaver Dok. nr.: Tippelappen VM Ansvaret for drifts- og vedlikeholdsoppgaver er fordelt mellom Undervisningsbygg og leietaker. Fordelingen er beskrevet i tippelappen som ligger ved her i IK-permen. Side: 2 av 16

13 2 Overordnede dokumenter og oppgaver Dok. nr.: Årsplan driftspersonell Årsplanen som ligger ved her, viser når de ulike kontrollene skal gjennomføres. Det er en fordel om denne henges synlig på veggen slik at en slipper å lete i IK-permen for å finne hva som skal gjøres. En kopi av årsplanen kan hele tiden ligge i IK-permen. Hvordan kontrollen skal utføres er nærmere beskrevet under de ulike kapitlene i denne IK-permen. Side: 3 av 16

14 2 Overordnede dokumenter og oppgaver Dok. nr.: [Denne siden skal erstattes av kapittel 2.3 Årsplan, se eget skjema] Side: 4 av 16

15 2 Overordnede dokumenter og oppgaver Dok. nr.: Aktivitetskalender driftspersonell Med bakgrunn i alle de oppgaver driftspersonellet skal gjøre for Undervisningsbygg er det utarbeidet en oversikt over oppgavene og deres tidsintervall. Dette er kalt en aktivitetskalender. Oversikten baserer seg på alle kontrollpunktene som finnes i hvert underkapittel (for eksempel pkt Veiledning for kontroll under kapittelet om lekeplassutstyr). Hensikten er å gjøre arbeidet mer oversiktlig for driftspersonellet. I aktivitetskalenderen finnes alle kontrollpunktene som Undervisningsbygg ønsker skal foretas fordelt på dag, uke, måned, halvår og år. Listen kan for eksempel skrives ut og tas med på inspeksjonsrunder i forvaltningsenheten. En mer utførlig forklaring på hva som skal gjøres finnes under det enkelte kapittel. Aktivitetskalendrene inneholder kun stikkord og angir hvilke tidsrom som gjelder. Side: 5 av 16

16 2 Overordnede dokumenter og oppgaver Dok. nr.: [Denne siden skal erstattes av kapittel 2.4 Aktivitetskalender, se eget skjema (side 1/2)] Side: 6 av 16

17 2 Overordnede dokumenter og oppgaver Dok. nr.: [Denne siden skal erstattes av kapittel 2.4 Aktivitetskalender, se eget skjema (side 2/2)] Side: 7 av 16

18 2 Overordnede dokumenter og oppgaver Dok. nr.: Avvikshåndtering driftspersonell For å sikre at feil og mangler blir rettet opp er det viktig at disse blir registrert. Her benyttes avviksskjemaet, skjema Avvikene merkes i henhold til veiledningen nederst i skjemaet. Driftspersonell registrerer fortløpende avvik og iverksetter tiltak der det lar seg gjøre. Avvik som ikke er lukket i løpet av måneden eller er av en slik karakter at Undervisningsbygg må overta ansvaret sendes Undervisningsbygg sammen med månedsrapporteringen som er beskrevet i punkt 2.6. Driftspersonell er ansvarlig for å holde avviksskjemaet løpende oppdatert. Driftsingeniøren skal melde tilbake til forvaltningsenheten om hva som gjøres med avvik som ikke er lukket innen en måned. Kritiske avvik som oppdages utenfor driftsingeniørens arbeidstid rapporteres til Undervisningsbyggs vakttelefon, telefonnr Aktuelle vakttelefon opereres av en driftsingeniør og vedkommende beslutter videre aksjoner. Hvis vaktmester oppdager farlige forhold, uønsket hendelse eller ulykke, som kan få innvirkning på personsikkerhet, ønsker Undervisningsbygg å få rapport om dette gjennom bruk av skjema Skjema gjelder personsikkerhet for alt som vedrører skolen, for eksempel takstein som faller ned, elever som skader seg på lekeapparater, etc. Skjema må ikke forveksles med den øvrige månedsrapportering som følger av skjema Side: 8 av 16

19 2 Overordnede dokumenter og oppgaver Dok. nr.: [Denne siden skal erstattes av kapittel Avviksskjema, se eget skjema] Side: 9 av 16

20 2 Overordnede dokumenter og oppgaver Dok. nr.: [Denne siden skal erstattes av kapittel Rapport om farlig forhold, uønsket hendelse eller ulykke, se eget skjema] Side: 10 av 16

21 2 Overordnede dokumenter og oppgaver Dok. nr.: Månedsrapport og besøksprotokoll Månedsrapporten skal sendes inn hver måned. Årsplanen (pkt 2.3) angir tidspunktet (senest den 5. i påfølgende måned). For hver måned skal det krysses av for hvert aktuelt IK-område om kontroll er utført (Ja) eller ikke (Nei). I tillegg skal det fylles ut det totale antallet nye avvik som oversendes Undervisningsbygg for den aktuelle måned. Utgangspunktet for denne rapporteringen er sjekklistene som finnes under kapitlene for de ulike fagområdene. Månedsrapporten skal signeres av ansvarlig ved forvaltningsenheten (rektor eller inspektør, eventuelt en annen person som er tildelt ansvaret) og driftspersonellet. Rapporten kan sendes inn på to måter; enten utfylt på papir eller elektronisk ved at skjemaet fylles ut på PC. Ved elektronisk levering, gjøres dette ved at ansvarlig skriver initialer i signaturrubrikken og sender skjemaet som vedlegg til e-post fra rektors PC. Avviksskjema for den aktuelle måneden skal også sendes inn. Hvis man leverer månedrapporten elektronisk, skal avviksskjemaet også sendes elektronisk. Besøksprotokoll for drift og vedlikehold skal legges ved månedsrapporten. Hver forvaltningsenhet har i administrasjonen en blokk med besøksprotokoller kun til bruk for Undervisningsbygg. Her skal samtlige personer som utfører arbeid bestilt av Undervisningsbygg skrive seg inn og ut ved arbeid på den enkelte forvaltningsenhet. Det er ikke tilstrekkelig at kun én representant for flere arbeidere fra samme firma signerer. Ved arbeider innen ordinær drift og som strekker seg over mer enn en dag må hver enkelt arbeider skrive seg inn og ut hver dag. Besøksprotokollen sendes til driftsingeniør minst en gang hver måned sammen med månedsrapport. Besøksprotokollen kan vanskelig fylles ut i tidsrom hvor det ikke er noen tilstede i administrasjonen på forvaltningsenheten, for eksempel i sommerferien eller utenfor ordinær arbeidstid (morgen, kveld og helg). Undervisningsbygg blir da nødt til å stole på den egenkontroll som hvert enkelt firma har og det underbilag som sendes med den enkelte faktura. Side: 11 av 16

22 2 Overordnede dokumenter og oppgaver Dok. nr.: [Denne siden skal erstattes av kapittel Månedsrapport, se eget skjema] Side: 12 av 16

23 2 Overordnede dokumenter og oppgaver Dok. nr.: [Denne siden skal erstattes av kapittel Besøksprotokoll, se eget skjema] Side: 13 av 16

24 2 Overordnede dokumenter og oppgaver Dok. nr.: Oversikt over serviceavtaler Med bakgrunn i erfaringer og rapporterte avvik iverksetter Driftsingeniør serviceavtaler for forvaltningsenhetene. Driftsingeniør er ansvarlig for disse avtalene og alle servicerapporter skal sendes til Undervisningsbygg ved Driftsingeniør. Driftspersonellet bistår servicefirma i henhold til vedlagte oversikt for serviceavtaler i denne IKpermen. Driftspersonellet sikrer at servicefirma signerer i Besøksprotokollen. Skjema for serviceavtaler skal fylles ut som følger: Overskrift Ledetekst Hva skal fylles ut Kommentarer EIENDOM Navnet på skolen / idrettshallen / svømmehall EIER Undervisningsbygg Oslo KF Forhåndsutfylt GNR.-BNR VAKTMESTER TEKNISK ANSVARLIG FORVALTER Eiendommens gårds- og bruksnummer Navn på vaktmester/vaktmestertjeneste Navn på Driftsingeniør Navn på Eiendomsforvalter Tabell: Kolonnetekst Hva skal fylles ut Kommentarer Service på Type utstyr som krever tilsyn Firma Hvilket firma utfører tilsynet Hvis vi har krav om tilsyn, men utfører det selv, skriv dette, evt. at det utføres av forvaltningsenheten eller vaktmester. Telefon Kontaktperson Inngått Hvilke telefonnummer kan ansvarlig treffes på Navn på firmaets kontaktperson Dato når avtalen/kontrakten ble inngått Varighet Hvor lenge kontrakten løper Angi dato for utløp eller antall år den løper. Angi også om eventuelle muligheter for forlengelse. Ant. besøk Hvor mange tilsyn pr. år Planlagt besøk Når skal tilsyn utføres (måned) Angi måned (med mnd nr.) når tilsyn er planlagt, for eksempel 5, 11 når tilsyn skal skje i mai og november. Merknader Spesielle ting å være oppmerksom på Alle felt skal fylles ut for alt utstyr som er underlagt tilsyn (utenom Merknader) Side: 14 av 16

25 2 Overordnede dokumenter og oppgaver Dok. nr.: SERVICEAVTALER EIENDOM EIER Undervisningsbygg Oslo KF GNR.-BRN VAKTMESTER TEKNISK ANSVARLIG FORVALTER Service på Firma Telefon Kontaktperson Inngått Varighet Ant. besøk Planlagt besøk Merknader Brannalarm Nød-/ledelys Slukkeutstyr Røykluker Sprinkleranlegg Varmeanlegg Ventilasjonsanlegg Grunnvannspumper Heis Lekeapparat Brøyting/strøing/feiing Idrettsutstyr/skillevegger El. anlegg Side: 15 av 16

