Prosjektplan einnsyn

Transkript

1 Prosjektplan einnsyn Saksnr: 15/ Prosjektnr: Namn på prosjektet: einnsyn/ny OEP Prosjekteigar Torgeir Strypet IDU Prosjektleiar Gunnar Urtegaard IDU Endringslogg (Prosjektplanen kan justerast og endrast om det er trong for det. Endringar skal godkjennast av prosjekteigar.) Versjon Dato Kva er endra? Endra av Godkjend av Første utkast Gunnar Urtegaard Litt endringar på arbeidspakke 5 om sikkerheit, lagt inn ny arbeidspakke 10 om mottak og forvaltning, elles mindre språklege ting. Justeringar, lagt inn juridiske avklaringar som ny arbeidspakke arbeidspakke 9 Justert delen om arbeidsgrupper og referansegrupper Gunnar Urtegaard Gunnar Urtegaard Gunnar Urtegaard Justert tekst om risikovurderingar Gunnar Urtegaard 1

2 1 Bakgrunn 1. BAKGRUNN OG GRUNNGJEVING FOR PROSJEKTET Det er vedteke å utvikla ei ny løysing for Offentleg Elektronisk Postjournal (OEP). Difi har fått oppdraget og det er lagt til IDU, Leikanger. Framlegget om å utvikla ny løysing for OEP er basert på eit omfattande forprosjekt som vart gjennomført hausten Rapporten frå forprosjektet er viktig bakgrunn for arbeidet. Utviklingskostnad vart i 2014 vurdert til totalt 23,8 millionar kroner med fordeling i 2016 og Løysinga si levetid vart vurdert til ca. 10 år. I Statsbudsjettet for 2016 er sett av 13 millionar kroner (netto) til arbeidet i einnsyn er valt som namn på utviklingsprosjektet. Dette er gjort for å skilja utviklingsarbeidet frå den operative tenesta OEP, og for å gje rom for at ei ny teneste kanskje og kan basera seg på andre data enn berre det som utgjer offentleg journal slik den er definert i Noark4. Det er ikkje teke stilling til kor vidt einnsyn skal verta namn på den nye tenesta frå OEP inneheld i dag opplysningar om kring 15 millionar dokument frå kring 120 statlege organ. Det kjem inn litt over 3 millionar nye postar kvart år. Dei 120 verksemdene som leverer data til OEP tek årleg i mot kring krav om innsyn frå dagens OEP. I snitt brukar verksemdene 45 minutt på å handsama kvart innsynskrav. Den nye løysinga skal gje klare gevinstar for verksemdene og forvaltinga og desse gevinstane skal dokumenterast og målast. Den nye løysinga skal og gje god sikkerheit i alle fasar. Arbeidet med sikkerheit vil ha høg prioritet i utviklingsprosjektet og vidare i når tenesta vert sett i drift. 2. LOVER OG STYRINGSDOKUMENT Offentleglova (LOV ) Personvernslova Arkivlova Forvaltingslova Stortingsmelding 17 ( ) Eit informasjonssamfunn for alle Stortingsmelding 19 ( ) Ei forvaltning for demokrati og fellesskap Digital agenda for Norge Digitaliseringsprogrammet Digitaliseringsrundskrivet november 2015 Satsingsforslaget om ny OEP 2016 rapport forprosjekt Mål og effektar 2

3 Målgrupper og interessentar einnsyn har fleire målgrupper eller interessentar. Myndigheitene som skal ivareta relevant regelverk og politiske føringar. For OEP/openheitsarbeidet er dette særleg Kommunal- og moderniseringsdepartementet som er ansvarleg for tenesta, Kulturdepartementet som eig arkivlova med tilhøyrande forskrift og Justis- og beredskapsdepartementet som eig offentleglova og offentlegforskrifta. Riksarkivet og Datatilsynet er og viktige aktørar. Verksemdene som lastar opp data til OEP og handsamar innsynskrav. I dag gjeld dette om lag 120 statlege verksemder frå den sentrale statsforvaltninga. Offentlegforskrifta 6 regulerer kva verksemder som er pålagde å nytta tenesta. Ein må vurdera om andre verksemder kan få høve til å publisera i ny løysing dersom dei ynskjer det. Sluttbrukarar media, innbyggarane, politikarar, forskarar og andre brukarar som søkjer etter dokument, krev innsyn eller treng data til andre føremål. Media har til i dag vore representert gjennom pressa sine organisasjonar, slik som Norsk Presseforbund, Norsk redaktørforeining, Norsk journalistlag, Mediebedriftenes landsforeining, Pressa sitt offentlegheitsutval og Transparency International Norway. Systemleverandørane. Det er i dag 3 systemleverandørar som dekker dei aller fleste av dei verksemdene som leverer data til OEP. einnsyn må ha tett samarbeid med desse 3, men og etablera dialog med andre relevante systemleverandørar. KS. KS er ein sentral part i arbeidet med å digitalisera offentleg sektor. Sjølv om OEP ikkje omfattar kommunar og fylkeskommunar, så vil mykje av infrastruktur/arkitektur framover vera felles for stat og kommune. Det er difor viktig at KS er godt informert og at dei vert involvert i prosjektet på IT-arkitektursida. Andre. Ny løysing/endring kan og påverka td. dei som i dag driftar løysingar. Ny løysing må ha god dialog med ulike kommersielle aktørar Hovudmål Prosjektet einnsyn har tre hovudmål slik det vart omtalt i forprosjektet - Betre sikkerheita i OEP - Effektivisera arbeidsprosessar i forvaltinga - Gjera offentlege dokument enklare tilgjengelege for ålmenta Sjølv om utvikingsprosjektet er i ein tidleg fase, har prosjektgruppa funne det tenleg å laga ei førebels konkretisering av korleis desse måla kan oppfyllast. einnsyn skal fornya, forbetra og forenkla dagens løysing på 3 hovudområde: Ny teknisk infrastruktur som legg til rette for automatiserte prosessar Enklare og betre tenester for forvaltninga Enklare og betre tenester for sluttbrukarane I arbeidet vil ein og prøva å sjå trendar og utviklingstrekk fram mot 2025 og byggja løysingar som smidig kan tilpassast utviklinga i ein offentleg sektor som er i sterk endring på mange område. 1. Ny teknisk infrastruktur - Ny teknisk infrastruktur skal fjerna identifiserte tidstjuvar knytt til dagens OEP - Prosjektet skal etablera ny IT-arkitektur for OEP. Den skal vera tilpassa det som skjer i arbeidet med digitalisering av offentleg sektor - Ny infrastruktur og ny teknisk løysing vil ha sterkt fokus på automatisering, sikkerheit, skalering, kapasitet, fleksibilitet og brukartilpassing 2. Forenklingar og forbetringar for dataeigar/forvaltninga - Overføring av data frå offentleg journal i verksemdene sine produksjonssystem (ca 120 3

