Bruk av Difis database for å registrere status

Transkript

1 Bruk av Difis database for å registrere status Det er nå åpnet for å registrere status og tiltak for oppfølging av tidstyvene på 1. april vil de nye feltene gjøres tilgjengelig i den offentlige databasen. Hensikten er å gi samtlige departement og virksomheter mulighet til å følge med på fremdrift og resultater i arbeidet. Dette kan gi nyttig erfaringsoverføring på tvers av departement og virksomhet. Tidstyvarbeidet har stor medieinteresse. Det har vært stor pågang fra media overfor KMD, Difi og trolig flere departementer. Ved å gjøre det videre arbeidet med å følge opp tidstyvene mer tilgjengelig for offentligheten kan vi unngå en del innsynsbegjæringer. En aktiv bruk av databasen i den videre oppfølging «sparer» departementet for omfattende koordinering og rapportering internt, og overfor KMD. Databasen er ikke bygget opp som, eller skal erstatte departementenes eller virksomhetenes saksbehandlingsverktøy. Interne saksbehandlingsprosesser må derfor organiseres utenfor databasen. Dersom tidstyvene skulle være feil fordelt, er det nå mulig å videreformidle tidstyver til det riktige departement ved bruk av databasen direkte, vi ber dere for ordens skyld også om å kontakte ansvarlig departement direkte for å orientere om overføringen. Databasen er forbedret ved at oversiktene som kan tas ut er tilpasset store PC skjermer, og det er lagt opp til flere søkefunksjoner. Departementenes to roller I den fornyede versjonen av databasen har departementene fått to roller. Den første rollen er å fjerne tidstyver på områder departementet har ansvar for. Oversikten «Alle tidstyver som ditt departement har ansvar for» inneholder en oversikt over samtlige tidstyver som departementet har ansvaret for å finne en løsning på. Det er denne oversikten departementet skal benytte når tidstyven følges opp. Difi har med bakgrunn i KMDs oversendelse av «omfordelte» tidstyver overført disse til ansvarlig departement. I tillegg kommer «egne» tidstyver som departementet må følge opp. Justisdepartementets tidstyver ble oversendt til KMD først i januar. Disse har vi nå også fordelt på ansvarlig departement. Det vises også til eget vedlegg med fordeling, men disse er også å finne i databasen.

2 Den andre rollen departementet har, er en pådriverrolle på vegne av egne underliggende virksomheter. Oversikten «Tidstyver som underliggende virksomhet har meldt inn» inneholder en oversikt over samtlige tidstyver spilt inn av underliggende virksomheter til ditt departement. I denne oversikten kan departementet få oversikt over: Hvilket departement som har fått ansvar for å følge opp tidstyven Status for tidstyven Hvordan tidstyven følges opp Denne oversikten er primært utviklet med tanke på følge med på arbeidet. Departementet kan for eksempel benytte utdrag av denne oversikten overfor politisk ledelse, i dialog med ansvarlig departement, og i dialog med underliggende virksomhet. Oversikten Virksomhetens tidstyver inneholder en oversikt over hva din virksomhet/ditt departement har spilt inn i databasen. Hvordan bruke databasen? Den enkelte logger seg inn i databasen på samme måte som i forrige runde. På første siden er det snarvei til registreringsskjema, som kan benyttes dersom du har tidstyvnummeret. Denne tar deg videre til skjemaet der status skal registreres. Felt som skal fylles ut i det nye skjemaet: Departement (ansvarlig) (sjekke at tidstyven hører under ditt departements ansvarsområder - Offentliggjøres per 1. april) Status for oppfølging av tidstyv (Offentliggjøres per 1. april) beskrivelse av status (Offentliggjøres per 1. april) Vår kategori (Offentliggjøres per 1. april) Henvisning til avd./saksbeh./saksnr. mv (Offentliggjøres per 1. april) Hurtigtast til skrivedel Riktig departement? Velge status Begrunne status: Hva gjøres? Når tidstyven er fjernet: Hvilke effekter fikk dette? Hva sa innmeldende departement? (Endres ikke) Her kan tidstyven kategoriseres. Det kan være flere av samme type? Avdeling/saksbehandler med mer. Husk å lagre når endringer er foretatt

3 Kontrollere at ansvarlig departement er riktig Det første som bør gjøres er å kontrollere at ansvarlig departement er riktig. Dersom det viser seg at tidstyven er fordelt til feil departement endres departementstilhørighet i kolonne «Departement (ansvarlig)». Vi jobber med en løsning som gjør at det departement som mottar tidstyven varsles om dette automatisk. Dette er enda ikke kommet på plass. Vi ber derfor om at departementet også melder om omfordelingen til mottakende departement også via departementets postmottak. Status for oppfølging av tidstyv Status for oppfølging av tidstyv er en nedtrekksmeny med 4 forhåndsdefinerte statuser. Ikke prioritert: Tiltaket prioriteres ikke. Enten fordi tidstyven ikke oppfattes relevant nok, eller det er foretatt tidligere utredninger og det ikke er noe som tilsier endring i tidligere vurderinger, og/eller at en i videre arbeid med tidstyven kommer fram til at tiltaket likevel ikke kan prioriteres. Under saksbehandling: Hvordan tidstyven skal fjernes er til vurdering. Tatt inn i pågående arbeid: Tiltaket er kanalisert inn i andre pågående prosjekter Ferdigbehandlet og ferdig: Tidstyven er fjernet Eksempel 1: OEP Enkelte tidstyver er komplekse og krever flere prosesser for å fjernes. Eksempelvis kom det inn flere tidstyver på Offentlig journal (OEP). Under er et eksempel på behandlingsløpet og hvordan dette følges opp i databasen. Arkivet publiserer daglig journalen på oep.no. Sak- og dokumenttittel ligger tilgjengelig slik at man kan be om innsyn i det man ønsker. Å behandle innsyn er svært tid- og resurskrevende. Ved å publisere (noen/mange) dokumenter i fulltekst vil man kunne spare tid ved behandling av innsynsforespørs ler. 1. vurdering Status: Tatt inn i pågående arbeid begrunnelse: Samfunnsøkono misk analyse Samfunnsøkonomisk analyse gjennomført Status: Ikke prioritert begrunnelse: Samfunnsøkonomisk e analyse tilsier at en ikke skal gå videre med tiltak (lenke analyse) Status: Tatt inn i pågående arbeid begrunnelse: Gjennomført samfunnsøkonomisk analyse (lenke) Budsjettprosessen avsluttet Status: Ikke prioritert begrunnelse: Ikke prioritert i budsjett Status: Tatt inn i pågående arbeid begrunnelse: Prioritert i budsjett (lenke budsjett prp/samfunnsøkonomisk Besøksadresse analyse) Leikanger: Eventuell ny OEP implementert Status: Behandlet og ferdig begrunnelse: lenke samfunnsøkonomisk analyse/annet

