Brukerveiledning - MittDFS

Transkript

1 Brukerveiledning - MittDFS Versjon 7-17/ Innhold Innlogging Mitt DFS... 2 VK Skytterlag... 3 Medlemmer:... 3 Opprett nytt medlem:... 4 Bytt skytterlag:... 5 Avslutt medlemskap:... 5 Bytt passord på medlem:... 6 Medlem sist endret:... 6 Kontingentrutiner... 7 Problem med utskrift av medlemsgiro?... 9 Æresmedlemmer... 9 Purring... 9 Registrere innbetalinger Nye medlemmer etter kontingentkjøring Skytterlagsinfo Kontaktinformasjon: Melding til medlemmer: Skytebaneregister Skjermbildet for Anlegg Hvordan finne koordinater på 15 Hvordan legge inn skytebaner tilknyttet ett anlegg? Hvordan finne kompassretning? Utvalg/verv Merker Ajourhold merker Registrere stevner og sette opp påmelding: Rapporter: Resultater eget lag Skyttere uten ID på stevner Rapporteringsskjema (innrapportering til DFS) klubben

2 Innlogging Mitt DFS For å logge inn i Mitt DFS, trenger du en SkytterID. Den får du ved å kontakte ditt lokale skytterlag. Etter at du har logget inn har, avhengig av din rolle i skytterlaget tilgang til forskjellige funksjoner. Som ordinært medlem av et skytterlag har du f.eks. tilgang på dine påmeldinger, resultater, ajourholde adresseinfo m.m. -Trykk også her for å logge ut. Punktene under er en oppsummering over det du kan gjøre på de innloggede sidene Glemt passord: Denne funksjonen finner du også på innloggings skjermbildet. Bruk av denne forutsetter at du har registrert din e-postadresse. På de innloggede sidene kan du benytte denne til å få tilsendt nytt passord. Ledelsen i ditt skytterlag er gitt mulighet til å bytte passord for deg via Mitt DFS løsningen dersom det er behov for dette. Alternativt kan man kontakte support@dfs.no Endre passord: Her kan du endre ditt passord. Mine påmeldinger: Gir oversikt over alle stevner du er påmeldt på, fram i tid. Mine resultater: Gir oversikt over dine egne resultater, på stevner som arrangør har publisert resultater fra. Mitt skytterlags påmeldinger: Gir oversikt over hvilke stevner medlemmer i skytterlaget er påmeldt på. Mine venner/finn ID: Her kan man søke på medlemmer blant alle skytterlag og bli venner med andre. Man kan melde venner på stevner (i tillegg til alle i eget lag). Personalia: Her kan du selv gå inn å endre på adresse, fødselsdato, telefon, ditt eget bankkontonummer (evt premiepenger fra stevner vil i fremtiden gå rett inn på den enkelte skytters bankkonto). Klasse kan ikke medlemmene endre selv, det må skytterlaget gjøre. Oppgave: Sjekk egen personalia, og oppdatert denne Finn venn/ bli venn med noen 2

3 VK Skytterlag Meny VK Skytterl. gir deg tilgang til verktøykassen. Når du logger deg inn og har ett verv som skytterlagsleder, eller er skytterlagsadmin kommer denne menyen automatisk fram. Leder i utvalget «Skytterlagsstyret», samt alle som ligger i utvalget «Skytterlagsadmin» har tilgang til menyvalget Vk skytterl. Medlemmer: Her klikker du og få fram en oversikt over dine medlemmer. Ref skjermbilde under. Ved å klikke på medlemmets navn kan du redigere adresse, klasse, medlemstype m.m. Du kan også legge inn merker. På grunn av at abonnementsregisteret til Norsk Skyttertidende er en de av samme løsning, er skytterlagets styre ansvarlig for at medlemslisten til enhver tid er ajour. Ved å klikke på "Historiske medlemmer" og deretter "Hent" får du opp alle medlemmer i laget som er utmeldt. Ved å holde musepeker over navnet på et medlem kan man få opp informasjon som er registrert om medlemmet: 3