4 statlege verksemder) til ny OEP vert automatisert utan at ein går ned på krava til kvalitet og informasjonssikkerheit. Dagens manuelle rutinar skal bort og forvaltninga vil spara tid og arbeid. - Det vart lagt til rette for meir automatisert kvalitetskontroll og kvalitetsheving av data. Dette vil og kunna ta bort tidstjuvar og ikkje minst leggja grunnlag for betre tenester til brukarane. Den mest innovative delen av prosjektet er nært knytt til dette punktet. - Det vert lagt til rette for automatisk publisering av dokument som er offentlege. Dette vil gjera brukarane meir sjølvhjelpne. Erfaringar frå kommunal og fylkeskommunale sektor viser det klårt. Når dokumenta vert publiserte, kan brukarane finna det dei treng utan å ta kontakt med verksemdene som har publisert data. Det er betre for brukarane og krev mindre arbeid for forvaltninga. Erfaringar frå td ein fylkeskommune viser at når dei byrja publisera dokument i tillegg til offentleg postjournal, så gjekk tal førespurnader om innsyn ned med 85 %. Erfaringar frå to statlege verksemder som leverer data til OEP, viser at dokument knytte til over 90 % av alle innsynskrav utan vanskar kan publiserast. - Det vil verta lagt opp til betre og meir effektive funksjonar for å ta hand om innsyn i det materiale som framleis ikkje kan publiserast i første runde. Her er det og rom for å spara tid for forvaltninga. 3. Forenklingar og forbetringar for brukarane - innbyggjarane og presse/media - einnsyn vert tilpassa mobile plattformer som nettbrett, Ipad, mobiltelefonar mm. - Brukarane kan skreddarsy sitt eige einnsyn - (Mitt einnsyn). - Brukarane vil få høve til å abonnera på/bli varsla om ny informasjon om utvalde saker, visse typar saker, visse geografisk område mm - Det blir mogeleg å dela informasjon frå einnsyn til sosiale media og til ulike fora på nettet. - Det vil koma nye og betre søkefunksjonar basert på ny søketeknologi og betre datakvalitet - Det vil koma betre statistikk om data og bruken av data. Dette vil tena både dataeigarane, Difi som forvaltar og sluttbrukarane. - Etter kvart vil det koma rikare data enn berre offentleg postjournal. Data kan koplast mot andre data om same sak, same sakstype, same geografiske område med meir. - einnsyn vil og kunna ta i mot data frå kommunar og fylkeskommunar om dei ynskjer det. - einnsyn vil vera godt samordna med Riksarkivet si satsing på earkiv. Det vil gje synergigevinstar og leggja grunnlag for nye og betre tenester. - Mogelege indikatorar for måloppnåing Nivå Omtale Kjenneteikn for framgang Verksemdsmål 1 Verknadsmål 1.1 einnsyn skal bidra til å sikra at offentleg verksemd er open og gjennomskueleg og gjera det enklare for ålmenta å få tilgang til offentleg journal og dokument frå verksemdene som brukar OEP. Sluttbrukar får tilgang til meir informasjon enn i dag. Fleire verksemder tek tenesta i bruk og bruken av tenesta aukar. Verknadsmål 1.2 Sluttbrukarar får raskare tilgang til dokumenta dei er interesserte i. Verknadsmål 1.3 Fleire publiserte dokument senkar terskelen for sluttbrukar til å gjera seg kjend med innhaldet i dokumenta. Fleire dokument tilgjengeleg i fulltekst gjev brukarane raskare tilgang, og frigjev ressursar til å handsama andre innsynskrav raskare. Fleire verksemder publiserer fleire dokument i fulltekst gjennom einnsyn og fleire brukarar gjer oppslag i desse dokumenta. Verksemdsmål 2 einnsyn skal gjera det enklare og meir effektivt for 4

5 Verknadsmål 2.1 forvaltninga å arbeida med dokumentoffentlegheit. einnsyn skal gjera arbeidet med å kvalitetssikra og publisera offentleg journal meir effektivt for verksemdene Tids- og ressursbruk verksemdene brukar på arbeidet med å publisera offentleg journal går ned Verknadsmål 2.2 einnsyn skal bidra til å redusera ressursbruken når verksemdene handsamar innsynskrav frå tenesta Færre innsynskrav må handterast manuelt fordi ein store del av dokumenta ligg tilgjengelege og brukarane kan hjelpa seg sjølv. Verknadsmål 2.3 Verknadsmål 2.4 Verksemdsmål 3 Ei tilnærma synkron avlevering til einnsyn gjer at utfordringane med databasekonfliktar mellom journalpostar fell bort Meir automatisering av personnamnmerking gjer at det manuelle arbeidet kan reduserast einnsyn skal stetta dei naudsynte krava til sikkerheit for ein slik type løysing Arkiva slepp å handsama konflikterande journalpostar. Automatiske prosessar løyser dette problemet. Verksemdene sparar ressursar på at denne prosessen vert redusert eller felle bort. På same tid vil truleg datakvaliteten i einnsyn verta betre. Dette vert omtala i andre dokument, sjå og arbeidspakke 5. Kritiske suksessfaktorer Avgrensingar Organisatorisk sikkerheit i forvaltninga av einnsyn vert etablert av lineorganisasjonen i Difi. Prosjektet skal ikkje vera ansvarleg for å setja i verk endringar i verksemdene sine sak/arkivsystem, men gje tilrådingar om kva funksjonar, standardar og datautvekslingsformat som bør nyttast. Avhengigheiter: Prosjektet vil etablera eit nært samarbeid med Riksarkivet, leverandørane av sak/arkivsystem og verksemdene som leverar offentleg journal til OEP. Ei ny løysing vil truleg vera avhengig av tilpassingar/endringar i Noark-standarden og tilpassingar i sak/arkivsystema. Det er klare grenseflatar mellom einnsyn og earkiv-satsinga i Riksarkivet. Koordinert og tett samarbeid vil vera viktig. Det er difor inngått formell samarbeidsavtale mellom Difi og Riksarkivet som særleg er retta mot samarbeid mellom desse to prosjekta, men og med andre relevante prosjekt, særleg Meldingsutvekslingsprosjektet i Difi. Det er viktig at dei grunnleggjande strukturane som standardar, datamodellar og bruk av ulike komponentar er godt samordna. Det er utarbeidd eit notat om grenseflater og felles behov mellom einnsyn, earkiv og meldingsutveksling i offentleg sektor. Dette er utført på oppdrag frå styringsgruppa for einnsyn. Notatet vert viktig for å sikra ein god fagleg og strategisk prosess på arbeidet med samordning. Sjølv om einnsyn skal gjera det enklare å få innsyn i offentleg verksemd, vil enklare tilgang til journalar og dokument også ha konsekvensar for personvern. Kring 20 prosent av alle datapostane i OEP i dag inneheld namn på privatpersonar. Difor er det viktig at prosjektet har god dialog med Datatilsynet for å vurdera tiltak for å sikra personvernet i ny løysing. Interessentanalysen for OEP syner at det er viktige interesseorganisasjonar som er opptekne av OEP-løysinga. 5

