Det usynlige intranett

Transkript

1 Oslo Universitetssykehus, 1921 Det usynlige intranett Ingjerd Straand Jevnaker

2 OSLO STAVANGER BERLIN

3 52 ANSATTE DATA & IT VISUELL KOMMUNIKASJON ØKONOMI MEDIA, KOMMUNIKASJON & MARKEDSFØRING SAMFUNNS- & STATSVITENSKAP BYGG & KONSTRUKSJON SPRÅK, LITTERATUR & JOURNALISTIKK INDUSTRI- & PRODUKTDESIGN HUMAN FACTORS, PSYKOLOGI, FYSIKK

4 30+ intranett på 15 år

5

6

7 Gode intranett er...

8

9

10 Innvendinger mot den klassiske portalen

11 1. Den tar for lang tid å lage/endre

12 2. Den er ikke der brukerne er

13 3. Det er lukket og låst

14 4. Den er treig og tung

15 5. Den er dyr

16 Funn: Dagens intranett Kjenner du deg igjen? Dagens intranett er sentrert rundt informasjon Det oppleves som lite relevant og lite oppdatert Det er vanskelig å publisere og det er kun kommunikasjonsavdelingen som gjør det Menyen er lang og grunn, og det er lite differensiering på innhold vanskelig å skanne etter informasjon Brukerne rapporterer at gjenfinning er utfordrende

17

18

19 Vi må lage en ny portal!!

20 eller...

21 Kan sosiale medier inspirere nye måter å tenke intranett på?

22 JA(men) Virksomheter tar typisk sosiale samhandlingsverktøy i bruk i det små. Verktøyene erstatter de tradisjonelle intranettene, og blir stedet der ansatte kan finne informasjon om virksomheten og poste informasjon. Potensialet til samhandling på sikt er ubegrenset. DAGENS NÆRINGSLIV 16/04/2015 side 37

23

24

25 Problemene oppstår når vi blir mange.

26 Filserver Dropbox Selvlaget/lokale intranett Wiki Lukkede Facebook grupper Onedrive Intranets-within-the-intranet Yammer Account 2 Numerous local, digital info boards Yammer Account 3 Yammer Account 1 Slack groups Samt mange ansatte uten eller med begrenset tilgang til PC

27 Topp 3 fordeler og bekymringer med bruk av sosiale medier + Raskere problemløsning Bedre informerte ansatte Mer engasjerte ansatte - Ukontrollert kvalitet på informasjon Informasjonssikkerhet Vanskelig å finne informasjon

28 Hvilke funksjoner fyller internkommunikasjonen? Sosial funksjon (følelse av samhørighet og fellesskap) Ekspressiv funksjon (skape identitet, kunne utrykke seg) Informasjonsfunksjon (overføre eller skaffe seg informasjon) Kontrollfunksjon (påvirke holdning og handling) Men alt må ikke skje på intranettet

29 Et intranett kan støtte Informasjon Kunnskapsdeling Samhandling

30 One size does not fit all

31 Man trenger en plass for interne støtteressurser, intern informasjon og en plass å dele nyheter med hverandre. I løpet av prosessen hvor man jobber med dette, så kan prosjektet svulme opp slik at det blir for mye.

32 Kan vi tenke litt nytt?

33 Lage noe smått og godt?

34 2009: There s an app for that! Lenke:

35

36 Hva er viktigst som alle trenger?

37 Hva brukes er intranett til? Finne folk Bruke verktøy Skaffe seg informasjon, f.eks. om personalrettigheter, rutiner m.m. Lese nyheter

38 Det finnes ikke så mange ulike behov

39 Det finnes imidlertid mange slags arbeidsplasser

40

41

42 23/04/15

43

44 23/04/15

45

46

47 23/04/15

48

49

50

51 Taiichi Ohno, Toyota 現 地 現 物 Genchi Genbutsu, go and see In order to truly understand the situation, you must go to gemba 現 場, the real place, and observe how work is done.

52 Observer brukerne i kontekst Lenke:

53 Margaret Mead What people say, what people do, and what they say they do are entirely different things

54 Noen eksempler på at fragmentering kan være bra og lurt

55

56 1. Finne og kontakte kollegaer

57 Telefonliste ca. 1986

58 Telefonliste ca. 2012

59 Telefonliste, 2013

60

61

62 2. Små dytt i hverdagen / rett informasjon til rett tid

63

64

65

66 23/04/15

67

68 23/04/15

69 Intranett, nei det har vi ikke. Professor i medisin, UIO

70

71 Liten oppsummering

72 Hva betyr dette i praksis? Begynn i det små, løs de viktigste problemene først Forstå din egen arbeidsplass Kan godt være at vi skal lage en felles portal Bør ta 3-6 måneder snarere enn 1 år å lage Kanskje brukes den sammen med sosiale medier? Kanskje hente ut funksjonalitet og data i mindre apper, en naturlig del av brukerens arbeidsflyt?

73 Vi må forstå brukerens hverdag og løse de viktigste oppgavene først.

74 Ansatte trenger ikke merke at de bruker intranettet, så lenge det virker.

75 23/04/