Til medlemmer og varamedlemmer i Styret for Sølvberget KF Sølvberget KF Postadr.: Postboks 8001, 4068 STAVANGER Besøksadr.: Sølvberggata 2 E-post: pos

Transkript

1 Møteinnkalling Møtebok: Styret for Sølvberget KF ( ) Styret for Sølvberget KF Dato: Sted: Kiellandrommet Notat:

2 Til medlemmer og varamedlemmer i Styret for Sølvberget KF Sølvberget KF Postadr.: Postboks 8001, 4068 STAVANGER Besøksadr.: Sølvberggata 2 E-post: postmottak.solvberget@stavanger.kommune.no Orgnr.: UTVALGSSEKRETÆR ARKIVSAK ARKIVNR. DATO Lotte Løkeland Hovda 16/ Saksliste Utvalg: Styret for Sølvberget KF Møtested: Kiellandrommet Møtedato: Tid: 3:30 Møtenr. Espen Røsbak orienterer om Kapittel 16 før møtet. Saksnr. 12/16 13/16 14/16 15/16 16/16 17/16 18/16 19/16 Arkivsaksnr. 16/ Møteprotokoll / Tertialrapport 1. tertial / Ny teamstruktur for Sølvberget 16/ Lønnspolitisk dokument / Delprosjekt utprøving av Mer-åpent bibliotek på Sølvberget 16/ Godkjenning av stillingsutlysninger mai / Retningslinjer for disponering av Arneageren 16/ Kulturundersøkelse på Nord-Jæren 1

3 Saksframlegg Dato: Saksnummer: Deres ref.: Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Styret for Sølvberget KF 12/16 Møtedato: Møteprotokoll Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget godkjenner møteprotokollen fra / Deres ref Votering: På sakslisten

4 UTVALGSSEKRETÆR ARKIVSAK ARKIVNR. DATO Lotte Løkeland Hovda 16/ Møteprotokoll Styret for Sølvberget KF Møtested: Kiellandrommet Møtedato: Møteleder: Hilde Karlsen Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Dessuten møtte: Tid: Hilde Karlsen (H), Anne Kristin Vik Bruns (Krf), Olav T. Laake (Ap), Eirik Faret Sakariassen (Sv), Linn Tønnessen (ansattes representant), Lotte Løkeland Hovda (administrasjon), Marit Egaas (administrasjon) Cicel T. Aarrestad Journalister: Tilhørere: Møtenr. 3 2

5 Saksnr. 6/16 7/16 8/16 9/16 10/16 11/16 Arkivsaksnr. 16/ Møteprotokoll / Årsregnskap og årsberetning / Vurdering av egenkapitalsituasjonen for Sølvberget 16/ Nordisk barnebokkonferanse / Kulturhussjefen orienterer / Lønnsforhandlinger kap for daglig leder 3

6 Saker til behandling 6/16 Møteprotokoll Behandlet av 1 Styret for Sølvberget KF Møtedato Saknr 6/16 Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF godkjenner møteprotokoll fra Møtebehandling Votering Vedtak Styret for Sølvberget godkjente møteprotokoll fra /16 Årsregnskap og årsberetning 2015 Behandlet av 1 Styret for Sølvberget KF Møtedato Saknr 7/16 Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF anbefaler bystyret å gjøre slikt vedtak: Årsregnskap for Sølvberget KF 2015 godkjennes med et regnskapsmessig overskudd på kr Overskuddet på kr avsettes til finansiering av fremtidige investeringer sammenn med frå bundet driftsfond Kulturbanken. Møtebehandling Votering Vedtak Styret for Sølvberget KF anbefaler bystyret å gjøre slikt vedtak: Årsregnskap for Sølvberget KF 2015 godkjennes med et regnskapsmessig overskudd på kr Overskuddet på kr avsettes til finansiering av fremtidige investeringer sammenn med frå bundet driftsfond Kulturbanken. 4

7 8/16 Vurdering av egenkapitalsituasjonen for Sølvberget Behandlet av 1 Styret for Sølvberget KF Møtedato Saknr 8/16 Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF avgir følgende uttalelse om foretakets egenkapitalsituasjon: Foretakets egenkapital ekskl. bundne fond er pr positiv med kr Foretakets kapitalkonto viser en positiv saldo pr med kr Det vesentligste bidrag til denne utviklingen skyldes i hovedsak styrkingen av kapitalkonto gjennom investering i bygget og driftsmidler fra 2013, styrking av egenkapital tilført fra Stavanger kommune i 2012 og regnskapsmessig mindreforbruk, spesielt for årene 2013 og Svingninger i pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser påvirker også egenkapitalen. Det har vært svingninger, men spesielt ga dette stort utslag i 2011 da det ble innført endringer i pensjonsregelverket. Sølvberget får dekket alle pensjonsutgifter av Stavanger kommune. Sølvberget er ikke konkurranseutsatt, men får prosjektmidler som også fordrer egeninnsats. Da kan det være viktig å kunne henvise til god soliditet. Foretaket kan imidlertid henvise til sin eier Stavanger kommune. Foretaket tar opp lån via Stavanger kommune og vil derfor heller ikke ha utfordringer i forhold til å få tilgang til midler. I det daglige har det ikke store praktiske konsekvenser for foretaket med lav egenkapital, men det vil allikevel være fordelaktig med styrking av egenkapitalen slik at foretaket fremstår med god soliditet. Møtebehandling Votering Vedtak Styret for Sølvberget KF avgir følgende uttalelse om foretakets egenkapitalsituasjon: Foretakets egenkapital ekskl. bundne fond er pr positiv med kr Foretakets kapitalkonto viser en positiv saldo pr med kr Det vesentligste bidrag til denne utviklingen skyldes i hovedsak styrkingen av kapitalkonto gjennom investering i bygget og driftsmidler fra 2013, styrking av egenkapital tilført fra Stavanger kommune i 2012 og regnskapsmessig mindreforbruk, spesielt for årene 2013 og Svingninger i pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser påvirker også egenkapitalen. Det har vært svingninger, men spesielt ga dette stort utslag i 2011 da det ble innført endringer i pensjonsregelverket. Sølvberget får dekket alle pensjonsutgifter av Stavanger kommune. Sølvberget er ikke konkurranseutsatt, men får prosjektmidler som også fordrer egeninnsats. Da kan det være viktig å kunne henvise til god soliditet. Foretaket kan imidlertid henvise til sin eier Stavanger kommune. Foretaket tar opp lån via Stavanger kommune og vil derfor heller ikke ha utfordringer i forhold til å få tilgang til midler. 5

8 I det daglige har det ikke store praktiske konsekvenser for foretaket med lav egenkapital, men det vil allikevel være fordelaktig med styrking av egenkapitalen slik at foretaket fremstår med god soliditet. [Lagre] 9/16 Nordisk barnebokkonferanse 2017 Behandlet av 1 Styret for Sølvberget KF Møtedato Saknr 9/16 Forslag til vedtak: Styret for Sølvbegret KF godkjenner at arbeidet med en ny Nordisk barnebokkonferanse i 2017 starter Et 50 % vikariat i team barn frå lyses ut internt. Møtebehandling Votering Vedtak Styret for Sølvbegret KF godkjenner at arbeidet med en ny Nordisk barnebokkonferanse i 2017 starter Et 50 % vikariat i team barn frå lyses ut internt. 10/16 Kulturhussjefen orienterer Behandlet av 1 Styret for Sølvberget KF Møtedato Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering. Møtebehandling Votering Vedtak Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering. 6 Saknr 10/16

