En interkommunal arkivkjerne

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "En interkommunal arkivkjerne"

Transkript

1 En interkommunal arkivkjerne En sentral, kommunal NOARK 5-kjerne hos IKA Kongsberg Denne forstudien søker å belyse hvordan man kan få på plass en enklere modell for arkivdanning og uttrekk av arkiv ved å flytte kompetansebehov og tekniske løsninger fra kommunene til de interkommunale arkivinstitusjonene med fokus på uttrekk og datakvalitet.

2 Innhold Bakgrunn og formål... 2 Bakgrunn... 2 Formål... 3 Er tiden moden for en slik løsning?... 6 Hvordan kan en slik kjerne settes opp og spesifiseres?... 7 Hva vil det koste å etablere og drifte en slik løsning?... 9 Hvordan skal dataflyten gå mellom produksjon og depot?... 9 Hva er gevinstpotensialet i en slik «sentralisert» løsning? Hva kreves av juridiske avtaler, databehandleravtaler og sikkerhetsløsninger? Hvordan kan datakvaliteten sikres i en slik løsning? Gjennomføring av et eventuelt forprosjekt Vedlegg Denne forstudien er utarbeidet av Midt-Telemarkrådet v/ståle Hegna på oppdrag fra IKA Kongsberg Personer som har bidratt i utarbeidelsen av denne forstudien: Thomas Sødring, Høgskolen i Oslo og Akershus Christian Lundvang, NXC AS Roger Kristoffersen, IKA Kongsberg Torleif Lind, IKA Kongsberg Wenche Risdal Lund, IKA Kongsberg Bakgrunn og formål 1

3 Bakgrunn og formål Bakgrunn Bakgrunnen for denne forstudien er å se på hvordan vi kan forenkle og effektivisere prosessene rundt arkivdanning i kommunal sektor i et samarbeid mellom kommunene og de interkommunale arkivene, som mange kommuner er tilknyttet. Det er vanlig å skille mellom sak-/arkivsystemer og fagsystemer. Et sak-/arkivsystem er i denne sammenheng et generisk system som er laget med tanke på saksbehandling generelt. Et fagsystem er et støttesystem som er laget med tanke på saksbehandling i et organ eller en fagetat/fagavdeling og vanligvis utviklet med tanke på en ensartet saksbehandling. Fagsystemet er i varierende grad integrert med sak-/arkivsystemet, dvs. at arkivverdig materiale produsert i fagsystemet lett overføres til sak-/arkivsystemet. Derfor er det også få fagsystemer i dag som er godkjent som elektroniske arkiv. Når dette forstudiet skrives, er det i hovedsak 4 store sak-/arkivsystemer på markedet: WebSak EDB Sak og Arkiv ephorte Public 360 Alle de ovennevnte sak-/arkivsystemer er laget som en helhet, dvs. at saksbehandlingen og arkivdanningen skjer i det samme verktøyet eller systemet. Hvordan blir så disse systemene driftet? Det er fire ulike driftsmodeller: 1. Lokal drift i en enkelt kommune 2. En kommune driftes av en annen kommune (vanligvis at en stor kommune drifter for mindre kommuner) 3. Kommuner driftes via et interkommunalt selskap, dvs. at flere kommuner har gått sammen om et felles driftssenter 4. Kommuner driftes av en tredjeparts kommersiell leverandør I tillegg er det nå også initiativer på gang fra leverandører som går ut på å drifte sak-/arkivsystemet i en leverandørsky. Det vil si at leverandøren drifter løsningen og tar samtidig ansvaret for oppgraderinger og feilrettinger. En slik løsning er så vidt vi kjenner til ennå ikke i drift. Det kreves mye kompetanse både om saksbehandling og arkivdanning for å arbeide godt i disse sak-/arkivsystemene, ikke bare fra saksbehandlere og arkivpersonale, men også i mange tilfeller fra IKT-avdelingene eller driftsavdelingene. Ikke minst gjelder dette når vi kommer til spørsmålet om uttrekk og overlevering av elektronisk materiale til depot og datakvalitet. Bakgrunn og formål 2

4 Formål Formålet med denne forstudien er å undersøke muligheten for å tilby kommunene å koble seg til en NOARK 5-kjerne, som er installert hos det interkommunale arkivet. Denne installasjonen vil fungere som en sky for kommunene, hvor de kan lagre arkivverdige dokumenter med tilhørende metadata. Denne IKA-kjernen bør fortrinnsvis være en kjerne basert på åpen kildekode/fri programvare, som kommunene/ika ene fritt kan installere. I dag finnes det flere NOARK 5-kjerner, men de som er i bruk, er proprietære 1 kjerner som leverandører har utviklet, og som er «låst» til deres system, såkalte produsenteide systemer. Det vil si at installerer man en proprietær eller produsenteid NOARK 5-kjerne fra en leverandør, vil man i utgangspunktet også være bundet til å bruke den aktuelle leverandørens produkter, enten det er sak- /arkivsystemer eller fagsystemer. En årsak til dette er at selv om NOARK-5 er en standard, er den konseptuell og ikke på implementasjonsnivå for annet enn uttrekk per i dag. Hva er IKAkjernen? IKA-kjernen er en NOARK 5-kjerne basert på fri programvare/åpen kildekode, som er installert hos interkommunalt arkiv. Det er to mulige løsninger som skisseres i denne forstudien: Ved Høgskolen i Oslo og Akerhus (HiOA) ble det i 2008 tatt et initiativ til å lage en slik NOARK 5-kjerne basert på åpen kildekode som et studentprosjekt. Siden HiOA ikke driver kommersielt, er denne kjernen videreutviklet og gjort tilgjengelig via leverandøren NXC under navnet DOTS 2, men fremdeles som fri programvare/åpen kildekode 3. Denne kjernen er ennå ikke NOARK5-godkjent, men vi har grunn til å tro at det bare er et tidsspørsmål og i hovedsak et spørsmål om kapasitet hos Riksarkivet som godkjenningsinstans. Det betyr at hvem som helst med tilstrekkelig kompetanse kan installere denne kjernen, og man er altså ikke avhengig av å bruke en spesiell leverandørs programvare. Dette forutsetter selvfølgelig at denne kjernen er en åpen standard kjerne som 1. Kommunen har NOARK 5-kjernen lokalt installert, men kan «kopiere» arkivet eller deler av arkivet til tilsvarende NOARK 5- kjerne hos IKA. Dette vil forenkle prosessen med periodisering, avlevering, uttrekk og test av uttrekk. 2. Kommunene har ingen NOARK 5-kjerne installert lokalt, men jobber mot en NOARK 5-kjerne som er installert hos IKA. 1 Proprietær programvare eller «produsenteid programvare», er programvare hvor opphavsretten brukes til å beskytte produsentens eierskap. I praksis skjer dette ved å begrense bruksretten til den, dvs. at brukeren må godta en lisens eller avtale for å ta den i bruk. 2 Når denne forstudien senere bruker navnet DOTS, siktes det til denne NOARK 5-kjernen, levert av NXC AS. 3 HiOA har nå satt i gang et prosjekt med å utvikle et saksbehandlingsgrensesnitt mot DOTS. Bakgrunn og formål 3

5 forvaltes nasjonalt, og som alle leverandører av sak-/arkivsystemer og fagsystemer må levere til. 4 Dermed er man også på vei til å nå noen av de gevinstene som er mulig med NOARK 5, nemlig «skille» saksbehandlingen fra arkivdanningen. Da kan saksbehandlingen foregå i forsystemer rundt kjernen, for eksempel som webmoduler eller widgets. Kjernen kan dermed ta imot og levere ut dokumenter fra/til andre systemer, også fagsystemer. Det vil også sannsynligvis gjøre det lettere å arkivere arkivverdig dokumentasjon fra andre kanaler som epost-klienten, lynmeldinger, sosiale medier osv. Dermed kan denne NOARK 5-kjernen bli en felleskomponent som en nasjonal organisasjon kan forvalte. Men uansett om dette blir en nasjonal felleskomponent, eller en proprietær eller produsenteid kjerne, kan saksbehandlingen og arkivdanningen skje på to ulike nivåer, på produksjonsstadiet eller på uttrekksstadiet. Disse to mulighetene er beskrevet under: Scenario 1 - Kommunen har kjernen lokalt installert som nå, heretter omtalt som Scenario 1. Figur 1. Alt i kommunen, NXC AS Med denne løsningen vil kjernen være installert på en lokal server som kommunens IKTdriftsavdeling sammen med systemansvarlig har ansvaret for, i prinsippet slik som nå, men 4 Riksarkivet initierer i disse dager et prosjekt i regi av KommIT som skal levere et standard tjenestegrensesnitt til NOARK-5, og som planlegges ferdigstilt 2. kvartal Bakgrunn og formål 4