4 Ref medlems-skjermbildet på forrige side, kan velge å vise historiske medlemmer for å se disse. Man kan også velge å vise bare en valgt medlemstype, eller en valgt klasse. Man kan klikke i heading, for å sortere lista. F.eks. kan man klikke på Fødselsdato og lista sorteres på fødselsdato. Man kan filtrere på bokstav ved å trykke på den enkelte bokstav. I meny til venstre har man følgende valg: Opprett nytt medlem: Når man oppretter nytt medlem er det viktig å huske på å angi medlemstype og klasse. Man må også hva som er første kontingent-år. Det er også en del andre påkrevde felter som må fylles ut. Når man legger inn ett nytt medlem får man automatisk tildelt en skytterid når man lagrer. Det er SkytterID man skal logge inn med første gang. Det første passordet er postnummer. Den enkelte medlem kan senere endre på passordet med funksjonen «Bytt passord», fra innloggingsbildet, eller skytterlaget kan endre passordet i medlemsregisteret (omtales på side 6 i denne veiledningen). Løsningen sjekker for eventuelle duplikat medlemmer som enten er aktive eller historiske, rett etter at man har tastet inn fornavn og etternavn. 4

5 Etter at man har registrert et medlem med e-postadresse gir systemet en adgang for å sende en velkomst-epost til medlemmet med registrerte medlemsopplysninger. Bytt skytterlag: Velg Bytt skytterlag dersom medlemmer skal bytte skytterlag. Her forutsettes det at medlemmer har gjort opp alle sine forpliktelser, og at det laget vedkommende skal bytte til, er varslet. NB! Systemet gjør ingen kontroll på at denne forutsetningen er tilfredsstilt. Man må velge hvilket skytterlag vedkommende skal bytte til, samt hvilket kontingentår som skal settes (bør avklares med mottakende skytterlag), og hvilken dato byttingen skal gjelde fra. Treningsskytter, studentskytter (utgår fra 1/1-13) og støttemedlem er medlemmer fra andre skytterlag. Ved å klikke på disse vises alle som er i disse kategoriene. Disse telles ikke med på årsrapporten. Man kan være medlem av så mange skytterlag man vil, men du kan kun representere et skytterlag. Du kan f.eks være treningsmedlem i en annet. TIPS! Dersom ett medlem som ligger under historiske medlemmer skal begynne igjen så går man bare inn på medlemmet, øverst i bildet ligger det en linje Aktiver medlemskap. Legg inn medlemstype og datoen medlemskapet gjelder fra, samt første kontingentår. Klikk deretter Aktiver medlemskap. Nå er medlemmet aktivt igjen. Avslutt medlemskap: Medlemskap på medlemmer kan avsluttes ved å velge arkfanen «Avslutt medlemskap» på medlemmets profilside. Her må man legge inn Årsak (nedtrekks meny) samt legge inn dato for hvilken dag medlemskapet skal avsluttes fra. Medlemmet havner i oversikten over historiske medlemmer når medlemskapet er avsluttet. 5

6 Bytt passord på medlem: Under arkfanen «Mitt DFS» kan skytterlaget sette nytt passord for medlemmet dersom et medlem skulle ha glemt sitt passord kan skytterlagets ledelse (skytterlags-admin) bytte passord for medlemmet ved å gå ei medlemslisten, klikke på det aktuelle medlemmet og velge arkfanen «Mitt DFS» som illustrert under. Velg haken «Endre passord» for å aktivere passordfeltene. Skriv inn passordet i begge de åpne feltene, og trykk «Lagre» knappen. Medlem sist endret: Du kan se når medlemmet sist er endret og når siste kontingent er registrert på medlemmet under arkfanen Profil/Medlemskap 6

7 Kontingentrutiner NB! Det er svært viktig å presisere at alle skytterlag må registrere innbetaling av medlemskontingent i dette systemet. Dette på grunn av dokumentasjon av medlemskap til DFS sentralt/skytterkontoret. Selv om man har skrevet ut og registrert medlemskontingent i ett annet system, så må man likevel generere kontingent og registrere innbetaling her. Det er ifølge Skytterkontoret dette som er eneste godkjente dokumentasjon på betalende medlemmer i skytterlag (Trenger ikke skrive ut giro!!) Første steg er å gå inn på valget Rediger medlemspriser og sette korrekt kontingent på alle medlemstyper. Ikke aktive medlemstyper skal ha prisen = 0. Tips! Dersom 2. års juniorer som rykker opp til senior må du huske å endre medlemstype dersom det er relevant for ditt skytterlag. Når man endrer medlemstype på et medlem, bortfaller allerede kjørte krav, og kontingent må kjøres på nytt for dette medlemmet. Neste steg er å klikke på «Kontingentkjøring». Vi anbefaler at men velger medlemstype «Alle». Skal man kjøre differensiert så må man kjøre en og en, noe som er litt tungvint. Legg inn girotekst. Legg merke til tekst på medlemskort. Legg inn korrekt årstall og en forfallsdato. Man kan selv legge inn girotekster som kommer på giro. 7

