Laglederhåndbok for Amasone Fotballklubb 2014

Transkript

1 Laglederhåndbok for Amasone Fotballklubb

2 Innhold laglederhåndbok for Amasone FK 1. Klubbadresse og annen info Organisasjon og arbeidsrutiner Organisering Arbeidsbeskrivelse for lagledere Foreldremøter Fair Play Medlemslister, overganger etc Medlemslister Inn-/utmeldinger av spillere Overganger Prøvespilling Lisens/forsikring Skader Økonomi Kontingent og treningsavgift Lagskonto Refusjon av utgifter Treningsforhold Utstyr Utstyr som holdes av klubben Klubbavtale - forpliktelser Vimpler Materialforvalter Seriekamper Viktig informasjon Dommere Dommerregninger Dommerhonorarer sesongen Cuper Utdanning Politiattest Kontaktpersoner i Amasone FK pr :

3 1. Klubbadresse og annen info Amasone Fotballklubb Postboks Vollen Mail: Hjemmeside: Amasones hjemmeside finner du her: Det er nødvendig å gjøre seg kjent med dette området, siden det er en viktig informasjonskanal i klubben. Bankkonto: Klubbnummer (NFF): GR Organisasjonsnummer: Organisasjon og arbeidsrutiner 2.1. Organisering Amasone FK er en frittstående og selvstendig klubb med formål å drive fotballaktivitet for jenter fra 13 år og eldre. Amasone har samarbeidsavtaler med Vollen Fotball, Frisk Asker Fotball og Bødalen IF. Disse avtalene innebærer blant annet at samarbeidsklubbene ikke skal ha konkurrerende aktivitet. Det vil si at jentene spiller fotball i sine moderklubber frem til og med 12 års klassen. Fra og med 13 års klassen samles jentene i Amasone. Amasone er en foreldredrevet klubb. Ca 10% av klubbens inntekter utgjøres av offentlig støtte. De øvrige 90% må dekkes ved deltakeravgifter og diverse andre inntektsbringende tiltak. For å få klubben til å fungere slik vi ønsker er det helt nødvendig at alle foreldre bidrar. Hvert av lagene må derfor utpeke minst 3 foreldre som må påta seg oppgaver for Klubben. Det er selvfølgelig ingen øvre begrensning, og det er to ting en må huske på i denne sammenhengen: Det er moro og veldig givende å delta i arbeid for egne barns fritidsaktiviteter. Jo flere som melder seg, jo bedre får vi spredt oppgavene og jo mer veldrevet vil klubben være. Det er viktig at Amasone FK også i praksis er en demokratisk organisasjon. Det krever at foreldrene engasjerer seg. For å ha stemmerett på årsmøtet er det nødvendig å være medlem av klubben. Vi oppfordrer derfor alle foreldre til å melde seg inn som passiv medlem. Under Kontakt oss på toppmenyen på finner du innmeldingsskjema. 3

4 2.2. Arbeidsbeskrivelse for lagledere Lagleder er leder av laget og skal: Se til at NFF (Norges fotballforbund) sine retningslinjer for barne-, ungdoms- og voksenfotball blir fulgt. Informere nye lagledere/trenere om kravet om politiattest. Videreformidle informasjon fra klubben sentralt til spillere og foreldre. Representere laget og være spillerne og foreldrenes kontaktperson. Informere spillere og foreldre om treningstider, seriekamper og cuper. Oppdatere medlemslister. Kontrollere at spillerliste på FIKS er oppdatert. Følge opp betalinger for lagets spillere Oppdatere lagsiden for laget. Dette kan delegeres. Være ansvarlig for forberedelser og gjennomføring av hjemmekamper. Senest 3 timer før seriekamp legge inn spillere på kamprapport via FIKS. Tidligst 3 timer før kamp printe ut kamprapport og ta med på kamp (3 eks. til hjemmekamper) På hjemmekamper: Se til at motstanderlag og dommer(e) ønskes velkommen og at dommer(e) får oppgjør for kampen. Være ansvarlig for at nødvendig utstyr er tilgjengelig på trening og kamp. Ansvarlig for å sende inn utstyrslister når det bestilles. Samarbeide med trenerne på laget. Påse at laget blir påmeldt til serie og cuper. Avholde foreldremøter. Koordinere oppgaver rundt laget, eks dugnadsarbeid, loddsalg, sesongavslutning. Ta initiativ til sosiale tiltak for laget Foreldremøter Lagene i klassene J13 J19 skal ha foreldremøter 2 ganger i året, i mars/april og i oktober/november. Her skal det informeres om kommende sommer- hhv vintersesong. Det er naturlig å fordele arbeidsoppgaver, bli enig om turer etc. 3. Fair Play Amasone FK er opptatt av at holdningene til Fair Play gjennomsyrer våre aktiviteter. Vi ønsker at alle spillere signerer på Fair Play kontrakten. Denne finnes via hjemmesiden Lagleder. Lagenes støtteapparater forventes å støtte opp under følgende Fair Play-basispunkter: 1. Gi oppmuntring til alle spillere under trening og kamp, både i medgang og motgang. 2. Ta ansvar for at jentene oppholder seg i et trygt miljø når de er med på Amasone-aktiviteter. 3. Bruk alle spillerne som er uttatt i kamp, selv om ikke alle spiller like mye. 4. Benytt nøytral dommer, ikke en som er tilknyttet laget, når vi har ansvaret for å skaffe dommer. 4