9 11/16 Lønnsforhandlinger kap for daglig leder Behandlet av 1 Styret for Sølvberget KF 2 Styret for Sølvberget KF Møtedato Saknr 5/16 11/16 Forslag til vedtak: Daglig leder Marit Egaas: Ny årslønn fra blir kr Møtebehandling Styret ble enige om at Marit Egaas får samme lønnsøkning på 1,75 % i Votering Vedtak Daglig leder Marit Egaas: Ny årslønn fra blir kr Eventuelt: I forbindelse med stillingsstopp har ansattes representant meldt inn en sak angående rutinen der styret skal vurdere stillinger som skal lyses ut. For å kunne behandle og lyse ut stillinger mer effektivt ble det enighet om at stillinger som skal lyses ut vurderes kontinuerlig av Marit Egaas og styreleder og at resultatet etterrapporteres til styret Stavanger: Hilde Karlsen Sakariassen Styreleder Anne Kristin Vik Bruns Eirik Faret Nestleder Olav T. Laake Medlem Linn Tønnessen Medlem Medlem 7

10 Saksframlegg Dato: Saksnummer: Deres ref.: Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Styret for Sølvberget KF 13/16 Møtedato: / Deres ref Votering: På sakslisten Tertialrapport 1. tertial 2016 Forslag til vedtak: 1. Styret for Sølvberget KF tar rapporten for 1. tertial 2016 til orientering. 2. Styret godkjenner følgende budsjettrevidering for investeringsbudsjett 2016: Investeringsbudsjett 2016 Nye Sølvberget Følgekostnader teknisk oppgradering Skifte av biblioteksystem Datautstyr, programvare Kiellandsenter Nytt innleveringsanlegg Årets finansieringsbehov Finansiert slik: Akkumulert mindre bruk fra 2015 Ubrukte lånemidler fra 2015 Fondsmidler Låneinntekter Støtte fra Nasjonalbiblioteket Udekket - må finansieres med nye lån Vedtatt budsjett Revidert budsjett

11 Tertialrapport 1. tertial 2016 Bakgrunn for saken Tertialrapport 1. tertial I denne saken er rapportering om økonomi, HMS og statistikk samlet i en sak. I tillegg rapporteres det om status for viktige mål og tiltak i Økonomi Økonomisk status for Sølvberget KF LØNNSUTGIFTER 31 DRIFTSUTGIFTER INVENTAR, UTSTYR OG MASKINER KJØP AV TJENESTER OVERFØRINGER FINANSUTGIFTER SUM UTGIFTER INNTEKTER REFUSJONER OVERFØRINGER FINANSINNTEKTER SUM INNTEKTER BUDSJETT (TUSEN) REGNSKAP (TUSEN) FORBRUK (%) 32,02 24, ,07 24,37 21,98 7,21 28, ,89 31,35 29,82 92,22 33,21 Driftsutgifter Årsbudsjettet til Sølvberget, medregnet prosjektene, er kr 90,16 millioner. Av disse er tilskuddet fra kommunen kr 60,987 mill pluss merutgifter som følge av lønnsoppgjør. Ved utgangen av 1. tertial er samlet forbruk 28,3 % og summen av inntekter 33,2 %. Totaltallene for Sølvberget KF inneholder både drift av bibliotek, arrangementsvirksomhet og større aktiviteter som Kapittel og ICORN. Budsjettet i 2016 er realistisk og planlagt aktivitet er høy. Det er lagt opp til stram budsjettstyring, og det påregnes at regnskapet vil gå i balanse ved årsslutt. Når det gjelder lønn, som er den største utgiftsposten, er forbruket i tråd med budsjettet. Andre utgifter ligger noe under budsjett. Dette skyldes i hovedsak at for flere store aktiviteter kommer hovedtyngden av kostnadene etter 1. tertial. Det gjelder Kapittel, Kiellandsenter, Obstfelderjubileum og galleri. Noen utgifter ligger langt over budsjettet. Det gjelder bl.a. energiutgiftene som har økt med 40 % månedlig på grunn av defekte varmepumper. Midlertidig løsning er overgang til gass for å sikre forsvarlig temperatur i bygget. Det er nå utlyst anbud for å levere nye varmepumper, men det vil ta ytterligere tre måneder å få det på plass. Utgiftene til dette belastes huseier, som er Stavanger kommune. Investeringer Bystyret har godkjent et investeringsbudsjett for Sølvberget KF på 17,3 mill for Sølvberget har noen egne midler, og det er budsjettert med et lånebehov i 2016 på 13,4 mill. Nå viser det seg at Sølvberget har mer egne midler enn budsjettert, fordi det er ubrukte lånemidler fra 2015 og fordi styret har vedtatt å overføre fondsmidler til å finansiere 2

12 investeringer. På grunn av utsatte investeringer fra 2015, er årets investeringsbehov justert til 18,35 mill, og lånebehovet for 2016 satt til 6,5 mill. Sølvberget ønsker å ta opp lånet til høsten. Den bevilgede kompensasjonen for finanskostnadene blir satt av på balansekonto, slik at dette ikke inngår i driftsbudsjettet men brukes til framtidige finanskostnader. Status for de ulike investeringsprosjektene: Byggeprosjektet «Nye Sølvberget etasje» er forsinket, hovedsakelig pga prosjektering og konkurranse som gjelder utbedring av ventilasjonen. Arbeidet med utbedringene vil starte i juni. Det har vært løpende dialog med Stavanger kommune om tekniske følgekostnader. Dette gjelder i hovedsak utgifter både til oppgradering av ventilasjon og til nytt golvbelegg i bibliotekarealene, beregnet til 9,2 mill. Sølvberget er av den mening av dette er utgifter som husleier bør ta ansvar for, mens kommunen hevder at det ikke er midler til dette nå. Sølvberget vil komme tilbake til saken i HØP for Installasjon av nytt innleveringsanlegg er et utsatt investeringsprosjekt fra Det var da satt av 3 mill til dette. Etter gjennomført konkurranse, viser det seg at de reelle kostnadene vil være 3,25 mill. Arbeidet med forprosjekt for å forberede innkjøp av nytt biblioteksystem er startet sammen med Bergen, Trondheim og Kristiansand. Nasjonalbiblioteket har gitt kr i støtte til forprosjektet. Hovedtyngden av kostnadene med prosjektet kommer først i 2017, og utgiftene i 2016 er redusert til 0,3 mill. Arbeidet med etablering av Kiellandsenter starter først høsten 2016, slik at utviklingen kommer i takt med byggeprosjektet «Nye Sølvberget». Investeringene i dette prosjektet kommer derfor først i På grunnlag av dette foreslås det følgende budsjettrevidering av investeringsbudsjettet: Investeringsbudsjett 2016 Nye Sølvberget Følgekostnader teknisk oppgradering Skifte av biblioteksystem Datautstyr, programvare Kiellandsenter Nytt innleveringsanlegg Årets finansieringsbehov Finansiert slik: Akkumulert mindre bruk fra 2015 Ubrukte lånemidler fra 2015 Fondsmidler Låneinntekter Støtte fra Nasjonalbiblioteket Udekket - må finansieres med nye lån Vedtatt budsjett Revidert budsjett