8 Klikk nå «Generer medlemskontingent», da blir det laget en ny bunke nederst i skjermbildet. (Forutsetningen for å få generert medlemskontingent er at eventuelle tidligere kjørte bunker er godkjent eller slettet) Det kan ta opptil 4 minutter å generere medlemskontingent, så vær tålmodig. Det er nå svært viktig at man ikke klikker godkjenn, men klikker på «Til utskrift» for å se giroer (Giroer kan kjøpes fra Skytterkontoret. Ta kontakt med Skytterkontoret salgsavdeling). Godkjenne skal man først gjøre når man er 100% sikker på at alt er ok med utskrift og kontingentsatser, og er klar til å registrere innbetalinger, men senest 31/12 det året kontingenten er kjørt. NB! hvis man ikke skal skrive ut, men bare godkjenne innbetalinger, kan man nå klikke «Godkjenn» på bunken Oppdager man at medlemssatsene var feil eller noe annet så kan man bare slette bunken og generere dette på nytt. Så lenge man ikke har godkjent så kan man slette og generere så mye man vil! Når man trykker «Til utskrift» kommer man til rapport-funksjonen. Velg den markerte knappen (se bildet under) for å få opp medlemsgiroene i en PDF-fil. Dette anbefales. Fra PDF kan du skrive ut videre til skriver. 8

9 Problem med utskrift av medlemsgiro? Enkelte opplever ved utskrift av PDF at teksten på girodelen står for høyt, særlig KID-linjen. Dette kommer om oftest av at Adobe Reader prøver å krympe utskriften til å passe på en side. Valget ligger under (Adobe Reader versjon 9) Fil - Skriv ut, da åpner det seg et bilde, der velger du under Sidehåndtering: Sideskalering settes til Ingen. (se illustrasjon under) Æresmedlemmer Medlemsgiro til æresmedlemmer. I og med at systemet ikke skriver ut giroer der beløpet er satt til kr 0,-, har vi løst dette ved å lage en Rapport. Man kan skrive ut rapporten "Medlemskontingent giro Gratis". Du må legge inn årstall og medlemstype (1008 for æresmedlem), og da vil du få en rapport pris satt til 0, med ovennevnte utvalg. Purring Under menyvalget Kontingentrutinger kan du skrive ut purring på e-post eller pr brev. Purring pr epost kan kun sendes til de medlemmer som har registrert epostadresse på sin profil. På purring pr brev fyller du inn hvilket år purringen gjelder for, samt forfallsdato. I tillegg kan du legge inn en egen purretekst. Du kan senere gjenbruke denne purreteksten ved å taste J i vist i illustrasjonen under. 9

10 Registrere innbetalinger Før man kan registrere innbetalinger må man klikke Godkjenn på bunken som inneholder den aktuelle betalingen. For å registrere innbetalinger klikker du på "Registrer innbetaling". Marker de som har betalt og klikk "Lagre valgte". Registrere innbetalinger gjøres ved å klikke på menyvalget Registrer innbetalinger. Det anbefales at innbetalinger registreres med senest 31/12 det året det er innbetalt. Marker de som har betalt og klikk Lagre valgte. NB! Husk å evt. endre dato, og evt beløp dersom det er ett annet beløp. Har man registrert på feil person eller gjort en annen feil, kan dette rettes opp ved å skrive inn ett minus beløp - i beløpsfeltet, og deretter lagre. Nye medlemmer etter kontingentkjøring Medlemsgiro til nyinnmeldte: Dersom du får nyinnmeldte etter å ha kjørt kontingentkjøring, kan du etter å ha lagt inn et eller flere nye medlemmer kjøre ny kontingentkjøring. Da opprettes en egen bunke med for kun de nye medlemmene. Medlemmer som meldes inn i desember blir ikke med på kontingentkjøring før i januar året etter. 10

11 Skytterlagsinfo Kontaktinformasjon: Her legger skytterlaget inn informasjon om laget. Det er svært viktig at skytterlaget oppdaterer adresseinformasjonen her, da dette brukes av Skytterkontoret ved utsending av post. Det er informasjonen her som skrives ut på medlemsgiro. Endre denne teksten før du skriver ut rapport, og endre tilbake etterpå, dersom det skal brukes annen adresse til f.eks. kasserer. (Det jobbes i skrivende stund med en bedre løsning for å endre betalingsmottaker på giroen). Teksten brukes også på presentasjonssiden av skytterlaget som du finner ved å søke etter skytterlaget på 11