26 2 Overordnede dokumenter og oppgaver Dok. nr.: Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Faglig godkjent Systemgodkjent Revidering av IK-perm. Vakttelefon og nytt skjema for HMS, nr , integrert. STPE MAAA TELI Prosjekt revidert IK-perm SPE MAA ASI Side: 16 av 16

27 2.3 Årsplan Årsplan - internkontroll (tabellen viser kun kontrollintervallene) År: Anlegg Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Utstyr BRANN Manuelt slokkeutstyr Nødlys Brannklasifiserte dører Rømningsveier Brannvegger Brannalarm 4.0 ELEKTRISKE ANLEGG Sikringskap/tavler Ledningsopplegg i bygget Matriell/utstyr Diverse elektro 2.3 Årsplan Dok. nr.: HEISER Funksjonstest 2 veis kommunikasjon Heismaskinrom 6.0 VVS OG VARMEANLEGG Tekn rom ventilasjon Tekn rom varmeanlegg Varmeanlegg Sanitæranlegg Sprinkleranlegg Internt vannfordelingsnett Dusjhoder/slanger Kimtalls- og bakteriemåling Automatikk/SD 7.0 ENERGIOPPFØLGING Avlesning av målere 8.0 LEKEAPPARATER OG UTEAREAL Daglig visuell kontroll iht veiledningen 9.0 IDRETTSUTSTYR/SKILLEVEGGER Skillevegger Fastmontert utstyr Generelt utstyr 10.0 BYGG Kontroll av tak Kontroll av fasader Utomhusanlegg Snø på tak Interne laster 11.0 TILFLUKTSROM Kontroll i henhold til kap FORURENSNING Veske til grunnen, avfall, støy 13.0 SVØMMEBASSENG Driftskontroll svømmebasseng

28 2.4 Aktivitetskalender Dok. nr.: Aktivitetskalender Aktivitetskalenderen er en huskeliste for kontrollrunder. Avvik fra gjeldende regler og standarder som er Undervisningsbyggs ansvar skal meldes til driftsingeniøren på skjema 2.5. Denne listen skal ikke sendes Undervisningsbygg. En sjekkliste med mer forklaring finnes under det enkelte kapittel i IK-permen. Nummeret til venstre i tabellen under viser hvilket kapittel. Listen kan for eksempel skrives ut og tas med på inspeksjonsrunder i forvaltningsenheten. Aktivitetskalenderen inneholder kun stikkord og angir hvilke tidsrom som gjelder. For helhetlig oversikt over kontroll av svømmehaller, se kapittel 13. IK-perm Daglige kontroller 3 Rømningsveier frie og fungerer? Dører kan åpnes ok? 3 Lys i rømningsskilt og nødlys virker og rengjort? 3 Sjekke tablået (Brannsentralen). 5 Teste at heisene virker som de skal. Lys, dører, anvisere ok? Styreskinne rengjort? 6 Se etter lekkasjer. 8 Vurder faren for takras og istapper om vinteren. Sperr av om nødvendig. Kontroller at snøen er ryddet og gangveiene strødd. 10 Se etter at porter og gjerder er i orden og at vinduer og dører fungerer. 13 Svømmebasseng: Kontroller etter driftsinstruksen, sirkulasjonssystem og doseringsanlegg ok? Rens filtre. Overløpsrenner, utjevning/sirkulasjon og desinfeksjon ok? 8, 9 Inspisere utearealene, lekeapparatene og idrettsutstyret. Fjerne stein, greiner og andre fremmedelementer fra fallunderlaget. Eventuelt sperre eller fjerne apparater og utstyr som er ødelagt eller har for hardt eller glatt underlag om vinteren. Rak eller spa opp sand og bark i fallunderlag som er hardt. IK-perm Ukentlige kontroller 5 Sjekke toveiskommunikasjon, alarm og ringeklokke i heiser. 6 Gjennomskyll dusjer som sjelden er i bruk. 7 Avlesning av energi- og vannmålere. Før inn resultater. 9 Skillevegger: Instruks på plass, hel og i orden, føringsvei, drivsystem, nødstopp og nøkkelboks ok? 9 Senkbart idrettsutstyr, wirer, stag, kjettinger, bommer, ringer ok? 9 Mål (festet i bakken?), bukker, hesten etc. ok? 10 Fra oktober til april: Sjekke taksluk. 13 Svømmebasseng: Returspyling av filtrene IK-perm Månedlige kontroller 3 Kontrollere slokkeutstyr. Manometre, riste apparatet, intakt slange, rull ut uten hindring, kraner fungerer, merking ok?

29 2.4 Aktivitetskalender Dok. nr.: Kontrollere branndører. Skraper, hull eller sprekker, magneter og pumper løser ut, døren lukkes, listing tett og uten brudd? 4 Sikringsskap og tavlerom. Rent og ryddig, varmgang, branntetting, låst, merking ok? 4 Ledningsopplegg. Helt og festet, bruk av skjøteledninger, stikkontakter, brytere ok? 4 Printere, kopimaskiner, kaffetraktere ok? 5 Heismaskinrom: Ryddig, journal på plass, lekkasjer, skader? 6 Ventilasjon og varme: Ulyder eller vibrasjoner, roterende varmegjenvinner går, vannlekkasjer, avløp, alarmer, vanntrykk, nivåer, oljetank? 6 Varme: Gulvvarme og radiatorer, luft i systemet? Vanntrykk og nivåer? 6 Sanitær: Armaturer, ventiler, servanter, klosett, prøve hovedstoppekran. Ok? 6 Sprinkleranlegg: Manometertrykk, turbinklokker, åpen hovedstengeventil, reservehoder, loggføres. 6 Legionella: Temperaturer på beredere og tappesteder ok? 6 SD-anlegg: Alarmer, temperaturer, driftstider ok? 10 Bygning: Beslag, tekking, takstein, piper, takrenner, snødybde etc. ok? Fasader, kledning, vinduer, ytterdører, trapper, lukkere, skilter, belysning ok? 10 Utomhus: Kummer, kumlokk, rister og sandfang ok? 13 Svømmebasseng: Sende bakterieprøve av bassengvannet. IK-perm Halvårlige kontroller 3 Funksjonstest brannalarmanlegg. Alle klokker ringer, brannpanel viser riktig, dører lukkes? 6 Kontroll og rens av legionella. Se kapittel 6 for komplett veiledning. IK-perm Årlige kontroller 3 Endring i brannvegger. Hull, flytting av vegg, branntetting ok? 6 Tømming og gjennomspyling av beredere. 11 I tilfluktsrom skal listen i pkt 11.3 følges. 12 Lager av farlig avfall tømmes og sendes til godkjent mottak. Sjekk for korrosjon og lekkasjer. Støy eller rystelser ok?

30 2.4 Aktivitetskalender Dok. nr.: IK-perm Feriekontroll (Denne gjøres når forvaltningsenheten skal stenges for lengre tidsrom) Visuell kontroll av hovedtavler og underfordelinger. Tavlene skal være ryddige, rene og fri for fremmedelementer. Visuell kontroll av shunter, reimer, filtre, sjekk av koblinger for eventuelle lekkasjer. Alle tavlerom og tekniske rom skal være låst. Sjekk av fyringsanlegg temperatur, ulyder. Er det nok olje på tankene i juleferien? Vinduer og dører er uten skader og låst og lukket. Brannvarslingsanlegget er OK Innvendig sluk fylle vann. Utvendig sluk rense eventuelt sjekke varmekabler. Sjekk at eventuelle varmekabler er i funksjon. Vannkraner utsatt for frost stenges og tappes for vann. Slå av unødvendig belysning. Sørge for at eiendommen er tilstrekkelig oppvarmet slik at frostskader ikke skjer. Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Faglig godkjent Systemgodkjent Revidering av IK-perm for Ingen vesentlige endringer. STPE MAAA TELI Prosjekt revidert IK-perm SPE MAA ASI

31 2.5.1 Avviksskjema for IK-perm Dok. nr.: Avviksskjema Avviksskjema Avviksskjema nr:. Skole: Dato: Område Avviksnr. Feil/mangler Ansvar UBF/skolen Utført Sign. Eksempel: 8.1 Huske nr 2, ved inngang B, har løse fundamenter. UBF Avviksnummeret skal ha to siffer. Det første beskriver hvilken kategori (lekeapparater=6) som har feil. Det andre sifferet beskriver feilnummeret i den kategorien (her: første avvik for lekeapparater). Send skjemaet til Undervisningsbygg en gang pr måned. Avvik som haster meldes umiddelbart til driftsingeniør. Utenfor ordinær arbeidstid meldes hastesaker til vakttelefon for Undervisningsbygg, tlf.nr Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Faglig godkjent Systemgodkjent Revidering av IK-perm for Ingen vesentlige endringer. STPE MAAA TELI Prosjekt revidert IK-perm SPE MAA ASI

32 2.5.2 Skjema - Rapport om farlig forhold, uønsket hendelse eller ulykke Rapport om farlig forhold, uønsket hendelse eller ulykke Innrapportert av: HENDELSE Dato Skole Bygning Arbeidsoperasjon Skadeomfang Hva skjedde Antatt årsak Forslag til forebyggende tiltak VED PERSONSKADE Navn KORRIGERENDE TILTAK (Fylles ut når hendelsen har blitt diskutert og beslutning er tatt) Skjema RTV blankett A fylt ut og sendt Trygdekontor: Ja: Nei: Hvilken type behandling har den skadde fått: Ingen: Førstehjelp: Lege: Sykehus: Legevakt: Annet: Sted: Dato: Sign: NB! Siste oppdaterte dokument finnes alltid i PorSmart

33 2.6.1 Månedsrapport Månedsrapport Dok.nr.: Månedsrapport Skolens egenkontroll av IK mappe sendes driftsingeniør månedlig - faks evt e-post Skriv inn skolens navn her: Brannvern 4.0 Elektrisk anlegg 5.0 Heiser 6.0 VVS og varmeanlegg 7.0 Energioppfølging 8.0 Lekeapparater og uteareal 9.0 Fastmontert idrettsutstyr 10.0 Bygg 11.0 Tilfluktsrom 12.0 Forurensning 13.0 Svømmebasseng Antall nye avvik sendt: Vedlagt følger avvikskjema nr: Signatur av vaktmester: Signatur av den ansvarlige: Dato: JAN FEB MARS APR MAI JUNI JULI AUG SEPT OKT NOV DES kontroll kontroll kontroll kontroll kontroll kontroll kontroll kontroll kontroll kontroll kontroll kontroll Ja Nei Ja Nei Ja Nei Ja Nei Ja Nei Ja Nei Ja Nei Ja Nei Ja Nei Ja Nei Ja Nei Ja Nei For hver måned skal det krysses av for hvert aktuelt IK-område om kontroll er utført (Ja) eller ikke (Nei). I tillegg skal det fylles ut det totale antallet nye avvik som oversendes Undervisningsbygg for den aktuelle måned. Månedsrapporten skal signeres av ansvarlig ved skolen (rektor eller inspektør) og vaktmester. Avviksskjema med avvik for aktuell måned skal også sendes inn. Hvis man leverer månedsrapporten elektronisk, skal avviksskjema også leveres elektronisk.