13 Helse, miljø og sikkerhet Sykefraværet i første kvartal var 5,0 % (4,9 % i 2015). Det er i hovedsak sykemeldt fravær som er årsak til økningen. Den overordnede ROS-analysen til Sølvberg har blitt revidert og godkjent i første tertial Det jobbes jevnlig med HMS-handlingsplanen og tilhørende tiltak. Det har ikke blitt meldt avvik i 1. tertial Samtlige skriftlige instrukser, rutiner og prosedyrer revideres og oppdateres kontinuerlig. Det er gjennomført arbeidsmiljøuke, med tilbud om HMS-samtale for alle ansatte og felles lunsj i kantinen. Det er utarbeidet ny teamstruktur for Sølvberget for å forberede organisasjonen på de utfordringene som kommer i årene framover. Overordnet organisasjonsstruktur som er vedtatt av styret, ligger fast. Som følge av ny teamstruktur har det vært en intern prosess for å ansatte koorinatorer for teamene og nå pågår innplassering av alle ansatte i nye team. I forbindelse med ny teamstruktur og arbeidet med Nye Sølvberget legges det vekt på medvirkning, og det arbeides det kontinuerlig med ROS-analyser og forebyggende tiltak. Besøk, utlån og arrangement Besøk Totalt besøk på Sølvberget gikk ned ned med 25 % i forhold til samme periode i fjor. Det må ses i sammenheng med at fra 1. tertial 2014 til 2015 gikk besøket opp med 69 %. Det var svært mye besøk i januar og til dels februar i 2015 blant annet i forbindelse med utstilling og arrangement relatert til Charlie Hebdo saken. På Madla økte besøket med 2 %. Det har vært størst nedgang for januar og februar, besøket gikk opp i april. Det er for tidlig å si noen årsakene til nedgangen, eller om det er spesielle dager eller tidspunkt på dagen der nedgangen er størst. Dette kan være en naturlig utflatning etter en topp etter åpningen av første etasje, eller det kan være en begynnelse på en langsiktig utvikling. Dette er en utvikling som må følges nøye framover. Det er uansett grunn til å tro at besøket vil fortsette å få ned i 2016 og 2017 pga ombygginger i etasje. Et langsiktig mål må være at besøket skal øke igjen når vi åpner Nye Sølvberget i fire etasjen på slutten av Utlån På tross av nedgang i besøk er utlånet ganske stabilt. Utlån av trykte bøker går opp, slik det gjorde i fjor også. Utlån av musikk går også litt opp, etter flere år med nedgang, mens utlån av film og lydbøker går ned. Utlånet av e-bøker stiger fremdeles, men ikke i like stor grad som når det fremdeles var en nyhet (85 % i 1. tertial 2015). Arrangement Antall arrangement har økt kraftig. Det skyldes både flere verksted og nye prosjekter. I tillegg har vi har justert vår tellemetode etter det som er vanlig i andre bibliotek. Slik at bl.a. litteraturgrupper telles som arrangement. Antall besøkende pr. arrangement har steget fra 58,6 i fjor til 68,6 første tertial i år. Det har totalt vært besøkende på arrangement 1. tertial 2016, inkludert Barnas verdensdag. Mer detaljert statistikk følger vedlagt. 4

14 Aktivitet Kort om noen av tiltakene i årsplanen og en del andre aktiviteter: 1. tertial har vært preget av prosjektering av tekniske forhold som er en forutsetning for å realisere Nye Sølvberget etasje. Så lenge dette arbeidet pågår, er må mye praktisk arbeid knyttet til flytting av kontorer og ny utforming av biblioteklokaler settes på vent. Sølvberget har fått kr 1 mill fra Nasjonalbiblioteket i støtte til arenautvikling Tilskuddet er gitt til utvikling av bibliotekrommet kr 0,5 mill og til arrangementer i henhold til egen prioritering, kr 0,5 mill. Det er enighet med Reitan Convenience Norway AS om et tillegg til nåværende leieavtale om drift av Narvesen. Tillegget klargjør uklarheter om innholdet i avtalen og beskriver et konsept begge parter er enige om. Det er inngått avtale med Global.no om å utarbeide og drifte et nasjonalt digitalt skolebibliotek for globale spørsmål. Til dette formålet stiller Sølvberget til disposisjon en 60 % stilling som Global.no betaler for. Sølvberget har, sammen med de andre storbyene, gjennomført en brukeratferdsundersøkelse for å se nærmere på hva brukerne faktisk gjør i biblioteket. Dette er en oppfølging av en tilsvarende undersøkelse fra Resultatene fra undersøkelsen offentliggjøres på et seminar på Nasjonalbiblioteket 2. juni. Det er gjennomført konkurranser om innkjøp av nytt innleveringsanlegg og leveranse av utstyr til meråpent bibliotek i Nye Sølvberget. Sølvberget har besluttet å bruke Stavanger kommunes leverandør for reklamebyråtjenester. Sigbjørn Obstfelders 150 år feires av Sølvberget gjennom hele Jubileet åpnet 15. januar på Sølvberget med foredrag av nasjonalbibliotekar Aslak Sira Myhre foran et publikum på 300 i Sølvbergets 1. etasje. Iduns Julekomedie, skoleteateret ved Stavanger katedralskole, spilte Obstfelders drama «De røde dråber» for fulle hus fra januar. Det har vært avviklet i alt 18 arrangement primært på Sølvberget, men også andre steder i byen, med Obstfelders forfatterskap som omdreiningspunkt. I alt har det vært rundt 1900 besøkende på arrangementene i perioden januar til april. Til høsten venter store samarbeidsarrangement for voksne og barn. Helgen august blir det vandring og høyfjellsdrama på Nilsebu i samarbeid med Stavanger Turistforening, og 14. september skal alle barnehagene samles på Torget til «Lyden av vann» og leke med Obstfelders dikt «Regn» med profesjonelle musikere. En detaljert status for årsplan 2016 følger som vedlegg til tertialrapporten. 5

15 Marit Egaas Bibliotek- og kulturhussjef Vedlegg: Årsplan status pr mai 2016.pdf tertialrapport 2016PDF.pdf Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 6