4 Begrunne valg av status Det skal alltid gis en kortfattet begrunnelse for statusvalg. Dette gjøres kortfattet ved å vise til den konkrete prosessen der tidstyven vurderes. Vi ønsker også at det legges til lenke til for eksempel pressemeldinger, utredninger, prosjekter mv. Dersom tidstyven ikke prioriteres begrunnes dette. Det er ikke behov for å begrunne status Under saksbehandling. Statusen indikerer at det er igangsatt en prosess, men at det konkrete oppfølgingstiltaket er ikke avklart. For tidstyver som er Ferdigbehandlet og fjernet må det om mulig sies noe kortfattet om forventet effekt/gevinst på innspart tid/kostnader for forvaltning/bruker. Eksempel 2: Avslutte rapportering på flyreiser Det kom inn tidstyv på omfattende rapportering i forbindelse med flyreiser i utlandet. Rapporteringen ble benyttet for å beregne størrelsen på kjøp av klimakvoter. Det ble foretatt en sjablonmessig beregning på tidsbruken for involverte virksomheter. Det samlede antallet timer ble ganget med 500 (timepris for offentlig ansatt). Difi kom fram til at rapporteringen kostet staten kroner, mens kvotekjøpet dette resulterte i var på Denne tidstyven har status Ferdigbehandlet og fjernet. I kommentarfeltet begrunnes dette: Rapportering fjernet, kvotekjøpsordningen fortsetter ved bruk av historiske data. Rapporteringen kostet , mens kvotekjøpet beløp seg til

5 Underliggende virksomheter ønsker å være orientert om framdriften De virksomheter som har spilt inn tidstyver har store forventinger til arbeidet med å følge opp innspillene. Virksomhetene kan nå fortløpende følge opp status ved å gå inn på sine sider i databasen. Den offentlige databasen Alle tidstyver som ble meldt videre til KMD er også lagt ut på Difi nettsider. Det eksisterer to versjoner. For det første en versjon der kun tittel på tidstyven vises i oversikten, men det er mulig å lese mer utfyllende beskrivelse ved å klikke seg inn på den enkelte tidstyv. I den andre versjonen er dataene også lagt ut på Difis Datahotell. Her er det mulig å laste ned databasen i ulike format. Difi skal oppdatere disse sidene utover våren. Overordnete og tverrgående analyser av dataene i basen Difi skal lage artikler om viktige tidstyvgrupper og visualisere deler av datamaterialet slik at det skal bli lettere å få en helhetlig oversikt over den informasjonen som ligger i databasen. Vi ønsker at sidene kan utvikles slik at de kan tjene som god informasjon for forvaltningen som helhet. Den informasjon departementene nå legger inn i databasen vil være av stor betydning for dette arbeidet. Det er viktig å få fram gode eksempler og konsekvenser i form av innspart tid/kostnader for forvaltningen eller innbygger/bruker på de tidstyver som er gjennomført. Ytterligere dialog med virksomhetene Virksomhetene som har meldt inn tidstyver har også oppfordret departementene til å ta initiativ til egne møter/seminar om status for arbeidet. Difi anbefaler departementene å arrangere slike erfaringssamlinger eller møter med sine underliggende virksomheter ved behov, eventuelt benytte etatsstyringskonferansene. På denne måten kan departementet også sette fokus på virksomhetenes eget ansvar for å forbedre egne arbeidsprosesser. Difi bidrar gjerne i planlegging av denne type

6 møter/seminar. Difi har også etter hvert skaffet oversikt over gode eksempler som kan løftes fram, og stiller gjerne med innledning om tidstyvarbeidet. Database versjon 2.0 Difi arbeider med å videreutvikle databasen i prosjektet Database versjon 2.0, slik at denne også kan fungere som et godt verktøy i gjennomføring av fellesføringen for Vi har i løpet av 2014 fått mange tilbakemeldinger på punkter til forbedring. Vi systematiserer nå innspillene. Vi oppfordrer likevel til å ta kontakt med oss dersom du har innspill du mener er viktig. Innspill kan formidles til tidstyvprosjektet@difi.no. Ta kontakt dersom spørsmål Har dere spørsmål av teknisk art ber vi dere kontakte helpdesk@difi.no. Legg gjerne med en skjermdump av problemet. Andre spørsmål kan rettes til: tidstyvprosjektet@difi.no, eller Lisbeth Udland Hansen tlf: Mette Mannsåker tlf: