Brukeradopsjon i SharePoint: Erfaringer fra Norges forskningsråd

Transkript

1 Brukeradopsjon i SharePoint: Erfaringer fra Norges forskningsråd Tormod Guldvog, Chief Business Analyst, Puzzlepart AS inmeta frokostseminar - Teknologihuset,

2 Tormod Guldvog Leder for analyse og brukeradopsjon Puzzlepart AS 2016 puzzlepart as 2

3 Noregs forskingsråd skal tilføre forskingssystemet meirverdi gjennom å realisere forsking som aktørane i forskingssystemet kvar for seg ikkje kan få fram. - Forskningsrådets samfunnsoppdrag 2016 puzzlepart as 3

4 Hovedmål (fra kundens anbudsforespørsel) Det nye intranettet skal være navet i organisasjonen, en samlende arena som skal bygge og styrke vår felles identitet, gi et levende inntrykk av hva som skjer i organisasjonen og styrke samhandling og kunnskapsdeling. Intranettet skal gå fra å være en ren informasjonskanal til å bli en møteplass der de ansatte kan bidra aktivt til fellesskapet. Identitet Samhandling Fellesskap Delmål: Bygge og styrke Forskningsrådets felles identitet Styrke samhandling og kunnskapsdeling Skape en møteplass der ansatte kan bidra aktivt til fellesskapet 2016 puzzlepart as 4

5 15 år Mai 2014 Mai 2015 Ekko lansert Rapport 1 Rapport 2 Rapport 3 Nye Ekko (Innhold) Nye Ekko (Samhandling) 2016 puzzlepart as 5

6 2016 puzzlepart as 6

7 2016 puzzlepart as 7

8 cmp Systemer inkluderer dokumenter HVOR LAGRES DET DOKUMENTASJON I DAG? PC: C «MANUELL» I DISC «MANUELL» MS OUTLOOK / EXCHANGE DELVIS AUTOMATISK CONFLUENCE «MANUELL» WEBSAK (SAKSARKIV) JIRA «MANUELL» SHAREPOINT 2010 «MANUELL» esak AUTOMATISK CUMULUS (Bilde-DB)? 2016 puzzlepart as 8

9 2016 puzzlepart as 9

10 Nyheter og sosial informasjon Veiledninger, regelverk og org. info 2016 puzzlepart as 10

11 Om nyheter: Jeg leser overskriftene, og klikker meg inn hvis det er interessant. Det er jo ikke alt jeg synes er interessant. Jeg ser jo at det fungerer veldig bra til sosiale nyheter. Folk har litt sans for det som er mer mellommenneskelig i organisasjonen. Jeg tror folk følger mere med på Forskningsrådets eksterne sider når det gjelder det mer faglige. (fra kvalitativ undersøkelse) 2016 puzzlepart as 11

12 2016 puzzlepart as 12

13 Om enhetssidene: Organisasjonsinformasjonen ligger der. Den bruker jeg. Ikke hver dag, men jevnlig. Skal jeg ha møte med folk kan det være greit å ha sett ansiktet før, og har den lederen 10 eller 20 medarbeidere? Da får jeg et bilde av hvordan det ser ut. Det bruker jeg aktivt. (fra kvalitativ undersøkelse) 2016 puzzlepart as 13

14 2016 puzzlepart as 14

15 Enhetsrom Prosjektrom Teamrom Møterom 2016 puzzlepart as 15

16 2016 puzzlepart as 16

17 Om samhandling: Vi er så vant til å begynne med et dokument, skrive, og først når jeg er ferdig så tør jeg å vise det til de andre. Det er en del akademisk stolthet i denne organisasjonen. Så jeg tror det har ikke noe med Ekko eller dette systemet å gjøre, det har med kulturen vår å gjøre, hvordan vi jobber her i Forskningsrådet. - ansatt 2016 puzzlepart as 17

18 2016 puzzlepart as 18

19 Om ansattprofilene: Det var ingen av deltakerne som var spesielt positive til ansattprofilene. De oppfattes som frivillige og derfor upålitelige Det etterspørres tydelighet om hva de skal brukes til Uklart hvordan de skal fylles ut og når dette skal gjøres (fra Kvalitativ analyse) 2016 puzzlepart as 19

20 Om samhandlingsrommene: Grunnen til at jeg ikke [bruker] det er at det er ingen som har begynt å bruke det. - ansatt 2016 puzzlepart as 20

21 Om samhandling: Jeg tror vi kunne gjort jobben inne der [på samhandlingsområdet] dersom det hadde vært en forventning fra ledelsen om at man skulle gjøre det. At noen ble pekt ut til det. - ansatt Jeg har oppfordret alle til å bli med på dette og jobbe i samhandlingsrom, men det er litt gjør som jeg sier og ikke som jeg gjør. Jeg har ikke gjort det selv. - leder 2016 puzzlepart as 21

22 Om brukeradopsjon: Jeg mener jo på en måte at man la lista nesten for lavt. Den ble lagt så lavt at ikke alle fikk en erfaring med det. - ansatt 2016 puzzlepart as 22

23 Om samhandlingsrommene: Ja, vi bruker det jo til alle ledermøtene nå, til å legge ut alle dokumentene der. Det er en ting som jeg bruker aktivt der nå, og det er handlingsplanen vår for det enkelte år, der er jeg inne selv og gjør en del arbeid. Da er vi på samhandlingsrommet. - avdelingsdirektør 2016 puzzlepart as 23

24 o o Sterkere dashboard -fokus på forsiden enklere tilgang til egne arbeidsrom Skisse til ny prototype (kan ikke deles eksternt ennå) o o fortsatt opplæring og utrullingsarbeid vurdere skyen mange muligheter for enklere samhandling i Office 365, blant annet Groups mobilitet kan forsterke brukeradopsjon Halvparten av Ekko burde faktisk bestå av noen grafer, altså en dashboard-aktig sak, med KPIer, med grafer, hvordan er produksjonen vår, hvordan går den framover nå, uten at det er for mye tekst rundt dette her. Dette er faktisk det Forskningsrådet er opptatt av puzzlepart as 24

25 KONKLUSJONER OG RÅD 2016 puzzlepart as 25

26 Løs de mest grunnleggende behovene først. Vær raskt ute med disse verktøyene. Eksempler: - personlige filer i OneDrive - Oppgradering av Office-klient - Office 365 Groups i skyen 2016 puzzlepart as 26

27 Selg det som en naturlig oppgradering. Hvis du gjør det til en Big Bang med svært mye nytt på en gang, vil brukerne få problemer med å forholde seg til løsningen på en god måte puzzlepart as 27

28 Lær opp folk som jobber sammen, samtidig. Da kan de ta løsningen i bruk til samhandling med en gang puzzlepart as 28

29 Steng andre muligheter for dokumentlagring. Vis brukerne hvor dokumentene deres er nå puzzlepart as 29

30 Legg opp til tvang, ikke frivillighet. Alle må være med. Alle filene må flyttes. Begynn gjerne med personlige filområder puzzlepart as 30

31 Ledelsen må delta i pilot og være tidlig ute med å bruke løsningen. Pass på å ikke skape et miljø der ledelsen virker positive, men ikke selv er aktive brukere puzzlepart as 31

32 Planlegg for god brukerstøtte over lang tid. Kurs Veiledningsmateriell Yammer-kanaler Bygg et Velkomstsenter i SharePoint Hyr inn en adopsjonskonsulent som er tilstede til fast tid og sted 2016 puzzlepart as 32

33 Takk for meg! 2016 puzzlepart as 33