16 Sølvberget KF Årsplan 2016 Visjon for Sølvberget Sølvberget skal være den beste formidleren av kunnskap for alle og landets fremste arena for kreativitet. Gjennom opplysning og opplevelser skal trofaste gjester beholdes og nye mennesker begeistres. Byens største møteplass skal dyrke romslighet og refleksjon. Sølvbergets kunnskap og kompetanse skal ikke vokse i takt med byens og regionens befolkning - vi skal ligge foran. Vi skal formidle de gode historiene og være en trygg veiviser i en informasjonsjungel som stadig vokser seg tettere. Hovedmål: Kunnskap og dannelse - Vi skal sikre alle rett til den samme informasjonsmengden. Vi skal være rustet til å svare på de spørsmålene innbyggerne har og de spørsmålene de ikke visste at de hadde. Vi skal stimulere til nysgjerrighet og refleksjon. Opplevelse og formidling - Vi skal by på de gode opplevelsene og formidle de viktige fortellingene til begeistring og glede for stadig nye generasjoner. Mangfold og muligheter - Vi skal fungere på tvers av kulturell, religiøs og økonomisk bakgrunn på tvers av økonomiske, aldersmessige og samfunnsmessige skillelinjer. Dette er en viktig ressurs som kan videreutvikles gjennom deltagelse og aktiv formidling. Møteplass og medvirkning - I en stadig mer fragmentert og kommersiell hverdag er behovet for møteplasser med høye dører og vide porter større enn noen gang. Sølvberget skal preges av nærhet og romslighet slik at vi kan møte innbyggerne der de er og gi dem arenaer for medvirkning, deltakelse og diskusjon. Side 1/5

17 RESULTATMÅL 2016 ARBEIDE LANGSIKTIG OG STRATEGISK FOR Å VIDEREUTVIKLE SØLVBERGET SOM LÆRINGSARENA ATTRAKSJON OG MØTEPLASS MED SPESIELT VEKT PÅ BYENS INTERNASJONALE BEFOLKNING, BARN OG UNGE Side 2/5 TILTAK ANSVARLIG FRIST Iverksette planen for framtidsrettet utforming av Sølvbergets etasje Nye Sølvberget/ Lederteamet Alle som vokser opp i Stavanger bør få tilbud om tre bibliotekbesøk i løpet av grunnskolen. Tilbud om besøk til videregående skole må vurderes ut i fra ressurser og kompetanse som er tilgjengelig Forvalte og utvikle en strategi for mediesamlingen i samsvar med publikums behov, digital utvikling, trendspotting, programarbeid og utstillinger. Arbeide aktivt med brukermedvirkning og gjennomføre inntil 4 brukerundersøkelser årlig Opplevelse Fordeles over hele året Utvikle en kompetansestrategi for perioden Krever evaluering av ansattes nåværende kompetanse. Lage en strategi for bibliotekets tidsbruk innen a) samling og logistikk, b) koordinering og planlegging, c) brukermedvirkende aktiviteter for perioden Lederteamet/ koordinatorer/hr Ansvar plasseres etter at ny teamstruktur er vedtatt. Fagstab Lederteamet/ prosjektleder STATUS 1.5 Ventilasjon nært forestående Flytting og logistikk planlegges. Arbeid med konkurranse om innredning og wayfinding pågår. Ansettelse av prosjektmedarbeider pågår. Det arbeides med plan for høsten pga flyttinger. Deretter skal det nye team læring utarbeide en langsiktig plan. Langsiktig arbeid starter til høsten når team samling er etablert. Innen 1. mars 1. juni 1. september 1. november I løpet av 2016 a) 2. tertial b) 2. tertial c) Har gjennomført en brukeratferdsundersøkelse og flere mindre undersøkelser knyttet til arrangement. Kartlegging pågår Ikke startet

18 OPPRETTHOLDE BESØKS- OG UTLÅNSTALLET FRA * NYE SØLVBERGET KAN MEDFØRE KONSEKVENSER FOR PUBLIKUMSBESØKET. GJENNOMFØRE EVALUERING OG UTVIKLING AV PROSJEKTER OG AKTIVITETER Side 3/5 Definere og utvikle læringsstrategi for ulike målgrupper. Detaljplanlegge og implementere Kiellandsenter i Nye Sølvberget Kunnskap 2. tertial Ikke startet Lederteamet/Nye Sølvberget Prosjektstilling er lyst ut. Arbeidet starter til høsten. Utvikle arrangement, verksteder og møteplasser både med egne ressurser og med eksterne aktører Gjennomføre litteraturfestivalen Kapittel 2016 med tilsvarende besøkstall som Legge vekt på aktiviteter og arrangement som stimulerer til demokratiutvikling, debatt og offentlig samtale. Lage strategi for eksterne samarbeidspartnere, og inngå gjensidig forpliktende avtaler. Opprettholde antall egenproduserte arrangement og bygge videre på rammer og føringer som er lagt for programmeringen. Planlegge nasjonal konferanse om barnelitteratur i februar Møteplass/ Opplevelse Pågår hele året, egen plan for perioder med ombygging. Opplevelse Sept Programarbeid pågår Opplevelse/ Kunnskap/ Møteplass Møteplass/ Opplevelse Pågår hele året, egen plan under ombygging Opplevelse Status quo dette året, ny strategi etter ombygging Opplevelse Gjennomføre hovedprosjektet for Obstfelder-jubileet Evaluere 1. etasje etter to års drift og plan for videreutvikling. Effektmåling av markedsføring og brukertilfredshet. Evaluere IKN Opplevelse Møteplass 1. tertial Planlegging startet, eksterne midler gjør gjennomføring mulig. Er godt i gang. Hovedtyngden av programmet til høsten. Er i gang, ferdig før ferien. Fagstab Ikke startet. Møteplass 1. tertial Evaluere og lage plan for digital Kunnskap 2. tertial Pågår sammen med kommunen. Styresak september. Starter til høsten 1. tertial Utsatt til 2017 pga ombygging

19 kunnskaps-formidling og etablere system for dokumentasjon. Evaluere Ung i Sentrum og utarbeide en plan for ungdomsarbeidet på Sølvberget. Møteplass/ Opplevelse 1.tertial Evaluere utleievirksomheten med tanke på kvalitet og kapasitet. Møteplass 1. tertial Evaluere våre digitale plattformer og plan for videreutvikling 2016/2017 Lederteam Forprosjekt Nytt biblioteksystem Fagstab Nytt innleveringsanlegg Kunnskap 1. tertial Meråpent bibliotek for 2. og 3. etasje. Nye Sølvberget 2. tertial OPPRETTHOLDE SØLVBERGETS Aktiv deltakelse på lokale og nasjonale arenaer og arrangement Lederteam GODE OMDØMME Aktiv deltakelse i media Lederteam/ Fagstab Fagstab/ Lederteamet Fagstab Fagstab Pågår, bør planlegges bedre. Henger sammen med kommunikasjonsstretegien Starter til høsten Pågår Fagstab Fagstab PRODUKTUTVIKLING 2016 Undersøke Sølvberget som merkevare og utvikle Sølvbergets markedsføring Revidere kommunikasjonsstrategien Systematisk HMS arbeid for å sikre at Sølvberget er et trygt sted å være for alle. Systematisk vedlikehold av teknisk utstyr, interiør og lokaler Gode interne rutiner og tilstrekkelige ressurser, slik at teknisk utstyr fungerer Side 4/5 2. tertial Prosjektet avsluttes i evaluere og vurdere hva som skal over i drift. Pågår. Oppsummere erfaringene og vurdere kostnytte. Starter til høsten Prosjektgruppe storby etablert. Midler fra NB.Felles konkurranse når? Konkurranse gjennomført. Leveres august. Konkurranse gjennomført. Leveres mai. Iverksettes sommer. Pågår, samlet strategi mangler Pågår, men en del teknisk utstyr er en utfordring. Jobbes med kontinuerlig, men mye gjenstår.