6 Desse vil kunna gje verdifulle bidrag til utforming av tenesta. For å sikra ei god forankring i brukargruppene bør desse involverast i arbeidet. Det er teke kontakt for å få i gang samarbeid og dialog med alle sentrale brukargrupper. Sjå og om interessentar og interessegrupper. Risikofaktorar og reduserande tiltak. Arbeidet med risikoanalyse og reduserande tiltak vert ein fast del av utviklingsarbeidet i heile prosjektperioden. No i startfasen har me identifisert ein del mogeleg risikofaktorar. Risiko Konsekvens Risikoreduserande tiltak Ca 120 statlege verksemder ønskjer ikkje/klarer ikkje å tilpassa seg dei organisastoriske og teknologiske krava til automatisert publisering av data og dokument Automatisk publisering blir ikkje realisert eller dette blir forseinka. Gevinstene og hovudmålet med prosjektet kan ikkje realiserast slik som planlagt. - Tilsett ein som skal arbeida med kontakt mot virksemder og interesssenter. -Erfaring i frå kommunal sektor er henta inn og blir brukt videre i arbeidet. -Prosjektet må tidleg forankrast hjå verksemdene som brukar OEP. -Måla med den nye løysinga må samsvara med verksemdene sine behov. - Det vert oppretta arbeids- /referansegrupper der verksemdene kan kommunisera krav og utfordringar. -Riksarkivet blir viktig med tanke på ev. justeringar i standard og Manglande samarbeid systemleverandørar Manglende tilgang til eksterne ressursar ved gjennomføring av prosjektet (deltaking i referansegrupper m.m) Automatisk publisering blir ikkje realisert eller dette blir forseinka. Gevinstane og hovudmålet med prosjektet kan ikkje realiseres slik som planlagt. Prosjektet blir dårligare forankra i verksemdene og hjå sentrale interessenter. Ny løysing blir dårlig tilpassa sentrale behov. retningslinjer /forskrift.2 -Etablere betastruktur tidlig i prosjektet og involvera systemleverandørane i det vidare arbeidet. -Tett dialog med leverandørane gjennom heile prosjektet, standardisering av funksjonalitet, bruka eksisterande funksjonalitet så langt som råd er, fleksibel innfasing i ny løsning. - Smidig utviklingsløp med mykje pilotering og testing. -Det er tilsett ein person som skal arbeide med kontakt mot verksemder og interessentar. -Difi vil formalisera deltaking i ulike fora med dei ulike interessentane i einnsyn. Det kan vera myndighetsorgan med interesser i fagområdet, representantar for sluttbrukarar, innholdsleverandørar og leverandørar av saks- /arkivsystem. 3 6

7 Manglende samhandling med andre prosjekt, Riksarkivet sitt earkiv, meldingsutveksling og med andre relevante prosjekt som Difi har ansvar for (edelivery og Digital post) Dårlegare utnytting av felles arkitektur, datamodellar og komponentar. Dårlegare tilpassing til felles arkitektur i offentlig forvaltning. -Det er inngått samarbeidsavtale med Riksarkivet. -Må involvera personar frå relevante prosjekt tidlig i prosjektet. -God informasjon om prosjektet til eigen organisasjon. Det må sikrast ressursar internt til å følgja opp dette. 3 einnsyn sine leveransar Prosjektet skal levera eit sett med tenester, produkt og løysingar. Dei mest sentrale er: Tekniske produkt Ny teknisk plattform/ infrastruktur Ny løysing, inkl. grensesnitt mot andre system Omtale Ei ny teknisk plattform som i tilstrekkeleg grad ivaretek: informasjonssikkerheit, integritet og tilgjengelegheit for OEP. Løysinga skal ha tilstrekkeleg kapasitet og yting til å møte forventa vekst i datamengd, tal brukarar og til å møte krav til responstid ved søk, opplasting, validering med meir. Setja i verk nye overføringsmodellar for data frå verksemdene og ny transportinfrastruktur. Samordna format og kvalitetskrav for overføring av data til einnsyn med Riksarkivet sitt arbeid med earkiv-prosjektet. Setja i verk løysing for fulltekstpublisering av dokument i einnsyn. Få på plass administrasjonsgrensesnitt for systemet til både forvaltar og brukarar. Oppretta ei digital samhandlingsflate for informasjonsutveksling og dialog mellom dei ulike aktørane i einnsyn-samarbeidet. Leggja til rette for validering av data ifm unnataka i off.forsk 7 om tausheitsbelagt informasjon. Automatisera markering av personnamn jf. Off.forsk 6 så langt råd er. Løysa utfordringane med databasekonfliktar ved journaloverføring til tenesta. Migrera data frå gamal til ny løysing Organisatorisk sikkerheit Prosjektet skal gjennomføra migrering av dei data som ligg i OEP ved lanseringstidspunkt for ny løysing. Desse skal vera saumlaust tilgjengeleg for innsynskrav i den nye tenesta. Prosjektet skal omtala krav til organisering, kompetanse og kapasitet i eininga som skal forvalta og administrera einnsyn. Prosjektet skal føreslå krav til organisatorisk sikkerheit hjå driftsleverandør, applikasjonsforvaltar og systemutviklar for båe utviklingsprosjektet og driftsfasen. Sjå arbeidspakke 5, Sikkerheit og arbeidspakke 11, mottak og forvaltning av ny løysing. Oppfølging brukarstadar av Prosjektet skal sjå til at verksemdene som skal nytta einnsyn, vert kjende med moglegheitene den nye løysinga tilbyr, at dei gjer naudsynte tekniske tilpassingar i eigne system og nyttar obligatoriske standardar. Prosjektet skal og utarbeida praktisk informasjon, brukarrettleiing og anna naudsynt materiell for at verksemdene skal kunne ta i bruk einnsyn når tenesta vert sett i produksjon. 7