12 Melding til medlemmer: Under Melding til Medlemmer kan skytterlaget legge til melding til et enkeltmedlem eller til alle medlemmer og tidsstyre når disse meldingene skal fremkomme. Trykk «Legg til ny» for å legge til ny melding: For å legge inn en melding må det legges inn fra og til-dato, selve meldingsteksten, samt at man må velge om meldingen er til et enkelt medlem eller til alle. Trykk «Opprett» for å lagre. En lagret melding kan ikke endres. Den må slettes og eventuelt lages på nytt. Meldingen vil fremstå slik som vist under på den enkelte medlems innloggingsbilde Oppgave: Oppdater skytterlagsinfo Legg inn melding til deg selv og sjekk denne. Slett deretter meldingen 12

13 Skytebaneregister. Skytebaneregisteret er ett samarbeidsprosjekt med Miljødirektoratet. Målet er å få registrert alle skytebaner i Norge, i første omgang eksisterende baner. I fase 2 kan det være aktuelt å registrere også nedlagte baner. Det er spesielt viktig å få registrert Koordinater (UTM-33) på alle standplasser, samt lengde på skytebane og kompassretning. Disse opplysningene vil også bli brukt i en elektronisk skytebaneguide i DFS. Denne vil være tett integrert med påmeldingsløsningen. Her gis det en kort innføring i hvordan man legger inn opplysninger: Skytebaneregister finner du igjen under Vk skytterl, Skytterlagsinfo, og fane "skytebaneregister". Løsningen er bygget opp slik at man først velger type anlegg. Det er 3 faste definerte anlegg, som vist over. Først velger du "For type". Deretter kan du registrere informasjon på type anlegg. Det er 3 anlegg som kan velges. 1-Skyteanlegg ute, 2-Skyteanlegg-inne, og 3 Feltanlegg. - Skyteanlegg ute (skytterhus og alle skytebaner på utendørsanlegget). - Skyteanlegg inne (Typisk innendørsanlegg, f.eks. 15m. Kan ofte være samme koordinater som skyteanlegg ute, hvis innendørsbanen er på skytterhuset). - Feltanlegg (Dersom skytterlaget har ett fast feltanlegg, eller fast oppmøtested på sine skytinger her). Koordinater registrert på de 3 anleggene som nevnt over, vil være en del av den kommende elektroniske skytebaneguiden. 13

14 Skjermbildet for Anlegg. I øverste del legger man inn informasjon om skyteanlegget, navn på anlegget og koordinater. Klikk på "Kart" knappen og du får opp kartinformasjon. Mer informasjon om hvordan du finner koordinater kommer på neste side. Klikk på spørsmålstegnet ved siden av feltene for veiledning til utfyllling av det enkelte felt. Når alle opplysninger er lagt inn så klikk lagre. Når koordinater er lagt inn vil du få tilgang til linken «Test koordinater», som er illustrert under. 14

15 Hvordan finne koordinater på Søk deg fram til stedsnavn og zoom deg inn på skytterbanen. Når du har fått fram skytebanen så klikker du på markøren, og plasserer denne på skytterhuset. Deretter klikker du på markøren, og velger koordinatsystem UTM-33. Da får du opp koordinatene. Kopier koordinatene (kun tallene, ikke bokstavnene N og E) og lim de inn i skytebaneregisteret. 15

16 Hvordan legge inn skytebaner tilknyttet ett anlegg? Nå har du registrert ett eller flere anlegg. Da er tiden kommet for å legge inn skytebaner tilknyttet dette anlegget. Stå på anlegget. Klikk deretter "Legg til ny bane", hvis banen finnes fra før, så klikk på "Endre" for å endre opplysninger om skytebanen. NB! 100, 200, 300m baner er konvertert inn fra gammelt register, så her kan man klikke på "endre" for å sjekke at opplysninger stemmer. I første omgang er det viktig å registrere alle baner som brukes av skytterlaget. På sikt ønsker vi også å registrere alt av baner som ligger på området (leirdue, pistol, viltmål, etc.. se drop down liste for oversikt over alle baner). Ved behov for å slette oppførte baner, ta kontakt med support@dfs.no. For feltene «Kompassretning» og «Lengde» skal det kun legges inn tallverdier. Se veiledning for å finne kompassretning lengre bak i dokumentet. I skjermbildet over velg type bane du vil registrere. Legg deretter inn de andre opplysningene, og til slutt velger du «Lagre skytebane» 16