6 prosessen med periodisering, avlevering, uttrekk og test av uttrekk vil kunne bli enklere, siden en tilsvarende kjerne ville være installert hos IKA et. Uansett vil dette kreve kompetanse som mange små og mellomstore kommuner ikke har pr. i dag. Spesielt gjelder det kompetanse på uttrekk 5. En slik automatisert avlevering som dette krever, vil dessuten medføre at det må bygges opp en PKIarkitektur rundt avleveringen. Scenario 2 - Kommunene har ingen kjerne installert lokalt, men jobber mot en NOARK 5-kjerne som er installert hos IKA, heretter omtalt som Scenario 2. Figur 2. Arkiv i IKA, NXC AS Med denne løsningen vil IKT-driftsavdelingene ikke trenge kompetanse for å optimalisere og vedlikeholde en arkivkjerne. Denne kompetansen vil da kunne være plassert sentralt hos interkommunalt arkiv. Da vil IKA et lage uttrekk, teste dem og gi tilbakemelding til kommunen om uttrekkene. IKA et vil da ha det formelle ansvaret helt fra begynnelsen. Dette krever sannsynligvis en annen infrastruktur hos IKA et enn det som er tilfellet i dag, noe vi vil drøfte senere i dette forstudiet. I et videre perspektiv bør det også tas inn i diskusjonen hvilken rolle andre arkivinstitusjoner, for eksempel Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter (KDRS) og Riksarkivet, vil kunne ha som depoter og/eller sikringslager. 5 Se avsnittet «Er tiden moden for en slik løsning?» Bakgrunn og formål 5

7 I denne forstudien søker vi å belyse følgende problemstillinger: Er tiden moden for slike løsninger - en arkivkjerne for arkivene til alle eierkommunene som driftes av IKA Kongsberg - både teknologisk og ikke minst kulturelt? Hvordan kan en slik kjerne settes opp og spesifiseres? Hva vil det koste å etablere og drifte en slik løsning? Hvordan skal dataflyten gå mellom produksjon og depot? Hva er gevinstpotensialet i en slik «sentralisert» løsning? Hva kreves av juridiske avtaler, databehandleravtaler og sikkerhetsløsninger? Hvordan kan datakvaliteten sikres i en slik løsning? Gjennomføring av et eventuelt forprosjekt Er tiden moden for en slik løsning? Når slike spørsmål skal utredes, er det viktig å undersøke hvor klare organisasjonene er for å ta imot en slik løsning, både teknologisk og kulturelt. Som et ledd i en vurdering av graden av modenhet i kommunene, er det blitt holdt tre presentasjoner for følgende fora: 1. Samdok-konferanse hos Riksarkivet IKA Kongsberg sitt arkivlederseminar Arkiv i e-forvaltning. Samdok-konferansen I etterkant av arkivlederseminaret ble det sommeren 2013 gjennomført en spørreundersøkelse som omfattet alle eierkommunene til IKA Kongsberg. Spørsmålene som ble stilt og som er relevante for denne forstudien, var: 1. På arkivlederseminaret i Larvik ble det presentert en forstudie som skal undersøke muligheten for å tilby IKA Kongsbergs eierkommuner tilgang til en NOARK 5-arkivkjerne som driftes av IKA Kongsberg. Arkivdata som produseres av eierkommunene, kopieres fortløpende fra kommunens egen NOARK 5-kjerne til depot som driftes av IKA Kongsberg. Ved skarpt skille stenges depotet og man starter på nytt. Mener din kommune at dette er et interessant prosjekt for din kommune? 6 Ja Nei Vet ikke Det første spørsmålet peker bare på løsningen som presenteres i Scenario 1, men vi har valgt i denne forstudien å også vurdere løsningen som er skissert i Scenario 2. Er tiden moden for en slik løsning? 6

8 2. Har kommunen planer om å innføre et NOARK5-basert sak-/arkivsystem innen 2015? Ja Nei Har sak-/arkivsystemet som kommunen bruker, en egen uttrekksmulighet? (Gjelder NOARK4- systemer) Ja, men vi trenger Ja, og den kan brukes uten Nei Vet ikke Ikke besvart konsulenthjelp for å bruke den konsulenthjelp Har noen av fagsystemene en integrasjon mot sak-/arkivsystemet? Ja Nei Vet ikke/ikke besvart I tillegg ble det spurt om hvor mange fagsystemer som er i bruk i kommunene, og som produserer arkivverdig materiale. Her var svarene svært varierte, noe som kan tyde på mangelfull oversikt over fagsystemene, og hva slags informasjon disse systemene produserer. Datafangsten fra fagsystemene er naturlig nok for en stor del avhengig av en integrasjon mellom fagsystemene og sak-/arkivsystemet. Tallene over viser at dette er tilfelle i noen kommuner, og at det stort sett er integrasjon mellom fagsystemer fra Visma (Barnehage, Helse, Rekruttering) og Oppad (skole) dette gjelder. Konklusjonen på undersøkelsen som er gjengitt over, viser at et overveiende flertall av kommunene er interessert i å se nærmere på en tettere teknisk kobling mellom kommunen og IKA Kongsberg. Dessuten er det mange av disse kommunene som har ambisjoner om å oppgradere til NOARK 5 i løpet av Dette vil være et viktig moment i forhold til et eventuelt forprosjekt og hovedprosjekt. Hvordan kan en slik kjerne settes opp og spesifiseres? Når en slik løsning skal installeres og tas i bruk, er det viktig at man følger de prinsippene som DIFI har lagt til grunn for IT-arkitekturer: 1. Tjenesteorientert arkitektur. IT-systemene skal bygges som en samling med avgrensede delsystemer som legger til rette for mest mulig gjenbruk. 2. Interoperabilitet. IT-systemene må kunne utvikles og dele data og informasjon med andre systemer gjennom standardiserte grensesnitt. Hvordan kan en slik kjerne settes opp og spesifiseres? 7

9 3. Tilgjengelighet. Nettbaserte tjenester skal være universelt utformet, og brukerne skal kunne benytte dem uten hensyn til tid, sted eller kanal. 4. Trygghet. Informasjon og tjenester skal tilfredsstille krav til konfidensialitet, kvalitet og tilgjengelighet. 5. Åpenhet. Offentlige IT-systemer skal være basert på åpne eller godkjente standarder. Systemene skal ikke sette spesielle krav til teknologi hos brukerne. 6. Fleksibilitet. Forvaltningen skal etablere og utvikle IT-systemer på en måte som gjør dem forberedt på endringer innen bruk, innhold, organisering, eierskap og infrastruktur. 7. Skalerbarhet. IT-systemene skal være forberedt på endringer i antall brukere, datamengde og tjenestenes livslengde. En NOARK 5-kjerne basert på åpen kildekode/fri programvare vil tilfredsstille flere av disse kriteriene, spesielt gjelder dette punktene 1,2,5 og 6. Forutsetningen er imidlertid at en slik kjerne forvaltes på en god måte. Et slikt eierskap og dermed ansvaret for å forvalte en slik NOARK 5-kjerne bør etter vår oppfatning ligge hos en statlig aktør, for eksempel Riksarkivet eller DIFI eller KS/KommIT. Hovedfokuset i en slik kjerne vil være å sikre både danning og bevaring. Fra Riksrevisjonens rapport fra 2010 om tilstanden til kommunale arkiv 7 er det stadfestet at det samlede antallet bevarte datauttrekk utgjør om lag ett uttrekk per norske kommune for hele perioden på de 30 årene systemene har vært i bruk, og at det finnes mange tusen ulike fagsystemer i bruk i kommunal sektor som inneholder sentral rettighetsdokumentasjon for enkeltindivider. Dette er et stort problem for kommunene, og kommunene har ikke vært i stand til å følge opp Riksrevisjonens rapport i tilstrekkelig grad. Kommunal Rapport satte fokus på denne problemstillingen i en artikkel høsten En NOARK 5-kjerne basert på fri programvare/åpen kildekode bygget på DIFI sine arkitekturprinsipper, vil være et konkret steg i riktig retning til å løse problemene som kommunen opplever med sine elektroniske arkiv. Siden arkivkjernen er basert på fri programvare/åpen kildekode, vil det ikke være noen leverandør som beskytter sine immaterielle rettigheter for å hindre integrasjon, interoperabilitet eller videre utvikling av kjernen. Alle leverandører står fritt til å utvikle forsystemer til en slik kjerne. NOARK 5 har en del innebygd mekanismer som gjør at det er egnet for fagsystemer og DOTS-kjernen støtter disse fullt ut 9. Det å kunne lage godkjente arkivuttrekk uavhengig av leverandør og eksterne konsulenter vil gi store innsparinger til kommunene. DOTS har per i dag innebygd all uttrekksfunksjonalitet som Trondheim kommune har alt tatt i bruk DOTS-kjernen for å digitalisere papirarkiv, og et sentralt element i det prosjektet var at kjernen skal kunne lage godkjente arkivuttrekk. Hvordan kan en slik kjerne settes opp og spesifiseres? 8