8 Administrative produkt Prosjektplan Gevinstrealiserings plan Gjennomføringsstra tegi Faseplanar Kommunikasjonsstr ategi Føremål Ein overordna plan som syner hovudprodukta i einnsyn, når leveransar skal skje og til kva kostnad. Gje Difi eit best mogleg utgangspunkt for å realisere gevinstane i prosjektet Gjera greie for kva strategiar som skal nyttast for å gjennomføra prosjektplanen og nå måla i prosjektet. Detaljert plan som skal nyttast til å styra og følgja opp prosjektet i kvar fase Tydeleggjera leveransar og produkt i prosjektet Kartleggja naudsynte aktivitetar for å levera produktet, og vurdera ressursbehov for desse Gjennomføra uvisseanalyse Utarbeida prosjektbudsjett Tildela ressursar i rett omfang, til rett tid og med rett kompetanse Omtala mål og føremål med prosjektet Gje oversikt over kva gevinstar som skal følgjast opp og målast Illustrera korleis produkta i prosjektet er knytt opp mot gevinstane Gje oversikt over kritiske risikofaktorar i høve til realisering av kvar gjevinst Synleggjera kva tiltak som er naudsynte for å henta ut gevinstane i prosjektet (Sjå arbeidspakke 10, punktet om plan for gevinstrealisering) Rutinar for oppfølging av kostnadar/timar Uvissestrategi: identifisering, handtering og rapportering av uvisse Kommunikasjonsstrategi: Interessentanalyse, informasjonsplanar og rapportering Kvalitetsstrategi: kvalitetsstandardar, kvalitetssystem og kvalitetskontroll Konfigurasjonsstrategi: versjonering, kontrollering og vern Konkurransestrategi 1 : vurderingar og avgjerder som legg rammar for gjennomføring av innkjøp i prosjektet Sikra naudsynte ressursar og kompetanse til å gjennomføra planleggingsfasen og ei meir strukturert tilnærming til arbeidet Synleggjera produkt, ressursar, aktivitetar og kontrollverksemd i gjennomføringsfasen Sikra ei strukturert overlevering og avslutning av prosjektet i avslutningsfasen (Det vert utarbeidd detaljerte arbeidsplanar for kva arbeidspakke) Sikra god informasjon til alle aktuelle målgrupper i prosjektet Etablera god dialog kring sentrale spørsmål Dela alle sentrale dokument og sentral informasjon med interessentar og andre Vera synleg i media og i aktuelle fora gjennom heile prosjektperioden 1 Sjå mal på anskaffelser.no 8

9 4 Nærare omtale av prosjektet SENTRALE FASAR I PROSJEKTET. Fasar 26 månader Konsept (2014) Planleggja Kravsetja behov og funksjonalit et Utvikling Testa og konvertera Opplæring og dokumenta sjon Iverksetja SAMARBEIDET MELLOM EINNSYN OG EARKIV. 9

10 Det er inngått formell samarbeidsavtale mellom Difi og Riksarkivet for å sikra god samordning. Samarbeidet skal drøftast på leiarnivå ein gong kvart kvartal. Skissa over viser korleis ein kan tenkja seg at einnsyn og earkiv kan henga saman i felles arkitektur. Andre relasjonar mellom elementa og vera aktuelle. Det har vore tett dialog med Riksarkivet både i forprosjektet og vidare når arbeidet med utviklingsprosjektet starta opp. Mogelege felles behov og grenseflater mellom einnsyn, earkiv og meldingsutveksling. Som sagt ovanfor er det utarbeidd eit notat til styringsgruppa for einnsyn som set søkelyset på dei mange felles grenseflatene og felles behov som ulike prosjekt har. Som figuren over viser så skal data transporterast ut frå felles datalager, som har felles struktur og felles datamodell. Alt er basert på Noark sjølv om datasetta omfattar ulike mengder av «Noarkdata». Hendinga som set data i bevegelse kan vera status på sak/journalpost for earkiv og einnsyn, ei aktiv eller automatisk ekspedering for meldingsutveksling. Data til meldingsutveksling har og ein del særlege krav til mottakar. Vidare fram til integrasjonspunkt/datafordelar har teneste same behov i prinsippet. I datafordelaren skal dei ta ulike vegar. Hjå mottakar skal dei handsamast på ulike måtar, men det må verta logikk som vert bygd inn i mottakartenesta. earkiv, einnsyn og meldingsutveksling mellom offentlege verksemder er alle prosjekt som skal kommunisera med ei Noarkløysing, anten for å henta ut, kvalitetssikra eller leggja til opplysningar. Desse tre prosjekta vil truleg ha nytte av å kunne samarbeida om å løysa ein del felles utfordringar. Det kan handla om dataintegritet, datakvalitet og validering, informasjonssikkerheit og korleis ein overfører meldingar til mottakar på ein 10

11 standardisert og laust kopla måte (t.d. gjennom bruk av integrasjonspunkt). Desse problemstillingane bør bli ein viktig del av overordna strategiske drøftingar knytt til dette prosjektet og andre relevante prosjekt. 3. ARBEIDSPAKKAR I EINNSYN. Me har valt å organisera prosjektplanen i ulike arbeidspakkar. Det gir godt oversyn og klare ansvarsforhold. Nokre arbeidspakkar går gjennom heile prosjektet, andre har aktivitet i deler av prosjektet Arbeidspakke 1 - Kravspesifikasjon einnsyn Nr Tittel arbeidspakke Ansvarleg Start Slutt 1 Kravspesifikasjon einnsyn Jakob Andre Sandal Merknad Målet med denne arbeidspakken er å få på plass ein god kravspesifikasjon som er utarbeidd i nært samarbeid med sentrale interessentar i prosjektet. Forma på spesifikasjonen må vera tilpassa prinsippet om smidig metodikk i utviklingsarbeidet. Difor vil og arbeidet med kravspesifikasjonen går eit stykke inn i Hovudarbeidet med å beskriva grunnleggjande funksjonar og identifisera kva funksjonar i dagens løysing som skal etablerast også i ny løysing vil skje i første kvartal Prosjektet vil leggja til grunn at utviklinga skal baserast på smidig metodikk, og mykje bruk av pilotering og utprøving. I dialog med sentrale systemleverandørar har det kome klart fram at alle dei er interesserte i å ta del i pilotering og utprøving. No- situasjonen er godt omtalt i rapporten frå forprosjektet og me viser til den. Det same er sentrale interessentar. Det må tenkast informasjonssikkerheit i alle ledd av utviklinga av ny løysing (sjå arbeidspakke 5, sikkerheit). Det vil vera naturleg å omtala ikkje-funksjonelle krav før funksjonelle krav fordi ein ynskjer å få på plass ei betaløysing, Beta einnsyn, innan 1. april. Dette er eit viktig strategisk grep i prosjektet. Meir detaljerte funksjonelle krav vil koma noko seinare. Denne arbeidspakken må sjåast i samanheng med arbeidspakke 2, utvikling, fordi ein legg til grunn ein smidig prosess i utviklingsarbeidet. Difor er slutt-punktet for arbeidet i denne arbeidspakken sett til mars Ikkje-funksjonelle krav korleis systemet implementerer dei funksjonelle krava Relevant lovverk og standardar Ytelse Teknisk infrastruktur. Erfaringar frå anskaffelsesprosessen og tida i drift må gjenbrukast. Brukargrensesnitt Arkitekturprinsippa ligg til grunn - skalerbarheit, fleksibilitet og sikkerheit Funksjonelle krav kva skal systemet gjere? Mange av dei eksisterande funksjonane i OEP skal og vera sentrale i einnsyn. På same tid skal det leggast til rette for utvikling av effektiviserande tenester både for leverandørar og brukarar av innhald. Eksempel på funksjonar (ikkje uttømmande): Funksjonalitet for Difi-administrator o Overvaking/ logging Funksjonalitet for innhaldsleverandør Funksjonalitet for sluttbrukar 11