5 5. Ta godt i mot dommeren før kampen, og unngå å diskutere avgjørelser under og etter kampen. Respekter dommerens avgjørelser, og sørg for at spillerne også gjør det. 6. Gjennomfør Fair Play-hilsen før og etter kamp. 7. Vis respekt for motstanderne. Ønsk motstanderne velkommen, og sørg for at de får garderobeplass på våre hjemmekamper. 4. Medlemslister, overganger etc Medlemslister Oppdatering av medlemslister for spillere, trenere og lagledere er svært viktig. Medlemslistene brukes til utsendelse av kontingent og rapporter til fotballforbundet og andre, i tillegg til annen kommunikasjon med spillere og trenere fra klubben. Ansvarlig for medlemslister vil distribuere utdrag av klubbens medlemslister til alle lagledere 2 ganger pr år, og det er meget viktig at lagleder overholder frister for retur av oppdaterte lister. Utenom denne rutinen skal lagleder påse at alle nye spillere meldes inn i klubben ved hjelp av link fra hjemmesiden Inn-/utmeldinger av spillere Alle som skal spille fotball i Amasone må være meldt inn i klubben og ha meldt overgang. Når spillere slutter må det gis skriftlig beskjed til klubben om utmelding Overganger Overganger skal håndteres elektronisk. For lagleder består oppgaven i å sørge for at spiller leverer ferdig utfylt samtykkeskjema. Skjemaet ligger på under Lagleder i toppmenyen. Skjemaet kan scannes og sendes til leder@amasone.no evt. leveres papirkopi til leder. Idrettsnummer: Første felt er K for kvinne. Neste seks felter er fødselsdato. Siste tre felter er de tre første bokstavene i fornavn. Det vil si at dersom du er en jente som heter Kari Nordmann og er født , er idrettsnummeret ditt: K120678KAR Ny klubb: Amasone FK Ny klubbs registreringsnummer: GR Adresse: Postboks 21, 1393 Vollen 4.4. Prøvespilling Det er ganske vanlig at en spiller vil «teste oss ut» før hun melder overgang, og gjerne vil være med på noen treninger først. 5

6 Dette er greit under følgende forutsetninger: Spilleren kan ikke delta på Amasone-treninger før vi har gitt spillerens nåværende klubb beskjed om at hun ønsker å prøvespille for oss. Spillerens klubb skal ha muligheten til å snakke med spilleren. Spillerens nåværende klubb skal gi klarsignal. Hvis disse forutsetningene er fulgt vil spilleren delta på Amasone-treninger og fremdeles være forsikret. Hvis spillere fra andre klubber deltar på våre treninger uten at vi har fulgt prosedyrene, er hun ikke forsikret. Tidligere klubb kan også rapportere oss til Kretsen for spillerfisking, og vi risikerer bot Lisens/forsikring Alle spillere er dekket av lagsforsikring. Det er mulig å tegne tilleggsforsikring. Se Lagleder Forsikring i toppmenyen på for info. Alle spillere må være listet i FIKS for å være spilleberettiget for Amasone. Det er lagleders oppgave å ha oversikt at alle spillere som benyttes er registrert i spillerlisten på FIKS. Innlogging til FIKS via Lagleder i toppmenyen på Dersom spilleren ikke står i lisensregistreringen, betyr dette mest sannsynlig at hun ikke er spilleklar for Amasone. Det er ikke mulig å lisensregistrere noen som er registrert i en annen klubb enn Amasone FK. Dersom dere savner spillere i registeret, ta kontakt med klubben snarest. VIKTIG: De som ikke er lisensregistrert er ikke forsikret. Å bruke spillere som ikke er spilleklare for Amasone er derfor ikke tillatt og kan derfor få alvorlige følger blant annet diskvalifikasjon og bøter Skader Alle spillere er forsikret gjennom Norges Fotballforbunds lisensordning. Det er viktig at alle skader som oppstår i trening eller kamp rapporteres inn på eget skadeskjema. Skadeskjema finnes på Amasones hjemmeside under Lagleder. Forsikringsvilkår finner du på samme sted. 5. Økonomi Årsmøtet vedtar budsjett for lagene og for klubben. Ønsker lagene å delta på flere cuper, eller på andre måter ha større aktivitet enn det er budsjettert for, må lagene dekke dette selv. Spesielt ved overnattingscuper og cuper i utlandet kommer det ekstra kostnader. Ønsker lagene mer utstyr enn det klubben dekker, må dette dekkes av lagene. I slike tilfelle er alle lag bundet av klubbens utstyrsavtale, og må handle sitt utstyr gjennom G-Sport i 6