10 trengs for å lage godkjente uttrekk og er den eneste NOARK-løsningen som har en egen innebygd modul for å teste slike uttrekk. Rent teknisk arkivfaglig har DOTS full støtte til virksomhetsspesifikke metadata, utvidelser av mappe og registrering, og har dessuten en fleksibel metodikk i forhold til bruker og dataadministrasjon. Hva vil det koste å etablere og drifte en slik løsning? Kostnadene rundt et oppsett slik det er skissert i Scenario 2, vil i hovedsak være knyttet til infrastruktur, lagringskapasitet og backup. 10 NXC, som leverandør av DOTS, tar vedlikeholdspris pr kjerne, men en kjerne kan inneholde flere arkiv/arkivdeler. Søket som leveres sammen med vedlikeholdet til DOTS-kjernen kan brukes til å søke på tvers av arkiv (i flere arkiv samtidig) eller begrenset innenfor et gitt arkiv eller en gitt arkivdel. Eksempel: Gitt at man kan bruke én kjerne for delarkivet Teknisk i alle kommuner og drifte dette hos IKA Kongsberg, så vil man ha følgende kostnader: Vedlikeholdslisens på DOTS inkl. søkegrensesnitt og uttrekksgrensesnitt: kr ,- pr år Når det gjelder prising her, vil det være mulig å diskutere både kostnadsdeling og skalering av pris ved flere kjerner. Kostnadene vil derfor være avhengig av hvor mange av eierkommunene som ønsker å være med på en slik løsning. Men uansett er det mye som tyder på at dette vil være en kostnadsbesparende løsning for kommunene. Kostnadsbildet vil være en viktig del av et forprosjekt. Hvordan skal dataflyten gå mellom produksjon og depot? Det er viktig å huske at en NOARK 5-kjerne, for eksempel DOTS, ikke er et saksbehandlingssystem. Hvis vi sammenligner et sak-/arkivsystem eller et fagsystem med en bil, så vil DOTS være motoren i bilen. Derfor vil det være helt avgjørende å få leverandører til å lage saksbehandlingsgrensesnitt som kan levere til DOTS. Dette kan være både eksisterende leverandører som må tilpasse sitt bukergrensesnitt til å levere til DOTS, eller nye leverandører som leverer grensesnitt tilpasset den aktuelle saksbehandling mot DOTS. Scenario 1. Med utgangspunkt i Scenario 1, dvs. drifting av sak-/arkivsystemet i den aktuelle kommunen, vil det være snakk om en overføring av innhold til tilsvarende kjerne i interkommunalt arkiv. Dette vil kreve kompetanse på uttrekk til depot hos den aktuelle kommunen. Og det må dessuten bygges opp en PKI-arkitektur rundt avleveringen. En mulig løsning er at kommunens lokale kjerne avleverer ukentlig/månedlig til IKA et i form av uttrekk. Dermed vil man sikre at kommunene kan fortsette å jobbe selv om for eksempel linjene til IKA et skulle være utilgjengelige. Hvis dette settes opp automatisk, vil kommunen ganske enkelt få 10 Se Vedlegg 1 for eksempel på konkret tilbud på dedikert server med spesifikasjoner tilsvarende det som trengs for å installere og drifte DOTS. Hva vil det koste å etablere og drifte en slik løsning? 9

11 en oversikt over det som faktisk er overført til depot. Da er det selvsagt viktig at datakvaliteten er testet og godkjent før uttrekket gjøres. Men en slik løsning, vil det måtte utvikles en infrastruktur for å håndtere duplisert innhold og rutiner der dataene eventuelt ikke stemmer overens med hverandre. Kostnadsmessig er dette en unødvendig dyrere løsning enn scenario 2, samtidig som det etter vår oppfatning ikke gir noen konkrete gevinster, bl.a. fordi ansvar for datakvalitet og uttrekk blir fortsatt liggende hos kommunen. Scenario 2. Det sentrale spørsmålet her er om IKA et skal drifte hele løsningen eller bare kjernen. Det er mulig å bare drifte selve kjernen, men da er det selvsagt viktig med hurtige linjer, oppetid, god og rask support, slik at man er sikker på at kjernen til enhver tid er oppe og går. Ansvaret for support på forsystemene må selvfølgelig ligge i den enkelte kommune eller kommunesamarbeidet. Skal IKA et drifte hele sak-/arkivsystemet er det spørsmål om det f.eks. skal gjøres via terminalserver eller andre klienter. Da må det også tas i betraktning at det kan være nødvendig å drifte kontorstøttesystemene (Word, Outlook osv). Slike spørsmål vil være en viktig del av et forprosjekt. Uansett vil det med denne løsningen ikke være en dataflyt til depot på et bestemt tidspunkt da materiale jo blir dannet i depot. Da kjernen allerede er installert hos IKA et så vil IKA et være ansvarlig for integriteten og autentisiteten. Hvis vi ser på den tradisjonelle måten forvaltningen overfører materiale til depot så samler forvaltningen opp materiale over en lang tidsperiode og forvaltningen formelt avleverer det på et tidspunkt. I Norge har vi en litt mer komplisert metode der vi først deponerer og senere blir materiale avlevert. Denne metodikken egner seg egentlig dårlig for elektronisk materiale. Det er flere grunner til dette. Den første er at vi vet i dag at det å lage NOARK 4-uttrekk er en utfordring. For det andre så har vi utdaterte bevarings- og kassasjonsbestemmelser i kommunal sektor som gjør at en deponering kan måtte oppdateres på et tidspunkt. Da kan det oppstår en situasjon hvor IKAs kopi av dataene ikke stemmer overens med kommunens. Hvilke rutiner vil være på plass for å håndtere dette? For det tredje, i forhold til fagsystemene, er det ingen enighet om hvordan uttrekk skal genereres eller bevares. IKA bør derfor i langt større grad ha et ansvar for å hjelpe kommunene til å forstå og forvalte sitt materiale i henhold til eksisterende og kommende lovverk. Med stor sannsynlighet vil det i beste fall bare være større kommuner (for eksempel K10-kommunene) som vil ha ressurser til å håndtere dette forsvarlig. Hvis materialet dannes i et IKA, kan ansvaret for bevaring, kassasjon, datakvalitet og uttrekk flyttes til IKA et. IKA et kan fortløpende vurdere (ved hjelp av uttrekks- og datakvalitetsverktøy) kvaliteten til materialet og formidle tilbake til kommunen om eventuelle problemer. Hvis datakvaliteten er sikret, vil det være enklere å generere uttrekk og teste disse. Kostnadene og rutinene rundt dette reduserer sjansen for at materiale kan gå tapt. Hvordan skal dataflyten gå mellom produksjon og depot? 10

12 Fra et arkivdanningsstandpunkt vil ikke kommunen merke om systemer kjører hos et IKA, er installert lokalt eller på annen måte over sikkert nett. Dette er på mange måter en tilnærming til nettskyen der det skjer på kommunens betingelser og ikke er en løsning der man ikke har kontroll med hvor dataene er lagret, for eksempel i utlandet, slik tilfellet er med vanlige skytjenester. I Arkivlovens 9b står det: «Utan i samsvar med føresegner gjevne i medhald av 12 i denne lova eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren, kan ikkje arkivmateriale: førast ut or landet, dersom dette ikkje representerer ein naudsynt del av den forvaltningsmessige eller rettslege bruken av dokumenta.» Arkivloven tillater med andre ord ikke at arkivmateriale føres ut av landet. Arkivlovens 9b vil kanskje måtte vike for Europeiske lovgivning pga av retten til å tilby tjenester og arkivene vil fort miste retten til å bli beskyttet. Det er derfor i kommunens interesse å etablere egne skyløsninger 11, for eksempel hos IKA ene. Hva er gevinstpotensialet i en slik «sentralisert» løsning? Gevinstpotensialet i en løsning som skissert i Scenario 2, vil kunne oppsummeres i følgende punkter: 1. Kompetanse. Arkivleder/systemansvarlig. Mange arkivledere/systemansvarlige/ikt-konsulenter gir uttrykk for at kompetansen på databaser og arkivdanning er mangelfull. Spesielt med Scenario 2, vil spisskompetanse knyttet til for eksempel databaseoptimalisering, reindeksering og generell databasekompetanse flyttes fra kommunene og til de interkommunale arkivinstitusjonene. Det samme gjelder kompetanse rundt uttrekk/periodisering/skarpt skille. Med Scenario 2 vil denne kompetansen kunne sitte hos IKA et, og i mindre grad hos kommunen. Dermed vil kommunene spare både tid og kostnader ved at de slipper å måtte skaffe seg og vedlikeholde en slik kompetanse. Med utgangspunkt i den tidligere nevnte spørreundersøkelsen er det tydelig at de fleste kommuner føler at kompetanse rundt uttrekk er en utfordring, og at de trenger hjelp fra leverandør til å foreta uttrekk. Dette kan selvfølgelig også skyldes et for komplisert brukergrensesnitt på uttrekksmodulene, men det vil uansett være behov for kompetanse. Hva som er involvert i eksempelvis et uttrekk, og som tydeliggjør hvilken kompetanse som kreves, kan skisseres ved følgende eksempel: a. Rydde i databasen b. Konvertere filer til arkivformat og ev. dekryptere filer c. Ta uttrekk i henhold til NOARK-standarden d. Teste uttrekket e. Dokumentere uttrekket med en oppsummering og avleveringsrapport 11 NXC har utviklet en modul mot DOTS gjør at DOTS kan behandle mye mer data enn en tradisjonell arkivkjerne, samt spre dokumentene på flere maskiner i IKA et sin arkivsky. Hva er gevinstpotensialet i en slik «sentralisert» løsning? 11