12 o Visning- og søkefunksjonar på fleire plattformer o Visning av dokument i fulltekst o Senda krav om innsyn Logging/ statistikk (gjeld alle brukargrupper) Validering av data Beriking og kvalitetsheving av data Krav frå dagens OEP kan gjenbrukast for funksjonar som skal vidareførast, og ein vil gå gjennom kravspesifikasjonane for OEP versjon med tanke på gjenbruk av krav i ny løysing Arbeidet med kravspesifikasjon må skje i nært samarbeid med systemleverandørar, verksemdene som leverer data til OEP og med sentrale brukargrupper. Ressursar Arbeidet med kravspesifikasjon vert utført av prosjektgruppa. Det vil vera aktuelt med samlingar, møte i referansegrupper, med meir. Kan og vera aktuelt med eksterne ressursar på desse samlingane. Det er sett av midlar til det i budsjettet. Leveransar Start 1 Krav til Beta einnsyn Spesifikasjon ikkje-funksjonelle krav Spesifikasjon funksjonelle krav eksisterande funksjonar Spesifikasjon funksjonelle krav nye funksjonar , del av utviklingsprosessen fram til Arbeidspakke 2 - Utviklingsoppgåver einnsyn Nr Tittel arbeidspakke Ansvarleg Start Slutt 2 Utviklingsoppgåver einnsyn Rune Kjørlaug Merknad Fylgjande føresetnader ligg til grunn for utvikling av einnsyn. Gjeldande funksjonar skal re-etablerast på ein ny sikker løysing med smidig overgang/innfasing av dagens dataleverandørar Skal leggja til rette for utvikling av effektiviserande tenester både for leverandørar og brukarar av innhald. Skal stimulera til løpande (atomisk) overføring av både data inn (journalpostar) og ut (innsynskrav) Skal leggja til rette for mest mogeleg automatisering av prosessar Arbeidet skal skje i nært samarbeid med systemleverandørar Samarbeida med andre relevante prosjekt som earkiv og meldingsformidling. Leggja vekt på å utvikla verdiaukande og innovative tenester som gir eit betre tilbod til brukarane Fasar og aktivitetar Fase 1 etablera grunnleggjande sentral infrastruktur og miljø for kontinuerleg oppdatering/leveranse - Etablera kjernekomponenten - Etablera basis inn/ut funksjonar/api for data (gjerne basert på data frå dagens løysing) 12

13 - Opna betateneste med reelle data frå ein del innhaldsleverandørar, inkludert dei som er med på pilotering. Fase 2 spor 1 etablera sikker innhausting av data - Kvalitetssikring og validering av data - Etablera lokal komponent basert på dagens eksport - Tilretteleggja for integrering direkte mot sak/arkivsystem eller Noark-kjerne. Fase 2 spor 2 grensesnitt/visualisering av innhald Fase 2 spor 3 handtering av innsynskrav Fase 3 Testing, stabilisering, kvalitetssikring og dokumentasjon. Fase 4 Overføring til driftsmiljø i linja Fase 5 Produksjonsetjing frå beta til produksjon. Grov tidsplan Q fase 1 med kjerneteam (3-4 utviklarar + utviklingsleiar) Q Q fase 2 med kjerneteam på spor 1, samt 1-2 utviklingsteam på spor 2. Q fase 3-5 med kjerneteam. Ressursar I budsjettet er det sett av ca 10 millionar samla til utviklingsarbeidet. Realistisk fordeling mellom 2016 og 2017 kan kanskje vera 6 mill + 4 mill. Det er viktig at prosjektet får brukt mest mogeleg av løyvde ressursar på utviklingsoppgåver. Ein del arbeid med pilotering og innovasjon vil og liggja i denne summen og må utførast av utviklingsressursane. Leveransar Start Slutt 1 Fase 1 med kjerneteam (3-4 utviklarar utviklingsleiar) 2 fase 2 med kjerneteam på spor 1, samt utviklingsteam på spor 2. 3 Q fase 3-5 med kjerneteam Utfyllande merknader einnsyn skal hausta informasjon frå (statlege) verksemder for å kunna tilby eit grensesnitt der andre (innbyggjarar, presse, verksemder) skal kunne følgja med på informasjonsflyten til og frå desse verksemdene på ein så kostnadseffektiv, oversiktleg og enkel måte som mogeleg for alle partar Utviklingsmetodikk Løysinga bør utviklast etter «lean startup» tankeganen (smidige prinsipp). I praksis betyr det at ein etablerer ein grov løysingsarkitektur og ytre rammer for krav først. Deretter kan ein så gjera utvikling og detaljering av krav meir samstundes med god deltaking frå interessentar (brukarar, innhaldsleverandørar og systemleverandørar). Målet vil vera å kunna fasa innhald, brukarar og løysingar gradvis inn i einnsyn. På same tid utviklar ein meir detaljerte krav for ulike funksjonar og tenester som er etterspurde som resultat av dialogen med brukargrupper og dataeigarar med meir. Dette må skje etter ei nøye prioritert liste. Hovudargumentet for å nytta denne metoden er trongen for smidig og fleksibel overgang frå dagens løysing til ny løysing. Dette er eit viktig tiltak for å redusera risikonivået i prosjektet. På same tid opnar det for rask utprøving av ulike tenester for å stimulera til løpande (atomisk) og automatisk prosesshandtering. Målet er soleis at ein så tidleg som råd må etablera ei Beta einnsyn som går parallelt med dagen løysing. Beta einnsyn er planlagt ferdig til bruk ca 1. april Løysingsarkitektur Prosjektet legg til grunn ein laust kopla asynkron, meldingsorientert arkitektur som i stor grad gjer seg nytte av ein felles sikker infrastruktur for meldingsutveksling. Kjernekomponenten i løysinga er eit datalager med api for innlegging og uthenting av informasjon. Ein treng ein «mottakssentral» som tek i mot, kvalitetssikrar og validerer informasjon som kjem frå lokalt tilpassa «haustarar». 13