7 Asker. Klikk på G-Sportlogoen under Utstyrsleverandør nede på høyre side på hjemmesiden for å se Amasonesortimentet. Hvert enkelt lag bestemmer selv hvilke utgifter som dekkes av lagkassa og hva som bør pålegges foreldre å betale. Vi anbefaler imidlertid dugnadsarbeid til å skaffe de nødvendige inntekter til lagene Kontingent og treningsavgift Medlemskontingent må betales for at spiller skal være medlem i klubben, og dermed være spilleberettiget. Satsene på medlemskontingenten bestemmes på årsmøtet. For 2013 er kontingent kr 300,- for aktive og kr 150,- for passive medlemmer (foreldre, ledere) Treningsavgiftene blir fastsatt av styret ut fra lagenes årlige budsjetter. Treningsavgiften varierer fra alderstrinn til alderstrinn. Treningsavgiften skal dekke treningstider, utstyr, trenere, trenerkoordinatorer etc. For 2014 er treningsavgiftene: 1. halvår utsendelse i mai 2. halvår utsendelse i november Damer J J16 / J15 / J14 / J13 / J12/ Lagskonto Amasone ønsker å forholde seg til idrettens regelverk, og har derfor opprettet egne lagskontoer for alle lag i en struktur under klubbens øvrige konti. Lagskonto disponeres av lagleder eller andre som er utsett av foreldregruppen. Kasserer og leder har innsynsrett, men ikke disposisjonsrett over lagskonto. For å få disposisjonsrett over lagskonto, kontakt kasserer@amasone.no 7

8 5.3. Refusjon av utgifter Lagleder kan få refundert dommerutgifter og andre budsjetterte lagsutgifter. Klubben dekker ikke kostnader i forbindelse med turer ut over påmeldingsavgift innenfor budsjetterte rammer. Hvis du er i tvil om utgiftene vil bli refundert, kontakt kasserer og spør først. Det er ikke rom for å «være snill» og utbetale refusjon ut over det som er budsjettert eller forhåndsgodkjent. Skjema for refusjon av utgifter ligger på LaglederDiv. Amasone-skjema. Dette leveres sammen med originalkvitteringer til kasserer for refusjon. Frist for levering av skjema er 30. juni og 15. november. 6. Treningsforhold Treningstider blir fordelt av klubben, og oversikt ligger tilgjengelig på hjemmesiden. Lagene v/ lagleder kan komme med ønsker til styret før fordelingen. Dersom det er treningstider laget ikke skal bruke er det viktig å si ifra til klubben i god tid i forkant. Amasone er gjester på moderklubbenes baner. Amasone disponerer Garderobe 3 i det gamle garderobebygget på Arnestad Stadion. 7. Utstyr 7.1. Utstyr som holdes av klubben Klubben holder drakter (overdel), keeperdrakter, keeperhansker, baller, kjegler, vester og utstyrt medisinskrin. Felles utstyr ut over dette må bekostes av lagkassene. I mars og november får lagene tilsendt et bestillingsskjema for utstyr. Her må det påføres hva som trengs av utstyr foran sommer- og vintersesongen. Alle lag er ansvarlige for å behandle utstyr forsiktig, og de er ansvarlig for mistet utstyr. Hvis det mangler utstyr i uvanlig stort omfang, må dette erstattes av lagkassa Klubbavtale - forpliktelser Klubben har avtale med G-Sport Asker og Adidas. Medlemmene får spesialpriser på Amasone-utstyr og annet utstyr i butikken. Avtalen innebærer at klubben inklusiv alle lag er pliktig til å handle alt utstyr gjennom denne avtalen. Dette gjelder også når sponsor eller foreldre skal bekoste utstyr. Dette betyr at det IKKE skal søkes om spillerdrakter fra Postbanken, Coop, Statoil eller andre som tilbyr dette. 8