20 MEDARBEIDERE SOM TRIVES OG ER STOLTE AV ARBEIDSPLASSEN JOBBE SMARTERE OG UNNGÅ DOBBELTARBEID KIELLANDSENTER Side 5/5 tilfredsstillende Planlegge Sølvbergets 30 årsjubileum Gjennomføre medarbeiderundersøkelse og arbeide systematisk med oppfølging av denne. Øke svarprosenten med 3%. Hente inspirasjon fra andre bibliotek og kulturinstitusjoner (foredrag og studiebesøk) Synlige, tilstedeværende ledere, og tydelighet når det gjelder ansvar og myndighet. Tydeliggjøre organisasjonsmodellen. Fortsatt være en IA-bedrift, gi praksisplasser til personer via NAV og lignende. Holde korttids-sykefraværet på samme nivå som 2015 Iverksette ny teamstruktur Ta i bruk Public 360 nytt arkivsystem Gode system for oppfølging av løpende vedlikehold og rapportering av avvik. Tydelighet i oppstart og evaluering av prosjekter når det gjelder forankring, rammer og ansvar. Innarbeide og realisere planene for Kiellandsenter i Nye Sølvberget Lederteamet Starter høsten Lederteam/AMU 1. tertial Utsatt til Nye Sølvberget/ Lederteamet Pågår Lederteamet Ny teamstruktur fra høsten 2016 skal bidra til å bedre dette. Fagstab Dette er vi gode på, får skryt av NAV. Lederteamet Stabilt sykefravær. Lederteamet Fagstab 1. tertial Fagstab Pågår Er iverksatt, opplæring gjenstår OK Lederteamet Pågår Nye Sølvberget Oppstart til høsten

21 Besøk/utlån Besøk Sølvberget, Stavanger kulturhus Stavanger fengsel Madla filial Besøk totalt 1. tertial tertial 2015 % utvikling % -4 % 2% -23 % % 2% 3% -2 % 2% 2% -8 % 6% 3% -15 % -16 % -6 % 13 % % -19 % Bruk av nett-tjenester Besøk på Sølvbergets nettsider Besøk på Nord-Sør biblioteket Fornying av lån på nett Reservering av bøker på nett % 48 % % 48 % 4% 23 % -1 % 0% Facebook (antall følgere pr. 30.4) Sølvberget Kapittel Musikk- og film Barnebiblå Internasjonalt kulturnettverk Nordisk barnebokkonferanse FB totalt: % 32 % 18 % 44 % 51 % 16 % 16 % Instagram - følgere % Twitter (antall følgere pr. 30.4) Solvberget Kapittel Musikk- og film Twitter totalt: % 6% 7% 12 % % 7% 20 % Utlån Stavanger bibliotek totalt Faglitteratur for barn Skjønnlitteratur for barn Faglitteratur for voksne Skjønnlitteratur for voksne Lydbøker for barn Lydbøker for voksne Musikk for barn Musikk for voksne Film for barn Film for voksne Annet Ebøker Madla filial Stavanger fengsel Arrangement (antall) Arrangement Klassebesøk Arrangement totalt

22 Saksframlegg Dato: Saksnummer: Deres ref.: Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Styret for Sølvberget KF 14/16 Ny teamstruktur for Sølvberget Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering. 1 Møtedato: / Deres ref Votering: På sakslisten

23 Ny teamstruktur for Sølvberget Bakgrunn for saken Sølvberget har siden høsten 2015 arbeidet med ny teamstruktur for organisasjonen. Dette innebærer ingen endringer i organisasjonsmodellen som er vedtatt av styret. Saken legges fram for styret til orientering. Fakta Den vedtok styret ny hovedstruktur for Sølvberget KF, og endringen ble iverksatt fra 1.juni samme år. Modellen som ble valgt, har et lederteam på fire personer. Dette består av kulturhussjef og tre ledere for hver sin fagsøyle. Ledene for fagsøylene er personalledere for alle som er plassert her. Interne servicefunksjoner ble samlet i en fagstab. Alle ansatte tilhører en fagssøyle, eventuelt fagstab. I tillegg tilhører de ett eller flere team. Leveransene til publikum, som utgjør en stor del av den daglige driften på Sølvberget, ble organisert i ulike team. Teamene er selvstyrte med teamkoordinatorer. Ansvar og myndighet skal være klart definert, og delegeres til teamene. Antall team kan variere etter behov. 2

24 I styresaken ble det presisert at «ved oppstart har vi valgt å organisere teamene etter hvordan samlingen er plassert. Det betyr at mange av teamene i biblioteket vil bli endret når planene for Nye Sølvberget etasje er ferdige, altså byggetrinn 2.» Det er gjort mindre endringer i teamstrukturen etter at hovedstrukturen ble vedtatt, men i september 2015 ble det satt i gang et arbeid med å utarbeide en ny teamstruktur tilpasset planene for Nye Sølvberget. Arbeidet med ny teamstruktur Ved oppstarten av arbeidet, ble formålet definert slik: Sørge for at Sølvberget er organisert på en slik måte at vi på best mulig måte kan oppfylle visjonen vår og være rustet til å møte framtidas utfordringer. Det ble gitt følgende føringer for arbeidet: Matrisemodellen ligger fast med lederteam, fagsøyler, team og fagstab. Prosjektet skal nyttiggjøre seg erfaringer og underveisevaluering av ny organisasjonsmodell foretatt juni Krevende økonomisk situasjon og overgang til digitale tjenester krever en effektiv endringsvillig organisasjon med høy og riktig kompetanse. Det er en omfattende intern prosess som ligger bak den nye teamstrukturen. Arbeidet startet med en samling der alle ansatte kunne komme med innspill til arbeidet. Det ble nedsatt en intern arbeidsgruppe som nedla et grundig arbeid og la fram sitt forslag for lederteamet i februar. Ansattes representanter var med i arbeidsgruppa. Lederteamets endelige forslag ble så presentert for alle ansatte i februar. Deretter var forslaget ute på høring, og innspillene i høringen ble drøftet med tillitsvalgte før endelig beslutning ble tatt i lederteamet. Den nye teamstrukturen Den nye teamstrukturen består av fire soneteam, seks fagteam. Fagstab består, men fem årsverk flyttes ut av dagens fagstab til ulike fagteam. Hvert av teamene får en koordinator (som nå). De andre ansatte fordeles på team og stab. Hovedregelen er at ansatte er med i et soneteam og et fagteam, og at fordelingen mellom de to er 50/50. Soneteam: Det innføres soneteam i hver etasje med ansvar for: Publikumskontakt. Bemanning, bestilling og koordinering av leveranser fra fagteam. At sonen framstår som innbydende, ryddig og relevant. Det er tre soneteam på Sølvberget og et soneteam for bydeler (Madla og fengselet). Sone 1 Sone 2 Sone 3 Sone 4 Førsteetasje Andreetasje Madla/Fengsels- Møteplass Opplevelse Tredje- og fjerde etasje - Kunnskap «Smakebitbiblioteket» pluss Borgertjenester og lånekort. Allrommet med opplevelser, fortelling og fantasi i sentrum. Læringsarenaer med fordypning og faglitteratur i sentrum. Nærbiblioteket som skal levere på læring, opplevelse og møteplass. Biblioteket Fagteam: For å samle arbeidsoppgaver, arbeide mer effektivt og gjøre Sølvberget rustet til å møte framtida, etableres seks fagteam. Dette forslaget baserer seg på kartlegginger av de viktigste arbeidsprosessene og erfaringer så langt. 3