34 2.6.2 Besøksprotokoll Dok. nr.: Besøksprotokoll Besøksprotokoll Skolens navn: Firmanavn Dato Navn Inn Ut Signatur Hver skole har i administrasjonen en blokk med besøksprotokoller kun til bruk for Undervisningsbygg. Her skal samtlige personer som utfører arbeid bestilt av Undervisingsbygg skrive seg inn og ut ved arbeid på den enkelte skole. Det er ikke tilstrekkelig at kun én representant for flere arbeidere fra samme firma signerer. Ved arbeider innen ordinær skoledrift og som strekker seg over mer enn en dag må hver enkelt arbeider skrive seg inn og ut hver dag. Besøksprotokollen sendes til driftsingeniør minimum hver måned sammen med månedsrapport. Faks: eller e-post: postmottak@ubf.oslo.kommune.no Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Faglig godkjent Systemgodkjent Revidering av IK-perm for Ingen vesentlige endringer. STPE MAAA TELI Prosjekt revidert IK-perm SPE MAA ASI

35 Dok. nr.: Navn på vedlegg: 3 Brannvern Ver.: 1.1 Godkjent dato: Vedlegg for: Prosedyre: Prosedyre IK-perm Dokumentnr.: Brannvern 3.1 Service-/rammeavtale (kun for driftsingeniør) Oversikt over branntekniske installasjoner og utstyr med serviceavtale: Brannalarmanlegg Manuelt slokkeutstyr Nødlys/ledelys Branntetting Røykluker Sprinkleranlegg Andre

36 3 Brannvern Dok. nr.: Rapporter på service (kun for driftsingeniør) Side: 2 av 6

37 3 Brannvern Dok. nr.: Sjekkliste med avvik Sjekkliste med avvik Område: 3 Brannvern Skole: Dato: Bygg: Sign: Kontrollhyppighet: Daglig, månedlig, halvårlig og årlig Manuelt slokkeutstyr OK Ja Nei Sted og beskrivelse av feil Avviksnr Avvik lukket Nødlys Brannklassifiserte dører Rømningsveier Brannvegger Brannalarmanlegg Stående avvik (ikke utførte avvik) overføres til avviksskjema nr 2.5 Side: 3 av 6

38 3 Brannvern Dok. nr.: Veiledning for kontroll Slokkeutstyr Viser manometer tilfredsstillende trykk Apparatet ristet og snus Er brannslanger intakte, uten hull og sprekker Kan brannslangene rulles ut uten hindringer Fungerer kranene uten hindring Er merkningen tilfredsstillende Nødlys Fungerer lyspærer/rør Er nødlys uten synlige skader Trenger skiltene rengjøring Er skiltene entydig? (angir de riktig retning) Brannklassifiserte dører Rømningsveier Brannvegger Er dørene uten skraper, hull og sprekker Løser magnetene, pumpene seg ut Går dørene uhindret igjen og i lukket tilstand Gjør slepelist, terskel eller brannfuge døren tett mot gulv Er rømningsveiene ryddige, uten for hindringer og frie for brennbare materialer Er utvendig del av rømningsveiene uten hindringer, snø og lignende Kan dørene åpnes uhindret Er rømningsveiene godt opplyst, med riktig retning Er disse intakt og uten svekkelser og hull Er gjennomhullinger riktig tilpasset og tettet Brannalarmanlegg Ringer alle alarmklokker Fungerer overførselen av meldinger til frontpanel (vises detektor nr./ sløyfe nr. i displayet) Lukkes dører og porter som er koplet til anlegget Side: 4 av 6

39 3 Brannvern Dok. nr.: Branntekniske tegninger (kun for driftsingeniør) Her skal det alltid ligge oppdaterte branntegninger fra LandLord. Det er viktig at driftsingeniør bruker branntegningene ved endringer i bygget. Husk å gi tilbakemelding til LandLord-gruppen. Side: 5 av 6

40 3 Brannvern Dok. nr.: Lagringstillatelse for LPG / dispensasjoner Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Faglig godkjent Systemgodkjent Revidering av IK-perm for Ingen vesentlige endringer. STPE MAAA TELI Prosjekt revidert IK-perm SPE MAA ASI Side: 6 av 6

41 Dok. nr.: Navn på vedlegg: 4 Elektriske anlegg Ver.: 1.1 Godkjent dato: Vedlegg for: Prosedyre: Prosedyre IK-perm Dokumentnr.: Elektriske anlegg 4.1 Service- / rammeavtale (kun for driftsingeniør)

42 4 Elektriske anlegg Dok. nr.: Rapporter på service (kun for driftsingeniør) Rapporter på service Mottatt (dato) Utført (dato) Feil/mangler (ja/nei) Utbedret Anmerkninger Anmerkninger Side: 2 av 5

43 4 Elektriske anlegg Dok. nr.: Sjekkliste med avvik Sjekkliste med avvik Område: 4 Elektrisk anlegg Skole: Dato: Bygg: Sign: Kontrollhyppighet: Månedlig Sikringsskap OK Ja Nei Sted og beskrivelse av feil Avviksnr Avvik lukket Ledningsopplegg Materiell/utstyr Diverse elektro Side: 3 av 5

44 4 Elektriske anlegg Dok. nr.: Veiledning for kontroll Sikringsskap / tavlerom Skal være rent og ryddig, oppbevaring av løse gjenstander skal ikke forekomme. Kontrolleres for varmgang, brente ledninger etc. Branntetting kontrolleres Skal holdes låst Er merking / kursfortegnelse i orden Ledningsopplegg i bygget Er kabler forsvarlig festet og isolasjon uten synlige skader Er bruk av skjøteledninger forsvarlig Materiell/utstyr Fungerer stikkontakter, brytere, belysning etc. som forutsatt Er alt utstyr forsvarlig festet og helt Diverse elektro Sjekk annet løst elektrisk utstyr (kopimaskin, PC, kaffetrakter, etc.) Side: 4 av 5

45 4 Elektriske anlegg Dok. nr.: Samsvarserklæring (Kun for driftsingeniør) Samsvarserklæringen skal oppbevares i hele installasjonens levetid. Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Faglig godkjent Systemgodkjent Revidering av IK-perm for Ingen vesentlige endringer. STPE MAAA TELI Prosjekt revidert IK-perm SPE MAA ASI Side: 5 av 5

46 Dok. nr.: Navn på vedlegg: 5 Heiser Ver.: 1.1 Godkjent dato: Vedlegg for: Prosedyre: Prosedyre IK-perm Dokumentnr.: Heiser 5.1 Service- / rammeavtaler (kun for driftsingeniør)

47 5 Heiser Dok. nr.: Rapporter på service (kun for driftsingeniør) Rapporter på service Mottatt (dato) Utført (dato) Feil/mangler (ja/nei) Utbedret Anmerkninger Anmerkninger Side: 2 av 5

48 5 Heiser Dok. nr.: Sjekkliste med avvik Sjekkliste med avvik Område: 5 Heiser Skole: Dato: Bygg: Sign: Kontrollhyppighet: Daglig, ukentlig, månedlig Funksjonstest OK Ja Nei Sted og beskrivelse av feil Avviksnr Avvik lukket Heismaskinrom 2-veis kommunikasjon/ heisalarm Side: 3 av 5

49 5 Heiser Dok. nr.: Veiledning for kontroll Funksjonstest (daglig) Virker heisen som den skal. Ktr. kupelys, etg. anvisere, nødlys, brytere, etc. Går dørene lett og uten hinder. Er styreskinne rengjort 2 veis kommunikasjon / heisalarm (ukentlig) Test av alarm Oppnås kontakt med mottaker. Virker ringeklokke Heismaskinrom (månedlig) Er rommet ryddig og rengjort. Er heisjournal til stede. Sjekk for lekkasjer / skader, etc. Side: 4 av 5

50 5 Heiser Dok. nr.: Korrespondanse med heiskontrollen (Kun for driftsingeniør) Rapporter og annen korrespondanse med heiskontrollen arkiveres her. Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Faglig godkjent Systemgodkjent Revidering av IK-perm for Ingen vesentlige endringer. STPE MAAA TELI Prosjekt revidert IK-perm SPE MAA ASI Side: 5 av 5

51 Dok. nr.: Navn på vedlegg: 6 VVS og varmeanlegg Ver.: 1.1 Godkjent dato: Vedlegg for: Prosedyre: Prosedyre IK-perm Dokumentnr.: VVS og varmeanlegg 6.1 Service-/ rammeavtale (kun for driftsingeniør)

