Presentasjon av og synspunkter på dataløsning. Prosjektleder Mette Mannsåker og løsningsarkitekt Rune Kjørlaug

Transkript

1 Presentasjon av og synspunkter på dataløsning Prosjektleder Mette Mannsåker og løsningsarkitekt Rune Kjørlaug

2 Hvorfor viktig: Vi har behov for å jobbe smartere Vi må forenkle for våre brukere Kutt i budsjett Hva betyr: Jakte på tidstyver i egen organisasjon et kontinuerlig arbeid Definere tiltak som fjerner/reduserer tidstyvene Vise at dette gir resultater og effekter

3 Fellesføring 2014 Tidstyver forårsaket av andre Alt som ble meldt inn til departementene er lagt inn i databasen Departementene følger opp Lagt til en «oppfølgingsmodul» Kan følge med på egne virksomhetsnivå (skjermdump) Åpnes dette for offentligheten 1.april Åpenhet kan medføre mer oppmerksomhet Men og mer synlighet for de som løser

4 Læring fra i fjor Hva er en tidstyv? Avhenger av hvem du spør, hvem som er involvert og hvor du rapporterer Tidstyven ser ingen forvaltningsgrenser Forskjellen på «interne», «bak skranken», «i skranken», «foran skranken» Håndtering av tidstyver? Hvilke tidstyver skal rapporteres? Når kan man løse en tidstyv?

5 Læring fra i fjor - konsekvenser Fokus på rapportering Fokus på «eier» av tidstyven, ikke tidstyvene styrt status «Splitt» av databasen Rapporterte tidstyver Interne tidstyver Løsningen har blitt kontinuerlig tilpasset mot tidsaktuell brukergruppe Løsningen består av flere komponenter med litt uklar ansvarsfordeling

6 Arbeidsprosess Oppstart: Steg 1: Samle inn Tidstyv Føring i utvikling av dataverktøy Steg 4: Måle gevinster Steg 2: Analysere Utvikler Difi.no i henhold til denne Tiltak Steg 3: Identifisere og iverksette tiltak

7 Hvorfor bruke databasen? Felles kjerneverktøy i tidstyvarbeidet Lettere dialog med departementet Åpenhet Synliggjøre overfor media at vi tar oppgaven på alvor og får effekter Vi kan få mer ut av dette faglig læring Samordning og samhandling på tvers Felles løsning på samme utfordring?

8 Steg 1: Samle inn Steg 0: Oppstart Steg 4: Måle gevinste r Tidstyv Steg 2: Kvalifise re Forankre arbeidet Sette av ressurser organisere arbeidet Planlegge oppgaver inn i eksisterende planer Internt i egen organisasjon (VP) Mellom virksomhet og departement (ordinær styringsdialog) Årsmelding Steg 3: Identifis ere og iverkset te tiltak

9 Steg 1: Samle inn Steg 1 Samle inn Steg 4: Måle gevinste r Tidstyv Steg 2: Kvalifise re Brukerdrevet (crowdsourcing) Datadrevet (statistikk) Andre metoder for brukerinnsikt Steg 3: Identifis ere og iverkset te tiltak Oppsummert innmelding database Utfordringer fra andre etater Fellesføring 2015: «Brukerrettede» tidstyver Overgang til neste steg: Fra «Kladd» til «Godkjent tidstyv»

10 Steg 1: Samle inn Steg 2 Analysere Steg 4: Måle gevinste r Tidstyv Steg 2: Kvalifise re Steg 3: Identifis ere og iverkset te tiltak Verifisere interessenter gjelder tidstyven oss, oss sammen med andre eller andre? Analysere Oversette hva handler problemet om? Andre lignende tidstyver? Kvantifisere hvor stor er tidstyven? Antall ansatte/brukere x med tid på oppgave Står dette i relasjon til hva som er ønskelig? Grunnlag for prioritering Overgang til neste steg: Fra «Godkjent tidstyv» til «Prioritert tidstyv»

11 Steg 1: Samle inn Steg 3 Identifisere og iverksette tiltak Steg 4: Måle gevinste r Tidstyv Steg 2: Kvalifise re Fellesføring: Dialog med departement i styringsdialogen Steg 3: Identifis ere og iverkset te tiltak Formål Synliggjøre hva det jobbes med av tidstyver innenfor egne budsjettrammer Diskutere og prioritere tiltak på tidstyver som ikke kan løses med egne budsjettrammer - handlingsrom Databasen: Identifisere tiltak Pågående prosesser/tiltak der tidstyven passer inn Nye tiltak Hvem har ansvar for tiltaket? Status for tiltaket Tiltak kan være mye: Be om hjelp Slutte å gjøre en oppgave Regelverk/prosedyreendringer Utrede mer Sette i gang forsøk/utviklingsprosjekt mm

12 Steg 4 Rapportere resultater Evaluere resultatene Mindre tidsbruk Steg 4: Måle gevinste r Steg 1: Samle inn Tidstyv Steg 2: Kvalifise re Høyere brukertilfredshet Bedre kvalitet på tjenester Steg 3: Identifis ere og iverkset te tiltak Mer tilfredse ansatte Kostnadsreduksjon Fellesføring - Rapportere i årsmelding: Hvilke tidstyver virksomheten selv har prioritert å fjerne Tiltak for å fjerne utvalgte tidstyver (planlagte, under arbeid og gjennomførte). Resultater av arbeidet. Effektene for brukerne er spesielt interessante.

13

14 Hva skjer framover? Testing av «ny» løsning (asap) Testbrukere? 8.april åpne for innlegging av tidstyver Vi slår sammen databasene Kontinuerlig arbeid med å tilpasse støtteverktøy

15 Lykke til og husk Heder og ære til den person og virksomhet som gjør en god jobb Men vi må fortelle de gode historiene BRUK DATABASEN!!!

16 Viktig for dere? Tips til oss

17 Ny fellesføring Årsrapport: Hvilke tidstyver virksomheten selv har prioritert å fjerne Tiltak for å fjerne utvalgte tidstyver (planlagte, under arbeid og gjennomførte). Resultater av arbeidet. Effektene for brukerne er spesielt interessante. 1. juni brukerettede tidstyver Dialog med departementet