25 Læring og formidling Bibliotekservice Program og formidling - Kunnskap - Kunnskap - Opplevelse Etablere og videreutvikle Sølvberget som læringsarena og kunnskapsformidler med vekt på språkopplæring, digitale ferdigheter og leselyst Drift av alle systemer som må fungere for å levere en god bibliotektjeneste, inkludert, it-drift internt og eksterne publikumstjenester. Utvikle, koordinere og levere godt organiserte program og arrangementer til alle soner. Samling Opplevelse Alt innhold vi tilbyr brukerne fysisk og digitalt fra innkjøp til kassering. Hovedansvar for utviklingen av hele mediesamlingen i alle soner. Veiledning i bruk av samlingen og informasjonssøk. Utstillinger i galleri og Møteplass. Markedsføring av totaltilbudet av program, arrangement og kurs. Mediekontakt. Produksjon og arena Møteplass Utvikling Ansvarlig for teknisk produksjon av egne arrangement og utleie av lokaler. Ansvarlig for digitalproduktog prosjektportefølje, merkevare, strategisk markedsføring og eksterne samarbeidspartnere. Overordnede føringer for kommunikasjonsstrategi og kanal- og plattformvalg Møteplass Fagstab: Gjenværende stab leverer interne støttetjenester som økonomi, HR, HMS og har i tillegg ett årsverk administrativ støtte. Stab har ikke egen koordinator. Ansatte rapporterer direkte til bibliotek- og kulturhussjef. Teamenes leveranser Alle team skal utarbeide halvårsplaner, rapportere resultater, analyser og evalueringer av teamets leveranser hvert semester. Disse utgjør grunnlaget for halvårlige fagdager mellom koordinatorer/lederteam og sikrer gjennomføring av mål og strategi. Arbeidet og videreutviklingen i teamene skal være basert på brukerinnsikt, statistikk, trender og målgrupper. Intern- og ekstern kommunikasjon og markedsføring av teamets oppgaver og leveranser skal være i tråd med overordnede føringer i kommunikasjonsstrategi og kanal- og plattformvalg. Alle fagteam leverer til alle soner. Gjennomføring av ny teamstruktur Det var enighet med tillitsvalgte om følgende spilleregler for implementering av ny teamstruktur (her kalt fase 2): Fase 2 skal både ivareta den enkelte arbeidstaker og organisasjonens behov for endring. Bare fast ansatte omfattes av prosessen. Daglig leder og lederteamet omfattes ikke. Spilleregler koordinatorfunksjonene 4

26 Koordinatorfunksjonene lyses ut og besettes først. Koordinatorfunksjonen beskrevet i de forskjellige mandatene er grunnlag for utlysningen. Søkere leverer enkel søknad på e-post. Er flere aktuelle for samme koordinatorfunksjon kalles det inn til intervju. Kriteriene som legges til grunn for valg av kandidat er kvalifikasjoner og egnethet. Spilleregler andre stillinger Alle vil få tilsendt kartleggingsskjema, der de kan ønske seg fagteam og soneteam i prioritert rekkefølge. Alle ansatte skal fylle ut skjema, og dette leveres til Lotte. Det tas individuelle samtaler med alle som ikke får første prioritet. De som får førstevalget innfridd, vil bli informert til slutt. I prosessen med å få alle inn i nye funksjoner skal det tas hensyn til hver enkelt medarbeider samtidig som det lages en helhetlig løsning som gagner Sølvberget. Blir det blir flere som ønsker deg samme stilling vil de samme kriteriene gjelde her som for koordinatorfunksjonene. Foreløpig tidsplan for gjennomføring Modellen vedtas av lederteamet Koordinatorstillingene lyses ut Søknadsfrist fredag 8 april. Gjennomføring av intervju uke 15, avgjørelse tas i uke 16. Informasjon til resten av huset. Mandag 25.04, kartleggingsskjema sendes ut til resten av organisasjonen. Fredag 29.04, frist for innlevering av kartleggingsskjema. Ansatte plassert i nye team og soner innen fredag 13 mai. Status for arbeidet med iverksetting av ny teamstruktur Alle teamkoordinatorstillingene er utlyst og besatt. Disse starter i sine nye funksjoner 22. august, og da iverksettes også de nye teamene. Prosessen med innplassering av alle ansatte i team er noe forsinket, men målet er å bli ferdig i løpet av mai. Teamstrukturen vil evalueres fortløpende, og teamenes størrelse og mandat tilpasses de utfordringene som Sølvberget til enhver tid står overfor. Marit Egaas Bibliotek- og kulturhussjef Kirsten Myklebust Leder Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 5

27 Saksframlegg Dato: Saksnummer: Deres ref.: Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Styret for Sølvberget KF 15/16 Møtedato: / Deres ref Votering: På sakslisten Lønnspolitisk dokument Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget godkjenner lønnspolitisk dokument for Sølvberget

28 Lønnspolitisk dokument Bakgrunn for saken Lønnspolitisk dokument har til nå blitt revidert årlig og ble sist godkjent av styret i mars 2015 Sølvberget er medlem av Kommunenes sentralforbund hvor Hovedavtalen (HA) og Hovedtariffavtalen (HTA) for kommunal sektor er gjeldende. Lønn og ansiennitet bestemmes ved ansettelse på bakgrunn av dokumentert kompetanse, etterspørsel og erfaring. Lønn kan justeres ved sentrale forhandlinger eller ved at partene sentralt avtaler at det at det settes av midler til lokale forhandlinger. Lokal lønnspolitikk bygger på inngått Hovedavtale og Hovedtariffavtale for kommunal sektor og Stavanger kommunes lønnspolitikk. Lønnspolitisk dokument har til nå blitt revidert årlig i forkant av sentrale forhandlinger og behandles av styret. Vurdering Lønnspolitisk dokument har vist seg som et godt grunnlag for å gjennomføre forhandlinger på en ryddig og grei måte. Det er i denne runden bare gjort noen mindre endringer i dokumentet. Det foreslås bl.a. at dokumentet i årene framover bare revideres annethvert år, slik at det følger forhandlingsperioden. Marit Egaas Bibliotek- og kulturhussjef Vedlegg: LØNNSPOLITISK DOKUMENT FOR SØLVBERGET KF 2016.docx Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 2

29 LØNNSPOLITISK DOKUMENT FOR SØLVBERGET KF Revidert april Målsetting At ansatte har kjennskap til struktur, lønnsnivåer og hovedprioriteringer som til enhver tid er gjeldende for avlønning i foretaket og når og hvordan lønnsforhandlinger foregår. Lokal lønnspolitikk bygger på inngått Hovedavtale og Hovedtariffavtale for kommunal sektor og Stavanger kommunes lønnspolitikk. Dokumentet skal være tilgjengelig og kjent for alle ansatte. 2. Sølvbergets arbeidstakergrupper De ansatte kan pr dato deles inn i følgende grupper: Kontormedarbeider (bare deltid) Sekretær1/førstesekretær Konsulent Saksbehandler Bibliotekar Rådgiver Leder Virksomhetsleder 3. Prioriteringer for forhandlingsperioden Generelle tillegg Kan gis til alle ansatte eller grupper av ansatte i faste stillinger, eller midlertidige stillinger som strekker seg over ett år eller mer. Individuelle tillegg Kriterier for individuelle tillegg må gjøres kjent i organisasjonen slik at alle kan ha en mulighet for å oppnå individuell tillegg. Kriteriene for individuelle tillegg inngår i den årlige medarbeidersamtalen. Kriterier for individuelle tillegg skisseres i lønnspolitisk dokument og drøftes årlig på lønnspolitisk drøftingsmøte. I tillegg til overordnede føringer fra avtalepartnerne og Stavanger kommune, vil Sølvberget legge vekt på følgende kriterier: - tar ansvar og bidrar til å nå egne og Sølvbergets mål viser initiativ og endringsvilje, serviceinnstilling og kreativitet bidrar positivt til samarbeid og arbeidsmiljømessige forbedringer særskilt fagansvar eller prosjektansvar kompetanseheving i tråd med foretakets behov særskilt behov for å beholde arbeidstakere Det er et mål at Sølvbergets ansatte skal lønnes likt med arbeidstakere/høgskolegrupper i Stavanger kommune/regionen som det er naturlig å sammenligne seg med. Sølvberget bør legge til rette for intern karriereutvikling for ansatte. Kompetansetillegg bør legges på toppen av sentrale tillegg. 3.1 KRITERIER FOR LEDERLØNN 1

30 Kriteriene for lederlønn er stort sett sammenfallende med kriteriene for individuell lønn. Sølvberget legger i tillegg vekt på følgende kriterier: - antall ansatte på avdelingen - budsjettansvar - kompleksitet og utviklingsansvar - oppnådde resultater - innsats ut over det som normalt kan forventes Særskilte tillegg Pga. rekrutteringssituasjon og ønske om å beholde medarbeidere som står i fare for å slutte kan det avholdes særskilte forhandlinger i løpet av året, jfr. HTA kapittel 4A3 og 5.3. Det samme gjelder dersom det er skjedd betydelige endringer i en stillings arbeids- og ansvarsområde. Denne bestemmelsen bør også vurderes når ansatte arbeider midlertidig med et prosjekt. Eventuelle lønnstillegg vil da bare gjelde for prosjektperioden. 3.2 Stillingsgrupper i Kapittel 4 Lønnstillegg for Kapittel 4 forhandles i stor grad av partene sentralt. De siste årene har en varierende del av rammen i hovedtariffoppgjøret blitt lagt ut til lokale forhandlinger. Lokalt forhandlinger i Kapittel 4 bør brukes til å jevne ut skjevheter i forhold til det sentrale oppgjøret, samt gi individuelle tillegg ifølge kriterier over. Ved lønnsforhandlingene i 2014 ble det laget egne lønnsstiger for følgende grupper som lå over sentrale lønnsstiger: 7026 bibliotekar, 7531 saksbehandler, 6559 konsulent og 6863 sekretær. Det er ønskelig at dette videreføres i framtidige oppgjør. Ansatte i kapittel 4 med masterutdanning eller hovedfag bør følge Stavanger kommunes lønnspraksis. Sølvberget følger Stavanger kommune sin strategi og profil når det gjelder uttelling for etter- og videreutdanning. Kontormedarbeider Dette er mindre stillinger for å dekke opp helger og kveldsvakter. Det er mange studenter som har disse stillingene, og dermed er turnover ganske høy. Denne stillingsgruppen har til nå stort sett bare fått det generelle tillegget Sekretær1/førstesekretær Dette er stillinger uten krav om høyere utdanning. Det er ingen praktisk forskjell på arbeidsoppgaver og kompleksitet i stillingene mellom sekretær1 og førstesekretær. Disse behandles derfor som en gruppe i lokale forhandlinger. Det er enighet mellom de tillitsvalgte og ledelsen om at begrepet førstesekretær skal fases ut. Konsulenter Dette er stillinger uten krav til høyere utdanning, men med et selvstendig fagansvar som gjør at de lønnes høyere enn sekretærene. Ansatte med høyere utdanning eller realkompetanse som tilsvarer dette, som har et selvstendig fagansvar, er flyttet til stillingsgruppe saksbehandler (se under). Saksbehandler 2

31 Dette er stillinger med et faglig innhold som innebærer krav til høyere utdanning eller realkompetanse som tilsvarer dette. Alle som har stillingskode Saksbehandler skal tilhøre stillingsgruppen «Stillinger med krav om høyskoleutdanning», jfr. Kap 4 i Sentrale lønn- og stillingsbestemmelser. Saksbehandlerstillinger bør ligge på samme lønnsnivå som bibliotekar. Bibliotekar Dette er stillinger med krav om godkjent bibliotekutdanning eller annen relevant høyere utdanning, der arbeidstaker utfører bibliotekarfaglig arbeid. Lønnes i forhold til Sølvbergets lokale stige, med utgangspunkt i sammenlignbare høyskoleutdannede grupper. Bibliotekarer på Sølvberget bør på alle trinn i stigen ligge over minstelønnssatsen for høgskoleutdannede. 3.3 Stillingsgrupper i Kapittel 5 Innenfor Kapittel 5 skjer hele lønnsdannelsen lokalt mellom partene. Det er viktig å ha et system for lokal lønnsdanning som sikrer at alle ansatte tar del i den generelle lønnsutviklingen. Ansatte i kapittel 5 bør derfor, som en hovedregel, sikres et generelt lønnstillegg. Rådgivere Plassering i denne stillingskoden forutsetter som hovedregel at arbeidstaker har høyere akademisk utdanning. Bibliotekfaglig rådgiver skal minimum ha godkjent bibliotekutdanning. Etter- eller videreutdanning som er relevant for Sølvberget som helhet eller fagområdet spesielt, er ønskelig. Dette er ansvarsfulle stillinger med stor grad av selvstendig arbeid og høye krav når det gjelder utviklingsarbeid, initiativ og faglig oppdatering. Kriteriene for individuell lønn brukes ved avlønning av rådgivere. I tillegg bør lønnsnivået avspeile hva slags type høyere utdanning og realkompetanse arbeidstakeren har. Noen rådgivere har funksjonen som koordinator. For dette gis et funksjonstillegg. Sølvberget kan om ønskelig opprette spesialrådgiverstillinger. Ledere Her plasseres ledere med selvstendig resultatansvar og delegert ansvar for personal- og økonomioppfølging. Ledere skal som hovedregel lønnes høyere enn dem de er satt til å lede. Kriteriene for individuell lønn/lederlønn brukes ved avlønning av ledere. 3.4 Stillingsgrupper i kapittel Virksomhetsleder Lønnsøkning behandles av styret i egen sak. Kommunenes personalavdeling bistår ved behov. 4. Generell orientering om overordnet lønnssystem Sølvberget er medlem av Kommunenes sentralforbund hvor Hovedavtalen (HA) og Hovedtariffavtalen (HTA) for kommunal sektor er gjeldende. HA er en avtale om spilleregler mellom arbeidsgiver og ansatte og deres organisasjoner. HTA er en avtale om tilsettings-, pensjons-, lønnsbetingelser for alle ansatte. Lønn og ansiennitet bestemmes ved ansettelse på bakgrunn av dokumentert kompetanse, etterspørsel og erfaring. Lønn kan justeres ved sentrale forhandlinger eller ved at partene sentralt avtaler at det settes av midler til lokale forhandlinger. Lokalt kan det gis generelle tillegg og individuelle tillegg. Det åpnes i HTA for å føre lokale forhandlinger gjennom året for enkeltpersoner eller grupper, blant annet på bakgrunn av kompetanseheving og beholde ansatte. 3