13 i. Sammendrag (ant. saker, jposter, tabeller, rader, fra-til-dato) ii. Oversikt over feil/mangler som er rettet ev. ikke rettet i basen iii. Liste over avleverte tabeller iv. Liste over ekskluderte tabeller v. Kjøring mot testverktøy f. Overlevere uttrekket til arkivdepot og stå for kommunikasjonen med arkivdepotet i forbindelse med testing/deponering Som den tidligere nevnte undersøkelsen blant IKA Kongsberg sine eierkommuner viser, vil det være de færreste kommuner som har tilstrekkelig kompetanse på dette feltet til å ta hånd om et slikt uttrekk uten konsulenthjelp fra leverandøren av sak-/arkivsystemet. Saksbehandler. Selv om leverandørene av de ulike sak-/arkivsystemene har høyt fokus på brukervennlighet, er det en kjensgjerning at sak-/arkivsystemene er forholdsvis kompliserte å ta i bruk, spesielt siden saksbehandling og arkivdanning er knyttet sammen i ett og samme system. 12 Det betyr at en saksbehandler ideelt sett skal ha god kjennskap til arkivdanning for å bruk systemet på en god måte. Dessuten vil et generisk sak-/arkivsystem i liten grad kunne tilpasse saksgangen etter hvilken type sak man behandler, og det sier seg selv at det er stor forskjell på saksprosessen på eksempelvis en SFO-søknad sammenlignet med en komplisert byggesøknad. Ved å skille saksbehandling fra arkivdanning vil man lettere kunne tilpasse saksbehandlingsprosessen til den aktuelle saken for på den måten å gjøre det enklest mulig for en saksbehandler. 2. Datakvalitet. Gevinstpotensialet når det gjelder datakvalitet kan deles i kunnskap og nøytralitet eller uavhengighet. Kunnskap. Når det gjelder kunnskap om datakvalitet, så vil det være behov for 1-2 personer med det vi kan kalle for teknisk arkivkunnskap. Det gjelder for eksempel kunnskap om hva PKI, XML, database-modellering, UML osv er, kunnskap om å lage uttrekk og teste uttrekk, og kunnskap om hva som er problemet med dataene, og hvordan det kan rettes. I en fullelektronisk arkivverden må arkivlederne ha kunnskap om hva datakvalitet er, og hvordan uttrekk kan testes med tanke på datakvaliteten. De må også vite hva konsekvensen av dårlig datakvalitet er, og må ha en helhetlig forståelse av sitt arkivmateriale. Vi kan ikke regne med at en arkivleder i spesielt små og mellomstore kommuner har en slik kunnskap. Samtidig vil det neppe være en god løsning å sentralisere denne kunnskapen til KDRS pga 12 Dette har også gjort at det har vokst fram ulike forenklede tilganger til sak-/arkivsystemet, for eksempel vha webdeler i et SharePoint-brukergrensesnitt. Dette er i prinsippet et «vindu» inn til sak-/arkivsystemet, hvor brukeren har søkemuligheter i sak-/arkivsystemet, eller også mulighet for å opprette saker og legge over arkivverdige dokumenter. Hva er gevinstpotensialet i en slik «sentralisert» løsning? 12

14 avstanden til kommunene. Etter vår mening vil gevinsten være størst hvis denne kunnskapen samles hos IKA et, som kommunenes arkivfaglige rådgiver. Uavhengighet. Selv om kommunen formelt er eiere av IKA, vil IKA et likevel ha en uavhengig rolle. Det gjør at de er riktig instans til å lage og teste uttrekk og fortløpende måle datakvalitet. 3. Økonomi. En sentralisert løsning, Scenario 2, vil være kostnadsbesparende, siden en saksbehandler ikke trenger kompetanse på mer enn selve saksbehandlingen og klientprogrammet. I tillegg vil det være tilstrekkelig med en installasjon av en NOARK 5- kjerne med mange instanser atskilt fra hverandre. 4. Eierskap til arkivdata. Siden kommunene er eiere av IKA et, vil man som kommuner ha full kontroll over sine arkiv ved å benytte en sentral IKA-kjerne framfor en produsenteid arkivsky. 5. Tilgjengeliggjøring av arkivdata. I og med at man eier og forvalter sine egne data, vil man også lettere kunne tilgjengeliggjøre denne informasjonen i samarbeid med IKA et. Hva kreves av juridiske avtaler, databehandleravtaler og sikkerhetsløsninger? For å ta i bruk en løsning basert på Scenario 2 må IKA et ha en databehandleravtale med kommunene som ønsker å benytte en slik løsning. Her vil det nok være tilstrekkelig å ta utgangspunkt i den databehandleravtalen som ligger på Datatilsynet sine sider. 13 Hva sikkerhetsløsninger angår, må det opprettes en infrastruktur med for eksempel VPNforbindelse og brannmur-løsninger mellom kommunene og IKA et. Her finnes det en rekke mulige løsninger, noe som må kartlegges i et eventuelt forprosjekt. Det samme gjelder juridiske avtaler. Hvordan kan datakvaliteten sikres i en slik løsning? Ved HiOA ble det gjennomført et prosjekt på datakvalitet i et NOARK 4-perspektiv. De to største utfordringene for å sikre arkivenes innhold er volum og tid. Volumet i arkivet øker kontinuerlig med tid, men arkivtjenesten har stort sett bare en begrenset tidshorisont som de forholder seg til (de pågående arkivsakene). Mangler og feil i data som oppstår under danning blir i mange tilfeller ikke rettet og mangler og feil på grunn av systemoppdatering og -vedlikehold blir ofte ikke oppdaget. Det fører til at kommunen relativt raskt vil miste kontrollen over kvaliteten til det elektroniske arkivet. Det å lage et godkjent uttrekk definerer det laveste nivået av datakvalitet. Normalt sett vil det ikke ta mange måneder før kvaliteten vil synke og volumet øke såpass mye at det ville påløpe store kostnader å få datakvaliteten opp på et godt nok nivå. Hvordan kan DOTS løse 13 https://www.datatilsynet.no/sikkerhet-internkontroll/databehandleravtale/ Hva kreves av juridiske avtaler, databehandleravtaler og sikkerhetsløsninger? 13

15 dette? DOTS kan ha innebygde datakvalitetsmoduler som lar kommunen fortløpende måle kvaliteten. DOTS har også innebygd uttrekksfunksjonalitet og funksjonalitet for å teste uttrekket. Dermed er det mulig for kommunene/ika et å fortløpende teste kvalitet og uttrekk for å identifisere potensielle problemer med kvaliteten. Mangelfull kunnskap om systemene som brukes, er også en årsak til dårlig datakvalitet. De proprietære eller leverandøreide systemene har ikke teknisk dokumentasjon fritt og åpent tilgjengelig, slik at tredjeparts leverandører kan lage løsninger på uttrekk og datakvalitet. DOTSkoden og tilhørende dokumentasjon er derimot fritt tilgjengelig fordi den er basert på fri programvare/åpen kildekode. Det finnes dessuten API er og grensesnitt som lar deg jobbe med DOTS. Et annet viktig aspekt er at DOTS ikke vil være et produkt som videreutvikles på linje med et tradisjonelt sak-/arkivsystem, som naturlig vil gjennomgå flere utviklingsfaser i løpet av systemets levetid. DOTS er fellesarkivet til kommunen. Leverandører vil utvikle forsystemer, og det er disse forsystemene som gjennomgår et utviklingsløp. DOTS er en stabil «partner» til forsystemene som sikrer rettighetsdokumentasjon på vegne av kommunene som bruker det. Når det skal utvikles et forsystem til DOTS, så er det to elementer som må inngå i prosjektet for å ivareta datakvaliteten, nemlig utvidelsene til uttrekk og datakvalitetsbeskrivelse. Disse to elementene vil være en del av forsystemet og brukes til å sikre kvaliteten over tid. Hvis forsystemet oppdateres, så må det også gjøres et arbeid i forhold til uttrekk og datakvalitet. Hvis oppdateringen til forsystemet er av en slik natur at forståelsen eller bruken av data endrer seg dramatisk, så er det mulig at arkivet må periodiseres. Det kan også oppstå en situasjon der reglene for datakvalitet endrer seg pga oppdateringen, og det må i så fall være en del av leveransen til forsystemet. Slik det er i dag, kommer systemer med endringer kvartalvis uten at kommunene er klar over konsekvensene. Gjennomføring av et eventuelt forprosjekt Et forprosjekt her vil typisk kunne være en installasjon av DOTS-kjernen hos IKA Kongsberg for minimum 3 kommuner. Det er viktig å la flerbruker-aspektet være en tydelig del av forprosjektet. Videre vil det være viktig å lage en implementasjon av noe kommunene trenger. Et mulig eksempel her kunne være å utvikle en saksbehandling for håndtering av barnehagesøknader basert på KS Resultat XML 14. Forprosjektet kan da bestå av følgende: Installasjon av kjernen. DOTS-kjernen installeres hos IKA Kongsberg. Bruksområde, deltakerkommuner og brukere er identifisert og første tilpasning til DOTS-grensesnitt skjer. Vi ser på KS Resultat XML, og hvordan det kan tilpasses DOTS. Sikkerhet (VPN eller lignende) settes opp. 14 Gjennomføring av et eventuelt forprosjekt 14