52 6 VVS og varmeanlegg Dok. nr.: Rapporter på service (kun for driftsingeniør) Rapporter på service Mottatt (dato) Utført (dato) Feil/mangler (ja/nei) Utbedret Anmerkninger Anmerkninger Side: 2 av 9

53 6 VVS og varmeanlegg Dok. nr.: Sjekkliste med avvik Sjekkliste med avvik Område: 6 VVS og varmeanlegg Skole: Bygg: Dato: Sign: Kontrollhyppighet: Daglig, ukentlig, månedlig, halvårlig og årlig OK Sted og beskrivelse av feil Avviksnr Avvik lukket Ja Nei Tekniske rom ventilasjon Tekniske rom varmeanlegg Varmeanlegg Sanitæranlegg Interne vannfordelingsnett Dusjhoder Automatikk/SD-anlegg Side: 3 av 9

54 6 VVS og varmeanlegg Dok. nr.: Veiledning for kontroll Teknisk rom ventilasjon Skal være rent og ryddig, oppbevaring av løse gjenstander skal ikke forekomme Lytt etter ulyder / vibrasjoner Kontroller at roterende varmegjenvinner går Sjekk for vannlekkasjer Sjekk avløp / sluk Kontroller styretavle for alarmer/feil Ventilasjon for bad Teknisk rom varmeanlegg Varmeanlegg Sanitæranlegg Sprinkleranlegg Skal være rent og ryddig, oppbevaring av løse gjenstander skal ikke forekomme Lytt etter ulyder fra pumper, brennere, etc. Sjekk vanntrykk og nivåer, etterfyll hvis nødvendig Sjekk for lekkasjer Kontroll av oljetank og oljenivå. OBS lekkasjer og mulig miljøskade Kontroller for lekkasjer, lytt på rørene om det er luft i systemet. Sjekk at radiatorer / gulvvarme fungerer OK Sjekk at armaturer, ventiler, servanter, klosett, etc. er hele og ingen tegn til lekkasjer Funksjonsprøv hovedstoppekran Les av manometertrykk over og under alarmventil Sjekk turbinklokkene Kontroller at hovedstengeventilen står i åpen stilling Kontroller at det forefinnes reservehoder i sprinklerrommet Loggfør resultatene Interne vannfordelingsnett (kontroll av legionella) Årlig tømming og gjennomspyling av beredere Halvårlig (etter jule- og sommerferie) sjokkoppvarming ved å gjennomspyle i 5-10 min med varmtvann (65 ºC). Beredertemperaturen må justeres til ca ºC, for å oppnå 65 ºC på tappestedet/dusj Halvårlig (etter jule- og sommerferie) desinfeksjon med klor (evt. som erstatning for sjokkoppvarming, der dette ikke er mulig) Månedlig kontroll av at bereder temperaturen er over 65 ºC. Månedlig kontroll av at vanntemperaturen er over 55 ºC etter 1 min. på et utvalg av tappesteder Ukentlig gjennomskylling av dusjer som sjelden er i bruk Dusjhoder (kontroll av legionella) Hvert halvår (etter jule- og sommerferie) demonteres og rengjøres dusjhodene og evt. dusjslanger for fjerning av belegg v.hj.a. klorering/koking, der det ikke oppnås temperatur over 65 ºC ved gjennomspyling Side: 4 av 9

55 6 VVS og varmeanlegg Dok. nr.: Kimtalls- og bakteriemåling (kontroll av legionella) Dette er prøver som legges inn månedlig. Veiledning til forskriften anbefaler å starte med denne hyppigheten for å kartlegge anlegget Hvor prøvene tas, og hvor mange, avtales med driftsingeniør og vurderes ut fra kompleksiteten i anlegget Prøvene sendes til laboratorium for analyse. Dersom laboratoriet ikke melder om for høye verdier, kan hyppigheten av prøvene reduseres til kvartalsvis Automatikk / SD-anlegg Kontroll og sjekk ut evt. alarmer Sjekk temperaturer Kontroll av driftstider Side: 5 av 9

56 6 VVS og varmeanlegg Dok. nr.: Forslag til kontroll for legionella Leiekontrakten vil være førende for om det er leietaker eller Undervisningsbygg som er ansvarlig for utførelsen av nedennevnte kontroller. Skjemaer og tekst er hentet fra Forebygging av legionellasmitte en veiledning", Denne er laget av Norsk folkehelseinstitutt for å underbygge forskriften. Her finnes oversikt over det som kreves og alle krav er satt opp i tabellform Den ansvarlige skal, avhengig av leiekontrakt, sørge for at dette oppfylles i henhold til forskrift og veiledning. Punkter som er oppført i tabellene, strykes med en kommentar om det som er utført slik at dette bare kan kontrolleres ved neste gjennomgang av de enkelte anlegg. Det skal gjøres en risikovurdering av alle anlegg. I en risikovurdering må alle potensielle oppvekstområder for legionellabakterier, også kaldtvannsledninger der vannet i perioder kan ha unormalt høy temperatur, samt tappepunkter, identifiseres. Risikovurderingen skal danne grunnlag for prioritering av legionellaforebyggende tiltak. En risikovurdering bør omfatte følgende: 1. Identifisere installasjoner som kan innebære risiko for vekst av legionellabakterier. 2. Identifisere fra hvilke deler av disse installasjonene som kan spre aerosoler som kan inneholde legionellabakterier. 3. Kartlegge mulige risikoområder for legionellavekst i identifiserte installasjoner. 4. Vurdere sannsynlighet for legionellaforekomst i disse risikoområdene. 5. Vurdere eksponeringspotensialet (alvorlighet) - hvor mange kan bli eksponert for legionellaforurenset aerosol, og er det utsatte grupper (gamle, syke mv.). 6. Identifisere hva som er gjort for å forhindre overføring av legionellabakterier via aerosol (eksisterende drifts- og vedlikeholdsrutiner). Årlig kontroll må omfatte: Oppdatering av flytskjema av VVS-systemet og tegninger over bygget. Alle endringer siden forrige kontroll skal være inntegnet. Tegninger skal være tilgjengelige. Tømming av varmtvannsberederen og undersøkelse av bunnen med tanke på slamdannelse, der dette er mulig. Om nødvendig må varmtvannsberederen rengjøres/desinfiseres. Kontroll med drifts- og vedlikeholdsrapportene for kaldt- og varmtvannsanlegget, at disse er lett tilgjengelige, er oppdaterte og spesifiserte med tiltak iverksatt i løpet av det foregående året (inkludert iverksettelsesdatoer). Tappesteder som ikke brukes, bør fjernes dersom det er mulig å kutte tilførselsledningene helt inntil ledningen de går ut fra. Dersom det finnes lagertank for kaldtvann: Tanken rengjøres og desinfiseres, og mangler utbedres. Det må vurderes om temperaturen på vannet i kaldtvannstanken til tider vil overskride 20 C, og eventuelt i hvor lange perioder dette inntreffer. Dersom vannet vil ha en temperatur på 20 C eller varmere, mer eller mindre sammenhengende, i lengre periode enn 1 måned, må rengjøring og desinfeksjon utføres i slutten av hver slik månedsperiode. De følgende tabellene vil være til god hjelp når kontrollrutiner skal settes opp. Side: 6 av 9

57 6 VVS og varmeanlegg Dok. nr.: Eksempel på sjekkliste som grunnlag for vurdering av risiko og for planlegging av tiltak. Emne Anbefalinger Drifts- og vedlikeholdsinstruks. Tegninger av vannfordelingsnettet. Servicetilgjengelighet rundt beredere/vekslere. Varmtvann oppvarmet med varmekabler. Blindsoner Er det synlige forurensninger i berederen /veksleren? Vurder om det er mulig å tappe. Temperatur på beredere. Blandeventil ut fra bereder/varmeveksler. Temperatur på batterier ved dusjer med "ferdig blandet vann"/ Termostatstyrte blandebatterier. Anleggets kapasitet tappetemperatur. Anleggets kapasitet returtemperatur v/sirkulasjon. Synlig biofilm i dusjhodene. Mikrobiologiske prøver. Internkontroll. Rutiner for melding til kommunen. Rutiner for å utføre legionellaprøver ved utbrudd og mistanke om utbrudd. Skal foreligge på norsk (evt. dansk eller svensk). Skal foreligge oppdaterte og korrekte tegninger/skisser. Skal være tilrettelagt for fysisk inspeksjon, vedlikehold og renhold (f.eks. dreneringsventiler i bunn av beredere). Skal gi >60 C i hele nettet. Alle synlige (helst også ikke synlige) må lokaliseres og fjernes, evt. må det installeres tappepunkter for ukentlig tapping Skal være minst mulig forurensning. Tappekran/bunnventil er nødvendig for å muliggjøre rengjøring. Skal holde temperaturen i alt vann i beredere over 70 C i minst 1 time per dag. Sirkulasjonspumpe i bereder kan være nødvendig i store anlegg. Skal være satt slik at temperaturen er >60 C når vannet når fram til blandebatteriet Temperaturen må være >60 C fram til blandebatteriet, som bør være så nære dusjhodene som mulig. Skal kunne gi over 60 C innen 1 minutts tapping i alle dusjer. Skal være over 60 C i sirkulasjonsledning. Skal være minst mulig biofilm. Kimtall og legionellaprøver som grunnlag for å legge opp forebyggende rutiner, og å vurdere virkning av dem. Innretningen må inngå i virksomhetens internkontrollsystem, og skal bla. beskrive: Virksomhetsansvarlig Opplæring/kompetanse Rutiner for vedlikehold som inkluderer service og kontrollhyppighet System for avvikshåndtering Rutiner for oppdatering av risikovurdering Resultat av analyser/registreringer Må foreligge skriftlige rutiner for melding til kommunen om hendelser med risiko for smittespredning. Inkl. hvem som har ansvar for å melde fra til kommunen. Skal foreligge skriftlige rutiner for mikrobiologisk prøvetaking ved utbrudd eller mistanke om utbrudd av legionellose. Slike prøver skal alltid tas forut for rengjøring og desinfeksjon. Side: 7 av 9

58 6 VVS og varmeanlegg Dok. nr.: Eksempel på sjekkliste for forebyggende tiltak Oppgave Mål Hyppighet Sjokkoppvarming C. Begroing holdes under kontroll. Individuelt fastsatt, minimum halvårlig. Desinfeksjon med klor produkter. Begroing holdes under kontroll. Individuelt fastsatt. Rengjøring og desinfeksjon av dusjhoder og dusjslanger. Gjennomskylling av tappesteder for varmtvann (dusjer, kraner og tappepunkter på blindrør) som brukes sjeldnere enn 1gang i uken. Inspeksjon, vedlikehold og renhold. Rene dusjhoder og dusjslanger. Begroing holdes under kontroll. Hindre slamdannelse. Kvartalsvis. Ukentlig 3 til 5 minutter med varmt vann. Inspeksjon og tømming av bereder årlig. Side: 8 av 9

59 6 VVS og varmeanlegg Dok. nr.: Oljetanker (kun for driftsingeniør) Periodisk tilstandskontroll Nedgravd oljetank Tankeier plikter å iverksette tilstandskontroll av nedgravd oljetank. Kontrollen skal dokumenteres skriftlig. Kontrolløren skal forelegge dokumentasjon for kommunen etter gjennomført tilstandskontroll. En oljetank som ikke er i betryggende stand, skal enten tas ut av bruk eller utbedres. En oljetank som har vært gjenstand for utbedring, kan ikke tas i bruk før det er gjennomført ny tilstandskontroll. Kontakt kommunen for informasjon om tidsfrister for tilstandskontroll. NB! I henhold til kapittel 1 i Forskrift om begrensning av forurensning skal kommunen stille kvalifikasjonskrav til foretak som utfører tankkontroll. Overgrunnstank og innendørs tank Det er ikke noe generelt krav til periodisk kontroll av overgrunnstanker og innendørs tanker. Kommunen har likevel anledning til å kreve at tankeier iverksetter periodisk kontroll. Kommunen må da fastsette passende kontrollbestemmelser og kontrollintervaller i form av et vedtak med henvisning til bestemmelser i Forurensningsloven, Forskrift om brannfarlig vare og Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn. Nedgravde oljetanker som ikke er i bruk Nedgravde oljetanker som permanent tas ut av bruk skal normalt tømmes og graves opp. Dersom oppgraving medfører store vanskeligheter eller kostnader kan kommunen gi tillatelse til at tanken rengjøres og fylles med sand, grus o.l. I slike tilfeller skal fylle- og lufteledninger fjernes. Tømming / tankrengjøring skal utføres av firma med spesiell tillatelse. Oljetanker som midlertidig tas ut av bruk skal tømmes og sikres slik at utilsiktet påfylling ikke kan forekomme. Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Faglig godkjent Systemgodkjent Revidering av IK-perm; kvalitetssikring vedr. legionella STPE MAAA TELI Prosjekt revidert IK-perm SPE MAA ASI Side: 9 av 9

60 Dok. nr.: Navn på vedlegg: 7 Energioppfølging Ver.: 1.1 Godkjent dato: Vedlegg for: Prosedyre: Prosedyre IK-perm Dokumentnr.: VVS og varmeanlegg Med energi- og vannoppfølging ønsker Undervisningsbygg å ha et verktøy som gjør at vaktmestere kan avdekke feil ved tekniske anlegg i løpet av en uke, i motsetning til de som ikke har energi- og vannoppfølging og som avdekker feil først når faktura fra leverandør kommer. Undervisningsbygg arrangerer årlig kurs i energi- og vannoppfølging. Vaktmester skal ha tilgang til energi- og vannoppfølgingsprogram via internett, slik at driftsingeniører og enøk/energirådgivere også kan bistå den enkelte med opplæring og problemløsning uten å måtte bruke mye tid på å reise ut på bygget. Energi- og vannoppfølgingen skal sørge for at vaktmester har et nært forhold til energi- og vannforbruk i bygget han/hun drifter, og som derfor kan føre til økt motivasjon for å igangsette enkle enøktiltak. Rektor/økonomiansvarlig ved skolen vil da også ha en mulighet til å følge opp avvik i energi- og vannbudsjett på et tidlig tidspunkt. For Undervisningsbygg og Utdanningsetaten er energi- og vannoppfølging det viktigste verktøyet for å kunne dokumentere hvilke mål som blir nådd for redusert energi- og vannforbruk.

61 7 Energioppfølging Dok. nr.: Avlesning av energi- og vannmålere Alle målere som ikke er fjernavlest skal avleses ukentlig (f.eks. hver mandag) og verdien noteres ned. Målere som skal avleses viser forbruk av strøm, olje, biobrensel, gass, varmepumper, fjernvarme og vann (fra Vann- og Avløp). Fjernavleste målere kan være: hovedmåler for strøm, varmepumper og fjernvarme. Disse målerne blir automatisk avlest i internettprogrammet for energioppfølging i 3RWeb, og det er derfor ikke nødvendig at driftspersonell leser av disse målerne. Budsjettpris for de forskjellige energikildene og vann legges inn ved årets begynnelse av Undervisningsbygg. Energimålere for elektrisitet, olje, biobrensel, gass og fjernvarme er lagt inn pr. forvaltningsenhet, det samme gjelder vannmålere fra Vann- og avløpsetaten. Nettadresse er: 1. Tast inn brukernavn og passord 2. Velg legg inn nye data 3. Tast inn siste ukes avlesning for målerne som ikke er fjernavlest. Tallene legges inn i kolonne for tellerstand. NB! Husk at avlesning en mandag gjelder for forrige ukes forbruk, pass derfor på at ukenummer også gjelder forrige uke. 4. Bruk rapporten ET-kurve for å kontrollere at energibruken er innenfor budsjettrammen for aktuelle uke 5. Bruk rapporten Vannforbruk for å kontrollere at vannforbruket er innenfor budsjettrammen for aktuelle uke 6. Bruk rapporten Energibruk- og energibudsjett for å kontrollere at utvikling i energibruk er under tildelt årlig energibudsjett Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Faglig godkjent Systemgodkjent Revidering av IK-perm. Ingen vesentlige endringer i dette kap. STPE MAAA TELI Prosjekt revidert IK-perm SPE MAA ASI Side: 2 av 2

62 Dok. nr.: Navn på vedlegg: 8 Lekeapparater og uteareal Ver.: 1.1 Godkjent dato: Vedlegg for: Prosedyre: Prosedyre IK-perm Dokumentnr.: Lekeapparater og uteareal (snørydding og strøing) 8.1 Service-/rammeavtaler (kun for driftsingeniør)

63 8 Lekeapparater og uteareal Dok. nr.: Rapporter på service (kun for driftsingeniør) Fagansvarlig utomhusområder er ansvarlig for månedlig funksjonsettersyn og årlig hovedettersyn. Side: 2 av 5

64 8 Lekeapparater og uteareal Dok. nr.: Sjekkliste med avvik Sjekkliste med avvik Skole: Bygg: Område: Dato: Sign: 8 Lekeapparater og uteareal Kontrollhyppighet: Rutsjebaner Daglig visuell kontroll OK Sted og beskrivelse av feil Avviksnr Avvik lukket Ja Nei Husker Lekebiler / lekehus Sandbasseng / fallbeskyttelse Sandkasser Vippefigurer Bart metall Vintervedlikehold Stående avvik (ikke utførte avvik) overføres til avviksskjema nr 2.5. Side: 3 av 5

65 8 Lekeapparater og uteareal Dok. nr.: Veiledning for kontroll Nummerer lekeplassutstyret slik at det ikke er tvil om hvilket apparat som menes i rapportene. Lekeplassutstyr som ikke finnes i skjemaet over må du skrive inn selv. Avvik du ikke kan eller skal rette selv, skal rapporteres til driftsingeniøren fra Undervisningsbygg på skjema 2.5. Den daglige kontrollen er en visuell kontroll som utføres hver morgen for å påse at den allmenne tilstanden til lekeplassutstyret er forsvarlig. Det er viktig å merke seg at du om vinteren må sjekke at underlaget ikke er for hardt eller isete. Ved behov for avstengning av lekeplassutstyr som følge av snø og is, kontakt fagansvarlig utomhusområder i Undervisningsbygg. Undervisningsbygg vil kunne bistå med anleggsgjerder. Nedenfor følger en liste for daglig visuelt ettersyn som kan bidra til å verifisere om den allmenne tilstanden til lekeplassutstyret er forsvarlig: Rutsjebane Skliflate og kanter er hele og glatte Det ikke er hektemulighet ved inngangen Utgangen er fri for skarpe / harde gjenstander Underlaget ved utgang skal ikke være hardt. OBS: Husk ekstra lang skliflate om vinteren Husker Kjettinger og beskyttelser er hele og er festet i oppheng og til huskesetet Se at huskesetet er helt og uten skarpe utstikkere / huller i overkant Lekebiler / lekehus Klatreleker Se etter / Fjern løse / skarpe gjenstander inne i apparatet Kontroll av treverk se etter sprekker osv Sjekk at tauer, klatrepinner etc er festet i lekeapparat eller til bakke Kontroll av treverk se etter fliser eller skarpe kanter Sandbasseng /Fallbeskyttelse Sandkasse Vippefigurer Bart metall Fjern fremmedlegemer som stein, greiner, flasker etc. Rak bort løv, skitt og andre ting som ikke skal være i sanden. Rak/jevn til underlaget under husker etc. Dersom underlaget fryser eller blir hardt på annen måte må vaktmester og rektor vurdere å stenge av eller demontere apparatet (skru av huskesetet, sette opp sperrebånd, el.likn.) for deretter å varsle Undervisningsbygg umiddelbart. Fjern løv, skitt og ting som ikke skal være i sanden. Bruk rake Se at sandkassekanter er hele og glatte. Skarpe fliser fjernes. Beveg vippedyret kjenn at det sitter som det skal. Se at håndtak for hender og føtter er hele og sitter fastskrudd Vurdere om metallet kan males over eller behandles på annen måte for å unngå fastfrysing av hud. Eventuelt stenge apparatet i perioder når dette er nødvendig. (Forskrift om lekeutstyr, 6.) Vintervedlikehold Er det fjernet snø på alle plasser? Side: 4 av 5