9 Personlig utstyr som shorts, strømper og treningstøy skal også kjøpes hos G-Sport. Husk å fremvise Klubbkort slik at kjøpet godskrives Amasones konto. Ved kjøp av fotballstøvler anbefaler vi at det kjøpes Adidas-støvler, da dette vil godskrives klubbens konto, men dette er ikke et absolutt krav. Klubben mottar bonuspakke 2 ganger i året basert på samlet uttak gjennom avtalen, inkl spillernes personlige utstyr. Dette utstyret vil, direkte eller indirekte, tilbakeføres til lagene Vimpler Klubben kjøper samlet inn vimpler som skal benyttes i forbindelse med utenlandsturneringer etc. Vimpler kan bestilles hos materialforvalter Materialforvalter Materialforvalter er Stein Eggen stein.eggen@toll.no 8. Seriekamper 8.1. Viktig informasjon Ungdomsfotballens grunnprinsipper (NFF) skal overholdes. Her finner du retningslinjer og spilleregler: Lagleder må skaffe dommer til hjemmekampene hvis dette ikke er oppsatt fra Oslo Fotballkrets. Lagleder har ansvar for å ønske bortelaget velkommen og vise dem til rette. Lagleder har ansvar for at banen er klargjort til kamp Dommere Ta kontakt med dommer dagen før kamp for å være sikker på at dommer møter. Dersom det ikke er oppnevnt dommer til kampen av kretsen plikter hjemmelaget å skaffe en kampleder Dommerregninger Fra og med sesongen 2014 kan dommerhonorar betales elektronisk. Det er følgende alternative måter å betale på: Dommer leverer kvittering som inneholder ALLE nødvendige opplysninger, slik som navn, fødselsnummer, skattekommune, kontonummer etc. 9

10 o o o Alt. 1: Lagleder sender kvittering som pdf-dokument til kasserer@amasone.no senest dagen etter kamp. Kasserer overfører pengene til dommer senest 7 dager etter kamp. Alt. 2: Lagleder overfører pengene til dommer innen 7 dager etter kamp og sender så dommerkvittering og kvittering for banktransaksjon på mail til kasserer@amasone.no. Kasserer refunderer utlegg. Alt. 3: Lagleder betaler dommer kontant. Dommer signerer for mottatt kontantbeløp på kvittering. Dommer leverer ikke papirkvittering på kamp, men sender elektronisk faktura til klubb og kopi til lagleder. Lagleder videresender mottatt kopi til kasserer@amasone.no og bekrefter innholdet. Kasserer overfører pengene til dommer. Dommeren er ansvarlig for at dommerregningen er korrekt utfylt med alle relevante opplysninger. Klubben er ansvarlig for å føre oversikt over utbetalte honorarer pr dommer og ivareta innberetningsplikten i de tilfeller det blir aktuelt. Frigrensebeløpet i forhold til skattemyndighetene er kr 6.000,- pr dommer/klubb Dommerhonorarer sesongen 2014 Dommer Ass. dommer Kvinner 3. divisjon 700,- 450,- J19 400,- Øvrige aldersbestemte klasser 350,- Kilometergodtgjørelse (bosted kamparena) er kr 4.05,-. 9. Cuper Årsmøtet vedtar budsjett som bestemmer hvor mye hvert lag får i støtte til turneringer. Det beste er når lagene selv legger ut for deltakelse. Deretter sendes kopi av regning til klubben, som vi refunderer med inntil det beløpet som er avsatt. Alternativt kan beskjed gis til kasserer som betaler påmeldingsavgiften. 10.Utdanning Klubben oppfordrer trenere og lagledere til å delta på kurs. Oslo fotballkrets har en rekke tilbud. Kretsen arrangerer trenerkurs 1 og fotballlederkurs som trenere og lagledere kan delta på. Amasone dekker kursutgifter etter avtale. 10

11 11.Politiattest Styret i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité vedtok i 2008 at hele norsk idrett skal kreve politiattest. Ordningen gjelder for alle som skal utføre oppgaver som i vesentlig grad innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Ordningen gjelder fra Politiattesten leveres til nestleder i Amasone. Du kan lese mer om ordningen på hjemmesiden. Se link i høyre marg. 12.Kontaktpersoner i Amasone FK pr : Styret Leder Håkon Ødegaard leder@amasone.no Nestleder Annemiek Friebel annemiek.friebel@gmail.com Kasserer John Stensby kasserer@amasone.no Sekretær Tone Hellum toneoh@gmail.com Styremedlem Wenche Løvik wenche.lovik@gmail.com Styremedlem Karl B. Grova karl-b.grova@telenor.com Materialforvalter Stein Eggen stein.eggen@toll.no Medlemslister Lars Erik Grøndal larsegr@online.no Inntektsbringende utvalg Anett Davies amdavies@online.no Borghild Istad borghild-saebo.istad@takeda.com Christina Straume 11