17 Koordinater legges inn på samme måte som du gjorde når du registrerte anlegget. «Koordinater», «Kompassretning» og «Lengde» skal det kun legges inn tallverdier. Se veiledning for å finne kompassretning se nederst på siden. Registrere nøyaktig lengde fra standplass til skiver, f.eks 198m. Antall skudd pr år, skal også registreres. Det er da spesielt 100, 200 og 300m baner som er mest interessant. Hvordan finne kompassretning? Kompassretning finner du enklest ved å ta med ett kompass på standplass. Still deg midt på standplass, og pek med kompasset midt på skivene. Drei deretter kompasshuset slik at husets nord markering og kompass pil begge er mot nord. Hele kompasset holder du i retning mot skytebanen, deretter dreier du kompasshuset slik at det peker mot Nord. Da kan du lese av retningen (3), som i dette tilfellet er 110 grader. Ved behov for hjelp, ta kontakt med support@dfs.no. 17

18 Utvalg/verv Det er viktig at alle lag oppdater utvalgene, og hvem som sitter i disse. Minimum Skytterlagsstyret, ungdomsutvalget og skytterlagsadmin. For å legge til ett nytt verv, klikke man legge til. Deretter legger man inn fra dato, i feltet navn skriv inn min 2 bokstaver og det gjøres ett søk. Velg deretter vedkommende og hvilket verv vedkommende har. Klikk deretter opprett. For å avslutte ett verv, så legger man inn til dato, da vil vedkommende forsvinne fra utvalget. NB! Dersom et verv er feilaktig registrert så kan det slettes permanent ved at man går inn på ett medlem og velger fane verv. Her ligger alle tidligere verv, som det kan ryddes opp i! Velg knappen Slett til høyre for vervet, for å slette vervet for godt. Da forsvinner også eventuell historikk, så dersom formålet er å avslutte vervet, velg til-dato i stedet for å slette. Eventuelle rettigheter som er basert på rollen som et medlem har i skytterlaget blir borte dersom vervet avslutte eller slettes. 18

19 Oppgave: Oppdater utvalg i skytterlaget Merker I dette skjermbildet kan du registrere merker på et medlem. Søk fram skytter og trykke Hent For på få fram tidligere merker. Trykk deretter på linjen med [+] tasten for å legge til nye merker. Registrering av merker kan også gjøres ved at man går inn på ett medlem og velger fanen Medaljer/merker. Her kan man registrere nye merker, og man ser alle merker som er registrert på vedkommende. Ajourhold merker Her legger man inn interne merker som det skytes om, i laget. En kan lage egne koder og merkenavn bare de ikke er like DFS sine koder. (B-koder og høyere) NB! Noen lag mangler kode for BR50, 350 klubben. Legg da inn dette merket selv. 19

20 Registrere stevner og sette opp påmelding: Se egen veiledning for dette på Rapporter: Under meny Rapporter er de diverse rapporter som er tilknyttet medlemssystemet, og her kan man skrive ut kontingentgiro, medlemslister, resultater og mye, -mye mer. Mange av rapportene er «like» som i det gamle administrasjonsprogrammet. I eksempel over er rapporten resultater pr. medlem liste valgt. Har angir man fra/til stevnedato, og klikk hent rapport. Rapport vises på skjerm. Det anbefales at man klikker på symbol som vist i bilde over for å eksportere filen til PDF. Når det gjelder årsrapport og rutiner for dette vises det til egen veiledning for dette på 20

21 Resultater eget lag Man kan få en oversikt over alle stevner som skyttere i eget skytterlag har deltatt på. Sum antall deltakere fra eget lag og deres totale premie er listet ut i oversikten Dersom man trykker på tallet for antall deltakere (her tallet 1 marker over) så får man en spesifisert oversikt over deltakere fra eget lag. Trykker man så på pluss-tegnet bak den enkelte skytter, så får man fram detaljene for den enkelte skytter. 21

22 Skyttere uten ID på stevner Deltar noen av lagets medlemmer på stevne uten ID, vil de havne her. Skytterlagsleder/admin må da matche skytternavnet med skytterens ID. (Forutsetter at det er påmeldt med rett skytterlag). Se skjermbildet under. Klikk på endre og legg inn riktig SkytterID på vedkommende (bare begynn å skrive inn navnet, så søker systemet opp navn med ID). Rapporteringsskjema (innrapportering til DFS) Under menyvalget Skjema finnes en rekke elektroniske skjema for innrapportering til DFS 350-klubben Merker registreres på medlemmet under menyvalget Merker, eller på arkfanen Merker på den enkelte medlem sin profilside. Bestilling av merker og diplom gjøres under menyvalget Skjema (se illustrasjon over). 22