66 8 Lekeapparater og uteareal Dok. nr.: Er snømassene lagret på forsvarlig plass/sted? Er alle det forsvarlig strøing på alle plasser, gangveier, trapper, etc.? Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Faglig godkjent Systemgodkjent Revidering av IK-perm. Behandling av fallunderlag om vinter integrert. STPE MAAA TELI Prosjekt revidert IK-perm SPE MAA ASI Side: 5 av 5

67 Dok. nr.: Navn på vedlegg: 9 Fastmontert idrettsutstyr og skillevegger Ver.: 1.1 Godkjent dato: Vedlegg for: Prosedyre: Prosedyre IK-perm Dokumentnr.: Fastmontert idrettsutstyr og skillevegger 9.1 Service- / rammeavtaler (kun for driftsingeniør)

68 9 Fastmontert idrettsutstyr og skillevegger Dok. nr.: Rapporter på service (kun for driftsingeniør) Rapporter på service Mottatt (dato) Utført (dato) Feil/mangler (ja/nei) Utbedret Anmerkninger Anmerkninger Side: 2 av 4

69 9 Fastmontert idrettsutstyr og skillevegger Dok. nr.: Sjekkliste med avvik Sjekkliste med avvik Område: 9 Fastmontert idrettsutstyr og skillevegger Skole: Bygg: Dato: Sign: Kontrollhyppighet: Skillevegger Daglig og ukentlig OK Sted og beskrivelse av feil Avviksnr Avvik lukket Ja Nei Fastmontert utstyr Generelt utstyr Stående avvik (ikke utførte avvik) overføres til avviksskjema nr 2.5. Side: 3 av 4

70 9 Fastmontert idrettsutstyr og skillevegger Dok. nr.: Veiledning for kontroll Skillevegger Instruks skal til enhver tid være oppsatt ved bryterpanel, og motsatt side av vegg (Gult for fare, blått for brukerinstruks) Kontroller at skilleveggen er hel og i orden Kontroller at føringsveier er i orden og intakte Kontroller drivsystem, kjeder etc. som er synlig Funksjonstest ved full hev og senk Nøkkelboks (bryterpanel) skal være hel og i orden Test av nødstopp (der det er) Fastmontert utstyr Kontroller at senkbart idrettsutstyr er helt og i orden Sjekk wirer, kjettinger, stag, etc. på bommer, ringer, o.l. Generelt utstyr Kontroller at bukker, etc. er helt og i orden (flyttbart utstyr) Kontroller mål (eks håndball) at de er festet forsvarlig, og ikke kan ramle overende Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Faglig godkjent Systemgodkjent Revidering av IK-perm. Ingen vesentlige endringer. STPE MAAA TELI Prosjekt revidert IK-perm SPE MAA ASI Side: 4 av 4

71 Dok. nr.: Navn på vedlegg: 10 Bygg Ver.: 1.1 Godkjent dato: Vedlegg for: Prosedyre: Prosedyre IK-perm Dokumentnr.: Bygg 10.1 Service- / rammeavtale (kun for driftsingeniør)

72 10 Bygg Dok. nr.: Rapporter på service (kun for driftsingeniør) Rapporter på service Mottatt (dato) Utført (dato) Feil/mangler (ja/nei) Utbedret Anmerkninger Anmerkninger Side: 2 av 5

73 10 Bygg Dok. nr.: Sjekkliste med avvik Sjekkliste med avvik Område: 10 Bygg Skole: Bygg: Dato: Sign: Kontrollhyppighet: Tak Daglig, ukentlig, månedlig OK Sted og beskrivelse av feil Avviksnr Avvik lukket Ja Nei Fasader Utomhusanlegg Interne laster Side: 3 av 5

74 10 Bygg Dok. nr.: Veiledning for kontroll Tak Visuell kontroll av beslag, tekking, takstein, takrenner, taknedløp, piper, o.l. Taksluk kontrolleres og rengjøres ved behov, (ukentlige kontroller om høsten) Tak kontrolleres alle dager i vinterhalvåret for snø/is. Ved fare for ras sperres området umiddelbart Snødybden skal ikke overstige 30 cm for våt snø og 50 cm for tørr snø Fasader Utomhusanlegg Interne laster Kontroller fasade/kledning for synlige skader Kontroller at vinduer /ytterdører fungerer som forutsatt Kontroller utvendige trapper for synlige skader Visuell kontroll av fastmontert utstyr på vegg, belysning, skilter, etc. Kummer, kumlokk, rister, etc. skal være hele og i orden Sandfang (kum for overflatevann) tømmes ved behov Kontroller at spillvannsnettet (taknedløp) til enhver tid er åpent Porter og gjerder kontrolleres Større arkivskap, midlertidig lagring av gods, etc. på dekker skal ikke veie mer enn 150 kg/m 2. Objekter plassert på gulv mot grunn er unntatt. Sjekk at undervisningsrom ikke, ved bruk som forsamlingslokale etc., personbelastes mer enn forutsatt bruk. Et ordinært klasserom er normalt dimensjonert for cirka 35 elever. Generelt om snølaster på tak Dersom dokumentasjon vedrørende statikk ikke kan fremskaffes, kan kritisk snølast på tak konservativt antas som følger: 1. For bygninger oppført i perioden kan en gå ut fra at kritisk snølast for lette takkonstruksjoner er 1,5 kn/m 2 (150 kg/m 2 ), mens en for tunge tak kan forutsette noe større lastevne. 2. For bygninger oppført i perioden bør det forutsettes at kritisk snølast på tak ikke er større enn 1,5 kn/m For bygninger oppført etter 1979 kan det forenklet antas at kritisk snølast på tak tilsvarer de snølastene på mark som er angitt i NS 3479 for hver kommune, dvs. vanligvis 1,5-3,5 kn/m 2. Kritisk snølast kn/m 2 Snøtype og egenvekt 1,5 2,5 3,5 Gammel snø (300 kg/m 3 ) 0,5 m 0,8 m 1,2 m Våt snø (400kg/m 3 ) 0,4 m 0,6 m 0,9 m Tabell fra Statens Bygningstekniske etat: Maksimal snødybde på tak før måking må iverksettes. Signaler fra bygningen må tas alvorlig. Synlige nedbøyninger eller andre endringer i bygningen er et varsel om at belastningen er betydelig, eksempelvis når dører og vinduer begynner å gå tregt. I noen situasjoner vil det også kunne høres knirk og smell i konstruksjonen. Da kan det være fare på ferde, og evakuering av bygningen må vurderes. Side: 4 av 5

75 10 Bygg Dok. nr.: Sjekkliste under er ikke differensiert for ulike bygninger. Driftsingeniør vil derfor, på bakgrunn av momenter nevnt over, foreta en selvstendig vurdering og prioritering vedrørende måking av tak. Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Faglig godkjent Systemgodkjent Revidering av IK-perm. Snø på tak og intern lastfordeling integrert. STPE MAAA TELI Prosjekt revidert IK-perm SPE MSA ASI Side: 5 av 5

76 Dok. nr.: Navn på vedlegg: 11 Tilfluktsrom Ver.: 1.1 Godkjent dato: Vedlegg for: Prosedyre: Prosedyre IK-perm Dokumentnr.: Tilfluktsrom 11.1 Service- / rammeavtaler (kun for driftsingeniør)

77 11 Tilfluktsrom Dok. nr.: Rapporter på service (kun for driftsingeniør) Rapporter på service Mottatt (dato) Utført (dato) Feil/mangler (ja/nei) Utbedret Anmerkninger Anmerkninger Side: 2 av 4

78 11 Tilfluktsrom Dok. nr.: Sjekkliste med avvik Sjekkliste med avvik Område: 11 Tilfluktsrom Skole: Bygg: Dato: Sign: Kontrollhyppighet: Årlig OK Sted og beskrivelse av feil Avviksnr Avvik lukket Ja Nei Inventar i tilfluktsrom Bygningstekniske installasjoner Rustdannelse Hengsler og lukkere Gasstette dører og luker Sjokkventiler ABC-filtre Vifter Overtrykksventiler Sanitærinstallasjoner Elektrotekniske anlegg Stående avvik (ikke utførte avvik) overføres til avviksskjema nr 2.5. Side: 3 av 4