14 Mot brukar treng ein ein visnings/søkekomponent, samt ein komponent for å ta hand om/spora innsynskrav som brukaren har. Denne komponenten må ha sin motpart hjå innhaldsleverandør for at den på ein sikker måte skal kunna levera innsynskrav til verksemda. Mot forvaltar trengst det ein statistikk/overvakningskomponent. Rundt desse komponentane kan det byggast laust kopla tenester som anten konsumerer, produserer eller prosesserer datastraumen den eine eller andre vegen Arbeidspakke 3 oppfølging verksemder og interessentar Nr Tittel arbeidspakke Ansvarleg Start Slutt 3 Oppfølging verksemder og målgrupper Eigen stilling Merknad Dei mest sentrale interessentane i einnsyn er: - Organ med mynde på området Datatilsynet, Justis- og beredskapsdepartementet, Kulturdepartementet og Arkivverket. Eventuelt andre organ med mynde på beredskapsområdet. - Kommunal- og moderniseringsdepartementet oppdragsgjevar - Innhaldsleverandørane offentlege verksemder som leverer journaldata til OEP. - Sak- og arkivsystemleverandørane, (3 hovudleverandørar i denne marknaden) - Sluttbrukarar av OEP - Innbyggarar, media, organisasjonar, næringsliv, politikarar og alle andre som nyttar tenesta. - Difi ansvarleg for utviklingsprosjektet og for drift av ny teneste Prosjektet har etablert kontakt med verksemder og interessentar gjennom konferansar, workshops, møte med meir. Prosjektet skal gjennomførast som eit ope prosjekt med stor grad av involvering, medverknad og med god og open informasjon. God dialog og god oppfølging er ein kritisk faktor for å lukkast. Det skal lagast eigen plan for oppfølging. Den skal vera klar i april 2016, ref eigen stillingsressurs på dette. Ressursar Det er sett av midlar til dette i budsjettet (reiser, samlingar, workshop, konferansar, drift av arbeidsgrupper med meir) Leveransar Start 1 Plan for oppfølging av verksemder og målgrupper 2 Dokumentera dei ulike interessentane sine synspunkt 3 Rapportera frå faggrupper, referansegruppe mm meir Arbeidspakke 4 pilotering og innovasjon Nr Tittel arbeidspakke Ansvarleg Start Slutt 4 Pilotering og innovasjon Gunnar Urtegaard Merknad Bruk av smidig metodikk vil gjennomsyra heile prosjektet. Det er lagt opp til aktiv bruk av pilotar, testgrupper, innovasjon og involvering. I oktober 2015 vart det sett i gang felles pilot med Riksarkivet for å prøva ut samarbeid på reelle data. Riksantikvaren er verksemda som deltek i piloten. Fleire pilotar er drøfta saman med Riksarkivet og prosjektet om meldingsutveksling i offentleg sektor Ressursar Sett av eigne midlar til dette i utkast til budsjett. Midlar sett av til utvikling kan og nyttast inn mot denne arbeidspakken. Leveransar Månad 1 Plan for arbeidet med pilotering og innovasjon

15 3.6. Arbeidspakke 5, sikkerheit Nr Tittel arbeidspakke Ansvarleg Start Slutt 5 Sikkerheitsbehov i einnsyn Arild Bjørk/Tommy Harjo Merknad Den nye løysinga skal og gje god sikkerheit i alle fasar og arbeidet med sikkerheit vil ha høg prioritet i arbeidet gjennom heile prosjektet og vidare i driftsfasen. Sikkerheits-miljø i Difi skal bidra med rådgiving innafor informasjonssikkerheit slik at løysinga tilfredsstiller definerte krav. Sjå til at prosjektet fylgjer opp risikoar påpeika i Samfunnsøkonomisk analyse av ny OEP delkapittel 15.7 Sikkerhetsvurdering av alternativ 2B og syte føre naudsynte tiltak. Ressursar Difi har tre stillingar knytt til informasjonssikkerheit. SSU utviklar løysingar med høge krav til informasjonssikkerheit og har særs god kompetanse på sin standardiserte plattform. Avhengig av eigenutvikling eller ekstern utvikling som nyttar same verktøy og produkt, vil dei evne å følgje opp utviklingssida med tanke på informasjonssikkerheit. STU har god bestillarkompetanse. IT-drift i Difi har solid fagkompetanse rundt teknisk drift. Etter vår vurdering har heile IDU tilstrekkeleg med ressursar til å kunne sikra god forankring av informasjonssikkeheit i prosjektet. Eventuell manglande teknisk- og testingskompetanse, som til dømes sikkerheitstesting, må ein kjøpa eksternt. Ved behov kan det bli aktuelt å søke råd hjå statens kompetansemiljø for informasjonssikkerheit i Difi. Leveransar Månad 1 Vurdera om eksisterande vurderingar er tilstrekkelege, ref forprosjektrapport. 2 Verifisera om framlegg til ny løysingsarkitektur tek omsyn til sikkerheitsmessige utfordringar skissert i løysingsforslag 2B, rapport forprosjekt 3 Avklara kompetanse- og ressursbehov Når det gjeld sikkerheit så skal prosjektet omtala krav til organisering, kompetanse og kapasitet i eininga som skal forvalta og administrera einnsyn. Prosjektet skal føreslå krav til organisatorisk sikkerheit hjå driftsleverandør, applikasjonsforvaltar og systemutviklar for båe utviklingsprosjektet og driftsfasen Løpande arbeida for å sikra tilstrekkeleg informasjonssikkerheit i løysinga

16 3.7. Arbeidspakke 6 - informasjonsstrategi Nr Tittel arbeidspakke Ansvarleg Start Slutt 6 Informasjon om prosjektet Merknad God informasjon, ope prosjekt, lett tilgang til informasjon Dialog heile vegen med sentrale brukargrupper Ulike referansegrupper, fokusgrupper, faggrupper Stor vekt på brukarfokus og brukartilpassing God dokumentasjon mange skriftlege leveransar Vekt på politiske mål for digitalisering, tenesteutvikling og dra nytte av andre prosjekt, Vekt på MÅ-krav (gevinstar), men og på innovasjon og nye muligheiter Ressursar Leveransar 1 Etablera nettstad for open informasjon og dialog, link til oep.difi.no. Ope for eksterne bidrag Etablera prosjektplass for meir intern informasjon og dialog Bruk av media med intervju, pressemeldingar og anna Foredrag, workshops, fagdagar, konferansar, arbeidsgrupper Månad Arbeidspakke 7 dokumentasjon og brukaropplæring Nr Tittel arbeidspakke Ansvarleg Start Slutt 7 Dokumentasjon og brukaropplæring NN, utlyst stilling Merknad Ressursar Arbeidet vert utført av prosjektgruppa. Vil vera trong for ulike samlingar, arbeidsgrupper, testgrupper, pilotering med meir. Dette er lagt inn i budsjettet under samlingar, konferansar med meir. Leveransar Månad 1 Teknisk dokumentasjon Brukardokumentasjon/opplæring Plan for gjennomføring av opplæring av verksemdene Arbeidspakke 8, konvertering av data og overføring av ansvar til linja i Difi Nr Tittel arbeidspakke Ansvarleg Start Slutt 8 Konvertering av data, overføring til linja Prosjektgruppa Merknad 16