32 Lønnsforhandlingene føres mellom arbeidsgiver og aktuell fagforening. Det er ikke gitt mulighet for enkeltpersoner å forhandle egen lønn. Oppnås det ikke enighet ved en forhandling kan dette føre til brudd og en eller begge partene kan bringer saken inn for sine sentrale representanter. En evt. tvist ankebehandles i henhold til HTA bestemmelser. 5. Hovedtariffavtalens kapittel 3.2 gir føringer for lokal lønnspolitikk: Lokal lønnspolitikk: Lønnssystemet forutsetter en lokal lønnspolitikk som må gjøres kjent for alle ansatte. Lønnspolitiske retningslinjer utformes etter drøftinger med de ansattes organisasjoner. Det må være en sammenheng mellom virksomhetens mål og den lokale lønnspolitikken. Det forutsettes at lønn benyttes som et personalpolitisk virkemiddel. Det skal være en naturlig sammenheng mellom arbeidstakerens ansvarsområde, resultatoppnåelse, kompetanse, kompetanseutvikling og lønnsutvikling. Nyansatte etter 1. mai omfattes ikke av det årets forhandlinger. Lokale drøftinger: De lokale parter avholder et lønnspolitisk drøftingsmøte som omfatter alle lønnskapitelene minst en gang pr. år. Arbeidsgiver skal hvert år legge fram tallmateriale som viser personalomsetning, lønnsnivå og lønnsutvikling bl.a. fordelt på kjønn for også å kunne drøfte likelønn. I tillegg til individuell lønn, kan det også forhandles om stillingskoder. Dette gjøres under de lokale forhandlingene. Overgang kapittel 4 til 5 (eller omvendt), kan det bare forhandles om innen 1. mai i forkant av hvert hovedoppgjør. 6. Gjennomføring av lokale forhandlinger: Arbeidsgiver og fagforeningene møtes årlig til lønnspolitiske drøftingsmøter i forkant av lokale forhandlinger. Her informerer partene hverandre om prioriteringer ved forhandlingene. Det gis i disse møtene frister for å legge inn lønnskrav fra den enkelte og frister for når fagforeningene skal gi arbeidsgiver sine krav og når arbeidsgiver skal dele ut tilbud. Videre settes dato for forhandlingsmøter. Drøftingene tar utgangspunkt i bedriftens totale situasjon, lønnspolitiske retningslinjer og bruk av hovedtariffavtalens forhandlingsbestemmelser. Videre drøfter partene utarbeidelse av relevante kriterier for lønnsfastsettelse og målsetting for lønnsforhandlingene. Herunder vanskelige rekrutterbare grupper og kriterier for å beholde ansatte med særskilt kompetanse. På arbeidsgiveres side foregår forberedelsene til lokale lønnsforhandlinger som følger: Daglig leder tar initiativ til diskusjoner i lederteamet i forkant av lokale forhandlinger. Søyleledere blir bedt om å komme med innspill til lønnsjusteringer. Lederteamet kommer frem til en prioritering på bakgrunn av innspillene og synspunkter i teamet. Daglig leder har dialog med rådmann og styreleder om prioriteringene. Det er daglig leder som fører forhandlingene med aktuell fagforening. På fagforeningenes side foregår forberedelse til lokale lønnsforhandlinger som følger: Dialog internt i egen fagforening og mellom fagforeningene om prioriteringer for forhandlingene. Fordeling av arbeidsoppgaver og roller. 4

33 Informasjon til medlemmene om prosessen, samt innhenting av informasjon og krav (her er det viktig at fagforeningenes medlemmer bidrar med argumenter knyttet til sine lønnskrav) Uorganiserte ansatte: Arbeidsgiver forhandler ikke med enkeltpersoner. Ansatte som ikke er fagorganisert, kan ta opp lønnsspørsmål med arbeidsgiver og fremme forslag til lønnsøkning. Disse kravene blir vurdert av arbeidsgiver i forbindelse med lokale forhandlinger, og arbeidsgiver avgjør en evt lønnsjustering i tråd med gjeldende lønnspolitikk og med føringene for den aktuelle forhandlingen. Forhandlingene og resultat: Forhandlingene føres ved at arbeidsgiver innkaller til forhandlingsmøte hvor aktuelle tillitsvalgte møter. Krav skal være innsendt på forhånd innen angitt tidsfrist og arbeidsgiver har i forkant av møtet gitt ut tilbud til lønnsøkning innen angitt tidsfrist. Partene gjennomfører forhandlingene ved at det avholdes forhandlingsmøter og særmøter (diskusjoner på arbeidsgivers og arbeidstakers side) i forhold til gitte krav og tilbud som vil bli gitt i løpet av forhandlingene. Når forhandlingene er sluttført skrives det protokoll hvor lønnstillegg og andre evt. endringer kommer frem pr. person. Blir partene ikke enige, skal det skrives uenighetsprotokoll hvor de siste krav og tilbud fremkommer. Forhandlingsresultatet skal endelig godkjennes av styret. Etter at forhandlingene er sluttført er det arbeidsgiver som tilskriver ansatte som har fått tillegg med informasjon om lønnstillegg, endringer i stillingskoder og tittel. Årshjul: 1. mai - Sentrale forhandlinger sluttføres, evt. brudd mai/juni - Kan forekomme konflikt/streik før forhandlingsresultat er avklart Frist for gjennomføring av forhandlinger om overgang mellom kap.4 og kap. 5 er 1. mai. Prosess lønnspolitisk drøftingsmøte mellom partene partene forbereder seg ihht prosedyre lønnsforhandlinger gjennomføres Forhandlinger om stillingskoder gjennomføres samtidig med lønnsforhandlingene. Medarbeidersamtalene er et godt verktøy for snakke om den enkeltes forventninger når det gjelder lønn, eventuelt også informere om foretakets lokale lønnspolitikk. Lønnspolitisk dokument revideres annet hvert år og behandles av styret. 5