16 Videreutvikling. Den aktuelle casen blir utarbeidet og forsystem til DOTS-kjernen blir utviklet og testet. Testing av datakvalitet og uttrekksrutiner blir utført. Dokumentasjon. Testing av systemet blir videreført og dokumentert. Systemdokumentasjon blir produsert og en rapport utarbeidet med informasjon om hvordan man kan ta det videre til et hovedprosjekt. Det som da kartlegges i forprosjektet er: Hvordan DOTS kan brukes i en skyløsning Rutiner med tanke på datakvalitet og uttrekk Hvordan kan så et slikt forprosjekt finansieres? Det kan være mulig å søke om offentlige midler, for eksempel FOU-midler, til å gjennomføre et forprosjekt. Forprosjektet skal uansett fokusere på uttrekksfunksjonalitet og datakvalitet, og dette er utfordringer som pr i dag ikke kan sies å være løst i kommunene. Dermed vil det være aktuelt å søke om offentlige midler. I tillegg bør NXC, som står bak videreutviklingen av DOTS, være villige til å investere tid og ressurser i et slikt forprosjekt. Et forprosjekt må også ha fokus på hvordan dette skal finansieres i drift. Sentrale spørsmål da vil være hva som dekkes av kommunens årlige eierkontingent i IKA et, og hva det koster for den enkelte kommune å ha arkivet driftet av IKA et. Gjennomføring av et eventuelt forprosjekt 15

17 Vedlegg 1 Eksempel på spesifikasjoner og priser på dedikert server med spesifikasjoner tilsvarende det som trengs for å installere og drifte DOTS: Leie av dedikert server for ESXi Leie av server, inkludert hardware garanti, nettlinjer, strøm og co-location kr: 4.900,- per måned. I tillegg kommer drift av hver VM/instans som er aktiv på kr 790,- per måned. Denne maskinen kan da kjøre maks 20 stk ESXi instanser med 1TB disk og 6GB RAM per stk. Driften på 790 som nevnt over inkluderer: Backup off-site (annet datasenter), sikkerhetspatcher og generell vedlikehold (opprettelse av brukere etc). Vi forventer at instansene blir et Debian-basert Linux operativsystem som Ubuntu Linux eller Debian, ved andre OS kan det i tillegg tilkomme lisensavgifter. Alle priser er eks. mva. Avtaleperiode: 36 mnd. Tekniske spesifikasjoner: 1x Supermicro 6027R-TRF 2U 2xIntel Xeon E5 16xDIMM 8x3,5 2xGbE 2xPSU IPMI 2x Intel Xeon E5 6-Core - E5-2620v2 2.10GHz 15MB LGA GT/s 80W 16x SM 8GB DDR3 1600MHz 2Rx4 ECC REG RoHS Hynix 1x Supermicro PCIe SAS 6Gbps contr, 8int, RAID 0,1,5,6,10,50,60, LP, LSI2108 6x Seagate Desktop - 4TB SATA3-5900RPM 64MB 3.5" Vedlegg 1 16

IKA kjernen SAMDOK konferansen Gardermoen

IKA kjernen SAMDOK konferansen Gardermoen IKA kjernen SAMDOK konferansen Gardermoen VÅRT LØSNINGSFORSLAG 1. Gi kommunene tilbake kontrollen over sine egne arkiv > Distribuere åpen kildekode Noark 5 kjerne 2. Etablere kostnadseffektive prosesser

Detaljer

Hva jeg skal snakke om

Hva jeg skal snakke om Noark 5 Del 2 Hva jeg skal snakke om Litt om programvare Proprietær og åpenkildekode Tjeneste orientert arkitekturer Moderne utviklingsmetodikk dots Noark 5 kjerne Viktig men ikke noe som er tatt opp i

Detaljer

Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Samdok samla samfunnsdokumentasjon Samdok samla samfunnsdokumentasjon RAPPORT 2014 PRIORITERT OPPGAVE Arkiv i (3) Synkron avlevering (KOMM) /IKA Kongsberg Utarbeidet av Gunnar Urtegaard/Kari Frodesen Rapportdato 12.01.2015 1 av 7 OPPGAVE

Detaljer

GODKJENT NOARK UTTREKK OG FORMIDLINGSLØSNINGER FOR KOMMUNALE FAGSYSTEM 14/06/2013. Documaster skanning og arkiv IKA Rogaland -30.

GODKJENT NOARK UTTREKK OG FORMIDLINGSLØSNINGER FOR KOMMUNALE FAGSYSTEM 14/06/2013. Documaster skanning og arkiv IKA Rogaland -30. Documaster skanning og arkiv IKA Rogaland -30. mai 2013 GODKJENT NOARK UTTREKK OG FORMIDLINGSLØSNINGER FOR KOMMUNALE FAGSYSTEM NXC AS INDUSTRIGATA 36 0357 OSLO WWW.NXC.NO 2 1 BRUKEN AV NOARK5 3 DAGENS

Detaljer

Åpen Noark 5 kjerne i praksis Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal 24. mai 2013

Åpen Noark 5 kjerne i praksis Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal 24. mai 2013 Åpen Noark 5 kjerne i praksis Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal 24. mai 2013 Agenda Intro NXC Godkjent Noark uttrekk og formidlingsløsninger for kommunale fagsystem Digitalisering av byggesaksarkiv

Detaljer

Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner

Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner KDRS samling 23-24.05.2011 Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner HELHETLIG LØSNING FOR NORSKE KOMMUNER Moderne og effektiv

Detaljer

Noark-5. KDRS 14.6.2012 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no

Noark-5. KDRS 14.6.2012 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no Noark-5 KDRS 14.6.2012 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no Utgangspunkt Fokus for dagen: Noark-5. Jeg skal her forsøke å si noe om hva det var tenkt å være, hva det er i dag, og hvordan man bør

Detaljer

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Fagsystemer Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Funn sikring av elektronisk arkivmateriale Kommunene og fylkeskommunene mangler tilstrekkelig kompetanse, rutiner og systemer

Detaljer

Innføring av earkiv i offentlig forvaltning

Innføring av earkiv i offentlig forvaltning Riksarkivet 20.1.2015 Innføring av earkiv i offentlig forvaltning Kortversjon av rapport datert 19. januar 2015 av Sopra-Steria på oppdrag fra og i samarbeid med Riksarkivet. Innspill fra Arkivverket til

Detaljer

Bevaring av fagsystem og Noark 5

Bevaring av fagsystem og Noark 5 Bevaring av fagsystem og Noark 5 Thomas Sødring Førsteamanuensis Arkiv Høyskolen i Oslo og Akershus thomas.sodring@jbi.hio.no P-R428 22452610/99570472 1/34 I dag skal vi Litt om HiOA Snakke litt om Fra

Detaljer

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Følgende retningslinjer skal følges ved deponering og/eller avlevering av elektroniske arkiver

Detaljer

Åpen Noark 5 kjerne i praksis Norsk Arkivråds høstseminar 23. oktober 2013

Åpen Noark 5 kjerne i praksis Norsk Arkivråds høstseminar 23. oktober 2013 Åpen Noark 5 kjerne i praksis Norsk Arkivråds høstseminar 23. oktober 2013 AGENDA Intro NXC Noark 5 og fagsystem Digitalisering av byggesaksarkiv et samarbeidsprosjekt med IKA Trøndelag Migrasjonsfri langtidsbevaring

Detaljer

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende

Detaljer

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende

Detaljer

Avlevering av digitale arkiver (DA)

Avlevering av digitale arkiver (DA) Avlevering av digitale arkiver (DA) Dette dokumentet er ment å være en veiledning for hvordan kommunenene som er medlemmer hos IKA Trøndelag skal avlevere informasjon fra sine IKT-systemer til IKA Trøndelags

Detaljer

Litt ideer Noark5 kjerne, digitalisering, big data Sognsvann, 26. april 2013

Litt ideer Noark5 kjerne, digitalisering, big data Sognsvann, 26. april 2013 Litt ideer Noark5 kjerne, digitalisering, big data Sognsvann, 26. april 2013 AGENDA INTRO NXC + ARKIV UTFORDRINGER - DIGITALISERING / FAGSYSTEM BIG DATA FREMTIDENS DATABASER ÅPEN NOARK5 KJERNE TEKNISK

Detaljer

Å lage Noark 4 uttrekk selv. Thomas Sødring thomas.sodring@jbi.hio.no 22452610/99570472

Å lage Noark 4 uttrekk selv. Thomas Sødring thomas.sodring@jbi.hio.no 22452610/99570472 Å lage Noark 4 uttrekk selv Thomas Sødring thomas.sodring@jbi.hio.no 22452610/99570472 Prosjektet IKA Kongsberg / HiOA Kan vi lage et Noark 4 uttrekk for en av IKA Kongsbergs kommuner? Uformell samarbeid

Detaljer

Kontaktkonferansen 2012 Stavanger 31. mai 2012

Kontaktkonferansen 2012 Stavanger 31. mai 2012 Kontaktkonferansen 2012 Stavanger 31. mai 2012 Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenterSA et nasjonalt kommunesamarbeid Tor Eivind Johansen, daglig leder KDRS Nasjonalt digitalt arkivsamarbeid

Detaljer

KAI-konferansen Innblikk i KDRS digitalt depot løsning og arbeidsflyt 16. september 2015 Arendal