17 Ressursar Leveransar Månad 1 Plan for konvertering av data frå gamal til ny løysing 2 Plan for overføring til linja Gjennomføra konvertering og testing Overføra ansvar, klargjering til drift Arbeidspakke 9, juridiske avklaringar Nr Tittel arbeidspakke Ansvarleg Start Slutt 9 Juridiske avklaringar Ole Henrik Myklebust Merknad Prosjektet skal vidare utvikla noverande tenester. Det betyr og at ein kan koma opp i situasjonar der ein må føreta avklaringar i høve til lovverk, regelverk og forskrifter. Dette vil vera en løpande prosess etter kvart som arbeidet går framover. Ressursar Leveransar 1 Hjelp i samband med avrop, anbod og avtalar for å få på plass ressursar 2 einnsyn/ny OEP i høve til eksisterande 3 4 lov og regelverk Arbeidspakke 10, Prosjektleiing, prosjektutvikling og administrasjon Nr Tittel arbeidspakke Ansvarleg Start Slutt 10 Prosjektleiing, prosjektutvikling og Gunnar Urtegaard administrasjon Merknad Prosjektleiar har samla ansvar for at prosjektet når dei måla som er sette til rett tid og til rett kvalitet. Ressursar Vert utført av prosjektgruppa Leveransar 1 Prosjektplan Plan for risikostyring Plan for gevinstrealisering Oppfølging av prosjektplan, ressursbruk og rapportering Arbeidspakke 11, Mottak og forvaltning av ny løysing Nr Tittel arbeidspakke Ansvarleg Start Slutt 11 Prosjektleiing, prosjektutvikling og Linja i Difi administrasjon Merknad Det vil vera tenleg å starta dialogen om korleis linja skal overta og forvalta den nye løysinga relativt tidleg. Arbeidet bør starta opp i januar Denne arbeidspakken vil verta vidare detaljert etter kvart. Ressursar Vert utført av mottakande eining i samarbeid med prosjektgruppa 17

18 Leveransar 1 Plan for mottak og forvaltning Månad 5 Organisering og oppfølging Roller og ansvar Prosjekteigar: Avdelingsdirektør for Avdeling for IT drift og utvikling(idu )Torgeir Strypet. Styringsgruppe: Leiargruppa i IDU Prosjektleiar: Gunnar Urtegaard Direktør Ingelin Killengreen har bede om å bli løpande oppdatert om prosjektet. Når tenestene er klare til å gå i produksjon skal dei leverast til seksjon for marknad og tenesteoppfølging ved Ottar Sverre Bakken. Prosjektgruppe Rolle Namn Arbeids- og ansvarsområder Vekeverk Prosjektleiar Gunnar Urtegaard Prosjektleiing Prosjektstøtte Utlyst november 2015 Prosjektstøtte, prosjektutvikling Prosjektmedarbeidar Stein Magne Os (1.4.) Kontakt verksemder og interessegrupper Prosjektmedarbeidar Jakob Andre Sandal Krevspesifikasjon, tenesteutvikling Prosjektmedarbeidar Rune Kjørlaug IT-arkitektur, utvikling Prosjektmedarbeidar Ole Henrik Myklebust Juridiske spørsmål, lovverk Prosjektmedarbeidar Arild Bjørk, Tommy Harjo Sikkerheit Prosjektmedarbeidar Ole Jomar Moen Prosjektgjennomføring Sum vekeverk Interessenter og referansegrupper I samband med utviklingsprosjektet skal det etablerast referanse-, arbeids- og faggrupper på fleire områder. Forslag til grupper tar utgangspunkt i viktige interessentar i utviklingsprosjektet. Interessentar 1 Organ med mynde på området Datatilsynet, Justis- og beredskapsdepartementet, Kulturdepartementet og Arkivverket. Eventuelt andre organ med mynde på beredskapsområdet. Referansegruppe/ arbeidsgruppe Dialog med verksemdene ved behov for avklaringar innan deira myndeområde. Fellesmøte aktuelt om det er problemstillingar som krev drøftingar i fellesskap. 18

19 2 Kommunal- og moderniseringsdepartementet - oppdragsgjevar 3 Innhaldsleverandørane offentlege verksemder som leverer journaldata til OEP. Fagdialog med KMD undervegs i utviklingsprosjektet. KMD kan og delta i fellesmøter i gruppe 1. KMD er og deltakar i referansegruppe for innhaldsleverandørar, gruppe 3. Det vert etablert ei arbeidsgruppe som speglar variasjonen blant innhaldsleverandørane. Gruppa ha utgangspunkt i arbeidsgruppa som allereie er etablert, men med justeringar. FIN, NFD, KD, KMD, Fylkesmennene, Arbeidstilsynet, Andre: NVE, KS, Oslo kommune 4 Sak- og arkivsystemleverandørane Mandat: Bidra til kravspesifisering og brukartesting av ny løysing. Sikre at brukarbehov frå innhaldsleverandørperspektivet vert ivaretatt i ny løysing. Dialog med dei største leverandørane, både separat og i fellesmøter. Fleire leverandørar av N5-godkjente system, som må involverast i arbeidet. Dialog med Riksarkivet om kva leverandørar det gjeld. Kontaktpersonar: Acos Even Syversen SI Bjørn Tore Eriksen EVRY/ Gecko Robert Vabo 5 Sluttbrukarar av OEP - Innbyggarar, media, organisasjonar, næringsliv og alle andre som har tilgang til tenesta. Mandat: Sikra integrasjon mellom einnsyn og sak- og arkivsystema. Identifisere nødvendige tilpassingar i sakog arkivsystema, og identifisere potensiale for nyskaping. Referansegruppe for viktige brukargrupper. Presseforbundet v/ Kristine Foss koordinerer deltaking frå presseorganisasjonane. Ein annan aktuell deltakar er Transparency International Norge. Frå forsking, Universitet og høgskular. I tillegg kan det vere aktuelt å finne representantar frå org/ næringsliv/ folkevalde som er brukarar av OEP. 6 Difi ansvarleg for utviklingsprosjektet Mandat: Bidra til kravspesifisering og brukartesting fram mot ny løysing.sikre at deira brukarbehov vert ivaretatt i ny løysing. Styringsgruppe med seksjonssjefane i IDU er etablert. I tillegg til referansegrupper og arbeidsgrupper vert det etablert faggrupper som arbeider med meir avgrensa og konkrete problemstillingar som kjem opp i utviklingsløpet, eller med oppgåver direkte knytt til utvikling av komponentar i ny løysing. Fagområde Faggruppe 19

