KONTROLL OG SERVICE PÅ NØDLYS I BOLIGBYGGS EIENDOMMER. Oppdragsgivers kravspesifikasjon

Transkript

1 KONTROLL OG SERVICE PÅ NØDLYS I BOLIGBYGGS EIENDOMMER Oppdragsgivers kravspesifikasjon

2 INNLEDNING/BAKGRUNN FOR ANSKAFFELSEN Per d.d. har Boligbygg ca. 50 eiendommer som er utstyrt med nødlys. Boligbygg Oslo KF skal til en hver tid ha et system for nødlys som oppfyller til en hver tid gjeldende lovkrav og er med på å ivareta sikkerheten til våre beboere samt ivaretar oppdragsgivers eiendeler og verdier i forhold til brann og lignende hendelser. Anleggene er plassert på de ulike byggene tilhørende Boligbygg Oslo KF, iht. vedlegg 5 Eiendomsliste nødlys. AVTALENS/ANSKAFFELSENS OMFANG Avtalen skal bestå av årskontroll og løpende service og vedlikehold. Årskontroll omfatter årlig kontroll med boligbygg sine anlegg iht. punkt årskontroll. Service betyr teknisk bistand til vedlikehold, reparasjon og kjøp av komponenter, bl.a.: Lysarmaturer Armaturer for nød & reservelys Materiell for markering av rømningsveier LOVKRAV TIL VEDLIKEHOLDSSTANDARDEN Denne spesifikasjonen setter minimumskrav til vedlikeholdsavtalens innhold. Det presiseres at der hvor det finnes offentlig regelverk som regulerer kravet til vedlikeholdsarbeidet, skal de til en hver tid gjeldende forskrifter legges til grunn. Aktuelt regelverk & henvisninger for nødlys: NEK EN NEK EN Lyskulturs nødlyspublikasjon nr. 7 Plan- og bygningsloven & tilhørende forskrift NS 1838 NS NS NS 3420 utgave 4.0. ÅRSKONTROLL GENERELT Prisen for årskontroll skal omfatte alt nødvendig arbeid ved årskontroll. Forbruksmateriell og arbeid i tilknytning av utbytting av disse skal prises og faktureres separat. Leverandør må selv sørge for å ha tilgjengelig nødvendig utstyr og verktøy for å gjennomføre disse oppgavene. Det settes krav til at leverandøren har de mest vanlige komponentene som reservearmaturer, adressemoduler, lysrør, DLS-er og lignende tilgjengelige i servicebilen. Alt testing og arbeider på nødlysanlegg skal foregå mellom kl. 8:00 & 16:00

3 ÅRSKONTROLL Det skal gis tilbud på årlig service og kontroll av anleggene som sikrer funksjonaliteten til nødlysene. Årskontroll for nødlys omfatter: 1) Visuell besiktigelse av hele anlegget. 2) Total kontroll av hele anlegget i nøddriftperiode på 1 time. 3) Gjøre en vurdering om lysmengden og dekning er tilfredsstillende i henhold til gjeldende regelverk. 4) Batterikontroll av batterier i nødlyssentraler og armaturer. 5) Kontrollere at nummerering er i overensstemmelse med anleggstegning og anleggsliste. 6) Kontroll av at rutinene for anleggets eiers egenkontroll er i overensstemmelse med regelverket og at kontrolljournal føres på tilfredsstillende måte. 7) Leverandøren skal kunne bistå med sin ekspertise i tilfeller hvor det er nødvendig å vurdere utskiftning av anlegg, dvs. kunne gi råd om forhold som er viktige å ivareta for å få mest mulig drift- og vedlikeholdsvennlige anlegg. Tilstandsrapporten skal inneholde de aktiviteter som årskontrollen omfatter, herunder punkt 1 til 7 over. Årsrapporten/fremdriftsplan skal inneholde oversikt over hvilke bygg som skal kontrolleres og når dette skal utføres, brutt ned i uker. TIDSPUNKT FOR OG UTBEDRING AV FEIL OG MANGLER AVDEKKET VED ÅRSKONTROLL: Utbedring av feil som skyldes lyskilder i nødlys eller batterier i armaturer (inntil 5000 NOK) skiftes umiddelbart. Det utføres ikke gruppeskift av lyskilder eller batteri, kun skift av lyskilder eller batterier som ikke tilfredsstiller krav til funksjon. Ved service kan inntil 5 armaturer skiftes. Ved behov for utskiftning av flere enn dette må leverandør ta kontakt med Boligbygg. LØPENDE SERVICE VED BEHOV Leverandøren skal tilby løpende service på anleggene ved behov. Servicen omfatter: Teknisk bistand til vedlikehold, reparasjon og kjøpe av komponenter. Serviceoppdragene og kjøp/utskifting av komponenter utføres etter timebetaling iht. vedlegg 3 prismatrisen. Responstid for teknisk bistand skal være 3 dager fra innmeldt behov. Dette gjelder også for reparasjoner som inkluderer varer som leverandøren skal ha på lager. For varer som leverandøren ikke er forpliktet til å ha på lager, og som må bestilles, så utvides responstiden til å inkludere leveringstiden.

4 KRAV TIL DOKUMENTASJON OG DOKUMENTHÅNDTERING Krav til dokumentasjon. Servicetilbyder skal utarbeide en årsplan (fremdriftsplan) som viser når de enkelte anleggene skal kontrolleres og når rapporter/dokumentasjon blir levert. Årsplanen/fremdriftsplanen skal inneholde en oversikt over når (hvilken uke) hvilke bygg skal kontrolleres ila. året. Årsplan skal være klar i god tid før kontrollperioden starter. Kontroller skal foretas innenfor normal arbeidstid (08:00-16:00). Tilstandsrapporter og øvrig dokumentasjon skal være levert til Boligbygg senest 2 uker etter gjennomført årskontroll. Alle rapportene sendes til brannvern@bby.oslo.kommune.no. Krav til dokumenthåndtering. Boligbygg Oslo KF har inngått et samarbeid med Plania AS som har implementert Boligbyggs nye FDVU system. I FDVU systemet vil det være en webløsning og en PDA-løsning som leverandørene på sikt skal benytte seg av. Her vil man kunne logge avvik, logge utførte arbeider etc. Leverandørene skal benytte seg av Internett, e-post og skal kunne håndtere PDA (personlig digital assistent/lommedata). Leverandøren skal selv legge inn både kontrolldokumentasjon og DVdokumentasjon direkte i FDVU-systemet Plania når denne funksjonaliteten blir tilgjengelig. Mye av samhandlingen mellom Boligbygg som oppdragsgiver og leverandøren vil foregå i Planiaweb. Dette vil lette samarbeidet og gjøre Boligbygg Oslo KF mer effektive. UNDERELVERANDØRER Ved bruk av underleverandører skal tjenesten alltid faktureres gjennom leverandør. Oppdragsgiver skal ha en kontaktperson hos leverandør som til en hver tid har ansvar og beslutningsmyndighet knyttet til gjeldende avtale. FAKTURERING Fakturering etter fast pris. Fastpris for årskontroll skal faktureres månedsvis. Fakturering etter medgått tid. For løpende service og utskifting av materialer skal det faktureres særskilt etter medgått tid og materiell.

5 AVVIKSHÅNDTERING Andre feil og mangler skal i utgangspunktet uoppfordret bli priset og oversendes ifm. tilstandsrapport, slik at eventuell bestilling og utbedring kan skje raskt. Når utbedring av slike avvik er gjennomført så skal nytt oppdatert tilstandsdokument oversendes og dokumentere at avviket ikke lengre er tilstede.