KAI-konferansen Innblikk i KDRS digitalt depot løsning og arbeidsflyt 16. september 2015 Arendal KAI-konferansen Innblikk i KDRS digitalt depot løsning og arbeidsflyt 16. september 2015 Arendal Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter SA et nasjonalt kommunesamarbeid Tor Eivind Johansen,

Detaljer

FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no

FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Noark 5 i praksis Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Oversikt Innledning om arkivprosjektet Hva er forskjellen mellom sak/arkivsystemer og arkiv i fagsystem? Erfaringer med Noark 5 Hvordan Noark 5-standarden

Detaljer

Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag. 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1

Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag. 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1 Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1 Hvorfor Noark-5? Generell teknologisk utvikling (1998-2006) Flere organ i samme database Sikring av dokumenters

Detaljer

ARKIVVERKETS EARKIV- PROSJEKT : STATUS

ARKIVVERKETS EARKIV- PROSJEKT : STATUS ARKIVVERKETS EARKIV- PROSJEKT : STATUS Tor Anton Gaarder Oslo 21. oktober 2015 Litt om meg: Status earkiv? Hvorfor? Hva er det? Når kommer det? Hva sier statsbudsjettet? Programkategori 08.20 i kulturdepartementets

Detaljer

Er Noark 5 og Datakvalitet det neste steget for depot? Thomas Sødring thomas.sodring@jbi.hio.no 22452610/99570472

Er Noark 5 og Datakvalitet det neste steget for depot? Thomas Sødring thomas.sodring@jbi.hio.no 22452610/99570472 Er Noark 5 og Datakvalitet det neste steget for depot? Thomas Sødring thomas.sodring@jbi.hio.no 22452610/99570472 Bakgrunn Inspirert av et møte med Frode flere år tilbake Kan vi måle datakvaliteten til

Detaljer

Arkiv skal ikkje førast ut or landet

Arkiv skal ikkje førast ut or landet Arkiv skal ikkje førast ut or landet Advokat Siv Owing Maanum Copyright 2015 Foyen Torkildsen All Right Reserved 1 Arkivloven 9 b) «Utan i samsvar med føresegner gjevne i medhald av 12 i denne lova eller

Detaljer

Arkivloven og skyen. Senioradvokat, Malin Tønseth 17. Mars 2015 www.svw.no

Arkivloven og skyen. Senioradvokat, Malin Tønseth 17. Mars 2015 www.svw.no Arkivloven og skyen Senioradvokat, Malin Tønseth 17. Mars 2015 www.svw.no Arkivloven Arkivloven 9 offentlige arkiv "Utan i samsvar med føresegner gjevne i medhald av 12 i denne lova eller etter særskilt

Detaljer

Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Samdok samla samfunnsdokumentasjon Samdok samla samfunnsdokumentasjon RAPPORT 2014 PRIORITERT OPPGAVE Arkiv i e-forvaltning (3b) Synkron avlevering (STAT) /Statens kartverk Utarbeidet av Tor Anton Gaarder og Rapportdato 1 av 6 OPPGAVE Ansvarlig

Detaljer

HVORDAN TENKE NOARK 5. og hvordan gå frem for å skrive kravspesifikasjoner

HVORDAN TENKE NOARK 5. og hvordan gå frem for å skrive kravspesifikasjoner HVORDAN TENKE NOARK 5 og hvordan gå frem for å skrive kravspesifikasjoner Historikk NOARK står for Norsk ARKivstandard Noark ble utarbeidet av forgjengeren til Statskonsult i 1984 NOARK var opprinnelig

Detaljer

KDRS 12.juni 2012. Hvordan tenkes og jobber «noen» i dataindustrien om tema bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner

KDRS 12.juni 2012. Hvordan tenkes og jobber «noen» i dataindustrien om tema bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner KDRS 12.juni 2012 Hvordan tenkes og jobber «noen» i dataindustrien om tema bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner Ivar Wessel Thomassen, direktør ACOS AS Vi ser nærmere på 1. Kort

Detaljer

Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale

Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale Foredrag på IKATs kontaktseminar 2004 av arkivsjef Hilde E. Bjørnå, IKAT Innhold Hva innebærer vedlikehold og langtidslagring? Bevaring og sikring

Detaljer

NOARK 4. Versjon 1, 2 og 3 av NOARK-standarden beskrev krav til elektronisk journalføring. NOARK 4 beskrev i tillegg. Ulemper

NOARK 4. Versjon 1, 2 og 3 av NOARK-standarden beskrev krav til elektronisk journalføring. NOARK 4 beskrev i tillegg. Ulemper NOrsk ARKivstandard 1984: NOARK 1 ble utarbeidet av forgjengeren til Statskonsult som kravspesifikasjon for elektronisk journal 1987 NOARK 2 ble utviklet i samarbeid med Riksarkivaren 1990 Riksarkivaren

Detaljer

HVORDAN TENKE NOARK 5. og hvordan lage kravspesifikasjoner

HVORDAN TENKE NOARK 5. og hvordan lage kravspesifikasjoner HVORDAN TENKE NOARK 5 og hvordan lage kravspesifikasjoner Historikk NOARK står for NOrsk ARKivstandard Noark ble utarbeidet av forgjengeren til Statskonsult i 1984 NOARK var opprinnelig en kravspesifikasjon

Detaljer

BLIR DET ENDELIG ORDEN PÅ DE ENORME DATAMENGDENE? Sett i lyset av Arkivverkets forslag om earkiv 16.03.2015

BLIR DET ENDELIG ORDEN PÅ DE ENORME DATAMENGDENE? Sett i lyset av Arkivverkets forslag om earkiv 16.03.2015 BLIR DET ENDELIG ORDEN PÅ DE ENORME DATAMENGDENE? Sett i lyset av Arkivverkets forslag om earkiv 16.03.2015 Eiliv SVEEN Consulting Senior Manager, Information Management Kristine Synnøve BRORSON Consulting

Detaljer

White paper. e-arkiv

White paper. e-arkiv White paper e-arkiv Martin Bould Sjefskonsulent ECM Delivery Ragnar Sturtzel Sjefskonsulent ECM Product Management Ole Desalu Vold Løsningsansvarlig ephorte ECM Product Management Innhold 1. Bakgrunn...

Detaljer

Skreddarsydd sakshandsamingssystem til ein låg kostnad?

Skreddarsydd sakshandsamingssystem til ein låg kostnad? Skreddarsydd sakshandsamingssystem til ein låg kostnad? Noark-5 og fri programvare Astrid Øksenvåg Rådgiver ekor AS Dagens situasjon - papir arkiv / elektroniske arkiv Dagens papirarkiv: Saksarkiv Personalarkiv

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010)

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (2009 2010) Presentasjon for Norsk Arkivråd Region Øst, 4. november 2010 Bakgrunn ABM-meldingen

Detaljer

NXC er et konsulentselskap som baserer alle sine løsninger på åpne standarder og åpen arkitektur.

NXC er et konsulentselskap som baserer alle sine løsninger på åpne standarder og åpen arkitektur. Arkivplan.no integrasjon Betty og fremtidsplaner - IKA Rogaland - 30. mai 2013 HVEM ER NXC? NXC er et konsulentselskap som baserer alle sine løsninger på åpne standarder og åpen arkitektur. Etablert i

Detaljer

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18.

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. november 2009 Dokumentasjon/fagsystemer/NOARK Hva er dokumentasjon

Detaljer

Avlevering i praksis

Avlevering i praksis Avlevering i praksis Hva er forskjellen på Noark 4 og Noark 5 avlevering, hvilken skal man velge. Avlevering av elektronisk vs. papirarkiv. Deponering vs. avlevering. Daglig tilgang til deponert og avlevert

Detaljer

DEN DIGITALE TIDSALDER

DEN DIGITALE TIDSALDER DEN DIGITALE TIDSALDER Riksarkivar Inga Bolstad 2. juni 2015 Innhold Utfordringer i dag Status helhetlig samfunnsdokumentasjon Hvorfor helhetlig samfunnsdokumentasjon Status: analogt arkivmateriale Status:

Detaljer

Kontaktkonferansen 2015

Kontaktkonferansen 2015 Kontaktkonferansen 2015 Orientering pr mars 2015 Anne Overland, daglig leder IKA Trøndelag Orientering pr mars 2015 SAMDOK=samla samfunnsdokumentasjon For 2015 har strategigruppene valgt ut totalt 12 områder

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Saksframlegg Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Forslag til innstilling: 1. Bystyret vedtar at Trondheim kommune fremsetter søknad om medeierskap

Detaljer

Digitale arealplaner. Arkivloven. 11.11.2008 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet

Digitale arealplaner. Arkivloven. 11.11.2008 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Digitale arealplaner 11.11.2008 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Arkivloven Formålsparagrafen ( 1): Formålet med denne loven er å trygge arkiv som har vesentlig kulturell eller forskningsmessig verdi

Detaljer

Testverktøy Status og videre tanker

Testverktøy Status og videre tanker Testverktøy Status og videre tanker Terje Pettersen-Dahl Seksjon for Digitalt Depot Riksarkivet KDRS konferansen Trondheim 13. november 2014 1 Status Mange verktøy 2 Proteus for Noark-3 ArkN4 for Noark-4