79 11 Tilfluktsrom Dok. nr.: Veiledning for kontroll Inventar: Ihht. forskrift om tilfluktsrom fra 1995 er det et antall sjekkpunkter som skal gjennomføres én gang pr år. Inventar Det kontrolleres om utstyr i henhold til inventarlisten eller oversikten som befinner seg i rommet. (Oversikten skal henge på veggen). Bygningstekniske installasjoner Kontrolleres en gang pr. år. Rustdannelse Sjekkes og eventuelt males over: ståldeler, strekkwirer, kanaler, etc. Hengsler og lukkere Smøres og skal gå lett. Gasstette dører og luker Kontrollere pakning og tetthet. Sjokkventiler Rene og frie bevegelser, fjerne gjenstander, eventuelt rengjøre og smøre bevegelser. ABC-filtre Om de finnes skal de være hermetisk lukket. Vifter Sm øre lagre, kontrollere for slitasje, skifte remmer om nødvendig, etter produsentens anvisninger. Viftene skal kjøres minst 30 minutter hvert år. Overtrykksventiler Skal lukke tett. Smøre anleggsflater. Teste tetthet og overtrykksmålere. Sanitærinstallasjoner Teste tilbakeslagsventil. Teste funksjon i vannlåser og påse at de er vannfylt. Elektrotekniske anlegg Teste alle elektriske anlegg som lys, motorer, ventilasjonsanlegg, etc. Skifte defekt materiell. Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Faglig godkjent Systemgodkjent Revidering av IK-perm. Oppdatering med sjekkliste iht. forskrift av STPE MAAA TELI Prosjekt revidert IK-perm SPE MAA ASI Side: 4 av 4

80 Dok. nr.: Navn på vedlegg: 12 Forurensning Ver.: 1.1 Godkjent dato: Vedlegg for: Prosedyre: Prosedyre IK-perm Dokumentnr.: Forurensning 12.1 Service- / rammeavtale (kun for driftsingeniør)

81 12 Forurensning Dok. nr.: Rapporter på service (kun for driftsingeniør) Rapporter på service Mottatt (dato) Utført (dato) Feil/mangler (ja/nei) Utbedret Anmerkninger Anmerkninger Side: 2 av 5

82 12 Forurensning Dok. nr.: Sjekkliste med avvik Sjekkliste med avvik Område: 12 Forurensning Skole: Bygg: Dato: Sign: Kontrollhyppighet: Mulig forurensning Årlig OK Sted og beskrivelse av feil Avviksnr Avvik lukket Ja Nei Stående avvik (ikke utførte avvik) overføres til avviksskjema nr 2.5. Side: 3 av 5

83 12 Forurensning Dok. nr.: Veiledning for kontroll Mulig forurensning Væske (olje og lignende) som kan renne i vann eller i grunnen Støy og rystelser av høye verdier Kontrollere lagrede varer som malingsprodukter etc. Lager av farlig avfall tømmes og sendes til godkjent mottak Side: 4 av 5

84 12 Forurensning Dok. nr.: Utdrag av forurensningsloven 1. (lovens formål) Denne lov har til formål å verne det ytre miljø mot forurensning og å redusere eksisterende forurensning, å redusere mengden av avfall og å fremme en bedre behandling av avfall. Loven skal sikre en forsvarlig miljøkvalitet, slik at forurensninger og avfall ikke fører til helseskade, går ut over trivselen eller skader naturens evne til produksjon og selvfornyelse. Endret ved lov 11. juni 1993 nr (hva som forstås med forurensning) Med forurensning forstås i denne lov: 1. tilførsel av fast stoff, væske eller gass til luft, vann eller i grunnen, 2. støy og rystelser, 3. lys og annen stråling i den utstrekning forurensningsmyndigheten bestemmer, 4. påvirkning av temperaturen som er eller kan være til skade eller ulempe for miljøet. Som forurensning regnes også noe som kan føre til at tidligere forurensning blir til økt skade eller ulempe, eller som sammen med miljøpåvirkning som nevnt i nummer 1 til 4, er eller kan bli til skade eller ulempe for miljøet. 7. (plikt til å unngå forurensning) Ingen må ha, gjøre eller sette i verk noe som kan medføre fare for forurensning uten at det er lovlig etter 8 eller 9, eller tillatt etter vedtak i medhold av 11. Når det er fare for forurensning i strid med loven, eller vedtak i medhold av loven skal den ansvarlige for forurensning sørge for tiltak for å hindre at den inntrer. Har forurensningen inntrådt skal han sørge for tiltak for å stanse, fjerne eller begrense virkningen av den. Den ansvarlige plikter også å treffe tiltak for å avbøte skader og ulemper som følge av forurensningen eller av tiltakene for å motvirke den. Plikten etter dette ledd gjelder tiltak som står i et rimelig forhold til de skader og ulemper som skal unngås. Bestemmelsen i annet ledd gjelder også forurensning som er tillatt etter 11 dersom det er åpenbart at vedtaket kan omgjøres etter 18 første ledd nummer 1 eller 2. Tilsvarende gjelder dersom det av samme grunner er åpenbart at det etter 9 tredje ledd kan gjøres unntak fra forskrift som tillater forurensning. Forurensningsmyndigheten kan pålegge den ansvarlige å treffe tiltak etter annet ledd første til tredje punktum innen en nærmere angitt frist. Endret ved lov 15. april 1983 nr. 21. Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Faglig godkjent Systemgodkjent Revidering av IK-perm. Ingen vesentlige endringer. STPE MAAA TELI Prosjekt revidert IK-perm SPE MAAA ASI Side: 5 av 5

85 Dok. nr.: Navn på vedlegg: 13 Svømmebasseng Ver.: 1.1 Godkjent dato: Vedlegg for: Prosedyre: Prosedyre IK-perm Dokumentnr.: Svømmebasseng 13.1 Service-/rammeavtaler (kun for driftsingeniør)

86 13 Svømmebasseng Dok. nr.: Rapporter på service (kun for driftsingeniør) Rapporter på service Mottatt (dato) Utført (dato) Feil/mangler (ja/nei) Utbedret Anmerkninger Anmerkninger Side: 2 av 10

87 13 Svømmebasseng Dok. nr.: Sjekkliste med avvik Sjekkliste med avvik Område: 13 Svømmebasseng Skole: Dato: Bygg: Sign: Kontrollhyppighet: Daglig, ukentlig, månedlig OK Sted og beskrivelse av feil Avviksnr Avvik lukket Ja Nei Desinfeksjonsmiddel i bassengvann Vannkvalitet i bassengvann Kimtalls- og bakteriemåling Lufttilstanden Driftsinstruks Sirk.system Overløpsrenner Utjevningssystem Desinfeksjon Stående avvik (ikke utførte avvik) overføres til avviksskjema nr 2.5. Side: 3 av 10

88 13 Svømmebasseng Dok. nr.: Veiledning for kontroll Undervisningsbygg leier ut både skoler med svømmebasseng og svømmehaller som selvstendige forvaltningsenheter (eksempelvis Linderud bad og Lambertseter bad). På skolene er prinsippet at skolens driftspersonell (vaktmester) er ansvarlig for basseng med vann, mens øvrig ansvarsfordeling knyttet til svømmebasseng er definert i tippelappen. For ansvarsfordeling i svømmehaller henvises det til den respektive leiekontrakt. Kontraktsforhold vil således være førende for om det er leietaker eller Undervisningsbygg som er ansvarlig for utførelsen av nedennevnte kontroller. Oppbygning og detaljgrad i dette kapitlet avviker fra de andre kapitlene i IK-permen fordi formålet er at alle parter lettere skal kunne oppfylle sine forpliktelser. Målinger, kontroller og prøvetakinger nevnt under kan utføres av driftspersonell. Ved leveranse av nytt renseanlegg tilligger det normalt leverandør et ansvar for opplæring av driftspersonell slik at målinger og kontroller blir tilfredsstillende utført. Det henvises for øvrig til FDVdokumentasjon. Alle resultater føres inn i journal, se kap Desinfeksjonsmiddel i bassengvann Kalsiumhypokloritt (tørrkolor) skal benyttes i henhold til den nye bassengforskriften. a) Krav til konsentrasjon av fritt klor: Ved C: Minimum 0,4 mg/l Ved C: Minimum 0,7 mg/l Kontrollrutine: Fritt klor avleses i henhold til avtalt rutine, se kap Konsentrasjonen føres umiddelbart inn i tabellen i journalen. Verdiene kontrolleres av kyndig personell. b) Krav til sum av konsentrasjon fritt og bundet klor (totalklor): Ved C: Maksimum 3 mg/l Ved C: Maksimum 4 mg/l Kontrollrutine: Totalklor avleses i henhold til avtalt rutine, se kap Konsentrasjonen føres umiddelbart inn i tabell i journalen. Verdiene kontrolleres av kyndig personell. c) Krav til sum av konsentrasjon bundet klor: Maksimum 5 mg/l. Konsentrasjonen av bundet klor må aldri overstige 50 % av konsentrasjonen av fritt klor. Kontrollrutine: Bundet klor avleses av driftspersonell i henhold til avtalt rutine, se kap Konsentrasjonen føres umiddelbart inn i en tabell i journalen. Egenkontroll utføres ved at alle klormålingene kontrolleres mot hverandre. Kyndig personell må ta stilling til verdiene. Vannkvalitet i bassengvann Vannet i bassenget skal være hygienisk tilfredsstillende. Vannet skal være klart, uten farge og innbydende for de badende. Bunnen skal kunne sees tydelig i alle deler av bassenget. Kontrollrutine: Kun visuell kontroll. Vannet skal ha en surhetsgrad som ligger innefor 7,2 ph og 7,6 ph. Kontrollrutine: Surhetsgrad avleses i henhold til avtalt rutine, se kap Konsentrasjonen føres umiddelbart inn i tabell i journalen. Kontrollene over utføres 4 ganger pr dag. Første måling når badet åpnes om morgenen. Siste måling når badet stenges. Når badet er åpent halve dagen, er det tilstrekkelig med 2 målinger. Ved andre åpningstider, kan antallet kontroller tilpasses driften. Ved avvik igangsettes tiltak umiddelbart. Kimtalls- og bakteriemåling Dette er prøver som legges inn månedlig. Veiledning til forskriften anbefaler å starte med denne hyppigheten for å kartlegge anlegget. Hvor prøvene tas, og hvor mange, vurderes ut fra kompleksiteten i anlegget. Prøvene sendes til laboratorium for analyse. Dersom laboratoriet ikke Side: 4 av 10