20 Sikkerheit Faggruppe sikkerheit Samansetting: IDU-SDS (fast medlem) Systemeigar (fast medlem) Øvrige ressursar (ulike roller må kunne kallast inn ved behov) Mandat - Sørge for at prosjektet tar hensyn til at informasjonssikkerheit vert tilstrekkeleg ivaretatt i løysinga. Med det er det meint at informasjon er tilgjengeleg for dei som er autorisert til å sjå den (konfidensialitet), at informasjonen er korrekt (integritet) og informasjonen er tilgjengeleg og brukbar innen avtalt tidsrom (tilgjengelegheit). Rådføring etter behov rundt it-sikkerheit for einnsyn Evaluere delar av løysinga med bakgrunn i krav ein set til informasjonssikkerheit Stille spørsmål ved informasjonssikkerheit i løysinga Involveringa frå starten, ved innføring av ny/ endret funksjonalitet i løysinga IT-arkitektur Delta (på lik linje med andre faggrupper) ved driftshendingar. Faggruppe arkitektur Samansetting: Difi KS Oslo kommune Riksarkivet Arbeidsprosessar Mandat diskutere arkitekturspørsmål i utviklingsprosjektet, og samanheng med andre felleskomponentar. Arbeidgruppe arbeidsprosessar Samansetting: Difi Verksemder som leverer data til OEP Kommunal sektor Regelverk Mandat sjå på effektivisering av arbeidsprosessar i verksemdene knytt til OEP/ e- Innsyn. Identifisere beste praksis. Faggruppe regelverk Samansetting: Difi Lovavdelinga Justisdep. KUD/ Riksarkivet Brukarinteraksjon Mandat avklare spørsmål knytt til lovverk/ regelverk. Faggruppe brukarinteraksjon/ brukargrensesnitt Samansetting: Difi 20

21 Spisskompetanse på brukarinteraksjon Mandat sikre at ny løysing er brukarvennleg. 6 Milepælsplan Milepæler: Nr. Beskrivelse av tilstand Ferdig dato 1 Prosjektplan med konkretisering av oppgåver og budsjett ferdig og vedteken Kravsetjing av leveransar og produkt ferdig, ref smidig utvikling / Etablering av Beta einnsyn Utvikling av infrastruktur, funksjonalitet, tenester og brukargrensesnitt Opplæring og dokumentasjon Overføring og i verksetjing Det er tre store milepælar i prosjektet. Den første er når løysinga er kravspesifisert og klar til utvikling. Den andre milepælen er at løysinga er ferdig utvikla og akseptansetesten er godkjent. Den tredje og siste milepælen er at løysinga er sett i produksjon og overført til lineorganisasjonen. Arbeidet for å nå desse milepælane er dels overlappande og det kan være greitt å organisera dette i tre delprosjekt. 7 Finansiering og ressurser Ramme og finansieringskilde: Kapittel og post evt. belastningsfullmakt 4. BUDSJETT I forprosjektet/satsingsforslaget er det estimert eit budsjettbehov. Dette budsjettet kjem i tillegg til dagens normale drifts- og forvaltningsbudsjett for OEP. Auka i budsjettbehovet for Offentleg elektronisk postjournal illustrerast i tabellen under i bruttotal: Kap.post ,9 8,0 01 1,4 2,9 2,9 15,9 9,4 2,9 2,9 Kostnader er oppgitt med MVA og i 2016-kroner Budsjett - førebels: (Basert på at 2 millionar vert ført over frå 2016 til

22 Type utgift Omfang (antall, timer) Beløp (med. mva) Løner (3 prosjektstillingar) Interne ressursar Difi Konsulenthjelp (Ikkje utv) Utviklingsressursar Pilotering/beta Reiser tilsette Konferansar, seminar, workshop, arbeidsgruppe, hjelp i samband med dette Ymse utgifter Reserve Sum budsjett Behov for interne utviklingsressurser (IDU): Interne utviklingsressurser IDU: Beskrivelse av oppgave/område Omfang (månedsvis) Må drøftast når oversyn og strategi føreligg, april 2016 Anskaffelse og inngåelse av kontrakter: - Planlagte større anskaffelser og/eller inngåelser av avtaler som inngår i prosjektet Skriv her Dette gjeld særleg utviklingsoppgåvene. Må fyllast ut etter nærare drøfting. 8 Kommunikasjon og formidling Sjå eigen arbeidspakke 9 Iverksetjing og måling av effekt Det skal lagast eigen plan for å realisera gevinstar. Førebels liste over forventa gevinstar er sett opp. 22

23 Gevinstar For kven, og korleis blir den synleg? Føresetnader for realisering Effektiv publisering av offentleg journal i OEP Effektiv handsaming av innsynskrav Akseptabel informasjonssikkerheit Meir openheit om offentleg forvaltning Betre kvalitet på informasjonen i OEP Raskare tilgang til dokument i arkiva Verksemdene som publiserer i OEP, reduksjon i arbeidsmengde og ressursbruk ifm med dataoverføring til OEP Verksemdene som publiserer i OEP nyttar mindre ressursar til å handsama innkomne innsynskrav. Verksemdene som publiserer i OEP, Systemeigar, Forvaltingsansvarleg. Reduserer potensialet for misbruk av løysinga jf. trusselvurderingar. Ålmenta får raskare tilgang til offentlege dokument og slepp å vente på sakshandsaming. Verksemdene slepp å utføra sakshandsaming på innsynskrav i publiserte dokument. Verksemdene som nyttar OEP publiserer i dag noko informasjon som ikkje burde vore på offentleg journal. Ei automatisert validering av t.d. unnataksgrunnlag vil kunne redusera omfanget av dette. Verksemdene etablerer maskintil-maskin integrasjon mellom saks-og arkivsystem 2 og einnsyn Verksemdene kan publisera dokument i fulltekst via einnsyn. Verksemdene etablerer (heilt eller delvis) automatisert handsaming av innsynskrav ved andre gongs førekomst. Løysingsarkitektur, løysingsfunksjonalitet og organisatorisk sikkerheit etablerast i tråd med tilrådingane OEP legg til rette for automatisert publisering av fulltekstdokument Verksemdene etablerer og tek i bruk infrastruktur for dokumentpublisering til Internett som samhandlar med einnsyn Informasjonselement som personnamn, telefonnummer, m.v. 3 validerast automatisk i løysinga 4.1. Nytte/kost-vurderingar Forventa kostnadar og årlege vinstar er oppsummert i tabellen under i bruttotal. Tala er henta frå den samfunnsøkonomiske analysen som vart utarbeidd for satsingsforslaget. Økonomiske hovudtal/kvalitative vinstar Prosjektutgifter 0 15,9 9,4 2,9 2,9 Bruttovinstar Nettovinstar Kvalitative vinstar Betre informasjonssikkerheit +++(+) +++(+) Meir openheit i offentleg verksemd Betre kvalitet i informasjon på OEP Noark system fra versjon Sjå unntaksreglar i offentlegforskrifta 23

24 Dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ingen håndskrevne signaturer 24