Detaljer

ephorte5 Saksbehandling og arkiv gjort enkelt ephorte hjelper deg med å bruke, styre og dele virksomhetens dokumenter gjennom hele deres levetid

ephorte5 Saksbehandling og arkiv gjort enkelt ephorte hjelper deg med å bruke, styre og dele virksomhetens dokumenter gjennom hele deres levetid Saksbehandling og arkiv gjort enkelt ephorte hjelper deg med å bruke, styre og dele virksomhetens dokumenter gjennom hele deres levetid 2 Saksbehandling og arkiv gjort enkelt Ledere og saksbehandlere som

Detaljer

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring

Detaljer

Uttrekk og bevaring av elektroniske arkiv

Uttrekk og bevaring av elektroniske arkiv Uttrekk og bevaring av elektroniske arkiv Hvorfor bevare elektroniske arkiv? Nedfelt i arkivlovens formålsparagraf et pålegg om å sikre arkivmateriale som har rettslig verdi, forvaltningsmessig verdi

Detaljer

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket

Detaljer

og effektiv earkivforvaltning

og effektiv earkivforvaltning Uttrekks- og avleveringsmodul og effektiv earkivforvaltning Kort om: Hva påvirker og styrer «fremtiden»? ACOS Løsningskonsept og vår erfaring Uttrekk & avlevering i teori Uttrekk & avlevering i praksis

Detaljer

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1 Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig

Detaljer

Stortingsmelding om arkiv -kva no? Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd

Stortingsmelding om arkiv -kva no? Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Stortingsmelding om arkiv -kva no? Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Hva er Norsk Arkivråd? Landets største arkivfaglige interesseorganisasjon For alle som arbeider med eller er interessert

Detaljer

Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms

Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms 1. Generelt om retningslinjene I arkivforskriften 5-12 heter det at kommuner og fylkeskommuner skal spesifisere

Detaljer

Mot det heilelektroniske arkiv - begreper og juss - Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Mot det heilelektroniske arkiv - begreper og juss - Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Mot det heilelektroniske arkiv - begreper og juss - Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Definisjon Arkiv 1) Dokument som blir til som del av ei verksemd, dvs. dokument som blir motteke eller

Detaljer

Byarkivet: Virksomhetsrapport for 2013

Byarkivet: Virksomhetsrapport for 2013 Byarkivet: Virksomhetsrapport for 2013 Byarkivet er arkivdepot for Tromsø kommunes historiske arkiver. Vi tar imot arkivmateriale som er eldre enn 20 år, men også yngre materiale som har gått ut av aktivt

Detaljer

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Powerpointbilde nummer en Tips: Begynn med en vits Debatt? Debattinnlegg Rådmennenes skjulte milliongjeld Debattinnlegg?

Detaljer

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Samdok-konferansen, Gardermoen 11.11.2015 Jon Atle Haugen Riksarkivet 1 Saksbehandling Verdi som

Detaljer

Del 2: Uttrekk fra udokumentert database

Del 2: Uttrekk fra udokumentert database Del 2: Uttrekk fra udokumentert database Oppgaven tar utgangspunkt i en udokumentert database, som vises i oppgavens vedlegg 1. Databasen skal bevares ved at dataene trekkes ut i XML-format. Det skal også

Detaljer

Ole Myhre Hansen Seksjon for digitalt depot, RA

Ole Myhre Hansen Seksjon for digitalt depot, RA Ole Myhre Hansen Seksjon for digitalt depot, RA Arkivverkets forsvarstale Hva gjør vi? Kortsiktige tiltak Langsiktige tiltak På kort sikt: Vi har forbedret oss! Krav fra KUD om max 4 uker behandlingstid

Detaljer

SAMDOK. Riksarkivarens program for helhetlig samfunnsdokumentasjon. KDRS samling Trondheim 4.-5. juni 2014 Kari Frodesen/Ingrid Nøstberg

SAMDOK. Riksarkivarens program for helhetlig samfunnsdokumentasjon. KDRS samling Trondheim 4.-5. juni 2014 Kari Frodesen/Ingrid Nøstberg SAMDOK helhetlig samfunnsdokumentasjon SAMDOK Riksarkivarens program for helhetlig samfunnsdokumentasjon KDRS samling Trondheim 4.-5. juni 2014 Kari Frodesen/Ingrid Nøstberg Tema Arkivmeldingens føringer

Detaljer

Utvikling av BK-plan for Postog teletilsynet. Seksjonssjef Liv Reppen Seksjon for dokumentforvaltning

Utvikling av BK-plan for Postog teletilsynet. Seksjonssjef Liv Reppen Seksjon for dokumentforvaltning Utvikling av BK-plan for Postog teletilsynet Seksjonssjef Liv Reppen Seksjon for dokumentforvaltning 1 Disposisjon Litt om Post- og teletilsynet (PT) PTs saks/arkivsystemer og fagsystemer BK-plan fysisk

Detaljer

Skytjenester Status for Riksarkivets arbeid. Ta styringen! Norsk Arkivråds seminar 16. - 17. mars 2015 i Trondheim. Olav Sataslåtten Riksarkivet

Skytjenester Status for Riksarkivets arbeid. Ta styringen! Norsk Arkivråds seminar 16. - 17. mars 2015 i Trondheim. Olav Sataslåtten Riksarkivet Skytjenester Status for Riksarkivets arbeid Ta styringen! Norsk Arkivråds seminar 16. - 17. mars 2015 i Trondheim Olav Sataslåtten Riksarkivet 1 Utfordringene Arkivloven pålegger offentlige organer å ha

Detaljer

Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn

Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Jubileumsseminar 26. oktober 2011 1 Hvem er jeg? Bibliotekar med påbygning fra Høgskolen i Oslo

Detaljer

Arkivets rolle i en tjenesteorientert arkitektur. Thomas Sødring thomas.sodring@hioa.no. HiOA

Arkivets rolle i en tjenesteorientert arkitektur. Thomas Sødring thomas.sodring@hioa.no. HiOA Arkivets rolle i en tjenesteorientert arkitektur Thomas Sødring thomas.sodring@hioa.no HiOA Arild Haraldsen mener* Hvor langt har kommunene kommet i samordning av sine digitale tjenester? Hvordan går samspillet

Detaljer

Krav til arkivkunnskap i kommunene

Krav til arkivkunnskap i kommunene Krav til arkivkunnskap i kommunene Av Harald Lindbach Kommunenes arkivtjeneste har gjennomgått stor forandring i de senere årene. Mens det før var alminnelig med en desentralisert arkivtjeneste der nærhet

Detaljer

Fagsystem og Noark-5: hånd i hånd inn i soloppgangen. 29.04.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet

Fagsystem og Noark-5: hånd i hånd inn i soloppgangen. 29.04.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Fagsystem og Noark-5: hånd i hånd inn i soloppgangen 29.04.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Dagens plan Litt om fagsystemer Noark 5 generelt om innhold og konsekvenser Forholdet Noark 5 og fagsystem

Detaljer

Rammeavtale for kjøp av vannmålere

Rammeavtale for kjøp av vannmålere Bilag 2 TEKNISK BESKRIVELSE, SERVICE OG VEDLIKEHOLD VEDRØRENDE Rammeavtale for kjøp av vannmålere TIL Skedsmo kommune Side 1 av 7 1 Tekniske krav, service og vedlikehold... 3 1.1 Tekniske forhold... 3

Detaljer

Referat fra SAMDOK-møte Strategigruppe Kommunale arkiv

Referat fra SAMDOK-møte Strategigruppe Kommunale arkiv Referat fra SAMDOK-møte Strategigruppe Kommunale arkiv Dato: 31. oktober 2014 Sted: IKA Kongsberg Til stede: Forfall: Gunn Sværen (Norsk Arkivråd/NA), Harriet Marie Terjesen (KS), Tom Oddby (LLP), Ingrid

Detaljer

LLP JUBILEUMSSEMINAR 24. April 2012 Tor Eivind Johansen

LLP JUBILEUMSSEMINAR 24. April 2012 Tor Eivind Johansen LLP JUBILEUMSSEMINAR 24. April 2012 Tor Eivind Johansen Gratulere med 25 års jubileum! Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter SA et nasjonalt kommunearkivsamarbeid Tor Eivind Johansen, daglig

Detaljer

Skanning av Byggesaksarkiv. Jan Børre Solvik IT Rådgiver IKA Trøndelag

Skanning av Byggesaksarkiv. Jan Børre Solvik IT Rådgiver IKA Trøndelag Skanning av Byggesaksarkiv Jan Børre Solvik IT Rådgiver IKA Trøndelag Skannerfabrikk IKA Trøndelag har etablert en egen skannerløype i sitt nye papirdepot i Båtmannsgata 4 etter vedtak i representantskapsmøte

Detaljer

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010 pr. 1.2.2010 - JPe Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift 1 Arkivplan for HiT Arkivplan for HiT utarbeides i ephorte (2009/3-10) Tidligere arkivplan omfattet

Detaljer

Referat. Møte i Arkivgruppen 13.04.2010

Referat. Møte i Arkivgruppen 13.04.2010 Felles studentsystem Telefon: 22852699 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no Referat Møte i Arkivgruppen

Detaljer

gjør hverdagen enklere Roadshow november 2015 Produktsjef Tone Fjeller

gjør hverdagen enklere Roadshow november 2015 Produktsjef Tone Fjeller gjør hverdagen enklere Roadshow november 2015 Produktsjef Tone Fjeller Bakteppet Nye krav i markedet Ny NOARK Frittstående kjerne Referansegruppenes tilbakemeldinger Fusjonen Ergo-EDB ephorte5 ELEMENTS

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010)

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (2009 2010) Presentasjon for IKA Rogaland 18. november 2010 Bakgrunn ABM-meldingen (1999):

Detaljer

Samdok. Samdok og. Arkiv i e-forvaltning. KDRS-samling 14. november 2013. Arkiv i e-forvaltning. Hans Fredrik Berg, Riksarkivet http://samdok.