89 13 Svømmebasseng Dok. nr.: melder om for høye verdier, kan hyppigheten av prøvene reduseres til kvartalsvis. Når resultatet kommer, føres det umiddelbart inn i tabell i journalen. Kyndig personell må ta stilling til verdiene. Lufttilstanden Lufttilstanden i svømmehall og dusjer skal reguleres av avfukteraggregatet. Normalt skal relativ fuktighet i svømmehall og dusjanlegg ligge mellom 50 % og 55 % uavhengig av utetemperaturen. Lufttemperaturen i svømmehallen skal ligge 2 over vanntemperaturen i bassenget fordi dette gir minst fordampning av vann fra bassenget. Maksimal lufttemperatur skal allikevel ikke overstige 30 C. Garderober bør ikke ha temperatur over 25 C. Avvik vil komme som alarm via SD-anlegget eller om dette ikke finnes på aggregattavlen. Ved avvik igangsettes tiltak umiddelbart. Driftsinstruks Utførelse i henhold til driftsinstruks for badeanlegget. Sirkulasjonssystem Overløpsrenner Virker sirkulasjonssystemet som forutsatt. Rens av filtersystem. Er doseringsanlegget i orden. Fungerer overløpsrenner som forutsatt. Utjevningssystem Fungerer utjevning/sirkulasjonssystemet som forutsatt. Desinfeksjon Fungerer desinfeksjonssystemet som forutsatt. På neste side følger journal for disse målingene og kontrollene. Side: 5 av 10

90 13 Svømmebasseng Dok. nr.: Journal for målinger og registreringer (for driftspersonell) Journal for målinger og registreringer Måned: Dag: Bad: Dato: Sted Parameter ca kl ca kl ca kl ca kl Basseng Basseng Basseng Basseng Basseng Fritt klor Bundet klor Total klor Surhet, ph Klarhet/Turb. De følgende målinger bør foretas 1. del av dagen, 1 gang pr dag. Unntak: Tilbakespyling av filtrene, etter behov og minimum 1 gang pr uke. Kimtalls- og bakteriekontroll utføres 1 gang pr måned til å begynne med. Sted Parameter Tidspunkt, resultat, signatur Utendørs Temperatur Basseng Temperatur Basseng Vannfarge Basseng Garderobe damer Garderobe herrer Bastue damer Sirk. vannmengde Temperatur Temperatur Temperatur Bastue herrer Temperatur Svømmehall Temperatur Vannmåler Relativ fuktighet Sandfiltre Returspyling Kimtalls- og bakteriekontroll Fra laboratorium Side: 6 av 10

91 13 Svømmebasseng Dok. nr.: Kontrolliste for årsrapportering Omfanget av disse kontrollene avtales mellom driftspersonell og driftsingeniør i den enkelte forvaltningsenhet. Her kreves spesialkompetanse og kun trenet personell skal gjøre disse kontrollene Veiledning for kontroll av årskontroll Basseng med omkringliggende arealer Sanitæranlegg Det er sklisikkert golv og underlag rundt basseng-(et/ene) og på de deler av bassengbunnen der vanndybden er liten (mindre enn 0,7 m). Det er tilstrekkelig areal rundt basseng-(et/ene), som er utformet slik at livredning kan gjennomføres uten hindring. Det er tilfredsstillende belysning under bruk, inkludert automatisk nødlys. Det er forsvarlig merking og/eller markering av fall i bassengdybden. Det er golv og underlag med en utforming som sikrer oppsamling, eller bortledning av vann, og hindrer væske i å renne tilbake til bassengbadet/sirkulasjonssystemet. Badstuovner er skjermet, og temperaturfølere og termostater fungerer, slik at brannskader unngås. Materialene i alle komponenter og flater som er i kontakt med bassengvannet, er korrosjonsbestandig og tilpasset vannkvaliteten. De har en tilstrekkelig tett og glatt overflate, slik at vann eller mikroorganismer ikke kan trenge inn i materialet. Materialer i kontakt med vann avgir ikke helseskadelige stoffer til vannet eller medvirker til at vannet blir helsefarlig. Badeanlegget har et tilfredsstillende antall omkledningsrom, dusjer og toaletter med håndvask, dimensjonert i forhold til anleggets besøkskapasitet. Det er tilstrekkelig varmtvann for dusjing og rengjøring. Dusjene er plassert slik at besøkende passerer disse før atkomst til badeanlegget. Toalettrom er plassert slik at det er lett tilgang fra badeanlegget. Ordensregler for brukere I badeanlegget er det lett synlige oppslag om hvilke ordensregler som gjelder for brukerne. Illustrasjoner benyttes i tillegg til tekst. Sirkulasjonssystemet Bunnavløp Bassengbadet har sirkulasjonssystem som sikrer hygieniske forhold. Sirkulasjonssystem-(et/ene) har renseanlegg med filtersystem. Det enkelte basseng har sirkulasjonssystem med eget doseringsinnretning for desinfeksjonsmiddel tilpasset det enkeltes bads behov. Alle kjemikalier som benyttes i renseprosessen, doseres ved hjelp av fungerende doseringsinnretning. Vannet sirkuleres kontinuerlig gjennom hele sirkulasjonssystemet uten at det noe sted i sirkulasjonssystemet oppstår bakevjer eller lignende, hvor det samles vann som ikke effektivt tar del i sirkulasjonen. Renset vann blandes hurtig og jevnt inn i det totale vannvolum i bassenget, slik at nytt desinfeksjonsmiddel er tilgjengelig over alt. Det skal finnes måleinnretninger for å registrere sirkulasjonsmengde. Basseng-(et/ene) har bunnavløp, som fungerer slik at bassenget og sirkulasjonssystemet kan tømmes fullstendig. Alle avløp under vann fungerer slik at det ikke er fare for at noen kan bli sugd fast. Side: 7 av 10

92 13 Svømmebasseng Dok. nr.: Utjevningsmuligheter Desinfeksjon Boblebad Basseng-(et/ene) har utjevningsmuligheter i sirkulasjonssystemet som sikrer sirkulasjonssystemets funksjon og drift, samt en jevn vannstand i bassenget ved varierende badebelastning. Innretningen for sirkulasjonssystemets utjevning skal fungere slik at renhold fungerer tilfredsstillende, og slik at slam kan fjernes enkelt. Utjevningstanken skal være lukket slik at elektrisk utstyr i samme rom ikke blir utsatt for fuktig (og klorholdig) luft som vil føre til korrosjon. Basseng-(et/ene) har til enhver tid og på ethvert sted i sirkulasjonssystemet vann som inneholder tilstrekkelig mengde desinfeksjonsmiddel til å drepe helsefarlige mikroorganismer, samt forhindre vekst av organismer som i spesielle situasjoner kan gi sykdom hos mennesker. Forskriftens krav og veiledning følges. Boblebadet er utformet og drives slik at hygieniske ulemper unngås. Prøvetaknings- og måleutstyr For hvert basseng skal det være følgende utstyr: Måleutstyr for måling av fritt klor, bundet klor, temperatur og ph-verdi. For hver svømmehall skal det være følgende utstyr: Utstyr for regulering av prosentvis friskluftmengde (av total luftmengde), lufttemperatur (også i garderober) og luftfuktighet. Sikkerhetsutstyr (for brukerne) a) Obligatorisk Avstivet båre med nakkeholder Plombert 02-apparat Førstehjelpsskrin (Innhold: I henhold til Oslobadenes standardliste, som skal henge i skrinet) Masker til bruk ved MTM Telefon Nødbelysning Rescue-Ann (den lille) b) Etter behov Vaktstol med alarm Livredningsdokke Kameraovervåkning Livbøye og kasteline Solavskjerming Callinganlegg Alarmanlegg I garderobene (omkledning, dusj og badstue) a) Obligatorisk Nødbelysning b) Etter behov (når utstyret i svømmehall må suppleres) Plombert O2-apparat Avstivet båre med nakkeholder Førstehjelpsskrin med innholdsoversikt Teppe Masker til MTM Side: 8 av 10

93 13 Svømmebasseng Dok. nr.: Callinganlegg Alarmanlegg Side: 9 av 10

94 13 Svømmebasseng Dok. nr.: Skjema for årskontroll Resultatet av sjekkliste i kap kan føres inn i følgende tabell: Krav Ja Nei Tiltak 7. Krav til badeanlegg og omkringliggende arealer Tilstrekkelig og hensiktsmessig sikkerhetsutstyr Tilfredsstillende belysning under bruk. Forsvarlig merking av fall i bassengdybden. 8. Sanitæranlegg ved badeanlegg Rutiner for dusjing før bading. Kontrollere kapasitet på dusjanlegg 9. Opplæring og oppsikt med personsikkerhet Kontroller at alle har kurs i drift og sikkerhet. 10. Instrukser til brukere Kontroller at brukerinstrukser er lett synlige. 11. Sirkulasjonssystem Kontroller vannsirkulasjonsmengden 14. Utjevningstank Kontroller renhold av tanken 15. Desinfeksjon Kontroller loggbok over fritt og bundet klor Kontroller loggbok over temperatur og ph Kontroller loggbok over innsendte bakterieprøver Paragrafene viser til Forskrift om badeanlegg, bassengbad og badstu mv fra 13. juni 1996 fastsatt av Sosial- og helsedepartementet. Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Faglig godkjent Systemgodkjent Revidering av IK-perm. Hele kapittelet omarbeidet og kvalitetssikret av ekstern rådgiver. STPE MAAA TELI Prosjekt revidert IK-perm SPE MAA ASI Side: 10 av 10

95 Undervisningsbygg Oslo KF Postboks 6473 Etterstad 0605 Oslo Besøksadresse: Fredrik Selmers vei Oslo Telefon: Fax: Dok. nr.: Ver.: 1.0