Samdok. Samdok og. Arkiv i e-forvaltning. KDRS-samling 14. november 2013. Arkiv i e-forvaltning. Hans Fredrik Berg, Riksarkivet http://samdok. Samdok samla samfunnsdokumentasjon Samdok og Arkiv i e-forvaltning DELPROSJEKT Arkiv i e-forvaltning KDRS-samling 14. november 2013 Hans Fredrik Berg, Riksarkivet http://samdok.com Innhold Bakgrunn Riksrevisjonens

Detaljer

NOARKSYSTEMER SHAREPOINT. Integrasjoner m.m Norsk Arkivråd 27/10-2010 Pål Mangset - Finansdepartementet

NOARKSYSTEMER SHAREPOINT. Integrasjoner m.m Norsk Arkivråd 27/10-2010 Pål Mangset - Finansdepartementet NOARKSYSTEMER SHAREPOINT Integrasjoner m.m Norsk Arkivråd 27/10-2010 Pål Mangset - Finansdepartementet 1 Hva er Sharepoint Samarbeidsverktøy utviklet av Microsoft benyttes bla til å dele dokumenter og

Detaljer

Periodisering av elektronisk sak-/arkivsystem, med fokus på NOARK 4 og 5 systemer. Pål Mjørlund Odd Gunnar Ludvigsen Kommunekonferansen 2012-05-31

Periodisering av elektronisk sak-/arkivsystem, med fokus på NOARK 4 og 5 systemer. Pål Mjørlund Odd Gunnar Ludvigsen Kommunekonferansen 2012-05-31 Periodisering av elektronisk sak-/arkivsystem, med fokus på NOARK 4 og 5 systemer Pål Mjørlund Odd Gunnar Ludvigsen Kommunekonferansen 2012-05-31 Elektronisk sak-/arkivsystem - tema Sak-/arkiv er arkivtjenestens

Detaljer

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og

Detaljer

Revidering av lover med betydning for arkiv

Revidering av lover med betydning for arkiv Revidering av lover med betydning for arkiv v/sveinung Meyer Svendsen rådgiver Arkiv i Nordland 24. April 2014 Foto: Peter Hamlin Tre tema 1. Offentleglova skal evalueres (og trolig revideres). 2. Arkivlova

Detaljer

Del 3: Noark 5-basert databasestruktur

Del 3: Noark 5-basert databasestruktur Del 3: Noark 5-basert databasestruktur Oppgaven består av en CREATE-del, en INSERT-del og en SELECT-del. CREATEdelen går ut på å lage en databasestruktur etter spesifikasjonene i Noark 5. Strukturen er

Detaljer

Erfaringer og tanker etter utvikling av et N4 uttrekksmodul

Erfaringer og tanker etter utvikling av et N4 uttrekksmodul Erfaringer og tanker etter utvikling av et N4 uttrekksmodul Hva har vi gjort Utviklet en kodebase som skal kunne lage en arkn4 godkjent N4 uttrekk fra en variant av ESA 7 Kunnskapsprosjekt uten forskning

Detaljer

Kommunereformen arkivmessige utfordringer. Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS Norsk arkivråd 17. mars 2015

Kommunereformen arkivmessige utfordringer. Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS Norsk arkivråd 17. mars 2015 Kommunereformen arkivmessige utfordringer Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS Norsk arkivråd 17. mars 2015 Innbyggerforventninger til forvaltningen: Tilbyr de tjenestene jeg har behov for, krav på og

Detaljer

Tjenesteorientert arkitektur hvordan statistikkproduksjonen støttes og forbedres av en tilpasset IT arkitektur

Tjenesteorientert arkitektur hvordan statistikkproduksjonen støttes og forbedres av en tilpasset IT arkitektur 14. juni 2010 Tjenesteorientert arkitektur hvordan statistikkproduksjonen støttes og forbedres av en tilpasset IT arkitektur Lill Kristoffersen lill.kristoffersen@ssb.no Statistisk sentralbyrå IKT Abstract:

Detaljer

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

KDRS. Hvorfor bør kommunen ta vare på fagsystemene elektronisk, selv om de sier at de er på papir?

KDRS. Hvorfor bør kommunen ta vare på fagsystemene elektronisk, selv om de sier at de er på papir? KDRS Hvorfor bør kommunen ta vare på fagsystemene elektronisk, selv om de sier at de er på papir? Orie Kimura / Trondheim byarkiv 12.11.2014 Har hørt hvorfor uttrekk i tillegg? alt finnes jo på papir?

Detaljer

Erfaringer med bruk av DEX. Sigve Espeland IKA Rogaland

Erfaringer med bruk av DEX. Sigve Espeland IKA Rogaland Erfaringer med bruk av DEX Sigve Espeland IKA Rogaland Dagens tekst Hva DEX er - egentlig? Hva DEX gjør? Hvordan DEX er prøvd ved IKA Rogaland «Labben og virkeligheten» Våre er faringer med DEX DEX i bruk

Detaljer

Public 360 KDRS 20.11.2012

Public 360 KDRS 20.11.2012 Public 360 KDRS 20.11.2012 Tema for dagen Bevaring Avlevering Agenda 1 Tema for dagen, forventninger 2 Hvem vi er 3 Hensyn som må tas, litt om Public 360 4 Bevaring 5 Avlevering 6 Oppsummering Hvem er

Detaljer

Erfaringer med bruk av Noark 5 -om et utviklingsprosjekt i NAV

Erfaringer med bruk av Noark 5 -om et utviklingsprosjekt i NAV Erfaringer med bruk av Noark 5 -om et utviklingsprosjekt i NAV Olav Sataslåtten Seksjonssjef NAV Drift og Utvikling/Fagportalprogrammet Norsk Arkivråds Høstseminar 2009 Bakgrunn NAV søkte opprinnelig Riksarkivet

Detaljer

Drifte selv eller sette bort - pro et contra.

Drifte selv eller sette bort - pro et contra. Drifte selv eller sette bort - pro et contra. Hvorfor er du her Som ephorte-kunde kan du velge mellom flere driftsmodeller. I denne workshopen går vi igjennom mulighetene du har og fordeler og ulemper

Detaljer

Prosjekt digitalisering byggesaksarkiv. Dokumentsenteret Elin Langenes 07.09.2011

Prosjekt digitalisering byggesaksarkiv. Dokumentsenteret Elin Langenes 07.09.2011 Prosjekt digitalisering byggesaksarkiv Dokumentsenteret Elin Langenes 07.09.2011 Utgangspunktet ½ kilometer papirarkiver for perioden 1892-2003 Papirarkiv for perioden 2004-2005 Fullelektronisk fra 2006

Detaljer

Hvor mange Noark 5- kjerner trenger en virksomhet? Riksarkivarens SAMDOK- konferanse 2013. Anne MeAe Dørum Spesialrådgiver KS

Hvor mange Noark 5- kjerner trenger en virksomhet? Riksarkivarens SAMDOK- konferanse 2013. Anne MeAe Dørum Spesialrådgiver KS Hvor mange Noark 5- kjerner trenger en virksomhet? Riksarkivarens SAMDOK- konferanse 2013 Anne MeAe Dørum Spesialrådgiver KS KS visjon En selvstendig og nyskapende kommunesektor Om Noark- standarden Tidslinje

Detaljer

Veiledning til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950

Veiledning til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950 Veiledning til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950 Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver,

Detaljer

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Synnøve Østebø og Ine Fintland, 21.05.2015 Tilsyn hvilken rolle har Arkivverket? Arkivverket Består av

Detaljer

Eks. på uttrekk fra fagsystem inkl. dokumenter. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Eks. på uttrekk fra fagsystem inkl. dokumenter. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Eks. på uttrekk fra fagsystem inkl. dokumenter Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Riksrevisjonen om fagsystem i kommunal sektor "Elektroniske systemer Undersøkelsen viser at mange elektroniske

Detaljer

Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet

Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet -Så hva har skjedd? Har dere funnet eposten med invitasjonen? - Ja, vi fant

Detaljer

Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter SA (KDRS) Status for arbeidet

Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter SA (KDRS) Status for arbeidet Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter SA (KDRS) Status for arbeidet KAI-konferansen 2011, Drammen Tor Eivind Johansen, daglig leder Utfordringen - Digitale arkiver Kommunearkivinstitusjonene

Detaljer

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Om statistikken Riksarkivarens statistikk for kommunale arkivtjenester retter seg mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen startet opp i 2010, og er

Detaljer